Componente aggiuntivo per Outlook

Che cosa fa il componente aggiuntivo

Quando si scrive un'e-mail, la barra multifunzione offre due pulsanti:

• Invia in modo sicuro: selezionare file o trascinare intere cartelle. Il componente aggiuntivo li crittografa all'interno di Outlook prima che vengano caricati. Oppure TEPHIA SECURE invia a ogni destinatario il proprio link al momento dell'invio dell'e-mail, e la password è nell'e-mail; oppure il link è nell'e-mail e la password va in una seconda e-mail agli stessi destinatari.
• Richiedi documenti: crea una casella di deposito e ne inserisce il link nell'e-mail. Il destinatario deposita i propri file in modo crittografato, senza account.

All'invio, il componente aggiuntivo controlla che link e password siano stati distribuiti completamente. Stato e prova di consegna li trova come di consueto in TEPHIA SECURE in Prove. I file non passano per il Suo sistema di posta: Microsoft vede solo le e-mail con link e password, mai i file.

Prerequisiti

• Un account TEPHIA SECURE nella Sua organizzazione per chiunque usi il componente aggiuntivo.
• Outlook classico per Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 e successivi), nuovo Outlook per Windows, Outlook sul web e Outlook per Mac con caselle di posta in Microsoft 365.
• Non supportati: Outlook 2016 e 2019. Outlook sugli smartphone seguirà più avanti.

Configurazione per l'intera organizzazione (Microsoft 365)

Per l'amministrazione del Suo tenant Microsoft 365 (Amministratore globale o Amministratore di Exchange):

1. Apra l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365: Impostazioni → App integrate → Upload custom apps.
2. Scelga il tipo di app Office Add-in, poi Provide link to manifest file e inserisca questo indirizzo:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Decida chi riceve il componente aggiuntivo: tutti gli utenti, gruppi specifici o singole persone.
4. Completi la distribuzione. Lato Microsoft possono trascorrere alcune ore, al massimo un giorno, prima che il componente aggiuntivo compaia in Outlook.

Gli aggiornamenti del componente aggiuntivo arrivano poi automaticamente; non deve ridistribuire nulla.

Caselle di posta su Exchange Server (locale)

1. Scarichi la versione per Exchange Server. Exchange Server rifiuta la versione standard.
2. Nell'interfaccia di amministrazione di Exchange, in Organization → Add-ins, clicchi su + e su Add from file e scelga il file. Add from URL non funziona con Exchange Server (errore «constraintProvider»).
3. Renda disponibile il componente aggiuntivo nell'elenco agli utenti della Sua organizzazione.

Se il Suo Exchange Server rifiuta anche questa versione, usi la versione senza il controllo all'invio. Sono supportati Outlook classico per Windows e Outlook sul web del Suo server.

Installazione singola

Per provarlo, senza l'amministrazione:

1. Scarichi il manifesto.
2. In Outlook: Get Add-ins → My add-ins → Add a custom add-in → Add from file e selezioni il file.

Se i singoli utenti possano aggiungere da sé componenti aggiuntivi lo stabilisce la Sua amministrazione di Microsoft 365.

Accesso

• Con Microsoft: il componente aggiuntivo riprende l'accesso da Outlook. La prima volta ogni persona conferma brevemente una sola volta le autorizzazioni.
• Con password e secondo fattore: la prima volta si apre una finestra di accesso. L'accesso dura poi 30 giorni per questo Outlook. Si può terminare in qualsiasi momento nel componente aggiuntivo o in TEPHIA SECURE, dal menu dell'account in alto a destra, in Account, sezione Accesso; termina inoltre quando si modificano la password o il secondo fattore.

Nel componente aggiuntivo si possono solo inviare file e creare caselle di deposito. Password, secondo fattore, utenti e piano li modifica in TEPHIA SECURE nel browser.

E-mail con la password

Se il link è nell'e-mail, il componente aggiuntivo invia la password in una seconda e-mail dalla casella di posta della persona:

• Accesso con Microsoft (Microsoft 365): direttamente tramite Microsoft Graph, senza una seconda finestra. La prima volta la persona conferma a tal fine "Send mail as you".
• Casella di posta su Exchange Server: direttamente tramite gli Exchange Web Services (EWS) del Suo server, anche qui senza una seconda finestra.
• Negli altri casi il componente aggiuntivo apre l'e-mail con la password tramite un link mailto:, e Outlook classico chiede la prima volta se il componente aggiuntivo può aprire "mailto". I singoli utenti selezionano allora Remember my choice e scelgono Apri. Per l'intera organizzazione, consenta "mailto" tramite criteri di gruppo, Intune o registro (Office dalla versione 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Valore mailto (stringa) = Allow. Già pronto come file: Scarica il file di registro.

Limiti

• Per invio, quanto consentito dal Suo piano: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) o 2 GB (Business, Enterprise), 100 MB nel periodo di prova – come nel browser.
• Più file e cartelle vengono raggruppati in un unico ZIP.
• Il componente aggiuntivo compare solo durante la scrittura di un'e-mail, non durante la lettura.

Altro aiuto

La guida dettagliata per il personale IT, con funzionamento ibrido, criteri, rete e risoluzione dei problemi, la trova dopo l'accesso in TEPHIA SECURE in Amministrazione → Guida. Rispondiamo volentieri alle domande sulla configurazione: connect [at] tephia [dot] com.