Outlook-apuohjelma

Mitä apuohjelma osaa

Sähköpostia kirjoitettaessa valintanauhassa on kaksi painiketta:

• Lähetä turvallisesti: valitse tiedostoja tai vedä kokonaisia kansioita. Apuohjelma salaa ne Outlookissa ennen kuin ne ladataan. Joko TEPHIA SECURE lähettää sähköpostia lähetettäessä jokaiselle vastaanottajalle oman linkin, ja salasana on sähköpostissa; tai linkki on sähköpostissa, ja salasana lähtee toisessa sähköpostissa samoille vastaanottajille.
• Pyydä asiakirjoja: luo tiedostolaatikon ja lisää sen linkin sähköpostiin. Vastaanottaja toimittaa tiedostonsa salattuina ilman tiliä.

Lähetettäessä apuohjelma tarkistaa, onko linkki ja salasana jaettu kokonaan. Tilan ja toimitustodistuksen löydät tavalliseen tapaan palvelun TEPHIA SECURE kohdasta Todistukset. Tiedostot eivät kulje sähköpostijärjestelmäsi kautta: Microsoft näkee vain linkin ja salasanan sisältävät sähköpostit, ei koskaan tiedostoja.

Edellytykset

• TEPHIA SECURE-tili organisaatiossasi jokaiselle apuohjelman käyttäjälle.
• Perinteinen Windowsin Outlook (Microsoft 365, Outlook 2021 ja uudemmat), uusi Windowsin Outlook, Outlookin verkkoversio ja Macin Outlook Microsoft 365 -postilaatikoilla.
• Ei tuettu: Outlook 2016 ja 2019. Älypuhelinten Outlook tulee myöhemmin.

Käyttöönotto koko organisaatiolle (Microsoft 365)

Microsoft 365 -vuokraajasi järjestelmänvalvojille (yleinen järjestelmänvalvoja tai Exchange-järjestelmänvalvoja):

1. Avaa Microsoft 365 -hallintakeskus: Asetukset → Integroidut sovellukset → Upload custom apps.
2. Valitse sovelluksen tyypiksi Office Add-in, sitten Provide link to manifest file ja anna tämä osoite:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Päätä, kuka saa apuohjelman: kaikki käyttäjät, tietyt ryhmät tai yksittäiset henkilöt.
4. Viimeistele käyttöönotto. Microsoftin puolella kestää muutaman tunnin, enintään vuorokauden, ennen kuin apuohjelma näkyy Outlookissa.

Apuohjelman päivitykset tulevat sen jälkeen automaattisesti; sinun ei tarvitse ottaa mitään uudelleen käyttöön.

Postilaatikot Exchange Serverillä (paikallinen)

1. Lataa Exchange Serverin versio. Exchange Server hylkää vakioversion.
2. Napsauta Exchange-hallintakeskuksessa kohdassa Organisaatio → Apuohjelmat painiketta + ja sitten Lisää tiedostosta ja valitse tiedosto. Lisää URL-osoitteesta ei toimi Exchange Serverissä (virhe ”constraintProvider”).
3. Aseta apuohjelma luettelossa organisaatiosi käyttäjien saataville.

Jos Exchange Serverisi hylkää myös tämän version, käytä versiota ilman lähetyksen tarkistusta. Tuettuja ovat perinteinen Windowsin Outlook ja palvelimesi Outlookin verkkoversio.

Yksittäinen asennus

Kokeilua varten ilman järjestelmänvalvojaa:

1. Lataa manifesti.
2. Outlookissa: Hae apuohjelmia → Omat apuohjelmat → Lisää mukautettu apuohjelma → Lisää tiedostosta ja valitse tiedosto.

Microsoft 365 -hallintasi määrää, saavatko yksittäiset käyttäjät lisätä apuohjelmia itse.

Kirjautuminen

• Microsoftilla: Apuohjelma ottaa kirjautumisen Outlookista. Ensimmäisellä kerralla kukin vahvistaa käyttöoikeudet kerran lyhyesti.
• Salasanalla ja toisella tunnistautumistekijällä: Ensimmäisellä kerralla avautuu kirjautumisikkuna. Kirjautuminen on sen jälkeen voimassa tässä Outlookissa 30 päivää. Sen voi päättää milloin tahansa apuohjelmassa tai palvelun TEPHIA SECURE oikean yläkulman tilivalikosta kohdassa Tili, osiossa Kirjautuminen; se päättyy myös, kun salasana tai toinen tunnistautumistekijä vaihdetaan.

Apuohjelmassa voi vain lähettää tiedostoja ja luoda tiedostolaatikoita. Salasanaa, toista tunnistautumistekijää, käyttäjiä ja pakettia muutat selaimessa palvelussa TEPHIA SECURE.

Salasanasähköposti

Jos linkki on sähköpostissa, apuohjelma lähettää salasanan toisessa sähköpostissa henkilön omasta postilaatikosta:

• Kirjautunut Microsoftilla (Microsoft 365): suoraan Microsoft Graph -rajapinnan kautta ilman toista ikkunaa. Ensimmäisellä kerralla henkilö vahvistaa tätä varten käyttöoikeuden ”Lähetä sähköpostia puolestasi”.
• Postilaatikko Exchange Serverillä: suoraan palvelimesi Exchange Web Services (EWS) -rajapinnan kautta, myös ilman toista ikkunaa.
• Muuten apuohjelma avaa salasanasähköpostin mailto:-linkin kautta, ja perinteinen Outlook kysyy ensimmäisellä kerralla, saako apuohjelma avata ”mailto”-linkin. Yksittäiset käyttäjät valitsevat silloin Muista valintani ja sitten Avaa. Koko organisaatiolle salli ”mailto” ryhmäkäytännöllä, Intunella tai rekisterissä (Office-versiosta 2408 alkaen):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Arvo mailto (merkkijono) = Allow. Valmiina tiedostona: Lataa rekisteritiedosto.

Rajoitukset

• Lähetystä kohden niin paljon kuin pakettisi sallii: 500 Mt (Starter), 1 Gt (Team) tai 2 Gt (Business, Enterprise), kokeilujakson aikana 100 Mt – kuten selaimessa.
• Useat tiedostot ja kansiot pakataan yhdeksi ZIP-tiedostoksi.
• Apuohjelma näkyy vain sähköpostia kirjoitettaessa, ei luettaessa.

Lisää ohjeita

Yksityiskohtaisen IT-oppaan, jossa käsitellään hybridikäyttöä, käytäntöjä, verkkoa ja vianmääritystä, löydät kirjauduttuasi palvelun TEPHIA SECURE kohdasta Hallinta → Opas. Vastaamme mielellämme käyttöönottoa koskeviin kysymyksiin: connect [at] tephia [dot] com.