Guida

Panoramica

TEPHIA SECURE è un servizio per lo scambio crittografato di file riservati. È pensato per le professioni vincolate al segreto professionale, come consulenti fiscali, studi legali e notai, e per chiunque non voglia che i propri file restino non crittografati nelle caselle di posta altrui.

Che cosa può fare

• Inviare file: carica i file e trasmette un link per il download e una password. Vedere Inviare file.
• Richiedere documenti: una casella di deposito riceve file dai clienti, che non hanno bisogno di un account. Vedere Casella di deposito.
• Documentare: ogni download viene registrato. Per il fascicolo del cliente crea una prova di consegna in formato PDF. Vedere Prove.
• Lavorare da Outlook: con il componente aggiuntivo per Outlook invia file e richiede documenti senza aprire l'applicazione. Vedere Componente aggiuntivo per Outlook.

La crittografia end-to-end in parole semplici

Per ogni invio il Suo browser genera una password casuale. Con questa password crittografa i file prima che lascino il Suo computer. Il server conserva solo dati crittografati e non memorizza mai la chiave. I file vengono decrittografati di nuovo solo nel browser del destinatario.

Senza la password nessuno può aprire i file, nemmeno il gestore del servizio. Per questo motivo una password persa non può essere recuperata.

Che cosa vede il server e che cosa non vede

Questi dati servono per generare la prova. Li trova in Prove.

Ruoli

Destinatari e clienti non hanno bisogno di un account. Scaricano i file tramite un link o li depositano in una casella di deposito. Che cosa vedono è descritto in Per i destinatari.

Struttura dell'applicazione

Dopo l'accesso vede in alto le sezioni Invia file, Casella di deposito e Prove. In alto a destra si trova un pulsante con il Suo indirizzo e-mail e la Sua organizzazione. Apre il menu dell'account con Account, Guida e Disconnetti. Titolari e amministratori vi trovano anche Amministrazione.

Se c'è qualcosa di importante per la Sua organizzazione, per esempio un contratto in sospeso, sotto la navigazione compare una barra degli avvisi. Mostra sempre solo l'avviso più urgente. Gli altri avvisi si aprono con “+2 altri”, “+3 altri” e così via.

In ogni schermata, un link come Guida all'invio La porta direttamente al capitolo corrispondente di questa guida.

In basso a sinistra, Come funziona? apre una breve panoramica. Mostra anche la dimensione massima dei file e per quanti giorni restano disponibili.

Accedere

Accede dalla pagina iniziale https://tephia.com. A destra si trova il riquadro Accedi con tre schede: Microsoft, Password e Passkey. All'apertura della pagina è selezionata la scheda Microsoft. È la Sua organizzazione a stabilire quale modalità vale per Lei.

Con Microsoft (account aziendale)

1. Scelga la scheda Microsoft, se non è già selezionata.
2. Clicchi su Accedi con l'account aziendale.
3. Acceda come di consueto con il Suo account aziendale Microsoft.

In questo caso la password e il secondo fattore sono gestiti dalla Sua organizzazione in Microsoft 365, non da TEPHIA SECURE. Gli account Microsoft personali non sono ammessi.

Se compare un messaggio che indica che per il Suo indirizzo non è configurato alcun accesso, chieda un invito ai Suoi amministratori.

Con indirizzo e-mail, password e codice

1. Scelga la scheda Password.
2. Inserisca il Suo Indirizzo e-mail e la Password e clicchi su Avanti.
3. Inserisca il Codice dalla Sua app di autenticazione a sei cifre e clicchi su Accedi.

Se qualcosa non è corretto, il messaggio è sempre lo stesso: “Accesso non possibile. Controlli indirizzo e-mail, password e codice.” In questo modo il modulo non rivela quale parte era errata. Dopo troppi tentativi falliti l'account viene bloccato per alcuni minuti.

Con una chiave di sicurezza o una passkey

1. Scelga la scheda Passkey.
2. Clicchi su Accedi con chiave di sicurezza o passkey.
3. Confermi nella finestra del Suo browser con il PIN, l'impronta digitale, il volto o toccando la chiave.

Non servono né password né codice. Deve aver registrato una chiave o una passkey, per esempio una YubiKey, Windows Hello, Touch ID o Face ID.

Configurare l'accesso per la prima volta

I Suoi amministratori La invitano. Riceve un'e-mail con l'oggetto “Ha ricevuto un invito a TEPHIA SECURE”. L'invito è valido fino alla data indicata nell'e-mail.

Clicchi su Configura l'accesso nell'e-mail. La pagina offre ciò che la Sua organizzazione consente: se l'organizzazione accede con Microsoft, clicchi su Accedi con Microsoft e acceda con il Suo account aziendale; in questo modo il Suo accesso è configurato. Per una cassetta postale condivisa o funzionale Microsoft non consente l'accesso; la pagina lo segnala e in tal caso configura una password. Per una password propria:

1. Scelga una Nuova password e la ripeta. Deve avere almeno 12 caratteri e non deve contenere né la parte del Suo indirizzo e-mail prima della @ né il nome della Sua organizzazione o di TEPHIA SECURE. Password comuni o trapelate e schemi semplici come “Password2024!” o “qwerty123456” vengono rifiutati; più parole casuali o una password generata da un gestore di password funzionano bene. Clicchi su Avanti.
2. In Scelga il Suo secondo fattore, selezioni Chiave di sicurezza o passkey (consigliato) oppure App di autenticazione.
3. Per una chiave o una passkey, il Suo browser Le chiede una conferma. Dopodiché ha subito effettuato l'accesso.
4. Per l'app, scansioni il codice QR, per esempio con Microsoft Authenticator o Google Authenticator. Se non riesce a scansionarlo, copi nell'app la Chiave visualizzata. Inserisca poi il codice a sei cifre e clicchi su Completa la configurazione.

Può aggiungere l'altro fattore in seguito in Account.

Password dimenticata

1. Nella scheda Password, clicchi su Ha dimenticato la password?.
2. Inserisca il Suo indirizzo e-mail e clicchi su Richiedi il link.
3. Apra l'e-mail “Reimpostazione della password” e clicchi su Imposta una nuova password. Il link è valido per due ore.
4. Scelga una nuova password.

Il Suo secondo fattore rimane invariato. Per accedere Le servono comunque il codice o la chiave.

Secondo fattore perso

Se non ha più accesso alla Sua app di autenticazione o alla Sua chiave di sicurezza, si rivolga agli amministratori della Sua organizzazione. Possono reimpostare il Suo accesso. Lo ricorda anche la nota in fondo alla scheda Password. Non esistono codici di recupero.

Riceve quindi un'e-mail “Il Suo accesso è stato reimpostato” con il pulsante Configura di nuovo l'accesso. Il link può essere usato una sola volta e solo per un tempo limitato. Imposta poi una nuova password e un nuovo secondo fattore, esattamente come nella prima configurazione.

Se accede con Microsoft, il Suo reparto IT La aiuta in Microsoft 365.

Disconnettersi

Clicchi in alto a destra sul pulsante con il Suo indirizzo e-mail e scelga Disconnetti nel menu dell'account.

Inviare file

Un invio è composto da uno o più file, un link per il download e una password. Trasmette il link e la password al destinatario per canali separati.

Scegliere e caricare i file

1. Apra Invia file.
2. Trascini file o intere cartelle nell'area Trascini qui i file. In alternativa clicchi su Scegli file o Scegli cartella. “Scegli cartella” attiva una richiesta di sicurezza del Suo browser; trascinare una cartella no.
3. Più file o una cartella vengono raccolti in un unico archivio ZIP nel Suo browser. Con la croce può togliere di nuovo un file dall'elenco.
4. Inserisca una Denominazione (facoltativa), per esempio il numero di pratica. Compare nella vista di stato, nel registro e nella prova di consegna. Il destinatario riceve l'archivio ZIP con questo nome.
5. Clicchi su Crittografa e crea link. Tenga aperta la pagina finché non compare File crittografato.

A seconda del piano, ogni invio può raggiungere 500 MB (Starter), 1 GB (Team) o 2 GB (Business ed Enterprise), 100 MB durante il periodo di prova. Il limite vale per l'intero archivio ZIP. I file di grandi dimensioni vengono crittografati e caricati a blocchi; se la connessione si interrompe brevemente, la pagina invia di nuovo solo il blocco interessato. Il Suo piano limita inoltre il numero di invii al giorno e lo spazio di archiviazione occupato. Se un limite viene raggiunto, la pagina mostra un messaggio.

Dopo il caricamento: link e password

La pagina indica File crittografato e mostra sotto fino a quando l'invio può essere scaricato. Seguono due passaggi:

1. Trasmettere il link: scelga come il link arriva al destinatario: Lo invia TEPHIA SECURE, Il Suo programma di posta o Trasmetterlo personalmente. Il Suo browser memorizza la scelta per la volta successiva.
2. Password per un altro canale: qui trova la password con un pulsante per copiarla. È stata generata dal Suo browser. Esiste solo su questa pagina; il server non la conosce.

Far inviare il link da TEPHIA SECURE

In questo modo TEPHIA SECURE invia il link al destinatario e l'indirizzo viene registrato nelle Sue prove.

1. In Trasmettere il link scelga Lo invia TEPHIA SECURE.
2. Inserisca gli Indirizzi e-mail dei destinatari. Separi più indirizzi con una virgola, un punto e virgola, uno spazio o Invio; ciascuno compare come un'etichetta a sé, che può rimuovere con ×. Gli indirizzi non validi sono evidenziati in rosso. Se la pagina sospetta un errore di battitura in un dominio di posta diffuso, per esempio due lettere invertite in gmail.com, l'indirizzo è evidenziato in giallo e mostra il suggerimento come pulsante, per esempio gmail.com?. Un clic sul pulsante lo applica.
3. Se lo desidera, clicchi su + Aggiungi messaggio e scriva un Breve messaggio (facoltativo).
4. Clicchi su Invia link. Con più indirizzi il pulsante si chiama Invia i link (N), con il numero degli indirizzi. Se tra questi c'è un indirizzo evidenziato in giallo, il primo clic non invia ancora, ma segnala “Controlli gli indirizzi evidenziati in giallo. Un altro clic invia comunque.” Solo il secondo clic invia.
5. Un indirizzo a cui non è stato possibile inviare resta nel campo, e il messaggio ne indica il motivo, per esempio “…: indirizzo e-mail non valido”.

Ogni destinatario riceve un proprio link personale e può scaricare i file una sola volta. La prova mostra chi li ha scaricati. TEPHIA SECURE invia solo il link, mai la password. La password la trasmette Lei stesso, per esempio per telefono o in un'e-mail separata.

Prima dell'invio, TEPHIA SECURE verifica se il dominio di ciascun indirizzo accetta effettivamente e-mail. Se sicuramente non è così, il messaggio è “Non è possibile recapitare e-mail a …. Controlli l’indirizzo.” L'indirizzo resta allora nel campo e non gli viene inviato nulla.

Se il dominio accetta e-mail ma il server del destinatario rifiuta il messaggio, per esempio perché la casella di posta non esiste, l'e-mail torna indietro come non recapitabile. TEPHIA SECURE analizza questa risposta: di solito entro pochi minuti riceve un'e-mail “Non recapitabile: e-mail a …”, e in Prove l'invio mostra in rosso “non recapitabile a …”. Se la pagina dopo il caricamento è ancora aperta, invii lì il link all'indirizzo corretto; altrimenti invii di nuovo i file. Se non arriva un tale messaggio, ciò non prova il recapito, perché alcuni sistemi di posta scartano le e-mail senza avvisare.

Affinché l'invio non venga usato impropriamente per e-mail di massa, valgono dei limiti: per utente e ora 30 operazioni di invio e 50 destinatari, per organizzazione e giorno 300 destinatari. Valgono per tutti i link che TEPHIA SECURE invia, anche per le caselle di deposito. Se un limite è raggiunto, la pagina segnala “Ha scritto a moltissimi destinatari in poco tempo. Riprovi più tardi.” oppure “Troppe richieste. Attenda un momento.” Gli indirizzi rimanenti non vengono più tentati e restano nel campo.

Link e password nelle Sue e-mail

In Trasmettere il link scelga Il Suo programma di posta. Apri e-mail con link apre un'e-mail preimpostata nel Suo programma di posta; la password non vi è contenuta. In Password per un altro canale, Invia come e-mail separata apre una seconda e-mail preimpostata con la password. Inserisca in ciascuna il destinatario e invii le due e-mail separatamente. È ancora più sicuro trasmettere la password per un altro canale, per esempio per telefono o messenger.

Questo link condiviso vale per un solo download. Chi lo usa per primo riceve il file.

Proteggere il link condiviso

Con Trasmetterlo personalmente il link per il download viene mostrato per essere copiato, per esempio in un messenger. Se trasmette così Lei stesso il link, magari a più destinatari, stabilisca chi può scaricare i file:

1. In Trasmetterlo personalmente apra Solo determinati indirizzi possono scaricare.
2. Inserisca fino a dieci indirizzi in Indirizzi e-mail autorizzati (fino a 10), separati da virgole, punti e virgola o spazi.
3. Clicchi su Abilita solo per questi indirizzi.

Al momento del download, ogni destinatario conferma il proprio indirizzo con un codice inviato per e-mail e può scaricare una sola volta. Anche qui TEPHIA SECURE verifica prima se ogni dominio accetta e-mail e altrimenti rifiuta con il messaggio “Non è possibile recapitare e-mail a …. Controlli l’indirizzo.”; gli indirizzi contano ai fini dei limiti indicati sopra. Può attivare questa funzione solo finché nessuno ha richiesto il file tramite il link condiviso. Con “Lo invia TEPHIA SECURE” non è necessario: lì ogni destinatario ha già il proprio link.

Se l'e-mail con il codice torna indietro come non recapitabile, ne viene informato allo stesso modo, per e-mail e in Prove. Un indirizzo autorizzato non può più essere rimosso. Se era errato, invii di nuovo il file e autorizzi l'indirizzo corretto.

Validità, download e tentativi

• Ogni destinatario può scaricare una sola volta. Dopodiché l'invio viene eliminato dal server; con i link personali solo quando tutti hanno scaricato i file.
• Se non viene usato, l'invio scade alla data indicata dopo il caricamento sotto File crittografato e viene eliminato.
• Ogni destinatario ha tre tentativi di download. Se falliscono tutti, per esempio a causa di una password errata, l'invio viene bloccato. In tal caso invii di nuovo i file.
• Per ogni download riceve un'e-mail “Scaricato: …”. Vede lo stato in Prove e accanto al modulo in Invii recenti.

Avviso quando lascia la pagina

Se non ha né copiato la password né cliccato su Invia come e-mail separata, prima che Lei lasci la pagina compare la domanda: “Non ha ancora copiato né inviato per e-mail la password di questo invio. Esiste solo qui — noi non la conosciamo. Lasciare comunque la pagina?”

Se lascia comunque la pagina, la password è persa. I destinatari non possono aprire l'invio e Lei deve inviarlo di nuovo.

Richiedere documenti (casella di deposito)

Una casella di deposito riceve file dall'esterno, per esempio dai clienti o dalla controparte. Il mittente non ha bisogno di un account. I suoi file vengono crittografati nel suo browser con la password della casella di deposito prima di essere trasferiti.

Creare una casella di deposito

1. Apra Casella di deposito. Se ha già caselle di deposito aperte, clicchi su Crea un'altra casella di deposito.
2. Inserisca una Denominazione, per esempio “Pratica Rossi”.
3. Se lo desidera, scriva una Nota per il mittente (facoltativa). Compare sulla pagina in cui il Suo cliente deposita i file.
4. Clicchi su Crea casella di deposito.

La pagina indica ora La casella di deposito è pronta e mostra gli stessi due passaggi di un invio: Trasmettere il link e Password per un altro canale. Contemporaneamente TEPHIA SECURE invia il link per il caricamento e la password al Suo indirizzo e-mail, con l'oggetto “Dati di accesso per la Sua casella di deposito …”. In questo modo può ritrovare la password in seguito. Inviami di nuovo i dati di accesso invia l'e-mail un'altra volta.

Trasmettere link e password al cliente

In Trasmettere il link scelga una delle tre modalità. Il Suo browser memorizza la scelta, anche per l'invio di file.

• Lo invia TEPHIA SECURE: inserisca l'indirizzo e-mail, se lo desidera un breve messaggio tramite + Aggiungi messaggio, poi clicchi su Invia link. Può inserire più indirizzi in una volta, separati da una virgola, un punto e virgola, uno spazio o Invio; tutti i destinatari depositano nella stessa casella di deposito. L'evidenziazione in giallo con suggerimento in caso di sospetti errori di battitura, la verifica del dominio e i limiti valgono come descritto in Inviare file. Viene inviato solo il link e l'indirizzo viene registrato nelle Sue prove. Se l'e-mail torna indietro come non recapitabile, riceve un'e-mail, e in Prove la casella di deposito mostra in rosso “non recapitabile a …”. Invii allora il link all'indirizzo corretto; si trova anche nella Sua e-mail “Dati di accesso per la Sua casella di deposito …”.
• Il Suo programma di posta: Apri e-mail con link apre un'e-mail preimpostata nel Suo programma di posta, senza la password.
• Trasmetterlo personalmente: mostra il link per il caricamento da copiare.

In Password per un altro canale la password viene mostrata per essere copiata. Invia come e-mail separata apre per essa una seconda e-mail preimpostata.

Trasmetta sempre la password separatamente dal link, idealmente per telefono. Che cosa fa poi il Suo cliente è descritto in Per i destinatari.

Notifica di nuovi file

Riceve un'e-mail “… nuovi file nella casella di deposito …” con il pulsante Apri la casella di deposito. Arriva non appena il Suo cliente clicca su Tutti i file caricati. Se non clicca, arriva automaticamente due ore dopo il suo primo nuovo file.

Scaricare i file

1. Apra Casella di deposito. L'elenco mostra le Sue caselle di deposito aperte con il numero di file, la dimensione e la scadenza.
2. Clicchi su Apri accanto alla casella di deposito.
3. Inserisca la Password della casella di deposito, per esempio quella dell'e-mail con i dati di accesso.
4. Clicchi su Scarica accanto a un file. Il Suo browser lo scarica, lo decrittografa e lo salva.
5. Con due o più file è disponibile Scarica tutti i file. Riceve allora tutti i file in un unico file ZIP.

I file scaricati sono contrassegnati come “scaricato”. Perché Le serva una password anche se ha effettuato l'accesso, lo spiega Perché devo inserire una password? accanto al campo: l'accesso apre il servizio per Lei, non i file.

Chiusura automatica

Non appena ha scaricato tutti i file, la casella di deposito si chiude automaticamente e il suo contenuto viene eliminato. Dopodiché non accetta più nulla. Il Suo cliente vede allora una nota che lo invita a richiedere una nuova casella di deposito.

Password smarrita

Nella casella di deposito aperta, clicchi su Dov'è la password?. Le indica quando e a quale indirizzo è stata inviata la password. Anche il Suo cliente conosce la password, perché ne aveva bisogno per depositare i file. Gliela chieda, ma non per e-mail.

Se questo non aiuta, resta Chiedere di nuovo al mittente:

1. Verifichi l'Indirizzo/i e-mail del mittente. Sono precompilati con gli indirizzi a cui finora è stato inviato il link, al massimo cinque.
2. Adatti il Messaggio al mittente.
3. Clicchi su Sostituisci la casella di deposito e scrivi al mittente.

Anche qui TEPHIA SECURE verifica prima se i domini degli indirizzi accettano e-mail e altrimenti rifiuta con il messaggio “Non è possibile recapitare e-mail a …. Controlli l’indirizzo.” Viene creata una nuova casella di deposito con una nuova password. Quella precedente viene chiusa e i suoi file vengono eliminati definitivamente. La nuova password la trasmette Lei stesso. Se una di queste e-mail torna indietro come non recapitabile, ne viene informato come descritto sopra.

Chiusura e scadenza

• Per chiudere una casella di deposito, clicchi su Chiudi nell'elenco. Dopo la domanda “Eliminare definitivamente la casella di deposito e il contenuto?”, clicchi su Elimina.
• Ogni casella di deposito è disponibile fino alla data indicata nell'elenco. Dopodiché viene chiusa automaticamente e il suo contenuto viene eliminato.

Prove

Ogni invio viene registrato senza lacune: inviato, link inviato, link aperto, non recapitabile, scaricato, depositato, scaricato dalla casella di deposito. In Prove vede lo stato dei Suoi invii e crea una prova in formato PDF per il fascicolo del cliente.

Stato e registro

In alto sceglie il periodo: 30 giorni, 90 giorni (preimpostato), 1 anno o Tutto. Ci sono due viste:

• La vista di stato mostra per ogni invio se è stato scaricato. È quella che vede all'apertura della pagina.
• Il registro mostra ogni singolo evento con data e ora, indirizzo IP e posizione. Lo apre con Registro completo sotto gli elenchi.

Stato

In alto si trovano i riquadri Aperti, Scaricati, Non scaricati e Caselle di deposito aperte, ciascuno con il proprio numero. Un clic su un riquadro filtra gli elenchi di conseguenza: Caselle di deposito aperte mostra solo le caselle di deposito, gli altri riquadri mostrano solo gli invii. Aperti conta anche gli invii scaricati parzialmente. Un secondo clic sullo stesso riquadro mostra di nuovo tutto. Il campo di ricerca accanto al periodo trova denominazioni, numeri di pratica, nomi di file e destinatari.

In Invii ogni invio occupa una riga con il suo stato e il pulsante Prova singola. Gli stati:

Per ogni invio vede inoltre quando è stato inviato, a chi è stato inviato il link e chi ha già scaricato i file. “link dall'e-mail aperto” significa che la pagina di download è stata aperta tramite il link personale. In rari casi può causarlo anche uno scanner automatico del sistema di posta. Solo il download prova la ricezione.

In Caselle di deposito vede per ogni casella di deposito quanti file sono arrivati e sono stati scaricati e se è aperta, tutto scaricato, chiusa, chiusa, scaduta, sostituita o bloccata dopo tentativi non riusciti.

Se un'e-mail che TEPHIA SECURE ha inviato a un destinatario torna indietro come non recapitabile, nella riga dell'invio o della casella di deposito compare in rosso “non recapitabile a …” con l'indirizzo. Ciò vale per i link e per il codice di conferma inviato agli indirizzi autorizzati. Di solito l'indicazione compare pochi minuti dopo l'invio, talvolta solo dopo ore. Inoltre riceve un'e-mail “Non recapitabile: e-mail a …” con la risposta del server di posta ricevente, e nel registro compare l'evento E-mail non recapitabile. Controlli l'indirizzo e invii di nuovo a quello corretto. Non tutti i sistemi di posta inviano una notifica: se l'indicazione manca, non significa che l'e-mail sia arrivata con certezza. Solo il download prova la ricezione.

Registro

Apre il registro con Registro completo sotto gli elenchi; ← Torna allo stato La riporta indietro. Elenca tutti gli eventi del periodo selezionato. Sotto gli elenchi ci sono fino a tre pulsanti di testo: Registro completo (nel registro al suo posto ← Torna allo stato), Esportazione CSV e, solo per il titolare e i revisori, Verifica la catena. Esportazione CSV scarica gli eventi come foglio di calcolo. Verifica la catena controlla che le voci siano invariate. Il risultato compare direttamente sotto i pulsanti, per esempio “La catena è integra: … voci, di cui … svuotate dopo il periodo di conservazione.” oppure “La verifica ha rilevato irregolarità: ….” Se l'esportazione CSV non riesce, anche il messaggio compare lì.

Prova singola in PDF

Nella riga di ogni invio si trova Prova singola. Crea un PDF che contiene esattamente questo unico invio. In questo modo nessun dato di altri clienti finisce in un fascicolo del cliente.

La prova di consegna contiene:

• oggetto, riferimento dell'invio, persona responsabile, organizzazione, data e ora della creazione
• il risultato in parole, per esempio quando e tramite quale link il file è stato scaricato o che un'e-mail non è stata recapitata
• il contenuto dell'invio, con i nomi dei file indicati dal mittente
• tutti gli eventi con data e ora, parti coinvolte, indirizzo IP e posizione approssimativa
• il valore di controllo, l'indirizzo per la verifica online e un codice QR
• la somma di controllo (SHA-256) di ogni file e se il browser del destinatario l'ha confermata dopo la decrittografia

La prova rispecchia lo stato al momento della sua creazione. Se in seguito si aggiunge qualcosa, per esempio un download, la crei di nuovo. In Account può farsela inviare automaticamente per e-mail dopo ogni download.

Perché la prova è affidabile

• Catena di hash: ogni evento è collegato crittograficamente a quello precedente. Se una voce viene modificata, rimossa o inserita a posteriori, la catena si interrompe e ciò risulta visibile.
• Firma e marca temporale: il PDF è firmato digitalmente. Qualsiasi modifica successiva invalida la firma. Una marca temporale di un'autorità indipendente prova quando è stato creato.
• Sigillo della catena: una volta al giorno lo stato di tutte le catene di prove viene fissato in un documento firmato. La prova fornisce i dati necessari per ricalcolarlo.
• Verifica online: su https://tephia.com/verify o tramite il codice QR, chiunque può verificare senza account se una prova è invariata. Servono il riferimento dell'invio e il valore di controllo riportati alla fine del PDF. Nel farlo non viene divulgato nulla. Se ha il file stesso, può confrontarlo lì con la prova di consegna; il file non lascia il Suo computer.

Chi vede i Suoi invii

Normalmente vede solo i Suoi invii. Se la Sua organizzazione ha attivato la visibilità condivisa, titolari e amministratori vedono gli invii di tutti gli utenti. Il ruolo di revisore li vede sempre. Chi dispone di questa visibilità sceglie tra I miei invii e Intera organizzazione nella selezione prima del periodo.

In tal caso tutti gli utenti vedono questa frase sotto il titolo Prove: “Gli invii di tutti gli utenti della Sua organizzazione sono visibili agli amministratori e al ruolo di revisore.”

In fondo alla pagina vede per quanto tempo la Sua organizzazione conserva le prove. Le voci più vecchie vengono svuotate del loro contenuto; la catena resta verificabile.

Account e sicurezza

In Account gestisce il Suo accesso e configura le prove di consegna automatiche. Lo apre dal menu dell'account: clicchi in alto a destra sul pulsante con il Suo indirizzo e-mail e scelga Account.

La pagina ha due gruppi: Accesso e Notifiche. Ogni scheda mostra prima lo stato attuale. Il modulo sottostante compare solo quando clicca su Modifica o Aggiungi. Le schede visualizzate dipendono dal fatto che Lei acceda con Microsoft o con una password.

Accesso con Microsoft

Se accede con il Suo account aziendale Microsoft, qui non ci sono impostazioni per la password o il secondo fattore. Li gestisce nel Suo account Microsoft in “Informazioni di sicurezza”. Il pulsante Apri le informazioni di sicurezza Microsoft La porta lì. Se ha difficoltà, il Suo reparto IT può aiutarLa.

Modificare la password

1. Nella scheda Password clicchi su Modifica.
2. Inserisca Password attuale, Nuova password e Ripeti la nuova password.
3. Clicchi su Cambia password.

Viene quindi disconnesso ovunque. Acceda di nuovo con la nuova password.

App di autenticazione

La scheda mostra se il Suo accesso è protetto da un'app di autenticazione. Per un nuovo telefono o un'altra app:

1. Nella scheda clicchi su Modifica.
2. Inserisca La Sua password per conferma.
3. Clicchi su Sostituisci l'app di autenticazione. Se non ha ancora un'app, il pulsante si chiama Configura l'app di autenticazione.
4. Scansioni il codice QR con la nuova app o copi la Chiave nell'app.
5. Inserisca il Codice dalla nuova app e clicchi su Conferma la nuova app.

L'app precedente continua a funzionare finché la nuova non è confermata. Annulla lascia tutto com'era. Dopo la modifica le Sue altre sessioni vengono disconnesse e Lei riceve un'e-mail in merito. Se il vecchio telefono non c'è più, i Suoi amministratori possono reimpostare il Suo accesso; vedere Accedere.

Chiavi di sicurezza e passkey

Una chiave di sicurezza come una YubiKey o una passkey come Windows Hello, Touch ID o Face ID sostituisce il codice dell'app. Non può essere oggetto di phishing, perché risponde solo al sito per cui è stata creata.

Per aggiungerne una:

1. Nella scheda Chiavi di sicurezza e passkey clicchi su Aggiungi.
2. Se lo desidera, inserisca una Denominazione (facoltativa), per esempio “YubiKey sul portachiavi”.
3. Inserisca La Sua password (per conferma).
4. Clicchi su Aggiungi chiave e confermi nella finestra del Suo browser.

La scheda mostra quante chiavi sono registrate ed elenca ciascuna con il giorno in cui è stata aggiunta e quello dell'ultimo utilizzo. Rimuovi elimina una chiave. Non può rimuovere il Suo ultimo secondo fattore. Idealmente, configuri subito una seconda chiave come riserva. Per ogni nuova chiave riceve un'e-mail.

Componente aggiuntivo per Outlook

Se accede con una password, la scheda Componente aggiuntivo per Outlook mostra quanti accessi sono attivi ed elenca ogni accesso del componente aggiuntivo per Outlook, con “Accesso effettuato il”, “utilizzato l'ultima volta il” e “valido fino al”. Disconnetti ne termina uno, per esempio per un computer che non usa più.

Un accesso dura 30 giorni. Termina anche quando modifica la password o il secondo fattore.

Con Microsoft, il componente aggiuntivo di solito accede tramite il Suo accesso in Outlook; per questo non c'è un elenco. Se ha effettuato l'accesso tramite una propria finestra di accesso, per esempio per caselle di posta su un Exchange Server locale, l'accesso viene elencato qui; dura 7 giorni dall'ultimo utilizzo, al massimo 30 giorni. Il link Come configurare il componente aggiuntivo per Outlook porta alla pagina di configurazione. Maggiori informazioni in Componente aggiuntivo per Outlook.

Prova dopo il download

Questa scheda si trova nel gruppo Notifiche. Non appena un destinatario ha scaricato i file, riceve una notifica per e-mail. Su richiesta, la prova di consegna completa viene allegata in formato PDF.

1. Selezioni Invia automaticamente la prova di consegna in PDF.
2. Se la prova deve arrivare a un'altra casella di posta, per esempio quella da cui vengono gestiti i Suoi fascicoli, selezioni Destinatario diverso e inserisca l'Indirizzo di destinazione. Deve appartenere a un dominio verificato della Sua organizzazione.
3. Clicchi su Salva.

Se la Sua organizzazione ha deciso questo per tutti, vede una nota al posto della scelta.

Lingua e aspetto

Nell'angolo in alto a destra ci sono due comandi:

• Il selettore della lingua cambia la lingua dell’interfaccia, per esempio in Deutsch, English, Français o Nederlands. La pagina si ricarica.
• Il pulsante rotondo con una luna o un sole (Cambia aspetto) passa dal tema chiaro a quello scuro e viceversa.

La Sua organizzazione stabilisce per tutti la lingua delle prove di consegna e delle notifiche, indipendentemente dalla Sua scelta.

Componente aggiuntivo per Outlook

Con il componente aggiuntivo invia file e richiede documenti direttamente mentre scrive un'e-mail. La barra multifunzione mostra allora due pulsanti nel gruppo TEPHIA SECURE: Invia in modo sicuro e Richiedi documenti. A destra si apre un riquadro attività. La crittografia avviene lì; i file stessi non passano attraverso il Suo sistema di posta.

Il componente aggiuntivo funziona nel nuovo Outlook e in Outlook classico per Windows, in Outlook sul web e in Outlook per Mac (lì con caselle di posta in Microsoft 365). Compare solo durante la scrittura, non durante la lettura. Lo configura il Suo reparto IT.

In Outlook sul web e nel nuovo Outlook, il componente aggiuntivo si trova in App in una nuova e-mail. Per tenerlo nella barra degli strumenti: nel menu App, faccia clic con il tasto destro su TEPHIA SECURE e scelga Pin, oppure in Impostazioni → Posta → Personalizza azioni selezioni TEPHIA SECURE. Se manca in App, si disconnetta da Outlook sul web e acceda di nuovo una volta.

Accedere

La prima volta che lo apre, scelga:

• Accedi con Microsoft (il pulsante principale): il componente aggiuntivo riprende il Suo accesso da Outlook. La prima volta conferma brevemente una sola volta. Dove Outlook non lo offre, per esempio per caselle di posta su un Exchange Server locale, si apre una finestra per l'accesso Microsoft; l'accesso dura allora 7 giorni dall'ultimo utilizzo, al massimo 30 giorni.
• Accedi con password (il link sotto): si apre una finestra. Inserisca Indirizzo e-mail, Password e Codice dall'app di autenticazione e clicchi su Accedi. L'accesso dura 30 giorni per questo Outlook.

Se la finestra non si apre, consenta i pop-up per Outlook. In fondo al riquadro vede “Accesso effettuato come …” con Disconnetti. La password, il secondo fattore e tutto il resto si modificano in TEPHIA SECURE nel browser.

Invia in modo sicuro

1. Crei una nuova e-mail e inserisca i destinatari in A o Cc.
2. Clicchi su Invia in modo sicuro.
3. Trascini i file nell'area “Trascini qui i file oppure li selezioni” oppure clicchi al suo interno su li selezioni. Intere cartelle le trascina semplicemente dentro; nel riquadro non c'è un pulsante per scegliere una cartella. In totale, ogni invio può raggiungere quanto consentito dal Suo piano: 500 MB, 1 GB o 2 GB, 100 MB durante il periodo di prova.
4. La Denominazione (facoltativa) è precompilata con l'oggetto. Compare nella vista di stato e nella prova di consegna e, con più file, come nome del file ZIP.
5. In Recapito del link scelga una delle due schede. La Sua scelta viene memorizzata per la volta successiva.
6. Clicchi su Crittografa e inserisci nell'e-mail.

Il riquadro mostra poi con delle spunte che cosa è fatto, per esempio “La password è nell'e-mail”. Quando non manca più nulla, sotto, nel riquadro verde, compare “Tutto pronto. Ora può inviare l'e-mail.” Con Mostra password vede la password, con Copia la password la copia e con Invia altri file ricomincia da capo.

TEPHIA SECURE invia il link (consigliato)

La scheda si chiama TEPHIA SECURE invia il link (“Consigliato · un link per destinatario”). Il componente aggiuntivo inserisce nella Sua e-mail un riquadro con la password; la password è quindi in questa e-mail. Invii poi l'e-mail come di consueto.

Solo quando la invia, ogni destinatario in A e Cc riceve da TEPHIA SECURE una propria e-mail con un link personale. Ciascuno può scaricare i file una sola volta con esso; non serve alcun codice di conferma, per questo il riquadro nasconde l'opzione del codice per questa scheda. La prova di consegna mostra chi ha scaricato i file. I destinatari che aggiunge prima dell'invio ricevono automaticamente il loro link. Il link e la password arrivano quindi per due canali diversi. Per ogni invio partono al massimo 20 link; con più destinatari il componente aggiuntivo segnala “Al massimo 20 destinatari per invio.” Il componente aggiuntivo non verifica gli indirizzi in anticipo; se uno non è recapitabile, Outlook lo segnala per la Sua e-mail come di consueto.

Il riquadro mostra poi “La password è nell'e-mail” e “All'invio i link vanno a …”. Se scarta l'e-mail, non viene inviato nemmeno alcun link. Dopo circa 30 minuti un'e-mail “Link non ancora inviati” glielo ricorda. Nelle versioni meno recenti di Outlook i link vengono inviati subito dopo il caricamento; il riquadro Le indica allora a chi.

Link in questa e-mail

La scheda si chiama Il link è in questa e-mail (“La password la trasmette Lei separatamente”, per esempio per telefono o in una seconda e-mail). Il componente aggiuntivo inserisce nella Sua e-mail un riquadro con il link e apre subito una seconda e-mail con la password agli stessi destinatari. Invii entrambe le e-mail. Riapri l'e-mail con la password la riporta in primo piano; Copia la password Le permette di trasmetterla, per esempio, per telefono. Se nell'e-mail non ci sono ancora destinatari, l'e-mail con la password non si apre da sola; il riquadro mostra allora “Nessun destinatario ancora nell'e-mail — l'e-mail con la password si apre senza destinatari.” e il pulsante Prepara l'e-mail con la password. Con questa scheda il riquadro verde “Tutto pronto. Ora può inviare l'e-mail.” compare solo quando l'e-mail con la password è stata preparata o inviata.

Se ha effettuato l'accesso al componente aggiuntivo con Microsoft, oppure se la Sua casella di posta si trova sull'Exchange Server della Sua azienda, non si apre una seconda e-mail. Il riquadro attività mostra invece destinatari e testo dell'e-mail con la password; modifichi ciò che Le serve e clicchi su Invia l'e-mail con la password. L'e-mail parte direttamente dalla Sua casella di posta e compare poi in “Posta inviata”. La prima volta Microsoft potrebbe chiedere se il componente aggiuntivo può inviare e-mail a Suo nome; ciò vale solo per queste e-mail con la password.

Con più destinatari, tutti ricevono lo stesso link. Al momento del download ciascuno conferma allora il proprio indirizzo con un codice e può scaricare una sola volta. Con un solo destinatario, può attivare questa funzione con I destinatari confermano il proprio indirizzo con un codice. Questa casella compare solo con la scheda Il link è in questa e-mail.

Riprendere allegati esistenti

Se l'e-mail ha già degli allegati, il riquadro offre Invia invece gli allegati in modo sicuro. Gli allegati passano nell'elenco dei file e vengono rimossi dall'e-mail dopo il caricamento.

Richiedere documenti

1. Crei un'e-mail al Suo cliente e clicchi su Richiedi documenti.
2. Verifichi la Denominazione (facoltativa) e, se lo desidera, scriva una Nota per il mittente (facoltativa).
3. In Recapito del link scelga una delle due schede come sopra.
4. Clicchi su Crea la casella di deposito e inseriscila nell'e-mail.

La password arriva anche a Lei, affinché possa aprire in seguito i file depositati. La schermata finale lo conferma con “Password inviata anche a … – per aprire i file in seguito”. Li scarica nel browser in Casella di deposito.

Il controllo all'invio

Quando invia, Outlook controlla che ogni destinatario riceva il link, la password e l'autorizzazione al download. Se manca qualcosa, Outlook trattiene l'e-mail e ne indica il motivo, per esempio:

• L'e-mail con la password non è ancora stata preparata.
• Qualcuno riceve il link ma non ancora la password, per esempio perché è stato aggiunto dopo l'e-mail con la password.
• Qualcuno non può ancora scaricare tramite il link.
• La password non è più nell'e-mail.
• L'invio dei link al momento della spedizione non è riuscito.

Clicchi su Risolvi ora nell'avviso. Il riquadro si apre e recupera tutto in un solo passaggio. Poi invii semplicemente di nuovo l'e-mail. Se la Sua versione di Outlook non dispone di questo pulsante, apra TEPHIA SECURE nella barra multifunzione e scelga lì Risolvi ora.

Il riquadro mostra gli stessi punti in anticipo nel riquadro Ancora da completare prima dell'invio. Quando tutto è fatto, il riquadro verde indica “Tutto pronto. Ora può inviare l'e-mail.” Le e-mail senza un invio preparato passano senza controllo.

La richiesta “mailto”

Outlook classico a volte chiede se il componente aggiuntivo può aprire “mailto”. Il riquadro Le ricorda allora brevemente cosa fare. Selezioni Remember my choice e scelga Apri. Outlook non lo chiederà più su questo computer.

Il Suo reparto IT può anche consentirlo per tutti i computer della Sua organizzazione; in tal caso Outlook non lo chiede affatto. Come fare è descritto nella guida per gli amministratori, nel capitolo “Componente aggiuntivo per Outlook: criteri e rete”.

Dettagli tecnici

Se qualcosa si blocca o non riesce, in fondo al riquadro compare Dettagli tecnici. Elenca ogni passaggio con l'orario. Lo espanda e faccia uno screenshot per il Suo reparto IT o per il supporto.

Per i destinatari: scaricare e depositare

Questo capitolo è rivolto a chiunque riceva file tramite TEPHIA SECURE o a cui vengano chiesti documenti. Non ha bisogno di un account né di installare nulla. È sufficiente un browser aggiornato.

Scaricare un file

Riceve il link per e-mail, direttamente dal mittente oppure da TEPHIA SECURE con l'oggetto “… Le ha messo a disposizione un file crittografato”, oppure “… Le ha messo a disposizione dei file crittografati” se i file sono più di uno. La password la riceve separatamente dal mittente, per esempio per telefono o in una seconda e-mail. TEPHIA SECURE non invia mai una password.

1. Apra il link, per esempio con Scarica il file nell'e-mail, oppure Scarica i file se i file sono più di uno.
2. La pagina Scarica il file mostra nome del file, dimensione, mittente, scadenza e i tentativi di download rimanenti.
3. Inserisca la Password. Faccia attenzione a maiuscole e minuscole. La cosa più sicura è copiarla per intero.
4. Clicchi su Decrittografa e salva.

Il Suo browser scarica il file, lo decrittografa e lo salva, di solito nella cartella dei download. Più file arrivano come archivio ZIP. La pagina indica poi: “Il file è stato decrittografato e salvato. Ora viene eliminato dal server.” Non può essere scaricato una seconda volta, quindi conservi il file con cura.

Confermare l'indirizzo e-mail con un codice

Se il mittente ha stabilito chi può scaricare il file, vede prima Confermi il Suo indirizzo e-mail.

1. In Il Suo indirizzo e-mail, inserisca l'indirizzo a cui è destinato l'invio.
2. Clicchi su Richiedi il codice.
3. Riceve un'e-mail “Il Suo codice di conferma per il download” con un codice a sei cifre. È valido 15 minuti e solo per questo invio.
4. Digiti il codice in Codice ricevuto per e-mail. Viene verificato automaticamente dopo la sesta cifra. In alternativa clicchi su Conferma.
5. Inserisca poi la password come sopra.

Se non arriva alcun codice, controlli la grafia dell'indirizzo e la cartella dello spam. Richiedi un nuovo codice ne invia uno nuovo. Per motivi di sicurezza la pagina risponde sempre allo stesso modo, anche se l'indirizzo non è autorizzato.

Tentativi di download

Ogni clic su Decrittografa e salva conta come un tentativo. Ha tre tentativi. La pagina mostra quanti ne restano. Una volta esauriti, il file viene bloccato. Chieda allora al mittente di inviarlo di nuovo.

Altri messaggi e il loro significato:

Che cosa viene a sapere il mittente

Il mittente riceve una notifica non appena Lei ha scaricato il file. La sua prova contiene data e ora, il Suo indirizzo IP e la posizione approssimativa ricavata da esso. Vede inoltre se il link dell'e-mail è stato aperto e se il Suo indirizzo è stato confermato con un codice. Solo Lei e il mittente conoscono il contenuto del file.

Depositare file in una casella di deposito

Se Le vengono chiesti documenti, riceve un link a una casella di deposito, per esempio in un'e-mail “… Le chiede di inviare dei file in forma crittografata”. La password arriva separatamente dalla persona che ha fatto la richiesta.

1. Apra il link, per esempio con Deposita i file. La pagina mostra per chi deposita e, se presente, una nota.
2. Trascini file o cartelle nell'area oppure clicchi su Scegli file o Scegli cartella. Ogni file viene crittografato separatamente.
3. Inserisca la Password e clicchi su Crittografa e deposita.
4. Per altri file, clicchi su Aggiungi altri file. La password resta nel campo.
5. Quando ha finito, clicchi su Tutti i file caricati. Il destinatario riceve allora una notifica. Se non clicca, ciò avviene automaticamente due ore dopo il Suo primo file.

Può aggiungere file anche in seguito. Basta aprire di nuovo il link, finché la casella di deposito è aperta e il destinatario non ha ancora scaricato i file. Dopodiché non accetta più nulla e dovrà chiedere una nuova casella di deposito. Dopo troppe password errate la casella di deposito viene bloccata per Lei. Si rivolga allora alla persona che ha fatto la richiesta.

Nessuna e-mail ricevuta?

Controlli la cartella dello spam o della posta indesiderata. Le e-mail con il link di TEPHIA SECURE riportano nell'oggetto il nome del mittente. Se non trova nulla, si rivolga al mittente.

Qualcosa sembra sospetto?

In fondo alle pagine di download e di deposito si trova Segnala un abuso. Descriva brevemente che cosa L'ha colpita, per esempio un mittente sconosciuto o una richiesta di pagamento. Il mittente non viene a sapere chi ha effettuato la segnalazione.

Domande frequenti

Password e link

Ho perso la password di un invio. Potete inviarmela?

No. La password viene generata nel Suo browser e non viene memorizzata da nessuna parte. Nessuno può recuperarla, nemmeno il gestore. È questo il nucleo della crittografia end-to-end. Invii semplicemente di nuovo i file, con un nuovo link e una nuova password.

E se manca la password di una casella di deposito?

Cerchi nella Sua posta in arrivo l'e-mail “Dati di accesso per la Sua casella di deposito …”. Nella casella di deposito aperta, Dov'è la password? La aiuta. Anche il Suo cliente conosce la password. Come ultima risorsa c'è Chiedere di nuovo al mittente; vedere Casella di deposito.

Il link è scaduto. E ora?

Un invio scaduto viene eliminato e non può essere prorogato. Invii di nuovo i file. Per una casella di deposito scaduta, ne crei una nuova.

Posso mettere il link e la password nella stessa e-mail?

La preghiamo di non farlo. Chi intercetta quell'unica e-mail avrebbe entrambi. Usi due canali, per esempio il link per e-mail e la password per telefono. Il modo più semplice è far inviare il link da TEPHIA SECURE; vedere Inviare file.

Destinatari

Il destinatario non riesce ad aprire il file.

Verifichi con lui:

• Ha inserito la password completa con le maiuscole e minuscole corrette?
• Ha esaurito i suoi tre tentativi di download? Può verificarlo in Prove. In tal caso, invii di nuovo.
• Il file è già stato scaricato, per esempio da un altro destinatario tramite il link condiviso?
• La scadenza è passata?
• Sta aspettando un codice di conferma? Allora dovrebbe controllare la cartella dello spam.

La guida per i destinatari si trova in Per i destinatari. Può inviargli il link a questa guida: https://tephia.com/help

Un indirizzo del destinatario viene rifiutato o evidenziato in giallo.

La pagina evidenzia in giallo gli indirizzi in cui sospetta un errore di battitura in un dominio di posta diffuso. Il pulsante accanto, per esempio gmail.com?, applica il suggerimento. Se l'indirizzo è comunque corretto, clicchi una seconda volta su Invia link; allora l'invio avviene.

Se il messaggio è “Non è possibile recapitare e-mail a …. Controlli l’indirizzo.”, secondo il DNS il dominio non accetta e-mail, di solito a causa di un errore di battitura. Controlli l'ortografia o chieda al destinatario il suo indirizzo. Gli indirizzi evidenziati in rosso non sono indirizzi e-mail validi. Maggiori informazioni in Inviare file.

Mi accorgo se un link non arriva?

Se il sistema di posta del destinatario rifiuta l'e-mail, sì: riceve un'e-mail “Non recapitabile: e-mail a …”, e in Prove compare in rosso “non recapitabile a …”. Se la scarta senza avvisare, nessuno lo viene a sapere e l'invio resta aperto. Solo il download prova con certezza la ricezione.

Il destinatario ha bisogno di un account?

No. Il download e il deposito funzionano senza account e senza installare nulla, semplicemente nel browser.

File e tecnologia

Quanto può essere grande un invio?

A seconda del piano, fino a 500 MB (Starter), 1 GB (Team) o 2 GB (Business ed Enterprise) per invio, 100 MB durante il periodo di prova. Più file o una cartella vengono raccolti in un archivio ZIP che nel complesso deve restare al di sotto di questo limite. In una casella di deposito il limite vale per ogni singolo file. Suddivida quantità di dati maggiori su più invii.

Di quale browser ho bisogno?

Di un browser aggiornato. La crittografia avviene nel browser stesso, quindi non serve alcuna estensione. La pagina deve essere aperta tramite https://; altrimenti il browser non mette a disposizione la crittografia.

Funziona su uno smartphone?

Le pagine funzionano nel browser e quindi, in linea di principio, anche su smartphone e tablet. Il file viene crittografato o decrittografato nella memoria del dispositivo. Per file di grandi dimensioni un computer è la scelta migliore.

Il componente aggiuntivo per Outlook non è disponibile in Outlook sugli smartphone.

Dati e conservazione

Dove vengono conservati i dati?

I server si trovano in un data center in Germania. La pagina iniziale fornisce maggiori dettagli nella sezione “Dove sono conservati i Suoi dati”. I file vi sono archiviati solo in forma crittografata.

Per quanto tempo vengono conservati i file?

• Un invio resta sul server finché non viene scaricato, al più tardi fino alla sua data di scadenza. La data viene mostrata dopo il caricamento. Dopodiché viene eliminato.
• I file in una casella di deposito vengono eliminati non appena Lei li ha scaricati tutti, oppure quando la casella di deposito viene chiusa o scade.
• Le prove vengono conservate per il periodo stabilito dalla Sua organizzazione. Il periodo è indicato in fondo in Prove. Dopodiché le voci vengono svuotate del loro contenuto; la catena resta verificabile.

Il gestore può leggere i miei file?

No. Sul server i file sono archiviati solo in forma crittografata e la chiave non viene mai memorizzata. Che cosa vede invece il server è descritto nella Panoramica.