Outlook-invoegtoepassing

Wat de invoegtoepassing doet

Bij het opstellen van een e-mail biedt het lint twee knoppen:

• Veilig versturen: selecteer bestanden of sleep hele mappen erin. De invoegtoepassing versleutelt ze binnen Outlook voordat ze worden geüpload. Ofwel stuurt TEPHIA SECURE elke ontvanger bij het verzenden van de e-mail een eigen link en staat het wachtwoord in de e-mail; ofwel staat de link in de e-mail en gaat het wachtwoord in een tweede e-mail naar dezelfde ontvangers.
• Documenten opvragen: maakt een uploadbox aan en plaatst de link ervan in de e-mail. De ontvanger levert zijn bestanden versleuteld aan, zonder account.

Bij het verzenden controleert de invoegtoepassing of link en wachtwoord volledig zijn verspreid. Status en bewijs van aflevering vindt u zoals gewoonlijk in TEPHIA SECURE onder Bewijzen. De bestanden gaan niet via uw mailsysteem: Microsoft ziet alleen de e-mails met link en wachtwoord, nooit de bestanden.

Vereisten

• Een TEPHIA SECURE-account in uw organisatie voor iedereen die de invoegtoepassing gebruikt.
• Klassieke Outlook voor Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 en later), nieuwe Outlook voor Windows, Outlook op het web en Outlook voor Mac met postvakken in Microsoft 365.
• Niet ondersteund: Outlook 2016 en 2019. Outlook op smartphones volgt later.

Instellen voor de hele organisatie (Microsoft 365)

Voor de beheerders van uw Microsoft 365-tenant (Globale beheerder of Exchange-beheerder):

1. Open het Microsoft 365-beheercentrum: Instellingen → Geïntegreerde apps → Upload custom apps.
2. Kies het app-type Office Add-in, daarna Provide link to manifest file en voer dit adres in:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Bepaal wie de invoegtoepassing krijgt: alle gebruikers, bepaalde groepen of afzonderlijke personen.
4. Rond de implementatie af. Het duurt aan de kant van Microsoft enkele uren, hooguit een dag, voordat de invoegtoepassing in Outlook verschijnt.

Updates van de invoegtoepassing komen daarna automatisch; u hoeft niets opnieuw te implementeren.

Postvakken op Exchange Server (on-premises)

1. Versie voor Exchange Server downloaden. Exchange Server weigert de standaardversie.
2. Klik in het Exchange-beheercentrum onder Organization → Add-ins op + en Add from file en kies het bestand. Add from URL werkt niet met Exchange Server (foutmelding "constraintProvider").
3. Stel de invoegtoepassing in de lijst beschikbaar voor de gebruikers in uw organisatie.

Weigert uw Exchange Server ook deze versie, gebruik dan de versie zonder verzendcontrole. Ondersteund worden de klassieke Outlook voor Windows en Outlook op het web van uw server.

Afzonderlijk installeren

Om uit te proberen, zonder de beheerders:

1. Manifest downloaden.
2. In Outlook: Invoegtoepassingen ophalen → Mijn invoegtoepassingen → Add a custom add-in → Add from file en selecteer het bestand.

Of afzonderlijke gebruikers zelf invoegtoepassingen mogen toevoegen, bepaalt uw Microsoft 365-beheer.

Aanmelden

• Met Microsoft: de invoegtoepassing neemt de aanmelding over van Outlook. De eerste keer bevestigt iedereen eenmalig kort de machtigingen.
• Met wachtwoord en tweede factor: de eerste keer opent een aanmeldvenster. De aanmelding geldt daarna 30 dagen voor deze Outlook. U kunt haar op elk moment beëindigen in de invoegtoepassing of in TEPHIA SECURE via het accountmenu rechtsboven onder Account, onderdeel Aanmelden; zij eindigt ook wanneer het wachtwoord of de tweede factor wordt gewijzigd.

In de invoegtoepassing kunt u alleen bestanden versturen en uploadboxen aanmaken. Wachtwoord, tweede factor, gebruikers en abonnement wijzigt u in TEPHIA SECURE in de browser.

Wachtwoord-e-mail

Staat de link in de e-mail, dan verstuurt de invoegtoepassing het wachtwoord in een tweede e-mail vanuit het postvak van de betreffende persoon:

• Aangemeld met Microsoft (Microsoft 365): rechtstreeks via Microsoft Graph, zonder tweede venster. De eerste keer bevestigt de persoon hiervoor "Send mail as you".
• Postvak op Exchange Server: rechtstreeks via de Exchange Web Services (EWS) van uw server, eveneens zonder tweede venster.
• Anders opent de invoegtoepassing de wachtwoord-e-mail via een mailto:-link, en de klassieke Outlook vraagt de eerste keer of de invoegtoepassing "mailto" mag openen. Afzonderlijke gebruikers vinken dan Remember my choice aan en kiezen Open. Voor de hele organisatie staat u "mailto" toe via groepsbeleid, Intune of het register (Office vanaf versie 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Waarde mailto (tekenreeks) = Allow. Kant-en-klaar als bestand: Registerbestand downloaden.

Beperkingen

• Per zending zoveel als uw abonnement toestaat: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) of 2 GB (Business, Enterprise), in de proefperiode 100 MB – net als in de browser.
• Meerdere bestanden en mappen worden gebundeld in één ZIP.
• De invoegtoepassing verschijnt alleen bij het opstellen van een e-mail, niet bij het lezen.

Meer hulp

De uitgebreide handleiding voor IT, met hybride gebruik, beleid, netwerk en probleemoplossing, vindt u na het aanmelden in TEPHIA SECURE onder Beheer → Handleiding. Vragen over het instellen beantwoorden wij graag: connect [at] tephia [dot] com.