Doplněk pro Outlook

Co doplněk umí

Při psaní e-mailu nabízí pás karet dvě tlačítka:

• Bezpečně odeslat: výběr souborů nebo přetažení celých složek. Doplněk je zašifruje v Outlooku dříve, než se nahrají. Buď TEPHIA SECURE při odeslání e-mailu pošle každému příjemci vlastní odkaz a heslo je v e-mailu; nebo je odkaz v e-mailu a heslo odejde druhým e-mailem stejným příjemcům.
• Vyžádat podklady: vytvoří schránku pro soubory a vloží její odkaz do e-mailu. Příjemce do ní vloží své soubory šifrovaně, bez účtu.

Při odeslání doplněk zkontroluje, zda byly odkaz a heslo úplně rozeslány. Stav a doklad o doručení najdete jako obvykle ve službě TEPHIA SECURE v části Doklady. Soubory neprocházejí vaším e-mailovým systémem: Microsoft vidí jen e-maily s odkazem a heslem, nikdy soubory.

Předpoklady

• Účet TEPHIA SECURE ve vaší organizaci pro každého, kdo doplněk používá.
• Klasický Outlook pro Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 a novější), nový Outlook pro Windows, Outlook na webu a Outlook pro Mac s poštovními schránkami v Microsoft 365.
• Nepodporováno: Outlook 2016 a 2019. Outlook na chytrých telefonech bude následovat později.

Nastavení pro celou organizaci (Microsoft 365)

Pro správce vašeho tenanta Microsoft 365 (globální správce nebo správce Exchange):

1. Otevřete Centrum pro správu Microsoft 365: Nastavení → Integrované aplikace → Nahrát vlastní aplikace.
2. Zvolte typ aplikace Office Add-in, pak Provide link to manifest file a zadejte tuto adresu:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Rozhodněte, kdo doplněk dostane: všichni uživatelé, určité skupiny nebo jednotlivé osoby.
4. Dokončete nasazení. Na straně Microsoftu trvá několik hodin, nejvýše jeden den, než se doplněk v Outlooku objeví.

Aktualizace doplňku pak přicházejí automaticky; nic nemusíte znovu nasazovat.

Poštovní schránky na serveru Exchange (místní)

1. Stáhnout verzi pro Exchange Server. Standardní verzi Exchange Server odmítne.
2. V Centru pro správu Exchange v části Organization → Add-ins klikněte na + a Add from file a vyberte soubor. Add from URL u serveru Exchange nefunguje (chyba „constraintProvider“).
3. Zpřístupněte doplněk v seznamu uživatelům ve své organizaci.

Pokud váš server Exchange odmítne i tuto verzi, použijte verzi bez kontroly při odeslání. Podporován je klasický Outlook pro Windows a Outlook na webu vašeho serveru.

Jednotlivá instalace

K vyzkoušení, bez zásahu správce:

1. Stáhnout manifest.
2. V Outlooku: Získat doplňky → Moje doplňky → Přidat vlastní doplněk → Přidat ze souboru a vyberte soubor.

Zda si jednotliví uživatelé smějí přidávat doplňky sami, určuje vaše správa Microsoft 365.

Přihlášení

• Přes Microsoft: doplněk převezme přihlášení z Outlooku. Poprvé každá osoba jednou krátce potvrdí oprávnění.
• Heslem a druhým faktorem: poprvé se otevře přihlašovací okno. Přihlášení pak platí pro tento Outlook 30 dní. Ukončit ho lze kdykoli v doplňku nebo ve službě TEPHIA SECURE v nabídce účtu vpravo nahoře v části Účet, oddíl Přihlášení; skončí také při změně hesla nebo druhého faktoru.

V doplňku lze jen odesílat soubory a vytvářet schránky. Heslo, druhý faktor, uživatele a tarif měníte ve službě TEPHIA SECURE v prohlížeči.

E-mail s heslem

Pokud je odkaz v e-mailu, pošle doplněk heslo druhým e-mailem z poštovní schránky dané osoby:

• Přihlášení přes Microsoft (Microsoft 365): přímo přes Microsoft Graph, bez druhého okna. Poprvé k tomu osoba potvrdí oprávnění „Send mail as you“.
• Poštovní schránka na serveru Exchange: přímo přes Exchange Web Services (EWS) vašeho serveru, rovněž bez druhého okna.
• Jinak otevře doplněk e-mail s heslem přes odkaz mailto: a klasický Outlook se poprvé zeptá, zda smí doplněk otevřít „mailto“. Jednotliví uživatelé pak zaškrtnou Zapamatovat si moji volbu a zvolí Otevřít. Pro celou organizaci povolte „mailto“ zásadou skupiny, přes Intune nebo v registru (Office od verze 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Hodnota mailto (řetězec) = Allow. Připraveno jako soubor: Stáhnout soubor registru.

Omezení

• Na zásilku tolik, kolik dovoluje váš tarif: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) nebo 2 GB (Business, Enterprise), ve zkušebním období 100 MB – stejně jako v prohlížeči.
• Více souborů a složek se sbalí do jednoho souboru ZIP.
• Doplněk se zobrazuje jen při psaní e-mailu, ne při čtení.

Další nápověda

Podrobný návod pro IT, včetně hybridního provozu, zásad, sítě a řešení problémů, najdete po přihlášení ve službě TEPHIA SECURE v části Správa → Příručka. Na dotazy k nastavení rádi odpovíme: connect [at] tephia [dot] com.