Dodatek do Outlooka

Co potrafi dodatek

Podczas pisania wiadomości e-mail wstążka oferuje dwa przyciski:

• Wyślij bezpiecznie: wybór plików lub przeciągnięcie całych folderów. Dodatek szyfruje je w Outlooku, zanim zostaną przesłane. Albo TEPHIA SECURE przy wysyłaniu wiadomości wysyła każdemu odbiorcy własny link, a hasło znajduje się w wiadomości; albo link jest w wiadomości, a hasło trafia w drugiej wiadomości do tych samych odbiorców.
• Poproś o dokumenty: tworzy skrzynkę na dokumenty i wstawia jej link do wiadomości. Odbiorca przekazuje swoje pliki w postaci zaszyfrowanej, bez konta.

Przy wysyłaniu dodatek sprawdza, czy link i hasło zostały w pełni rozesłane. Status i potwierdzenie doręczenia znajdują się jak zwykle w TEPHIA SECURE w sekcji Potwierdzenia. Pliki nie przechodzą przez system pocztowy: Microsoft widzi tylko wiadomości z linkiem i hasłem, nigdy pliki.

Wymagania

• Konto TEPHIA SECURE w Państwa organizacji dla każdej osoby korzystającej z dodatku.
• Klasyczny Outlook dla systemu Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 i nowsze), nowy Outlook dla systemu Windows, Outlook w sieci Web oraz Outlook dla komputerów Mac ze skrzynkami pocztowymi w Microsoft 365.
• Nieobsługiwane: Outlook 2016 i 2019. Outlook na smartfonach pojawi się później.

Konfiguracja dla całej organizacji (Microsoft 365)

Dla administracji dzierżawy Microsoft 365 (administrator globalny lub administrator programu Exchange):

1. Otworzyć centrum administracyjne Microsoft 365: Ustawienia → Zintegrowane aplikacje → Upload custom apps.
2. Wybrać typ aplikacji Office Add-in, a następnie Provide link to manifest file i wpisać ten adres:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Określić, kto otrzyma dodatek: wszyscy użytkownicy, określone grupy lub pojedyncze osoby.
4. Zakończyć wdrożenie. Po stronie Microsoft upływa kilka godzin, najwyżej jeden dzień, zanim dodatek pojawi się w Outlooku.

Aktualizacje dodatku docierają potem automatycznie; nie trzeba niczego ponownie wdrażać.

Skrzynki pocztowe na Exchange Server (lokalnie)

1. Pobrać wersję dla Exchange Server. Exchange Server odrzuca wersję standardową.
2. W centrum administracyjnym Exchange w obszarze Organization → Add-ins kliknąć + i Add from file, a następnie wybrać plik. Add from URL nie działa w serwerze Exchange (błąd „constraintProvider”).
3. Udostępnić dodatek z listy użytkownikom organizacji.

Jeśli serwer Exchange odrzuca także tę wersję, należy użyć wersji bez kontroli przy wysyłaniu. Obsługiwane są klasyczny Outlook dla systemu Windows oraz Outlook w sieci Web serwera.

Instalacja indywidualna

Do wypróbowania, bez udziału administracji:

1. Pobrać manifest.
2. W Outlooku: Pobierz dodatki → Moje dodatki → Dodaj dodatek niestandardowy → Dodaj z pliku i wybrać plik.

To, czy pojedynczy użytkownicy mogą samodzielnie dodawać dodatki, określa administracja Microsoft 365.

Logowanie

• Przez Microsoft: dodatek przejmuje logowanie z Outlooka. Za pierwszym razem każda osoba raz krótko potwierdza uprawnienia.
• Hasłem i drugim składnikiem: za pierwszym razem otwiera się okno logowania. Zalogowanie trwa potem 30 dni dla tego Outlooka. Można je w każdej chwili zakończyć w dodatku lub w TEPHIA SECURE z menu konta w prawym górnym rogu: Konto, sekcja Logowanie; kończy się także po zmianie hasła lub drugiego składnika.

W dodatku można jedynie wysyłać pliki i tworzyć skrzynki na dokumenty. Hasło, drugi składnik, użytkowników i plan zmienia się w TEPHIA SECURE w przeglądarce.

Wiadomość z hasłem

Jeśli link jest w wiadomości, dodatek wysyła hasło w drugiej wiadomości ze skrzynki pocztowej danej osoby:

• Zalogowanie przez Microsoft (Microsoft 365): bezpośrednio przez Microsoft Graph, bez drugiego okna. Za pierwszym razem osoba potwierdza w tym celu uprawnienie „Wysyłanie poczty jako Ty”.
• Skrzynka pocztowa na Exchange Server: bezpośrednio przez Exchange Web Services (EWS) serwera, również bez drugiego okna.
• W pozostałych przypadkach dodatek otwiera wiadomość z hasłem przez link mailto:, a klasyczny Outlook za pierwszym razem pyta, czy dodatek może otworzyć „mailto”. Pojedynczy użytkownicy zaznaczają wtedy Zapamiętaj mój wybór i wybierają Otwórz. Dla całej organizacji „mailto” udostępnia się za pomocą zasad grupy, Intune lub rejestru (Office od wersji 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Wartość mailto (ciąg) = Allow. Gotowy plik: Pobierz plik rejestru.

Ograniczenia

• Na przesyłkę tyle, ile pozwala plan: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) lub 2 GB (Business, Enterprise), w okresie próbnym 100 MB – tak jak w przeglądarce.
• Wiele plików i folderów jest łączonych w jeden plik ZIP.
• Dodatek pojawia się tylko podczas pisania wiadomości, a nie podczas czytania.

Więcej pomocy

Szczegółowa instrukcja dla działu IT, obejmująca tryb hybrydowy, zasady, sieć i rozwiązywanie problemów, jest dostępna po zalogowaniu w TEPHIA SECURE w sekcji Administracja → Przewodnik. Na pytania dotyczące konfiguracji chętnie odpowiemy: connect [at] tephia [dot] com.