Πρόσθετο Outlook

Τι κάνει το πρόσθετο

Κατά τη σύνταξη ενός e-mail, η κορδέλα προσφέρει δύο κουμπιά:

• Ασφαλής αποστολή: επιλέξτε αρχεία ή σύρετε μέσα ολόκληρους φακέλους. Το πρόσθετο τα κρυπτογραφεί μέσα στο Outlook πριν ανέβουν. Είτε το TEPHIA SECURE στέλνει σε κάθε παραλήπτη δικό του σύνδεσμο κατά την αποστολή του e-mail και ο κωδικός πρόσβασης βρίσκεται στο e-mail· είτε ο σύνδεσμος βρίσκεται στο e-mail και ο κωδικός πρόσβασης πηγαίνει με δεύτερο e-mail στους ίδιους παραλήπτες.
• Αίτηση εγγράφων: δημιουργεί μια θυρίδα κατάθεσης και εισάγει τον σύνδεσμό της στο e-mail. Ο παραλήπτης καταθέτει τα αρχεία του κρυπτογραφημένα, χωρίς λογαριασμό.

Κατά την αποστολή, το πρόσθετο ελέγχει αν ο σύνδεσμος και ο κωδικός πρόσβασης έχουν διανεμηθεί πλήρως. Την κατάσταση και το αποδεικτικό παράδοσης θα τα βρείτε ως συνήθως στο TEPHIA SECURE, στα Αποδεικτικά. Τα αρχεία δεν περνούν από το σύστημα e-mail σας: η Microsoft βλέπει μόνο τα e-mail με τον σύνδεσμο και τον κωδικό πρόσβασης, ποτέ τα αρχεία.

Προϋποθέσεις

• Ένας λογαριασμός TEPHIA SECURE στον οργανισμό σας για καθέναν που χρησιμοποιεί το πρόσθετο.
• Κλασικό Outlook για Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 και νεότερες), νέο Outlook για Windows, Outlook στο web και Outlook για Mac με γραμματοκιβώτια στο Microsoft 365.
• Δεν υποστηρίζονται: Outlook 2016 και 2019. Το Outlook σε smartphone θα ακολουθήσει αργότερα.

Ρύθμιση για ολόκληρο τον οργανισμό (Microsoft 365)

Για τους διαχειριστές του Microsoft 365 σας (Global Administrator ή Exchange Administrator):

1. Ανοίξτε το Κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365: Settings → Integrated apps → Upload custom apps.
2. Επιλέξτε τον τύπο εφαρμογής Office Add-in, στη συνέχεια Provide link to manifest file και εισαγάγετε αυτή τη διεύθυνση:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Αποφασίστε ποιος λαμβάνει το πρόσθετο: όλοι οι χρήστες, συγκεκριμένες ομάδες ή μεμονωμένα άτομα.
4. Ολοκληρώστε την ανάπτυξη. Από την πλευρά της Microsoft χρειάζονται μερικές ώρες, το πολύ μία ημέρα, μέχρι να εμφανιστεί το πρόσθετο στο Outlook.

Οι ενημερώσεις του πρόσθετου φτάνουν στη συνέχεια αυτόματα· δεν χρειάζεται να αναπτύξετε τίποτα ξανά.

Γραμματοκιβώτια σε Exchange Server (τοπικά)

1. Λήψη της έκδοσης για Exchange Server. Ο Exchange Server απορρίπτει την τυπική έκδοση.
2. Στο Κέντρο διαχείρισης του Exchange, στο Organization → Add-ins, κάντε κλικ στο + και στο Add from file και επιλέξτε το αρχείο. Το Add from URL δεν λειτουργεί με τον Exchange Server (σφάλμα «constraintProvider»).
3. Διαθέστε το πρόσθετο από τη λίστα στους χρήστες του οργανισμού σας.

Αν ο Exchange Server σας απορρίπτει και αυτή την έκδοση, χρησιμοποιήστε την έκδοση χωρίς τον έλεγχο αποστολής. Υποστηρίζονται το κλασικό Outlook για Windows και το Outlook στο web του διακομιστή σας.

Μεμονωμένη εγκατάσταση

Για δοκιμή, χωρίς τους διαχειριστές:

1. Λήψη manifest.
2. Στο Outlook: Get Add-ins → My add-ins → Add a custom add-in → Add from file και επιλέξτε το αρχείο.

Το αν μεμονωμένοι χρήστες μπορούν να προσθέτουν μόνοι τους πρόσθετα το καθορίζει η διαχείριση του Microsoft 365 σας.

Σύνδεση

• Με Microsoft: Το πρόσθετο αναλαμβάνει τη σύνδεση από το Outlook. Την πρώτη φορά, κάθε άτομο επιβεβαιώνει σύντομα, μία φορά, τα δικαιώματα.
• Με κωδικό πρόσβασης και δεύτερο παράγοντα: Την πρώτη φορά ανοίγει ένα παράθυρο σύνδεσης. Η σύνδεση διαρκεί στη συνέχεια 30 ημέρες για αυτό το Outlook. Μπορεί να τερματιστεί ανά πάσα στιγμή στο πρόσθετο ή στο TEPHIA SECURE από το μενού λογαριασμού πάνω δεξιά, στην ενότητα Λογαριασμός, τμήμα Σύνδεση· τερματίζεται επίσης όταν αλλάξει ο κωδικός πρόσβασης ή ο δεύτερος παράγοντας.

Στο πρόσθετο μπορείτε μόνο να στέλνετε αρχεία και να δημιουργείτε θυρίδες κατάθεσης. Τον κωδικό πρόσβασης, τον δεύτερο παράγοντα, τους χρήστες και το πρόγραμμα τα αλλάζετε στην εφαρμογή web του TEPHIA SECURE.

E-mail κωδικού πρόσβασης

Αν ο σύνδεσμος βρίσκεται στο e-mail, το πρόσθετο στέλνει τον κωδικό πρόσβασης με δεύτερο e-mail από το γραμματοκιβώτιο του ατόμου:

• Σύνδεση με Microsoft (Microsoft 365): απευθείας μέσω του Microsoft Graph, χωρίς δεύτερο παράθυρο. Την πρώτη φορά, το άτομο επιβεβαιώνει για αυτό το «Send mail as you».
• Γραμματοκιβώτιο σε Exchange Server: απευθείας μέσω των Exchange Web Services (EWS) του διακομιστή σας, επίσης χωρίς δεύτερο παράθυρο.
• Διαφορετικά, το πρόσθετο ανοίγει το e-mail κωδικού πρόσβασης μέσω ενός συνδέσμου mailto: και το κλασικό Outlook ρωτά την πρώτη φορά αν το πρόσθετο επιτρέπεται να ανοίξει το «mailto». Οι μεμονωμένοι χρήστες επιλέγουν τότε Απομνημόνευση της επιλογής μου και κάνουν κλικ στο Άνοιγμα. Για ολόκληρο τον οργανισμό, επιτρέψτε το «mailto» με πολιτική ομάδας, Intune ή μητρώο (Office από την έκδοση 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Τιμή mailto (συμβολοσειρά) = Allow. Έτοιμο ως αρχείο: Λήψη αρχείου μητρώου.

Όρια

• Ανά αποστολή όσο επιτρέπει το πρόγραμμά σας: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ή 2 GB (Business, Enterprise), 100 MB κατά τη δοκιμαστική περίοδο – όπως στο πρόγραμμα περιήγησης.
• Πολλά αρχεία και φάκελοι συγκεντρώνονται σε ένα αρχείο ZIP.
• Το πρόσθετο εμφανίζεται μόνο κατά τη σύνταξη e-mail, όχι κατά την ανάγνωση.

Περισσότερη βοήθεια

Τον αναλυτικό οδηγό για το τμήμα πληροφορικής, με υβριδική λειτουργία, πολιτικές, δίκτυο και αντιμετώπιση προβλημάτων, θα τον βρείτε μετά τη σύνδεση στο TEPHIA SECURE, στο Διαχείριση → Οδηγός. Απαντάμε ευχαρίστως σε ερωτήσεις σχετικά με τη ρύθμιση: connect [at] tephia [dot] com.