Outlook-tillägg

Vad tillägget gör

När ett e-postmeddelande skrivs erbjuder menyfliksområdet två knappar:

• Skicka säkert: välj filer eller dra in hela mappar. Tillägget krypterar dem i Outlook innan de laddas upp. Antingen skickar TEPHIA SECURE en egen länk till varje mottagare när meddelandet skickas, och lösenordet står i meddelandet; eller så står länken i meddelandet, och lösenordet går i ett andra meddelande till samma mottagare.
• Begär in dokument: skapar en filinkorg och infogar dess länk i meddelandet. Mottagaren lämnar sina filer krypterat, utan konto.

Vid sändning kontrollerar tillägget om länk och lösenord har fördelats fullständigt. Status och leveransbevis hittar du som vanligt i TEPHIA SECURE under Bevis. Filerna går inte via ditt e-postsystem: Microsoft ser bara meddelandena med länk och lösenord, aldrig filerna.

Förutsättningar

• Ett TEPHIA SECURE-konto i din organisation för alla som använder tillägget.
• Klassiska Outlook för Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 och senare), nya Outlook för Windows, Outlook på webben och Outlook för Mac med postlådor i Microsoft 365.
• Stöds inte: Outlook 2016 och 2019. Outlook på smartphones kommer senare.

Konfigurera för hela organisationen (Microsoft 365)

För administratörerna av din Microsoft 365-klientorganisation (Global administratör eller Exchange-administratör):

1. Öppna administrationscentret för Microsoft 365: Inställningar → Integrerade appar → Ladda upp anpassade appar.
2. Välj apptypen Office-tillägg, sedan Ange länk till manifestfilen och ange den här adressen:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Bestäm vem som får tillägget: alla användare, vissa grupper eller enskilda personer.
4. Slutför distributionen. Det tar några timmar på Microsofts sida, högst en dag, innan tillägget visas i Outlook.

Uppdateringar av tillägget kommer därefter automatiskt; du behöver inte distribuera något på nytt.

Postlådor på Exchange Server (lokalt)

1. Ladda ned versionen för Exchange Server. Exchange Server avvisar standardversionen.
2. Klicka i Exchange-administrationscentret under Organisation → Tillägg på + och Lägg till från fil och välj filen. Lägg till från URL fungerar inte med Exchange Server (felet ”constraintProvider”).
3. Gör tillägget i listan tillgängligt för användarna i din organisation.

Om din Exchange Server avvisar även den här versionen använder du versionen utan kontroll vid sändning. Klassiska Outlook för Windows och Outlook på webben på din server stöds.

Installera individuellt

Så provar du tillägget utan att involvera administrationen:

1. Ladda ned manifest.
2. I Outlook: Hämta tillägg → Mina tillägg → Lägg till ett anpassat tillägg → Lägg till från fil och välj filen.

Om enskilda användare själva får lägga till tillägg styrs av din Microsoft 365-administration.

Inloggning

• Med Microsoft: tillägget tar över inloggningen från Outlook. Första gången bekräftar varje person behörigheterna en gång, helt kort.
• Med lösenord och andra faktor: första gången öppnas ett inloggningsfönster. Inloggningen gäller sedan i 30 dagar för den här Outlook-installationen. Den kan avslutas när som helst i tillägget eller i TEPHIA SECURE via kontomenyn uppe till höger under Konto, avsnittet Inloggning; den upphör också när lösenordet eller den andra faktorn ändras.

I tillägget kan du bara skicka filer och skapa filinkorgar. Lösenord, andra faktor, användare och abonnemang ändrar du i TEPHIA SECURE i webbläsaren.

Lösenordsmejl

Om länken står i meddelandet skickar tillägget lösenordet i ett andra meddelande från personens postlåda:

• Inloggad med Microsoft (Microsoft 365): direkt via Microsoft Graph, utan ett andra fönster. Första gången bekräftar personen ”Skicka e-post som du” för detta.
• Postlåda på Exchange Server: direkt via Exchange Web Services (EWS) på din server, också utan ett andra fönster.
• Annars öppnar tillägget lösenordsmejlet via en mailto:-länk, och klassiska Outlook frågar första gången om tillägget får öppna ”mailto”. Enskilda användare markerar då Kom ihåg mitt val och väljer Öppna. För hela organisationen tillåter du ”mailto” via grupprincip, Intune eller registret (Office från version 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Värdet mailto (sträng) = Allow. Färdig fil: Ladda ned registerfil.

Begränsningar

• Per försändelse så mycket som ditt abonnemang tillåter: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) eller 2 GB (Business, Enterprise), under provperioden 100 MB – som i webbläsaren.
• Flera filer och mappar samlas i en ZIP-fil.
• Tillägget visas bara när ett meddelande skrivs, inte när det läses.

Mer hjälp

Den utförliga guiden för IT, med hybriddrift, principer, nätverk och felsökning, hittar du efter inloggning i TEPHIA SECURE under Administration → Guide. Vi svarar gärna på frågor om konfigurationen: connect [at] tephia [dot] com.