Dodatek za Outlook

Kaj dodatek počne

Med pisanjem e-poštnega sporočila trak ponuja dva gumba:

• Varno pošlji: izberite datoteke ali povlecite cele mape. Dodatek jih šifrira v Outlooku, preden se naložijo. Bodisi TEPHIA SECURE ob pošiljanju sporočila vsakemu prejemniku pošlje njegovo povezavo, geslo pa je v sporočilu; bodisi je povezava v sporočilu, geslo pa gre istim prejemnikom v drugem sporočilu.
• Zahtevaj dokumente: ustvari nabiralnik in njegovo povezavo vstavi v sporočilo. Prejemnik odda svoje datoteke šifrirano, brez računa.

Ob pošiljanju dodatek preveri, ali sta povezava in geslo v celoti razdeljena. Stanje in dokazilo o dostavi najdete kot običajno v TEPHIA SECURE pod Dokazila. Datoteke ne gredo prek vašega poštnega sistema: Microsoft vidi samo sporočila s povezavo in geslom, nikoli datotek.

Predpogoji

• Račun TEPHIA SECURE v vaši organizaciji za vsakogar, ki uporablja dodatek.
• Klasični Outlook za Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 in novejši), novi Outlook za Windows, Outlook v spletu in Outlook za Mac s poštnimi predali v storitvi Microsoft 365.
• Ni podprto: Outlook 2016 in 2019. Podpora za Outlook na pametnih telefonih bo sledila pozneje.

Nastavitev za celotno organizacijo (Microsoft 365)

Za skrbnike vašega najemnika Microsoft 365 (globalni skrbnik ali skrbnik za Exchange):

1. Odprite skrbniško središče za Microsoft 365: Settings → Integrated apps → Upload custom apps.
2. Kot vrsto aplikacije izberite Office Add-in, nato Provide link to manifest file in vnesite ta naslov:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Določite, kdo dobi dodatek: vsi uporabniki, določene skupine ali posamezne osebe.
4. Dokončajte uvedbo. Na Microsoftovi strani traja nekaj ur, največ en dan, preden se dodatek prikaže v Outlooku.

Posodobitve dodatka nato pridejo samodejno; ničesar vam ni treba znova uvesti.

Poštni predali na strežniku Exchange Server (lokalno)

1. Prenesi različico za Exchange Server. Exchange Server standardno različico zavrne.
2. V skrbniškem središču Exchange pod Organization → Add-ins kliknite + in Add from file ter izberite datoteko. Add from URL pri Exchange Serverju ne deluje (napaka »constraintProvider«).
3. Dodatek na seznamu omogočite za uporabnike v svoji organizaciji.

Če vaš Exchange Server zavrne tudi to različico, uporabite različico brez preverjanja ob pošiljanju. Podprta sta klasični Outlook za Windows in Outlook v spletu vašega strežnika.

Posamična namestitev

Za preizkus, ne da bi vključili administracijo:

1. Prenesi manifest.
2. V Outlooku: Pridobi dodatke → Moji dodatki → Dodaj dodatek po meri → Dodaj iz datoteke in izberite datoteko.

Ali smejo posamezni uporabniki sami dodajati dodatke, določa vaša administracija Microsoft 365.

Prijava

• Z Microsoftom: dodatek prevzame prijavo iz Outlooka. Prvič vsaka oseba enkrat na kratko potrdi dovoljenja.
• Z geslom in drugim faktorjem: prvič se odpre okno za prijavo. Prijava nato za ta Outlook traja 30 dni. Kadar koli jo lahko končate v dodatku ali v TEPHIA SECURE v meniju računa zgoraj desno pod Račun, razdelek Prijava; konča se tudi, ko se spremeni geslo ali drugi faktor.

V dodatku lahko samo pošiljate datoteke in ustvarjate nabiralnike. Geslo, drugi faktor, uporabnike in paket spremenite v TEPHIA SECURE v brskalniku.

Sporočilo z geslom

Če je povezava v sporočilu, dodatek geslo pošlje v drugem sporočilu iz poštnega predala osebe:

• Prijava z Microsoftom (Microsoft 365): neposredno prek Microsoft Graph, brez drugega okna. Prvič oseba za to potrdi »Pošiljanje pošte v vašem imenu«.
• Poštni predal na strežniku Exchange Server: neposredno prek storitev Exchange Web Services (EWS) vašega strežnika, prav tako brez drugega okna.
• Sicer dodatek odpre sporočilo z geslom prek povezave mailto:, klasični Outlook pa prvič vpraša, ali sme dodatek odpreti »mailto«. Posamezni uporabniki nato označijo Zapomni si mojo izbiro in izberejo Odpri. Za celotno organizacijo »mailto« dovolite s pravilnikom skupine, z Intune ali v registru (Office od različice 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Vrednost mailto (niz) = Allow. Pripravljena datoteka: Prenesi datoteko registra.

Omejitve

• Na pošiljko toliko, kolikor dovoljuje vaš paket: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ali 2 GB (Business, Enterprise), v preizkusnem obdobju 100 MB – enako kot v brskalniku.
• Več datotek in map se združi v eno datoteko ZIP.
• Dodatek se prikaže samo med pisanjem sporočila, ne med branjem.

Več pomoči

Podroben vodnik za IT, s hibridnim delovanjem, pravilniki, omrežjem in odpravljanjem težav, najdete po prijavi v TEPHIA SECURE pod Administracija → Vodnik. Na vprašanja o nastavitvi z veseljem odgovorimo: connect [at] tephia [dot] com.