Notaires
Valable pour: Allemagne
Échange de fichiers chiffré pour études notariales
Projets d’actes pour les parties, documents reçus des parties : chiffrés, sans compte pour personne, avec la preuve de la date et de l’heure de récupération.
- Développé et exploité en Allemagne
- Chiffré de bout en bout
- Obligations contractuelles de confidentialité
- Preuve de remise signée
Ce qu'exigent vos règles professionnelles et comment TEPHIA SECURE y répond
| Obligation | Mise en œuvre |
|---|---|
| § 18 BNotO, § 203 StGB Le secret sur tout ce dont vous avez eu connaissance dans l’exercice de vos fonctions. | Chiffré avant de quitter l’étude Le fichier est chiffré dans le navigateur et stocké sur le serveur sans la clé. |
| § 26a BNotO Pour les prestataires, un contrat sous forme textuelle avec engagement de confidentialité, information sur les sanctions pénales, limitation de la prise de connaissance et règles pour les autres intervenants. Si une prestation sert à un acte particulier, le consentement de la partie concernée est nécessaire. | Le contrat selon le § 26a Abs. 3 BNotO L’engagement de confidentialité et l’information sur les sanctions pénales figurent au point 5a du contrat de sous-traitance, conclu par voie électronique, sous forme textuelle, avec une copie en PDF. |
Comment vos preuves sont sécurisées
| Dans chaque formuleSignature avec notre certificat | Option · bientôt disponibleCachet électronique qualifié | |
|---|---|---|
| Toute modification du PDF invalide la signature | inclus | inclus |
| Horodatage émis par un organisme indépendant | inclus | inclus |
| Chaîne d'empreintes avec sceau de chaîne quotidien | inclus | inclus |
| Somme de contrôle (SHA-256) de chaque fichier, confirmée par le destinataire | inclus | inclus |
| Vérifiable en ligne, sans compte | inclus | inclus |
| Affichage dans Adobe Reader | « Validité inconnue »1 | Valide |
| Présomption légale d'authenticité (art. 35, paragraphe 2, du règlement eIDAS) | non inclus | inclus |
| Utile pour | Dossier, clients | Tribunaux, autorités, partie adverse |
1 Ce n'est pas une erreur : notre certificat ne figure pas sur la liste de confiance de l'UE que connaît Reader. Vous pouvez vérifier l'intégrité en ligne ou à l'aide de l'empreinte du certificat.
- Signature : toute modification se remarque
- Horodatage émis par un organisme indépendant
- Chaîne d'empreintes avec sceau de chaîne quotidien
- Somme de contrôle de chaque fichier, confirmée par le destinataire
- Vérifiable en ligne, sans compte
- Adobe Reader affiche « Valide » au lieu de « Validité inconnue »
- Présomption légale d'authenticité (art. 35, paragraphe 2, du règlement eIDAS)
- Utile pour les tribunaux, les autorités, la partie adverse
Ce que TEPHIA SECURE offre en plus
Des parties sans compte
Un lien, et un mot de passe transmis par un autre canal. Dans l’autre sens, une boîte de dépôt reçoit les documents.
Une preuve pour le dossier
Un PDF/A signé, horodaté par une autorité indépendante.
Questions fréquentes
Que doit contenir le contrat avec le prestataire ?
Selon le § 26a Abs. 3 BNotO, un contrat sous forme textuelle : engagement de confidentialité avec information sur les sanctions pénales, prise de connaissance limitée à ce qu’exige la mission, et règles pour les autres intervenants. Cela figure au point 5a du contrat de sous-traitance, que vous concluez par voie électronique lors de la configuration. Le choix soigneux du prestataire reste votre responsabilité.
Ai-je besoin du consentement des parties ?
Uniquement si une prestation sert à un acte particulier (§ 26a Abs. 4 BNotO). Un service d’échange de fichiers est en règle générale une infrastructure générale de l’étude, comme l’e-mail, et non une prestation pour un acte déterminé. C’est à vous d’apprécier si un cas particulier appelle une autre réponse.
Il n'existe aucune certification de ce type de service par un ordre professionnel, et le choix rigoureux d'un prestataire reste votre responsabilité au titre de vos règles professionnelles.
Les indications sur la situation juridique figurant sur cette page sont des informations générales, sans garantie d’exhaustivité ni d’actualité, et ne constituent pas un conseil juridique. Seuls nos contrats font foi.