Guide

Vue d'ensemble

TEPHIA SECURE est un service d'échange chiffré de fichiers confidentiels. Il s'adresse aux professions tenues au secret professionnel, comme les conseillers fiscaux, les cabinets d'avocats et les notaires, ainsi qu'à toute personne dont les fichiers ne doivent pas se trouver sans chiffrement dans les boîtes de réception de tiers.

Ce que vous pouvez faire

• Envoyer des fichiers : vous téléversez des fichiers et transmettez un lien de récupération et un mot de passe. Voir Envoyer des fichiers.
• Demander des documents : une boîte de dépôt reçoit les fichiers de vos clients, sans qu'ils aient besoin d'un compte. Voir Boîte de dépôt.
• Conserver des preuves : chaque récupération est enregistrée. Pour le dossier client, vous créez une preuve de remise au format PDF. Voir Preuves.
• Travailler depuis Outlook : avec le complément Outlook, vous envoyez des fichiers et demandez des documents sans ouvrir l'application. Voir Complément Outlook.

Le chiffrement de bout en bout en termes simples

Pour chaque envoi, votre navigateur crée un mot de passe aléatoire. Il s'en sert pour chiffrer les fichiers avant qu'ils ne quittent votre ordinateur. Le serveur ne détient que des données chiffrées et n'enregistre jamais la clé. Les fichiers ne sont déchiffrés que dans le navigateur du destinataire.

Sans le mot de passe, personne ne peut ouvrir les fichiers, pas même l'exploitant du service. C'est aussi pourquoi un mot de passe perdu ne peut pas être récupéré.

Ce que le serveur voit et ce qu'il ne voit pas

Ces informations sont nécessaires à l'établissement de la preuve. Vous les trouvez sous Preuves.

Rôles

Les destinataires et les clients n'ont pas besoin de compte. Ils récupèrent les fichiers via un lien ou les déposent dans une boîte de dépôt. Ce qu'ils voient est décrit sous Pour les destinataires.

Structure de l'application

Une fois connecté, vous voyez en haut les rubriques Envoyer un fichier, Boîte de dépôt et Preuves. En haut à droite se trouve un bouton portant votre adresse e-mail et votre organisation. Il ouvre le menu du compte avec Compte, Aide et Se déconnecter. Les titulaires et les administrateurs y trouvent également Administration.

Si quelque chose d'important concerne votre organisation, par exemple un contrat en attente, une barre d'avis apparaît sous la navigation. Elle n'affiche toujours que l'avis le plus urgent. Les autres avis se déplient avec « +2 autres », « +3 autres » et ainsi de suite.

Sur chaque écran, un lien tel que Aide à l'envoi vous mène directement au chapitre correspondant de ce guide.

En bas à gauche, Comment ça marche ? ouvre une courte présentation. Elle indique aussi la taille maximale d'un fichier et le délai de récupération.

Se connecter

Vous vous connectez sur la page d'accueil https://tephia.com. À droite se trouve la carte Se connecter avec trois onglets : Microsoft, Mot de passe et Passkey. À l'ouverture de la page, Microsoft est sélectionné. C'est votre organisation qui détermine la méthode qui s'applique à vous.

Avec Microsoft (compte professionnel)

1. Choisissez l'onglet Microsoft s'il n'est pas déjà sélectionné.
2. Cliquez sur Se connecter avec un compte professionnel.
3. Connectez-vous comme d'habitude avec votre compte professionnel Microsoft.

Dans ce cas, votre mot de passe et votre second facteur sont gérés par votre organisation dans Microsoft 365, et non par TEPHIA SECURE. Les comptes Microsoft personnels ne sont pas autorisés.

Si un message indique qu'aucun accès n'est configuré pour votre adresse, demandez une invitation à vos administrateurs.

Avec adresse e-mail, mot de passe et code

1. Choisissez l'onglet Mot de passe.
2. Saisissez votre Adresse e-mail et votre Mot de passe, puis cliquez sur Continuer.
3. Saisissez le Code de votre application d'authentification à six chiffres, puis cliquez sur Se connecter.

En cas d'erreur, le message est toujours le même : « Connexion impossible. Veuillez vérifier votre adresse e-mail, votre mot de passe et le code. » Ainsi, le formulaire ne révèle pas quelle donnée était erronée. Après un trop grand nombre de tentatives infructueuses, le compte est bloqué pendant quelques minutes.

Avec une clé de sécurité ou une passkey

1. Choisissez l'onglet Passkey.
2. Cliquez sur Se connecter avec une clé de sécurité ou une passkey.
3. Confirmez dans la fenêtre de votre navigateur avec votre code PIN, votre empreinte digitale, votre visage ou en touchant la clé.

Aucun mot de passe ni code n'est nécessaire. Vous devez avoir enregistré une clé ou une passkey, par exemple une YubiKey, Windows Hello, Touch ID ou Face ID.

Configurer l'accès pour la première fois

Vos administrateurs vous invitent. Vous recevez un e-mail ayant pour objet « Vous avez été invité à utiliser TEPHIA SECURE ». L'invitation est valable jusqu'à la date indiquée dans l'e-mail.

Cliquez sur Configurer l'accès dans l'e-mail. La page propose ce que votre organisation autorise : si elle se connecte avec Microsoft, cliquez sur Se connecter avec Microsoft et connectez-vous avec votre compte professionnel, ce qui configure votre accès. Microsoft n'autorise pas la connexion pour une boîte aux lettres partagée ou fonctionnelle ; la page le signale, et vous configurez alors un mot de passe. Pour un mot de passe propre :

1. Choisissez un Nouveau mot de passe et saisissez-le une seconde fois. Il doit comporter au moins 12 caractères et ne doit contenir ni la partie de votre adresse e-mail située avant le @, ni le nom de votre organisation ou celui de TEPHIA SECURE. Les mots de passe courants ou divulgués et les schémas simples tels que « Motdepasse2024! » ou « azerty123456 » sont refusés ; plusieurs mots choisis au hasard ou un mot de passe issu d'un gestionnaire de mots de passe conviennent bien. Cliquez sur Continuer.
2. Sous Choisissez votre second facteur, sélectionnez Clé de sécurité ou passkey (recommandé) ou Application d'authentification.
3. Pour une clé ou une passkey, votre navigateur vous demande de confirmer. Vous êtes ensuite directement connecté.
4. Pour l'application, scannez le code QR, par exemple avec Microsoft Authenticator ou Google Authenticator. Si vous ne pouvez pas le scanner, copiez la Clé affichée dans l'application. Saisissez ensuite le code à six chiffres et cliquez sur Terminer la configuration.

Vous pouvez ajouter l'autre facteur plus tard sous Compte.

Mot de passe oublié

1. Dans l'onglet Mot de passe, cliquez sur Mot de passe oublié ?.
2. Saisissez votre adresse e-mail et cliquez sur Demander un lien.
3. Ouvrez l'e-mail « Réinitialiser le mot de passe » et cliquez sur Définir un nouveau mot de passe. Le lien est valable deux heures.
4. Choisissez un nouveau mot de passe.

Votre second facteur reste inchangé. Vous avez toujours besoin de votre code ou de votre clé pour vous connecter.

Second facteur perdu

Si vous n'avez plus accès à votre application d'authentification ou à votre clé de sécurité, contactez les administrateurs de votre organisation. Ils peuvent réinitialiser votre accès. La remarque en bas de l'onglet Mot de passe vous le rappelle également. Il n'existe pas de codes de récupération.

Vous recevez alors un e-mail « Votre accès a été réinitialisé » avec le bouton Configurer à nouveau l'accès. Le lien ne peut être utilisé qu'une seule fois et pendant une durée limitée. Vous définissez ensuite un nouveau mot de passe et un nouveau second facteur, comme lors de la première configuration.

Si vous vous connectez avec Microsoft, votre service informatique vous aide dans Microsoft 365.

Se déconnecter

Cliquez en haut à droite sur le bouton portant votre adresse e-mail et choisissez Se déconnecter dans le menu du compte.

Envoyer des fichiers

Un envoi se compose d'un ou de plusieurs fichiers, d'un lien de récupération et d'un mot de passe. Vous transmettez le lien et le mot de passe au destinataire par des canaux distincts.

Choisir et téléverser des fichiers

1. Ouvrez Envoyer un fichier.
2. Faites glisser des fichiers ou des dossiers entiers sur la zone Faites glisser les fichiers ici. Vous pouvez aussi cliquer sur Choisir des fichiers ou Choisir un dossier. « Choisir un dossier » déclenche une demande de sécurité de votre navigateur ; le glisser-déposer d'un dossier, non.
3. Plusieurs fichiers ou un dossier sont regroupés en un seul ZIP dans votre navigateur. La croix permet de retirer un fichier de la liste.
4. Saisissez un Intitulé (facultatif), par exemple la référence du dossier. Il apparaît dans le suivi, dans le journal et dans la preuve de remise. Le destinataire reçoit le ZIP sous ce nom.
5. Cliquez sur Chiffrer et créer le lien. Laissez la page ouverte jusqu'à ce que Fichier chiffré s'affiche.

Selon votre formule, chaque envoi peut atteindre 500 Mo (Starter), 1 Go (Team) ou 2 Go (Business et Enterprise), et 100 Mo pendant la période d'essai. La limite s'applique à l'ensemble du ZIP. Les fichiers volumineux sont chiffrés et téléversés par blocs ; si la connexion est brièvement interrompue, la page ne renvoie que le bloc concerné. Votre formule limite également le nombre d'envois par jour et l'espace de stockage utilisé. Lorsqu'une limite est atteinte, la page affiche un message.

Après le téléversement : lien et mot de passe

La page indique Fichier chiffré et affiche en dessous jusqu'à quand l'envoi peut être récupéré. Deux étapes suivent :

1. Transmettre le lien : choisissez comment le lien parvient au destinataire : TEPHIA SECURE l'envoie, Votre messagerie ou Transmettre vous-même. Votre navigateur mémorise votre choix pour la fois suivante.
2. Mot de passe par une autre voie : vous y trouvez le mot de passe avec un bouton de copie. Il a été créé par votre navigateur. Il n'existe que sur cette page ; le serveur ne le connaît pas.

Faire envoyer le lien par TEPHIA SECURE

De cette façon, TEPHIA SECURE envoie le lien au destinataire, et l'adresse est consignée dans vos preuves.

1. Sous Transmettre le lien, choisissez TEPHIA SECURE l'envoie.
2. Saisissez les Adresses e-mail des destinataires. Séparez plusieurs adresses par une virgule, un point-virgule, un espace ou Entrée ; chacune apparaît comme une étiquette distincte, que vous pouvez retirer avec ×. Les adresses non valides sont signalées en rouge. Si la page soupçonne une faute de frappe dans un domaine de messagerie courant, par exemple deux lettres interverties dans gmail.com, l'adresse est surlignée en jaune et affiche la suggestion sous forme de bouton, par exemple gmail.com ?. Un clic dessus l'applique.
3. Si vous le souhaitez, cliquez sur + Ajouter un message et rédigez un Message court (facultatif).
4. Cliquez sur Envoyer le lien. Avec plusieurs adresses, le bouton s'intitule Envoyer les liens (N), avec le nombre d'adresses. Si une adresse surlignée en jaune en fait partie, le premier clic n'envoie pas encore, mais signale « Veuillez vérifier les adresses surlignées en jaune. Un nouveau clic envoie quand même. » Seul le second clic envoie.
5. Une adresse à laquelle l'envoi n'a pas abouti reste dans le champ, et le message en indique la raison, par exemple « … : adresse e-mail non valide ».

Chaque destinataire reçoit son propre lien personnel et peut s'en servir pour récupérer l'envoi une fois. La preuve indique qui a récupéré. TEPHIA SECURE envoie uniquement le lien, jamais le mot de passe. Vous transmettez vous-même le mot de passe, par exemple par téléphone ou dans un e-mail séparé.

Avant l'envoi, TEPHIA SECURE vérifie si le domaine de chaque adresse accepte bien des e-mails. Si ce n'est certainement pas le cas, le message est « Aucun e-mail ne peut être distribué à …. Veuillez vérifier l’adresse. » L'adresse reste alors dans le champ, et rien ne lui est envoyé.

Si le domaine accepte les e-mails mais que le serveur du destinataire refuse le message, par exemple parce que la boîte aux lettres n'existe pas, l'e-mail revient comme non distribuable. TEPHIA SECURE exploite ce retour : en général en quelques minutes, vous recevez un e-mail « Non distribuable : e-mail à … », et sous Preuves, l'envoi affiche en rouge « non distribuable à … ». Si la page affichée après le téléversement est encore ouverte, envoyez-y le lien à la bonne adresse ; sinon, renvoyez les fichiers. L'absence d'un tel message ne prouve pas la remise, car certains systèmes de messagerie suppriment des e-mails sans prévenir.

Pour éviter que l'envoi ne soit détourné à des fins d'envois en masse, des limites s'appliquent : 30 opérations d'envoi et 50 destinataires par utilisateur et par heure, 300 destinataires par organisation et par jour. Elles s'appliquent à tous les liens envoyés par TEPHIA SECURE, y compris pour les boîtes de dépôt. Lorsqu'une limite est atteinte, la page signale « Vous avez écrit à un très grand nombre de destinataires en peu de temps. Veuillez réessayer plus tard. » ou « Trop de requêtes. Veuillez patienter un instant. » Les adresses restantes ne sont alors plus tentées et restent dans le champ.

Lien et mot de passe dans vos propres e-mails

Sous Transmettre le lien, choisissez Votre messagerie. Ouvrir un e-mail avec le lien ouvre un e-mail préparé dans votre messagerie ; le mot de passe n'y figure pas. Sous Mot de passe par une autre voie, Envoyer dans un e-mail séparé ouvre un second e-mail préparé contenant le mot de passe. Saisissez le destinataire dans chacun d'eux et envoyez les deux e-mails séparément. Il est encore plus sûr de transmettre le mot de passe par un autre canal, par exemple par téléphone ou par messagerie instantanée.

Ce lien partagé est valable pour une seule récupération. La première personne qui récupère reçoit le fichier.

Sécuriser le lien partagé

Avec Transmettre vous-même, le lien de récupération s'affiche pour être copié, par exemple dans une messagerie instantanée. Si vous transmettez ainsi vous-même le lien, éventuellement à plusieurs destinataires, définissez qui peut récupérer :

1. Sous Transmettre vous-même, dépliez Seules certaines adresses peuvent récupérer.
2. Saisissez jusqu'à dix adresses dans Adresses e-mail autorisées (jusqu'à 10), séparées par des virgules, des points-virgules ou des espaces.
3. Cliquez sur Autoriser uniquement ces adresses.

Lors de la récupération, chaque destinataire confirme son adresse avec un code reçu par e-mail et peut récupérer une fois. Ici aussi, TEPHIA SECURE vérifie au préalable si chaque domaine accepte des e-mails et refuse sinon avec le message « Aucun e-mail ne peut être distribué à …. Veuillez vérifier l’adresse. » ; les adresses comptent dans les limites ci-dessus. Vous ne pouvez activer cette option que tant que personne n'a demandé le fichier via le lien partagé. Avec « TEPHIA SECURE l'envoie », elle n'est pas nécessaire : chaque destinataire y dispose déjà de son propre lien.

Si l'e-mail contenant le code revient comme non distribuable, vous en êtes informé de la même manière, par e-mail et sous Preuves. Une adresse autorisée ne peut plus être retirée. Si elle était erronée, renvoyez le fichier et autorisez la bonne adresse.

Validité, récupération et tentatives

• Chaque destinataire peut récupérer une fois. L'envoi est ensuite supprimé du serveur ; avec des liens personnels, seulement une fois que tous ont récupéré.
• S'il n'est pas utilisé, l'envoi expire à la date indiquée sous Fichier chiffré après le téléversement et est supprimé.
• Chaque destinataire dispose de trois tentatives de récupération. Si toutes échouent, par exemple à cause d'un mot de passe erroné, l'envoi est bloqué. Envoyez alors à nouveau les fichiers.
• À chaque récupération, vous recevez un e-mail « Récupéré : … ». Vous voyez le statut sous Preuves et, à côté du formulaire, sous Envois récents.

Avertissement en quittant la page

Si vous n'avez ni copié le mot de passe ni cliqué sur Envoyer dans un e-mail séparé, la page vous demande avant que vous ne la quittiez : « Vous n'avez pas encore copié ni envoyé par e-mail le mot de passe de cet envoi. Il n'existe qu'ici — nous ne le connaissons pas. Quitter quand même la page ? »

Si vous quittez quand même la page, le mot de passe est perdu. Les destinataires ne peuvent pas ouvrir l'envoi, et vous devez l'envoyer à nouveau.

Demander des documents (boîte de dépôt)

Une boîte de dépôt reçoit des fichiers de l'extérieur, par exemple de clients ou de la partie adverse. L'expéditeur n'a pas besoin de compte. Ses fichiers sont chiffrés dans son navigateur avec le mot de passe de la boîte de dépôt avant d'être transférés.

Créer une boîte de dépôt

1. Ouvrez Boîte de dépôt. Si vous avez déjà des boîtes de dépôt ouvertes, cliquez sur Créer une autre boîte de dépôt.
2. Saisissez un Intitulé, par exemple « Dossier Martin ».
3. Rédigez si vous le souhaitez une Note pour l'expéditeur (facultatif). Elle apparaît sur la page où votre client dépose ses fichiers.
4. Cliquez sur Créer une boîte de dépôt.

La page indique maintenant La boîte de dépôt est prête et affiche les deux mêmes étapes qu'après un envoi : Transmettre le lien et Mot de passe par une autre voie. En même temps, TEPHIA SECURE envoie le lien de dépôt et le mot de passe à votre propre adresse e-mail, avec l'objet « Données d'accès à votre boîte de dépôt … ». Vous pourrez ainsi retrouver le mot de passe plus tard. M'envoyer à nouveau les données d'accès envoie l'e-mail une nouvelle fois.

Transmettre le lien et le mot de passe au client

Sous Transmettre le lien, choisissez l'une des trois voies. Votre navigateur mémorise ce choix, y compris pour l'envoi de fichiers.

• TEPHIA SECURE l'envoie : saisissez l'adresse e-mail, éventuellement un message court via + Ajouter un message, puis cliquez sur Envoyer le lien. Vous pouvez saisir plusieurs adresses à la fois, séparées par une virgule, un point-virgule, un espace ou Entrée ; tous les destinataires déposent dans la même boîte de dépôt. Le surlignage en jaune avec suggestion en cas de faute de frappe présumée, la vérification du domaine et les limites s'appliquent comme décrit sous Envoyer des fichiers. Seul le lien est envoyé, et l'adresse est consignée dans vos preuves. Si l'e-mail revient comme non distribuable, vous recevez un e-mail, et sous Preuves, la boîte de dépôt affiche en rouge « non distribuable à … ». Envoyez alors le lien à la bonne adresse ; il figure aussi dans votre e-mail « Données d'accès à votre boîte de dépôt … ».
• Votre messagerie : Ouvrir un e-mail avec le lien ouvre un e-mail préparé dans votre messagerie, sans le mot de passe.
• Transmettre vous-même : affiche le lien de dépôt pour être copié.

Sous Mot de passe par une autre voie, le mot de passe s'affiche pour être copié. Envoyer dans un e-mail séparé ouvre un second e-mail préparé à cet effet.

Transmettez toujours le mot de passe séparément du lien, idéalement par téléphone. Ce que fait ensuite votre client est décrit sous Pour les destinataires.

Notification de nouveaux fichiers

Vous recevez un e-mail « … nouveau(x) fichier(s) dans la boîte de dépôt … » avec le bouton Ouvrir la boîte de dépôt. Il arrive dès que votre client clique sur Tous les fichiers sont téléversés. S'il ne clique pas, l'e-mail arrive automatiquement deux heures après son premier nouveau fichier.

Récupérer des fichiers

1. Ouvrez Boîte de dépôt. La liste affiche vos boîtes de dépôt ouvertes avec le nombre de fichiers, la taille et le délai.
2. Cliquez sur Ouvrir à côté de la boîte de dépôt.
3. Saisissez le Mot de passe de la boîte de dépôt, par exemple celui de votre e-mail d'accès.
4. Cliquez sur Récupérer à côté d'un fichier. Votre navigateur le télécharge, le déchiffre et l'enregistre.
5. À partir de deux fichiers, Récupérer tous les fichiers est disponible. Vous recevez alors tous les fichiers dans un seul fichier ZIP.

Les fichiers récupérés sont marqués « récupéré ». La raison pour laquelle vous avez besoin d'un mot de passe alors que vous êtes connecté est expliquée par Pourquoi dois-je saisir un mot de passe ? à côté du champ : la connexion vous ouvre le service, pas les fichiers.

Fermeture automatique

Dès que vous avez récupéré tous les fichiers, la boîte de dépôt se ferme d'elle-même et son contenu est supprimé. Elle n'accepte ensuite plus rien. Votre client voit alors une note l'invitant à demander une nouvelle boîte de dépôt.

Mot de passe introuvable

Dans la boîte de dépôt ouverte, cliquez sur Où se trouve le mot de passe ?. Vous y voyez quand et à quelle adresse le mot de passe a été envoyé. Votre client connaît également le mot de passe, puisqu'il en a eu besoin pour déposer les fichiers. Demandez-le-lui, mais pas par e-mail.

Si cela ne suffit pas, il reste Solliciter à nouveau l'expéditeur :

1. Vérifiez l'Adresse(s) e-mail de l'expéditeur. Le champ est prérempli avec les adresses auxquelles le lien a été envoyé jusqu'ici, cinq au maximum.
2. Adaptez le Message à l'expéditeur.
3. Cliquez sur Remplacer la boîte de dépôt et solliciter l'expéditeur.

Ici aussi, TEPHIA SECURE vérifie au préalable si les domaines des adresses acceptent des e-mails et refuse sinon avec le message « Aucun e-mail ne peut être distribué à …. Veuillez vérifier l’adresse. » Une nouvelle boîte de dépôt avec un nouveau mot de passe est créée. L'ancienne est fermée et ses fichiers sont définitivement supprimés. Vous transmettez vous-même le nouveau mot de passe. Si l'un de ces e-mails revient comme non distribuable, vous en êtes informé comme décrit plus haut.

Fermeture et expiration

• Pour fermer une boîte de dépôt, cliquez sur Fermer dans la liste. Après la question « Supprimer définitivement la boîte de dépôt et son contenu ? », cliquez sur Supprimer.
• Chaque boîte de dépôt est disponible jusqu'à la date indiquée dans la liste. Elle est ensuite fermée automatiquement et son contenu est supprimé.

Preuves

Chaque envoi est consigné sans interruption : envoyé, lien envoyé, lien ouvert, non distribuable, récupéré, déposé, récupéré depuis la boîte de dépôt. Sous Preuves, vous voyez le statut de vos envois et créez une preuve au format PDF pour le dossier client.

Suivi et journal

En haut, vous choisissez la période : 30 jours, 90 jours (par défaut), 1 an ou Tout. Deux vues sont disponibles :

• Le suivi indique pour chaque envoi s'il a été récupéré. C'est la vue qui s'affiche à l'ouverture de la page.
• Le journal affiche chaque événement avec la date et l'heure, l'adresse IP et la localisation. Vous l'ouvrez avec Journal complet sous les listes.

Suivi

En haut figurent les vignettes En cours, Récupérés, Non récupérés et Boîtes de dépôt ouvertes, chacune avec son nombre. Un clic sur une vignette filtre les listes en conséquence : Boîtes de dépôt ouvertes n'affiche que les boîtes de dépôt, les autres vignettes n'affichent que les envois. En cours compte aussi les envois partiellement récupérés. Un nouveau clic sur la même vignette affiche tout. Le champ de recherche, à côté de la période, trouve les intitulés, les références de dossier, les noms de fichiers et les destinataires.

Sous Envois, chaque envoi occupe une ligne avec son état et le bouton Preuve individuelle. Les états :

Pour chaque envoi, vous voyez également quand il a été envoyé, à qui le lien a été adressé et qui a déjà récupéré. « lien de l'e-mail ouvert » signifie que la page de récupération a été appelée via le lien personnel. Dans de rares cas, un scanner automatique du système de messagerie peut aussi en être à l'origine. Seule la récupération prouve la réception.

Sous Boîtes de dépôt, vous voyez pour chaque boîte de dépôt combien de fichiers sont arrivés et ont été récupérés, et si elle est ouverte, tout récupéré, fermée, fermée, expirée, remplacée ou bloquée après des tentatives infructueuses.

Si un e-mail que TEPHIA SECURE a envoyé à un destinataire revient comme non distribuable, la ligne de l'envoi ou de la boîte de dépôt affiche en rouge « non distribuable à … » avec l'adresse. Cela vaut pour les liens et pour le code de confirmation envoyé aux adresses autorisées. L'indication apparaît généralement quelques minutes après l'envoi, parfois seulement au bout de plusieurs heures. Vous recevez en outre un e-mail « Non distribuable : e-mail à … » avec la réponse du serveur de messagerie destinataire, et le journal indique l'événement E-mail non distribuable. Vérifiez l'adresse et renvoyez à la bonne adresse. Tous les systèmes de messagerie ne répondent pas : si l'indication manque, l'e-mail n'est pas pour autant arrivé avec certitude. Seule la récupération prouve la réception.

Journal

Vous ouvrez le journal avec Journal complet sous les listes ; ← Retour au suivi vous ramène en arrière. Il répertorie tous les événements de la période choisie. Sous les listes figurent jusqu'à trois boutons texte : Journal complet (remplacé dans le journal par ← Retour au suivi), Export CSV et, uniquement pour le titulaire et les auditeurs, Vérifier la chaîne. Export CSV télécharge les événements sous forme de tableur. Vérifier la chaîne contrôle que les entrées n'ont pas été modifiées. Le résultat s'affiche directement sous les boutons, par exemple « La chaîne est intacte : … entrées, dont … vidées à l'issue de la durée de conservation. » ou « La vérification a relevé … anomalie(s). » Si l'export CSV échoue, le message s'affiche également à cet endroit.

Preuve individuelle au format PDF

La ligne de chaque envoi contient Preuve individuelle. Elle crée un PDF qui contient exactement cet envoi et aucun autre. Ainsi, aucune donnée d'autres clients ne se retrouve dans un dossier client.

La preuve de remise contient :

• l'objet, la référence de l'envoi, la personne responsable, l'organisation et la date de création
• le résultat en toutes lettres, par exemple quand et via quel lien le fichier a été récupéré ou qu'un e-mail n'a pas pu être distribué
• le contenu de l'envoi, avec les noms de fichiers tels qu'indiqués par l'expéditeur
• tous les événements avec la date et l'heure, les intervenants, l'adresse IP et la localisation approximative
• la valeur de contrôle, l'adresse de vérification en ligne et un code QR
• la somme de contrôle (SHA-256) de chaque fichier et la confirmation éventuelle par le navigateur du destinataire après le déchiffrement

La preuve reflète l'état au moment de sa création. Si un élément s'ajoute ensuite, par exemple une récupération, créez-la à nouveau. Sous Compte, vous pouvez demander à la recevoir automatiquement par e-mail après chaque récupération.

Pourquoi la preuve est fiable

• Chaîne d'empreintes : chaque événement est lié cryptographiquement au précédent. Si une entrée est modifiée, supprimée ou insérée après coup, la chaîne est rompue et cela se voit.
• Signature et horodatage : le PDF est signé numériquement. Toute modification ultérieure invalide la signature. Un horodatage émis par un organisme indépendant atteste du moment de sa création.
• Sceau de chaîne : une fois par jour, l'état de toutes les chaînes de preuves est sécurisé dans un document signé. La preuve indique les données nécessaires pour le recalculer.
• Vérifier en ligne : sur https://tephia.com/verify ou via le code QR, toute personne peut vérifier sans compte qu'une preuve n'a pas été modifiée. Il faut pour cela la référence de l'envoi et la valeur de contrôle figurant à la fin du PDF. Aucune information n'est divulguée lors de cette vérification. Si vous disposez du fichier lui-même, vous pouvez l'y comparer avec la preuve de remise ; il ne quitte pas votre ordinateur.

Qui voit vos envois

Normalement, vous ne voyez que vos propres envois. Si votre organisation a activé la visibilité partagée, les titulaires et les administrateurs voient les envois de tous les utilisateurs. Le rôle Auditeur les voit toujours. Toute personne disposant de cette visibilité choisit entre Mes envois et Toute l'organisation dans le sélecteur placé avant la période.

Dans ce cas, tous les utilisateurs voient la phrase suivante sous le titre Preuves : « Les envois de tous les utilisateurs de votre organisation sont visibles par les administrateurs et par le rôle d'auditeur. »

En bas de la page, vous voyez combien de temps votre organisation conserve les preuves. Le contenu des entrées plus anciennes est effacé ; la chaîne reste vérifiable.

Compte et sécurité

Sous Compte, vous gérez votre connexion et configurez les preuves de remise automatiques. Vous l'ouvrez depuis le menu du compte : cliquez en haut à droite sur le bouton portant votre adresse e-mail et choisissez Compte.

La page comporte deux groupes : Connexion et Notifications. Chaque carte affiche d'abord l'état actuel. Le formulaire n'apparaît en dessous que lorsque vous cliquez sur Modifier ou Ajouter. Les cartes affichées dépendent de votre mode de connexion : avec Microsoft ou avec un mot de passe.

Connexion avec Microsoft

Si vous vous connectez avec votre compte professionnel Microsoft, vous ne trouverez ici aucun réglage pour votre mot de passe ou votre second facteur. Vous les gérez dans votre compte Microsoft, sous « Informations de sécurité ». Le bouton Ouvrir les informations de sécurité Microsoft vous y conduit. Si vous êtes bloqué, votre service informatique peut vous aider.

Changer le mot de passe

1. Dans la carte Mot de passe, cliquez sur Modifier.
2. Saisissez Mot de passe actuel, Nouveau mot de passe et Confirmer le nouveau mot de passe.
3. Cliquez sur Modifier le mot de passe.

Vous êtes alors déconnecté partout. Reconnectez-vous avec le nouveau mot de passe.

Application d'authentification

La carte indique si votre connexion est protégée par une application d'authentification. Pour un nouveau téléphone ou une autre application :

1. Cliquez sur Modifier dans la carte.
2. Saisissez Votre mot de passe pour confirmer.
3. Cliquez sur Remplacer l'application d'authentification. Si vous n'avez pas encore d'application, le bouton s'intitule Configurer l'application d'authentification.
4. Scannez le code QR avec la nouvelle application ou copiez-y la Clé.
5. Saisissez le Code de la nouvelle application et cliquez sur Confirmer la nouvelle application.

L'ancienne application reste valable jusqu'à la confirmation de la nouvelle. Annuler laisse tout en l'état. Après le changement, vos autres sessions sont déconnectées et vous recevez un e-mail à ce sujet. Si l'ancien téléphone n'est plus disponible, vos administrateurs peuvent réinitialiser votre accès ; voir Se connecter.

Clés de sécurité et passkeys

Une clé de sécurité comme une YubiKey ou une passkey comme Windows Hello, Touch ID ou Face ID remplace le code de l'application. Elle ne peut pas être hameçonnée, car elle ne répond qu'au site pour lequel elle a été créée.

Pour en ajouter une :

1. Dans la carte Clés de sécurité et passkeys, cliquez sur Ajouter.
2. Saisissez éventuellement un Intitulé (facultatif), par exemple « YubiKey sur mon trousseau ».
3. Saisissez Votre mot de passe (pour confirmer).
4. Cliquez sur Ajouter une clé et confirmez dans la fenêtre de votre navigateur.

La carte indique combien de clés sont enregistrées et liste chacune avec le jour de son ajout et celui de sa dernière utilisation. Supprimer retire une clé. Vous ne pouvez pas supprimer votre dernier second facteur. Le mieux est de configurer tout de suite une seconde clé de réserve. Vous recevez un e-mail pour chaque nouvelle clé.

Complément Outlook

Si vous vous connectez avec un mot de passe, la carte Complément Outlook indique combien de connexions sont actives et liste chaque connexion du complément Outlook, avec « Connecté le », « dernière utilisation le » et « valable jusqu'au ». Déconnecter met fin à l'une d'elles, par exemple pour un ordinateur que vous n'utilisez plus.

Une connexion dure 30 jours. Elle prend fin également lorsque vous changez votre mot de passe ou votre second facteur.

Avec Microsoft, le complément se connecte généralement via votre connexion dans Outlook ; il n'existe pas de liste pour cela. S'il s'est connecté par sa propre fenêtre de connexion, par exemple pour des boîtes aux lettres sur un serveur Exchange local, la connexion figure ici ; elle dure 7 jours à compter de la dernière utilisation, 30 jours au maximum. Le lien Comment configurer le complément Outlook mène à la page de configuration. Pour en savoir plus, voir Complément Outlook.

Preuve à la récupération

Cette carte se trouve dans le groupe Notifications. Dès qu'un destinataire a récupéré un envoi, vous en êtes informé par e-mail. Sur demande, la preuve de remise complète est jointe au format PDF.

1. Cochez Envoyer automatiquement la preuve de remise au format PDF.
2. Si la preuve doit être adressée à une autre boîte aux lettres, par exemple celle utilisée pour la gestion de vos dossiers, cochez Autre destinataire et saisissez l'Adresse de destination. Elle doit appartenir à un domaine vérifié de votre organisation.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Si votre organisation a fixé ce réglage pour tous, une note s'affiche à la place du choix.

Langue et apparence

En haut à droite se trouvent deux commandes :

• Le sélecteur de langue change la langue de l’interface, par exemple vers Deutsch, English, Italiano ou Nederlands. La page se recharge.
• Le bouton rond avec une lune ou un soleil (Changer l'apparence) bascule entre clair et sombre.

Votre organisation fixe pour tous la langue des preuves de remise et des notifications, indépendamment de votre choix.

Complément Outlook

Avec le complément, vous envoyez des fichiers et demandez des documents directement pendant la rédaction d'un e-mail. Le ruban affiche alors deux boutons dans le groupe TEPHIA SECURE : Envoyer en toute sécurité et Demander des documents. Un volet s'ouvre à droite. Le chiffrement s'y effectue ; les fichiers eux-mêmes ne transitent pas par votre messagerie.

Le complément fonctionne dans le nouvel Outlook et l'Outlook classique pour Windows, dans Outlook sur le web et dans Outlook pour Mac (avec des boîtes aux lettres dans Microsoft 365). Il n'apparaît que pendant la rédaction, pas pendant la lecture. Votre service informatique le met en place.

Dans Outlook sur le web et le nouvel Outlook, le complément se trouve sous Applications dans un nouvel e-mail. Pour le garder dans la barre d'outils : dans le menu Applications, cliquez avec le bouton droit sur TEPHIA SECURE et choisissez Épingler, ou cochez TEPHIA SECURE sous Paramètres → Courrier → Personnaliser les actions. S'il ne figure pas sous Applications, déconnectez-vous une fois d'Outlook sur le web, puis reconnectez-vous.

Se connecter

À la première ouverture, choisissez :

• Se connecter avec Microsoft (le bouton principal) : le complément reprend votre connexion d'Outlook. La première fois, vous confirmez une seule fois, brièvement. Lorsque Outlook ne le permet pas, par exemple pour des boîtes aux lettres sur un serveur Exchange local, une fenêtre s'ouvre pour la connexion Microsoft ; la connexion dure alors 7 jours à compter de la dernière utilisation, 30 jours au maximum.
• Se connecter avec un mot de passe (le lien en dessous) : une fenêtre s'ouvre. Saisissez votre Adresse e-mail, votre Mot de passe et le Code de l'application d'authentification, puis cliquez sur Se connecter. La connexion dure 30 jours pour cet Outlook.

Si la fenêtre ne s'ouvre pas, autorisez les fenêtres contextuelles pour Outlook. En bas du volet figure « Connecté en tant que … » avec Se déconnecter. Votre mot de passe, votre second facteur et tout le reste se modifient dans TEPHIA SECURE, dans le navigateur.

Envoyer en toute sécurité

1. Créez un nouvel e-mail et saisissez les destinataires dans À ou Cc.
2. Cliquez sur Envoyer en toute sécurité.
3. Faites glisser des fichiers dans la zone « Faites glisser des fichiers ici ou sélectionnez-les », ou cliquez dans cette zone sur sélectionnez-les. Les dossiers entiers se glissent simplement dedans ; le volet ne propose pas de bouton pour choisir un dossier. Au total, chaque envoi peut atteindre ce que permet votre formule : 500 Mo, 1 Go ou 2 Go, 100 Mo pendant la période d'essai.
4. L'Intitulé (facultatif) est prérempli avec l'objet. Il apparaît dans le suivi et dans la preuve de remise et, s'il y a plusieurs fichiers, comme nom du fichier ZIP.
5. Sous Remise du lien, choisissez l'une des deux cartes. Votre choix est mémorisé pour la fois suivante.
6. Cliquez sur Chiffrer et insérer dans l'e-mail.

Le volet indique ensuite par des coches ce qui est fait, par exemple « Le mot de passe figure dans l'e-mail ». Lorsqu'il ne manque plus rien, l'encadré vert en dessous indique « Tout est prêt. Vous pouvez maintenant envoyer l'e-mail. » Afficher le mot de passe fait apparaître le mot de passe, Copier le mot de passe le copie et Envoyer d'autres fichiers recommence depuis le début.

TEPHIA SECURE envoie le lien (recommandé)

La carte s'intitule TEPHIA SECURE envoie le lien (« Recommandé · un lien par destinataire »). Le complément insère dans votre e-mail un encadré contenant le mot de passe ; le mot de passe figure donc dans cet e-mail. Envoyez ensuite l'e-mail comme d'habitude.

Ce n'est qu'au moment de l'envoi que chaque destinataire en À et Cc reçoit de TEPHIA SECURE son propre e-mail avec un lien personnel. Chacun peut récupérer une fois avec ce lien ; aucun code de confirmation n'est nécessaire, c'est pourquoi le volet masque l'option du code pour cette carte. La preuve de remise indique qui a récupéré. Les destinataires que vous ajoutez avant l'envoi reçoivent automatiquement leur lien. Le lien et le mot de passe arrivent ainsi par deux voies différentes. Au maximum 20 liens partent par envoi ; avec davantage de destinataires, le complément signale « 20 destinataires au maximum par envoi. » Le complément ne vérifie pas les adresses à l'avance ; si l'une d'elles ne peut pas être distribuée, Outlook le signale pour votre e-mail comme d'habitude.

Le volet indique ensuite « Le mot de passe figure dans l'e-mail » et « Les liens partent vers … à l'envoi ». Si vous abandonnez l'e-mail, aucun lien n'est envoyé non plus. Au bout d'environ 30 minutes, un e-mail « Liens pas encore envoyés » vous le rappelle. Dans les versions plus anciennes d'Outlook, les liens partent dès la fin du téléversement ; le volet vous indique alors à qui.

Lien dans cet e-mail

La carte s'intitule Le lien figure dans cet e-mail (« Vous transmettez le mot de passe séparément », par exemple par téléphone ou dans un second e-mail). Le complément insère dans votre e-mail un encadré contenant le lien et ouvre aussitôt un second e-mail avec le mot de passe, adressé aux mêmes destinataires. Envoyez les deux e-mails. Rouvrir l'e-mail du mot de passe le fait réapparaître ; Copier le mot de passe vous permet de le transmettre, par exemple, par téléphone. Si l'e-mail ne comporte pas encore de destinataires, l'e-mail du mot de passe ne s'ouvre pas de lui-même ; le volet affiche alors « Pas encore de destinataires dans l'e-mail — l'e-mail du mot de passe s'ouvre sans destinataires. » et le bouton Préparer l'e-mail du mot de passe. Avec cette carte, l'encadré vert « Tout est prêt. Vous pouvez maintenant envoyer l'e-mail. » n'apparaît qu'une fois l'e-mail du mot de passe préparé ou envoyé.

Si vous êtes connecté au complément avec Microsoft, ou si votre boîte aux lettres se trouve sur le serveur Exchange de votre entreprise, aucun second e-mail ne s'ouvre. Le volet affiche à la place les destinataires et le texte de l'e-mail du mot de passe ; modifiez ce qui est nécessaire et cliquez sur Envoyer l'e-mail du mot de passe. L'e-mail part directement de votre boîte aux lettres et apparaît ensuite sous « Éléments envoyés ». La première fois, Microsoft peut vous demander si le complément est autorisé à envoyer des e-mails en votre nom ; cela ne concerne que ces e-mails de mot de passe.

Avec plusieurs destinataires, tous reçoivent le même lien. Chacun confirme alors son adresse par un code lors de la récupération et peut récupérer une fois. Avec un seul destinataire, vous pouvez activer cette option avec Les destinataires confirment leur adresse par un code. Cette case n'apparaît qu'avec la carte Le lien figure dans cet e-mail.

Reprendre des pièces jointes existantes

Si l'e-mail comporte déjà des pièces jointes, le volet propose Envoyer plutôt les pièces jointes en toute sécurité. Les pièces jointes passent dans la liste des fichiers et sont retirées de l'e-mail après le téléversement.

Demander des documents

1. Créez un e-mail à votre client et cliquez sur Demander des documents.
2. Vérifiez l'Intitulé (facultatif) et rédigez éventuellement une Note pour l'expéditeur (facultatif).
3. Sous Remise du lien, choisissez l'une des deux cartes comme ci-dessus.
4. Cliquez sur Créer une boîte de dépôt et l'insérer dans l'e-mail.

Le mot de passe vous est également adressé, afin que vous puissiez ouvrir ultérieurement les fichiers déposés. L'écran final le confirme avec « Mot de passe également envoyé à … – pour ouvrir les fichiers plus tard ». Vous les récupérez dans le navigateur, sous Boîte de dépôt.

Le contrôle à l'envoi

Lors de l'envoi, Outlook vérifie que chaque destinataire reçoit le lien, le mot de passe et le droit de récupérer. S'il manque quelque chose, Outlook retient l'e-mail et en indique la raison, par exemple :

• L'e-mail du mot de passe n'a pas encore été préparé.
• Quelqu'un reçoit le lien mais pas encore de mot de passe, par exemple parce qu'il a été ajouté après l'e-mail du mot de passe.
• Quelqu'un ne peut pas encore récupérer via le lien.
• Le mot de passe ne figure plus dans l'e-mail.
• L'envoi des liens au moment de l'envoi a échoué.

Cliquez sur Régler maintenant dans l'avertissement. Le volet s'ouvre et rattrape tout en une seule étape. Envoyez ensuite simplement l'e-mail à nouveau. Si votre version d'Outlook ne propose pas ce bouton, ouvrez TEPHIA SECURE dans le ruban et choisissez-y Régler maintenant.

Le volet affiche les mêmes points dès avant l'envoi, dans l'encadré Reste à faire avant l'envoi. Une fois tout réglé, l'encadré vert indique « Tout est prêt. Vous pouvez maintenant envoyer l'e-mail. » Les e-mails sans envoi préparé passent sans contrôle.

La demande « mailto »

L'Outlook classique demande parfois si le complément peut ouvrir « mailto ». Le volet vous rappelle alors brièvement la marche à suivre. Cochez Mémoriser mon choix et choisissez Ouvrir. Outlook ne posera alors plus la question sur cet ordinateur.

Votre service informatique peut aussi l'autoriser pour tous les ordinateurs de votre organisation ; Outlook ne pose alors plus du tout la question. La marche à suivre est décrite dans le guide pour les administrateurs, au chapitre « Complément Outlook : stratégies et réseau ».

Détails techniques

Si quelque chose se bloque ou échoue, Détails techniques apparaît en bas du volet. Chaque étape y figure avec l'heure. Dépliez la section et faites une capture d'écran pour votre service informatique ou le support.

Pour les destinataires : récupérer et déposer

Ce chapitre s'adresse à toutes les personnes qui reçoivent des fichiers via TEPHIA SECURE ou à qui l'on demande des documents. Vous n'avez besoin d'aucun compte et n'avez rien à installer. Un navigateur à jour suffit.

Récupérer un fichier

Vous recevez le lien par e-mail, soit directement de l'expéditeur, soit de TEPHIA SECURE avec l'objet « … a mis à votre disposition un fichier chiffré », ou « … a mis à votre disposition des fichiers chiffrés » pour plusieurs fichiers. Vous recevez le mot de passe séparément de la part de l'expéditeur, par exemple par téléphone ou dans un second e-mail. TEPHIA SECURE n'envoie jamais de mot de passe.

1. Ouvrez le lien, par exemple avec Récupérer le fichier dans l'e-mail, ou Récupérer les fichiers pour plusieurs fichiers.
2. La page Récupérer le fichier indique le nom du fichier, sa taille, l'expéditeur, le délai et le nombre de tentatives de récupération restantes.
3. Saisissez le Mot de passe. Respectez les majuscules et les minuscules. Le plus sûr est de le copier en entier.
4. Cliquez sur Déchiffrer et enregistrer.

Votre navigateur charge le fichier, le déchiffre et l'enregistre, généralement dans votre dossier de téléchargements. Plusieurs fichiers arrivent sous forme de ZIP. La page indique ensuite : « Le fichier a été déchiffré et enregistré. Il est maintenant supprimé du serveur. » Il ne peut pas être récupéré une seconde fois ; conservez donc le fichier en lieu sûr.

Confirmer votre adresse e-mail par un code

Si l'expéditeur a défini qui peut récupérer, vous voyez d'abord Veuillez confirmer votre adresse e-mail.

1. Sous Votre adresse e-mail, saisissez l'adresse à laquelle l'envoi est destiné.
2. Cliquez sur Demander un code.
3. Vous recevez un e-mail « Votre code de confirmation pour la récupération » contenant un code à six chiffres. Il est valable 15 minutes et uniquement pour cet envoi.
4. Tapez le code dans Code reçu par e-mail. Il est vérifié automatiquement après le sixième chiffre. Vous pouvez aussi cliquer sur Confirmer.
5. Saisissez ensuite le mot de passe comme ci-dessus.

Si aucun code n'arrive, vérifiez l'orthographe de l'adresse et votre dossier de courrier indésirable. Demander un nouveau code vous en envoie un nouveau. Pour des raisons de sécurité, la page répond toujours de la même manière, même si l'adresse n'est pas autorisée.

Tentatives de récupération

Chaque clic sur Déchiffrer et enregistrer compte comme une tentative. Vous disposez de trois tentatives. La page indique combien il en reste. Une fois qu'elles sont épuisées, le fichier est bloqué. Demandez alors à l'expéditeur de vous le renvoyer.

Autres messages et leur signification :

Ce que l'expéditeur apprend

L'expéditeur est informé dès que vous avez récupéré le fichier. Sa preuve contient la date et l'heure, votre adresse IP et la localisation approximative qui en est déduite. Il voit également si le lien de l'e-mail a été ouvert et si votre adresse a été confirmée par un code. Seuls vous et l'expéditeur connaissez le contenu du fichier.

Déposer des fichiers dans une boîte de dépôt

Si l'on vous demande des documents, vous recevez un lien vers une boîte de dépôt, par exemple dans un e-mail « … vous demande d'envoyer des fichiers de manière chiffrée ». Le mot de passe vous parvient séparément de la part de la personne qui a fait la demande.

1. Ouvrez le lien, par exemple avec Déposer des fichiers. La page indique pour qui vous déposez et, le cas échéant, une note.
2. Faites glisser des fichiers ou des dossiers sur la zone ou cliquez sur Choisir des fichiers ou Choisir un dossier. Chaque fichier est chiffré séparément.
3. Saisissez le Mot de passe et cliquez sur Chiffrer et déposer.
4. Pour d'autres fichiers, cliquez sur Ajouter d'autres fichiers. Le mot de passe reste dans le champ.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Tous les fichiers sont téléversés. Le destinataire en est alors informé. Si vous ne cliquez pas, cela se fait automatiquement deux heures après votre premier fichier.

Vous pouvez encore ajouter des fichiers plus tard. Il suffit de rouvrir le lien, tant que la boîte de dépôt est ouverte et n'a pas été récupérée. Ensuite, elle n'accepte plus rien et vous devez demander une nouvelle boîte de dépôt. Après un trop grand nombre de mots de passe erronés, la boîte de dépôt est verrouillée pour vous. Adressez-vous alors à la personne qui a fait la demande.

Aucun e-mail reçu ?

Vérifiez votre dossier de courrier indésirable. Les e-mails de lien de TEPHIA SECURE portent le nom de l'expéditeur dans l'objet. Si vous ne trouvez rien, renseignez-vous auprès de l'expéditeur.

Quelque chose vous paraît suspect ?

En bas des pages de récupération et de dépôt figure Signaler un abus. Décrivez brièvement ce qui vous a interpellé, par exemple un expéditeur inconnu ou une demande de paiement. L'expéditeur n'apprend pas qui a fait le signalement.

Questions fréquentes

Mots de passe et liens

J'ai perdu le mot de passe d'un envoi. Pouvez-vous me l'envoyer ?

Non. Le mot de passe est créé dans votre navigateur et n'est enregistré nulle part. Personne ne peut le récupérer, pas même l'exploitant. C'est le principe même du chiffrement de bout en bout. Renvoyez simplement les fichiers, avec un nouveau lien et un nouveau mot de passe.

Je ne retrouve plus le mot de passe d'une boîte de dépôt. Que faire ?

Recherchez dans votre boîte de réception l'e-mail « Données d'accès à votre boîte de dépôt … ». Dans la boîte de dépôt ouverte, Où se trouve le mot de passe ? vous aide. Votre client connaît également le mot de passe. En dernier recours, il reste Solliciter à nouveau l'expéditeur ; voir Boîte de dépôt.

Le lien a expiré. Que faire ?

Un envoi expiré est supprimé et ne peut pas être prolongé. Renvoyez les fichiers. Pour une boîte de dépôt expirée, créez-en une nouvelle.

Puis-je mettre le lien et le mot de passe dans le même e-mail ?

Veuillez ne pas le faire. Quiconque intercepterait cet unique e-mail disposerait des deux. Utilisez deux voies, par exemple le lien par e-mail et le mot de passe par téléphone. Le plus simple est de laisser TEPHIA SECURE envoyer le lien ; voir Envoyer des fichiers.

Destinataires

Le destinataire ne parvient pas à ouvrir le fichier.

Vérifiez avec lui :

• A-t-il saisi le mot de passe complet en respectant les majuscules et les minuscules ?
• Ses trois tentatives de récupération sont-elles épuisées ? Vous le voyez sous Preuves. Dans ce cas, renvoyez le fichier.
• Le fichier a-t-il déjà été récupéré, par exemple par un autre destinataire via le lien commun ?
• Le délai est-il dépassé ?
• Attend-il un code de confirmation ? Il doit alors vérifier son dossier de courrier indésirable.

Le guide destiné aux destinataires se trouve sous Pour les destinataires. Vous pouvez lui envoyer le lien vers cette aide : https://tephia.com/help

Une adresse de destinataire est refusée ou surlignée en jaune.

La page surligne en jaune les adresses pour lesquelles elle soupçonne une faute de frappe dans un domaine de messagerie courant. Le bouton à côté, par exemple gmail.com ?, applique la suggestion. Si l'adresse est malgré tout correcte, cliquez une seconde fois sur Envoyer le lien ; l'envoi a alors lieu.

Si le message est « Aucun e-mail ne peut être distribué à …. Veuillez vérifier l’adresse. », le domaine n'accepte pas d'e-mails selon le DNS, le plus souvent en raison d'une faute de frappe. Vérifiez l'orthographe ou demandez son adresse au destinataire. Les adresses signalées en rouge ne sont pas des adresses e-mail valides. Plus d'informations sous Envoyer des fichiers.

Suis-je averti si un lien n'arrive pas ?

Si le système de messagerie du destinataire refuse l'e-mail, oui : vous recevez un e-mail « Non distribuable : e-mail à … », et sous Preuves, la ligne affiche en rouge « non distribuable à … ». S'il le supprime sans prévenir, personne n'en est informé et l'envoi reste en cours. Seule la récupération prouve la réception avec certitude.

Le destinataire a-t-il besoin d'un compte ?

Non. La récupération et le dépôt fonctionnent sans compte et sans rien installer, simplement dans le navigateur.

Fichiers et technique

Quelle taille un envoi peut-il avoir ?

Selon votre formule, jusqu'à 500 Mo (Starter), 1 Go (Team) ou 2 Go (Business et Enterprise) par envoi, 100 Mo pendant la période d'essai. Plusieurs fichiers ou un dossier sont regroupés dans un ZIP qui, dans son ensemble, doit rester sous cette limite. Dans une boîte de dépôt, la limite s'applique à chaque fichier individuellement. Répartissez les volumes de données plus importants sur plusieurs envois.

De quel navigateur ai-je besoin ?

D'un navigateur à jour. Le chiffrement s'effectue dans le navigateur lui-même ; aucune extension n'est donc nécessaire. La page doit être ouverte via https:// ; sinon, le navigateur ne met pas le chiffrement à disposition.

Cela fonctionne-t-il sur un smartphone ?

Les pages fonctionnent dans le navigateur et donc, en principe, aussi sur smartphone et tablette. Le fichier est chiffré ou déchiffré dans la mémoire de l'appareil. Pour les fichiers volumineux, un ordinateur est donc le meilleur choix.

Le complément Outlook n'est pas disponible dans Outlook sur smartphone.

Données et conservation

Où les données sont-elles conservées ?

Les serveurs se trouvent dans un centre de données en Allemagne. La page d'accueil en dit plus dans la section « Où sont conservées vos données ». Les fichiers n'y sont stockés que sous forme chiffrée.

Combien de temps les fichiers sont-ils conservés ?

• Un envoi reste sur le serveur jusqu'à sa récupération, au plus tard jusqu'à sa date d'expiration. La date est affichée après le téléversement. Il est ensuite supprimé.
• Les fichiers d'une boîte de dépôt sont supprimés dès que vous les avez tous récupérés, ou lorsque la boîte de dépôt est fermée ou expire.
• Les preuves sont conservées aussi longtemps que votre organisation l'a défini. La durée est indiquée en bas, sous Preuves. Ensuite, le contenu des entrées est effacé ; la chaîne reste vérifiable.

L'exploitant peut-il lire mes fichiers ?

Non. Sur le serveur, les fichiers ne sont stockés que sous forme chiffrée, et la clé n'est jamais enregistrée. Ce que le serveur voit est décrit dans la Vue d'ensemble.