Leiðbeiningar

Yfirlit

TEPHIA SECURE er þjónusta til að skiptast á trúnaðarskrám á dulkóðuðu formi. Hún er gerð fyrir starfsstéttir sem bundnar eru þagnarskyldu, svo sem skattaráðgjafa, lögmannsstofur og lögbókendur, og fyrir alla sem vilja ekki að skrár þeirra liggi ódulkóðaðar í pósthólfum annarra.

Hvað þú getur gert

• Senda skrár: þú hleður upp skrám og kemur niðurhalstengli og lykilorði áleiðis. Sjá Senda skrár.
• Óska eftir gögnum: upphleðsluhólf tekur við skrám frá viðskiptavinum, sem þurfa engan aðgang. Sjá Upphleðsluhólf.
• Varðveita afhendingarsannanir: hvert niðurhal er skráð. Fyrir skjalasafn málsins býrðu til afhendingarsönnun sem PDF-skjal. Sjá Sannanir.
• Vinna úr Outlook: með Outlook-viðbótinni sendirðu skrár og óskar eftir gögnum án þess að opna vefforritið. Sjá Outlook-viðbót.

Dulkóðun frá enda til enda á mannamáli

Fyrir hverja sendingu býr vafrinn þinn til handahófskennt lykilorð. Með því dulkóðar hann skrárnar áður en þær fara úr tölvunni þinni. Netþjónninn geymir aðeins dulkóðuð gögn og vistar aldrei lykilinn. Skrárnar eru ekki afkóðaðar aftur fyrr en í vafra viðtakandans.

Án lykilorðsins getur enginn opnað skrárnar — ekki einu sinni rekstraraðili þjónustunnar. Þess vegna er heldur ekki hægt að endurheimta týnt lykilorð.

Hvað netþjónninn sér og hvað ekki

Afhendingarsönnunin þarfnast þessara upplýsinga. Þær finnurðu undir Sannanir.

Hlutverk

Viðtakendur og viðskiptavinir þurfa engan aðgang. Þeir sækja skrár með tengli eða hlaða þeim upp í upphleðsluhólf. Hvað þeir sjá er lýst undir Fyrir viðtakendur.

Uppbygging forritsins

Eftir innskráningu sérðu efst hlutana Senda skrá, Upphleðsluhólf og Afhendingarsannanir. Efst til hægri er hnappur með netfanginu þínu og fyrirtækinu þínu. Hann opnar reikningsvalmyndina með Reikningur, Hjálp og Skrá út. Eigendur og stjórnendur finna þar einnig Stjórnborð.

Ef eitthvað mikilvægt varðar fyrirtækið þitt, t.d. ófrágenginn samningur, birtist tilkynningastika fyrir neðan valmyndina. Hún sýnir alltaf aðeins brýnustu tilkynninguna. Fleiri tilkynningar opnast með „+1 í viðbót“, „+2 í viðbót“ og svo framvegis.

Á hverjum skjá leiðir tengill á borð við Hjálp við sendingar þig beint í viðeigandi kafla þessara leiðbeininga.

Neðst til vinstri opnar Hvernig virkar þetta? stutt yfirlit. Þar sést einnig stærsta mögulega skrá og niðurhalstímabilið.

Innskráning

Þú skráir þig inn á upphafssíðunni https://tephia.com. Hægra megin er spjaldið Innskráning með þremur flipum: Microsoft, Lykilorð og Aðgangslykill. Þegar síðan opnast er flipinn Microsoft valinn. Fyrirtækið þitt ákveður hvaða aðferð gildir fyrir þig.

Með Microsoft (vinnureikningur)

1. Veldu flipann Microsoft ef hann er ekki þegar valinn.
2. Smelltu á Skrá inn með vinnureikningi.
3. Skráðu þig inn með Microsoft-vinnureikningnum þínum eins og venjulega.

Í þessu tilviki heldur fyrirtækið þitt utan um lykilorðið og annan þátt auðkenningar í Microsoft 365, ekki TEPHIA SECURE. Persónulegir Microsoft-reikningar eru ekki leyfðir.

Ef þú sérð skilaboð um að enginn aðgangur sé uppsettur fyrir netfangið þitt skaltu biðja stjórnendur um boð.

Með netfangi, lykilorði og kóða

1. Veldu flipann Lykilorð.
2. Sláðu inn Netfang og Lykilorð og smelltu á Áfram.
3. Sláðu inn sex stafa kóðann í Kóði úr auðkenningarforritinu og smelltu á Skrá inn.

Ef eitthvað er rangt eru skilaboðin alltaf þau sömu: „Ekki tókst að skrá inn. Athugaðu netfang, lykilorð og kóða.“ Þannig kemur ekki fram hvaða hluti var rangur. Eftir of margar misheppnaðar tilraunir er aðgangurinn læstur í nokkrar mínútur.

Með öryggislykli eða aðgangslykli

1. Veldu flipann Aðgangslykill.
2. Smelltu á Skrá inn með öryggislykli eða aðgangslykli.
3. Staðfestu í glugga vafrans með PIN-númeri, fingrafari, andliti eða snertingu á lyklinum.

Hvorki lykilorð né kóða þarf. Þú verður að hafa skráð lykil eða aðgangslykil, til dæmis YubiKey, Windows Hello, Touch ID eða Face ID.

Aðgangur settur upp í fyrsta sinn

Stjórnendur bjóða þér. Þú færð tölvupóst með efnislínunni „Þér hefur verið boðið í TEPHIA SECURE“. Boðið gildir til þeirrar dagsetningar sem fram kemur í tölvupóstinum.

Smelltu á Setja upp aðgang í tölvupóstinum. Síðan býður upp á það sem fyrirtækið þitt leyfir: ef það skráir sig inn með Microsoft smellirðu á Skrá inn með Microsoft og skráir þig inn með vinnureikningnum — þá er aðgangurinn þinn settur upp. Fyrir sameiginlegt pósthólf eða hlutverkapósthólf leyfir Microsoft ekki innskráningu; síðan bendir á það og þú setur þá upp lykilorð. Fyrir eigið lykilorð:

1. Veldu Nýtt lykilorð og endurtaktu það. Það verður að vera að minnsta kosti 12 stafir og má hvorki innihalda hluta netfangsins á undan @ né heiti fyrirtækisins eða TEPHIA SECURE. Algeng lykilorð eða lykilorð sem hafa lekið og einföld mynstur eins og „Lykilord2024!“ eða „qwerty123456“ eru ekki samþykkt; nokkur handahófskennd orð eða lykilorð úr lykilorðastjóra virka vel. Smelltu á Áfram.
2. Undir Veldu annan þáttinn þinn velurðu Öryggislykill eða aðgangslykill (mælt með) eða Auðkenningarforrit.
3. Fyrir lykil eða aðgangslykil biður vafrinn þig um staðfestingu. Eftir það er innskráningu strax lokið.
4. Fyrir forritið skannarðu QR-kóðann, til dæmis með Microsoft Authenticator eða Google Authenticator. Ef þú getur ekki skannað afritarðu lykilinn sem birtist undir Lykill inn í forritið. Sláðu síðan inn sex stafa kóðann og smelltu á Ljúka uppsetningu.

Þú getur bætt hinum þættinum við síðar undir Reikningur.

Gleymt lykilorð

1. Í flipanum Lykilorð smellirðu á Gleymdirðu lykilorðinu?.
2. Sláðu inn netfangið þitt og smelltu á Biðja um tengil.
3. Opnaðu tölvupóstinn „Endurstilla lykilorð“ og smelltu á Velja nýtt lykilorð. Tengillinn gildir í tvær klukkustundir.
4. Veldu nýtt lykilorð.

Annar þáttur auðkenningar helst óbreyttur. Þú þarft áfram kóðann eða lykilinn til að skrá þig inn.

Annar þáttur auðkenningar glataður

Ef þú hefur ekki lengur aðgang að auðkenningarforritinu eða öryggislyklinum skaltu hafa samband við stjórnendur fyrirtækisins. Þeir geta endurstillt aðganginn þinn. Á það minnir líka athugasemdin neðst í flipanum Lykilorð. Engir endurheimtarkóðar eru til.

Þú færð þá tölvupóstinn „Aðgangur þinn hefur verið endurstilltur“ með hnappnum Setja upp aðgang aftur. Tengilinn má aðeins nota einu sinni og í takmarkaðan tíma. Þú velur síðan nýtt lykilorð og annan þátt auðkenningar, alveg eins og við fyrstu uppsetningu.

Ef þú skráir þig inn með Microsoft getur tölvudeildin aðstoðað þig í Microsoft 365.

Útskráning

Smelltu á hnappinn með netfanginu þínu efst til hægri og veldu Skrá út í reikningsvalmyndinni.

Senda skrár

Sending samanstendur af einni eða fleiri skrám, niðurhalstengli og lykilorði. Þú kemur tenglinum og lykilorðinu til viðtakandans eftir aðskildum leiðum.

Skrár valdar og þeim hlaðið upp

1. Opnaðu Senda skrá.
2. Dragðu skrár eða heilar möppur á svæðið Dragðu skrár hingað. Þú getur líka smellt á Velja skrár eða Velja möppu. „Velja möppu“ kallar fram öryggisspurningu frá vafranum; það gerir það ekki að draga möppu inn.
3. Nokkrum skrám eða möppu er pakkað í eina ZIP-skrá í vafranum þínum. Með krossinum fjarlægirðu skrá af listanum aftur.
4. Sláðu inn Heiti (valfrjálst), til dæmis málsnúmer. Það birtist í stöðuyfirlitinu, atvikaskránni og afhendingarsönnuninni. Viðtakandinn fær ZIP-skrána undir þessu heiti.
5. Smelltu á Dulkóða og búa til tengil. Hafðu síðuna opna þar til Skrá dulkóðuð birtist.

Eftir áskriftarleið getur hver sending verið allt að 500 MB (Starter), 1 GB (Team) eða 2 GB (Business og Enterprise), 100 MB á prufutímabilinu. Hámarkið gildir um alla ZIP-skrána. Stórar skrár eru dulkóðaðar og þeim hlaðið upp í bútum; ef tengingin rofnar stutta stund sendir síðan aðeins viðkomandi bút aftur. Áskriftarleiðin takmarkar einnig fjölda sendinga á dag og geymslurýmið sem er í notkun. Ef hámarki er náð birtir síðan skilaboð.

Eftir upphleðslu: tengill og lykilorð

Síðan sýnir Skrá dulkóðuð og fyrir neðan hve lengi hægt er að sækja sendinguna. Því næst koma tvö skref:

1. Sendu tengilinn áfram: veldu hvernig tengillinn berst viðtakandanum: TEPHIA SECURE sendir, Eigið póstforrit eða Senda sjálf(ur). Vafrinn þinn man valið til næsta skiptis.
2. Lykilorðið eftir annarri leið: hér finnurðu lykilorðið með afritunarhnappi. Vafrinn þinn bjó það til. Það er aðeins til á þessari síðu; netþjónninn þekkir það ekki.

Láta TEPHIA SECURE senda tengilinn

Þannig sendir TEPHIA SECURE viðtakandanum tengilinn og netfangið er skráð í afhendingarsönnunina þína.

1. Undir Sendu tengilinn áfram velurðu TEPHIA SECURE sendir.
2. Sláðu inn Netföng viðtakenda. Aðskildu mörg netföng með kommu, semíkommu, bili eða Enter; hvert netfang birtist sem sérstakt merki sem þú getur fjarlægt með ×. Ógild netföng eru merkt rauð. Ef síðuna grunar innsláttarvillu í algengu póstléni, til dæmis tvo stafi sem hafa víxlast í gmail.com, er netfangið merkt gult og sýnir tillöguna sem hnapp, til dæmis gmail.com?. Smellur á hann tekur tillöguna upp.
3. Ef þú vilt skaltu smella á + Bæta við skilaboðum og skrifa Stutt skilaboð (valfrjálst).
4. Smelltu á Senda tengil. Þegar netföngin eru fleiri en eitt heitir hnappurinn Senda tengla (N), með fjölda netfanganna. Ef gult merkt netfang er á meðal þeirra sendir fyrsti smellurinn ekki strax heldur birtir „Athugaðu netföngin sem eru merkt gul. Annar smellur sendir samt.“ Það er ekki fyrr en við annan smell sem sent er.
5. Netfang sem ekki tókst að senda á situr eftir í reitnum og skilaboðin segja hvers vegna, til dæmis „…: ekki gilt netfang“.

Hver viðtakandi fær eigin persónulegan tengil og getur sótt einu sinni með honum. Afhendingarsönnunin sýnir hverjir sóttu skrárnar. TEPHIA SECURE sendir aðeins tengilinn, aldrei lykilorðið. Þú sérð um að koma lykilorðinu áleiðis, til dæmis í síma eða í sérstökum tölvupósti.

Áður en sent er athugar TEPHIA SECURE hvort lén hvers netfangs taki yfirhöfuð við tölvupósti. Ef svo er örugglega ekki eru skilaboðin „Ekki er hægt að afhenda tölvupóst á …. Athugaðu netfangið.“ Netfangið situr þá eftir í reitnum og ekkert er sent á það.

Ef lénið tekur við pósti en netþjónn viðtakandans hafnar póstinum, til dæmis vegna þess að pósthólfið er ekki til, kemur hann til baka sem óafhendanlegur. TEPHIA SECURE vinnur úr þessu svari: yfirleitt innan fárra mínútna færð þú tölvupóst „Ekki hægt að afhenda: tölvupóstur til …“, og undir Afhendingarsannanir birtist við sendinguna með rauðu „ekki hægt að afhenda til …“. Ef síðan eftir upphleðsluna er enn opin sendirðu tengilinn þar á rétt netfang; annars sendirðu skrárnar aftur. Berist engin slík tilkynning sannar það ekki afhendingu, því sum póstkerfi fleygja pósti án þess að láta vita.

Til að ekki sé hægt að misnota sendinguna fyrir fjöldapóst gilda mörk: á hvern notanda á klukkustund 30 sendingaraðgerðir og 50 viðtakendur, á hvert fyrirtæki á dag 300 viðtakendur. Þau gilda um alla tengla sem TEPHIA SECURE sendir, líka fyrir upphleðsluhólf. Ef hámarki er náð birtir síðan „Þú hefur sent til óvenju margra viðtakenda á stuttum tíma. Reyndu aftur síðar.“ eða „Of margar beiðnir. Bíddu aðeins.“ Hin netföngin eru þá ekki reynd frekar og sitja eftir í reitnum.

Tengill og lykilorð í eigin tölvupósti

Undir Sendu tengilinn áfram velurðu Eigið póstforrit. Opna tölvupóst með tenglinum opnar tilbúinn tölvupóst í póstforritinu þínu; lykilorðið er ekki í honum. Undir Lykilorðið eftir annarri leið opnar Senda sem sérstakan tölvupóst annan tilbúinn tölvupóst með lykilorðinu. Sláðu inn viðtakandann í hvorn þeirra og sendu póstana tvo hvorn í sínu lagi. Enn öruggara er að koma lykilorðinu áleiðis eftir annarri leið, t.d. í síma eða með spjallforriti.

Þessi sameiginlegi tengill gildir fyrir eitt niðurhal. Sá sem sækir fyrstur fær skrána.

Sameiginlegi tengillinn tryggður

Með Senda sjálf(ur) birtist niðurhalstengillinn til afritunar, t.d. til að setja hann í spjallforrit. Ef þú kemur tenglinum þannig áleiðis á eigin vegum, kannski til margra viðtakenda, skaltu tilgreina hverjir mega sækja:

1. Undir Senda sjálf(ur) opnarðu Aðeins tiltekin netföng mega sækja.
2. Sláðu inn allt að tíu netföng í Heimiluð netföng (allt að 10), aðskilin með kommu, semíkommu eða bili.
3. Smelltu á Opna aðeins fyrir þessi netföng.

Hver viðtakandi staðfestir netfangið sitt við niðurhal með kóða sem sendur er í tölvupósti og má sækja einu sinni. Einnig hér athugar TEPHIA SECURE fyrst hvort hvert lén taki við tölvupósti og hafnar annars með skilaboðunum „Ekki er hægt að afhenda tölvupóst á …. Athugaðu netfangið.“; netföngin teljast með í mörkunum hér að ofan. Þú getur aðeins kveikt á þessu svo lengi sem enginn hefur beðið um skrána með sameiginlega tenglinum. Með „TEPHIA SECURE sendir“ þarf þess ekki — þar hefur hver viðtakandi þegar eigin tengil.

Ef tölvupósturinn með kóðanum kemur til baka sem óafhendanlegur færðu að vita það á sama hátt, í tölvupósti og undir Afhendingarsannanir. Ekki er hægt að fjarlægja heimilað netfang aftur. Ef það var rangt sendirðu skrána aftur og heimilar rétta netfangið.

Gildistími, niðurhal og tilraunir

• Hver viðtakandi getur sótt einu sinni. Eftir það er sendingunni eytt af netþjóninum; með persónulegum tenglum ekki fyrr en allir hafa sótt hana.
• Sé hún ekki notuð rennur sendingin út á þeirri dagsetningu sem sýnd er eftir upphleðslu undir Skrá dulkóðuð og er eytt.
• Hver viðtakandi hefur þrjár niðurhalstilraunir. Ef þær mistakast allar, til dæmis vegna rangs lykilorðs, er lokað fyrir sendinguna. Sendu þá skrárnar aftur.
• Fyrir hvert niðurhal færðu tölvupóstinn „Sótt: …“. Stöðuna sérðu undir Sannanir og við hlið eyðublaðsins undir Nýlegar sendingar.

Viðvörun þegar síðunni er lokað

Ef þú hefur hvorki afritað lykilorðið né smellt á Senda sem sérstakan tölvupóst spyr síðan áður en þú ferð: „Þú hefur ekki enn afritað lykilorð þessarar sendingar eða sent það í tölvupósti. Það er aðeins til hér — við þekkjum það ekki. Fara samt af síðunni?“

Ef þú ferð samt glatast lykilorðið. Viðtakendurnir geta ekki opnað sendinguna og þú þarft að senda hana aftur.

Óska eftir gögnum (upphleðsluhólf)

Upphleðsluhólf tekur við skrám utan frá, til dæmis frá viðskiptavinum eða gagnaðila. Sendandinn þarf engan aðgang. Skrár hans eru dulkóðaðar í vafra hans með lykilorði upphleðsluhólfsins áður en þær eru fluttar.

Upphleðsluhólf stofnað

1. Opnaðu Upphleðsluhólf. Ef þú ert þegar með opin upphleðsluhólf smellirðu á Stofna annað upphleðsluhólf.
2. Sláðu inn Heiti, til dæmis „Mál Jónsdóttur“.
3. Skrifaðu ef þú vilt Athugasemd til sendanda (valfrjálst). Hún birtist á síðunni þar sem viðskiptavinurinn hleður upp skrám.
4. Smelltu á Stofna upphleðsluhólf.

Síðan sýnir nú Upphleðsluhólfið er tilbúið og sömu tvö skref og eftir sendingu: Sendu tengilinn áfram og Lykilorðið eftir annarri leið. Um leið sendir TEPHIA SECURE upphleðslutengilinn og lykilorðið á þitt eigið netfang, með efnislínunni „Aðgangsupplýsingar fyrir upphleðsluhólfið þitt …“. Þannig geturðu fundið lykilorðið aftur síðar. Senda mér aðgangsupplýsingarnar aftur sendir tölvupóstinn einu sinni enn.

Tengill og lykilorð send viðskiptavininum

Undir Sendu tengilinn áfram velurðu eina af þremur leiðum. Vafrinn þinn man valið, líka þegar þú sendir skrár.

• TEPHIA SECURE sendir: sláðu inn netfangið, stutt skilaboð með + Bæta við skilaboðum ef þú vilt, og smelltu svo á Senda tengil. Mörg netföng geturðu slegið inn í einu, aðskilin með kommu, semíkommu, bili eða Enter; allir viðtakendur hlaða upp í sama upphleðsluhólf. Gul merking með tillögu við grun um innsláttarvillu, athugun lénsins og mörkin gilda eins og lýst er undir Senda skrár. Aðeins tengillinn er sendur og netfangið er skráð í afhendingarsönnunina þína. Ef pósturinn kemur til baka sem óafhendanlegur færðu tölvupóst, og undir Afhendingarsannanir birtist við upphleðsluhólfið með rauðu „ekki hægt að afhenda til …“. Sendu þá tengilinn á rétt netfang; hann er líka í tölvupóstinum þínum „Aðgangsupplýsingar fyrir upphleðsluhólfið þitt …“.
• Eigið póstforrit: Opna tölvupóst með tenglinum opnar tilbúinn tölvupóst í póstforritinu þínu, án lykilorðsins.
• Senda sjálf(ur): sýnir upphleðslutengilinn til afritunar.

Undir Lykilorðið eftir annarri leið birtist lykilorðið til afritunar. Senda sem sérstakan tölvupóst opnar annan tilbúinn tölvupóst fyrir það.

Komdu lykilorðinu alltaf áleiðis aðskilið frá tenglinum, helst í síma. Hvað viðskiptavinurinn gerir næst er lýst undir Fyrir viðtakendur.

Tilkynning um nýjar skrár

Þú færð tölvupóstinn „… nýjar skrár í upphleðsluhólfi …“ með hnappnum Opna upphleðsluhólf. Hann berst um leið og viðskiptavinurinn smellir á Öllum skrám hlaðið upp. Ef hann smellir ekki berst hann sjálfkrafa tveimur klukkustundum eftir fyrstu nýju skrána hans.

Skrár sóttar

1. Opnaðu Upphleðsluhólf. Listinn sýnir opin upphleðsluhólf þín með fjölda skráa, stærð og fresti.
2. Smelltu á Opna við upphleðsluhólfið.
3. Sláðu inn Lykilorð upphleðsluhólfs, til dæmis úr tölvupóstinum með aðgangsupplýsingunum.
4. Smelltu á Sækja við skrá. Vafrinn þinn hleður henni niður, afkóðar hana og vistar.
5. Ef skrárnar eru tvær eða fleiri er Sækja allar skrár í boði. Þú færð þá allar skrárnar í einni ZIP-skrá.

Skrár sem þú hefur sótt eru merktar „sótt“. Hvers vegna þú þarft lykilorð þótt þú hafir skráð þig inn skýrir Af hverju þarf ég að slá inn lykilorð? við hlið reitsins: innskráningin opnar þjónustuna fyrir þig, ekki skrárnar.

Lokað sjálfkrafa

Um leið og þú hefur sótt allar skrár lokast upphleðsluhólfið sjálfkrafa og innihaldi þess er eytt. Eftir það tekur það ekki lengur við skrám. Viðskiptavinurinn sér þá ábendingu um að biðja um nýtt upphleðsluhólf.

Lykilorðið týnt

Í opna upphleðsluhólfinu smellirðu á Hvar er lykilorðið?. Þar kemur fram hvenær og á hvaða netfang lykilorðið var sent. Viðskiptavinurinn þekkir líka lykilorðið, því hann þurfti það til að hlaða upp skránum. Biddu hann um það, en ekki í tölvupósti.

Ef það dugar ekki er eftir Biðja sendandann aftur:

1. Athugaðu Netfang/netföng sendanda. Þar eru fyrirfram netföngin sem tengillinn hefur verið sendur á hingað til, í mesta lagi fimm.
2. Lagaðu Skilaboð til sendanda.
3. Smelltu á Skipta um upphleðsluhólf og biðja sendandann.

Einnig hér athugar TEPHIA SECURE fyrst hvort lén netfanganna taki við tölvupósti og hafnar annars með skilaboðunum „Ekki er hægt að afhenda tölvupóst á …. Athugaðu netfangið.“ Nýtt upphleðsluhólf með nýju lykilorði er stofnað. Því fyrra er lokað og skrám þess eytt varanlega. Þú sérð um að koma nýja lykilorðinu áleiðis. Ef einhver þessara pósta kemur til baka sem óafhendanlegur færðu að vita það eins og lýst er hér að ofan.

Lokun og gildistími

• Til að loka upphleðsluhólfi smellirðu á Loka í listanum. Við spurningunni „Eyða upphleðsluhólfinu og innihaldi þess varanlega?“ smellirðu á Eyða.
• Hvert upphleðsluhólf er aðgengilegt til þeirrar dagsetningar sem sýnd er í listanum. Eftir það er því lokað sjálfkrafa og innihaldi þess eytt.

Afhendingarsannanir

Hver sending er skráð án eyðna: send, tengill sendur í tölvupósti, tengill opnaður, ekki hægt að afhenda, sótt, hlaðið upp í upphleðsluhólf, sótt þaðan. Undir Afhendingarsannanir sérðu stöðu sendinga þinna og býrð til afhendingarsönnun sem PDF-skjal fyrir skjalasafn málsins.

Staða og atvikaskrá

Efst velurðu tímabilið: 30 dagar, 90 dagar (sjálfgefið), 1 ár eða Allt. Yfirlitsmyndirnar eru tvær:

• Stöðuyfirlitið sýnir fyrir hverja sendingu hvort hún hafi verið sótt. Það sérðu þegar þú opnar síðuna.
• Atvikaskráin sýnir hvert einstakt atvik með dagsetningu og tíma, IP-tölu og staðsetningu. Þú opnar hana með Öll atvikaskráin fyrir neðan listana.

Staða

Efst eru reitirnir Opið, Sótt, Ekki sótt og Opin upphleðsluhólf, hver með sínum fjölda. Smellur á reit síar listana í samræmi við það: Opin upphleðsluhólf sýnir aðeins upphleðsluhólfin, hinir reitirnir sýna aðeins sendingarnar. Opið telur líka sendingar sem hafa verið sóttar að hluta. Annar smellur á sama reit sýnir allt aftur. Leitarreiturinn við hliðina á tímabilinu finnur heiti, málsnúmer, skráarheiti og viðtakendur.

Undir Sendingar er ein lína fyrir hverja sendingu með stöðu hennar og hnappnum Stök sönnun. Stöðurnar:

Fyrir hverja sendingu sérðu líka hvenær hún var send, til hverra tengillinn fór og hverjir hafa þegar sótt hana. „Tengill í tölvupósti opnaður“ þýðir að niðurhalssíðan var opnuð með persónulega tenglinum. Í sjaldgæfum tilvikum getur sjálfvirkur skanni í póstkerfinu líka valdið þessu. Aðeins niðurhalið sannar móttöku.

Undir Upphleðsluhólf sérðu fyrir hvert upphleðsluhólf hve margar skrár hafa borist og verið sóttar og hvort það er opið, allt sótt, lokað, lokað, útrunnið, skipt út eða lokað eftir misheppnaðar tilraunir.

Ef tölvupóstur sem TEPHIA SECURE sendi viðtakanda kemur til baka sem óafhendanlegur birtist í línu sendingarinnar eða upphleðsluhólfsins með rauðu „ekki hægt að afhenda til …“ ásamt netfanginu. Þetta á við um tengla og um staðfestingarkóðann sem sendur er á heimiluð netföng. Ábendingin birtist yfirleitt nokkrum mínútum eftir sendingu, stundum ekki fyrr en eftir nokkrar klukkustundir. Þú færð einnig tölvupóst „Ekki hægt að afhenda: tölvupóstur til …“ með svari póstþjónsins sem tekur við, og í atvikaskránni birtist atvikið Ekki hægt að afhenda tölvupóst. Athugaðu netfangið og sendu aftur á rétt netfang. Ekki öll póstkerfi senda tilkynningu: vanti ábendinguna er þar með ekki víst að pósturinn hafi borist. Aðeins niðurhalið sannar móttöku.

Atvikaskrá

Þú opnar atvikaskrána með Öll atvikaskráin fyrir neðan listana; ← Aftur í stöðuyfirlit fer með þig til baka. Hún telur upp öll atvik á völdu tímabili. Fyrir neðan listana eru allt að þrír textahnappar: Öll atvikaskráin (í atvikaskránni í hans stað ← Aftur í stöðuyfirlit), CSV-útflutningur og, aðeins fyrir eigandann og endurskoðendur, Sannreyna keðju. CSV-útflutningur sækir atvikin sem töflureikni. Með Sannreyna keðju athugarðu hvort færslurnar séu óbreyttar. Niðurstaðan birtist beint fyrir neðan hnappana, til dæmis „Keðjan er heil: … færslur, þar af … tæmdar eftir varðveislutímann.“ eða „Athugunin fann … frávik.“ Ef CSV-útflutningurinn mistekst birtast skilaboðin þar líka.

Stök sönnun sem PDF-skjal

Í línu hverrar sendingar er Stök sönnun. Hún býr til PDF-skjal sem inniheldur nákvæmlega þessa einu sendingu. Þannig lenda engin gögn annarra viðskiptavina í skjalasafni málsins.

Afhendingarsönnunin inniheldur:

• efni, tilvísun sendingar, ábyrgðarmann, fyrirtæki og stofndag
• niðurstöðuna í orðum, svo sem hvenær og með hvaða tengli skráin var sótt eða að ekki hafi verið hægt að afhenda tölvupóst
• innihald sendingarinnar, með skráarheitum eins og sendandinn gaf þau
• öll atvik með dagsetningu og tíma, aðilum, IP-tölu og áætlaðri staðsetningu
• prófgildið, netfangið fyrir sannprófun á netinu og QR-kóða
• gátsummu (SHA-256) hverrar skrár og hvort vafri viðtakandans staðfesti hana eftir afkóðun

Sönnunin endurspeglar stöðuna þegar hún er búin til. Ef eitthvað gerist síðar, svo sem niðurhal, skaltu búa hana til aftur. Undir Reikningur geturðu látið senda þér hana sjálfkrafa í tölvupósti eftir hvert niðurhal.

Hvers vegna sönnunin er áreiðanleg

• Tætikeðja: hvert atvik er tengt því á undan með dulritun. Ef færslu er breytt, hún fjarlægð eða henni bætt inn eftir á rofnar keðjan og það kemur í ljós.
• Undirskrift og tímastimpill: PDF-skjalið er undirritað rafrænt. Hvers kyns síðari breyting ógildir undirskriftina. Tímastimpill frá óháðum aðila sannar hvenær það var búið til.
• Keðjuinnsigli: einu sinni á dag er staða allra sönnunarkeðja tryggð í undirrituðu skjali. Sönnunin inniheldur gögnin sem þarf til að reikna þetta út aftur.
• Sannreyna á netinu: á https://tephia.com/verify eða með QR-kóðanum getur hver sem er athugað án aðgangs hvort sönnun sé óbreytt. Allt sem þarf er tilvísun sendingarinnar og prófgildið aftast í PDF-skjalinu. Engu er ljóstrað upp við það. Ef þú ert með skrána sjálfa geturðu borið hana þar saman við afhendingarsönnunina; hún fer aldrei úr tölvunni þinni.

Hverjir sjá sendingar þínar

Venjulega sérðu aðeins eigin sendingar. Ef fyrirtækið þitt hefur kveikt á sameiginlegri sýn sjá eigendur og stjórnendur sendingar allra notenda. Hlutverkið endurskoðandi sér þær alltaf. Sá sem hefur þessa sýn velur á milli Mínar sendingar og Allt fyrirtækið í valreitnum á undan tímabilinu.

Í því tilviki sjá allir notendur þessa setningu fyrir neðan fyrirsögnina Afhendingarsannanir: „Sendingar allra notenda í fyrirtækinu þínu eru sýnilegar stjórnendum og hlutverkinu endurskoðandi.“

Neðst á síðunni sérðu hve lengi fyrirtækið þitt geymir afhendingarsannanir. Innihald eldri færslna er tæmt; keðjan er áfram sannreynanleg.

Reikningur og öryggi

Undir Reikningur heldurðu utan um innskráninguna þína og stillir sjálfvirkar afhendingarsannanir. Þú opnar hann úr reikningsvalmyndinni: smelltu á hnappinn með netfanginu þínu efst til hægri og veldu Reikningur.

Síðan skiptist í tvo hópa: Innskráning og Tilkynningar. Hvert spjald sýnir fyrst núverandi stöðu. Eyðublaðið fyrir neðan birtist ekki fyrr en þú smellir á Breyta eða Bæta við. Hvaða spjöld birtast fer eftir því hvort þú skráir þig inn með Microsoft eða með lykilorði.

Innskráning með Microsoft

Ef þú skráir þig inn með Microsoft-vinnureikningnum eru hér engar stillingar fyrir lykilorð eða annan þátt auðkenningar. Þeim stjórnarðu í Microsoft-reikningnum þínum undir „Öryggisupplýsingar“. Hnappurinn Opna öryggisupplýsingar Microsoft fer með þig þangað. Ef þú lendir í vandræðum getur tölvudeildin aðstoðað.

Breyta lykilorði

1. Á spjaldinu Lykilorð smellirðu á Breyta.
2. Sláðu inn Núverandi lykilorð, Nýtt lykilorð og Endurtaka nýtt lykilorð.
3. Smelltu á Breyta lykilorði.

Þá er öllum innskráningum þínum lokið. Skráðu þig aftur inn með nýja lykilorðinu.

Auðkenningarforrit

Spjaldið sýnir hvort innskráningin þín er varin með auðkenningarforriti. Fyrir nýjan síma eða annað forrit:

1. Smelltu á Breyta á spjaldinu.
2. Sláðu inn Lykilorðið þitt til staðfestingar.
3. Smelltu á Skipta um auðkenningarforrit. Ef þú ert ekki enn með forrit stendur á hnappnum Setja upp auðkenningarforrit.
4. Skannaðu QR-kóðann með nýja forritinu eða afritaðu lykilinn undir Lykill inn í það.
5. Sláðu inn Kóði úr nýja forritinu og smelltu á Staðfesta nýtt forrit.

Fyrra forritið virkar áfram þar til nýja forritið hefur verið staðfest. Hætta við skilur allt eftir eins og það var. Eftir breytinguna eru aðrar innskráningarlotur þínar skráðar út og þú færð tölvupóst um það. Ef gamli síminn er þegar farinn geta stjórnendur endurstillt aðganginn þinn; sjá Innskráning.

Öryggislyklar og aðgangslyklar

Öryggislykill eins og YubiKey eða aðgangslykill eins og Windows Hello, Touch ID eða Face ID kemur í stað kóðans úr forritinu. Ekki er hægt að veiða hann með vefveiðum, því hann svarar aðeins vefnum sem hann var búinn til fyrir.

Til að bæta einum við:

1. Á spjaldinu Öryggislyklar og aðgangslyklar smellirðu á Bæta við.
2. Sláðu ef þú vilt inn Heiti (valfrjálst), svo sem „YubiKey á lyklakippunni“.
3. Sláðu inn Lykilorðið þitt (til staðfestingar).
4. Smelltu á Bæta við lykli og staðfestu í glugga vafrans.

Spjaldið sýnir hve margir lyklar eru skráðir og telur upp hvern þeirra með deginum sem honum var bætt við og deginum sem hann var síðast notaður. Fjarlægja eyðir lykli. Þú getur ekki fjarlægt síðasta annan þátt auðkenningar. Best er að setja strax upp annan lykil til vara. Þú færð tölvupóst fyrir hvern nýjan lykil.

Outlook-viðbót

Ef þú skráir þig inn með lykilorði sýnir spjaldið Outlook-viðbót hve margar innskráningar eru virkar og telur upp hverja innskráningu Outlook-viðbótarinnar, með „Skráð inn“, „síðast notað“ og „gildir til“. Skrá út lýkur einni þeirra, til dæmis fyrir tölvu sem þú notar ekki lengur.

Innskráning gildir í 30 daga. Henni lýkur líka þegar þú breytir lykilorðinu eða öðrum þætti auðkenningar.

Með Microsoft skráir viðbótin sig yfirleitt inn í gegnum innskráningu þína í Outlook; fyrir það er enginn listi. Ef hún skráði sig inn í eigin innskráningarglugga, til dæmis fyrir pósthólf á staðbundnum Exchange Server, er innskráningin talin upp hér; hún gildir í 7 daga frá síðustu notkun, í mesta lagi 30 daga. Tengillinn Hvernig Outlook-viðbótin er sett upp leiðir á uppsetningarsíðuna. Nánar undir Outlook-viðbót.

Afhendingarsönnun eftir niðurhal

Þetta spjald er í hópnum Tilkynningar. Um leið og viðtakandi hefur sótt sendingu færðu tilkynningu í tölvupósti. Sé þess óskað fylgir öll afhendingarsönnunin sem PDF-skjal.

1. Hakaðu við Senda afhendingarsönnunina sjálfkrafa sem PDF-skjal.
2. Ef sönnunin á að fara í annað pósthólf, svo sem það sem notað er fyrir skjalasafn málsins, hakarðu við Annar viðtakandi og slærð inn netfang í Viðtökunetfang. Netfangið verður að vera á staðfestu léni fyrirtækisins.
3. Smelltu á Vista.

Ef fyrirtækið þitt hefur ákveðið þetta fyrir alla sérðu ábendingu í stað valsins.

Tungumál og útlit

Efst í hægra horninu eru tveir stýrihnappar:

• Tungumálavalið breytir tungumáli viðmótsins, til dæmis í Deutsch, Français, Italiano eða Nederlands. Síðan hleðst aftur.
• Kringlótti hnappurinn með tungli eða sól (Skipta um útlit) skiptir á milli ljóss og dökks útlits.

Fyrirtækið þitt ákveður tungumál afhendingarsannana og tilkynninga fyrir alla, óháð vali þínu.

Outlook-viðbót

Með viðbótinni sendirðu skrár og óskar eftir gögnum beint á meðan þú skrifar tölvupóst. Borðinn sýnir þá tvo hnappa í hópnum TEPHIA SECURE: Senda á öruggan hátt og Óska eftir gögnum. Verkgluggi opnast hægra megin. Dulkóðunin fer fram þar; skrárnar sjálfar fara ekki um póstkerfið þitt.

Viðbótin virkar í nýja og klassíska Outlook fyrir Windows, í Outlook á vefnum og í Outlook fyrir Mac (þar með pósthólfum í Microsoft 365). Hún birtist aðeins þegar þú skrifar, ekki þegar þú lest. Tölvudeildin þín setur hana upp.

Í Outlook á vefnum og nýja Outlook er viðbótin undir Forrit í nýjum tölvupósti. Til að halda henni á tækjastikunni: í valmyndinni Forrit hægrismellirðu á TEPHIA SECURE og velur Festa, eða hakar við TEPHIA SECURE undir Stillingar → Póstur → Sérsníða aðgerðir. Ef hún sést ekki undir Forrit skaltu skrá þig einu sinni út úr Outlook á vefnum og aftur inn.

Innskráning

Þegar þú opnar hana í fyrsta sinn velurðu:

• Skrá inn með Microsoft (aðalhnappurinn): viðbótin tekur yfir innskráningu þína úr Outlook. Í fyrsta sinn staðfestirðu einu sinni stuttlega. Þar sem Outlook býður ekki upp á þetta, til dæmis fyrir pósthólf á staðbundnum Exchange Server, opnast gluggi fyrir Microsoft-innskráningu; innskráningin gildir þá í 7 daga frá síðustu notkun, í mesta lagi 30 daga.
• Skrá inn með lykilorði (tengillinn fyrir neðan): gluggi opnast. Fylltu út Netfang, Lykilorð og Kóði úr auðkenningarforritinu og smelltu á Skrá inn. Innskráningin gildir í 30 daga fyrir þetta Outlook.

Ef glugginn opnast ekki skaltu leyfa sprettiglugga fyrir Outlook. Neðst í verkglugganum sérðu „Skráð inn sem …“ með Skrá út. Lykilorði, öðrum þætti auðkenningar og öllu öðru breytirðu í TEPHIA SECURE í vafranum.

Senda á öruggan hátt

1. Búðu til nýjan tölvupóst og sláðu inn viðtakendurna í Til eða Afrit.
2. Smelltu á Senda á öruggan hátt.
3. Dragðu skrár í reitinn „Dragðu skrár hingað eða veldu þær“ eða smelltu á veldu þær í honum. Heilar möppur dregurðu einfaldlega inn; í verkglugganum er enginn hnappur til að velja möppu. Samtals getur hver sending verið eins stór og áskriftarleiðin leyfir: 500 MB, 1 GB eða 2 GB, 100 MB á prufutímabilinu.
4. Heiti (valfrjálst) er fyrirfram fyllt út með efnislínunni. Það birtist í stöðuyfirlitinu og í afhendingarsönnuninni og, ef skrárnar eru fleiri en ein, sem heiti ZIP-skrárinnar.
5. Undir Afhending tengils velurðu annað af tveimur spjöldum. Val þitt er munað til næsta skiptis.
6. Smelltu á Dulkóða og setja inn í tölvupóstinn.

Síðan sýnir verkglugginn með haki hvað er frágengið, til dæmis „Lykilorðið er í tölvupóstinum“. Þegar ekkert vantar lengur stendur fyrir neðan í græna reitnum „Allt klárt. Þú getur sent tölvupóstinn núna.“ Með Sýna lykilorð sérðu lykilorðið, með Afrita lykilorð afritarðu það og með Senda fleiri skrár byrjarðu upp á nýtt.

TEPHIA SECURE sendir tengilinn (mælt með)

Spjaldið heitir TEPHIA SECURE sendir tengilinn („Mælt með · eigin tengill fyrir hvern viðtakanda“). Viðbótin setur reit með lykilorðinu inn í tölvupóstinn þinn, svo lykilorðið er í þessum tölvupósti. Sendu síðan tölvupóstinn eins og venjulega.

Ekki fyrr en þú sendir hann fær hver viðtakandi í Til og Afrit eigin tölvupóst frá TEPHIA SECURE með persónulegum tengli. Hver og einn getur sótt einu sinni með honum; enginn staðfestingarkóði er nauðsynlegur og því felur verkglugginn staðfestingu með kóða við þetta spjald. Afhendingarsönnunin sýnir hver sótti. Viðtakendur sem þú bætir við áður en þú sendir fá tengilinn sinn sjálfkrafa. Tengillinn og lykilorðið berast þannig eftir tveimur ólíkum leiðum. Í mesta lagi 20 tenglar fara út á hverja sendingu; ef viðtakendur eru fleiri birtir viðbótin „Í mesta lagi 20 viðtakendur á hverja sendingu.“ Viðbótin athugar ekki netföngin fyrir fram; ef ekki er hægt að afhenda á eitthvert þeirra lætur Outlook vita af því fyrir tölvupóstinn þinn eins og venjulega.

Verkglugginn sýnir síðan „Lykilorðið er í tölvupóstinum“ og „Tenglar fara til … þegar þú sendir“. Ef þú hendir tölvupóstinum fara heldur engir tenglar út. Eftir um 30 mínútur minnir tölvupósturinn „Tenglar hafa ekki verið sendir enn“ þig á. Í eldri útgáfum af Outlook fara tenglarnir út strax eftir upphleðslu; verkglugginn segir þér þá til hverra.

Tengill í þessum tölvupósti

Spjaldið heitir Tengillinn er í þessum tölvupósti („Þú sendir lykilorðið sérstaklega“, til dæmis í síma eða í öðrum tölvupósti). Viðbótin setur reit með tenglinum inn í tölvupóstinn þinn og opnar strax annan tölvupóst með lykilorðinu til sömu viðtakenda. Sendu báða tölvupóstana. Opna tölvupóst með lykilorði aftur sækir hann aftur; með Afrita lykilorð geturðu komið því áleiðis til dæmis í síma. Ef engir viðtakendur eru enn í tölvupóstinum opnast tölvupósturinn með lykilorðinu ekki sjálfkrafa; verkglugginn sýnir þá „Engir viðtakendur í tölvupóstinum enn – tölvupósturinn með lykilorðinu opnast án viðtakenda.“ og hnappinn Undirbúa tölvupóst með lykilorði. Við þetta spjald birtist græni reiturinn „Allt klárt. Þú getur sent tölvupóstinn núna.“ ekki fyrr en tölvupósturinn með lykilorðinu hefur verið undirbúinn eða sendur.

Ef þú hefur skráð þig inn í viðbótina með Microsoft, eða pósthólfið þitt er á Exchange Server fyrirtækisins, opnast enginn annar tölvupóstur. Í staðinn sýnir verkglugginn viðtakendur og texta tölvupóstsins með lykilorðinu; breyttu því sem þú þarft og smelltu á Senda tölvupóst með lykilorði. Tölvupósturinn fer beint úr pósthólfinu þínu og birtist síðan undir „Sendir hlutir“. Í fyrsta sinn kann Microsoft að spyrja hvort viðbótin megi senda tölvupóst fyrir þína hönd; það gildir aðeins um þessa tölvupósta með lykilorði.

Með marga viðtakendur fá allir sama tengilinn. Hver og einn staðfestir þá netfangið sitt með kóða við niðurhal og má sækja einu sinni. Með einn viðtakanda geturðu kveikt á þessu með Viðtakendur staðfesta netfangið sitt með kóða. Þessi gátreitur birtist aðeins við spjaldið Tengillinn er í þessum tölvupósti.

Fyrirliggjandi viðhengi tekin yfir

Ef tölvupósturinn er þegar með viðhengi býður verkglugginn upp á Senda viðhengin frekar á öruggan hátt. Viðhengin færast í skráalistann og eru fjarlægð úr tölvupóstinum eftir upphleðslu.

Óska eftir gögnum

1. Búðu til tölvupóst til viðskiptavinarins og smelltu á Óska eftir gögnum.
2. Athugaðu Heiti (valfrjálst) og skrifaðu ef þú vilt Athugasemd til sendanda (valfrjálst).
3. Undir Afhending tengils velurðu annað af tveimur spjöldum eins og að ofan.
4. Smelltu á Stofna upphleðsluhólf og setja inn í tölvupóstinn.

Lykilorðið fer líka til þín, svo að þú getir opnað skrárnar sem hlaðið er upp síðar. Lokayfirlitið staðfestir það með „Lykilorðið fór líka á … – til að opna skrárnar síðar“. Þú sækir þær í vafranum undir Upphleðsluhólf.

Athugunin við sendingu

Þegar þú sendir athugar Outlook hvort hver viðtakandi fær tengilinn, lykilorðið og heimild til að sækja. Ef eitthvað vantar heldur Outlook tölvupóstinum eftir og nefnir ástæðuna, til dæmis:

• Tölvupósturinn með lykilorðinu hefur ekki enn verið undirbúinn.
• Einhver fær tengilinn en ekki enn lykilorð, til dæmis vegna þess að honum var bætt við á eftir tölvupóstinum með lykilorðinu.
• Einhver getur ekki enn sótt með tenglinum.
• Lykilorðið er ekki lengur í tölvupóstinum.
• Ekki tókst að senda tenglana við sendingu.

Smelltu á Laga núna í tilkynningunni. Verkglugginn opnast og lýkur öllu í einu skrefi. Sendu síðan tölvupóstinn aftur. Ef Outlook-útgáfan þín er ekki með slíkan hnapp skaltu opna TEPHIA SECURE á borðanum og velja þar Laga núna.

Verkglugginn sýnir sömu atriði fyrir fram í reitnum Enn ófrágengið fyrir sendingu. Þegar allt er tilbúið stendur í græna reitnum „Allt klárt. Þú getur sent tölvupóstinn núna.“ Tölvupóstar án undirbúinnar sendingar fara í gegn án athugunar.

Spurningin um „mailto“

Klassíska Outlook spyr stundum hvort viðbótin megi opna „mailto“. Verkglugginn minnir þig þá stuttlega á hvað gera skal. Hakaðu við Muna val mitt og veldu Opna. Outlook spyr þá ekki aftur í þessari tölvu.

Tölvudeildin getur líka leyft þetta fyrir allar tölvur fyrirtækisins; þá spyr Outlook alls ekki. Hvernig það er gert er lýst í leiðbeiningunum fyrir stjórnendur, í kaflanum „Outlook-viðbót: reglur og net“.

Tæknilegar upplýsingar

Ef eitthvað hangir eða mistekst birtist Tæknilegar upplýsingar neðst í verkglugganum. Þar eru öll skref talin upp með tíma. Opnaðu það og taktu skjámynd fyrir tölvudeildina eða þjónustuverið.

Fyrir viðtakendur: sækja og hlaða upp

Þessi kafli er fyrir alla sem fá skrár í gegnum TEPHIA SECURE eða eru beðnir um gögn. Þú þarft engan aðgang og þarft ekkert að setja upp. Uppfærður vafri dugar.

Skrá sótt

Þú færð tengilinn í tölvupósti, annaðhvort beint frá sendandanum eða frá TEPHIA SECURE með efnislínunni „… hefur sent þér dulkóðaða skrá“, ef skrárnar eru fleiri „… hefur sent þér dulkóðaðar skrár“. Lykilorðið færðu sérstaklega frá sendandanum, til dæmis í síma eða í öðrum tölvupósti. TEPHIA SECURE sendir aldrei lykilorð.

1. Opnaðu tengilinn, til dæmis með Sækja skrá í tölvupóstinum, ef skrárnar eru fleiri Sækja skrár.
2. Síðan Sækja skrá sýnir skráarheiti, stærð, sendanda, frest og þær niðurhalstilraunir sem eftir eru.
3. Sláðu inn Lykilorð. Gættu að hástöfum og lágstöfum. Öruggast er að afrita það í heild.
4. Smelltu á Afkóða og vista.

Vafrinn þinn hleður skránni niður, afkóðar hana og vistar, yfirleitt í niðurhalsmöppunni. Margar skrár berast sem ZIP-skrá. Síðan tilkynnir þá: „Skráin hefur verið afkóðuð og vistuð. Henni hefur nú verið eytt af netþjóninum.“ Ekki er hægt að sækja hana í annað sinn, svo geymdu skrána vel.

Netfang staðfest með kóða

Ef sendandinn hefur tilgreint hverjir mega sækja sérðu fyrst Staðfestu netfangið þitt.

1. Undir Netfangið þitt slærðu inn netfangið sem sendingin er ætluð.
2. Smelltu á Biðja um kóða.
3. Þú færð tölvupóstinn „Staðfestingarkóðinn þinn fyrir niðurhalið“ með sex stafa kóða. Hann gildir í 15 mínútur og aðeins fyrir þessa sendingu.
4. Sláðu kóðann inn í Kóði úr tölvupóstinum. Hann er athugaður sjálfkrafa eftir sjötta stafinn. Þú getur líka smellt á Staðfesta.
5. Sláðu síðan inn lykilorðið eins og að ofan.

Ef enginn kóði berst skaltu athuga stafsetningu netfangsins og ruslpóstmöppuna. Biðja um nýjan kóða sendir nýjan. Af öryggisástæðum svarar síðan alltaf á sama hátt, líka ef netfangið hefur ekki heimild.

Niðurhalstilraunir

Hver smellur á Afkóða og vista telst tilraun. Þú hefur þrjár tilraunir. Síðan sýnir hve margar eru eftir. Þegar þær eru uppurnar er lokað á skrána. Biddu þá sendandann um að senda hana aftur.

Önnur skilaboð og hvað þau þýða:

Hvað sendandinn fær að vita

Sendandinn fær tilkynningu um leið og þú hefur sótt skrána. Afhendingarsönnun hans inniheldur dagsetningu og tíma, IP-tölu þína og áætlaða staðsetningu sem leidd er af henni. Hann sér líka hvort tengillinn úr tölvupóstinum var opnaður og hvort netfangið þitt var staðfest með kóða. Aðeins þú og sendandinn þekkið innihald skrárinnar.

Skrám hlaðið upp í upphleðsluhólf

Ef óskað er eftir gögnum frá þér færðu tengil á upphleðsluhólf, til dæmis í tölvupóstinum „… hefur beðið þig að senda skrár á dulkóðuðu formi“. Lykilorðið kemur sérstaklega frá þeim sem bað um gögnin.

1. Opnaðu tengilinn, til dæmis með Hlaða upp skrám. Síðan sýnir fyrir hvern þú hleður upp og, ef hún er til staðar, athugasemd.
2. Dragðu skrár eða möppur á svæðið eða smelltu á Velja skrár eða Velja möppu. Hver skrá er dulkóðuð sér.
3. Sláðu inn Lykilorð og smelltu á Dulkóða og hlaða upp.
4. Fyrir fleiri skrár smellirðu á Bæta við fleiri skrám. Lykilorðið helst í reitnum.
5. Að því loknu smellirðu á Öllum skrám hlaðið upp. Viðtakandinn fær þá tilkynningu. Ef þú smellir ekki gerist það sjálfkrafa tveimur klukkustundum eftir fyrstu skrána þína.

Þú getur enn bætt við skrám síðar. Opnaðu tengilinn einfaldlega aftur, svo lengi sem upphleðsluhólfið er opið og viðtakandinn hefur ekki enn sótt skrárnar. Eftir það tekur það ekki lengur við skrám og þú þarft að biðja um nýtt upphleðsluhólf. Eftir of mörg röng lykilorð er upphleðsluhólfinu læst fyrir þig. Hafðu þá samband við þann sem bað um gögnin.

Enginn tölvupóstur barst?

Athugaðu ruslpóstmöppuna. Tölvupóstar með tenglum frá TEPHIA SECURE bera nafn sendandans í efnislínunni. Ef þú finnur ekkert skaltu spyrja sendandann.

Virðist eitthvað grunsamlegt?

Neðst á niðurhals- og upphleðslusíðunum er Tilkynna misnotkun. Lýstu stuttlega því sem þú tókst eftir, til dæmis óþekktum sendanda eða kröfu um greiðslu. Sendandinn fær ekki að vita hver tilkynnti.

Algengar spurningar

Lykilorð og tenglar

Ég hef týnt lykilorði sendingar. Getið þið sent mér það?

Nei. Lykilorðið verður til í vafranum þínum og er hvergi geymt. Enginn getur endurheimt það, ekki einu sinni rekstraraðilinn. Það er kjarni dulkóðunar frá enda til enda. Sendu skrárnar einfaldlega aftur, með nýjum tengli og nýju lykilorði.

En ef lykilorð upphleðsluhólfs vantar?

Leitaðu í innhólfinu að tölvupóstinum „Aðgangsupplýsingar fyrir upphleðsluhólfið þitt …“. Í opna upphleðsluhólfinu hjálpar Hvar er lykilorðið?. Viðskiptavinurinn þekkir líka lykilorðið. Sem síðasta úrræði er Biðja sendandann aftur; sjá Upphleðsluhólf.

Tengillinn er útrunninn. Hvað nú?

Útrunninni sendingu er eytt og ekki er hægt að framlengja hana. Sendu skrárnar aftur. Fyrir útrunnið upphleðsluhólf stofnarðu nýtt.

Má ég setja tengilinn og lykilorðið í sama tölvupóst?

Vinsamlegast ekki. Sá sem kemst yfir þennan eina tölvupóst hefði hvort tveggja. Notaðu tvær leiðir, til dæmis tengilinn í tölvupósti og lykilorðið í síma. Auðveldast er að láta TEPHIA SECURE senda tengilinn; sjá Senda skrár.

Viðtakendur

Viðtakandinn getur ekki opnað skrána.

Athugaðu með honum:

• Sló hann inn allt lykilorðið með réttum hástöfum og lágstöfum?
• Eru þrjár niðurhalstilraunir hans uppurnar? Það sérðu undir Sannanir. Ef svo er skaltu senda skrárnar aftur.
• Hefur skráin þegar verið sótt, til dæmis af öðrum viðtakanda með sameiginlega tenglinum?
• Er fresturinn liðinn?
• Bíður hann eftir staðfestingarkóða? Þá ætti hann að athuga ruslpóstmöppuna.

Leiðbeiningar fyrir viðtakendur eru undir Fyrir viðtakendur. Þú getur sent honum tengilinn á þessa hjálp: https://tephia.com/help

Netfangi viðtakanda er hafnað eða það er merkt gult.

Síðan merkir netföng gul þegar hana grunar innsláttarvillu í algengu póstléni. Hnappurinn við hliðina, til dæmis gmail.com?, tekur tillöguna upp. Ef netfangið er samt rétt smellirðu aftur á Senda tengil; þá er sent.

Ef skilaboðin eru „Ekki er hægt að afhenda tölvupóst á …. Athugaðu netfangið.“ tekur lénið ekki við tölvupósti samkvæmt DNS, oftast vegna innsláttarvillu. Athugaðu stafsetninguna eða spyrðu viðtakandann um netfangið hans. Netföng merkt rauð eru ekki gild netföng. Nánar undir Senda skrár.

Tek ég eftir því ef tengill berst ekki?

Ef póstkerfi viðtakandans hafnar póstinum, já: þú færð tölvupóst „Ekki hægt að afhenda: tölvupóstur til …“, og undir Afhendingarsannanir birtist með rauðu „ekki hægt að afhenda til …“. Ef það fleygir póstinum án þess að láta vita fréttir enginn af því og sendingin helst opin. Aðeins niðurhalið sannar móttöku með vissu.

Þarf viðtakandinn aðgang?

Nei. Niðurhal og upphleðsla virka án aðgangs og án þess að setja nokkuð upp, bara í vafranum.

Skrár og tækni

Hve stór má sending vera?

Eftir áskriftarleið allt að 500 MB (Starter), 1 GB (Team) eða 2 GB (Business og Enterprise) á sendingu, 100 MB á prufutímabilinu. Nokkrum skrám eða möppu er pakkað í ZIP-skrá sem í heild verður að vera undir þessu hámarki. Í upphleðsluhólfi gildir hámarkið um hverja einstaka skrá. Skiptu stærra gagnamagni á nokkrar sendingar.

Hvaða vafra þarf ég?

Uppfærðan vafra. Dulkóðunin fer fram í vafranum sjálfum, svo engrar viðbótar er þörf. Síðuna verður að opna um https://; annars býður vafrinn ekki upp á dulkóðun.

Virkar þetta í snjallsíma?

Síðurnar keyra í vafranum og því í grundvallaratriðum líka í snjallsímum og spjaldtölvum. Skráin er dulkóðuð eða afkóðuð í minni tækisins. Fyrir stórar skrár er tölva betri kostur.

Outlook-viðbótin er ekki í boði í Outlook í snjallsímum.

Gögn og geymsla

Hvar eru gögnin geymd?

Netþjónarnir eru í gagnaveri í Þýskalandi. Upphafssíðan segir meira í hlutanum „Hvar gögnin þín eru geymd“. Skrárnar eru þar eingöngu geymdar dulkóðaðar.

Hve lengi eru skrár geymdar?

• Sending er á netþjóninum þar til hún er sótt, í síðasta lagi til gildisloka. Dagsetningin birtist eftir upphleðslu. Eftir það er henni eytt.
• Skrám í upphleðsluhólfi er eytt um leið og þú hefur sótt þær allar, eða þegar upphleðsluhólfinu er lokað eða það rennur út.
• Afhendingarsannanir eru geymdar eins lengi og fyrirtækið þitt hefur ákveðið. Tímabilið er sýnt neðst á síðunni Afhendingarsannanir. Eftir það er innihald færslnanna tæmt; keðjan er áfram sannreynanleg.

Getur rekstraraðilinn lesið skrárnar mínar?

Nei. Skrárnar eru aðeins geymdar dulkóðaðar á netþjóninum og lykillinn er aldrei geymdur. Hvað netþjónninn sér er lýst í Yfirlit.