Przewodnik

Przegląd

TEPHIA SECURE to usługa do szyfrowanej wymiany poufnych plików. Jest przeznaczona dla zawodów objętych tajemnicą zawodową, takich jak doradcy podatkowi, kancelarie prawne i notariusze, oraz dla wszystkich, których pliki nie powinny leżeć niezaszyfrowane w cudzych skrzynkach pocztowych.

Co można dzięki niej zrobić

• Wysyłać pliki: przesyła się pliki i przekazuje link do odbioru oraz hasło. Zob. Wysyłanie plików.
• Prosić o dokumenty: skrzynka na dokumenty przyjmuje pliki od klientów, którzy nie potrzebują konta. Zob. Skrzynka na dokumenty.
• Dokumentować: każdy odbiór jest rejestrowany. Do akt klienta tworzy się potwierdzenie doręczenia w formacie PDF. Zob. Potwierdzenia.
• Pracować w Outlooku: dzięki dodatkowi do Outlooka można wysyłać pliki i prosić o dokumenty bez otwierania aplikacji. Zob. Dodatek do Outlooka.

Szyfrowanie end-to-end w prostych słowach

Dla każdej przesyłki przeglądarka tworzy losowe hasło. Za jego pomocą szyfruje pliki, zanim opuszczą komputer. Serwer przechowuje wyłącznie zaszyfrowane dane i nigdy nie zapisuje klucza. Pliki są odszyfrowywane dopiero w przeglądarce odbiorcy.

Bez hasła nikt nie otworzy plików — nawet operator usługi. Z tego powodu utraconego hasła nie da się też odzyskać.

Co widzi serwer, a czego nie

Informacje te są potrzebne do dokumentacji. Można je znaleźć w sekcji Potwierdzenia.

Role

Odbiorcy i klienci nie potrzebują konta. Odbierają pliki za pomocą linku lub przekazują je do skrzynki na dokumenty. To, co widzą, opisano w sekcji Dla odbiorców.

Układ aplikacji

Po zalogowaniu się u góry widoczne są sekcje Wyślij plik, Skrzynka na dokumenty i Potwierdzenia. W prawym górnym rogu znajduje się przycisk z adresem e-mail i nazwą organizacji. Otwiera on menu konta z pozycjami Konto, Pomoc i Wyloguj się. Właściciele i administratorzy znajdą tam także pozycję Administracja.

Jeśli dzieje się coś ważnego dla organizacji, np. oczekuje umowa, pod nawigacją pojawia się pasek komunikatów. Pokazuje on zawsze tylko najpilniejszy komunikat. Kolejne komunikaty rozwija się za pomocą „+1 więcej”, „+2 więcej” itd.

Na każdym ekranie link, np. Pomoc: wysyłanie, prowadzi bezpośrednio do odpowiedniego rozdziału tego przewodnika.

Na dole po lewej stronie Jak to działa? otwiera krótki przegląd. Pokazuje on także maksymalny rozmiar pliku i okres, w którym można odebrać przesyłkę.

Logowanie

Logowanie odbywa się na stronie startowej https://tephia.com. Po prawej stronie znajduje się karta Zaloguj się z trzema zakładkami: Microsoft, Hasło oraz Klucz dostępu. Po otwarciu strony wybrana jest zakładka Microsoft. To organizacja decyduje, który sposób obowiązuje danego użytkownika.

Przez Microsoft (konto służbowe)

1. Wybrać zakładkę Microsoft, jeśli nie jest już wybrana.
2. Kliknąć Zaloguj się kontem służbowym.
3. Zalogować się jak zwykle służbowym kontem Microsoft.

W takim przypadku hasłem i drugim składnikiem zarządza organizacja w Microsoft 365, a nie TEPHIA SECURE. Prywatne konta Microsoft nie są dozwolone.

Jeśli pojawi się komunikat, że dla danego adresu nie skonfigurowano dostępu, należy poprosić administratorów o zaproszenie.

Przez adres e-mail, hasło i kod

1. Wybrać zakładkę Hasło.
2. Wpisać Adres e-mail i Hasło, a następnie kliknąć Dalej.
3. Wpisać sześciocyfrowy Kod z aplikacji uwierzytelniającej i kliknąć Zaloguj się.

Jeśli coś się nie zgadza, komunikat jest zawsze taki sam: „Logowanie niemożliwe. Prosimy sprawdzić adres e-mail, hasło i kod.” Dzięki temu formularz nie zdradza, która część była błędna. Po zbyt wielu nieudanych próbach konto zostaje zablokowane na kilka minut.

Przez klucz bezpieczeństwa lub klucz dostępu

1. Wybrać zakładkę Klucz dostępu.
2. Kliknąć Zaloguj się kluczem bezpieczeństwa lub kluczem dostępu.
3. Potwierdzić w oknie przeglądarki kodem PIN, odciskiem palca, rozpoznaniem twarzy lub dotknięciem klucza.

Hasło ani kod nie są potrzebne. Konieczne jest zarejestrowanie klucza lub klucza dostępu, na przykład YubiKey, Windows Hello, Touch ID lub Face ID.

Pierwsza konfiguracja dostępu

Zaproszenie wysyłają administratorzy. Przychodzi wiadomość e-mail z tematem „Zaproszenie do TEPHIA SECURE”. Zaproszenie jest ważne do daty podanej w wiadomości.

W wiadomości należy kliknąć Skonfiguruj dostęp. Strona oferuje to, na co pozwala organizacja: jeśli loguje się ona przez Microsoft, wystarczy kliknąć Zaloguj się przez Microsoft i zalogować się kontem służbowym — w ten sposób dostęp zostanie skonfigurowany. Microsoft nie pozwala logować się skrzynką funkcyjną ani współdzieloną; strona zwraca na to uwagę i w takim przypadku należy ustawić hasło. W przypadku własnego hasła:

1. Wpisać Nowe hasło i powtórzyć je. Musi mieć co najmniej 12 znaków i nie może zawierać ani części adresu e-mail przed znakiem @, ani nazwy organizacji lub TEPHIA SECURE. Popularne lub ujawnione w wyciekach hasła oraz proste wzorce, takie jak „Password2024!” czy „qwerty123456”, są odrzucane; dobrze sprawdza się kilka losowych słów lub hasło z menedżera haseł. Kliknąć Dalej.
2. W sekcji Wybierz drugi składnik wybrać Klucz bezpieczeństwa lub klucz dostępu (zalecane) albo Aplikacja uwierzytelniająca.
3. W przypadku klucza lub klucza dostępu przeglądarka poprosi o potwierdzenie. Zaraz potem następuje zalogowanie.
4. W przypadku aplikacji należy zeskanować kod QR, na przykład w Microsoft Authenticator lub Google Authenticator. Jeśli skanowanie nie jest możliwe, wyświetlony Klucz można skopiować do aplikacji. Następnie wpisać sześciocyfrowy kod i kliknąć Zakończ konfigurację.

Drugi sposób można dodać później w sekcji Konto.

Zapomniane hasło

1. W zakładce Hasło kliknąć Nie pamiętam hasła.
2. Wpisać adres e-mail i kliknąć Poproś o link.
3. Otworzyć wiadomość „Resetowanie hasła” i kliknąć Ustaw nowe hasło. Link jest ważny przez dwie godziny.
4. Wybrać nowe hasło.

Drugi składnik pozostaje bez zmian. Do zalogowania nadal potrzebny jest kod lub klucz.

Utracony drugi składnik

W przypadku utraty dostępu do aplikacji uwierzytelniającej lub klucza bezpieczeństwa należy skontaktować się z administratorami organizacji. Mogą oni zresetować dostęp. Przypomina o tym również uwaga na dole zakładki Hasło. Kody odzyskiwania nie istnieją.

Następnie przychodzi wiadomość „Państwa dostęp został zresetowany” z przyciskiem Skonfiguruj dostęp ponownie. Z linku można skorzystać jeden raz i tylko przez ograniczony czas. Następnie ustawia się nowe hasło i drugi składnik, tak jak przy pierwszej konfiguracji.

W przypadku logowania przez Microsoft pomoc zapewnia dział IT odpowiedzialny za Microsoft 365.

Wylogowanie

Wystarczy kliknąć przycisk z własnym adresem e-mail w prawym górnym rogu i wybrać Wyloguj się w menu konta.

Wysyłanie plików

Przesyłka składa się z jednego lub kilku plików, linku do odbioru i hasła. Link i hasło przekazuje się odbiorcy oddzielnymi kanałami.

Wybór i przesyłanie plików

1. Otworzyć Wyślij plik.
2. Przeciągnąć pliki lub całe foldery na obszar Przeciągnij pliki tutaj. Można też kliknąć Wybierz pliki lub Wybierz folder. „Wybierz folder” wywołuje pytanie bezpieczeństwa przeglądarki; przeciągnięcie folderu go nie wywołuje.
3. Kilka plików lub folder są pakowane w przeglądarce w jeden plik ZIP. Krzyżykiem można usunąć plik z listy.
4. Wpisać Oznaczenie (opcjonalnie), na przykład sygnaturę akt. Pojawia się ono w widoku statusu, w dzienniku i w potwierdzeniu doręczenia. Odbiorca otrzymuje plik ZIP pod tą nazwą.
5. Kliknąć Zaszyfruj i utwórz link. Nie należy zamykać strony, dopóki nie pojawi się Plik zaszyfrowany.

Każda przesyłka może mieć, zależnie od planu, do 500 MB (Starter), 1 GB (Team) lub 2 GB (Business i Enterprise), w okresie próbnym 100 MB. Limit dotyczy całego pliku ZIP. Duże pliki są szyfrowane i przesyłane w blokach; jeśli połączenie zostanie na chwilę przerwane, strona wysyła ponownie tylko blok, którego to dotyczy. Plan ogranicza też liczbę przesyłek dziennie i zajmowane miejsce. Po osiągnięciu limitu strona wyświetla komunikat.

Po przesłaniu: link i hasło

Strona informuje Plik zaszyfrowany i pokazuje poniżej, do kiedy można odebrać przesyłkę. Następują dwa kroki:

1. Przekaż link: wybrać, jak link ma trafić do odbiorcy: Wysyła TEPHIA SECURE, Własny program pocztowy lub Samodzielne przekazanie. Przeglądarka zapamiętuje wybór na następny raz.
2. Hasło inną drogą: tutaj znajduje się hasło z przyciskiem kopiowania. Zostało utworzone przez przeglądarkę. Istnieje tylko na tej stronie; serwer go nie zna.

Wysłanie linku przez TEPHIA SECURE

W ten sposób TEPHIA SECURE wysyła link do odbiorcy, a adres zostaje zapisany w potwierdzeniach.

1. W sekcji Przekaż link wybrać Wysyła TEPHIA SECURE.
2. Wpisać Adresy e-mail odbiorców. Kilka adresów należy oddzielić przecinkiem, średnikiem, spacją lub klawiszem Enter; każdy pojawia się jako osobny znacznik, który można usunąć przyciskiem ×. Nieprawidłowe adresy są zaznaczone na czerwono. Jeśli strona podejrzewa literówkę w popularnej domenie pocztowej, na przykład przestawione litery w gmail.com, adres jest zaznaczony na żółto i pokazuje propozycję jako przycisk, na przykład gmail.com?. Kliknięcie przycisku przyjmuje propozycję.
3. Opcjonalnie kliknąć + Dodaj wiadomość i wypełnić pole Krótka wiadomość (opcjonalnie).
4. Kliknąć Wyślij link. Przy kilku adresach przycisk nazywa się Wyślij linki (N), z liczbą adresów. Jeśli wśród nich jest adres zaznaczony na żółto, pierwsze kliknięcie jeszcze nie wysyła, lecz wyświetla komunikat „Sprawdź adresy zaznaczone na żółto. Ponowne kliknięcie i tak wyśle.” Dopiero drugie kliknięcie wysyła.
5. Adres, na który nie udało się wysłać, pozostaje w polu, a komunikat podaje przyczynę, na przykład „…: nieprawidłowy adres e-mail”.

Każdy odbiorca otrzymuje własny, osobisty link i może nim odebrać przesyłkę jeden raz. Potwierdzenie pokazuje, kto odebrał. TEPHIA SECURE wysyła tylko link, nigdy hasło. Hasło przekazuje się samodzielnie, na przykład telefonicznie lub w osobnej wiadomości e-mail.

Przed wysłaniem TEPHIA SECURE sprawdza, czy domena każdego adresu w ogóle przyjmuje wiadomości e-mail. Jeśli na pewno nie, komunikat brzmi „Na adres w domenie … nie można dostarczyć poczty. Sprawdź adres.” Adres pozostaje wtedy w polu i nic nie jest na niego wysyłane.

Jeśli domena przyjmuje pocztę, ale serwer odbiorcy odrzuci wiadomość, na przykład dlatego, że skrzynka pocztowa nie istnieje, wiadomość wraca jako niedoręczona. TEPHIA SECURE analizuje tę odpowiedź: zwykle w ciągu kilku minut przychodzi wiadomość „Niedoręczona: wiadomość do …”, a w sekcji Potwierdzenia przy przesyłce pojawia się na czerwono „niedoręczona do …”. Jeśli strona po przesłaniu plików jest jeszcze otwarta, należy wysłać tam link na prawidłowy adres; w przeciwnym razie trzeba wysłać pliki ponownie. Brak takiego komunikatu nie dowodzi doręczenia, ponieważ niektóre systemy pocztowe bez powiadomienia odrzucają wiadomości.

Aby wysyłka nie była nadużywana do masowej korespondencji, obowiązują limity: na użytkownika i godzinę 30 operacji wysyłki i 50 odbiorców, na organizację i dzień 300 odbiorców. Dotyczą one wszystkich linków wysyłanych przez TEPHIA SECURE, także przy skrzynce na dokumenty. Po osiągnięciu limitu strona wyświetla komunikat „W krótkim czasie wysłano wiadomości do bardzo wielu odbiorców. Prosimy spróbować ponownie później.” lub „Zbyt wiele żądań. Prosimy chwilę poczekać.” Pozostałe adresy nie są wtedy już próbowane i pozostają w polu.

Link i hasło we własnych wiadomościach e-mail

W sekcji Przekaż link wybrać Własny program pocztowy. Otwórz e-mail z linkiem otwiera w programie pocztowym przygotowaną wiadomość; hasła w niej nie ma. W sekcji Hasło inną drogą przycisk Wyślij w osobnej wiadomości e-mail otwiera drugą przygotowaną wiadomość z hasłem. Wystarczy wpisać odbiorcę w każdej z nich i wysłać obie wiadomości osobno. Jeszcze bezpieczniej jest przekazać hasło innym kanałem, np. telefonicznie lub przez komunikator.

Taki udostępniany link pozwala na jeden odbiór. Kto odbierze pierwszy, otrzymuje plik.

Zabezpieczenie udostępnianego linku

Przy opcji Samodzielne przekazanie link do odbioru jest wyświetlany do skopiowania, np. do komunikatora. Jeśli link przekazuje się w ten sposób samodzielnie, ewentualnie kilku odbiorcom, można określić, kto może odebrać przesyłkę:

1. W sekcji Samodzielne przekazanie rozwinąć Odebrać mogą tylko określone adresy.
2. Wpisać w polu Uprawnione adresy e-mail (maks. 10) do dziesięciu adresów, oddzielonych przecinkami, średnikami lub spacjami.
3. Kliknąć Udostępnij tylko tym adresom.

Przy odbiorze każdy odbiorca potwierdza swój adres kodem wysłanym e-mailem i może odebrać przesyłkę jeden raz. Również tutaj TEPHIA SECURE sprawdza najpierw, czy każda domena przyjmuje wiadomości e-mail, a w przeciwnym razie odrzuca adres z komunikatem „Na adres w domenie … nie można dostarczyć poczty. Sprawdź adres.”; adresy wliczają się do powyższych limitów. Funkcję tę można włączyć tylko dopóty, dopóki nikt nie zażądał pliku przez udostępniany link. Przy „Wysyła TEPHIA SECURE” nie jest ona potrzebna — tam każdy odbiorca ma już własny link.

Jeśli wiadomość z kodem wróci jako niedoręczona, informacja przychodzi w ten sam sposób, e-mailem i w sekcji Potwierdzenia. Uprawnionego adresu nie można już usunąć. Jeśli był błędny, należy wysłać plik ponownie i uprawnić prawidłowy adres.

Ważność, odbiór i próby

• Każdy odbiorca może odebrać przesyłkę jeden raz. Następnie przesyłka jest usuwana z serwera; w przypadku linków osobistych dopiero wtedy, gdy odbiorą ją wszyscy.
• Nieodebrana przesyłka wygasa w dniu podanym po przesłaniu pod komunikatem Plik zaszyfrowany i zostaje usunięta.
• Każdy odbiorca ma trzy próby odbioru. Jeśli wszystkie się nie powiodą, na przykład z powodu błędnego hasła, przesyłka zostaje zablokowana. Należy wtedy wysłać pliki ponownie.
• Przy każdym odbiorze przychodzi wiadomość e-mail „Odebrano: …”. Status widać w sekcji Potwierdzenia oraz obok formularza w sekcji Ostatnie przesyłki.

Ostrzeżenie przy opuszczaniu strony

Jeśli hasło nie zostało skopiowane ani wysłane przyciskiem Wyślij w osobnej wiadomości e-mail, strona pyta przed opuszczeniem: „Hasło do tej przesyłki nie zostało jeszcze skopiowane ani wysłane e-mailem. Istnieje tylko tutaj — my go nie znamy. Mimo to opuścić stronę?”

Po opuszczeniu strony hasło przepada. Odbiorcy nie mogą otworzyć przesyłki i trzeba ją wysłać ponownie.

Prośba o dokumenty (skrzynka na dokumenty)

Skrzynka na dokumenty przyjmuje pliki z zewnątrz, na przykład od klientów lub od strony przeciwnej. Nadawca nie potrzebuje konta. Jego pliki są szyfrowane w jego przeglądarce hasłem skrzynki, zanim zostaną przesłane.

Tworzenie skrzynki na dokumenty

1. Otworzyć Skrzynka na dokumenty. Jeśli istnieją już otwarte skrzynki, kliknąć Utwórz kolejną skrzynkę.
2. Wpisać Oznaczenie, na przykład „Sprawa Miller”.
3. Opcjonalnie wypełnić pole Wskazówka dla nadawcy (opcjonalnie). Pojawia się ona na stronie, na której klient przekazuje pliki.
4. Kliknąć Utwórz skrzynkę.

Strona informuje teraz Skrzynka jest gotowa i pokazuje te same dwa kroki co po wysłaniu plików: Przekaż link i Hasło inną drogą. Jednocześnie TEPHIA SECURE wysyła link do przekazania plików i hasło na własny adres e-mail użytkownika z tematem „Dane dostępu do Państwa skrzynki …”. Dzięki temu można później odnaleźć hasło. Wyślij mi ponownie dane dostępu wysyła tę wiadomość jeszcze raz.

Przekazanie linku i hasła klientowi

W sekcji Przekaż link wybiera się jedną z trzech dróg. Przeglądarka zapamiętuje wybór, także dla wysyłania plików.

• Wysyła TEPHIA SECURE: wystarczy wpisać adres e-mail, opcjonalnie krótką wiadomość przez + Dodaj wiadomość, i kliknąć Wyślij link. Kilka adresów można wpisać naraz, oddzielając je przecinkiem, średnikiem, spacją lub klawiszem Enter; wszyscy odbiorcy przekazują pliki do tej samej skrzynki. Żółte zaznaczenie z propozycją przy podejrzeniu literówki, sprawdzanie domeny i limity działają tak jak w sekcji Wysyłanie plików. Wysyłany jest tylko link, a adres zostaje zapisany w potwierdzeniach. Jeśli wiadomość wróci jako niedoręczona, przychodzi e-mail, a w sekcji Potwierdzenia przy skrzynce na dokumenty pojawia się na czerwono „niedoręczona do …”. Należy wtedy wysłać link na prawidłowy adres; znajduje się on także w wiadomości „Dane dostępu do Państwa skrzynki …”.
• Własny program pocztowy: Otwórz e-mail z linkiem otwiera w programie pocztowym przygotowaną wiadomość, bez hasła.
• Samodzielne przekazanie: pokazuje link do przekazania plików do skopiowania.

W sekcji Hasło inną drogą hasło jest wyświetlane do skopiowania. Wyślij w osobnej wiadomości e-mail otwiera dla niego drugą przygotowaną wiadomość.

Hasło należy zawsze przekazywać oddzielnie od linku, najlepiej telefonicznie. Co klient robi dalej, opisano w sekcji Dla odbiorców.

Powiadomienie o nowych plikach

Przychodzi wiadomość e-mail „Nowe pliki w skrzynce …” z przyciskiem Otwórz skrzynkę. Przychodzi ona, gdy tylko klient kliknie Wszystkie pliki przesłane. Jeśli tego nie zrobi, przychodzi automatycznie dwie godziny po jego pierwszym nowym pliku.

Pobieranie plików

1. Otworzyć Skrzynka na dokumenty. Lista pokazuje otwarte skrzynki z liczbą plików, rozmiarem i terminem.
2. Kliknąć Otwórz obok skrzynki.
3. Wpisać Hasło do skrzynki, na przykład z wiadomości z danymi dostępu.
4. Kliknąć Pobierz obok pliku. Przeglądarka wczytuje go, odszyfrowuje i zapisuje.
5. Przy dwóch lub więcej plikach dostępna jest opcja Pobierz wszystkie pliki. Wszystkie pliki są wtedy dostarczane w jednym pliku ZIP.

Pobrane pliki są oznaczane jako „pobrano”. Dlaczego hasło jest potrzebne mimo zalogowania, wyjaśnia Dlaczego muszę podać hasło? obok pola: zalogowanie otwiera usługę, a nie pliki.

Automatyczne zamknięcie

Gdy tylko wszystkie pliki zostaną pobrane, skrzynka zamyka się sama, a jej zawartość zostaje usunięta. Od tej chwili nie przyjmuje już niczego. Klient widzi wtedy informację, że powinien poprosić o nową skrzynkę.

Brak hasła

W otwartej skrzynce należy kliknąć Gdzie jest hasło?. Pojawia się informacja, kiedy i na jaki adres wysłano hasło. Hasło zna też klient, ponieważ potrzebował go do przekazania plików. Można go o nie poprosić, ale nie e-mailem.

Jeśli to nie pomoże, pozostaje opcja Poproś nadawcę ponownie:

1. Sprawdzić Adres(y) e-mail nadawcy. Są wstępnie wypełnione adresami, na które dotychczas wysłano link, maksymalnie pięcioma.
2. W razie potrzeby dostosować Wiadomość do nadawcy.
3. Kliknąć Zastąp skrzynkę i poproś nadawcę.

Również tutaj TEPHIA SECURE sprawdza najpierw, czy domeny adresów przyjmują wiadomości e-mail, a w przeciwnym razie odrzuca prośbę z komunikatem „Na adres w domenie … nie można dostarczyć poczty. Sprawdź adres.” Tworzona jest nowa skrzynka z nowym hasłem. Poprzednia zostaje zamknięta, a jej pliki są trwale usuwane. Nowe hasło przekazuje się samodzielnie. Jeśli któraś z tych wiadomości wróci jako niedoręczona, informacja przychodzi tak, jak opisano powyżej.

Zamknięcie i wygaśnięcie

• Aby zamknąć skrzynkę, należy kliknąć Zamknij na liście, a po pytaniu „Trwale usunąć skrzynkę i zawartość?” kliknąć Usuń.
• Każda skrzynka jest dostępna do daty podanej na liście. Następnie zostaje automatycznie zamknięta, a jej zawartość usunięta.

Potwierdzenia

Każda przesyłka jest rejestrowana bez luk: wysłanie, wysłanie linku, otwarcie linku, niedoręczenie, odbiór, przekazanie, pobranie. W sekcji Potwierdzenia widać status przesyłek i tworzy się potwierdzenie w formacie PDF do akt klienta.

Status i dziennik

U góry wybiera się okres: 30 dni, 90 dni (domyślnie), 1 rok lub Wszystko. Dostępne są dwa widoki:

• Widok statusu pokazuje dla każdej przesyłki, czy została odebrana. Widać go po otwarciu strony.
• Dziennik pokazuje każde pojedyncze zdarzenie z datą i godziną, adresem IP i lokalizacją. Otwiera się go przyciskiem Pełny dziennik pod listami.

Status

U góry znajdują się kafelki Otwarte, Odebrane, Nieodebrane i Otwarte skrzynki, każdy z odpowiednią liczbą. Kliknięcie kafelka filtruje według niego listy: Otwarte skrzynki pokazuje tylko skrzynki, pozostałe kafelki pokazują tylko przesyłki. Otwarte obejmuje także częściowo odebrane przesyłki. Ponowne kliknięcie tego samego kafelka znów pokazuje wszystko. Pole wyszukiwania obok okresu znajduje oznaczenia, sygnatury akt, nazwy plików i odbiorców.

W sekcji Przesyłki każda przesyłka ma jeden wiersz ze stanem i przyciskiem Pojedyncze potwierdzenie. Stany:

Dla każdej przesyłki widać także, kiedy została wysłana, do kogo trafił link i kto już ją odebrał. „link z wiadomości e-mail otwarto” oznacza, że strona odbioru została wywołana przez osobisty link. W rzadkich przypadkach może to spowodować także automatyczny skaner systemu pocztowego. Dopiero odbiór dowodzi otrzymania.

W sekcji Skrzynki na dokumenty widać dla każdej skrzynki, ile plików wpłynęło i zostało pobranych oraz czy jest ona otwarta, wszystko pobrane, zamknięta, zamknięta, wygasła, zastąpiona czy zablokowana po nieudanych próbach.

Jeśli wiadomość wysłana przez TEPHIA SECURE do odbiorcy wróci jako niedoręczona, w wierszu przesyłki lub skrzynki na dokumenty pojawia się na czerwono „niedoręczona do …” wraz z adresem. Dotyczy to linków oraz kodu potwierdzającego wysyłanego na uprawnione adresy. Zwykle informacja pojawia się kilka minut po wysłaniu, czasem dopiero po kilku godzinach. Do tego przychodzi wiadomość „Niedoręczona: wiadomość do …” z odpowiedzią serwera pocztowego odbiorcy, a w dzienniku widnieje zdarzenie Wiadomość niedoręczona. Należy sprawdzić adres i wysłać ponownie na prawidłowy. Nie każdy system pocztowy odsyła powiadomienie: brak informacji nie oznacza jeszcze, że wiadomość na pewno dotarła. Dopiero odbiór dowodzi otrzymania.

Dziennik

Dziennik otwiera się przyciskiem Pełny dziennik pod listami; ← Powrót do statusu prowadzi z powrotem. Zawiera wszystkie zdarzenia z wybranego okresu. Pod listami znajdują się maksymalnie trzy przyciski tekstowe: Pełny dziennik (w dzienniku zamiast niego ← Powrót do statusu), Eksport CSV oraz, tylko dla właściciela i audytorów, Zweryfikuj łańcuch. Eksport CSV pobiera zdarzenia jako arkusz kalkulacyjny. Zweryfikuj łańcuch sprawdza, czy wpisy są niezmienione. Wynik pojawia się bezpośrednio pod przyciskami, na przykład „Łańcuch jest nienaruszony: wpisy: …, w tym pozbawione treści po okresie przechowywania: ….” lub „Weryfikacja wykazała nieprawidłowości: ….” Jeśli eksport CSV się nie powiedzie, komunikat również pojawia się w tym miejscu.

Pojedyncze potwierdzenie jako PDF

W wierszu każdej przesyłki znajduje się Pojedyncze potwierdzenie. Tworzy ono plik PDF zawierający dokładnie tę jedną przesyłkę. Dzięki temu do akt klienta nie trafiają dane innych klientów.

Potwierdzenie doręczenia zawiera:

• przedmiot, numer referencyjny przesyłki, osobę odpowiedzialną, organizację oraz datę i godzinę utworzenia
• wynik w formie opisowej, na przykład kiedy i przez który link plik został odebrany lub to, że wiadomości nie udało się doręczyć
• zawartość przesyłki z nazwami plików podanymi przez nadawcę
• wszystkie zdarzenia z datą i godziną, uczestnikami, adresem IP i przybliżoną lokalizacją
• wartość kontrolną, adres do weryfikacji online i kod QR
• sumę kontrolną (SHA-256) każdego pliku oraz informację, czy przeglądarka odbiorcy potwierdziła ją po odszyfrowaniu

Potwierdzenie odzwierciedla stan w chwili utworzenia. Jeśli później coś dojdzie, na przykład odbiór, należy utworzyć je ponownie. W sekcji Konto można ustawić automatyczne wysyłanie go e-mailem po każdym odbiorze.

Dlaczego potwierdzeniu można ufać

• Łańcuch skrótów: każde zdarzenie jest kryptograficznie powiązane z poprzednim. Jeśli wpis zostanie później zmieniony, usunięty lub wstawiony, łańcuch się przerywa i jest to widoczne.
• Podpis i znacznik czasu: plik PDF jest podpisany cyfrowo. Każda późniejsza zmiana unieważnia podpis. Znacznik czasu niezależnego podmiotu pokazuje, kiedy plik został utworzony.
• Pieczęć łańcucha: raz dziennie stan wszystkich łańcuchów potwierdzeń jest zabezpieczany w podpisanym dokumencie. Potwierdzenie podaje dane potrzebne do ponownego przeliczenia.
• Zweryfikuj online: pod adresem https://tephia.com/verify lub przez kod QR każdy może bez konta sprawdzić, czy potwierdzenie jest niezmienione. Potrzebne są do tego numer referencyjny przesyłki i wartość kontrolna z końca pliku PDF. Przy tym nic nie zostaje ujawnione. Mając sam plik, można go tam porównać z potwierdzeniem doręczenia; plik nie opuszcza komputera.

Kto widzi przesyłki

Zwykle widać tylko własne przesyłki. Jeśli organizacja włączyła wspólną widoczność, właściciele i administratorzy widzą przesyłki wszystkich użytkowników. Rola audytora widzi je zawsze. Kto ma taką widoczność, wybiera w polu wyboru przed okresem między Moje przesyłki a Cała organizacja.

W takim przypadku wszyscy użytkownicy widzą pod nagłówkiem Potwierdzenia zdanie: „Przesyłki wszystkich użytkowników organizacji są widoczne dla administracji i roli audytora.”

Na dole strony widać, jak długo organizacja przechowuje potwierdzenia. Starsze wpisy są pozbawiane treści; łańcuch pozostaje weryfikowalny.

Konto i bezpieczeństwo

W sekcji Konto zarządza się logowaniem i konfiguruje potwierdzenie doręczenia. Otwiera się ją z menu konta: kliknąć przycisk z własnym adresem e-mail w prawym górnym rogu i wybrać Konto.

Strona ma dwie grupy: Logowanie i Powiadomienia. Każda karta pokazuje najpierw aktualny stan. Formularz pojawia się pod nią dopiero po kliknięciu Zmień lub Dodaj. To, które karty są widoczne, zależy od tego, czy logowanie odbywa się przez Microsoft, czy hasłem.

Logowanie przez Microsoft

W przypadku logowania służbowym kontem Microsoft nie ma tu ustawień hasła ani drugiego składnika. Zarządza się nimi na koncie Microsoft w sekcji „Informacje zabezpieczające”. Przycisk Otwórz informacje zabezpieczające Microsoft prowadzi bezpośrednio tam. W razie problemów pomoże dział IT.

Zmiana hasła

1. W karcie Hasło kliknąć Zmień.
2. Wpisać Obecne hasło, Nowe hasło i Powtórz nowe hasło.
3. Kliknąć Zmień hasło.

Następnie następuje wylogowanie ze wszystkich urządzeń. Trzeba się wtedy zalogować ponownie nowym hasłem.

Aplikacja uwierzytelniająca

Karta pokazuje, czy logowanie jest chronione aplikacją uwierzytelniającą. W przypadku nowego telefonu lub innej aplikacji:

1. W karcie kliknąć Zmień.
2. Wpisać Hasło w celu potwierdzenia.
3. Kliknąć Zastąp aplikację uwierzytelniającą. Jeśli aplikacja nie jest jeszcze skonfigurowana, przycisk nosi nazwę Skonfiguruj aplikację uwierzytelniającą.
4. Zeskanować kod QR nową aplikacją lub skopiować do niej Klucz.
5. Wpisać Kod z nowej aplikacji i kliknąć Potwierdź nową aplikację.

Dotychczasowa aplikacja działa, dopóki nowa nie zostanie potwierdzona. Anuluj pozostawia wszystko bez zmian. Po zmianie pozostałe sesje zostają wylogowane i przychodzi o tym wiadomość e-mail. Jeśli starego telefonu już nie ma, administratorzy mogą zresetować dostęp; zob. Logowanie.

Klucze bezpieczeństwa i klucze dostępu

Klucz bezpieczeństwa, taki jak YubiKey, lub klucz dostępu, taki jak Windows Hello, Touch ID czy Face ID, zastępuje kod z aplikacji. Nie da się go wyłudzić (phishing), ponieważ odpowiada wyłącznie stronie, dla której został utworzony.

Aby go dodać:

1. W karcie Klucze bezpieczeństwa i klucze dostępu kliknąć Dodaj.
2. Opcjonalnie wpisać Oznaczenie (opcjonalnie), na przykład „YubiKey przy kluczach”.
3. Wpisać Hasło (w celu potwierdzenia).
4. Kliknąć Dodaj klucz i potwierdzić w oknie przeglądarki.

Karta pokazuje, ile kluczy jest zarejestrowanych, i wymienia każdy z dniem dodania i ostatniego użycia. Usuń usuwa klucz. Ostatniego drugiego składnika nie można usunąć. Najlepiej od razu skonfigurować drugi klucz jako zapasowy. Przy każdym nowym kluczu przychodzi wiadomość e-mail.

Dodatek do Outlooka

W przypadku logowania hasłem karta Dodatek Outlook pokazuje, ile zalogowań jest aktywnych, i wymienia każde zalogowanie dodatku do Outlooka z informacjami „Zalogowano”, „ostatnio użyto” i „ważne do”. Wyloguj kończy jedno z nich, na przykład dla komputera, który nie jest już używany.

Zalogowanie trwa 30 dni. Kończy się także po zmianie hasła lub drugiego składnika.

W przypadku Microsoft dodatek zwykle loguje się przez logowanie w Outlooku; nie ma do tego listy. Jeśli zalogował się przez własne okno logowania, na przykład dla skrzynek pocztowych na lokalnym serwerze Exchange, zalogowanie jest tu wymienione; trwa 7 dni od ostatniego użycia, maksymalnie 30 dni. Link Jak skonfigurować dodatek Outlook prowadzi do strony konfiguracji. Więcej w sekcji Dodatek do Outlooka.

Potwierdzenie przy odbiorze

Ta karta znajduje się w grupie Powiadomienia. Gdy tylko odbiorca odbierze przesyłkę, przychodzi powiadomienie e-mailem. Na życzenie dołączane jest pełne potwierdzenie doręczenia w formacie PDF.

1. Zaznaczyć Automatycznie wysyłaj potwierdzenie doręczenia jako PDF.
2. Jeśli potwierdzenie ma trafiać do innej skrzynki pocztowej, na przykład tej, z której prowadzone są akta, zaznaczyć Inny odbiorca i wpisać Adres docelowy. Musi on należeć do zweryfikowanej domeny organizacji.
3. Kliknąć Zapisz.

Jeśli organizacja ustaliła to dla wszystkich, zamiast wyboru widoczna jest informacja.

Język i wygląd

W prawym górnym rogu znajdują się dwa elementy sterujące:

• Wybór języka zmienia język interfejsu, na przykład na Deutsch, Français, Italiano lub Nederlands. Strona zostaje ponownie załadowana.
• Okrągły przycisk z księżycem lub słońcem (Zmień wygląd) przełącza między trybem jasnym i ciemnym.

Język potwierdzeń doręczenia i powiadomień ustala organizacja dla wszystkich, niezależnie od wybranego języka interfejsu.

Dodatek do Outlooka

Dzięki dodatkowi można wysyłać pliki i prosić o dokumenty bezpośrednio podczas pisania wiadomości e-mail. Na wstążce w grupie TEPHIA SECURE pojawiają się wtedy dwa przyciski: Wyślij bezpiecznie i Poproś o dokumenty. Po prawej stronie otwiera się okienko zadań. Tam odbywa się szyfrowanie; same pliki nie przechodzą przez system pocztowy.

Dodatek działa w nowym i klasycznym Outlooku dla systemu Windows, w Outlooku w sieci Web oraz w Outlooku dla komputerów Mac (tam ze skrzynkami pocztowymi w Microsoft 365). Pojawia się tylko podczas pisania wiadomości, a nie podczas czytania. Konfiguruje go dział IT.

W Outlooku w sieci Web i w nowym Outlooku dodatek znajduje się w nowej wiadomości w obszarze Aplikacje. Aby zachować go na pasku narzędzi, należy w menu Aplikacje kliknąć prawym przyciskiem myszy TEPHIA SECURE i wybrać Przypnij albo w obszarze Ustawienia → Poczta → Dostosuj akcje zaznaczyć TEPHIA SECURE. Jeśli brakuje go w obszarze Aplikacje, pomaga jednorazowe wylogowanie się z Outlooka w sieci Web i ponowne zalogowanie.

Logowanie

Przy pierwszym otwarciu do wyboru są dwie opcje:

• Zaloguj się przez Microsoft (główny przycisk): dodatek przejmuje logowanie z Outlooka. Za pierwszym razem trzeba to raz krótko potwierdzić. Tam, gdzie Outlook tego nie oferuje, na przykład dla skrzynek pocztowych na lokalnym serwerze Exchange, otwiera się okno logowania Microsoft; zalogowanie trwa wtedy 7 dni od ostatniego użycia, maksymalnie 30 dni.
• Zaloguj się hasłem (link poniżej): otwiera się okno, w którym należy wpisać Adres e-mail, Hasło i Kod z aplikacji uwierzytelniającej, a następnie kliknąć Zaloguj się. Zalogowanie trwa 30 dni dla tego Outlooka.

Jeśli okno się nie otwiera, należy zezwolić na wyskakujące okienka dla Outlooka. Na dole okienka widać „Zalogowano jako …” z opcją Wyloguj się. Hasło, drugi składnik i wszystkie inne ustawienia zmienia się w TEPHIA SECURE w przeglądarce.

Wyślij bezpiecznie

1. Utworzyć nową wiadomość i wpisać odbiorców w polu Do lub DW.
2. Kliknąć Wyślij bezpiecznie.
3. Przeciągnąć pliki do pola „Przeciągnij pliki tutaj lub wybierz” albo kliknąć w nim wybierz. Całe foldery wystarczy przeciągnąć; w okienku nie ma przycisku do wyboru folderu. Łącznie na przesyłkę tyle, ile pozwala plan: 500 MB, 1 GB lub 2 GB, w okresie próbnym 100 MB.
4. Oznaczenie (opcjonalnie) jest wstępnie wypełnione tematem. Pojawia się w widoku statusu i w potwierdzeniu doręczenia, a przy kilku plikach także jako nazwa pliku ZIP.
5. W sekcji Doręczenie linku wybrać jedną z dwóch kart. Wybór zostanie zapamiętany na następny raz.
6. Kliknąć Zaszyfruj i wstaw do wiadomości.

Następnie okienko pokazuje ze znacznikami, co zostało zrobione, na przykład „Hasło jest w wiadomości”. Gdy niczego już nie brakuje, poniżej w zielonym polu pojawia się „Wszystko gotowe. Można teraz wysłać wiadomość.” Pokaż hasło wyświetla hasło, Kopiuj hasło je kopiuje, a Wyślij kolejne pliki pozwala zacząć od nowa.

TEPHIA SECURE wysyła link (zalecane)

Karta nosi nazwę TEPHIA SECURE wysyła link („Zalecane · własny link dla każdego odbiorcy”). Dodatek wstawia do wiadomości ramkę z hasłem; hasło jest więc w tej wiadomości. Następnie wiadomość wysyła się jak zwykle.

Dopiero po jej wysłaniu każdy odbiorca w polach Do i DW otrzymuje od TEPHIA SECURE własną wiadomość z osobistym linkiem. Każdy może nim odebrać przesyłkę jeden raz; kod potwierdzający nie jest potrzebny, dlatego przy tej karcie okienko ukrywa potwierdzanie kodem. Potwierdzenie pokazuje, kto odebrał. Odbiorcy dodani przed wysłaniem automatycznie otrzymują swój link. Link i hasło docierają więc dwoma różnymi kanałami. Na przesyłkę wychodzi maksymalnie 20 linków; przy większej liczbie odbiorców dodatek wyświetla komunikat „Maksymalnie 20 odbiorców na przesyłkę.” Dodatek nie sprawdza adresów z wyprzedzeniem; jeśli na któryś nie da się doręczyć wiadomości, Outlook zgłasza to jak zwykle dla Państwa wiadomości.

Następnie okienko pokazuje „Hasło jest w wiadomości” i „Linki trafią do: … po wysłaniu”. Jeśli wiadomość zostanie odrzucona, linki również nie zostaną wysłane. Po około 30 minutach przypomina o tym wiadomość „Linki jeszcze nie zostały wysłane”. W starszych wersjach Outlooka linki są wysyłane od razu po przesłaniu plików; okienko informuje wtedy, do kogo.

Link w tej wiadomości

Karta nosi nazwę Link jest w tej wiadomości („Hasło przekazują Państwo osobno”, na przykład telefonicznie lub w drugiej wiadomości). Dodatek wstawia do wiadomości ramkę z linkiem i od razu otwiera drugą wiadomość z hasłem do tych samych odbiorców. Należy wysłać obie wiadomości. Otwórz ponownie wiadomość z hasłem przywraca ją; Kopiuj hasło pozwala przekazać je na przykład telefonicznie. Jeśli w wiadomości nie ma jeszcze odbiorców, wiadomość z hasłem nie otwiera się sama; okienko pokazuje wtedy „W wiadomości nie ma jeszcze odbiorców — wiadomość z hasłem otworzy się bez adresatów.” i przycisk Przygotuj wiadomość z hasłem. Przy tej karcie zielone pole „Wszystko gotowe. Można teraz wysłać wiadomość.” pojawia się dopiero wtedy, gdy wiadomość z hasłem zostanie przygotowana lub wysłana.

Jeśli logowanie do dodatku odbywa się przez Microsoft lub skrzynka pocztowa znajduje się na firmowym serwerze Exchange, druga wiadomość się nie otwiera. Zamiast tego okienko zadań pokazuje odbiorców i treść wiadomości z hasłem; po ewentualnych zmianach wystarczy kliknąć Wyślij wiadomość z hasłem. Wiadomość jest wysyłana bezpośrednio z własnej skrzynki i pojawia się następnie w folderze „Elementy wysłane”. Za pierwszym razem Microsoft może zapytać, czy dodatek może wysyłać wiadomości w imieniu użytkownika; dotyczy to wyłącznie tych wiadomości z hasłem.

Przy kilku odbiorcach wszyscy otrzymują ten sam link. Każdy potwierdza wtedy przy odbiorze swój adres kodem i może odebrać przesyłkę jeden raz. Przy jednym odbiorcy można to włączyć opcją Odbiorcy potwierdzają swój adres kodem. To pole wyboru pojawia się tylko przy karcie Link jest w tej wiadomości.

Przejęcie istniejących załączników

Jeśli wiadomość ma już załączniki, okienko oferuje opcję Zamiast tego wyślij załączniki bezpiecznie. Załączniki trafiają na listę plików i po przesłaniu są usuwane z wiadomości.

Poproś o dokumenty

1. Utworzyć wiadomość do klienta i kliknąć Poproś o dokumenty.
2. Sprawdzić Oznaczenie (opcjonalnie) i opcjonalnie wypełnić pole Wskazówka dla nadawcy (opcjonalnie).
3. W sekcji Doręczenie linku wybrać jedną z dwóch kart jak powyżej.
4. Kliknąć Utwórz skrzynkę i wstaw do wiadomości.

Hasło trafia także do nadawcy wiadomości, aby mógł później otworzyć przekazane pliki. Widok końcowy potwierdza to komunikatem „Hasło wysłano też na adres … — do późniejszego otwarcia plików”. Pobiera się je w przeglądarce w sekcji Skrzynka na dokumenty.

Kontrola przy wysyłaniu

Przy wysyłaniu Outlook sprawdza, czy każdy odbiorca otrzymuje link, hasło i uprawnienie do odbioru. Jeśli czegoś brakuje, Outlook wstrzymuje wiadomość i podaje przyczynę, na przykład:

• Wiadomość z hasłem nie została jeszcze przygotowana.
• Ktoś otrzymuje link, ale jeszcze nie hasło, na przykład dlatego, że został dodany po wiadomości z hasłem.
• Ktoś nie może jeszcze odebrać przesyłki przez link.
• Hasła nie ma już w wiadomości.
• Wysłanie linków przy wysyłaniu nie powiodło się.

W komunikacie należy kliknąć Popraw teraz. Otwiera się okienko i w jednym kroku uzupełnia wszystko. Następnie wystarczy ponownie wysłać wiadomość. Jeśli dana wersja Outlooka nie ma takiego przycisku, należy otworzyć TEPHIA SECURE na wstążce i wybrać tam Popraw teraz.

Okienko pokazuje te same punkty już wcześniej w ramce Do zrobienia przed wysłaniem. Gdy wszystko jest gotowe, w zielonym polu pojawia się komunikat „Wszystko gotowe. Można teraz wysłać wiadomość.” Wiadomości bez przygotowanej przesyłki są wysyłane bez kontroli.

Pytanie o „mailto”

Klasyczny Outlook czasem pyta, czy dodatek może otworzyć „mailto”. Okienko krótko o tym wtedy przypomina. Należy zaznaczyć Zapamiętaj mój wybór i wybrać Otwórz. Outlook nie zapyta już ponownie na tym komputerze.

Dział IT może też zezwolić na to dla wszystkich komputerów organizacji; wtedy Outlook w ogóle nie pyta. Jak to zrobić, opisano w przewodniku dla administratorów w rozdziale „Dodatek do Outlooka: zasady i sieć”.

Szczegóły techniczne

Jeśli coś się zawiesza lub kończy błędem, na dole okienka pojawia się sekcja Szczegóły techniczne. Zawiera ona każdy krok z czasem. Wystarczy ją rozwinąć i zrobić zrzut ekranu dla działu IT lub pomocy technicznej.

Dla odbiorców: odbieranie i przekazywanie

Ten rozdział jest przeznaczony dla wszystkich, którzy otrzymują pliki przez TEPHIA SECURE lub zostali poproszeni o dokumenty. Konto ani instalacja nie są potrzebne. Wystarczy aktualna przeglądarka.

Odbiór pliku

Link przychodzi e-mailem, bezpośrednio od nadawcy albo od TEPHIA SECURE z tematem „… udostępnia Państwu zaszyfrowany plik”, a w przypadku kilku plików „… udostępnia Państwu zaszyfrowane pliki”. Hasło przekazuje nadawca osobno, na przykład telefonicznie lub w drugiej wiadomości e-mail. TEPHIA SECURE nigdy nie wysyła hasła.

1. Otworzyć link, na przykład przyciskiem Odbierz plik w wiadomości, a w przypadku kilku plików Odbierz pliki.
2. Strona Odbierz plik pokazuje nazwę pliku, rozmiar, nadawcę, termin i pozostałe próby odbioru.
3. Wpisać Hasło, zwracając uwagę na wielkie i małe litery. Najbezpieczniej jest skopiować je w całości.
4. Kliknąć Odszyfruj i zapisz.

Przeglądarka wczytuje plik, odszyfrowuje go i zapisuje, zwykle w folderze pobranych plików. Kilka plików przychodzi jako ZIP. Strona informuje następnie: „Plik został odszyfrowany i zapisany. Został teraz usunięty z serwera.” Nie można go odebrać po raz drugi, dlatego należy go starannie przechować.

Potwierdzenie adresu e-mail kodem

Jeśli nadawca określił, kto może odebrać przesyłkę, najpierw pojawia się Prosimy potwierdzić adres e-mail.

1. W polu Adres e-mail wpisać adres, dla którego przeznaczona jest przesyłka.
2. Kliknąć Poproś o kod.
3. Przychodzi wiadomość „Państwa kod potwierdzający do odbioru” z sześciocyfrowym kodem. Jest on ważny przez 15 minut i tylko dla tej przesyłki.
4. Wpisać kod w polu Kod z wiadomości e-mail. Jest on sprawdzany automatycznie po wpisaniu szóstej cyfry. Można też kliknąć Potwierdź.
5. Następnie wpisać hasło jak powyżej.

Jeśli kod nie przychodzi, warto sprawdzić pisownię adresu i folder spamu. Poproś o nowy kod wysyła nowy. Ze względów bezpieczeństwa strona zawsze odpowiada tak samo, nawet jeśli adres nie jest uprawniony.

Próby odbioru

Każde kliknięcie Odszyfruj i zapisz liczy się jako próba. Dostępne są trzy próby. Strona pokazuje, ile pozostało. Po ich wyczerpaniu plik zostaje zablokowany. Należy wtedy poprosić nadawcę o ponowne wysłanie.

Inne komunikaty i ich znaczenie:

Czego dowiaduje się nadawca

Nadawca otrzymuje powiadomienie, gdy tylko przesyłka zostanie odebrana. Jego potwierdzenie zawiera datę i godzinę, adres IP odbiorcy i ustaloną na jego podstawie przybliżoną lokalizację. Widzi także, czy link z wiadomości e-mail został otwarty i czy adres został potwierdzony kodem. Treść pliku znają tylko odbiorca i nadawca.

Przekazywanie plików do skrzynki na dokumenty

W przypadku prośby o dokumenty przychodzi link do skrzynki na dokumenty, na przykład w wiadomości „… prosi o przesłanie plików w postaci zaszyfrowanej”. Hasło przekazuje osobno osoba, która prosi o dokumenty.

1. Otworzyć link, na przykład przyciskiem Przekaż pliki. Strona pokazuje, dla kogo przekazywane są pliki, oraz ewentualną wskazówkę.
2. Przeciągnąć pliki lub foldery na obszar albo kliknąć Wybierz pliki lub Wybierz folder. Każdy plik jest szyfrowany osobno.
3. Wpisać Hasło i kliknąć Zaszyfruj i przekaż.
4. Aby dodać kolejne pliki, kliknąć Dodaj kolejne pliki. Hasło pozostaje w polu.
5. Po zakończeniu kliknąć Wszystkie pliki przesłane. Adresat otrzymuje wtedy powiadomienie. Bez tego kliknięcia powiadomienie zostanie wysłane automatycznie dwie godziny po pierwszym pliku.

Pliki można dodać także później. Wystarczy ponownie otworzyć link, dopóki skrzynka jest otwarta i nie została opróżniona. Potem nie przyjmuje już niczego i należy poprosić o nową skrzynkę. Po zbyt wielu błędnych hasłach skrzynka zostaje zablokowana. Należy wtedy skontaktować się z osobą, która prosiła o dokumenty.

Nie przyszła żadna wiadomość?

Warto sprawdzić folder spamu lub wiadomości-śmieci. Wiadomości z linkiem od TEPHIA SECURE zawierają w temacie nazwisko nadawcy. Jeśli nic nie można znaleźć, należy zapytać nadawcę.

Coś wygląda podejrzanie?

Na dole stron odbioru i przekazywania znajduje się Zgłoś nadużycie. Prosimy krótko opisać, co zwróciło uwagę, na przykład nieznany nadawca lub żądanie zapłaty. Nadawca nie dowie się, kto dokonał zgłoszenia.

Często zadawane pytania

Hasła i linki

Hasło do przesyłki zostało utracone. Czy możecie je przesłać?

Nie. Hasło jest tworzone w przeglądarce i nigdzie nie jest zapisywane. Nikt nie może go odzyskać, nawet operator. Na tym polega istota szyfrowania end-to-end. Wystarczy wysłać pliki ponownie, z nowym linkiem i nowym hasłem.

A jeśli brakuje hasła do skrzynki na dokumenty?

Najpierw warto wyszukać w skrzynce odbiorczej wiadomość „Dane dostępu do Państwa skrzynki …”. W otwartej skrzynce pomaga Gdzie jest hasło?. Hasło zna też klient. W ostateczności pozostaje opcja Poproś nadawcę ponownie; zob. Skrzynka na dokumenty.

Link wygasł. Co teraz?

Wygasła przesyłka zostaje usunięta i nie można jej przedłużyć. Należy wysłać pliki ponownie. W przypadku wygasłej skrzynki należy utworzyć nową.

Czy link i hasło można umieścić w tej samej wiadomości?

Lepiej nie. Kto przechwyci tę jedną wiadomość, będzie miał jedno i drugie. Należy użyć dwóch kanałów, na przykład link e-mailem, a hasło telefonicznie. Najprościej jest pozwolić, aby link wysłał TEPHIA SECURE; zob. Wysyłanie plików.

Odbiorcy

Odbiorca nie może otworzyć pliku.

Należy to sprawdzić z odbiorcą:

• Czy wpisał pełne hasło z poprawnymi wielkimi i małymi literami?
• Czy jego trzy próby odbioru zostały wyczerpane? Widać to w sekcji Potwierdzenia. Jeśli tak, należy wysłać ponownie.
• Czy plik został już odebrany, na przykład przez innego odbiorcę przez udostępniany link?
• Czy minął termin?
• Czy czeka na kod potwierdzający? Wtedy powinien sprawdzić folder spamu.

Instrukcja dla odbiorców znajduje się w sekcji Dla odbiorców. Można przesłać odbiorcy link do tej pomocy: https://tephia.com/help

Adres odbiorcy jest odrzucany lub zaznaczony na żółto.

Strona zaznacza na żółto adresy, w których podejrzewa literówkę w popularnej domenie pocztowej. Przycisk obok, na przykład gmail.com?, przyjmuje propozycję. Jeśli adres jest jednak poprawny, należy kliknąć Wyślij link drugi raz; wtedy link zostanie wysłany.

Jeśli komunikat brzmi „Na adres w domenie … nie można dostarczyć poczty. Sprawdź adres.”, domena według DNS nie przyjmuje wiadomości e-mail, najczęściej z powodu literówki. Należy sprawdzić pisownię lub zapytać odbiorcę o jego adres. Adresy zaznaczone na czerwono nie są prawidłowymi adresami e-mail. Więcej informacji w sekcji Wysyłanie plików.

Czy można się dowiedzieć, że link nie dotarł?

Jeśli system pocztowy odbiorcy odrzuci wiadomość, tak: przychodzi wiadomość „Niedoręczona: wiadomość do …”, a w sekcji Potwierdzenia pojawia się na czerwono „niedoręczona do …”. Jeśli odrzuci ją bez powiadomienia, nikt się o tym nie dowie, a przesyłka pozostanie otwarta. Dopiero odbiór dowodzi otrzymania z pewnością.

Czy odbiorca potrzebuje konta?

Nie. Odbieranie i przekazywanie działają bez konta i bez instalacji, po prostu w przeglądarce.

Pliki i technika

Jak duża może być przesyłka?

Zależnie od planu do 500 MB (Starter), 1 GB (Team) lub 2 GB (Business i Enterprise) na przesyłkę, w okresie próbnym 100 MB. Kilka plików lub folder są pakowane w plik ZIP, który jako całość musi mieścić się w tym limicie. W skrzynce na dokumenty limit dotyczy każdego pojedynczego pliku. Większe ilości danych należy podzielić na kilka przesyłek.

Jakiej przeglądarki potrzebuję?

Aktualnej przeglądarki. Szyfrowanie odbywa się w samej przeglądarce, dlatego rozszerzenie nie jest potrzebne. Strona musi być otwarta przez https://; w przeciwnym razie przeglądarka nie udostępnia szyfrowania.

Czy to działa na smartfonie?

Strony działają w przeglądarce, a więc zasadniczo także na smartfonach i tabletach. Plik jest szyfrowany lub odszyfrowywany w pamięci urządzenia. W przypadku dużych plików lepszym wyborem jest komputer.

Dodatek do Outlooka nie jest dostępny w Outlooku na smartfonach.

Dane i przechowywanie

Gdzie przechowywane są dane?

Serwery znajdują się w centrum danych w Niemczech. Więcej informacji zawiera strona startowa w sekcji „Gdzie są przechowywane Państwa dane”. Pliki są tam zapisywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej.

Jak długo przechowywane są pliki?

• Przesyłka pozostaje na serwerze do momentu odbioru, najpóźniej do daty wygaśnięcia. Data jest wyświetlana po przesłaniu. Następnie przesyłka zostaje usunięta.
• Pliki w skrzynce na dokumenty są usuwane, gdy tylko wszystkie zostaną pobrane albo gdy skrzynka zostanie zamknięta lub wygaśnie.
• Potwierdzenia są przechowywane tak długo, jak ustaliła organizacja. Okres ten jest podany na dole w sekcji Potwierdzenia. Następnie wpisy są pozbawiane treści; łańcuch pozostaje weryfikowalny.

Czy operator może czytać moje pliki?

Nie. Na serwerze pliki są przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, a klucz nigdy nie jest zapisywany. Co serwer widzi, opisano w sekcji Przegląd.