Guía

Introducción

TEPHIA SECURE es un servicio para intercambiar archivos confidenciales de forma cifrada. Está pensado para profesiones sujetas al secreto profesional, como asesores fiscales, despachos de abogados y notarías, y para cualquiera que no quiera que sus archivos queden sin cifrar en buzones de correo ajenos.

Qué puede hacer con él

• Enviar archivos: usted carga archivos y comunica un enlace de descarga y una contraseña. Consulte Enviar archivos.
• Solicitar documentos: un buzón de carga recibe archivos de sus clientes, que no necesitan cuenta. Consulte Buzón de carga.
• Conservar justificantes de entrega: cada descarga queda registrada. Para el expediente del cliente, genera un justificante de entrega en PDF. Consulte Justificantes.
• Trabajar desde Outlook: con el complemento de Outlook envía archivos y solicita documentos sin abrir la aplicación. Consulte Complemento de Outlook.

El cifrado de extremo a extremo, explicado de forma sencilla

Para cada envío, su navegador genera una contraseña aleatoria. Con ella cifra los archivos antes de que salgan de su ordenador. El servidor solo guarda datos cifrados y nunca almacena la clave. Los archivos se descifran de nuevo únicamente en el navegador del destinatario.

Sin la contraseña nadie puede abrir los archivos, ni siquiera el operador del servicio. Por eso tampoco es posible recuperar una contraseña perdida.

Qué ve el servidor y qué no

El justificante de entrega necesita estos datos. Los encontrará en Justificantes.

Roles

Los destinatarios y clientes no necesitan cuenta. Descargan archivos a través de un enlace o los cargan en un buzón de carga. Lo que ven se describe en Para destinatarios.

Estructura de la aplicación

Después de iniciar sesión verá en la parte superior las secciones Enviar archivo, Buzón de carga y Justificantes de entrega. Arriba a la derecha hay un botón con su dirección de correo electrónico y su organización. Abre el menú de cuenta con Cuenta, Ayuda y Cerrar sesión. Los titulares y administradores encuentran allí además Administración.

Si hay algo importante para su organización, por ejemplo un contrato pendiente, aparece una barra de avisos debajo de la navegación. Siempre muestra solo el aviso más urgente. Los demás avisos se despliegan con «+1 más», «+2 más», etc.

En cada pantalla, un enlace como Ayuda sobre el envío lleva directamente al capítulo correspondiente de esta guía.

Abajo a la izquierda, ¿Cómo funciona? abre un breve resumen. También indica el tamaño máximo de archivo y el plazo de descarga.

Iniciar sesión

Inicie sesión en la página de inicio https://tephia.com. A la derecha está la tarjeta Iniciar sesión con tres pestañas: Microsoft, Contraseña y Passkey. Al abrir la página está seleccionada la pestaña Microsoft. Su organización decide qué método le corresponde.

Con Microsoft (cuenta profesional)

1. Elija la pestaña Microsoft si aún no está seleccionada.
2. Haga clic en Iniciar sesión con la cuenta profesional.
3. Inicie sesión como de costumbre con su cuenta profesional de Microsoft.

En este caso, su contraseña y su segundo factor los gestiona su organización en Microsoft 365, no TEPHIA SECURE. No se admiten cuentas personales de Microsoft.

Si aparece un mensaje indicando que no hay ningún acceso configurado para su dirección, pida una invitación a sus administradores.

Con dirección de correo electrónico, contraseña y código

1. Elija la pestaña Contraseña.
2. Introduzca su Dirección de correo electrónico y su Contraseña y haga clic en Continuar.
3. Introduzca el Código de su app de autenticación de seis dígitos y haga clic en Iniciar sesión.

Si algo no es correcto, el mensaje es siempre el mismo: «No se ha podido iniciar sesión. Compruebe su dirección de correo electrónico, su contraseña y el código.» Así el formulario no revela qué dato era incorrecto. Tras demasiados intentos fallidos, la cuenta se bloquea durante unos minutos.

Con una llave de seguridad o una passkey

1. Elija la pestaña Passkey.
2. Haga clic en Iniciar sesión con llave de seguridad o passkey.
3. Confirme en la ventana de su navegador con su PIN, su huella dactilar, su rostro o tocando la llave.

No necesita contraseña ni código. Debe tener registrada una llave de seguridad o una passkey, por ejemplo una YubiKey, Windows Hello, Touch ID o Face ID.

Configurar el acceso por primera vez

Sus administradores le invitan. Recibirá un correo electrónico con el asunto «Ha sido invitado a TEPHIA SECURE». La invitación es válida hasta la fecha indicada en el correo.

Haga clic en Configurar el acceso en el correo electrónico. La página le ofrece lo que permite su organización: si esta inicia sesión con Microsoft, haga clic en Iniciar sesión con Microsoft e inicie sesión con su cuenta profesional; así queda configurado su acceso. Microsoft no permite iniciar sesión con un buzón compartido o de función; la página se lo indica y, en ese caso, usted configura una contraseña. Para una contraseña propia:

1. Elija una Nueva contraseña y repítala. Debe tener al menos 12 caracteres y no puede contener ni la parte de su dirección de correo electrónico anterior a la @ ni el nombre de su organización ni el de TEPHIA SECURE. Se rechazan las contraseñas habituales o filtradas y los patrones sencillos como «Password2024!» o «qwerty123456»; funcionan bien varias palabras al azar o una contraseña generada por un gestor de contraseñas. Haga clic en Continuar.
2. En Elija su segundo factor, seleccione Llave de seguridad o passkey (recomendado) o App de autenticación.
3. Con una llave de seguridad o una passkey, su navegador le pide una confirmación. A continuación, ya ha iniciado sesión.
4. Con la app, escanee el código QR, por ejemplo con Microsoft Authenticator o Google Authenticator. Si no puede escanearlo, copie en la app la Clave que se muestra. Después introduzca el código de seis dígitos y haga clic en Finalizar la configuración.

Puede añadir el otro factor más adelante en Cuenta.

Ha olvidado su contraseña

1. En la pestaña Contraseña, haga clic en ¿Ha olvidado su contraseña?.
2. Introduzca su dirección de correo electrónico y haga clic en Solicitar enlace.
3. Abra el correo electrónico «Restablecer contraseña» y haga clic en Establecer una nueva contraseña. El enlace es válido durante dos horas.
4. Elija una nueva contraseña.

Su segundo factor no cambia. Para iniciar sesión seguirá necesitando su código o su llave.

Ha perdido su segundo factor

Si ya no tiene acceso a su app de autenticación o a su llave de seguridad, póngase en contacto con los administradores de su organización. Ellos pueden restablecer su acceso. También se lo recuerda la nota al pie de la pestaña Contraseña. No existen códigos de recuperación.

A continuación recibirá un correo electrónico «Se ha restablecido su acceso» con el botón Volver a configurar el acceso. El enlace solo puede utilizarse una vez y durante un tiempo limitado. Después establece una nueva contraseña y un nuevo segundo factor, igual que en la primera configuración.

Si inicia sesión con Microsoft, su departamento de informática puede ayudarle en Microsoft 365.

Cerrar sesión

Haga clic arriba a la derecha en el botón con su dirección de correo electrónico y elija Cerrar sesión en el menú de cuenta.

Enviar archivos

Un envío consta de uno o varios archivos, un enlace de descarga y una contraseña. Usted comunica el enlace y la contraseña al destinatario por canales distintos.

Elegir y cargar archivos

1. Abra Enviar archivo.
2. Arrastre archivos o carpetas completas a la zona Arrastre los archivos aquí. También puede hacer clic en Elegir archivos o Elegir carpeta. «Elegir carpeta» provoca un aviso de seguridad de su navegador; arrastrar una carpeta, no.
3. Si hay varios archivos o una carpeta, su navegador los agrupa en un único ZIP. Con la cruz puede quitar un archivo de la lista.
4. Introduzca una Etiqueta (opcional), por ejemplo el número de expediente. Aparece en la vista de estado, en el registro y en el justificante de entrega. El destinatario recibe el ZIP con este nombre.
5. Haga clic en Cifrar y crear enlace. Mantenga la página abierta hasta que aparezca Archivo cifrado.

Según su plan, cada envío puede tener hasta 500 MB (Starter), 1 GB (Team) o 2 GB (Business y Enterprise); durante el periodo de prueba, 100 MB. El límite se aplica al ZIP completo. Los archivos grandes se cifran y se cargan por bloques; si la conexión se interrumpe brevemente, la página vuelve a enviar solo el bloque afectado. Su plan también limita el número de envíos diarios y el espacio de almacenamiento ocupado. Si se alcanza un límite, la página muestra un aviso.

Después de la carga: enlace y contraseña

La página indica Archivo cifrado y debajo muestra hasta cuándo puede descargarse el envío. Siguen dos pasos:

1. Comunicar el enlace: elija cómo llega el enlace al destinatario: Lo envía TEPHIA SECURE, Su programa de correo o Comunicarlo usted mismo. Su navegador recuerda la elección para la próxima vez.
2. Contraseña por otra vía: aquí encontrará la contraseña con un botón para copiarla. La ha generado su navegador. Solo existe en esta página; el servidor no la conoce.

Que TEPHIA SECURE envíe el enlace

De este modo, TEPHIA SECURE envía el enlace al destinatario y la dirección queda registrada en su justificante de entrega.

1. En Comunicar el enlace, elija Lo envía TEPHIA SECURE.
2. Introduzca las Direcciones de correo de los destinatarios. Separe varias direcciones con una coma, un punto y coma, un espacio o Intro; cada una aparece como una etiqueta propia que puede quitar con ×. Las direcciones no válidas se marcan en rojo. Si la página sospecha un error tipográfico en un dominio de correo habitual, por ejemplo dos letras intercambiadas en gmail.com, la dirección se marca en amarillo y muestra la sugerencia como botón, por ejemplo ¿gmail.com?. Un clic en él la aplica.
3. Si lo desea, haga clic en + Añadir un mensaje y escriba un Mensaje breve (opcional).
4. Haga clic en Enviar el enlace. Con varias direcciones, el botón se llama Enviar enlaces (N), con el número de direcciones. Si entre ellas hay una dirección marcada en amarillo, el primer clic todavía no envía, sino que avisa «Revise las direcciones marcadas en amarillo. Otro clic envía de todos modos.» Solo el segundo clic envía.
5. Si no se pudo enviar a una dirección, esta permanece en el campo y el aviso indica el motivo, por ejemplo «…: dirección de correo no válida».

Cada destinatario recibe su propio enlace personal y puede descargar una vez con él. El justificante de entrega muestra quién ha descargado los archivos. TEPHIA SECURE solo envía el enlace, nunca la contraseña. La contraseña la comunica usted, por ejemplo por teléfono o en un correo electrónico aparte.

Antes del envío, TEPHIA SECURE comprueba si el dominio de cada dirección acepta correos electrónicos. Si con seguridad no es así, el aviso dice «No se pueden entregar correos a …. Revise la dirección.» La dirección permanece entonces en el campo y no se le envía nada.

Si el dominio acepta correo, pero el servidor del destinatario rechaza el mensaje, por ejemplo porque el buzón no existe, el correo se devuelve como no entregable. TEPHIA SECURE evalúa esta respuesta: normalmente en pocos minutos recibe un correo «No entregado: correo a …», y en Justificantes de entrega aparece en rojo junto al envío «no entregado a …». Si la página posterior a la carga sigue abierta, envíe allí el enlace a la dirección correcta; si no, vuelva a enviar los archivos. Que no llegue tal aviso no prueba la entrega, porque algunos sistemas de correo descartan mensajes sin avisar.

Para que el envío no se utilice de forma abusiva para correos masivos, se aplican límites: por usuario y hora, 30 operaciones de envío y 50 destinatarios; por organización y día, 300 destinatarios. Se aplican a todos los enlaces que envía TEPHIA SECURE, también en el buzón de carga. Si se alcanza un límite, la página avisa «Ha enviado archivos a un número inusualmente alto de destinatarios en poco tiempo. Vuelva a intentarlo más tarde.» o «Demasiadas solicitudes. Espere un momento.» Las demás direcciones ya no se intentan y permanecen en el campo.

Enlace y contraseña en sus propios correos electrónicos

En Comunicar el enlace, elija Su programa de correo. Abrir correo con el enlace abre un correo ya preparado en su programa de correo; la contraseña no va en él. En Contraseña por otra vía, Enviar en un correo aparte abre un segundo correo preparado con la contraseña. Indique el destinatario en cada uno y envíe los dos correos por separado. Es aún más seguro comunicar la contraseña por otro canal, por ejemplo por teléfono o por mensajería.

Este enlace compartido es válido para una sola descarga. Quien descarga primero obtiene el archivo.

Proteger el enlace compartido

Con Comunicarlo usted mismo, el enlace de descarga aparece listo para copiar, por ejemplo en una aplicación de mensajería. Si comunica usted mismo el enlace de este modo, quizá a varios destinatarios, indique quién puede descargar:

1. En Comunicarlo usted mismo, despliegue Solo determinadas direcciones pueden descargar.
2. Introduzca hasta diez direcciones en Direcciones de correo electrónico autorizadas (hasta 10), separadas por comas, puntos y comas o espacios.
3. Haga clic en Habilitar solo para estas direcciones.

Al descargar, cada destinatario confirma su dirección con un código que recibe por correo electrónico y puede descargar una vez. También aquí TEPHIA SECURE comprueba antes si cada dominio acepta correos electrónicos y, si no, rechaza la dirección con el aviso «No se pueden entregar correos a …. Revise la dirección.»; las direcciones cuentan para los límites indicados arriba. Solo puede activar esta opción mientras nadie haya solicitado el archivo a través del enlace compartido. Con «Lo envía TEPHIA SECURE» no es necesario, porque allí cada destinatario ya tiene su propio enlace.

Si el correo con el código se devuelve como no entregable, se le informa de la misma manera, por correo y en Justificantes de entrega. Una dirección autorizada no se puede volver a quitar. Si era incorrecta, vuelva a enviar el archivo y autorice la dirección correcta.

Validez, descarga e intentos

• Cada destinatario puede descargar una vez. Después, el envío se elimina del servidor; con enlaces personales, cuando todos lo han descargado.
• Si no se utiliza, el envío caduca en la fecha indicada tras la carga en Archivo cifrado y se elimina.
• Cada destinatario dispone de tres intentos de descarga. Si fallan todos, por ejemplo por una contraseña incorrecta, el envío se bloquea. En ese caso, vuelva a enviar los archivos.
• Por cada descarga recibirá un correo electrónico «Descargado: …». Puede consultar el estado en Justificantes y, junto al formulario, en Envíos recientes.

Aviso al salir de la página

Si no ha copiado la contraseña ni ha hecho clic en Enviar en un correo aparte, la página le pregunta antes de salir: «Todavía no ha copiado ni enviado por correo la contraseña de este envío. Solo existe aquí; nosotros no la conocemos. ¿Desea salir de la página de todos modos?»

Si sale de todos modos, la contraseña se pierde. Los destinatarios no podrán abrir el envío y tendrá que enviarlo de nuevo.

Solicitar documentos (buzón de carga)

Un buzón de carga recibe archivos de terceros, por ejemplo de clientes o de la parte contraria. El remitente no necesita cuenta. Sus archivos se cifran en su navegador con la contraseña del buzón de carga antes de transmitirse.

Crear un buzón de carga

1. Abra Buzón de carga. Si ya tiene buzones de carga abiertos, haga clic en Crear otro buzón de carga.
2. Introduzca una Etiqueta, por ejemplo «Asunto García».
3. Si lo desea, escriba una Nota para el remitente (opcional). Aparece en la página en la que su cliente carga los archivos.
4. Haga clic en Crear buzón de carga.

La página indica ahora El buzón de carga está listo y muestra los mismos dos pasos que tras un envío: Comunicar el enlace y Contraseña por otra vía. Al mismo tiempo, TEPHIA SECURE envía el enlace de carga y la contraseña a su propia dirección de correo electrónico con el asunto «Datos de acceso a su buzón de carga …». Así podrá recuperar la contraseña más adelante. Enviarme de nuevo los datos de acceso envía de nuevo ese correo.

Comunicar el enlace y la contraseña al cliente

En Comunicar el enlace, elija una de tres vías. Su navegador recuerda la elección, también para el envío de archivos.

• Lo envía TEPHIA SECURE: introduzca la dirección de correo electrónico y, si lo desea, un mensaje breve mediante + Añadir un mensaje; después haga clic en Enviar el enlace. Puede introducir varias direcciones a la vez, separadas por una coma, un punto y coma, un espacio o Intro; todos los destinatarios cargan archivos en el mismo buzón de carga. La marca amarilla con sugerencia ante posibles errores tipográficos, la comprobación del dominio y los límites funcionan como en Enviar archivos. Solo se envía el enlace, y la dirección queda registrada en su justificante de entrega. Si el correo se devuelve como no entregable, recibe un correo, y en Justificantes de entrega aparece en rojo junto al buzón de carga «no entregado a …». Envíe entonces el enlace a la dirección correcta; también figura en su correo «Datos de acceso a su buzón de carga …».
• Su programa de correo: Abrir correo con el enlace abre un correo ya preparado en su programa de correo, sin la contraseña.
• Comunicarlo usted mismo: muestra el enlace de carga listo para copiar.

En Contraseña por otra vía aparece la contraseña lista para copiar. Enviar en un correo aparte abre para ella un segundo correo preparado.

Comunique siempre la contraseña por separado del enlace, idealmente por teléfono. Lo que hace a continuación su cliente se describe en Para destinatarios.

Aviso de archivos nuevos

Recibirá un correo electrónico «… archivo(s) nuevo(s) en el buzón de carga …» con el botón Abrir el buzón de carga. Llega en cuanto su cliente hace clic en Todos los archivos cargados. Si no lo hace, llega automáticamente dos horas después de su primer archivo nuevo.

Descargar archivos

1. Abra Buzón de carga. La lista muestra sus buzones de carga abiertos con el número de archivos, el tamaño y el plazo.
2. Haga clic en Abrir junto al buzón de carga.
3. Introduzca la Contraseña del buzón de carga, por ejemplo la de su correo con los datos de acceso.
4. Haga clic en Descargar junto a un archivo. Su navegador lo carga, lo descifra y lo guarda.
5. Si hay dos o más archivos, dispone de Descargar todos los archivos. Recibirá entonces todos los archivos en un único archivo ZIP.

Los archivos que ya ha descargado se marcan como «descargado». Por qué necesita una contraseña aunque haya iniciado sesión lo explica ¿Por qué tengo que introducir una contraseña?, junto al campo: el inicio de sesión le da acceso al servicio, no a los archivos.

Cierre automático

En cuanto haya descargado todos los archivos, el buzón de carga se cierra automáticamente y su contenido se elimina. A partir de ese momento ya no acepta archivos. Su cliente verá entonces un aviso que le pide solicitar un nuevo buzón de carga.

Contraseña perdida

En el buzón de carga abierto, haga clic en ¿Dónde está la contraseña?. Le indica cuándo y a qué dirección se envió la contraseña. Su cliente también conoce la contraseña, porque la necesitó para cargar los archivos. Pídasela, pero no por correo electrónico.

Si esto no le ayuda, queda la opción Volver a pedírselo al remitente:

1. Compruebe el campo Dirección o direcciones de correo electrónico del remitente. Viene rellenado con las direcciones a las que se ha enviado el enlace hasta ahora, cinco como máximo.
2. Adapte el Mensaje para el remitente.
3. Haga clic en Sustituir el buzón de carga y avisar al remitente.

También aquí TEPHIA SECURE comprueba antes si los dominios de las direcciones aceptan correos electrónicos y, si no, rechaza la solicitud con el aviso «No se pueden entregar correos a …. Revise la dirección.» Se crea un nuevo buzón de carga con una nueva contraseña. El anterior se cierra y sus archivos se eliminan definitivamente. La nueva contraseña la comunica usted. Si alguno de estos correos se devuelve como no entregable, se le informa como se describe más arriba.

Cierre y caducidad

• Para cerrar un buzón de carga, haga clic en Cerrar en la lista. Cuando se le pregunte «¿Eliminar definitivamente el buzón de carga y su contenido?», haga clic en Eliminar.
• Cada buzón de carga está disponible hasta la fecha indicada en la lista. Después se cierra automáticamente y su contenido se elimina.

Justificantes de entrega

Cada envío queda registrado sin lagunas: enviado, enlace enviado por correo, enlace abierto, no entregado, descargado, cargado en un buzón de carga, descargado de él. En Justificantes de entrega puede consultar el estado de sus envíos y generar un justificante de entrega en PDF para el expediente del cliente.

Estado y registro

En la parte superior elige el periodo: 30 días, 90 días (predeterminado), 1 año o Todo. Hay dos vistas:

• La vista de estado muestra para cada envío si se ha descargado. Es la que ve al abrir la página.
• El registro muestra cada evento con fecha y hora, dirección IP y ubicación. Se abre con Registro completo, debajo de las listas.

Estado

Arriba están las fichas Abiertos, Descargados, No descargados y Buzones de carga abiertos, cada una con su cifra. Un clic en una ficha filtra las listas en consecuencia: Buzones de carga abiertos muestra solo los buzones de carga; las demás fichas, solo los envíos. Abiertos cuenta también los envíos descargados en parte. Un segundo clic en la misma ficha vuelve a mostrarlo todo. El campo de búsqueda situado junto al periodo encuentra etiquetas, números de expediente, nombres de archivo y destinatarios.

En Envíos, cada envío ocupa una fila con su estado y el botón Justificante individual. Los estados:

Para cada envío ve también cuándo se envió, a quién se dirigió el enlace y quién lo ha descargado ya. «enlace del correo abierto» significa que la página de descarga se cargó a través del enlace personal. En casos excepcionales, también puede provocarlo un escáner automático del sistema de correo. Solo la descarga acredita la recepción.

En Buzones de carga ve para cada buzón cuántos archivos han llegado y se han descargado, y si está abierto, todo descargado, cerrado, cerrado, caducado, sustituido o bloqueado tras intentos fallidos.

Si un correo que TEPHIA SECURE envió a un destinatario se devuelve como no entregable, en la fila del envío o del buzón de carga aparece en rojo «no entregado a …» con la dirección. Esto se aplica a los enlaces y al código de confirmación enviado a direcciones autorizadas. El aviso suele aparecer pocos minutos después del envío, a veces solo al cabo de horas. Además recibe un correo «No entregado: correo a …» con la respuesta del servidor de correo receptor, y en el registro figura el evento Correo no entregado. Compruebe la dirección y vuelva a enviar a la correcta. No todos los sistemas de correo avisan: si falta el aviso, eso no significa que el correo haya llegado. Solo la descarga acredita la recepción.

Registro

El registro se abre con Registro completo, debajo de las listas; ← Volver al estado le lleva de vuelta. Enumera todos los eventos del periodo seleccionado. Debajo de las listas hay hasta tres botones de texto: Registro completo (en el registro, en su lugar, ← Volver al estado), Exportar CSV y, solo para titulares y auditores, Verificar la cadena. Exportar CSV descarga los eventos como hoja de cálculo. Verificar la cadena comprueba que las entradas no se han modificado. El resultado aparece justo debajo de los botones, por ejemplo «La cadena está intacta: … entradas, de las cuales … se han vaciado tras el plazo de conservación.» o «La comprobación ha detectado … irregularidad(es).» Si falla la exportación CSV, el aviso aparece también allí.

Justificante individual en PDF

En la fila de cada envío figura Justificante individual. Genera un PDF que contiene exactamente ese envío. Así no acaban en el expediente de un cliente datos de otros clientes.

El justificante de entrega contiene:

• asunto, referencia del envío, persona responsable, organización y fecha de emisión
• el resultado en palabras, por ejemplo cuándo y a través de qué enlace se descargó el archivo o que un correo no se pudo entregar
• el contenido del envío, con los nombres de archivo indicados por el remitente
• todos los eventos con fecha y hora, intervinientes, dirección IP y ubicación aproximada
• el valor de comprobación, la dirección para la verificación en línea y un código QR
• la suma de comprobación (SHA-256) de cada archivo y si el navegador del destinatario la confirmó tras el descifrado

El justificante refleja el estado en el momento en que se genera. Si después ocurre algo, como una descarga, vuelva a generarlo. En Cuenta puede hacer que se le envíe automáticamente por correo electrónico después de cada descarga.

Por qué el justificante es fiable

• Cadena de hashes: cada evento está vinculado criptográficamente con el anterior. Si posteriormente se modifica, elimina o inserta una entrada, la cadena se rompe y se detecta.
• Firma y sello de tiempo: el PDF está firmado digitalmente. Cualquier modificación posterior invalida la firma. Un sello de tiempo de una autoridad independiente acredita cuándo se generó.
• Sello de cadena: una vez al día, el estado de todas las cadenas de justificantes se asegura en un documento firmado. El justificante contiene los datos necesarios para recalcularlo.
• Verificar en línea: en https://tephia.com/verify o mediante el código QR, cualquiera puede comprobar sin cuenta si un justificante no se ha modificado. Basta con la referencia del envío y el valor de comprobación que figuran al final del PDF. En el proceso no se revela nada. Si tiene el propio archivo, puede cotejarlo allí con el justificante de entrega; el archivo nunca sale de su ordenador.

Quién ve sus envíos

Normalmente solo ve sus propios envíos. Si su organización ha activado la visibilidad compartida, los titulares y administradores ven los envíos de todos los usuarios. El rol de auditor los ve siempre. Quien dispone de esta visibilidad elige entre Mis envíos y Toda la organización en el selector situado antes del periodo.

En ese caso, todos los usuarios ven esta frase debajo del título Justificantes de entrega: «Los envíos de todos los usuarios de su organización son visibles para los administradores y para el rol de auditor.»

Al pie de la página puede ver durante cuánto tiempo conserva su organización los justificantes de entrega. Las entradas más antiguas se vacían de contenido; la cadena sigue siendo verificable.

Cuenta y seguridad

En Cuenta gestiona su inicio de sesión y configura su justificante de entrega. Se abre desde el menú de cuenta: haga clic arriba a la derecha en el botón con su dirección de correo electrónico y elija Cuenta.

La página tiene dos grupos: Inicio de sesión y Avisos. Cada tarjeta muestra primero el estado actual. El formulario aparece debajo solo cuando hace clic en Cambiar o Añadir. Las tarjetas que aparecen dependen de si inicia sesión con Microsoft o con contraseña.

Inicio de sesión con Microsoft

Si inicia sesión con su cuenta profesional de Microsoft, aquí no hay ajustes para su contraseña ni para su segundo factor. Los gestiona en su cuenta de Microsoft, en «Información de seguridad». El botón Abrir la información de seguridad de Microsoft le lleva allí. Si no consigue avanzar, su departamento de informática puede ayudarle.

Cambiar contraseña

1. En la tarjeta Contraseña, haga clic en Cambiar.
2. Introduzca Contraseña actual, Nueva contraseña y Repetir la nueva contraseña.
3. Haga clic en Cambiar la contraseña.

A continuación se cerrará su sesión en todos los dispositivos. Vuelva a iniciar sesión con la nueva contraseña.

App de autenticación

La tarjeta muestra si su inicio de sesión está protegido por una app de autenticación. Para un teléfono nuevo o una app distinta:

1. En la tarjeta, haga clic en Cambiar.
2. Introduzca Su contraseña para confirmar.
3. Haga clic en Sustituir la app de autenticación. Si todavía no tiene ninguna app, el botón se llama Configurar la app de autenticación.
4. Escanee el código QR con la nueva app o copie en ella la Clave.
5. Introduzca el Código de la nueva app y haga clic en Confirmar la nueva app.

La app anterior sigue funcionando hasta que se confirma la nueva. Cancelar lo deja todo como estaba. Tras el cambio se cierran sus demás sesiones y recibirá un correo electrónico al respecto. Si ya no tiene el teléfono antiguo, sus administradores pueden restablecer su acceso; consulte Iniciar sesión.

Llaves de seguridad y passkeys

Una llave de seguridad, como una YubiKey, o una passkey, como Windows Hello, Touch ID o Face ID, sustituye al código de la app. No puede ser objeto de phishing, porque solo responde al sitio para el que se creó.

Para añadir una:

1. En la tarjeta Llaves de seguridad y passkeys, haga clic en Añadir.
2. Si lo desea, introduzca una Etiqueta (opcional), como «YubiKey del llavero».
3. Introduzca Su contraseña (para confirmar).
4. Haga clic en Añadir llave y confirme en la ventana de su navegador.

La tarjeta muestra cuántas llaves hay registradas y enumera cada una con el día en que se añadió y en que se utilizó por última vez. Quitar elimina una llave. No puede quitar su último segundo factor. Lo ideal es configurar de inmediato una segunda llave como reserva. Recibirá un correo electrónico por cada llave nueva.

Complemento de Outlook

Si inicia sesión con contraseña, la tarjeta Complemento de Outlook muestra cuántos inicios de sesión están activos y enumera cada inicio de sesión del complemento de Outlook, con «Sesión iniciada el», «último uso el» y «válida hasta». Cerrar sesión finaliza uno de ellos, por ejemplo el de un ordenador que ya no utiliza.

Un inicio de sesión dura 30 días. También finaliza cuando cambia su contraseña o su segundo factor.

Con Microsoft, el complemento suele iniciar sesión a través de su inicio de sesión en Outlook; para ello no hay lista. Si inició sesión a través de su propia ventana de inicio de sesión, por ejemplo para buzones en un Exchange Server local, el inicio de sesión aparece aquí; dura 7 días desde el último uso y 30 días como máximo. El enlace Cómo configurar el complemento de Outlook lleva a la página de configuración. Más información en Complemento de Outlook.

Justificante de entrega tras la descarga

Esta tarjeta está en el grupo Avisos. En cuanto un destinatario ha descargado un envío, se le notifica por correo electrónico. Si lo desea, se adjunta el justificante de entrega completo en PDF.

1. Marque Enviar automáticamente el justificante de entrega en PDF.
2. Si el justificante debe ir a otro buzón de correo, por ejemplo el que se utiliza para el expediente, marque Otro destinatario e introduzca la Dirección de destino. Debe pertenecer a un dominio verificado de su organización.
3. Haga clic en Guardar.

Si su organización lo ha establecido para todos, verá un aviso en lugar de la opción.

Idioma y apariencia

En la esquina superior derecha hay dos controles:

• El selector de idioma cambia el idioma de la interfaz, por ejemplo a Deutsch, Français, Italiano o Nederlands. La página se vuelve a cargar.
• El botón redondo con una luna o un sol (Cambiar aspecto) alterna entre modo claro y oscuro.

Su organización establece para todos el idioma de los justificantes de entrega y de las notificaciones, con independencia de lo que usted elija.

Complemento de Outlook

Con el complemento envía archivos y solicita documentos directamente mientras redacta un correo electrónico. La cinta de opciones muestra entonces dos botones en el grupo TEPHIA SECURE: Enviar de forma segura y Solicitar documentos. A la derecha se abre un panel de tareas. El cifrado se realiza allí; los archivos en sí no pasan por su sistema de correo electrónico.

El complemento funciona en el Outlook nuevo y en el clásico para Windows, en Outlook en la web y en Outlook para Mac (en este caso, con buzones en Microsoft 365). Solo aparece al redactar, no al leer. Lo configura su departamento de informática.

En Outlook en la web y en el nuevo Outlook, el complemento se encuentra en Aplicaciones dentro de un correo nuevo. Para mantenerlo en la barra de herramientas: en el menú Aplicaciones, haga clic con el botón derecho en TEPHIA SECURE y elija Anclar, o bien marque TEPHIA SECURE en Configuración → Correo → Personalizar acciones. Si no aparece en Aplicaciones, cierre sesión en Outlook en la web y vuelva a iniciarla una vez.

Iniciar sesión

La primera vez que lo abra, elija:

• Iniciar sesión con Microsoft (el botón principal): el complemento adopta su inicio de sesión de Outlook. La primera vez confirma brevemente una sola vez. Donde Outlook no ofrece esta opción, por ejemplo para buzones en un Exchange Server local, se abre una ventana para el inicio de sesión de Microsoft; la sesión dura entonces 7 días desde el último uso y 30 días como máximo.
• Iniciar sesión con contraseña (el enlace de debajo): se abre una ventana. Introduzca su Dirección de correo electrónico, su Contraseña y el Código de la app de autenticación y haga clic en Iniciar sesión. La sesión dura 30 días en este Outlook.

Si la ventana no se abre, permita las ventanas emergentes para Outlook. En la parte inferior del panel verá «Sesión iniciada como …» con Cerrar sesión. Su contraseña, su segundo factor y todo lo demás se cambian en TEPHIA SECURE, en el navegador.

Enviar de forma segura

1. Cree un correo nuevo e introduzca los destinatarios en Para o CC.
2. Haga clic en Enviar de forma segura.
3. Arrastre archivos a la zona «Arrastre los archivos aquí o selecciónelos» o haga clic en ella en selecciónelos. Las carpetas completas simplemente se arrastran; el panel no tiene ningún botón para elegir una carpeta. En total, cada envío puede ser tan grande como permita su plan: 500 MB, 1 GB o 2 GB; durante el periodo de prueba, 100 MB.
4. La Etiqueta (opcional) viene rellenada con el asunto. Aparece en la vista de estado y en el justificante de entrega y, si hay varios archivos, también como nombre del archivo ZIP.
5. En Entregar el enlace, elija una de las dos tarjetas. Su elección se recuerda para la próxima vez.
6. Haga clic en Cifrar e insertar en el correo.

Después, el panel muestra con marcas de verificación lo que ya está hecho, por ejemplo «La contraseña está en el correo». Cuando ya no falta nada, debajo, en el recuadro verde, aparece «Todo listo. Ya puede enviar el correo.» Mostrar contraseña muestra la contraseña, Copiar la contraseña la copia y Enviar más archivos vuelve a empezar.

TEPHIA SECURE envía el enlace (recomendado)

La tarjeta se llama TEPHIA SECURE envía el enlace («Recomendado · enlace propio por destinatario»). El complemento inserta en su correo un recuadro con la contraseña; así, la contraseña va en este correo. Después, envíe el correo como de costumbre.

Solo cuando lo envía, cada destinatario de Para y CC recibe de TEPHIA SECURE su propio correo electrónico con un enlace personal. Cada uno puede descargar una vez con él; no hace falta ningún código de confirmación; por eso, con esta tarjeta el panel oculta la confirmación por código. El justificante de entrega muestra quién ha descargado. Los destinatarios que añada antes de enviar reciben su enlace automáticamente. Así, el enlace y la contraseña llegan por dos canales distintos. Por envío salen como máximo 20 enlaces; con más destinatarios, el complemento avisa «Como máximo 20 destinatarios por envío.» El complemento no comprueba las direcciones de antemano; si una no se puede entregar, Outlook se lo notifica para su correo como de costumbre.

Después, el panel muestra «La contraseña está en el correo» y «Los enlaces van a … al enviar». Si descarta el correo, tampoco se envía ningún enlace. Al cabo de unos 30 minutos, un correo electrónico «Enlaces aún no enviados» se lo recuerda. En versiones antiguas de Outlook, los enlaces se envían justo después de la carga; el panel le indica entonces a quién.

Enlace en este correo

La tarjeta se llama El enlace va en este correo («Usted comunica la contraseña por separado», por ejemplo por teléfono o en un segundo correo). El complemento inserta en su correo un recuadro con el enlace y abre de inmediato un segundo correo con la contraseña para los mismos destinatarios. Envíe ambos correos. Volver a abrir el correo con la contraseña lo recupera; con Copiar la contraseña puede comunicarla, por ejemplo, por teléfono. Si el correo aún no tiene destinatarios, el correo con la contraseña no se abre por sí solo; el panel muestra entonces «El correo aún no tiene destinatarios; el correo con la contraseña se abrirá sin destinatarios.» y el botón Preparar el correo con la contraseña. Con esta tarjeta, el recuadro verde «Todo listo. Ya puede enviar el correo.» solo aparece cuando el correo con la contraseña se ha preparado o enviado.

Si ha iniciado sesión en el complemento con Microsoft, o si su buzón se encuentra en el Exchange Server de su empresa, no se abre ningún segundo correo. En su lugar, el panel de tareas muestra los destinatarios y el texto del correo con la contraseña; modifique lo que necesite y haga clic en Enviar el correo con la contraseña. El correo sale directamente de su buzón y aparece después en «Elementos enviados». La primera vez, Microsoft puede preguntarle si el complemento puede enviar correo electrónico en su nombre; esto solo se aplica a estos correos con la contraseña.

Con varios destinatarios, todos reciben el mismo enlace. En ese caso, cada uno confirma su dirección con un código al descargar y puede descargar una vez. Con un solo destinatario, puede activarlo con Los destinatarios confirman su dirección con un código. Esta casilla solo aparece con la tarjeta El enlace va en este correo.

Adoptar adjuntos existentes

Si el correo ya tiene adjuntos, el panel ofrece Enviar los adjuntos de forma segura. Los adjuntos pasan a la lista de archivos y se eliminan del correo después de la carga.

Solicitar documentos

1. Cree un correo para su cliente y haga clic en Solicitar documentos.
2. Compruebe la Etiqueta (opcional) y, si lo desea, escriba una Nota para el remitente (opcional).
3. En Entregar el enlace, elija una de las dos tarjetas, como se ha descrito antes.
4. Haga clic en Crear un buzón de carga e insertarlo en el correo.

La contraseña también se le envía a usted, para que pueda abrir más adelante los archivos cargados. La vista final lo confirma con «Contraseña también enviada a …, para abrir los archivos más tarde». Los descarga en el navegador, en Buzón de carga.

La comprobación al enviar

Al enviar, Outlook comprueba si cada destinatario recibe el enlace, la contraseña y la autorización para descargar. Si falta algo, Outlook retiene el correo e indica el motivo, por ejemplo:

• El correo con la contraseña aún no se ha preparado.
• Alguien recibe el enlace pero todavía no la contraseña, por ejemplo porque se añadió después del correo con la contraseña.
• Alguien todavía no puede descargar a través del enlace.
• La contraseña ya no está en el correo.
• No se han podido enviar los enlaces al enviar el correo.

Haga clic en Solucionarlo ahora en el aviso. El panel se abre y completa todo lo pendiente en un solo paso. Después, simplemente vuelva a enviar el correo. Si su versión de Outlook no tiene este botón, abra TEPHIA SECURE en la cinta de opciones y elija allí Solucionarlo ahora.

El panel muestra de antemano los mismos puntos en el recuadro Pendiente antes de enviar. Cuando todo está listo, el recuadro verde indica «Todo listo. Ya puede enviar el correo.» Los correos sin un envío preparado se envían sin comprobación.

La pregunta sobre «mailto»

El Outlook clásico pregunta a veces si el complemento puede abrir «mailto». El panel se lo recuerda entonces brevemente. Marque Recordar mi elección y elija Abrir. Outlook no volverá a preguntar en este ordenador.

Su departamento de informática también puede permitirlo para todos los ordenadores de su organización; así Outlook ni siquiera pregunta. Cómo hacerlo se describe en la guía para administradores, en el capítulo «Complemento de Outlook: directivas y red».

Detalles técnicos

Si algo se bloquea o falla, en la parte inferior del panel aparece Detalles técnicos. Enumera cada paso con la hora. Despliéguelo y haga una captura de pantalla para su departamento de informática o para el soporte.

Para destinatarios: descargar y cargar archivos

Este capítulo está dirigido a todas las personas que reciben archivos a través de TEPHIA SECURE o a las que se solicitan documentos. No necesita cuenta ni instalar nada. Basta con un navegador actualizado.

Descargar un archivo

Recibe el enlace por correo electrónico, ya sea directamente del remitente o de TEPHIA SECURE con el asunto «… ha puesto a su disposición un archivo cifrado» o, si son varios archivos, «… ha puesto a su disposición archivos cifrados». La contraseña se la comunica el remitente por separado, por ejemplo por teléfono o en un segundo correo electrónico. TEPHIA SECURE nunca envía una contraseña.

1. Abra el enlace, por ejemplo con Descargar archivo en el correo electrónico o, si son varios archivos, Descargar los archivos.
2. La página Descargar archivo muestra el nombre del archivo, el tamaño, el remitente, el plazo y los intentos de descarga restantes.
3. Introduzca la Contraseña. Tenga en cuenta las mayúsculas y minúsculas. Lo más seguro es copiarla completa.
4. Haga clic en Descifrar y guardar.

Su navegador carga el archivo, lo descifra y lo guarda, normalmente en su carpeta de descargas. Si son varios archivos, llegan en un ZIP. La página indica entonces: «El archivo se ha descifrado y guardado. Ya se ha eliminado del servidor.» No puede descargarse una segunda vez, así que guarde bien el archivo.

Confirmar su dirección de correo electrónico con un código

Si el remitente ha indicado quién puede descargar, verá primero Confirme su dirección de correo electrónico.

1. En Su dirección de correo electrónico, introduzca la dirección a la que va destinado el envío.
2. Haga clic en Solicitar código.
3. Recibirá un correo electrónico «Su código de confirmación para la descarga» con un código de seis dígitos. Es válido durante 15 minutos y solo para este envío.
4. Escriba el código en Código del correo. Se comprueba automáticamente al introducir el sexto dígito. También puede hacer clic en Confirmar.
5. A continuación, introduzca la contraseña como se ha descrito antes.

Si no llega ningún código, compruebe que la dirección esté bien escrita y revise su carpeta de correo no deseado. Solicitar un nuevo código envía otro. Por motivos de seguridad, la página responde siempre igual, aunque la dirección no esté autorizada.

Intentos de descarga

Cada clic en Descifrar y guardar cuenta como un intento. Dispone de tres intentos. La página muestra cuántos le quedan. Una vez agotados, el archivo se bloquea. En ese caso, pida al remitente que se lo envíe de nuevo.

Otros mensajes y su significado:

Qué sabe el remitente

El remitente recibe un aviso en cuanto usted ha descargado el archivo. Su justificante de entrega contiene la fecha y la hora, su dirección IP y la ubicación aproximada derivada de ella. También ve si se abrió el enlace del correo electrónico y si su dirección se confirmó mediante código. Solo usted y el remitente conocen el contenido del archivo.

Cargar archivos en un buzón de carga

Si se le solicitan documentos, recibirá un enlace a un buzón de carga, por ejemplo en un correo electrónico «… le ha pedido que le envíe archivos de forma cifrada». La contraseña se la comunica por separado la persona que se los ha solicitado.

1. Abra el enlace, por ejemplo con Cargar archivos. La página muestra para quién carga los archivos y, en su caso, una nota.
2. Arrastre archivos o carpetas a la zona o haga clic en Elegir archivos o Elegir carpeta. Cada archivo se cifra por separado.
3. Introduzca la Contraseña y haga clic en Cifrar y cargar.
4. Para más archivos, haga clic en Añadir más archivos. La contraseña se mantiene en el campo.
5. Cuando haya terminado, haga clic en Todos los archivos cargados. Entonces se avisa al destinatario. Si no hace clic, el aviso se envía automáticamente dos horas después de su primer archivo.

Puede añadir archivos más adelante. Basta con volver a abrir el enlace, mientras el buzón de carga siga abierto y el destinatario no haya descargado aún los archivos. Después, el buzón ya no acepta archivos y tendrá que solicitar uno nuevo. Tras demasiadas contraseñas incorrectas, el buzón de carga se bloquea para usted. En ese caso, póngase en contacto con la persona que le solicitó los documentos.

¿No ha recibido ningún correo electrónico?

Revise su carpeta de correo no deseado. Los correos electrónicos con enlaces de TEPHIA SECURE llevan el nombre del remitente en el asunto. Si no encuentra nada, consulte al remitente.

¿Algo le parece sospechoso?

Al pie de las páginas de descarga y de carga encontrará Denunciar uso indebido. Describa brevemente lo que le ha llamado la atención, por ejemplo un remitente desconocido o una solicitud de pago. El remitente no sabrá quién lo ha notificado.

Preguntas frecuentes

Contraseñas y enlaces

He perdido la contraseña de un envío. ¿Me la pueden enviar?

No. La contraseña se genera en su navegador y no se almacena en ningún sitio. Nadie puede recuperarla, ni siquiera el operador. Esa es la esencia del cifrado de extremo a extremo. Simplemente vuelva a enviar los archivos, con un enlace nuevo y una contraseña nueva.

¿Y si falta la contraseña de un buzón de carga?

Busque en su bandeja de entrada el correo electrónico «Datos de acceso a su buzón de carga …». En el buzón de carga abierto le ayuda ¿Dónde está la contraseña?. Su cliente también conoce la contraseña. Como último recurso queda Volver a pedírselo al remitente; consulte Buzón de carga.

El enlace ha caducado. ¿Qué hago?

Un envío caducado se elimina y no puede prorrogarse. Vuelva a enviar los archivos. Si ha caducado un buzón de carga, cree uno nuevo.

¿Puedo poner el enlace y la contraseña en el mismo correo electrónico?

Por favor, no lo haga. Quien intercepte ese único correo tendría ambos. Utilice dos canales, por ejemplo el enlace por correo electrónico y la contraseña por teléfono. Lo más sencillo es que TEPHIA SECURE envíe el enlace; consulte Enviar archivos.

Destinatarios

El destinatario no puede abrir el archivo.

Compruebe con él:

• ¿Ha introducido la contraseña completa, respetando mayúsculas y minúsculas?
• ¿Ha agotado sus tres intentos de descarga? Puede verlo en Justificantes. Si es así, vuelva a enviar los archivos.
• ¿Se ha descargado ya el archivo, por ejemplo por otro destinatario a través del enlace compartido?
• ¿Ha vencido el plazo?
• ¿Está esperando un código de confirmación? Entonces debe revisar su carpeta de correo no deseado.

La guía para destinatarios está en Para destinatarios. Puede enviarle el enlace a esta ayuda: https://tephia.com/help

Una dirección de destinatario se rechaza o se marca en amarillo.

La página marca en amarillo las direcciones en las que sospecha un error tipográfico en un dominio de correo habitual. El botón de al lado, por ejemplo ¿gmail.com?, aplica la sugerencia. Si la dirección es correcta, haga clic una segunda vez en Enviar el enlace; entonces se envía.

Si el aviso dice «No se pueden entregar correos a …. Revise la dirección.», el dominio no acepta correos electrónicos según el DNS, normalmente por un error tipográfico. Compruebe la ortografía o pregunte al destinatario por su dirección. Las direcciones marcadas en rojo no son direcciones de correo electrónico válidas. Más información en Enviar archivos.

¿Me entero si un enlace no llega?

Si el sistema de correo del destinatario rechaza el mensaje, sí: recibe un correo «No entregado: correo a …», y en Justificantes de entrega aparece en rojo «no entregado a …». Si lo descarta sin avisar, nadie se entera y el envío sigue abierto. Solo la descarga acredita con seguridad la recepción.

¿Necesita el destinatario una cuenta?

No. La descarga y la carga funcionan sin cuenta y sin instalar nada, solo en el navegador.

Archivos y tecnología

¿Qué tamaño puede tener un envío?

Según su plan, hasta 500 MB (Starter), 1 GB (Team) o 2 GB (Business y Enterprise) por envío; durante el periodo de prueba, 100 MB. Si hay varios archivos o una carpeta, se agrupan en un ZIP que en conjunto no puede superar este límite. En un buzón de carga, el límite se aplica a cada archivo por separado. Reparta los volúmenes de datos mayores entre varios envíos.

¿Qué navegador necesito?

Un navegador actualizado. El cifrado se realiza en el propio navegador, por lo que no se necesita ninguna extensión. La página debe abrirse a través de https://; de lo contrario, el navegador no ofrece el cifrado.

¿Funciona en un smartphone?

Las páginas funcionan en el navegador y, por tanto, en principio también en smartphones y tabletas. El archivo se cifra o descifra en la memoria del dispositivo. Para archivos grandes es preferible un ordenador.

El complemento de Outlook no está disponible en Outlook para smartphones.

Datos y conservación

¿Dónde se guardan los datos?

Los servidores se encuentran en un centro de datos en Alemania. La página de inicio ofrece más información en el apartado «Dónde se guardan sus datos». Allí los archivos se almacenan exclusivamente cifrados.

¿Durante cuánto tiempo se conservan los archivos?

• Un envío permanece en el servidor hasta que se descarga y, como máximo, hasta su fecha de caducidad. La fecha se muestra después de la carga. Después se elimina.
• Los archivos de un buzón de carga se eliminan en cuanto usted los ha descargado todos, o cuando el buzón de carga se cierra o caduca.
• Los justificantes de entrega se conservan durante el tiempo que haya establecido su organización. El plazo se indica al pie de la página Justificantes de entrega. Después, las entradas se vacían de contenido; la cadena sigue siendo verificable.

¿Puede el operador leer mis archivos?

No. Los archivos solo se almacenan cifrados en el servidor y la clave nunca se guarda. Lo que sí ve el servidor se describe en la Introducción.