Complemento de Outlook

Qué hace el complemento

Al redactar un correo, la cinta ofrece dos botones:

• Enviar de forma segura: seleccione archivos o arrastre carpetas enteras. El complemento los cifra dentro de Outlook antes de cargarlos. O bien TEPHIA SECURE envía a cada destinatario su propio enlace al enviar el correo y la contraseña va en el correo, o bien el enlace va en el correo y la contraseña llega a los mismos destinatarios en un segundo correo.
• Solicitar documentos: crea un buzón de carga e inserta su enlace en el correo. El destinatario carga sus archivos cifrados, sin cuenta.

Al enviar, el complemento comprueba si el enlace y la contraseña se han distribuido por completo. El estado y el justificante de entrega los encontrará, como siempre, en TEPHIA SECURE, en Justificantes de entrega. Los archivos no pasan por su sistema de correo: Microsoft solo ve los correos con el enlace y la contraseña, nunca los archivos.

Requisitos

• Una cuenta de TEPHIA SECURE en su organización para cada persona que utilice el complemento.
• Outlook clásico para Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 y posteriores), el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac con buzones en Microsoft 365.
• No compatibles: Outlook 2016 y 2019. Outlook en smartphones llegará más adelante.

Configuración para toda la organización (Microsoft 365)

Para los administradores de su inquilino de Microsoft 365 (administrador global o administrador de Exchange):

1. Abra el Centro de administración de Microsoft 365: Configuración → Aplicaciones integradas → Cargar aplicaciones personalizadas.
2. Elija el tipo de aplicación Complemento de Office, después Proporcionar vínculo al archivo de manifiesto e introduzca esta dirección:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Decida quién recibe el complemento: todos los usuarios, grupos concretos o personas individuales.
4. Implemente. Microsoft tarda unas horas, como máximo un día, en mostrar el complemento en Outlook.

Después, las actualizaciones del complemento llegan automáticamente; no tiene que volver a implementar nada.

Buzones en Exchange Server (local)

1. Descargue la versión para Exchange Server. Exchange Server rechaza la versión estándar.
2. En el Centro de administración de Exchange, en Organización → Complementos, haga clic en + y en Agregar desde archivo, y elija el archivo. Agregar desde URL no funciona con Exchange Server (error «constraintProvider»).
3. Ponga el complemento de la lista a disposición de los usuarios de su organización.

Si su Exchange Server también rechaza esta versión, utilice la versión sin comprobación al enviar. Son compatibles Outlook clásico para Windows y Outlook en la web de su servidor.

Instalación individual

Para probarlo sin implicar a sus administradores:

1. Descargar el manifiesto.
2. En Outlook: Obtener complementos → Mis complementos → Agregar un complemento personalizado → Agregar desde archivo y elija el archivo.

Si los usuarios pueden añadir complementos por sí mismos lo determina la administración de Microsoft 365 de su organización.

Inicio de sesión

• Con Microsoft: el complemento asume el inicio de sesión de Outlook. La primera vez, cada persona confirma brevemente los permisos una sola vez.
• Con contraseña y segundo factor: la primera vez se abre una ventana de inicio de sesión. Después, la sesión dura 30 días en este Outlook. Puede cerrarse en cualquier momento en el complemento o en TEPHIA SECURE, desde el menú de cuenta arriba a la derecha, en Cuenta, apartado Inicio de sesión; también termina al cambiar la contraseña o el segundo factor.

El complemento solo puede enviar archivos y crear buzones de carga. La contraseña, el segundo factor, los usuarios y el plan se cambian en TEPHIA SECURE, en el navegador.

Correo con la contraseña

Si el enlace va en el correo, el complemento envía la contraseña en un segundo correo desde el buzón de la persona:

• Sesión iniciada con Microsoft (Microsoft 365): directamente a través de Microsoft Graph, sin segunda ventana. Para ello, la primera vez la persona confirma «Enviar correo como usted».
• Buzón en Exchange Server: directamente a través de los Exchange Web Services (EWS) de su servidor, también sin segunda ventana.
• En los demás casos, el complemento abre el correo con la contraseña mediante un enlace mailto:, y Outlook clásico pregunta la primera vez si el complemento puede abrir «mailto». Cada usuario marca entonces Recordar mi elección y elige Abrir. Para toda la organización, permita «mailto» mediante directiva de grupo, Intune o el registro (Office versión 2408 o posterior):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Valor mailto (cadena) = Allow. Archivo listo para usar: Descargar el archivo de registro.

Límites

• Por envío, tanto como permita su plan: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) o 2 GB (Business, Enterprise); 100 MB durante el periodo de prueba, igual que en el navegador.
• Varios archivos y carpetas se agrupan en un único archivo ZIP.
• El complemento solo aparece al redactar un correo, no al leerlo.

Más ayuda

La guía detallada para el departamento de informática, con funcionamiento híbrido, directivas, red y solución de problemas, está disponible tras iniciar sesión en TEPHIA SECURE, en Administración → Guía. Con gusto respondemos a sus preguntas sobre la configuración: connect [at] tephia [dot] com.