Suplemento do Outlook

O que o suplemento faz

Ao redigir um e-mail, o friso oferece dois botões:

• Enviar com segurança: selecione ficheiros ou arraste pastas inteiras. O suplemento cifra-os no Outlook antes de serem carregados. Ou o TEPHIA SECURE envia a cada destinatário a sua própria ligação quando o e-mail é enviado, e a palavra-passe está no e-mail; ou a ligação está no e-mail, e a palavra-passe segue num segundo e-mail para os mesmos destinatários.
• Pedir documentos: cria uma caixa de receção e coloca a respetiva ligação no e-mail. O destinatário entrega os seus ficheiros de forma cifrada, sem conta.

No envio, o suplemento verifica se a ligação e a palavra-passe foram distribuídas na totalidade. O estado e o comprovativo de entrega encontram-se, como habitualmente, no TEPHIA SECURE, em Comprovativos. Os ficheiros não passam pelo seu sistema de e-mail: a Microsoft vê apenas os e-mails com a ligação e a palavra-passe, nunca os ficheiros.

Requisitos

• Uma conta do TEPHIA SECURE na sua organização para cada pessoa que utilize o suplemento.
• Outlook clássico para Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 e posterior), novo Outlook para Windows, Outlook na Web e Outlook para Mac com caixas de correio no Microsoft 365.
• Não suportados: Outlook 2016 e 2019. O Outlook em smartphones será suportado mais tarde.

Configurar para toda a organização (Microsoft 365)

Destina-se à administração do seu inquilino do Microsoft 365 (Administrador Global ou Administrador do Exchange):

1. Abra o centro de administração do Microsoft 365: Definições → Aplicações integradas → Carregar aplicações personalizadas.
2. Escolha o tipo de aplicação Suplemento do Office, depois Fornecer ligação para o ficheiro de manifesto e introduza este endereço:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Decida quem recebe o suplemento: todos os utilizadores, grupos específicos ou pessoas individuais.
4. Conclua a implementação. Do lado da Microsoft, demora algumas horas, no máximo um dia, até o suplemento aparecer no Outlook.

As atualizações do suplemento chegam depois automaticamente; não precisa de voltar a implementar nada.

Caixas de correio no Exchange Server (local)

1. Transferir a versão para Exchange Server. O Exchange Server rejeita a versão normal.
2. No centro de administração do Exchange, em Organização → Suplementos, clique em + e em Adicionar a partir de ficheiro e escolha o ficheiro. Adicionar a partir de URL não funciona com o Exchange Server (erro «constraintProvider»).
3. Disponibilize o suplemento na lista aos utilizadores da sua organização.

Se o seu Exchange Server também rejeitar esta versão, utilize a versão sem a verificação no envio. São suportados o Outlook clássico para Windows e o Outlook na Web do seu servidor.

Instalar individualmente

Para experimentar, sem envolver a administração:

1. Transferir manifesto.
2. No Outlook: Obter Suplementos → Os Meus Suplementos → Adicionar um suplemento personalizado → Adicionar a partir de ficheiro e selecione o ficheiro.

A possibilidade de os utilizadores adicionarem suplementos eles próprios é definida pela administração do Microsoft 365 da sua organização.

Início de sessão

• Com a Microsoft: o suplemento assume o início de sessão do Outlook. Na primeira vez, cada pessoa confirma rapidamente as permissões, uma única vez.
• Com palavra-passe e segundo fator: na primeira vez, abre-se uma janela de início de sessão. A sessão dura depois 30 dias neste Outlook. Pode ser terminada a qualquer momento no suplemento ou no TEPHIA SECURE, através do menu da conta no canto superior direito, em Conta, secção Início de sessão; termina também quando a palavra-passe ou o segundo fator são alterados.

No suplemento só é possível enviar ficheiros e criar caixas de receção. A palavra-passe, o segundo fator, os utilizadores e o plano alteram-se no TEPHIA SECURE, no browser.

E-mail com a palavra-passe

Se a ligação estiver no e-mail, o suplemento envia a palavra-passe num segundo e-mail a partir da caixa de correio da pessoa:

• Com sessão iniciada com a Microsoft (Microsoft 365): diretamente através do Microsoft Graph, sem uma segunda janela. Na primeira vez, a pessoa confirma para isso «Send mail as you».
• Caixa de correio no Exchange Server: diretamente através dos Exchange Web Services (EWS) do seu servidor, também sem uma segunda janela.
• Caso contrário, o suplemento abre o e-mail com a palavra-passe através de uma ligação mailto:, e o Outlook clássico pergunta na primeira vez se o suplemento pode abrir «mailto». Cada utilizador assinala então Lembrar a minha escolha e escolhe Abrir. Para toda a organização, permita «mailto» através de política de grupo, Intune ou registo (Office a partir da versão 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Valor mailto (cadeia) = Allow. Ficheiro pronto a utilizar: Transferir ficheiro de registo.

Limites

• Por envio, o que o seu plano permitir: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ou 2 GB (Business, Enterprise), 100 MB durante o período experimental – tal como no browser.
• Vários ficheiros e pastas são agrupados num ficheiro ZIP.
• O suplemento só aparece ao redigir um e-mail, não ao ler.

Mais ajuda

O guia detalhado para as equipas de TI, com funcionamento híbrido, políticas, rede e resolução de problemas, está disponível depois de iniciar sessão no TEPHIA SECURE, em Administração → Guia. Teremos todo o gosto em responder a questões sobre a configuração: connect [at] tephia [dot] com.