Complément Outlook

Ce que fait le complément

Lors de la rédaction d'un e-mail, le ruban propose deux boutons :

• Envoyer en toute sécurité : sélectionnez des fichiers ou faites glisser des dossiers entiers. Le complément les chiffre dans Outlook avant leur téléversement. Soit TEPHIA SECURE envoie à chaque destinataire son propre lien lors de l'envoi de l'e-mail, et le mot de passe figure dans l'e-mail ; soit le lien figure dans l'e-mail, et le mot de passe part dans un second e-mail aux mêmes destinataires.
• Demander des documents : crée une boîte de dépôt et insère son lien dans l'e-mail. Le destinataire dépose ses fichiers de manière chiffrée, sans compte.

Lors de l'envoi, le complément vérifie que le lien et le mot de passe ont été entièrement distribués. Vous trouvez le statut et la preuve de remise comme d'habitude dans TEPHIA SECURE sous Preuves. Les fichiers ne passent pas par votre messagerie : Microsoft ne voit que les e-mails contenant le lien et le mot de passe, jamais les fichiers.

Prérequis

• Un compte TEPHIA SECURE dans votre organisation pour chaque personne qui utilise le complément.
• Outlook classique pour Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 et versions ultérieures), nouvel Outlook pour Windows, Outlook sur le web et Outlook pour Mac avec des boîtes aux lettres dans Microsoft 365.
• Non pris en charge : Outlook 2016 et 2019. Outlook sur smartphone suivra plus tard.

Déploiement pour toute l'organisation (Microsoft 365)

Pour l'administration de votre locataire Microsoft 365 (Administrateur général ou Administrateur Exchange) :

1. Ouvrez le Centre d'administration Microsoft 365 : Paramètres → Applications intégrées → Charger des applications personnalisées.
2. Choisissez le type d'application Complément Office, puis Fournir un lien vers le fichier manifeste et saisissez cette adresse :
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Décidez qui reçoit le complément : tous les utilisateurs, des groupes spécifiques ou des personnes individuelles.
4. Terminez le déploiement. Il faut quelques heures, au plus un jour, du côté de Microsoft avant que le complément n'apparaisse dans Outlook.

Les mises à jour du complément arrivent ensuite automatiquement ; vous n'avez rien à redéployer.

Boîtes aux lettres sur Exchange Server (local)

1. Télécharger la version pour Exchange Server. Exchange Server refuse la version standard.
2. Dans le Centre d'administration Exchange, sous Organisation → Compléments, cliquez sur + et sur Ajouter à partir d'un fichier, puis choisissez le fichier. Ajouter à partir d'une URL ne fonctionne pas avec Exchange Server (erreur « constraintProvider »).
3. Mettez le complément de la liste à la disposition des utilisateurs de votre organisation.

Si votre Exchange Server refuse également cette version, utilisez la version sans contrôle à l'envoi. Sont pris en charge Outlook classique pour Windows et Outlook sur le web de votre serveur.

Installation individuelle

Pour essayer le complément, sans l'administration :

1. Télécharger le manifeste.
2. Dans Outlook : Obtenir des compléments → Mes compléments → Ajouter un complément personnalisé → Ajouter à partir d'un fichier, puis sélectionnez le fichier.

C'est votre administration Microsoft 365 qui détermine si les utilisateurs peuvent ajouter eux-mêmes des compléments.

Connexion

• Avec Microsoft : le complément reprend la connexion d'Outlook. La première fois, chaque personne confirme brièvement une seule fois les autorisations.
• Avec mot de passe et second facteur : la première fois, une fenêtre de connexion s'ouvre. La connexion reste ensuite valable 30 jours pour cet Outlook. Elle peut être fermée à tout moment dans le complément ou dans TEPHIA SECURE, depuis le menu du compte en haut à droite, sous Compte, section Connexion ; elle prend également fin lorsque le mot de passe ou le second facteur est modifié.

Le complément sert uniquement à envoyer des fichiers et à créer des boîtes de dépôt. Vous modifiez le mot de passe, le second facteur, les utilisateurs et la formule dans TEPHIA SECURE, dans le navigateur.

E-mail du mot de passe

Si le lien figure dans l'e-mail, le complément envoie le mot de passe dans un second e-mail depuis la boîte aux lettres de la personne :

• Connexion avec Microsoft (Microsoft 365) : directement via Microsoft Graph, sans seconde fenêtre. La première fois, la personne confirme pour cela « Send mail as you ».
• Boîte aux lettres sur Exchange Server : directement via les services web Exchange (EWS) de votre serveur, également sans seconde fenêtre.
• Dans les autres cas, le complément ouvre l'e-mail du mot de passe par un lien mailto:, et Outlook classique demande la première fois si le complément peut ouvrir « mailto ». Les utilisateurs individuels cochent alors Mémoriser mon choix et choisissent Ouvrir. Pour toute l'organisation, autorisez « mailto » par stratégie de groupe, Intune ou le registre (Office à partir de la version 2408) :
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Valeur mailto (chaîne) = Allow. Prêt à l'emploi : Télécharger le fichier de registre.

Limites

• Par envoi, autant que le permet votre formule : 500 Mo (Starter), 1 Go (Team) ou 2 Go (Business, Enterprise), 100 Mo pendant la période d'essai – comme dans le navigateur.
• Plusieurs fichiers et dossiers sont regroupés dans un ZIP.
• Le complément n'apparaît que lors de la rédaction d'un e-mail, pas lors de la lecture.

Plus d'aide

Le guide détaillé pour le personnel informatique, avec le fonctionnement hybride, les stratégies, le réseau et le dépannage, se trouve après connexion dans TEPHIA SECURE sous Administration → Guide. Nous répondons volontiers à vos questions sur la mise en place : connect [at] tephia [dot] com.