Guide

Översikt

TEPHIA SECURE är en tjänst för krypterat utbyte av konfidentiella filer. Den är byggd för yrken med tystnadsplikt, till exempel skatterådgivare, advokatbyråer och notarier, och för alla vars filer inte ska ligga okrypterade i andras inkorgar.

Vad du kan göra

• Skicka filer: du laddar upp filer och lämnar vidare en hämtningslänk och ett lösenord. Se Skicka filer.
• Begära in dokument: en säker filinkorg tar emot filer från klienter, som inte behöver något konto. Se Filinkorg.
• Dokumentera leveranser: varje hämtning registreras. Till klientakten skapar du ett leveransbevis som PDF. Se Bevis.
• Arbeta från Outlook: med Outlook-tillägget skickar du filer och begär in dokument utan att öppna webbappen. Se Outlook-tillägg.

End-to-end-kryptering, enkelt förklarat

För varje försändelse skapar din webbläsare ett slumpmässigt lösenord. Med det krypteras filerna innan de lämnar din dator. Servern har bara krypterade data och lagrar aldrig nyckeln. Filerna dekrypteras först igen i mottagarens webbläsare.

Utan lösenordet kan ingen öppna filerna – inte ens den som driver tjänsten. Därför går ett förlorat lösenord inte heller att återställa.

Vad servern ser och vad den inte ser

Leveransbeviset behöver dessa uppgifter. Du hittar dem under Bevis.

Roller

Mottagare och klienter behöver inget konto. De hämtar filer via en länk eller lämnar dem i en filinkorg. Vad de ser beskrivs under För mottagare.

Appens upplägg

När du har loggat in ser du överst avsnitten Skicka fil, Filinkorg och Bevis. Uppe till höger finns en knapp med din e-postadress och din organisation. Den öppnar kontomenyn med Konto, Hjälp och Logga ut. Ägare och administratörer hittar där dessutom Administration.

Finns det något viktigt för din organisation, till exempel ett avtal som inte har godkänts, visas ett meddelandefält under navigeringen. Det visar alltid bara det mest brådskande meddelandet. Fler meddelanden fäller du ut med ”+1 till”, ”+2 till” och så vidare.

På varje skärm tar en länk som Hjälp med att skicka dig direkt till motsvarande kapitel i den här guiden.

Längst ned till vänster öppnar Hur fungerar det? en kort översikt. Där visas också den största möjliga filen och hur länge filer kan hämtas.

Logga in

Du loggar in på startsidan https://tephia.com. Till höger finns kortet Logga in med tre flikar: Microsoft, Lösenord och Passkey. När sidan öppnas är Microsoft valt. Din organisation bestämmer vilket sätt som gäller för dig.

Med Microsoft (företagskonto)

1. Välj fliken Microsoft om den inte redan är vald.
2. Klicka på Logga in med arbetskonto.
3. Logga in med ditt Microsoft-arbetskonto som vanligt.

I det här fallet hanteras ditt lösenord och din andra faktor av din organisation i Microsoft 365, inte av TEPHIA SECURE. Privata Microsoft-konton är inte tillåtna.

Om du får ett meddelande om att ingen åtkomst är inrättad för din adress ber du dina administratörer om en inbjudan.

Med e-postadress, lösenord och kod

1. Välj fliken Lösenord.
2. Ange din E-postadress och ditt Lösenord och klicka på Fortsätt.
3. Ange den sexsiffriga koden i Kod från din autentiseringsapp och klicka på Logga in.

Om något är fel blir meddelandet alltid detsamma: ”Inloggning inte möjlig. Kontrollera din e-postadress, ditt lösenord och din kod.” Formuläret avslöjar alltså inte vilken del som var fel. Efter för många misslyckade försök spärras kontot i några minuter.

Med säkerhetsnyckel eller passkey

1. Välj fliken Passkey.
2. Klicka på Logga in med säkerhetsnyckel eller passkey.
3. Bekräfta i webbläsarens fönster med din PIN-kod, ditt fingeravtryck, ditt ansikte eller en beröring av nyckeln.

Varken lösenord eller kod behövs. Du måste ha registrerat en nyckel eller passkey, till exempel en YubiKey, Windows Hello, Touch ID eller Face ID.

Konfigurera åtkomst första gången

Dina administratörer bjuder in dig. Du får ett e-postmeddelande med ämnet ”Du har bjudits in till TEPHIA SECURE”. Inbjudan gäller till det datum som anges i meddelandet.

Klicka på Konfigurera åtkomst i meddelandet. Sidan erbjuder det som din organisation tillåter: om den loggar in med Microsoft klickar du på Logga in med Microsoft och loggar in med ditt företagskonto – då är din åtkomst konfigurerad. För en delad postlåda eller funktionsbrevlåda tillåter Microsoft ingen inloggning; sidan påpekar det, och du ställer då in ett lösenord. För ett eget lösenord:

1. Välj ett Nytt lösenord och upprepa det. Det måste ha minst 12 tecken och får varken innehålla delen av din e-postadress före @ eller namnet på din organisation eller på TEPHIA SECURE. Vanliga eller läckta lösenord och enkla mönster som ”Lösenord2024!” eller ”qwerty123456” avvisas; flera slumpmässiga ord eller ett lösenord från en lösenordshanterare fungerar bra. Klicka på Fortsätt.
2. Under Välj din andra faktor väljer du Säkerhetsnyckel eller passkey (rekommenderas) eller Autentiseringsapp.
3. För en nyckel eller passkey ber webbläsaren dig att bekräfta. Därefter är du inloggad direkt.
4. För appen skannar du QR-koden, till exempel med Microsoft Authenticator eller Google Authenticator. Om du inte kan skanna kopierar du nyckeln som visas under Nyckel till appen. Ange sedan den sexsiffriga koden och klicka på Slutför konfigurationen.

Den andra faktorn kan du lägga till senare under Konto.

Glömt lösenordet

1. På fliken Lösenord klickar du på Har du glömt lösenordet?.
2. Ange din e-postadress och klicka på Begär länk.
3. Öppna e-postmeddelandet ”Återställ lösenord” och klicka på Ange ett nytt lösenord. Länken gäller i två timmar.
4. Välj ett nytt lösenord.

Din andra faktor förblir oförändrad. Du behöver fortfarande din kod eller nyckel för att logga in.

Förlorad andra faktor

Om du inte längre har tillgång till din autentiseringsapp eller säkerhetsnyckel kontaktar du organisationens administratörer. De kan återställa din åtkomst. Det påminner även hänvisningen längst ned på fliken Lösenord om. Det finns inga återställningskoder.

Du får då ett e-postmeddelande ”Din åtkomst har återställts” med knappen Konfigurera åtkomsten igen. Länken kan användas en gång och bara under en begränsad tid. Sedan anger du ett nytt lösenord och en ny andra faktor, precis som vid den första konfigurationen.

Om du loggar in med Microsoft hjälper din IT-avdelning dig i Microsoft 365.

Logga ut

Klicka på knappen med din e-postadress uppe till höger och välj Logga ut i kontomenyn.

Skicka filer

En försändelse består av en eller flera filer, en hämtningslänk och ett lösenord. Länken och lösenordet lämnar du vidare till mottagaren på separata vägar.

Välja och ladda upp filer

1. Öppna Skicka fil.
2. Dra filer eller hela mappar till ytan Dra filer hit. Du kan också klicka på Välj filer eller Välj mapp. ”Välj mapp” utlöser en säkerhetsfråga i webbläsaren; att dra in en mapp gör det inte.
3. Flera filer eller en mapp packas ihop till en ZIP i din webbläsare. Med krysset tar du bort en fil från listan igen.
4. Ange en Beteckning (valfritt), till exempel ärendenumret. Den visas i statusvyn, i loggen och i leveransbeviset. Mottagaren får ZIP-filen under detta namn.
5. Klicka på Kryptera och skapa länk. Låt sidan vara öppen tills Filen krypterad visas.

Varje försändelse kan beroende på abonnemang vara högst 500 MB (Starter), 1 GB (Team) eller 2 GB (Business och Enterprise), under provperioden 100 MB. Gränsen gäller för hela ZIP-filen. Stora filer krypteras och laddas upp i block; om anslutningen bryts en kort stund skickar sidan bara om det berörda blocket. Ditt abonnemang begränsar dessutom antalet försändelser per dag och det använda lagringsutrymmet. Om en gräns nås visar sidan ett meddelande.

Efter uppladdningen: länk och lösenord

Sidan meddelar Filen krypterad och visar nedanför till när försändelsen kan hämtas. Sedan följer två steg:

1. Lämna länken vidare: välj hur länken når mottagaren: TEPHIA SECURE skickar, Eget e-postprogram eller Lämna vidare själv. Din webbläsare kommer ihåg ditt val till nästa gång.
2. Lösenordet via en annan väg: här finns lösenordet med en kopieringsknapp. Det har skapats av din webbläsare. Det finns bara på den här sidan; servern känner inte till det.

Låt TEPHIA SECURE skicka länken

På så sätt skickar TEPHIA SECURE länken till mottagaren, och adressen registreras i dina bevis.

1. Under Lämna länken vidare väljer du TEPHIA SECURE skickar.
2. Ange Mottagarnas e-postadresser. Skilj flera adresser åt med kommatecken, semikolon, mellanslag eller Enter; varje adress visas som en egen etikett som du kan ta bort med ×. Ogiltiga adresser markeras med rött. Om sidan misstänker ett stavfel i en vanlig e-postdomän, till exempel två omkastade bokstäver i gmail.com, markeras adressen med gult och förslaget visas som en knapp, till exempel gmail.com?. Ett klick på knappen godtar förslaget.
3. Klicka vid behov på + Lägg till ett meddelande och skriv ett Kort meddelande (valfritt).
4. Klicka på Skicka länk. Med flera adresser heter knappen Skicka länkar (N), med antalet adresser. Finns en gulmarkerad adress bland dem skickar det första klicket ännu inget, utan visar ”Kontrollera de gulmarkerade adresserna. Ett klick till skickar ändå.” Först det andra klicket skickar.
5. En adress som inte kunde skickas till blir kvar i fältet, och meddelandet anger orsaken, till exempel ”…: ingen giltig e-postadress”.

Varje mottagare får en egen personlig länk och kan hämta en gång med den. Beviset visar vem som har hämtat. TEPHIA SECURE skickar bara länken, aldrig lösenordet. Lösenordet lämnar du vidare själv, till exempel per telefon eller i ett separat e-postmeddelande.

Före utskicket kontrollerar TEPHIA SECURE om domänen för varje adress över huvud taget tar emot e-post. Är det säkert inte fallet lyder meddelandet ”E-post kan inte levereras till …. Kontrollera adressen.” Adressen blir då kvar i fältet, och ingenting skickas till den.

Om domänen tar emot e-post men mottagarens server avvisar meddelandet, till exempel för att postlådan inte finns, kommer det tillbaka som obeställbart. TEPHIA SECURE utvärderar detta svar: oftast inom några minuter får du ett e-postmeddelande ”Kunde inte levereras: e-post till …”, och under Bevis står det vid försändelsen i rött ”kunde inte levereras till …”. Är sidan efter uppladdningen fortfarande öppen skickar du länken där till rätt adress; annars skickar du filerna på nytt. Uteblir ett sådant meddelande bevisar det inte leveransen, eftersom vissa e-postsystem kastar meddelanden i tysthet.

För att utskicket inte ska missbrukas för massutskick gäller gränser: per användare och timme 30 utskick och 50 mottagare, per organisation och dag 300 mottagare. De gäller för alla länkar som TEPHIA SECURE skickar, även för filinkorgar. När en gräns är nådd visar sidan ”Du har skrivit till väldigt många mottagare på kort tid. Försök igen senare.” eller ”För många förfrågningar. Vänta en stund.” Inga försök görs då för de återstående adresserna, och de blir kvar i fältet.

Länk och lösenord i egna e-postmeddelanden

Under Lämna länken vidare väljer du Eget e-postprogram. Öppna e-post med länken öppnar ett förberett meddelande i ditt e-postprogram; lösenordet finns inte i det. Under Lösenordet via en annan väg öppnar Skicka som separat e-post ett andra förberett meddelande med lösenordet. Ange mottagaren i båda och skicka de två meddelandena separat. Ännu säkrare är att lämna vidare lösenordet på ett annat sätt, till exempel per telefon eller via en meddelandeapp.

Den här delade länken räcker till en hämtning. Den som hämtar först får filen.

Skydda den delade länken

Med Lämna vidare själv visas hämtningslänken för kopiering, till exempel till en meddelandeapp. Om du på så sätt lämnar vidare länken själv, kanske till flera mottagare, anger du vem som får hämta:

1. Under Lämna vidare själv fäller du ut Endast vissa adresser får hämta.
2. Ange upp till tio adresser i Behöriga e-postadresser (upp till 10), åtskilda med kommatecken, semikolon eller mellanslag.
3. Klicka på Frigör endast för dessa adresser.

Varje mottagare bekräftar vid hämtningen sin adress med en kod som skickas per e-post och kan hämta en gång. Även här kontrollerar TEPHIA SECURE först om varje domän tar emot e-post och avvisar annars med meddelandet ”E-post kan inte levereras till …. Kontrollera adressen.”; adresserna räknas in i gränserna ovan. Du kan bara slå på detta så länge ingen har begärt filen via den delade länken. Med ”TEPHIA SECURE skickar” behövs det inte – där har varje mottagare redan en egen länk.

Kommer meddelandet med koden tillbaka som obeställbart får du veta det på samma sätt, per e-post och under Bevis. En behörig adress kan inte tas bort igen. Var den fel skickar du filen på nytt och godkänner rätt adress.

Giltighet, hämtning och försök

• Varje mottagare kan hämta en gång. Därefter raderas försändelsen från servern; med personliga länkar först när alla har hämtat.
• Om försändelsen inte används upphör den att gälla det datum som efter uppladdningen visas under Filen krypterad och raderas.
• Varje mottagare har tre hämtningsförsök. Om alla misslyckas, till exempel på grund av fel lösenord, spärras försändelsen. Skicka då filerna igen.
• För varje hämtning får du ett e-postmeddelande ”Hämtad: …”. Status ser du under Bevis och bredvid formuläret under Senaste försändelser.

Varning när du lämnar sidan

Om du varken har kopierat lösenordet eller klickat på Skicka som separat e-post frågar sidan innan du lämnar den: ”Du har ännu inte kopierat eller mejlat lösenordet för den här försändelsen. Det finns bara här — vi känner inte till det. Lämna sidan ändå?”

Om du lämnar sidan ändå är lösenordet förlorat. Mottagarna kan inte öppna försändelsen, och du måste skicka den igen.

Begära in dokument (filinkorg)

En säker filinkorg tar emot filer utifrån, till exempel från klienter eller motparten. Avsändaren behöver inget konto. Avsändarens filer krypteras i den egna webbläsaren med filinkorgens lösenord innan de överförs.

Skapa en filinkorg

1. Öppna Filinkorg. Om du redan har öppna filinkorgar klickar du på Skapa en filinkorg till.
2. Ange en Beteckning, till exempel ”Ärende Berg”.
3. Skriv vid behov ett meddelande i Meddelande till avsändaren (valfritt). Det visas på sidan där din klient lämnar filer.
4. Klicka på Skapa filinkorg.

Sidan meddelar nu Filinkorgen är klar och visar samma två steg som efter en försändelse: Lämna länken vidare och Lösenordet via en annan väg. Samtidigt skickar TEPHIA SECURE uppladdningslänken och lösenordet till din egen e-postadress med ämnet ”Åtkomstuppgifter till din filinkorg …”. På så sätt kan du hitta lösenordet igen senare. Skicka åtkomstuppgifterna till mig igen skickar meddelandet en gång till.

Lämna länk och lösenord till klienten

Under Lämna länken vidare väljer du ett av tre sätt. Din webbläsare kommer ihåg valet, även för att skicka filer.

• TEPHIA SECURE skickar: ange e-postadressen, vid behov ett kort meddelande via + Lägg till ett meddelande, och klicka sedan på Skicka länk. Flera adresser kan du ange på en gång, åtskilda med kommatecken, semikolon, mellanslag eller Enter; alla mottagare lämnar i samma filinkorg. Gul markering med förslag vid misstänkta stavfel, kontrollen av domänen och gränserna fungerar som under Skicka filer. Bara länken skickas, och adressen registreras i dina bevis. Kommer meddelandet tillbaka som obeställbart får du ett e-postmeddelande, och under Bevis står det vid filinkorgen i rött ”kunde inte levereras till …”. Skicka då länken till rätt adress; den finns också i ditt e-postmeddelande ”Åtkomstuppgifter till din filinkorg …”.
• Eget e-postprogram: Öppna e-post med länken öppnar ett förberett meddelande i ditt e-postprogram, utan lösenordet.
• Lämna vidare själv: visar uppladdningslänken för kopiering.

Under Lösenordet via en annan väg visas lösenordet för kopiering. Skicka som separat e-post öppnar ett andra förberett meddelande för det.

Lämna alltid vidare lösenordet separat från länken, helst per telefon. Vad din klient sedan gör beskrivs under För mottagare.

Avisering om nya filer

Du får ett e-postmeddelande ”… ny(a) fil(er) i filinkorgen …” med knappen Öppna filinkorgen. Det kommer så snart din klient klickar på Alla filer uppladdade. Om klienten inte klickar kommer det automatiskt två timmar efter klientens första nya fil.

Hämta filer

1. Öppna Filinkorg. Listan visar dina öppna filinkorgar med antal filer, storlek och tidsfrist.
2. Klicka på Öppna bredvid filinkorgen.
3. Ange Filinkorgens lösenord, till exempel från ditt e-postmeddelande med åtkomstuppgifterna.
4. Klicka på Hämta bredvid en fil. Din webbläsare laddar filen, dekrypterar den och sparar den.
5. Med två eller fler filer finns Hämta alla filer. Du får då alla filer i en ZIP-fil.

Hämtade filer markeras med ”hämtad”. Varför du behöver ett lösenord trots att du är inloggad förklaras under Varför måste jag ange ett lösenord? bredvid fältet: inloggningen öppnar tjänsten för dig, inte filerna.

Stängs automatiskt

Så snart du har hämtat alla filer stängs filinkorgen automatiskt och innehållet raderas. Därefter tar den inte emot något mer. Din klient ser då en uppmaning att begära en ny filinkorg.

Lösenordet borta

Klicka på Var är lösenordet? i den öppna filinkorgen. Där står när och till vilken adress lösenordet skickades. Din klient känner också till lösenordet, eftersom klienten behövde det för att lämna filerna. Fråga efter det, men inte per e-post.

Om det inte hjälper återstår Be avsändaren igen:

1. Kontrollera Avsändarens e-postadress(er). Fältet är förifyllt med de adresser som länken hittills har skickats till, högst fem.
2. Anpassa Meddelande till avsändaren.
3. Klicka på Ersätt filinkorgen och be avsändaren.

Även här kontrollerar TEPHIA SECURE först om adressernas domäner tar emot e-post och avvisar annars med meddelandet ”E-post kan inte levereras till …. Kontrollera adressen.” En ny filinkorg med ett nytt lösenord skapas. Den tidigare stängs och dess filer raderas permanent. Det nya lösenordet lämnar du vidare själv. Kommer något av dessa meddelanden tillbaka som obeställbart får du veta det som beskrivs ovan.

Stänga och utgång

• För att stänga en filinkorg klickar du på Stäng i listan. Efter frågan ”Radera filinkorgen och innehållet permanent?” klickar du på Radera.
• Varje filinkorg är tillgänglig till det datum som visas i listan. Därefter stängs den automatiskt och innehållet raderas.

Bevis

Varje försändelse loggas utan luckor: skickad, länk skickad, länk öppnad, kunde inte levereras, hämtad, lämnad, hämtad från filinkorgen. Under Bevis ser du status för dina försändelser och skapar ett bevis som PDF till klientakten.

Status och logg

Överst väljer du period: 30 dagar, 90 dagar (standard), 1 år eller Allt. Det finns två vyer:

• Statusvyn visar för varje försändelse om den har hämtats. Det är den du ser när du öppnar sidan.
• Loggen visar varje enskild händelse med tidpunkt, IP-adress och plats. Du öppnar den med Fullständig logg under listorna.

Status

Överst finns rutorna Öppna, Hämtade, Inte hämtade och Öppna filinkorgar, var och en med sitt antal. Ett klick på en ruta filtrerar listorna därefter: Öppna filinkorgar visar bara filinkorgarna, de övriga rutorna visar bara försändelserna. Öppna räknar även med delvis hämtade försändelser. Ett nytt klick på samma ruta visar allt igen. Sökfältet bredvid perioden hittar beteckningar, ärendenummer, filnamn och mottagare.

Under Försändelser har varje försändelse en rad med sin status och knappen Enskilt bevis. Statusarna:

För varje försändelse ser du också när den skickades, vem länken gick till och vem som redan har hämtat. ”länk från e-postmeddelandet öppnad” betyder att hämtningssidan öppnades via den personliga länken. I sällsynta fall kan även en automatisk skanner i e-postsystemet orsaka detta. Bara hämtningen bevisar mottagandet.

Under Filinkorgar ser du för varje filinkorg hur många filer som har kommit in och hämtats, och om den är öppen, allt hämtat, stängd, stängd, utgången, ersatt eller spärrad efter misslyckade försök.

Om ett e-postmeddelande som TEPHIA SECURE har skickat till en mottagare kommer tillbaka som obeställbart står det i raden för försändelsen eller filinkorgen i rött ”kunde inte levereras till …” med adressen. Det gäller både länkar och bekräftelsekoden till behöriga adresser. Oftast visas noteringen några minuter efter utskicket, ibland först efter flera timmar. Du får dessutom ett e-postmeddelande ”Kunde inte levereras: e-post till …” med svaret från den mottagande e-postservern, och i loggen står händelsen E-post kunde inte levereras. Kontrollera adressen och skicka igen till rätt adress. Alla e-postsystem svarar inte: saknas noteringen har meddelandet därmed inte säkert kommit fram. Bara hämtningen bevisar mottagandet.

Logg

Du öppnar loggen med Fullständig logg under listorna; ← Tillbaka till status tar dig tillbaka. Den listar alla händelser under den valda perioden. Under listorna finns upp till tre textknappar: Fullständig logg (i loggen ersatt av ← Tillbaka till status), CSV-export och, bara för ägaren och granskare, Verifiera kedjan. CSV-export laddar ned händelserna som kalkylblad. Verifiera kedjan kontrollerar att posterna är oförändrade. Resultatet visas direkt under knapparna, till exempel ”Kedjan är intakt: … poster, varav … tömda efter lagringstiden.” eller ”Kontrollen hittade … avvikelse(r).” Om CSV-exporten misslyckas visas meddelandet också där.

Enskilt bevis som PDF

I varje försändelses rad finns Enskilt bevis. Det skapar en PDF som innehåller exakt den här försändelsen. På så sätt hamnar inga uppgifter om andra klienter i en klientakt.

Leveransbeviset innehåller:

• ämne, försändelsereferens, ansvarig person, organisation och tidpunkt för skapandet
• resultatet i ord, till exempel när och via vilken länk filen hämtades eller att ett e-postmeddelande inte kunde levereras
• försändelsens innehåll, med filnamn så som avsändaren angav dem
• alla händelser med tidpunkt, parter, IP-adress och ungefärlig plats
• kontrollvärdet, adressen för onlineverifiering och en QR-kod
• kontrollsumman (SHA-256) för varje fil och om mottagarens webbläsare har bekräftat den efter dekrypteringen

Beviset återger läget vid den tidpunkt då det skapas. Om något tillkommer senare, till exempel en hämtning, skapar du det igen. Under Konto kan du låta det skickas till dig per e-post automatiskt efter varje hämtning.

Därför går beviset att lita på

• Hashkedja: varje händelse är kryptografiskt länkad till den föregående. Om en post ändras, tas bort eller infogas i efterhand bryts kedjan, och det syns.
• Signatur och tidsstämpel: PDF-filen är digitalt signerad. Varje senare ändring gör signaturen ogiltig. En tidsstämpel från en oberoende instans bevisar när den skapades.
• Kedjesigill: en gång om dagen säkras läget för alla beviskedjor i ett signerat dokument. Beviset anger de uppgifter som behövs för att räkna fram detta igen.
• Verifiera online: på https://tephia.com/verify eller via QR-koden kan vem som helst utan konto kontrollera om ett bevis är oförändrat. Det kräver försändelsereferensen och kontrollvärdet från slutet av PDF-filen. Inget lämnas ut i processen. Har du själva filen kan du jämföra den med leveransbeviset där; den lämnar inte din dator.

Vem som ser dina försändelser

Normalt ser du bara dina egna försändelser. Om din organisation har slagit på gemensam insyn ser ägare och administratörer alla användares försändelser. Granskarrollen ser dem alltid. Den som har denna insyn väljer mellan Mina försändelser och Hela organisationen i urvalet före perioden.

I så fall ser alla användare denna mening under rubriken Bevis: ”Försändelser från alla användare i din organisation är synliga för administratörer och för granskarrollen.”

Längst ned på sidan ser du hur länge din organisation sparar bevis. Äldre poster töms på innehåll; kedjan förblir verifierbar.

Konto och säkerhet

Under Konto hanterar du din inloggning och ställer in automatiska leveransbevis. Du öppnar det från kontomenyn: klicka på knappen med din e-postadress uppe till höger och välj Konto.

Sidan har två grupper: Inloggning och Aviseringar. Varje kort visar först det aktuella läget. Formuläret nedanför visas först när du klickar på Ändra eller Lägg till. Vilka kort som visas beror på om du loggar in med Microsoft eller med lösenord.

Inloggning med Microsoft

Om du loggar in med ditt Microsoft-arbetskonto finns här inga inställningar för lösenord eller andra faktor. Dem hanterar du i ditt Microsoft-konto under ”Säkerhetsinformation”. Knappen Öppna säkerhetsinformation hos Microsoft tar dig dit. Om du kör fast kan din IT-avdelning hjälpa dig.

Byt lösenord

1. Klicka på Ändra i kortet Lösenord.
2. Ange Nuvarande lösenord, Nytt lösenord och Upprepa det nya lösenordet.
3. Klicka på Byt lösenord.

Du loggas då ut överallt. Logga in igen med det nya lösenordet.

Autentiseringsapp

Kortet visar om din inloggning skyddas av en autentiseringsapp. För en ny telefon eller en annan app:

1. Klicka på Ändra i kortet.
2. Ange Ditt lösenord för att bekräfta.
3. Klicka på Ersätt autentiseringsappen. Om du ännu inte har någon app heter knappen Konfigurera autentiseringsapp.
4. Skanna QR-koden med den nya appen eller kopiera nyckeln under Nyckel till den.
5. Ange koden i Kod från den nya appen och klicka på Bekräfta den nya appen.

Den tidigare appen fungerar tills den nya är bekräftad. Avbryt lämnar allt som det var. Efter bytet loggas dina andra sessioner ut, och du får ett e-postmeddelande om det. Om den gamla telefonen redan är borta kan dina administratörer återställa din åtkomst; se Logga in.

Säkerhetsnycklar och passkeys

En säkerhetsnyckel som en YubiKey eller en passkey som Windows Hello, Touch ID eller Face ID ersätter koden från appen. Den kan inte nätfiskas, eftersom den bara svarar den webbplats som den skapades för.

Så lägger du till en:

1. Klicka på Lägg till i kortet Säkerhetsnycklar och passkeys.
2. Ange vid behov en Beteckning (valfritt), till exempel ”YubiKey på nyckelringen”.
3. Ange Ditt lösenord (för att bekräfta).
4. Klicka på Lägg till nyckel och bekräfta i webbläsarens fönster.

Kortet visar hur många nycklar som är registrerade och listar varje nyckel med den dag den lades till och senast användes. Ta bort raderar en nyckel. Din sista andra faktor kan du inte ta bort. Konfigurera helst direkt en andra nyckel som reserv. Du får ett e-postmeddelande för varje ny nyckel.

Outlook-tillägg

Om du loggar in med lösenord visar kortet Outlook-tillägg hur många inloggningar som är aktiva och listar varje inloggning från Outlook-tillägget med ”Inloggad den”, ”senast använd den” och ”giltig till”. Logga ut avslutar en av dem, till exempel för en dator som du inte längre använder.

En inloggning gäller i 30 dagar. Den upphör också när du byter lösenord eller andra faktor.

Med Microsoft loggar tillägget oftast in via din inloggning i Outlook; för det finns ingen lista. Om det loggade in via ett eget inloggningsfönster, till exempel för postlådor på en lokal Exchange Server, listas inloggningen här; den gäller i 7 dagar från senaste användning, högst 30 dagar. Länken Så konfigurerar du Outlook-tillägget leder till konfigurationssidan. Mer under Outlook-tillägg.

Bevis vid hämtning

Det här kortet finns i gruppen Aviseringar. Så snart en mottagare har hämtat får du ett meddelande per e-post. Om du vill bifogas hela leveransbeviset som PDF.

1. Markera Skicka leveransbeviset som PDF automatiskt.
2. Om beviset ska gå till en annan postlåda, till exempel den som dina akter förs från, markerar du Annan mottagare och anger adressen i Måladress. Den måste ligga på en verifierad domän i din organisation.
3. Klicka på Spara.

Om din organisation har bestämt detta för alla ser du en anmärkning i stället för valet.

Språk och utseende

I det övre högra hörnet finns två reglage:

• Språkväljaren ändrar gränssnittets språk, till exempel till Deutsch, Français, Italiano eller Nederlands. Sidan laddas om.
• Den runda knappen med måne eller sol (Byt utseende) växlar mellan ljust och mörkt.

Din organisation ställer in språket för leveransbevis och aviseringar för alla, oberoende av ditt val.

Outlook-tillägg

Med tillägget skickar du filer och begär in dokument direkt medan du skriver ett e-postmeddelande. Menyfliksområdet visar då två knappar i gruppen TEPHIA SECURE: Skicka säkert och Begär in dokument. Ett aktivitetsfönster öppnas till höger. Krypteringen sker där; själva filerna går inte genom ditt e-postsystem.

Tillägget fungerar i nya och klassiska Outlook för Windows, i Outlook på webben och i Outlook för Mac (där med postlådor i Microsoft 365). Det visas bara när du skriver, inte när du läser. Din IT-avdelning konfigurerar det.

I Outlook på webben och nya Outlook finns tillägget under Appar i ett nytt e-postmeddelande. Så behåller du det i verktygsfältet: högerklicka på TEPHIA SECURE i menyn Appar och välj Fäst, eller markera TEPHIA SECURE under Inställningar → E-post → Anpassa åtgärder. Om det saknas under Appar loggar du ut från Outlook på webben och in igen en gång.

Logga in

Första gången du öppnar tillägget väljer du:

• Logga in med Microsoft (huvudknappen): tillägget tar över din inloggning från Outlook. Första gången bekräftar du en gång kort. Där Outlook inte erbjuder detta, till exempel för postlådor på en lokal Exchange Server, öppnas ett fönster för Microsoft-inloggningen; inloggningen gäller då i 7 dagar från senaste användning, högst 30 dagar.
• Logga in med lösenord (länken nedanför): ett fönster öppnas. Fyll i E-postadress, Lösenord och Kod från autentiseringsappen och klicka på Logga in. Inloggningen gäller i 30 dagar för den här Outlook-installationen.

Om fönstret inte öppnas tillåter du popup-fönster för Outlook. Längst ned i fönstret ser du ”Inloggad som …” med Logga ut. Ditt lösenord, din andra faktor och allt annat ändrar du i TEPHIA SECURE i webbläsaren.

Skicka säkert

1. Skapa ett nytt e-postmeddelande och ange mottagarna i Till eller Kopia.
2. Klicka på Skicka säkert.
3. Dra filer till ytan ”Dra filer hit eller bläddra” eller klicka på bläddra i den. Hela mappar drar du bara in; i fönstret finns ingen knapp för att välja en mapp. Totalt per försändelse så mycket som ditt abonnemang tillåter: 500 MB, 1 GB eller 2 GB, under provperioden 100 MB.
4. Fältet Beteckning (valfritt) är förifyllt med ämnet. Det visas i statusvyn och i leveransbeviset och, vid flera filer, som namn på ZIP-filen.
5. Under Leverera länken väljer du ett av de två korten. Ditt val sparas till nästa gång.
6. Klicka på Kryptera och infoga i e-postmeddelandet.

Därefter visar fönstret med bockar vad som är klart, till exempel ”Lösenordet står i e-postmeddelandet”. När inget längre saknas står det i den gröna rutan nedanför ”Allt klart. Du kan skicka e-postmeddelandet nu.” Under Visa lösenord ser du lösenordet, med Kopiera lösenord kopierar du det och med Skicka fler filer börjar du om.

TEPHIA SECURE skickar länken (rekommenderas)

Kortet heter TEPHIA SECURE skickar länken (”Rekommenderas · egen länk per mottagare”). Tillägget infogar en ruta med lösenordet i ditt e-postmeddelande; lösenordet står alltså i det här e-postmeddelandet. Skicka sedan meddelandet som vanligt.

Först när du skickar det får varje mottagare i Till och Kopia ett eget e-postmeddelande från TEPHIA SECURE med en personlig länk. Var och en kan hämta en gång med den; ingen bekräftelsekod behövs, och därför döljer fönstret kodbekräftelsen för det här kortet. Beviset visar vem som har hämtat. Mottagare som du lägger till före sändningen får sin länk automatiskt. Länken och lösenordet kommer alltså fram på två olika vägar. Högst 20 länkar går ut per försändelse; vid fler mottagare visar tillägget ”Högst 20 mottagare per försändelse.” Tillägget kontrollerar inte adresserna i förväg; om en adress inte kan nås meddelar Outlook det för ditt e-postmeddelande som vanligt.

Fönstret visar sedan ”Lösenordet står i e-postmeddelandet” och ”Länkarna går till … när du skickar”. Om du tar bort meddelandet går inga länkar ut heller. Efter cirka 30 minuter påminner ett e-postmeddelande ”Länkar har inte skickats ännu” dig. I äldre Outlook-versioner går länkarna ut direkt efter uppladdningen; fönstret visar då till vilka.

Länk i det här meddelandet

Kortet heter Länken står i det här e-postmeddelandet (”Lösenordet lämnar du separat”, till exempel per telefon eller i ett andra e-postmeddelande). Tillägget infogar en ruta med länken i ditt e-postmeddelande och öppnar genast ett andra meddelande med lösenordet till samma mottagare. Skicka båda meddelandena. Öppna lösenordsmejlet igen tar fram det igen; med Kopiera lösenord kan du till exempel lämna vidare det per telefon. Finns det ännu inga mottagare i meddelandet öppnas lösenordsmejlet inte av sig självt; fönstret visar då ”Inga mottagare i e-postmeddelandet ännu — lösenordsmejlet öppnas utan adressater.” och knappen Förbered lösenordsmejl. Den gröna rutan ”Allt klart. Du kan skicka e-postmeddelandet nu.” visas för det här kortet först när lösenordsmejlet har förberetts eller skickats.

Om du är inloggad i tillägget med Microsoft, eller om din postlåda ligger på företagets Exchange Server, öppnas inget andra meddelande. I stället visar aktivitetsfönstret lösenordsmejlets mottagare och text; ändra det du behöver och klicka på Skicka lösenordsmejl. Meddelandet går direkt från din postlåda och visas sedan under ”Skickat”. Första gången kan Microsoft fråga om tillägget får skicka e-post i ditt namn; det gäller bara dessa lösenordsmejl.

Med flera mottagare får alla samma länk. Var och en bekräftar då sin adress med en kod vid hämtningen och kan hämta en gång. Med en mottagare kan du slå på detta med Mottagarna bekräftar sin adress med en kod. Den här kryssrutan visas bara för kortet Länken står i det här e-postmeddelandet.

Ta över befintliga bilagor

Om meddelandet redan har bilagor erbjuder fönstret Skicka de bifogade filerna säkert i stället. Bilagorna flyttas till fillistan och tas bort från meddelandet efter uppladdningen.

Begär in dokument

1. Skapa ett e-postmeddelande till din klient och klicka på Begär in dokument.
2. Kontrollera fältet Beteckning (valfritt) och skriv vid behov ett meddelande i Meddelande till avsändaren (valfritt).
3. Välj under Leverera länken ett av de två korten som ovan.
4. Klicka på Skapa filinkorg och infoga i e-postmeddelandet.

Lösenordet går också till dig, så att du senare kan öppna de lämnade filerna. Klarvyn bekräftar det med ”Lösenordet gick också till … — för att öppna filerna senare”. Du hämtar dem i webbläsaren under Filinkorg.

Kontrollen vid sändning

När du skickar kontrollerar Outlook om varje mottagare får länken, lösenordet och rätten att hämta. Om något saknas håller Outlook kvar meddelandet och anger orsaken, till exempel:

• Lösenordsmejlet har inte förberetts ännu.
• Någon får länken men ännu inget lösenord, till exempel för att personen lades till efter lösenordsmejlet.
• Någon kan ännu inte hämta via länken.
• Lösenordet finns inte längre i meddelandet.
• Det gick inte att skicka länkarna vid sändningen.

Klicka på Åtgärda nu i meddelandet. Fönstret öppnas och kompletterar det som saknas i ett steg. Skicka sedan bara meddelandet igen. Om din Outlook-version inte har någon sådan knapp öppnar du TEPHIA SECURE i menyfliksområdet och väljer Åtgärda nu där.

Fönstret visar samma punkter i förväg i rutan Återstår före sändning. När allt är klart står det i den gröna rutan ”Allt klart. Du kan skicka e-postmeddelandet nu.” Meddelanden utan förberedd försändelse går igenom utan kontroll.

Frågan om ”mailto”

Klassiska Outlook frågar ibland om tillägget får öppna ”mailto”. Fönstret påminner då kort om vad du ska göra. Markera Kom ihåg mitt val och välj Öppna. Outlook frågar sedan inte igen på den här datorn.

Din IT-avdelning kan också tillåta det för alla datorer i din organisation; då frågar Outlook inte alls. Hur det går till beskrivs i guiden för administratörer, i kapitlet ”Outlook-tillägg: principer och nätverk”.

Tekniska detaljer

Om något hänger sig eller misslyckas visas Tekniska detaljer längst ned i fönstret. Där listas varje steg med tidpunkt. Fäll ut det och ta en skärmbild till din IT-avdelning eller supporten.

För mottagare: hämta och lämna

Det här kapitlet riktar sig till alla som tar emot filer via TEPHIA SECURE eller ombeds skicka dokument. Du behöver inget konto och inget att installera. En aktuell webbläsare räcker.

Hämta en fil

Du får länken per e-post, antingen direkt från avsändaren eller från TEPHIA SECURE med ämnet ”… har gjort en krypterad fil tillgänglig för dig”, vid flera filer ”… har gjort krypterade filer tillgängliga för dig”. Lösenordet får du separat från avsändaren, till exempel per telefon eller i ett andra e-postmeddelande. TEPHIA SECURE skickar aldrig något lösenord.

1. Öppna länken, till exempel med Hämta filen i e-postmeddelandet, vid flera filer Hämta filerna.
2. Sidan Hämta fil visar filnamn, storlek, avsändare, tidsfrist och återstående hämtningsförsök.
3. Ange lösenordet i Lösenord. Tänk på stora och små bokstäver. Säkrast är att kopiera det i sin helhet.
4. Klicka på Dekryptera och spara.

Din webbläsare laddar filen, dekrypterar den och sparar den, oftast i mappen för hämtade filer. Flera filer kommer som en ZIP. Sidan meddelar sedan: ”Filen har dekrypterats och sparats. Den är nu raderad från servern.” Den kan inte hämtas en andra gång, så förvara filen väl.

Bekräfta din e-postadress med en kod

Om avsändaren har angett vem som får hämta ser du först Bekräfta din e-postadress.

1. Under Din e-postadress anger du den adress som försändelsen är avsedd för.
2. Klicka på Begär kod.
3. Du får ett e-postmeddelande ”Din bekräftelsekod för hämtning” med en sexsiffrig kod. Den gäller i 15 minuter och bara för den här försändelsen.
4. Skriv in koden i Kod från e-postmeddelandet. Den kontrolleras automatiskt efter den sjätte siffran. Du kan också klicka på Bekräfta.
5. Ange sedan lösenordet som ovan.

Om ingen kod kommer kontrollerar du stavningen av adressen och din skräppostmapp. Begär en ny kod skickar en ny. Av säkerhetsskäl svarar sidan alltid på samma sätt, även om adressen inte är behörig.

Hämtningsförsök

Varje klick på Dekryptera och spara räknas som ett försök. Du har tre försök. Sidan visar hur många som återstår. När de är förbrukade spärras filen. Be då avsändaren att skicka den igen.

Andra meddelanden och vad de betyder:

Vad avsändaren får veta

Avsändaren meddelas så snart du har hämtat. Avsändarens bevis innehåller tidpunkten, din IP-adress och den ungefärliga plats som härleds från den. Avsändaren ser också om länken i e-postmeddelandet öppnades och om din adress bekräftades med kod. Bara du och avsändaren känner till filens innehåll.

Lämna filer i en filinkorg

Om du ombeds skicka dokument får du en länk till en filinkorg, till exempel i ett e-postmeddelande ”… ber dig skicka filer krypterat”. Lösenordet kommer separat från den som frågade.

1. Öppna länken, till exempel med Lämna filer. Sidan visar vem du lämnar filer till och, om en sådan finns, en anteckning.
2. Dra filer eller mappar till ytan eller klicka på Välj filer eller Välj mapp. Varje fil krypteras separat.
3. Ange lösenordet i Lösenord och klicka på Kryptera och lämna.
4. För fler filer klickar du på Lägg till fler filer. Lösenordet ligger kvar i fältet.
5. När du är klar klickar du på Alla filer uppladdade. Mottagaren meddelas då. Om du inte klickar sker detta automatiskt två timmar efter din första fil.

Du kan lägga till filer även senare. Öppna bara länken igen, så länge filinkorgen är öppen och inte har tömts. Därefter tar den inte emot något mer, och du ber om en ny filinkorg. Efter för många felaktiga lösenord spärras filinkorgen för dig. Kontakta då den som frågade.

Inget e-postmeddelande?

Kontrollera din skräppostmapp. Länkmeddelanden från TEPHIA SECURE har avsändarens namn i ämnesraden. Om du inte hittar något frågar du avsändaren.

Ser något misstänkt ut?

Längst ned på hämtnings- och inlämningssidorna finns Anmäl missbruk. Beskriv kort vad du reagerade på, till exempel en okänd avsändare eller en begäran om betalning. Avsändaren får inte veta vem som gjorde anmälan.

Vanliga frågor

Lösenord och länkar

Jag har tappat bort lösenordet till en försändelse. Kan ni skicka det till mig?

Nej. Lösenordet skapas i din webbläsare och lagras ingenstans. Ingen kan återställa det, inte ens den som driver tjänsten. Det är kärnan i end-to-end-kryptering. Skicka bara filerna igen, med en ny länk och ett nytt lösenord.

Och om lösenordet till en filinkorg saknas?

Sök i din inkorg efter e-postmeddelandet ”Åtkomstuppgifter till din filinkorg …”. I den öppna filinkorgen hjälper Var är lösenordet?. Din klient känner också till lösenordet. Som sista utväg finns Be avsändaren igen; se Filinkorg.

Länken har gått ut. Vad gör jag nu?

En utgången försändelse är raderad och kan inte förlängas. Skicka filerna igen. För en utgången filinkorg skapar du en ny.

Kan jag lägga länken och lösenordet i samma e-postmeddelande?

Gör helst inte det. Den som fångar upp det enda meddelandet har då båda. Använd två vägar, till exempel länken per e-post och lösenordet per telefon. Enklast är att låta TEPHIA SECURE skicka länken; se Skicka filer.

Mottagare

Mottagaren kan inte öppna filen.

Kontrollera tillsammans med mottagaren:

• Angavs hela lösenordet med rätt stora och små bokstäver?
• Har mottagarens tre hämtningsförsök förbrukats? Det ser du under Bevis. Skicka i så fall igen.
• Har filen redan hämtats, till exempel av en annan mottagare via den delade länken?
• Har tidsfristen löpt ut?
• Väntar mottagaren på en bekräftelsekod? Då bör mottagaren kontrollera sin skräppostmapp.

Instruktionen för mottagare finns under För mottagare. Du kan skicka länken till den här hjälpen till mottagaren: https://tephia.com/help

En mottagaradress avvisas eller markeras med gult.

Sidan markerar adresser med gult när den misstänker ett stavfel i en vanlig e-postdomän. Knappen bredvid, till exempel gmail.com?, godtar förslaget. Om adressen ändå är rätt klickar du en gång till på Skicka länk; då skickas den.

Om meddelandet lyder ”E-post kan inte levereras till …. Kontrollera adressen.” tar domänen enligt DNS inte emot e-post, oftast på grund av ett stavfel. Kontrollera stavningen eller fråga mottagaren efter adressen. Rödmarkerade adresser är inte giltiga e-postadresser. Mer om detta under Skicka filer.

Märker jag om en länk inte kommer fram?

Om mottagarens e-postsystem avvisar meddelandet, ja: du får ett e-postmeddelande ”Kunde inte levereras: e-post till …”, och under Bevis står det i rött ”kunde inte levereras till …”. Kastar det meddelandet i tysthet får ingen veta det, och försändelsen förblir öppen. Bara hämtningen bevisar mottagandet säkert.

Behöver mottagaren ett konto?

Nej. Hämtning och inlämning fungerar utan konto och utan att något installeras, direkt i webbläsaren.

Filer och teknik

Hur stor får en försändelse vara?

Beroende på abonnemang högst 500 MB (Starter), 1 GB (Team) eller 2 GB (Business och Enterprise) per försändelse, under provperioden 100 MB. Flera filer eller en mapp packas ihop till en ZIP som totalt måste ligga under denna gräns. I en filinkorg gäller gränsen för varje enskild fil. Dela upp större datamängder på flera försändelser.

Vilken webbläsare behöver jag?

En aktuell webbläsare. Krypteringen sker i själva webbläsaren, så inget tillägg behövs. Sidan måste öppnas via https://; annars tillhandahåller webbläsaren ingen kryptering.

Fungerar det på en smartphone?

Sidorna körs i webbläsaren och därmed i princip även på smartphones och surfplattor. Filen krypteras eller dekrypteras i enhetens minne. För stora filer är en dator det bättre valet.

Outlook-tillägget är inte tillgängligt i Outlook på smartphones.

Data och lagring

Var lagras uppgifterna?

Servrarna står i ett datacenter i Tyskland. Startsidan berättar mer i avsnittet ”Var dina data förvaras”. Filerna lagras där endast i krypterad form.

Hur länge sparas filer?

• En försändelse ligger kvar på servern tills den hämtas, längst till sitt utgångsdatum. Datumet visas efter uppladdningen. Därefter raderas den.
• Filer i en filinkorg raderas så snart du har hämtat alla, eller när filinkorgen stängs eller går ut.
• Bevis sparas så länge som din organisation har ställt in. Perioden visas längst ned under Bevis. Därefter töms posterna på innehåll; kedjan förblir verifierbar.

Kan den som driver tjänsten läsa mina filer?

Nej. På servern lagras filerna endast krypterade, och nyckeln lagras aldrig. Vad servern faktiskt ser beskrivs i Översikt.