Outlook-Add-in

Was das Add-in kann

Beim Verfassen einer Mail stehen im Menüband zwei Knöpfe:

• Sicher senden: Dateien auswählen oder ganze Ordner hineinziehen. Das Add-in verschlüsselt sie in Outlook, bevor sie hochgeladen werden. Wahlweise schickt TEPHIA SECURE jedem Empfänger beim Senden der Mail einen eigenen Link, und das Passwort steht in der Mail; oder der Link steht in der Mail, und das Passwort geht in einer zweiten Mail an dieselben Empfänger.
• Unterlagen anfordern: legt einen Briefkasten an und setzt dessen Link in die Mail. Der Empfänger legt seine Dateien verschlüsselt und ohne Konto ab.

Beim Senden prüft das Add-in, ob Link und Passwort vollständig verteilt sind. Stand und Zustellnachweis finden Sie wie gewohnt in TEPHIA SECURE unter Nachweise. Die Dateien gehen nicht über Ihr Mailsystem: Microsoft sieht nur die Mails mit Link und Passwort, nie die Dateien.

Voraussetzungen

• Ein Konto bei TEPHIA SECURE in Ihrer Organisation für jede Person, die das Add-in nutzt.
• Klassisches Outlook für Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 und neuer), neues Outlook für Windows, Outlook im Web und Outlook für Mac mit Postfächern in Microsoft 365.
• Nicht unterstützt: Outlook 2016 und 2019. Outlook auf dem Smartphone folgt später.

Einrichten für die ganze Organisation (Microsoft 365)

Für die Verwaltung Ihres Microsoft-365-Mandanten (globale Administration oder Exchange-Administration):

1. Microsoft 365 Admin Center öffnen: Einstellungen → Integrierte Apps → Benutzerdefinierte Apps hochladen.
2. App-Typ Office-Add-in wählen, dann Link zur Manifestdatei angeben und diese Adresse eintragen:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Festlegen, wer das Add-in bekommt: alle Nutzer, bestimmte Gruppen oder einzelne Personen.
4. Bereitstellen. Bis das Add-in in Outlook erscheint, dauert es bei Microsoft einige Stunden, höchstens einen Tag.

Updates des Add-ins kommen danach automatisch; Sie müssen nichts neu verteilen.

Postfächer auf Exchange Server (lokal)

1. Fassung für Exchange Server herunterladen. Die Standardfassung lehnt Exchange Server ab.
2. Im Exchange Admin Center unter Organisation → Add-Ins auf + und Aus Datei hinzufügen klicken und die Datei wählen. Von URL hinzufügen funktioniert bei Exchange Server nicht (Fehler „constraintProvider“).
3. Das Add-in in der Liste für die Benutzer Ihrer Organisation verfügbar machen.

Lehnt Ihr Exchange Server auch diese Fassung ab, verwenden Sie die Fassung ohne Prüfung beim Senden. Unterstützt wird das klassische Outlook für Windows und Outlook im Web Ihres Servers.

Einzeln installieren

Zum Ausprobieren, ohne die Verwaltung:

1. Manifest herunterladen.
2. In Outlook: Add-ins abrufen → Meine Add-ins → Benutzerdefiniertes Add-in hinzufügen → Aus Datei hinzufügen und die Datei wählen.

Ob einzelne Nutzer selbst Add-ins hinzufügen dürfen, legt Ihre Microsoft-365-Verwaltung fest.

Anmeldung

• Mit Microsoft: Das Add-in übernimmt die Anmeldung aus Outlook. Beim ersten Mal bestätigt jede Person einmal kurz die Berechtigungen.
• Mit Passwort und zweitem Faktor: Beim ersten Mal öffnet sich ein Anmeldefenster. Die Anmeldung gilt dann 30 Tage für dieses Outlook. Beenden lässt sie sich jederzeit im Add-in oder in TEPHIA SECURE über das Kontomenü oben rechts unter Konto, Abschnitt Anmeldung; sie endet außerdem, wenn Passwort oder zweiter Faktor geändert werden.

Im Add-in lassen sich nur Dateien senden und Briefkästen anlegen. Passwort, zweiter Faktor, Nutzer und Tarif ändern Sie in TEPHIA SECURE im Browser.

Passwort-Mail

Steht der Link in der Mail, schickt das Add-in das Passwort in einer zweiten Mail aus dem Postfach der Person:

• Mit Microsoft angemeldet (Microsoft 365): direkt über Microsoft Graph, ohne zweites Fenster. Beim ersten Mal bestätigt die Person dafür „E-Mails in Ihrem Namen senden“.
• Postfach auf Exchange Server: direkt über die Exchange-Webdienste (EWS) Ihres Servers, ebenfalls ohne zweites Fenster.
• Sonst öffnet das Add-in die Passwort-Mail über einen mailto:-Link, und das klassische Outlook fragt beim ersten Mal, ob das Add-in „mailto“ öffnen darf. Einzelne Nutzer kreuzen dann Meine Auswahl für diese Anwendung immer merken an und wählen Öffnen. Für die ganze Organisation geben Sie „mailto“ per Gruppenrichtlinie, Intune oder Registry frei (Office ab Version 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Wert mailto (Zeichenfolge) = Allow. Fertig als Datei: Registry-Datei herunterladen.

Grenzen

• Je Versand so viel, wie Ihr Tarif erlaubt: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) oder 2 GB (Business, Enterprise), im Testzeitraum 100 MB – wie im Browser.
• Mehrere Dateien und Ordner werden zu einem ZIP gebündelt.
• Das Add-in erscheint nur beim Verfassen einer Mail, nicht beim Lesen.

Mehr Hilfe

Die ausführliche Anleitung für die IT, mit Hybrid-Betrieb, Richtlinien, Netzwerk und Fehlersuche, finden Sie nach der Anmeldung in TEPHIA SECURE unter Verwaltung → Anleitung. Fragen zum Einrichten beantworten wir gern: connect [at] tephia [dot] com.