Příručka

Přehled

TEPHIA SECURE je služba pro šifrovanou výměnu důvěrných souborů. Je určena pro profese vázané povinností mlčenlivosti, například daňové poradce, advokátní kanceláře a notáře, a pro každého, jehož soubory by neměly ležet nešifrované v cizích poštovních schránkách.

Co s ní můžete dělat

• Odesílat soubory: nahrajete soubory a předáte odkaz ke stažení a heslo. Viz Odesílání souborů.
• Vyžádat podklady: schránka přijímá soubory od klientů, kteří nepotřebují účet. Viz Schránka.
• Vést doklady: každé stažení se zaznamená. Do spisu klienta si vytvoříte doklad o doručení jako PDF. Viz Doklady.
• Pracovat z Outlooku: s doplňkem pro Outlook odesíláte soubory a vyžadujete podklady, aniž byste otevírali aplikaci. Viz Doplněk pro Outlook.

Koncové šifrování jednoduše

Pro každou zásilku vytvoří váš prohlížeč náhodné heslo. Tímto heslem soubory zašifruje dříve, než opustí váš počítač. Server uchovává jen zašifrovaná data a klíč nikdy neukládá. Soubory se znovu dešifrují až v prohlížeči příjemce.

Bez hesla nemůže soubory otevřít nikdo — ani provozovatel služby. Proto také nelze ztracené heslo obnovit.

Co server vidí a co ne

Doklad o doručení tyto údaje potřebuje. Najdete je v části Doklady.

Role

Příjemci a klienti nepotřebují účet. Soubory stáhnou přes odkaz nebo je vloží do schránky. Co vidí, popisuje část Pro příjemce.

Uspořádání aplikace

Po přihlášení vidíte nahoře části Odeslat soubor, Schránka a Doklady. Vpravo nahoře je tlačítko s vaší e-mailovou adresou a vaší organizací. Otevře nabídku účtu s položkami Účet, Nápověda a Odhlásit se. Vlastníci a správci tam najdou navíc Správa.

Pokud je pro vaši organizaci něco důležitého, například nevyřízená smlouva, zobrazí se pod navigací pruh s upozorněním. Ukazuje vždy jen nejnaléhavější upozornění. Další upozornění rozbalíte pomocí „+1 další“, „+2 další“ a tak dále.

Na každé obrazovce vede odkaz jako Nápověda k odesílání přímo k příslušné kapitole této příručky.

Vlevo dole otevře Jak to funguje? krátký přehled. Ten ukazuje také největší možný soubor a lhůtu ke stažení.

Přihlášení

Přihlašujete se na úvodní stránce https://tephia.com. Vpravo je panel Přihlásit se se třemi kartami: Microsoft, Heslo a Přístupový klíč. Po otevření stránky je vybrána karta Microsoft. Kterou cestu použijete, určuje vaše organizace.

Přes Microsoft (firemní účet)

1. Zvolte kartu Microsoft, pokud už není vybrána.
2. Klikněte na Přihlásit se pracovním účtem.
3. Přihlaste se jako obvykle svým pracovním účtem Microsoft.

Heslo a druhý faktor v tomto případě spravuje vaše organizace v Microsoft 365, nikoli TEPHIA SECURE. Osobní účty Microsoft nejsou povoleny.

Pokud se zobrazí zpráva, že pro vaši adresu není nastaven přístup, požádejte své správce o pozvánku.

E-mailovou adresou, heslem a kódem

1. Zvolte kartu Heslo.
2. Vyplňte pole E-mailová adresa a Heslo a klikněte na Pokračovat.
3. Do pole Kód z ověřovací aplikace zadejte šestimístný kód a klikněte na Přihlásit se.

Pokud je něco špatně, zpráva je vždy stejná: „Přihlášení není možné. Zkontrolujte prosím e-mailovou adresu, heslo a kód.“ Formulář tak neprozradí, která část byla chybná. Po příliš mnoha neúspěšných pokusech se účet na několik minut zablokuje.

Bezpečnostním klíčem nebo přístupovým klíčem

1. Zvolte kartu Přístupový klíč.
2. Klikněte na Přihlásit se bezpečnostním klíčem nebo přístupovým klíčem.
3. Potvrďte v okně prohlížeče kódem PIN, otiskem prstu, obličejem nebo dotykem klíče.

Heslo ani kód nejsou potřeba. Musíte mít zaregistrovaný klíč nebo přístupový klíč, například YubiKey, Windows Hello, Touch ID nebo Face ID.

První nastavení přístupu

Pozvou vás vaši správci. Dostanete e-mail s předmětem „Pozvánka do služby TEPHIA SECURE“. Pozvánka platí do data uvedeného v e-mailu.

V e-mailu klikněte na Nastavit přístup. Stránka nabídne to, co vaše organizace povoluje: pokud se přihlašuje přes Microsoft, klikněte na Přihlásit se přes Microsoft a přihlaste se firemním účtem — tím je přístup nastaven. U funkční nebo sdílené poštovní schránky Microsoft přihlášení nepovoluje; stránka na to upozorní a vy si pak nastavíte heslo. Pro vlastní heslo:

1. Zvolte Nové heslo a zopakujte ho. Musí mít alespoň 12 znaků a nesmí obsahovat část vaší e-mailové adresy před @ ani název vaší organizace či TEPHIA SECURE. Běžná nebo uniklá hesla a jednoduché vzory jako „Password2024!“ nebo „qwerty123456“ jsou odmítnuta; dobře funguje několik náhodných slov nebo heslo ze správce hesel. Klikněte na Pokračovat.
2. V části Zvolte druhý faktor vyberte Bezpečnostní klíč nebo přístupový klíč (doporučeno) nebo Ověřovací aplikace.
3. U klíče nebo přístupového klíče vás prohlížeč požádá o potvrzení. Poté jste rovnou přihlášeni.
4. U aplikace naskenujte QR kód, například aplikací Microsoft Authenticator nebo Google Authenticator. Pokud skenovat nemůžete, zkopírujte do aplikace zobrazený Klíč. Pak zadejte šestimístný kód a klikněte na Dokončit nastavení.

Druhý faktor můžete později přidat v části Účet.

Zapomenuté heslo

1. Na kartě Heslo klikněte na Zapomněli jste heslo?.
2. Zadejte svou e-mailovou adresu a klikněte na Vyžádat odkaz.
3. Otevřete e-mail „Obnovení hesla“ a klikněte na Nastavit nové heslo. Odkaz platí dvě hodiny.
4. Zvolte nové heslo.

Druhý faktor zůstává beze změny. K přihlášení stále potřebujete kód nebo klíč.

Ztracený druhý faktor

Pokud už nemáte přístup k ověřovací aplikaci nebo bezpečnostnímu klíči, obraťte se na správce své organizace. Ti mohou váš přístup obnovit. Připomíná to i upozornění dole na kartě Heslo. Kódy pro obnovení neexistují.

Poté dostanete e-mail „Váš přístup byl obnoven“ s tlačítkem Znovu nastavit přístup. Odkaz lze použít jednou a jen po omezenou dobu. Pak nastavíte nové heslo a druhý faktor stejně jako při prvním nastavení.

Pokud se přihlašujete přes Microsoft, pomůže vám vaše IT v Microsoft 365.

Odhlášení

Vpravo nahoře klikněte na tlačítko s vaší e-mailovou adresou a v nabídce účtu zvolte Odhlásit se.

Odesílání souborů

Zásilka se skládá z jednoho nebo více souborů, odkazu ke stažení a hesla. Odkaz a heslo předáte příjemci oddělenými cestami.

Výběr a nahrání souborů

1. Otevřete Odeslat soubor.
2. Přetáhněte soubory nebo celé složky na plochu Přetáhněte soubory sem. Případně klikněte na Vybrat soubory nebo Vybrat složku. „Vybrat složku“ vyvolá bezpečnostní dotaz prohlížeče; přetažení složky ne.
3. Více souborů nebo složka se ve vašem prohlížeči sbalí do jednoho ZIP. Křížkem soubor ze seznamu opět odeberete.
4. Vyplňte pole Označení (nepovinné), například spisovou značkou. Zobrazí se v přehledu stavu, v protokolu a v dokladu o doručení. Příjemce dostane ZIP pod tímto názvem.
5. Klikněte na Zašifrovat a vytvořit odkaz. Nechte stránku otevřenou, dokud se nezobrazí Soubor zašifrován.

Každá zásilka může mít podle tarifu až 500 MB (Starter), 1 GB (Team) nebo 2 GB (Business a Enterprise), ve zkušebním období 100 MB. Limit platí pro celý ZIP. Velké soubory se šifrují a nahrávají po blocích; pokud se spojení krátce přeruší, stránka odešle znovu jen dotčený blok. Váš tarif omezuje také počet zásilek za den a využité úložiště. Pokud je limit dosažen, stránka zobrazí zprávu.

Po nahrání: odkaz a heslo

Stránka ohlásí Soubor zašifrován a pod tím uvede, do kdy lze zásilku stáhnout. Následují dva kroky:

1. Předat odkaz: zvolte, jak se odkaz dostane k příjemci: Odešle TEPHIA SECURE, Vlastní poštovní program nebo Předat sami. Váš prohlížeč si volbu zapamatuje pro příště.
2. Heslo jinou cestou: zde najdete heslo s tlačítkem pro kopírování. Vytvořil ho váš prohlížeč. Existuje jen na této stránce; server ho nezná.

Nechat odkaz odeslat službou TEPHIA SECURE

Odkaz tak příjemci pošle TEPHIA SECURE a adresa se zaznamená ve vašich dokladech.

1. V části Předat odkaz zvolte možnost Odešle TEPHIA SECURE.
2. Vyplňte pole E-mailové adresy příjemců. Více adres oddělte čárkou, středníkem, mezerou nebo klávesou Enter; každá se zobrazí jako samostatný štítek, který odstraníte pomocí ×. Neplatné adresy jsou označeny červeně. Pokud stránka tuší překlep v rozšířené e-mailové doméně, například přehozená písmena v gmail.com, je adresa označena žlutě a ukazuje návrh jako tlačítko, například gmail.com?. Kliknutím na něj návrh převezmete.
3. Případně klikněte na + Přidat zprávu a vyplňte pole Krátká zpráva (nepovinné).
4. Klikněte na Odeslat odkaz. Při více adresách se tlačítko jmenuje Odeslat odkazy (N), s počtem adres. Je-li mezi nimi žlutě označená adresa, první kliknutí ještě neodešle, ale zobrazí hlášení „Zkontrolujte prosím adresy označené žlutě. Dalším kliknutím se odešle i tak.“ Teprve druhé kliknutí odešle.
5. Pokud se na některou adresu nepodařilo odeslat, zůstane v poli a hlášení uvede důvod, například „…: neplatná e-mailová adresa“.

Každý příjemce dostane vlastní osobní odkaz a může přes něj soubory jednou stáhnout. Doklad o doručení ukazuje, kdo je stáhl. TEPHIA SECURE posílá jen odkaz, nikdy heslo. Heslo předáte sami, například telefonicky nebo samostatným e-mailem.

Před odesláním TEPHIA SECURE ověří, zda doména každé adresy vůbec přijímá e-maily. Pokud tomu tak jistě není, hlášení zní „Na doménu … nelze doručit e-maily. Zkontrolujte prosím adresu.“ Adresa pak zůstane v poli a nic se na ni neodešle.

Pokud doména poštu přijímá, ale server příjemce e-mail odmítne, například protože poštovní schránka neexistuje, vrátí se e-mail jako nedoručitelný. TEPHIA SECURE tuto odpověď vyhodnotí: obvykle během několika minut dostanete e-mail „Nedoručitelné: e-mail pro …“ a v části Doklady se u zásilky červeně zobrazí „nedoručitelné na …“. Je-li stránka po nahrání ještě otevřená, odešlete tam odkaz na správnou adresu; jinak soubory odešlete znovu. Pokud žádné takové hlášení nepřijde, nedokazuje to doručení, protože některé poštovní systémy e-maily tiše zahazují.

Aby nebylo odesílání zneužito k hromadným e-mailům, platí limity: na uživatele a hodinu 30 odesílání a 50 příjemců, na organizaci a den 300 příjemců. Platí pro všechny odkazy, které TEPHIA SECURE posílá, i u schránky. Je-li limit dosažen, stránka hlásí „V krátké době jste psali velkému množství příjemců. Zkuste to prosím později.“ nebo „Příliš mnoho požadavků. Chvíli prosím počkejte.“ Zbývající adresy se pak už nezkoušejí a zůstanou v poli.

Odkaz a heslo ve vlastních e-mailech

V části Předat odkaz zvolte možnost Vlastní poštovní program. Otevřít e-mail s odkazem otevře ve vašem e-mailovém programu připravený e-mail; heslo v něm není. V části Heslo jinou cestou otevře Odeslat jako samostatný e-mail druhý připravený e-mail s heslem. Do každého zadejte příjemce a oba e-maily odešlete zvlášť. Ještě bezpečnější je předat heslo jinou cestou, například telefonicky nebo přes messenger.

Tento sdílený odkaz platí pro jedno stažení. Kdo stáhne první, dostane soubor.

Zabezpečení sdíleného odkazu

S možností Předat sami se odkaz ke stažení zobrazí ke zkopírování, například do messengeru. Pokud odkaz takto předáváte sami, třeba více příjemcům, určete, kdo smí zásilku stáhnout:

1. V části Předat sami rozbalte Stáhnout smějí jen určité adresy.
2. Do pole Oprávněné e-mailové adresy (až 10) zadejte až deset adres oddělených čárkami, středníky nebo mezerami.
3. Klikněte na Povolit jen pro tyto adresy.

Každý příjemce při stahování potvrdí svou adresu kódem zaslaným e-mailem a může zásilku stáhnout jednou. I zde TEPHIA SECURE předem ověří, zda každá doména přijímá e-maily, a jinak odmítne s hlášením „Na doménu … nelze doručit e-maily. Zkontrolujte prosím adresu.“; adresy se započítávají do výše uvedených limitů. Zapnout to lze jen do doby, než si někdo soubor přes sdílený odkaz vyžádá. U „Odešle TEPHIA SECURE“ to není potřeba — tam má každý příjemce už vlastní odkaz.

Pokud se e-mail s kódem vrátí jako nedoručitelný, dozvíte se to stejně, e-mailem a v části Doklady. Oprávněnou adresu už nelze odebrat. Pokud byla chybná, odešlete soubor znovu a povolte přitom správnou adresu.

Platnost, stažení a pokusy

• Každý příjemce může zásilku stáhnout jednou. Poté se zásilka ze serveru smaže; u osobních odkazů až poté, co stáhli všichni.
• Pokud zásilka není využita, vyprší k datu, které je po nahrání uvedeno pod Soubor zašifrován, a smaže se.
• Každý příjemce má tři pokusy o stažení. Pokud všechny selžou, například kvůli chybnému heslu, zásilka se zablokuje. Pak soubory odešlete znovu.
• Při každém stažení dostanete e-mail „Staženo: …“. Stav vidíte v části Doklady a vedle formuláře v části Poslední zásilky.

Upozornění při opuštění stránky

Pokud jste heslo nezkopírovali ani neklikli na Odeslat jako samostatný e-mail, stránka se před opuštěním zeptá: „Heslo k této zásilce jste ještě nezkopírovali ani neodeslali e-mailem. Existuje jen zde — my ho neznáme. Přesto stránku opustit?“

Pokud stránku přesto opustíte, heslo je ztraceno. Příjemci zásilku nemohou otevřít a vy ji musíte odeslat znovu.

Vyžádání podkladů (schránka)

Schránka přijímá soubory zvenčí, například od klientů nebo od protistrany. Odesílatel nepotřebuje účet. Jeho soubory se před přenosem zašifrují v jeho prohlížeči heslem ke schránce.

Vytvoření schránky

1. Otevřete Schránka. Pokud už máte otevřené schránky, klikněte na Vytvořit další schránku.
2. Zadejte Označení, například „věc Novák“.
3. Případně vyplňte pole Poznámka pro odesílatele (nepovinné). Poznámka se zobrazí na stránce, kde váš klient vkládá soubory.
4. Klikněte na Vytvořit schránku.

Stránka nyní ohlásí Schránka je připravena a ukáže stejné dva kroky jako po odeslání: Předat odkaz a Heslo jinou cestou. Současně TEPHIA SECURE pošle odkaz pro vložení a heslo na vaši vlastní e-mailovou adresu s předmětem „Přístupové údaje k vaší schránce …“. Heslo tak později znovu najdete. Znovu mi poslat přístupové údaje pošle e-mail ještě jednou.

Předání odkazu a hesla klientovi

V části Předat odkaz zvolte jednu ze tří cest. Váš prohlížeč si volbu zapamatuje, i pro odesílání souborů.

• Odešle TEPHIA SECURE: zadejte e-mailovou adresu, případně přes + Přidat zprávu krátkou zprávu, a klikněte na Odeslat odkaz. Více adres zadáte najednou, stačí je oddělit čárkou, středníkem, mezerou nebo klávesou Enter; všichni příjemci vkládají do stejné schránky. Žluté označení s návrhem při podezření na překlep, ověření domény a limity platí stejně jako v části Odesílání souborů. Odesílá se jen odkaz a adresa se zaznamená ve vašich dokladech. Pokud se e-mail vrátí jako nedoručitelný, dostanete e-mail a v části Doklady se u schránky červeně zobrazí „nedoručitelné na …“. Pošlete pak odkaz na správnou adresu; najdete ho i ve svém e-mailu „Přístupové údaje k vaší schránce …“.
• Vlastní poštovní program: Otevřít e-mail s odkazem otevře ve vašem e-mailovém programu připravený e-mail, bez hesla.
• Předat sami: zobrazí odkaz pro vložení ke zkopírování.

V části Heslo jinou cestou je heslo ke zkopírování. Odeslat jako samostatný e-mail pro něj otevře druhý připravený e-mail.

Heslo předávejte vždy odděleně od odkazu, nejlépe telefonicky. Co váš klient udělá dál, popisuje část Pro příjemce.

Upozornění na nové soubory

Dostanete e-mail „Nové soubory (…) ve schránce …“ s tlačítkem Otevřít schránku. Přijde, jakmile váš klient klikne na Všechny soubory nahrány. Pokud neklikne, přijde automaticky dvě hodiny po jeho prvním novém souboru.

Stažení souborů

1. Otevřete Schránka. Seznam ukazuje vaše otevřené schránky s počtem souborů, velikostí a lhůtou.
2. Vedle schránky klikněte na Otevřít.
3. Do pole Heslo ke schránce zadejte heslo, například z e-mailu s přístupovými údaji.
4. Vedle souboru klikněte na Stáhnout. Prohlížeč ho načte, dešifruje a uloží.
5. Při dvou a více souborech je k dispozici Stáhnout všechny soubory. Pak dostanete všechny soubory v jednom souboru ZIP.

Stažené soubory jsou označeny „staženo“. Proč potřebujete heslo, i když jste přihlášeni, vysvětluje Proč musím zadat heslo? vedle pole: přihlášení otevírá službu vám, nikoli soubory.

Automatické uzavření

Jakmile stáhnete všechny soubory, schránka se automaticky uzavře a její obsah se smaže. Poté už nic nepřijímá. Váš klient pak uvidí upozornění, aby si vyžádal novou schránku.

Heslo je pryč

V otevřené schránce klikněte na Kde je heslo?. Dozvíte se, kdy a na jakou adresu bylo heslo odesláno. Heslo zná i váš klient, protože ho potřeboval k vložení souborů. Požádejte ho o něj, ale ne e-mailem.

Pokud to nepomůže, zbývá Znovu požádat odesílatele:

1. Zkontrolujte pole E-mailová adresa (adresy) odesílatele. Je předvyplněno adresami, na které byl odkaz dosud odeslán, nejvýše pěti.
2. Upravte pole Zpráva pro odesílatele.
3. Klikněte na Nahradit schránku a požádat odesílatele.

I zde TEPHIA SECURE předem ověří, zda domény adres přijímají e-maily, a jinak odmítne s hlášením „Na doménu … nelze doručit e-maily. Zkontrolujte prosím adresu.“ Vytvoří se nová schránka s novým heslem. Předchozí se uzavře a její soubory se trvale smažou. Nové heslo předáte sami. Pokud se některý z těchto e-mailů vrátí jako nedoručitelný, dozvíte se to, jak je popsáno výše.

Uzavření a vypršení platnosti

• Chcete-li schránku uzavřít, klikněte v seznamu na Zavřít. Po dotazu „Trvale smazat schránku i obsah?“ klikněte na Smazat.
• Každá schránka je k dispozici do data uvedeného v seznamu. Poté se automaticky uzavře a její obsah se smaže.

Doklady

Každá zásilka se zaznamenává úplně a bez mezer: odesláno, odkaz odeslán, odkaz otevřen, nedoručitelné, staženo, vloženo, staženo ze schránky. V části Doklady vidíte stav svých zásilek a vytváříte doklad jako PDF do spisu klienta.

Stav a protokol

Nahoře zvolíte období: 30 dní, 90 dní (výchozí), 1 rok nebo Vše. Existují dvě zobrazení:

• Přehled stavu ukazuje u každé zásilky, zda byla stažena. Uvidíte ho při otevření stránky.
• Protokol ukazuje každou jednotlivou událost s časem, IP adresou a polohou. Otevřete ho pomocí Úplný protokol pod seznamy.

Stav

Nahoře jsou dlaždice Otevřené, Stažené, Nestažené a Otevřené schránky, každá se svým počtem. Kliknutí na dlaždici podle ní filtruje seznamy: Otevřené schránky ukáže jen schránky, ostatní dlaždice ukážou jen zásilky. Otevřené započítává i částečně stažené zásilky. Druhé kliknutí na stejnou dlaždici opět ukáže vše. Vyhledávací pole vedle období najde označení, spisové značky, názvy souborů a příjemce.

V části Zásilky má každá zásilka jeden řádek se svým stavem a tlačítkem Samostatný doklad. Stavy:

U každé zásilky vidíte také, kdy byla odeslána, komu odkaz šel a kdo ji již stáhl. „odkaz z e-mailu otevřen“ znamená, že stránka ke stažení byla načtena přes osobní odkaz. Ve vzácných případech to může způsobit i automatický skener poštovního systému. Přijetí souboru dokládá teprve jeho stažení.

V části Schránky vidíte u každé schránky, kolik souborů dorazilo a bylo staženo a zda je otevřená, vše staženo, uzavřena, uzavřena, platnost vypršela, nahrazena nebo zablokována po neúspěšných pokusech.

Pokud se e-mail, který TEPHIA SECURE poslal příjemci, vrátí jako nedoručitelný, zobrazí se v řádku zásilky nebo schránky červeně „nedoručitelné na …“ s adresou. To platí pro odkazy i pro potvrzovací kód zaslaný na oprávněné adresy. Upozornění se obvykle objeví několik minut po odeslání, někdy až po hodinách. Zároveň dostanete e-mail „Nedoručitelné: e-mail pro …“ s odpovědí přijímajícího poštovního serveru a v protokolu je uvedena událost E-mail nedoručitelný. Zkontrolujte adresu a odešlete znovu na správnou. Ne každý poštovní systém se ozve: pokud upozornění chybí, neznamená to ještě, že e-mail dorazil. Přijetí souboru dokládá teprve jeho stažení.

Protokol

Protokol otevřete pomocí Úplný protokol pod seznamy; ← Zpět na přehled stavu vás vrátí zpět. Uvádí všechny události zvoleného období. Pod seznamy jsou až tři textová tlačítka: Úplný protokol (v protokolu na jeho místě ← Zpět na přehled stavu), Export CSV a, jen pro vlastníka a auditory, Ověřit řetězec. Export CSV stáhne události jako tabulku. Ověřit řetězec zkontroluje, že záznamy jsou nezměněné. Výsledek se zobrazí přímo pod tlačítky, například „Řetězec je neporušený: počet záznamů …, z toho po uplynutí doby uchování vymazaných ….“ nebo „Kontrola našla nesrovnalosti: ….“ Pokud export CSV selže, zobrazí se hlášení také tam.

Samostatný doklad jako PDF

V řádku každé zásilky je Samostatný doklad. Vytvoří PDF, které obsahuje právě tuto jednu zásilku. Do spisu klienta se tak nedostanou žádné údaje jiných klientů.

Doklad o doručení obsahuje:

• předmět, referenci zásilky, odpovědnou osobu, organizaci a čas vytvoření
• výsledek slovy, například kdy a přes jaký odkaz byl soubor stažen nebo že e-mail nebylo možné doručit
• obsah zásilky s názvy souborů tak, jak je uvedl odesílatel
• všechny události s datem a časem, účastníky, IP adresou a přibližnou polohou
• kontrolní hodnotu, adresu pro online ověření a QR kód
• kontrolní součet (SHA-256) každého souboru a zda jej prohlížeč příjemce po dešifrování potvrdil

Doklad odráží stav v okamžiku vytvoření. Pokud se později něco přidá, například stažení, vytvořte ho znovu. V části Účet si ho můžete nechat po každém stažení automaticky posílat e-mailem.

Proč je doklad spolehlivý

• Řetězec hashů: každá událost je kryptograficky provázána s předchozí. Pokud se záznam dodatečně změní, odstraní nebo vloží, řetězec se přeruší a je to vidět.
• Podpis a časové razítko: PDF je digitálně podepsáno. Každá pozdější změna podpis zneplatní. Časové razítko nezávislé autority dokládá, kdy bylo vytvořeno.
• Pečeť řetězce: jednou denně se stav všech řetězců dokladů zajistí v podepsaném dokumentu. Doklad uvádí údaje potřebné k přepočtu.
• Ověřit online: na adrese https://tephia.com/verify nebo přes QR kód může kdokoli bez účtu zkontrolovat, zda je doklad nezměněný. K tomu stačí reference zásilky a kontrolní hodnota z konce PDF. Nic se přitom nezveřejní. Máte-li samotný soubor, můžete jej tam porovnat s dokladem o doručení; soubor váš počítač neopustí.

Kdo vidí vaše zásilky

Normálně vidíte jen své vlastní zásilky. Pokud vaše organizace zapnula sdílenou viditelnost, vidí vlastníci a správci zásilky všech uživatelů. Role auditora je vidí vždy. Kdo má tuto viditelnost, volí ve výběru před obdobím mezi Moje zásilky a Celá organizace.

V takovém případě vidí všichni uživatelé pod nadpisem Doklady tuto větu: „Zásilky všech uživatelů vaší organizace vidí správci a role auditora.“

Dole na stránce vidíte, jak dlouho vaše organizace doklady uchovává. U starších záznamů se obsah vymaže; řetězec zůstává ověřitelný.

Účet a zabezpečení

V části Účet spravujete své přihlášení a nastavíte doklad o doručení. Otevřete ho z nabídky účtu: vpravo nahoře klikněte na tlačítko s vaší e-mailovou adresou a zvolte Účet.

Stránka má dvě skupiny: Přihlášení a Upozornění. Každá karta nejprve ukazuje aktuální stav. Formulář pod ní se zobrazí, až když kliknete na Změnit nebo Přidat. Které karty se zobrazí, závisí na tom, zda se přihlašujete přes Microsoft, nebo heslem.

Přihlášení přes Microsoft

Pokud se přihlašujete pracovním účtem Microsoft, nenajdete zde žádná nastavení hesla ani druhého faktoru. Spravujete je ve svém účtu Microsoft v části „Bezpečnostní údaje“. Tlačítko Otevřít bezpečnostní údaje Microsoft vás tam přenese. Pokud si nevíte rady, pomůže vám vaše IT.

Změna hesla

1. Na kartě Heslo klikněte na Změnit.
2. Vyplňte pole Současné heslo, Nové heslo a Zopakovat nové heslo.
3. Klikněte na Změnit heslo.

Poté budete všude odhlášeni. Přihlaste se znovu novým heslem.

Ověřovací aplikace

Karta ukazuje, zda je vaše přihlášení chráněno ověřovací aplikací. Pro nový telefon nebo jinou aplikaci:

1. Na kartě klikněte na Změnit.
2. Vyplňte pole Vaše heslo pro potvrzení.
3. Klikněte na Nahradit ověřovací aplikaci. Pokud ještě aplikaci nemáte, tlačítko zní Nastavit ověřovací aplikaci.
4. Naskenujte QR kód novou aplikací nebo do ní zkopírujte Klíč.
5. Vyplňte pole Kód z nové aplikace a klikněte na Potvrdit novou aplikaci.

Předchozí aplikace funguje, dokud není nová potvrzena. Zrušit ponechá vše beze změny. Po změně budou vaše ostatní relace odhlášeny a dostanete o tom e-mail. Pokud starý telefon už nemáte, mohou vaši správci obnovit váš přístup; viz Přihlášení.

Bezpečnostní klíče a přístupové klíče

Bezpečnostní klíč, například YubiKey, nebo přístupový klíč, například Windows Hello, Touch ID nebo Face ID, nahrazuje kód z aplikace. Nelze ho vylákat phishingem, protože odpovídá jen webu, pro který byl vytvořen.

Přidání klíče:

1. Na kartě Bezpečnostní klíče a přístupové klíče klikněte na Přidat.
2. Případně vyplňte pole Označení (nepovinné), například „YubiKey na klíčích“.
3. Vyplňte pole Vaše heslo (pro potvrzení).
4. Klikněte na Přidat klíč a potvrďte v okně prohlížeče.

Karta ukazuje, kolik klíčů je zaregistrováno, a u každého uvádí den, kdy byl přidán a naposledy použit. Odebrat klíč smaže. Poslední druhý faktor odebrat nelze. Ideálně si hned nastavte druhý klíč jako záložní. O každém novém klíči dostanete e-mail.

Doplněk pro Outlook

Pokud se přihlašujete heslem, ukazuje karta Doplněk pro Outlook, kolik přihlášení je aktivních, a uvádí každé přihlášení doplňku pro Outlook s údaji „Přihlášeno“, „naposledy použito“ a „platné do“. Odhlásit jedno z nich ukončí, například pro počítač, který už nepoužíváte.

Přihlášení platí 30 dní. Skončí také, když změníte heslo nebo druhý faktor.

S Microsoftem se doplněk obvykle přihlašuje přes vaše přihlášení v Outlooku; pro to žádný seznam není. Pokud se přihlásil vlastním přihlašovacím oknem, například u poštovních schránek na místním serveru Exchange, je přihlášení uvedeno zde; platí 7 dní od posledního použití, nejvýše 30 dní. Odkaz Jak nastavit doplněk pro Outlook vede na stránku nastavení. Více v části Doplněk pro Outlook.

Doklad při stažení

Tato karta je ve skupině Upozornění. Jakmile příjemce zásilku stáhne, dostanete upozornění e-mailem. Na přání se přiloží úplný doklad o doručení jako PDF.

1. Zaškrtněte Automaticky posílat doklad o doručení jako PDF.
2. Pokud má doklad jít do jiné poštovní schránky, například do té, ze které se vedou vaše spisy, zaškrtněte Jiný příjemce a vyplňte pole Cílová adresa. Adresa musí ležet v ověřené doméně vaší organizace.
3. Klikněte na Uložit.

Pokud to vaše organizace rozhodla za všechny, místo volby uvidíte upozornění.

Jazyk a vzhled

V pravém horním rohu jsou dva ovládací prvky:

• Výběr jazyka mění jazyk rozhraní, například na Deutsch, Français, Italiano nebo Nederlands. Stránka se znovu načte.
• Kulaté tlačítko s měsícem nebo sluncem (Přepnout vzhled) přepíná mezi světlým a tmavým vzhledem.

Jazyk dokladů o doručení a upozornění nastavuje vaše organizace pro všechny, bez ohledu na vaši volbu.

Doplněk pro Outlook

S doplňkem odesíláte soubory a vyžadujete podklady přímo při psaní e-mailu. Pás karet pak ve skupině TEPHIA SECURE ukazuje dvě tlačítka: Bezpečně odeslat a Vyžádat podklady. Vpravo se otevře podokno úloh. Šifrování probíhá tam; samotné soubory nejdou přes váš e-mailový systém.

Doplněk funguje v novém i klasickém Outlooku pro Windows, v Outlooku na webu a v Outlooku pro Mac (tam s poštovními schránkami v Microsoft 365). Zobrazuje se jen při psaní, ne při čtení. Nastavuje ho vaše IT.

V Outlooku na webu a v novém Outlooku najdete doplněk v novém e-mailu pod Aplikace. Aby zůstal na panelu nástrojů: v nabídce Aplikace klikněte pravým tlačítkem na TEPHIA SECURE a zvolte Připnout, nebo v Nastavení → Pošta → Přizpůsobit akce zaškrtněte TEPHIA SECURE. Pokud pod Aplikace chybí, jednou se z Outlooku na webu odhlaste a znovu přihlaste.

Přihlášení

Při prvním otevření zvolte:

• Přihlásit se přes Microsoft (hlavní tlačítko): doplněk převezme vaše přihlášení z Outlooku. Poprvé jednou krátce potvrdíte. Kde to Outlook nenabízí, například u poštovních schránek na místním serveru Exchange, otevře se okno pro přihlášení k Microsoftu; přihlášení pak platí 7 dní od posledního použití, nejvýše 30 dní.
• Přihlásit se heslem (odkaz pod ním): otevře se okno. Vyplňte pole E-mailová adresa, Heslo a Kód z ověřovací aplikace a klikněte na Přihlásit se. Přihlášení platí pro tento Outlook 30 dní.

Pokud se okno neotevře, povolte pro Outlook automaticky otevíraná okna. Dole v podokně vidíte „Přihlášený účet: …“ s tlačítkem Odhlásit se. Heslo, druhý faktor a vše ostatní měníte ve službě TEPHIA SECURE v prohlížeči.

Bezpečně odeslat

1. Vytvořte nový e-mail a zadejte příjemce do Komu nebo Kopie.
2. Klikněte na Bezpečně odeslat.
3. Přetáhněte soubory do pole „Přetáhněte soubory sem nebo vyberte“ nebo v něm klikněte na vyberte. Celé složky do něj jednoduše přetáhněte; tlačítko pro výběr složky v podokně není. Celkem na zásilku tolik, kolik dovoluje váš tarif: 500 MB, 1 GB nebo 2 GB, ve zkušebním období 100 MB.
4. Označení (nepovinné) je předvyplněno předmětem. Zobrazí se v přehledu stavu a v dokladu o doručení, u více souborů také jako název souboru ZIP.
5. V části Doručení odkazu zvolte jednu ze dvou karet. Vaše volba se zapamatuje pro příště.
6. Klikněte na Zašifrovat a vložit do e-mailu.

Podokno pak zaškrtnutím označí, co je hotovo, například „Heslo je v e-mailu“. Jakmile nic nechybí, zobrazí se pod tím v zeleném poli „Vše připraveno. Nyní můžete e-mail odeslat.“ Pod Zobrazit heslo uvidíte heslo, pomocí Kopírovat heslo ho zkopírujete a pomocí Odeslat další soubory začnete znovu.

TEPHIA SECURE pošle odkaz (doporučeno)

Karta se jmenuje TEPHIA SECURE pošle odkaz („Doporučeno · každý příjemce vlastní odkaz“). Doplněk vloží do vašeho e-mailu rámeček s heslem; heslo je tedy v tomto e-mailu. Pak e-mail odešlete jako obvykle.

Teprve když ho odešlete, dostane každý příjemce v poli Komu a Kopie vlastní e-mail od služby TEPHIA SECURE s osobním odkazem. Každý přes něj může soubory jednou stáhnout; potvrzovací kód není potřeba, a proto podokno u této karty volbu s kódem skryje. Doklad o doručení ukazuje, kdo soubory stáhl. Příjemci, které přidáte před odesláním, dostanou odkaz automaticky. Odkaz a heslo tak dorazí dvěma různými cestami. Na jednu zásilku odejde nejvýše 20 odkazů; při více příjemcích doplněk hlásí „Nejvýše 20 příjemců na zásilku.“ Adresy doplněk předem neověřuje; je-li některá nedoručitelná, Outlook to u vašeho e-mailu ohlásí jako obvykle.

Podokno pak ukáže „Heslo je v e-mailu“ a „Při odeslání odejdou odkazy na: …“. Pokud e-mail zahodíte, neodejdou ani žádné odkazy. Asi po 30 minutách vás upozorní e-mail „Odkazy zatím nebyly odeslány“. Ve starších verzích Outlooku odcházejí odkazy hned po nahrání; podokno vám pak řekne, komu.

Odkaz v tomto e-mailu

Karta se jmenuje Odkaz je v tomto e-mailu („Heslo předáte odděleně“, například telefonicky nebo druhým e-mailem). Doplněk vloží do vašeho e-mailu rámeček s odkazem a hned otevře druhý e-mail s heslem stejným příjemcům. Odešlete oba e-maily. Znovu otevřít e-mail s heslem ho vrátí zpět; Kopírovat heslo vám umožní předat ho například telefonicky. Pokud v e-mailu ještě nejsou příjemci, e-mail s heslem se sám neotevře; podokno pak ukáže „V e-mailu zatím nejsou žádní příjemci — e-mail s heslem se otevře bez adresátů.“ a tlačítko Připravit e-mail s heslem. Zelené pole „Vše připraveno. Nyní můžete e-mail odeslat.“ se u této karty zobrazí až tehdy, když je e-mail s heslem připraven nebo odeslán.

Pokud jste k doplňku přihlášeni přes Microsoft nebo je vaše poštovní schránka na firemním serveru Exchange, druhý e-mail se neotevře. Místo toho podokno úloh ukáže příjemce a text e-mailu s heslem; upravte, co potřebujete, a klikněte na Odeslat e-mail s heslem. E-mail odejde přímo z vaší poštovní schránky a poté se objeví v „Odeslaná pošta“. Poprvé se Microsoft může zeptat, zda smí doplněk odesílat e-maily vaším jménem; to se týká jen těchto e-mailů s heslem.

Při více příjemcích dostanou všichni stejný odkaz. Každý pak při stahování potvrdí svou adresu kódem a může soubory stáhnout jednou. Při jednom příjemci to můžete zapnout pomocí Příjemci potvrdí svou adresu kódem. Toto zaškrtávací políčko se zobrazí jen u karty Odkaz je v tomto e-mailu.

Převzetí stávajících příloh

Pokud e-mail už má přílohy, podokno nabídne Místo toho odeslat přílohy bezpečně. Přílohy se přesunou do seznamu souborů a po nahrání se z e-mailu odeberou.

Vyžádat podklady

1. Vytvořte e-mail pro klienta a klikněte na Vyžádat podklady.
2. Zkontrolujte Označení (nepovinné) a případně vyplňte pole Poznámka pro odesílatele (nepovinné).
3. V části Doručení odkazu zvolte jednu ze dvou karet jako výše.
4. Klikněte na Vytvořit schránku a vložit do e-mailu.

Heslo dostanete i vy, abyste vložené soubory mohli později otevřít. Závěrečné zobrazení to potvrdí hlášením „Heslo odešlo také na … – k pozdějšímu otevření souborů“. Stáhnete je v prohlížeči v části Schránka.

Kontrola při odeslání

Při odeslání Outlook zkontroluje, zda každý příjemce dostane odkaz, heslo a oprávnění ke stažení. Pokud něco chybí, Outlook e-mail zadrží a uvede důvod, například:

• E-mail s heslem ještě není připraven.
• Někdo dostane odkaz, ale zatím žádné heslo, například proto, že byl přidán až po e-mailu s heslem.
• Někdo zatím nemůže soubory přes odkaz stáhnout.
• Heslo už v e-mailu není.
• Odeslání odkazů při odeslání se nezdařilo.

V upozornění klikněte na Opravit nyní. Otevře se podokno a vše dořeší v jednom kroku. Pak e-mail jednoduše odešlete znovu. Pokud vaše verze Outlooku takové tlačítko nemá, otevřete TEPHIA SECURE na pásu karet a zvolte Opravit nyní tam.

Stejné body ukazuje podokno předem v rámečku Před odesláním ještě zbývá. Jakmile je vše hotovo, zobrazí v zeleném poli „Vše připraveno. Nyní můžete e-mail odeslat.“ E-maily bez připravené zásilky projdou bez kontroly.

Dotaz na „mailto“

Klasický Outlook se někdy zeptá, zda smí doplněk otevřít „mailto“. Podokno vám pak krátce připomene, co udělat. Zaškrtněte Zapamatovat si moji volbu a zvolte Otevřít. Outlook se pak na tomto počítači už nezeptá.

Vaše IT to může povolit i pro všechny počítače ve vaší organizaci; Outlook se pak vůbec nezeptá. Jak na to, popisuje příručka pro správce v kapitole „Doplněk pro Outlook: zásady a síť“.

Technické podrobnosti

Pokud se něco zasekne nebo selže, zobrazí se dole v podokně Technické podrobnosti. Uvádí každý krok s časem. Rozbalte je a pořiďte snímek obrazovky pro své IT nebo podporu.

Pro příjemce: stažení a vložení

Tato kapitola je pro všechny, kdo přes TEPHIA SECURE dostávají soubory nebo jsou požádáni o podklady. Nepotřebujete účet ani nic instalovat. Stačí aktuální prohlížeč.

Stažení souboru

Odkaz dostanete e-mailem, buď přímo od odesílatele, nebo od služby TEPHIA SECURE s předmětem „… vám posílá zašifrovaný soubor“, u více souborů „… vám posílá zašifrované soubory“. Heslo dostanete od odesílatele zvlášť, například telefonicky nebo druhým e-mailem. TEPHIA SECURE nikdy neposílá heslo.

1. Otevřete odkaz, například tlačítkem Stáhnout soubor v e-mailu, u více souborů Stáhnout soubory.
2. Stránka Stáhnout soubor ukazuje název souboru, velikost, odesílatele, lhůtu a zbývající pokusy o stažení.
3. Zadejte Heslo. Dbejte na velká a malá písmena. Nejbezpečnější je zkopírovat ho celé.
4. Klikněte na Dešifrovat a uložit.

Prohlížeč soubor načte, dešifruje a uloží, obvykle do složky stažených souborů. Více souborů dorazí jako ZIP. Stránka pak oznámí: „Soubor byl dešifrován a uložen. Nyní je smazán ze serveru.“ Podruhé ho stáhnout nelze, proto soubor dobře uschovejte.

Potvrzení e-mailové adresy kódem

Pokud odesílatel určil, kdo smí zásilku stáhnout, uvidíte nejprve Potvrďte prosím svou e-mailovou adresu.

1. Do pole Vaše e-mailová adresa zadejte adresu, pro kterou je zásilka určena.
2. Klikněte na Vyžádat kód.
3. Dostanete e-mail „Váš potvrzovací kód ke stažení“ se šestimístným kódem. Platí 15 minut a jen pro tuto zásilku.
4. Zadejte kód do pole Kód z e-mailu. Po šesté číslici se zkontroluje automaticky. Případně klikněte na Potvrdit.
5. Pak zadejte heslo jako výše.

Pokud žádný kód nedorazí, zkontrolujte zápis adresy a složku nevyžádané pošty. Vyžádat nový kód pošle nový. Z bezpečnostních důvodů stránka odpovídá vždy stejně, i když adresa oprávněná není.

Pokusy o stažení

Každé kliknutí na Dešifrovat a uložit se počítá jako pokus. Máte tři pokusy. Stránka ukazuje, kolik jich zbývá. Jakmile jsou vyčerpány, soubor se zablokuje. Pak požádejte odesílatele, aby ho poslal znovu.

Další zprávy a co znamenají:

Co se odesílatel dozví

Odesílatel dostane upozornění, jakmile soubor stáhnete. Jeho doklad o doručení obsahuje datum a čas, vaši IP adresu a z ní odvozenou přibližnou polohu. Vidí také, zda byl otevřen odkaz z e-mailu a zda byla vaše adresa potvrzena kódem. Obsah souboru znáte jen vy a odesílatel.

Vložení souborů do schránky

Pokud jste požádáni o podklady, dostanete odkaz na schránku, například v e-mailu „… vás žádá o zašifrované zaslání souborů“. Heslo přijde zvlášť od toho, kdo vás požádal.

1. Otevřete odkaz, například tlačítkem Vložit soubory. Stránka ukazuje, pro koho vkládáte, a případně poznámku.
2. Přetáhněte soubory nebo složky na plochu nebo klikněte na Vybrat soubory nebo Vybrat složku. Každý soubor se šifruje zvlášť.
3. Zadejte Heslo a klikněte na Zašifrovat a vložit.
4. Pro další soubory klikněte na Přidat další soubory. Heslo zůstane v poli.
5. Až budete hotovi, klikněte na Všechny soubory nahrány. Příjemce pak dostane upozornění. Pokud nekliknete, stane se to automaticky dvě hodiny po vašem prvním souboru.

Soubory můžete přidat i později. Stačí znovu otevřít odkaz, dokud je schránka otevřená a její obsah nebyl stažen. Poté už nic nepřijímá a požádáte o novou schránku. Po příliš mnoha chybných heslech se vám schránka zablokuje. Pak se obraťte na toho, kdo vás požádal.

Nedorazil e-mail?

Zkontrolujte složku nevyžádané pošty. E-maily s odkazem od služby TEPHIA SECURE nesou v předmětu jméno odesílatele. Pokud nic nenajdete, obraťte se na odesílatele.

Něco vypadá podezřele?

Dole na stránkách pro stažení a vložení je Nahlásit zneužití. Stručně popište, co vás zarazilo, například neznámý odesílatel nebo výzva k platbě. Odesílatel se nedozví, kdo to nahlásil.

Časté dotazy

Hesla a odkazy

Heslo k zásilce se mi ztratilo. Můžete mi ho poslat?

Ne. Heslo se vytváří ve vašem prohlížeči a nikde se neukládá. Nikdo ho nemůže obnovit, ani provozovatel. To je podstata koncového šifrování. Soubory jednoduše odešlete znovu, s novým odkazem a novým heslem.

A pokud chybí heslo ke schránce?

Vyhledejte ve své doručené poště e-mail „Přístupové údaje k vaší schránce …“. V otevřené schránce pomůže Kde je heslo?. Heslo zná i váš klient. Jako poslední možnost zbývá Znovu požádat odesílatele; viz Schránka.

Platnost odkazu vypršela. Co teď?

Zásilka s prošlou platností je smazána a nelze ji prodloužit. Odešlete soubory znovu. Pokud vypršela platnost schránky, vytvořte novou.

Mohu dát odkaz a heslo do stejného e-mailu?

Prosím ne. Kdo by zachytil ten jeden e-mail, měl by obojí. Použijte dvě cesty, například odkaz e-mailem a heslo telefonicky. Nejjednodušší je nechat odkaz odeslat službou TEPHIA SECURE; viz Odesílání souborů.

Příjemci

Příjemce nemůže soubor otevřít.

Ověřte s ním:

• Zadal celé heslo se správnými velkými a malými písmeny?
• Jsou jeho tři pokusy o stažení vyčerpány? To vidíte v části Doklady. Pokud ano, odešlete znovu.
• Byl soubor už stažen, například jiným příjemcem přes sdílený odkaz?
• Uplynula lhůta?
• Čeká na potvrzovací kód? Pak by měl zkontrolovat složku nevyžádané pošty.

Návod pro příjemce najdete v části Pro příjemce. Můžete mu poslat odkaz na tuto nápovědu: https://tephia.com/help

Adresa příjemce je odmítnuta nebo označena žlutě.

Žlutě stránka označuje adresy, u kterých tuší překlep v rozšířené e-mailové doméně. Tlačítko vedle, například gmail.com?, převezme návrh. Pokud je adresa přesto správná, klikněte podruhé na Odeslat odkaz; pak se odešle.

Pokud hlášení zní „Na doménu … nelze doručit e-maily. Zkontrolujte prosím adresu.“, doména podle DNS nepřijímá e-maily, většinou kvůli překlepu. Zkontrolujte pravopis nebo se příjemce zeptejte na jeho adresu. Červeně označené adresy nejsou platné e-mailové adresy. Více v části Odesílání souborů.

Poznám, když odkaz nedorazí?

Pokud poštovní systém příjemce e-mail odmítne, ano: dostanete e-mail „Nedoručitelné: e-mail pro …“ a v části Doklady se červeně zobrazí „nedoručitelné na …“. Pokud e-mail tiše zahodí, nikdo se o tom nedozví a zásilka zůstane otevřená. Přijetí spolehlivě prokazuje teprve stažení.

Potřebuje příjemce účet?

Ne. Stažení i vložení fungují bez účtu a bez instalace, jen v prohlížeči.

Soubory a technika

Jak velká může být zásilka?

Podle tarifu až 500 MB (Starter), 1 GB (Team) nebo 2 GB (Business a Enterprise) na zásilku, ve zkušebním období 100 MB. Více souborů nebo složka se sbalí do jednoho ZIP, který musí jako celek zůstat pod tímto limitem. Ve schránce platí limit pro každý jednotlivý soubor. Větší objemy dat rozdělte do více zásilek.

Jaký prohlížeč potřebuji?

Aktuální prohlížeč. Šifrování probíhá přímo v prohlížeči, takže žádné rozšíření není potřeba. Stránka musí být otevřena přes https://; jinak prohlížeč šifrování neposkytne.

Funguje to na chytrém telefonu?

Stránky běží v prohlížeči, a proto v zásadě i na chytrých telefonech a tabletech. Soubor se šifruje nebo dešifruje v paměti zařízení. Pro velké soubory je lepší volbou počítač.

Doplněk pro Outlook není v Outlooku na chytrých telefonech k dispozici.

Data a uchovávání

Kde jsou data uložena?

Servery jsou v datovém centru v Německu. Více uvádí úvodní stránka v části „Kde jsou vaše data uložena“. Soubory jsou tam uloženy pouze v zašifrované podobě.

Jak dlouho se soubory uchovávají?

• Zásilka zůstává na serveru, dokud není stažena, nejpozději do data vypršení platnosti. Datum se zobrazí po nahrání. Poté se smaže.
• Soubory ve schránce se smažou, jakmile je všechny stáhnete, nebo když se schránka uzavře nebo vyprší její platnost.
• Doklady se uchovávají tak dlouho, jak nastavila vaše organizace. Doba je uvedena dole v části Doklady. Poté se obsah záznamů vymaže; řetězec zůstává ověřitelný.

Může provozovatel číst mé soubory?

Ne. Na serveru jsou soubory uloženy jen zašifrované a klíč se nikdy neukládá. Co server vidí, popisuje Přehled.