Notariusze
Dotyczy: Niemcy
Szyfrowana wymiana plików dla kancelarii notarialnych
Projekty do stron, dokumenty od stron: w postaci zaszyfrowanej, bez konieczności zakładania konta przez kogokolwiek i z potwierdzeniem, kiedy je odebrano.
- Opracowane i obsługiwane w Niemczech
- Szyfrowane end-to-end
- Tajemnica zawodowa w umowie
- Podpisane potwierdzenie doręczenia
Czego wymagają Państwa przepisy zawodowe i jak TEPHIA SECURE to spełnia
| Obowiązek | Jak spełniony |
|---|---|
| § 18 BNotO, § 203 StGB Poufność co do wszystkiego, o czym dowiedzieli się Państwo w związku z wykonywaniem urzędu. | Szyfrowane, zanim opuści kancelarię Plik jest szyfrowany w przeglądarce. Leży na serwerze bez klucza. |
| § 26a BNotO W przypadku usługodawców umowa w formie tekstowej z obowiązkiem zachowania poufności, pouczeniem o odpowiedzialności karnej, ograniczeniem dostępu i zasadami dotyczącymi dalszych zaangażowanych podmiotów. Jeżeli usługa jest wykorzystywana do pojedynczej czynności notarialnej, wymagana jest zgoda zainteresowanej strony. | Umowa zgodnie z § 26a Abs. 3 BNotO Obowiązek zachowania poufności i pouczenie o odpowiedzialności karnej są zawarte w umowie powierzenia przetwarzania danych, pkt 5a – zawieranej elektronicznie, w formie tekstowej, z kopią w formacie PDF. |
Jak zabezpieczone są Państwa potwierdzenia
| W każdym planiePodpis naszym certyfikatem | Dodatek · wkrótceKwalifikowana pieczęć elektroniczna | |
|---|---|---|
| Każda zmiana pliku PDF unieważnia podpis | w zestawie | w zestawie |
| Znacznik czasu niezależnego podmiotu | w zestawie | w zestawie |
| Łańcuch skrótów z dzienną pieczęcią łańcucha | w zestawie | w zestawie |
| Suma kontrolna (SHA-256) każdego pliku, potwierdzona przez odbiorcę | w zestawie | w zestawie |
| Weryfikacja online, bez konta | w zestawie | w zestawie |
| Wyświetlanie w Adobe Reader | „Ważność nieznana”1 | Ważny |
| Domniemanie prawne autentyczności (art. 35 ust. 2 eIDAS) | brak | w zestawie |
| Zastosowanie | Akta, klienci | Sądy, urzędy, strona przeciwna |
1 To nie błąd: naszego certyfikatu nie ma na unijnej liście zaufanych podmiotów znanej programowi Reader. Integralność można sprawdzić online lub za pomocą odcisku palca certyfikatu.
- Podpis: każda zmiana jest widoczna
- Znacznik czasu niezależnego podmiotu
- Łańcuch skrótów z dzienną pieczęcią łańcucha
- Suma kontrolna każdego pliku, potwierdzona przez odbiorcę
- Weryfikacja online, bez konta
- Adobe Reader pokazuje „Ważny” zamiast „Ważność nieznana”
- Domniemanie prawne autentyczności (art. 35 ust. 2 eIDAS)
- Przydatne dla sądów, urzędów i strony przeciwnej
Co jeszcze oferuje TEPHIA SECURE
Strony bez konta
Link i hasło przesłane osobnym kanałem. W drugą stronę dokumenty przyjmuje skrzynka na dokumenty.
Potwierdzenie do akt
Podpisany plik PDF/A ze znacznikiem czasu niezależnego podmiotu.
Częste pytania
Co musi zawierać umowa z usługodawcą?
Zgodnie z § 26a Abs. 3 BNotO umowa w formie tekstowej: obowiązek zachowania poufności z pouczeniem o odpowiedzialności karnej, dostęp tylko w zakresie, jakiego wymaga zlecenie, oraz zasady dotyczące dalszych zaangażowanych podmiotów. Zawiera to umowa powierzenia przetwarzania danych, pkt 5a, którą zawierają Państwo elektronicznie podczas konfiguracji. Staranny wybór usługodawcy pozostaje Państwa obowiązkiem.
Czy potrzebuję zgody stron?
Tylko wtedy, gdy usługa służy jednej konkretnej czynności notarialnej (§ 26a Abs. 4 BNotO). Usługa wymiany plików to z reguły ogólna infrastruktura kancelarii notarialnej, jak e-mail, a nie usługa dla konkretnej czynności notarialnej. To, czy w danym przypadku obowiązuje coś innego, oceniają Państwo sami.
Samorządy zawodowe nie certyfikują tego rodzaju usług, a staranny wybór usługodawcy pozostaje Państwa obowiązkiem wynikającym z przepisów zawodowych.
Informacje o sytuacji prawnej na tej stronie mają charakter ogólny, bez gwarancji kompletności i aktualności, i nie stanowią porady prawnej. Wiążące są wyłącznie nasze umowy.