Supliment Outlook

Ce face suplimentul

La redactarea unui e-mail, panglica oferă două butoane:

• Trimitere securizată: selectați fișiere sau trageți dosare întregi. Suplimentul le criptează în Outlook înainte ca acestea să fie încărcate. Fie TEPHIA SECURE trimite fiecărui destinatar propriul link la expedierea e-mailului, iar parola se află în e-mail; fie linkul se află în e-mail, iar parola ajunge la aceiași destinatari într-un al doilea e-mail.
• Solicitare documente: creează o căsuță de depunere și inserează linkul acesteia în e-mail. Destinatarul își încarcă fișierele criptat, fără cont.

La expediere, suplimentul verifică dacă linkul și parola au fost distribuite complet. Starea și dovada de livrare le găsiți, ca de obicei, în TEPHIA SECURE, la Dovezi de livrare. Fișierele nu trec prin sistemul dumneavoastră de e-mail: Microsoft vede doar e-mailurile cu linkul și parola, niciodată fișierele.

Cerințe

• Un cont TEPHIA SECURE în organizația dumneavoastră pentru fiecare persoană care folosește suplimentul.
• Outlook clasic pentru Windows (Microsoft 365, Outlook 2021 și versiunile ulterioare), noul Outlook pentru Windows, Outlook pe web și Outlook pentru Mac, cu căsuțe poștale în Microsoft 365.
• Nu sunt acceptate: Outlook 2016 și 2019. Outlook pe smartphone va urma ulterior.

Configurare pentru întreaga organizație (Microsoft 365)

Pentru administratorii tenantului dumneavoastră Microsoft 365 (Global Administrator sau Exchange Administrator):

1. Deschideți centrul de administrare Microsoft 365: Settings → Integrated apps → Upload custom apps.
2. Alegeți tipul de aplicație Office Add-in, apoi Provide link to manifest file și introduceți această adresă:
   https://tephia.com/outlook/manifest.xml
3. Stabiliți cine primește suplimentul: toți utilizatorii, anumite grupuri sau persoane individuale.
4. Implementați. Durează câteva ore din partea Microsoft, cel mult o zi, până când suplimentul apare în Outlook.

Actualizările suplimentului sosesc apoi automat; nu trebuie să implementați nimic din nou.

Căsuțe poștale pe Exchange Server (on-premises)

1. Descărcați versiunea pentru Exchange Server. Exchange Server respinge versiunea standard.
2. În centrul de administrare Exchange, la Organization → Add-ins, faceți clic pe + și pe Add from file, apoi alegeți fișierul. Add from URL nu funcționează cu Exchange Server (eroarea „constraintProvider”).
3. Puneți suplimentul din listă la dispoziția utilizatorilor din organizația dumneavoastră.

Dacă Exchange Server respinge și această versiune, folosiți versiunea fără verificarea la expediere. Sunt acceptate Outlook clasic pentru Windows și Outlook pe web de pe serverul dumneavoastră.

Instalare individuală

Pentru a-l încerca fără a implica administratorii:

1. Descărcați manifestul.
2. În Outlook: Obțineți programe de completare → Programele mele de completare → Adăugați un program de completare particularizat → Adăugare din fișier și alegeți fișierul.

Dacă utilizatorii individuali pot adăuga singuri suplimente este stabilit de administrarea dumneavoastră Microsoft 365.

Autentificare

• Cu Microsoft: suplimentul preia autentificarea din Outlook. La prima utilizare, fiecare persoană confirmă o singură dată, pe scurt, permisiunile.
• Cu parolă și factor secundar: la prima utilizare se deschide o fereastră de autentificare. Autentificarea este apoi valabilă 30 de zile pentru acest Outlook. Poate fi încheiată oricând în supliment sau în TEPHIA SECURE, din meniul contului din dreapta sus, la Cont, secțiunea Autentificare; se încheie și atunci când se schimbă parola sau factorul secundar.

Suplimentul poate doar să trimită fișiere și să creeze căsuțe de depunere. Parola, factorul secundar, utilizatorii și planul le modificați în TEPHIA SECURE, în browser.

E-mailul cu parola

Dacă linkul se află în e-mail, suplimentul trimite parola într-un al doilea e-mail din căsuța poștală a persoanei respective:

• Autentificat cu Microsoft (Microsoft 365): direct prin Microsoft Graph, fără o a doua fereastră. La prima utilizare, persoana confirmă în acest scop „Trimiteți e-mail ca dvs.”.
• Căsuță poștală pe Exchange Server: direct prin Exchange Web Services (EWS) ale serverului dumneavoastră, de asemenea fără o a doua fereastră.
• În celelalte cazuri, suplimentul deschide e-mailul cu parola printr-un link mailto:, iar Outlook clasic întreabă la prima utilizare dacă suplimentul poate deschide „mailto”. Utilizatorii individuali bifează atunci Rețineți alegerea mea și aleg Deschidere. Pentru întreaga organizație, permiteți „mailto” prin politică de grup (Group Policy), Intune sau registry (Office începând cu versiunea 2408):
  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Office\16.0\WEF\ProtocolHandlers\9d95a3e1-3e70-5d80-8a50-a2919c47e429
  Valoarea mailto (șir) = Allow. Fișier gata pregătit: Descărcați fișierul registry.

Limite

• Pe trimitere, cât permite planul dumneavoastră: 500 MB (Starter), 1 GB (Team) sau 2 GB (Business, Enterprise), iar în perioada de probă 100 MB – ca în browser.
• Mai multe fișiere și dosare sunt grupate într-un singur fișier ZIP.
• Suplimentul apare doar la redactarea unui e-mail, nu și la citire.

Ajutor suplimentar

Ghidul detaliat pentru IT, care acoperă funcționarea hibridă, politicile, rețeaua și depanarea, este disponibil după autentificarea în TEPHIA SECURE, la Administrare → Ghid. Răspundem cu plăcere la întrebări despre configurare: connect [at] tephia [dot] com.