Opas

Yleiskatsaus

TEPHIA SECURE on palvelu luottamuksellisten tiedostojen salattuun vaihtoon. Se on tarkoitettu vaitiolovelvollisille ammattikunnille, kuten veroneuvojille, asianajotoimistoille ja notaareille, sekä kaikille, joiden tiedostot eivät saa jäädä salaamattomina muiden sähköpostilaatikoihin.

Mitä palvelulla voi tehdä

• Tiedostojen lähettäminen: lataat tiedostot ja välität noutolinkin ja salasanan. Katso Tiedostojen lähettäminen.
• Asiakirjojen pyytäminen: asiakkaat toimittavat tiedostoja tiedostolaatikkoon ilman omaa tiliä. Katso Tiedostolaatikko.
• Toimitustodistukset: jokainen nouto kirjataan. Asiakirja-aineistoa varten voit luoda toimitustodistuksen PDF-tiedostona. Katso Todistukset.
• Työskentely Outlookista: Outlook-apuohjelmalla lähetät tiedostoja ja pyydät asiakirjoja avaamatta sovellusta. Katso Outlook-apuohjelma.

Päästä päähän -salaus lyhyesti

Selain luo jokaiselle lähetykselle satunnaisen salasanan. Sillä se salaa tiedostot ennen kuin ne lähtevät tietokoneeltasi. Palvelimella on vain salattua dataa, eikä se tallenna avainta. Salaus puretaan vasta vastaanottajan selaimessa.

Ilman salasanaa kukaan ei voi avata tiedostoja – ei edes palveluntarjoaja. Siksi kadonnutta salasanaa ei myöskään voi palauttaa.

Mitä palvelin näkee ja mitä ei

Nämä tiedot tarvitaan toimitustodistukseen. Löydät ne kohdasta Todistukset.

Roolit

Vastaanottajat ja asiakkaat eivät tarvitse tiliä. He noutavat tiedostoja linkin kautta tai toimittavat niitä tiedostolaatikkoon. Mitä he näkevät, kerrotaan kohdassa Vastaanottajille.

Sovelluksen rakenne

Kirjautumisen jälkeen näet ylhäällä osiot Lähetä tiedosto, Tiedostolaatikko ja Todistukset. Oikeassa yläkulmassa on painike, jossa näkyvät sähköpostiosoitteesi ja organisaatiosi. Se avaa tilivalikon, jossa ovat Tili, Ohje ja Kirjaudu ulos. Omistajat ja ylläpitäjät löytävät sieltä lisäksi kohdan Hallinta.

Jos organisaatiollesi on jotain tärkeää, esimerkiksi hyväksymätön sopimus, navigoinnin alle ilmestyy ilmoituspalkki. Se näyttää aina vain kiireellisimmän ilmoituksen. Muut ilmoitukset saa esiin kohdista ”+1 lisää”, ”+2 lisää” ja niin edelleen.

Jokaisessa näkymässä on linkki, esimerkiksi Lähettämisen ohje, joka vie suoraan tämän oppaan vastaavaan lukuun.

Vasemmalla alhaalla Miten tämä toimii? avaa lyhyen yleiskatsauksen. Siinä näkyvät myös suurin mahdollinen tiedostokoko ja noutoaika.

Kirjautuminen

Kirjaudut sisään aloitussivulla https://tephia.com. Oikealla on kortti Kirjaudu sisään, jossa on kolme välilehteä: Microsoft, Salasana ja Pääsyavain. Kun sivu avautuu, Microsoft on valittuna. Organisaatiosi päättää, mitä tapaa käytät.

Microsoftilla (työtili)

1. Valitse välilehti Microsoft, jos se ei ole jo valittuna.
2. Napsauta Kirjaudu sisään työtilillä.
3. Kirjaudu Microsoft-työtililläsi tavalliseen tapaan.

Tällöin salasanaasi ja toista tunnistautumistekijääsi hallinnoi organisaatiosi Microsoft 365:ssä eikä palvelu TEPHIA SECURE. Henkilökohtaiset Microsoft-tilit eivät ole sallittuja.

Jos näet ilmoituksen, ettei osoitteellesi ole määritetty käyttöoikeutta, pyydä ylläpitäjiltä kutsu.

Sähköpostiosoitteella, salasanalla ja koodilla

1. Valitse välilehti Salasana.
2. Anna Sähköpostiosoite ja Salasana ja napsauta Jatka.
3. Anna kuusinumeroinen Todennussovelluksen koodi ja napsauta Kirjaudu sisään.

Jos jokin on väärin, ilmoitus on aina sama: ”Kirjautuminen ei onnistu. Tarkista sähköpostiosoite, salasana ja koodi.” Näin lomake ei paljasta, mikä osa oli väärin. Liian monen epäonnistuneen yrityksen jälkeen tili lukitaan muutamaksi minuutiksi.

Suojausavaimella tai pääsyavaimella

1. Valitse välilehti Pääsyavain.
2. Napsauta Kirjaudu sisään suojausavaimella tai pääsyavaimella.
3. Vahvista selaimen ikkunassa PIN-koodilla, sormenjäljellä, kasvoilla tai koskettamalla avainta.

Salasanaa tai koodia ei tarvita. Sinulla on oltava rekisteröity avain tai pääsyavain, esimerkiksi YubiKey, Windows Hello, Touch ID tai Face ID.

Käyttöoikeuden määrittäminen ensimmäistä kertaa

Ylläpitäjät kutsuvat sinut. Saat sähköpostin, jonka aihe on ”Sinut on kutsuttu palveluun TEPHIA SECURE”. Kutsu on voimassa sähköpostissa mainittuun päivään asti.

Napsauta sähköpostissa Ota käyttöoikeus käyttöön. Sivu tarjoaa sen, minkä organisaatiosi sallii: jos se kirjautuu Microsoftilla, napsauta Kirjaudu sisään Microsoftilla ja kirjaudu työtililläsi – näin käyttöoikeutesi määritetään. Microsoft ei salli kirjautumista jaetulla tai toimintokohtaisella postilaatikolla; sivu huomauttaa tästä, ja määrität silloin salasanan. Omaa salasanaa varten:

1. Valitse Uusi salasana ja toista se. Siinä on oltava vähintään 12 merkkiä, eikä se saa sisältää sähköpostiosoitteesi @-merkkiä edeltävää osaa eikä organisaatiosi tai palvelun TEPHIA SECURE nimeä. Yleiset tai vuotaneet salasanat ja yksinkertaiset kaavat, kuten ”Salasana2024!” tai ”qwerty123456”, hylätään; useat satunnaiset sanat tai salasanojen hallintaohjelman luoma salasana toimivat hyvin. Napsauta Jatka.
2. Valitse kohdassa Valitse toinen tunnistautumistekijä joko Suojausavain tai pääsyavain (suositus) tai Todennussovellus.
3. Avainta tai pääsyavainta käytettäessä selain pyytää vahvistusta. Sen jälkeen olet heti kirjautunut sisään.
4. Sovellusta käytettäessä skannaa QR-koodi esimerkiksi Microsoft Authenticatorilla tai Google Authenticatorilla. Jos et voi skannata, kopioi näytetty Avain sovellukseen. Anna sitten kuusinumeroinen koodi ja napsauta Viimeistele käyttöönotto.

Voit lisätä toisen tavan myöhemmin kohdassa Tili.

Unohtunut salasana

1. Napsauta välilehdellä Salasana Unohditko salasanasi?.
2. Anna sähköpostiosoitteesi ja napsauta Pyydä linkki.
3. Avaa sähköposti ”Salasanan nollaus” ja napsauta Aseta uusi salasana. Linkki on voimassa kaksi tuntia.
4. Valitse uusi salasana.

Toinen tunnistautumistekijäsi pysyy ennallaan. Tarvitset kirjautumiseen edelleen koodin tai avaimen.

Kadonnut toinen tunnistautumistekijä

Jos et enää pääse todennussovellukseesi tai suojausavaimeesi, ota yhteyttä organisaatiosi ylläpitäjiin. He voivat nollata käyttöoikeutesi. Tästä muistuttaa myös välilehden Salasana alareunassa oleva huomautus. Palautuskoodeja ei ole.

Saat sen jälkeen sähköpostin ”Käyttöoikeutesi on nollattu”, jossa on painike Ota käyttöoikeus uudelleen käyttöön. Linkkiä voi käyttää kerran ja vain rajoitetun ajan. Asetat sitten uuden salasanan ja toisen tunnistautumistekijän samalla tavalla kuin ensimmäisellä kerralla.

Jos kirjaudut Microsoftilla, IT-tukesi auttaa Microsoft 365:ssä.

Uloskirjautuminen

Napsauta oikeassa yläkulmassa painiketta, jossa näkyy sähköpostiosoitteesi, ja valitse tilivalikosta Kirjaudu ulos.

Tiedostojen lähettäminen

Lähetys koostuu yhdestä tai useammasta tiedostosta, noutolinkistä ja salasanasta. Välität linkin ja salasanan vastaanottajalle eri reittejä.

Tiedostojen valitseminen ja lataaminen

1. Avaa Lähetä tiedosto.
2. Vedä tiedostoja tai kokonaisia kansioita alueelle Vedä tiedostot tähän. Voit myös napsauttaa Valitse tiedostot tai Valitse kansio. ”Valitse kansio” saa selaimen esittämään suojauskysymyksen; kansion vetäminen ei.
3. Useat tiedostot tai kansio yhdistetään selaimessa yhdeksi ZIP-tiedostoksi. Rastilla poistat tiedoston luettelosta.
4. Anna Kuvaus (valinnainen), esimerkiksi asianumero. Se näkyy tilanäkymässä, lokissa ja toimitustodistuksessa. Vastaanottaja saa ZIP-tiedoston tällä nimellä.
5. Napsauta Salaa ja luo linkki. Pidä sivu auki, kunnes näkyviin tulee Tiedosto salattu.

Lähetys voi olla paketista riippuen enintään 500 Mt (Starter), 1 Gt (Team) tai 2 Gt (Business ja Enterprise), kokeilujakson aikana 100 Mt. Raja koskee koko ZIP-tiedostoa. Suuret tiedostot salataan ja ladataan lohkoina; jos yhteys katkeaa hetkeksi, sivu lähettää uudelleen vain kyseisen lohkon. Paketti rajoittaa myös päivittäisten lähetysten määrää ja käytössä olevaa tallennustilaa. Jos raja täyttyy, sivu näyttää ilmoituksen.

Latauksen jälkeen: linkki ja salasana

Sivu ilmoittaa Tiedosto salattu ja näyttää sen alla, mihin asti lähetyksen voi noutaa. Sen jälkeen seuraa kaksi vaihetta:

1. Välitä linkki: valitse, miten linkki tavoittaa vastaanottajan: TEPHIA SECURE lähettää, Oma sähköpostiohjelma tai Välitä itse. Selaimesi muistaa valintasi seuraavaa kertaa varten.
2. Salasana toista reittiä: tässä on salasana ja sen kopiointipainike. Selaimesi loi salasanan. Se on olemassa vain tällä sivulla; palvelin ei tiedä sitä.

Anna palvelun TEPHIA SECURE lähettää linkki

Näin TEPHIA SECURE lähettää linkin vastaanottajalle, ja osoite kirjataan todistuksiisi.

1. Valitse kohdassa Välitä linkki vaihtoehto TEPHIA SECURE lähettää.
2. Anna Vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Erota useat osoitteet pilkulla, puolipisteellä, välilyönnillä tai Enterillä; kukin osoite näkyy omana tunnisteenaan, jonka voit poistaa ×-merkistä. Virheelliset osoitteet merkitään punaisella. Jos sivu epäilee kirjoitusvirhettä yleisessä sähköpostiverkkotunnuksessa, esimerkiksi kahden kirjaimen vaihtumista paikkaa verkkotunnuksessa gmail.com, osoite merkitään keltaisella ja ehdotus näytetään painikkeena, esimerkiksi gmail.com?. Painikkeen napsauttaminen ottaa ehdotuksen käyttöön.
3. Napsauta halutessasi + Lisää viesti ja kirjoita Lyhyt viesti (valinnainen).
4. Napsauta Lähetä linkki. Kun osoitteita on useita, painikkeen teksti on Lähetä linkit (N), jossa N on osoitteiden määrä. Jos joukossa on keltaisella merkitty osoite, ensimmäinen napsautus ei vielä lähetä vaan ilmoittaa ”Tarkista keltaisella merkityt osoitteet. Uusi napsautus lähettää silti.” Vasta toinen napsautus lähettää.
5. Osoite, johon lähetys ei onnistunut, jää kenttään, ja ilmoitus kertoo syyn, esimerkiksi ”…: virheellinen sähköpostiosoite”.

Jokainen vastaanottaja saa oman henkilökohtaisen linkin ja voi noutaa sillä kerran. Todistuksesta näkyy, kuka on noutanut. TEPHIA SECURE lähettää vain linkin, ei koskaan salasanaa. Välität salasanan itse, esimerkiksi puhelimitse tai erillisessä sähköpostissa.

Ennen lähettämistä TEPHIA SECURE tarkistaa, ottaako kunkin osoitteen verkkotunnus ylipäätään vastaan sähköpostia. Jos se ei varmasti ota, ilmoitus on ”Osoitteeseen … ei voi toimittaa sähköpostia. Tarkista osoite.” Osoite jää silloin kenttään, eikä siihen lähetetä mitään.

Jos verkkotunnus ottaa vastaan sähköpostia mutta vastaanottajan palvelin hylkää viestin, esimerkiksi koska postilaatikkoa ei ole, sähköposti palautuu toimittamattomana. TEPHIA SECURE käsittelee tämän palautteen: yleensä muutaman minuutin kuluessa saat sähköpostin ”Ei voitu toimittaa: sähköposti osoitteeseen …”, ja kohdassa Todistukset lähetyksen kohdalla näkyy punaisella ”ei voitu toimittaa: …”. Jos lataamisen jälkeinen sivu on vielä auki, lähetä linkki siellä oikeaan osoitteeseen; muuten lähetä tiedostot uudelleen. Jos ilmoitusta ei tule, se ei todista toimitusta, sillä jotkin sähköpostijärjestelmät hylkäävät viestejä ilmoittamatta.

Jotta lähettämistä ei käytettäisi väärin joukkopostitukseen, käytössä on rajoja: käyttäjää kohden tunnissa 30 lähetyskertaa ja 50 vastaanottajaa, organisaatiota kohden päivässä 300 vastaanottajaa. Rajat koskevat kaikkia linkkejä, jotka TEPHIA SECURE lähettää, myös tiedostolaatikoissa. Kun raja täyttyy, sivu ilmoittaa ”Olet kirjoittanut hyvin monelle vastaanottajalle lyhyessä ajassa. Yritä myöhemmin uudelleen.” tai ”Liikaa pyyntöjä. Odota hetki.” Jäljellä olevia osoitteita ei silloin enää yritetä, ja ne jäävät kenttään.

Linkki ja salasana omissa sähköposteissa

Valitse kohdassa Välitä linkki vaihtoehto Oma sähköpostiohjelma. Avaa sähköposti, jossa linkki avaa sähköpostiohjelmassasi valmiiksi laaditun viestin; salasana ei ole siinä. Kohdassa Salasana toista reittiä painike Lähetä erillisenä sähköpostina avaa toisen valmiiksi laaditun viestin, jossa on salasana. Lisää kumpaankin vastaanottaja ja lähetä viestit erikseen. Vielä turvallisempaa on välittää salasana toista reittiä, esimerkiksi puhelimitse tai pikaviestimellä.

Tämä jaettu linkki kelpaa yhteen noutoon. Ensimmäinen noutaja saa tiedoston.

Jaetun linkin suojaaminen

Vaihtoehdossa Välitä itse noutolinkki näkyy kopioitavana, esimerkiksi pikaviestimeen liitettäväksi. Jos välität linkin näin itse, kenties usealle vastaanottajalle, määritä, kuka saa noutaa:

1. Avaa kohdassa Välitä itse osio Vain tietyt osoitteet saavat noutaa.
2. Anna kenttään Sallitut sähköpostiosoitteet (enintään 10) enintään kymmenen osoitetta pilkuilla, puolipisteillä tai välilyönneillä erotettuina.
3. Napsauta Salli vain näille osoitteille.

Jokainen vastaanottaja vahvistaa noudettaessa osoitteensa sähköpostitse lähetetyllä koodilla ja voi noutaa kerran. Myös tässä TEPHIA SECURE tarkistaa ensin, ottaako kukin verkkotunnus vastaan sähköpostia, ja muuten hylkää osoitteet ilmoituksella ”Osoitteeseen … ei voi toimittaa sähköpostia. Tarkista osoite.”; osoitteet lasketaan mukaan yllä mainittuihin rajoihin. Voit ottaa tämän käyttöön vain niin kauan kuin kukaan ei ole pyytänyt tiedostoa jaetun linkin kautta. Vaihtoehdolla ”TEPHIA SECURE lähettää” tätä ei tarvita – siinä jokaisella vastaanottajalla on jo oma linkkinsä.

Jos koodin sisältävä sähköposti palautuu toimittamattomana, saat siitä tiedon samalla tavalla, sähköpostilla ja kohdassa Todistukset. Sallittua osoitetta ei voi enää poistaa. Jos se oli väärä, lähetä tiedosto uudelleen ja salli oikea osoite.

Voimassaolo, nouto ja yritykset

• Jokainen vastaanottaja voi noutaa kerran. Sen jälkeen lähetys poistetaan palvelimelta; henkilökohtaisilla linkeillä vasta, kun kaikki ovat noutaneet.
• Jos lähetystä ei käytetä, se vanhenee päivänä, joka näkyy latauksen jälkeen kohdan Tiedosto salattu alla, ja poistetaan.
• Jokaisella vastaanottajalla on kolme noutoyritystä. Jos kaikki epäonnistuvat esimerkiksi väärän salasanan vuoksi, lähetys estetään. Lähetä tiedostot silloin uudelleen.
• Jokaisesta noudosta saat sähköpostin ”Noudettu: …”. Tilan näet kohdassa Todistukset ja lomakkeen vieressä kohdassa Viimeisimmät lähetykset.

Varoitus sivulta poistuttaessa

Jos et ole kopioinut salasanaa etkä napsauttanut Lähetä erillisenä sähköpostina, sivu kysyy ennen poistumista: ”Et ole vielä kopioinut etkä lähettänyt tämän lähetyksen salasanaa. Se on olemassa vain täällä – me emme tiedä sitä. Poistutaanko sivulta silti?”

Jos poistut silti, salasana menetetään. Vastaanottajat eivät voi avata lähetystä, ja sinun on lähetettävä se uudelleen.

Asiakirjojen pyytäminen (tiedostolaatikko)

Tiedostolaatikko vastaanottaa tiedostoja ulkopuolelta, esimerkiksi asiakkailta tai vastapuolelta. Lähettäjä ei tarvitse tiliä. Hänen tiedostonsa salataan hänen selaimessaan tiedostolaatikon salasanalla ennen siirtoa.

Tiedostolaatikon luominen

1. Avaa Tiedostolaatikko. Jos sinulla on jo avoimia tiedostolaatikoita, napsauta Luo toinen tiedostolaatikko.
2. Anna Kuvaus, esimerkiksi ”Asia Virtanen”.
3. Kirjoita halutessasi Viesti lähettäjälle (valinnainen). Se näkyy sivulla, jolla asiakkaasi toimittaa tiedostot.
4. Napsauta Luo tiedostolaatikko.

Sivu ilmoittaa nyt Tiedostolaatikko on valmis ja näyttää samat kaksi vaihetta kuin lähettämisen jälkeen: Välitä linkki ja Salasana toista reittiä. Samalla TEPHIA SECURE lähettää toimituslinkin ja salasanan omaan sähköpostiosoitteeseesi aiheella ”Tiedostolaatikon … käyttötiedot”. Näin löydät salasanan myöhemmin. Lähetä käyttötiedot minulle uudelleen lähettää viestin vielä kerran.

Linkin ja salasanan välittäminen asiakkaalle

Valitse kohdassa Välitä linkki yksi kolmesta tavasta. Selaimesi muistaa valinnan, myös tiedostojen lähettämistä varten.

• TEPHIA SECURE lähettää: anna sähköpostiosoite, halutessasi lyhyt viesti kohdasta + Lisää viesti, ja napsauta Lähetä linkki. Voit antaa useita osoitteita kerralla pilkulla, puolipisteellä, välilyönnillä tai Enterillä erotettuina; kaikki vastaanottajat toimittavat samaan tiedostolaatikkoon. Keltainen merkintä ja ehdotus epäillyissä kirjoitusvirheissä, verkkotunnuksen tarkistus ja rajat toimivat kuten kohdassa Tiedostojen lähettäminen. Vain linkki lähetetään, ja osoite kirjataan todistuksiisi. Jos sähköposti palautuu toimittamattomana, saat sähköpostin, ja kohdassa Todistukset tiedostolaatikon kohdalla näkyy punaisella ”ei voitu toimittaa: …”. Lähetä linkki silloin oikeaan osoitteeseen; se on myös sähköpostissasi ”Tiedostolaatikon … käyttötiedot”.
• Oma sähköpostiohjelma: Avaa sähköposti, jossa linkki avaa sähköpostiohjelmassasi valmiiksi laaditun viestin ilman salasanaa.
• Välitä itse: näyttää toimituslinkin kopioitavana.

Kohdassa Salasana toista reittiä salasana näkyy kopioitavana. Lähetä erillisenä sähköpostina avaa sitä varten toisen valmiiksi laaditun viestin.

Välitä salasana aina linkistä erillään, mieluiten puhelimitse. Mitä asiakkaasi tekee seuraavaksi, kerrotaan kohdassa Vastaanottajille.

Ilmoitus uusista tiedostoista

Saat sähköpostin ”Uusia tiedostoja tiedostolaatikossa …”, jossa on painike Avaa tiedostolaatikko. Se saapuu heti, kun asiakkaasi napsauttaa Kaikki tiedostot toimitettu. Jos hän ei napsauta, se saapuu automaattisesti kaksi tuntia hänen ensimmäisen uuden tiedostonsa jälkeen.

Tiedostojen noutaminen

1. Avaa Tiedostolaatikko. Luettelossa näkyvät avoimet tiedostolaatikkosi sekä tiedostojen määrä, koko ja määräaika.
2. Napsauta tiedostolaatikon vieressä Avaa.
3. Anna Tiedostolaatikon salasana, esimerkiksi käyttötietoviestistäsi.
4. Napsauta tiedoston vieressä Nouda. Selaimesi lataa tiedoston, purkaa sen salauksen ja tallentaa sen.
5. Kun tiedostoja on kaksi tai enemmän, käytettävissä on Nouda kaikki tiedostot. Saat silloin kaikki tiedostot yhtenä ZIP-tiedostona.

Noudetut tiedostot merkitään tilaan ”noudettu”. Miksi tarvitset salasanan, vaikka olet kirjautunut sisään, selitetään kentän vieressä kohdassa Miksi minun on annettava salasana?: kirjautuminen avaa sinulle palvelun, ei tiedostoja.

Automaattinen sulkeutuminen

Kun olet noutanut kaikki tiedostot, tiedostolaatikko sulkeutuu automaattisesti ja sen sisältö poistetaan. Sen jälkeen se ei enää vastaanota mitään. Asiakkaasi näkee silloin huomautuksen, jossa häntä kehotetaan pyytämään uusi tiedostolaatikko.

Salasana kadonnut

Napsauta avoimessa tiedostolaatikossa Missä salasana on?. Se kertoo, milloin ja mihin osoitteeseen salasana lähetettiin. Myös asiakkaasi tietää salasanan, koska hän tarvitsi sitä tiedostojen toimittamiseen. Pyydä sitä häneltä, mutta ei sähköpostilla.

Jos tämä ei auta, jäljellä on Pyydä lähettäjää uudelleen:

1. Tarkista Lähettäjän sähköpostiosoite (-osoitteet). Niihin on valmiiksi täytetty osoitteet, joihin linkki on tähän mennessä lähetetty, enintään viisi.
2. Muokkaa kohtaa Viesti lähettäjälle.
3. Napsauta Korvaa tiedostolaatikko ja pyydä lähettäjää.

Myös tässä TEPHIA SECURE tarkistaa ensin, ottavatko osoitteiden verkkotunnukset vastaan sähköpostia, ja muuten hylkää pyynnön ilmoituksella ”Osoitteeseen … ei voi toimittaa sähköpostia. Tarkista osoite.” Uusi tiedostolaatikko luodaan uudella salasanalla. Edellinen suljetaan ja sen tiedostot poistetaan pysyvästi. Välität uuden salasanan itse. Jos jokin näistä sähköposteista palautuu toimittamattomana, saat siitä tiedon edellä kuvatulla tavalla.

Sulkeminen ja vanheneminen

• Sulje tiedostolaatikko napsauttamalla luettelossa Sulje. Kysymyksen ”Poistetaanko tiedostolaatikko ja sen sisältö pysyvästi?” jälkeen napsauta Poista.
• Jokainen tiedostolaatikko on käytettävissä luettelossa näytettyyn päivään asti. Sen jälkeen se suljetaan automaattisesti ja sen sisältö poistetaan.

Todistukset

Jokainen lähetys kirjataan aukottomasti: lähetetty, linkki lähetetty, linkki avattu, ei voitu toimittaa, noudettu, toimitettu, noudettu tiedostolaatikosta. Kohdassa Todistukset näet lähetystesi tilan ja luot asiakirja-aineistoa varten todistuksen PDF-tiedostona.

Tila ja loki

Valitse ylhäältä ajanjakso: 30 päivää, 90 päivää (oletus), 1 vuosi tai Kaikki. Näkymiä on kaksi:

• Tilanäkymä näyttää jokaisesta lähetyksestä, onko se noudettu. Se näkyy, kun avaat sivun.
• Loki näyttää jokaisen yksittäisen tapahtuman ajankohtineen, IP-osoitteineen ja sijainteineen. Avaat sen luetteloiden alla olevasta kohdasta Koko loki.

Tila

Ylhäällä ovat ruudut Avoinna, Noudettu, Noutamatta ja Avoimia tiedostolaatikoita, kussakin lukumääränsä. Ruudun napsauttaminen suodattaa luettelot sen mukaan: Avoimia tiedostolaatikoita näyttää vain tiedostolaatikot, muut ruudut näyttävät vain lähetykset. Avoinna laskee mukaan myös osittain noudetut lähetykset. Saman ruudun napsauttaminen uudelleen näyttää kaiken. Ajanjakson vieressä oleva hakukenttä löytää kuvaukset, asianumerot, tiedostonimet ja vastaanottajat.

Kohdassa Lähetykset jokaisella lähetyksellä on oma rivi, jossa ovat sen tila ja painike Yksittäinen todistus. Tilat:

Jokaisesta lähetyksestä näet myös, milloin se lähetettiin, kenelle linkki meni ja kuka on jo noutanut. ”sähköpostin linkki avattu” tarkoittaa, että noutosivu avattiin henkilökohtaisen linkin kautta. Harvinaisissa tapauksissa myös sähköpostijärjestelmän automaattinen tarkistin voi aiheuttaa tämän. Vain nouto todistaa vastaanoton.

Kohdassa Tiedostolaatikot näet jokaisesta tiedostolaatikosta, montako tiedostoa on saapunut ja noudettu ja onko se avoinna, kaikki noudettu, suljettu, suljettu, vanhentunut, korvattu vai estetty epäonnistuneiden yritysten jälkeen.

Jos sähköposti, jonka TEPHIA SECURE on lähettänyt vastaanottajalle, palautuu toimittamattomana, lähetyksen tai tiedostolaatikon rivillä näkyy punaisella ”ei voitu toimittaa: …” ja osoite. Tämä koskee linkkejä ja sallittuihin osoitteisiin lähetettyä vahvistuskoodia. Merkintä näkyy yleensä muutama minuutti lähettämisen jälkeen, joskus vasta tuntien kuluttua. Saat lisäksi sähköpostin ”Ei voitu toimittaa: sähköposti osoitteeseen …”, jossa on vastaanottavan postipalvelimen vastaus, ja lokissa näkyy tapahtuma Sähköpostia ei voitu toimittaa. Tarkista osoite ja lähetä uudelleen oikeaan osoitteeseen. Kaikki sähköpostijärjestelmät eivät ilmoita: jos merkintää ei ole, sähköposti ei silti välttämättä ole perillä. Vain nouto todistaa vastaanoton.

Loki

Avaat lokin luetteloiden alla olevasta kohdasta Koko loki; ← Takaisin tilaan vie takaisin. Loki luettelee kaikki valitun ajanjakson tapahtumat. Luetteloiden alla on enintään kolme tekstipainiketta: Koko loki (lokissa sen paikalla ← Takaisin tilaan), CSV-vienti ja vain omistajalle ja tarkastajille Tarkista ketju. CSV-vienti lataa tapahtumat taulukkona. Tarkista ketju tarkistaa, että merkinnät ovat muuttumattomia. Tulos näkyy suoraan painikkeiden alla, esimerkiksi ”Ketju on eheä: … merkintää, joista … tyhjennetty säilytysajan jälkeen.” tai ”Tarkistus löysi poikkeamia: ….” Jos CSV-vienti epäonnistuu, ilmoitus näkyy myös siellä.

Yksittäinen todistus PDF-tiedostona

Jokaisen lähetyksen rivillä on Yksittäinen todistus. Se luo PDF-tiedoston, joka sisältää täsmälleen tämän yhden lähetyksen. Näin asiakirja-aineistoon ei päädy muiden asiakkaiden tietoja.

Toimitustodistus sisältää:

• aiheen, lähetyksen tunnisteen, vastuuhenkilön, organisaation ja luontiajankohdan
• tuloksen sanallisesti, esimerkiksi milloin ja minkä linkin kautta tiedosto noudettiin tai sen, että sähköpostia ei voitu toimittaa
• lähetyksen sisällön lähettäjän antamine tiedostonimineen
• kaikki tapahtumat ajankohtineen, osapuolineen, IP-osoitteineen ja likimääräisine sijainteineen
• tarkistusarvon, verkkotarkistuksen osoitteen ja QR-koodin
• jokaisen tiedoston tarkistussumma (SHA-256) ja se, vahvistiko vastaanottajan selain sen salauksen purkamisen jälkeen

Todistus kuvaa tilannetta luontihetkellä. Jos myöhemmin tapahtuu jotain, esimerkiksi nouto, luo todistus uudelleen. Kohdassa Tili voit tilata sen sähköpostiisi automaattisesti jokaisen noudon jälkeen.

Miksi todistus on luotettava

• Tiivisteketju: jokainen tapahtuma on kryptografisesti sidottu edelliseen. Jos merkintää muutetaan, se poistetaan tai lisätään jälkikäteen, ketju katkeaa ja se näkyy.
• Allekirjoitus ja aikaleima: PDF-tiedosto on allekirjoitettu sähköisesti. Mikä tahansa myöhempi muutos mitätöi allekirjoituksen. Riippumattoman tahon aikaleima todistaa, milloin se luotiin.
• Ketjusinetti: kerran päivässä kaikkien todistusketjujen tila turvataan allekirjoitettuun asiakirjaan. Todistus sisältää tiedot, joiden avulla tämän voi laskea uudelleen.
• Tarkista verkossa: osoitteessa https://tephia.com/verify tai QR-koodin kautta kuka tahansa voi ilman tiliä tarkistaa, onko todistus muuttumaton. Tähän tarvitaan lähetyksen tunniste ja PDF-tiedoston lopussa oleva tarkistusarvo. Tarkistuksessa ei paljasteta mitään. Jos sinulla on itse tiedosto, voit verrata sitä siellä toimitustodistukseen; tiedosto ei lähde tietokoneeltasi.

Kuka näkee lähetyksesi

Tavallisesti näet vain omat lähetyksesi. Jos organisaatiosi on ottanut käyttöön yhteisen näkyvyyden, omistajat ja ylläpitäjät näkevät kaikkien käyttäjien lähetykset. Tarkastajan rooli näkee ne aina. Jolla on tämä näkyvyys, valitsee ajanjakson edessä olevasta valinnasta joko Omat lähetykset tai Koko organisaatio.

Tällöin kaikki käyttäjät näkevät otsikon Todistukset alla tämän lauseen: ”Organisaatiosi kaikkien käyttäjien lähetykset näkyvät ylläpitäjille ja tarkastajaroolille.”

Sivun alalaidassa näet, kuinka kauan organisaatiosi säilyttää todistuksia. Vanhemmista merkinnöistä tyhjennetään sisältö; ketju pysyy tarkistettavana.

Tili ja tietoturva

Kohdassa Tili hallinnoit kirjautumistasi ja määrität automaattiset toimitustodistukset. Avaat sen tilivalikosta: napsauta oikeassa yläkulmassa painiketta, jossa näkyy sähköpostiosoitteesi, ja valitse Tili.

Sivulla on kaksi ryhmää: Kirjautuminen ja Ilmoitukset. Jokainen kortti näyttää ensin nykyisen tilan. Sen alla oleva lomake tulee näkyviin vasta, kun napsautat Vaihda tai Lisää. Näkyvät kortit riippuvat siitä, kirjaudutko Microsoftilla vai salasanalla.

Kirjautuminen Microsoftilla

Jos kirjaudut Microsoft-työtililläsi, täällä ei ole asetuksia salasanallesi tai toiselle tunnistautumistekijällesi. Hallinnoit niitä Microsoft-tililläsi kohdassa ”Suojaustiedot”. Painike Avaa Microsoftin suojaustiedot vie sinut sinne. Jos jäät jumiin, IT-tukesi voi auttaa.

Salasanan vaihtaminen

1. Napsauta kortissa Salasana painiketta Vaihda.
2. Anna Nykyinen salasana, Uusi salasana ja Toista uusi salasana.
3. Napsauta Vaihda salasana.

Sinut kirjataan sen jälkeen ulos kaikkialta. Kirjaudu uudelleen sisään uudella salasanalla.

Todennussovellus

Kortti näyttää, onko kirjautumisesi suojattu todennussovelluksella. Uutta puhelinta tai toista sovellusta varten:

1. Napsauta kortissa Vaihda.
2. Anna Salasanasi vahvistusta varten.
3. Napsauta Vaihda todennussovellus. Jos sinulla ei vielä ole sovellusta, painikkeen teksti on Ota todennussovellus käyttöön.
4. Skannaa QR-koodi uudella sovelluksella tai kopioi Avain siihen.
5. Anna Uuden sovelluksen koodi ja napsauta Vahvista uusi sovellus.

Edellinen sovellus toimii, kunnes uusi on vahvistettu. Peruuta jättää kaiken ennalleen. Vaihdon jälkeen muut istuntosi kirjataan ulos, ja saat siitä sähköpostin. Jos vanha puhelin on jo poissa, ylläpitäjät voivat nollata käyttöoikeutesi; katso Kirjautuminen.

Suojausavaimet ja pääsyavaimet

Suojausavain, kuten YubiKey, tai pääsyavain, kuten Windows Hello, Touch ID tai Face ID, korvaa sovelluksen koodin. Sitä ei voi kalastella, koska se vastaa vain sivustolle, jota varten se luotiin.

Avaimen lisääminen:

1. Napsauta kortissa Suojausavaimet ja pääsyavaimet painiketta Lisää.
2. Anna halutessasi Kuvaus (valinnainen), esimerkiksi ”YubiKey avainnipussa”.
3. Anna Salasanasi (vahvistusta varten).
4. Napsauta Lisää avain ja vahvista selaimen ikkunassa.

Kortti näyttää, montako avainta on rekisteröity, ja luettelee jokaisen avaimen lisäyspäivän ja viimeisen käyttöpäivän. Poista poistaa avaimen. Viimeistä toista tunnistautumistekijää ei voi poistaa. Ota mieluiten heti käyttöön toinen avain varalle. Saat sähköpostin jokaisesta uudesta avaimesta.

Outlook-apuohjelma

Jos kirjaudut salasanalla, kortti Outlook-apuohjelma näyttää aktiivisten kirjautumisten määrän ja luettelee jokaisen Outlook-apuohjelman kirjautumisen tiedoilla ”Kirjautunut”, ”viimeksi käytetty” ja ”voimassa asti”. Kirjaudu ulos päättää niistä yhden, esimerkiksi tietokoneelta, jota et enää käytä.

Kirjautuminen kestää 30 päivää. Se päättyy myös, kun vaihdat salasanasi tai toisen tunnistautumistekijäsi.

Microsoftia käytettäessä apuohjelma kirjautuu yleensä Outlook-kirjautumisesi kautta; siitä ei ole luetteloa. Jos se kirjautui oman kirjautumisikkunansa kautta, esimerkiksi paikallisen Exchange Serverin postilaatikoissa, kirjautuminen näkyy täällä; se kestää 7 päivää viimeisestä käytöstä, enintään 30 päivää. Linkki Outlook-apuohjelman käyttöönotto vie määrityssivulle. Lisätietoja kohdassa Outlook-apuohjelma.

Toimitustodistus noudon yhteydessä

Tämä kortti on ryhmässä Ilmoitukset. Heti kun vastaanottaja on noutanut, saat ilmoituksen sähköpostilla. Pyynnöstä koko toimitustodistus liitetään mukaan PDF-tiedostona.

1. Valitse Lähetä toimitustodistus automaattisesti PDF-tiedostona.
2. Jos todistuksen pitää mennä toiseen sähköpostilaatikkoon, esimerkiksi siihen, jonka kautta asiakirja-aineistoasi hoidetaan, valitse Eri vastaanottaja ja anna Kohdeosoite. Sen on oltava organisaatiosi vahvistetussa verkkotunnuksessa.
3. Napsauta Tallenna.

Jos organisaatiosi on päättänyt tästä kaikkien puolesta, näet valinnan sijaan huomautuksen.

Kieli ja ulkoasu

Oikeassa yläkulmassa on kaksi säädintä:

• Kielivalitsin vaihtaa käyttöliittymän kielen, esimerkiksi kieleksi Deutsch, Français, Italiano tai Nederlands. Sivu latautuu uudelleen.
• Pyöreä painike, jossa on kuu tai aurinko (Vaihda ulkoasua), vaihtaa vaalean ja tumman välillä.

Organisaatiosi määrittää toimitustodistusten ja ilmoitusten kielen kaikille valinnastasi riippumatta.

Outlook-apuohjelma

Apuohjelmalla lähetät tiedostoja ja pyydät asiakirjoja suoraan sähköpostia kirjoittaessasi. Valintanauhassa näkyy silloin ryhmässä TEPHIA SECURE kaksi painiketta: Lähetä turvallisesti ja Pyydä asiakirjoja. Oikealle avautuu tehtäväruutu. Salaus tapahtuu siellä; itse tiedostot eivät kulje sähköpostijärjestelmäsi kautta.

Apuohjelma toimii uudessa ja perinteisessä Windowsin Outlookissa, Outlookin verkkoversiossa ja Macin Outlookissa (siellä Microsoft 365 -postilaatikoilla). Se näkyy vain kirjoitettaessa, ei luettaessa. IT-tukesi ottaa sen käyttöön.

Outlookin verkkoversiossa ja uudessa Outlookissa apuohjelma löytyy uudessa sähköpostissa kohdasta Sovellukset. Jotta se pysyy työkalurivillä: napsauta Sovellukset-valikossa hiiren kakkospainikkeella TEPHIA SECURE ja valitse Kiinnitä, tai valitse TEPHIA SECURE kohdassa Asetukset → Sähköposti → Mukauta toimintoja. Jos se puuttuu kohdasta Sovellukset, kirjaudu kerran ulos Outlookin verkkoversiosta ja takaisin sisään.

Kirjautuminen

Kun avaat sen ensimmäisen kerran, valitse:

• Kirjaudu sisään Microsoftilla (pääpainike): apuohjelma ottaa käyttöön kirjautumisesi Outlookista. Ensimmäisellä kerralla vahvistat tämän kerran. Jos Outlook ei tarjoa tätä, esimerkiksi paikallisen Exchange Serverin postilaatikoissa, Microsoft-kirjautumista varten avautuu ikkuna; kirjautuminen kestää silloin 7 päivää viimeisestä käytöstä, enintään 30 päivää.
• Kirjaudu sisään salasanalla (linkki sen alla): avautuu ikkuna. Anna Sähköpostiosoite, Salasana ja Todennussovelluksen koodi ja napsauta Kirjaudu sisään. Kirjautuminen kestää tässä Outlookissa 30 päivää.

Jos ikkuna ei avaudu, salli ponnahdusikkunat Outlookille. Ruudun alaosassa näkyy ”Kirjautunut: …” ja Kirjaudu ulos. Salasanasi, toinen tunnistautumistekijäsi ja kaikki muu vaihdetaan palvelussa TEPHIA SECURE selaimessa.

Lähetä turvallisesti

1. Luo uusi sähköposti ja lisää vastaanottajat kenttiin Vastaanottaja tai Kopio.
2. Napsauta Lähetä turvallisesti.
3. Vedä tiedostoja alueelle ”Vedä tiedostot tähän tai valitse” tai napsauta siinä valitse. Kokonaiset kansiot voit yksinkertaisesti vetää alueelle; ruudussa ei ole painiketta kansion valitsemiseen. Lähetystä kohden yhteensä niin paljon kuin pakettisi sallii: 500 Mt, 1 Gt tai 2 Gt, kokeilujakson aikana 100 Mt.
4. Kuvaus (valinnainen) on esitäytetty aiheella. Se näkyy tilanäkymässä ja toimitustodistuksessa sekä useiden tiedostojen kohdalla ZIP-tiedoston nimenä.
5. Valitse kohdassa Linkin toimitus toinen kahdesta kortista. Valintasi muistetaan seuraavaa kertaa varten.
6. Napsauta Salaa ja lisää sähköpostiin.

Tämän jälkeen ruutu näyttää valintamerkein, mikä on tehty, esimerkiksi ”Salasana on sähköpostissa”. Kun mitään ei enää puutu, alla olevassa vihreässä kentässä lukee ”Kaikki valmista. Voit nyt lähettää sähköpostin.” Kohdasta Näytä salasana näet salasanan, Kopioi salasana kopioi sen ja Lähetä lisää tiedostoja aloittaa alusta.

TEPHIA SECURE lähettää linkin (suositus)

Kortin teksti on TEPHIA SECURE lähettää linkin (”Suositeltu · oma linkki kullekin vastaanottajalle”). Apuohjelma lisää sähköpostiisi ruudun, jossa on salasana; salasana on siis tässä sähköpostissa. Lähetä sitten sähköposti tavalliseen tapaan.

Vasta kun lähetät sen, jokainen kenttien Vastaanottaja ja Kopio vastaanottaja saa palvelulta TEPHIA SECURE oman sähköpostin, jossa on henkilökohtainen linkki. Kukin voi noutaa sillä kerran; vahvistuskoodia ei tarvita, joten ruutu piilottaa koodivahvistuksen tällä kortilla. Todistuksesta näkyy, kuka nouti. Ennen lähettämistä lisäämäsi vastaanottajat saavat linkkinsä automaattisesti. Linkki ja salasana saapuvat siis kahta eri reittiä. Lähetystä kohden lähtee enintään 20 linkkiä; jos vastaanottajia on enemmän, apuohjelma ilmoittaa ”Enintään 20 vastaanottajaa lähetystä kohden.” Apuohjelma ei tarkista osoitteita etukäteen; jos johonkin niistä ei voi toimittaa, Outlook ilmoittaa siitä sähköpostisi osalta tavalliseen tapaan.

Ruutu näyttää sen jälkeen ”Salasana on sähköpostissa” ja ”Linkit lähtevät vastaanottajille …, kun lähetät sähköpostin”. Jos hylkäät sähköpostin, myöskään linkkejä ei lähetetä. Noin 30 minuutin kuluttua sähköposti ”Linkkejä ei ole vielä lähetetty” muistuttaa sinua. Vanhemmissa Outlook-versioissa linkit lähtevät heti latauksen jälkeen; ruutu kertoo silloin, kenelle.

Linkki tässä sähköpostissa

Kortin teksti on Linkki on tässä sähköpostissa (”Välität salasanan erikseen”, esimerkiksi puhelimitse tai toisessa sähköpostissa). Apuohjelma lisää sähköpostiisi ruudun, jossa on linkki, ja avaa heti toisen sähköpostin, jossa salasana lähetetään samoille vastaanottajille. Lähetä molemmat sähköpostit. Avaa salasanasähköposti uudelleen tuo sen takaisin; Kopioi salasana antaa sinun välittää sen esimerkiksi puhelimitse. Jos sähköpostissa ei ole vielä vastaanottajia, salasanasähköposti ei avaudu itsestään; ruutu näyttää silloin ilmoituksen ”Sähköpostissa ei ole vielä vastaanottajia – salasanasähköposti avautuu ilman vastaanottajia.” ja painikkeen Valmistele salasanasähköposti. Vihreä kenttä ”Kaikki valmista. Voit nyt lähettää sähköpostin.” tulee tällä kortilla näkyviin vasta, kun salasanasähköposti on valmisteltu tai lähetetty.

Jos olet kirjautunut apuohjelmaan Microsoftilla tai postilaatikkosi on yrityksesi Exchange Serverillä, toista sähköpostia ei avaudu. Sen sijaan tehtäväruudussa näkyvät salasanasähköpostin vastaanottajat ja teksti; muuta tarvittavat kohdat ja napsauta Lähetä salasanasähköposti. Sähköposti lähtee suoraan postilaatikostasi ja näkyy sen jälkeen kansiossa ”Lähetetyt”. Ensimmäisellä kerralla Microsoft saattaa kysyä, saako apuohjelma lähettää sähköpostia puolestasi; tämä koskee vain näitä salasanasähköposteja.

Kun vastaanottajia on useita, kaikki saavat saman linkin. Kukin vahvistaa silloin noudettaessa osoitteensa koodilla ja voi noutaa kerran. Yhden vastaanottajan kanssa voit ottaa tämän käyttöön valinnalla Vastaanottajat vahvistavat osoitteensa koodilla. Tämä valintaruutu näkyy vain kortilla Linkki on tässä sähköpostissa.

Olemassa olevien liitteiden ottaminen mukaan

Jos sähköpostissa on jo liitteitä, ruutu tarjoaa vaihtoehdon Lähetä liitteet sen sijaan turvallisesti. Liitteet siirtyvät tiedostoluetteloon ja poistetaan sähköpostista latauksen jälkeen.

Pyydä asiakirjoja

1. Luo sähköposti asiakkaallesi ja napsauta Pyydä asiakirjoja.
2. Tarkista Kuvaus (valinnainen) ja kirjoita halutessasi Viesti lähettäjälle (valinnainen).
3. Valitse kohdassa Linkin toimitus toinen kahdesta kortista kuten edellä.
4. Napsauta Luo tiedostolaatikko ja lisää sähköpostiin.

Salasana lähetetään myös sinulle, jotta voit myöhemmin avata toimitetut tiedostot. Valmis-näkymä vahvistaa tämän tekstillä ”Salasana lähti myös osoitteeseen … – tiedostojen myöhempää avaamista varten”. Noudat ne selaimessa kohdassa Tiedostolaatikko.

Tarkistus lähetettäessä

Kun lähetät, Outlook tarkistaa, saako jokainen vastaanottaja linkin, salasanan ja oikeuden noutaa. Jos jotain puuttuu, Outlook pidättää sähköpostin ja kertoo syyn, esimerkiksi:

• Salasanasähköpostia ei ole vielä valmisteltu.
• Joku saa linkin mutta ei vielä salasanaa, esimerkiksi koska hänet lisättiin salasanasähköpostin jälkeen.
• Joku ei vielä voi noutaa linkin kautta.
• Salasana ei enää ole sähköpostissa.
• Linkkien lähettäminen lähetyksen yhteydessä epäonnistui.

Napsauta ilmoituksessa Korjaa nyt. Ruutu avautuu ja hoitaa kaiken puuttuvan yhdellä kertaa. Lähetä sähköposti sitten yksinkertaisesti uudelleen. Jos Outlook-versiossasi ei ole tällaista painiketta, avaa TEPHIA SECURE valintanauhasta ja valitse siellä Korjaa nyt.

Ruutu näyttää samat kohdat etukäteen ruudussa Avoinna ennen lähettämistä. Kun kaikki on tehty, vihreässä kentässä lukee ”Kaikki valmista. Voit nyt lähettää sähköpostin.” Sähköpostit, joissa ei ole valmisteltua lähetystä, lähtevät ilman tarkistusta.

”mailto”-kysymys

Perinteinen Outlook kysyy joskus, saako apuohjelma avata ”mailto”-linkin. Ruutu muistuttaa silloin lyhyesti, mitä tehdä. Valitse Muista valintani ja valitse Avaa. Outlook ei sen jälkeen kysy uudelleen tällä tietokoneella.

IT-tukesi voi myös sallia sen kaikille organisaatiosi tietokoneille; silloin Outlook ei kysy lainkaan. Ohjeet ovat ylläpitäjän oppaan luvussa ”Outlook-apuohjelma: käytännöt ja verkko”.

Tekniset tiedot

Jos jokin jumittuu tai epäonnistuu, ruudun alaosaan tulee Tekniset tiedot. Siinä luetellaan jokainen vaihe ajankohtineen. Laajenna se ja ota kuvakaappaus IT-tuellesi tai tuelle.

Vastaanottajille: noutaminen ja toimittaminen

Tämä luku on kaikille, jotka vastaanottavat tiedostoja palvelun TEPHIA SECURE kautta tai joilta pyydetään asiakirjoja. Et tarvitse tiliä etkä asenna mitään. Ajantasainen selain riittää.

Tiedoston noutaminen

Saat linkin sähköpostilla joko suoraan lähettäjältä tai palvelulta TEPHIA SECURE aiheella ”… lähetti sinulle salatun tiedoston”, useiden tiedostojen kohdalla ”… lähetti sinulle salattuja tiedostoja”. Salasanan saat lähettäjältä erikseen, esimerkiksi puhelimitse tai toisessa sähköpostissa. TEPHIA SECURE ei koskaan lähetä salasanaa.

1. Avaa linkki, esimerkiksi sähköpostin painikkeella Nouda tiedosto, useiden tiedostojen kohdalla Nouda tiedostot.
2. Sivulla Nouda tiedosto näkyvät tiedostonimi, koko, lähettäjä, määräaika ja jäljellä olevat noutoyritykset.
3. Anna Salasana. Huomioi isot ja pienet kirjaimet. Turvallisinta on kopioida se kokonaan.
4. Napsauta Pura salaus ja tallenna.

Selaimesi lataa tiedoston, purkaa sen salauksen ja tallentaa sen, yleensä latauskansioosi. Useat tiedostot saapuvat ZIP-tiedostona. Sivu ilmoittaa sitten: ”Tiedoston salaus on purettu ja tiedosto tallennettu. Se poistetaan nyt palvelimelta.” Sitä ei voi noutaa toista kertaa, joten säilytä tiedosto huolellisesti.

Sähköpostiosoitteen vahvistaminen koodilla

Jos lähettäjä on määrittänyt, kuka saa noutaa, näet ensin kohdan Vahvista sähköpostiosoitteesi.

1. Anna kohtaan Sähköpostiosoitteesi osoite, jolle lähetys on tarkoitettu.
2. Napsauta Pyydä koodi.
3. Saat sähköpostin ”Vahvistuskoodisi noutoa varten”, jossa on kuusinumeroinen koodi. Se on voimassa 15 minuuttia ja vain tätä lähetystä varten.
4. Kirjoita koodi kenttään Sähköpostin koodi. Se tarkistetaan automaattisesti kuudennen numeron jälkeen. Voit myös napsauttaa Vahvista.
5. Anna sitten salasana kuten edellä.

Jos koodia ei tule, tarkista osoitteen kirjoitusasu ja roskapostikansiosi. Pyydä uusi koodi lähettää uuden. Turvallisuussyistä sivu vastaa aina samalla tavalla, vaikka osoitetta ei olisi sallittu.

Noutoyritykset

Jokainen Pura salaus ja tallenna -napsautus lasketaan yritykseksi. Sinulla on kolme yritystä. Sivu näyttää, montako on jäljellä. Kun ne on käytetty, tiedosto estetään. Pyydä silloin lähettäjää lähettämään se uudelleen.

Muut ilmoitukset ja niiden merkitys:

Mitä lähettäjä saa tietää

Lähettäjä saa ilmoituksen heti, kun olet noutanut. Hänen todistuksessaan on ajankohta, IP-osoitteesi ja siitä johdettu likimääräinen sijainti. Hän näkee myös, avattiinko sähköpostin linkki ja vahvistettiinko osoitteesi koodilla. Tiedoston sisällön tiedätte vain sinä ja lähettäjä.

Tiedostojen toimittaminen tiedostolaatikkoon

Jos sinulta pyydetään asiakirjoja, saat linkin tiedostolaatikkoon, esimerkiksi sähköpostissa ”… pyytää sinua lähettämään tiedostoja salattuina”. Salasana tulee erikseen pyytäjältä.

1. Avaa linkki, esimerkiksi painikkeella Toimita tiedostot. Sivulla näkyy, kenelle toimitat, ja mahdollinen huomautus.
2. Vedä tiedostoja tai kansioita alueelle tai napsauta Valitse tiedostot tai Valitse kansio. Jokainen tiedosto salataan erikseen.
3. Anna Salasana ja napsauta Salaa ja toimita.
4. Lisää tiedostoja varten napsauta Lisää tiedostoja. Salasana pysyy kentässä.
5. Kun olet valmis, napsauta Kaikki tiedostot toimitettu. Vastaanottaja saa silloin ilmoituksen. Jos et napsauta, tämä tapahtuu automaattisesti kaksi tuntia ensimmäisen tiedostosi jälkeen.

Voit lisätä tiedostoja myöhemminkin. Avaa linkki vain uudelleen, niin kauan kuin tiedostolaatikko on avoinna eikä sitä ole noudettu. Sen jälkeen se ei vastaanota mitään, ja pyydät uuden tiedostolaatikon. Liian monen väärän salasanan jälkeen tiedostolaatikko lukitaan sinulta. Ota silloin yhteyttä pyytäjään.

Etkö saanut sähköpostia?

Tarkista roskaposti- tai roskasähköpostikansiosi. Palvelun TEPHIA SECURE linkkiviestien aiheessa on lähettäjän nimi. Jos et löydä mitään, kysy lähettäjältä.

Näyttääkö jokin epäilyttävältä?

Nouto- ja toimitussivujen alaosassa on Ilmoita väärinkäytöstä. Kuvaile lyhyesti, mikä kiinnitti huomiosi, esimerkiksi tuntematon lähettäjä tai maksupyyntö. Lähettäjä ei saa tietää, kuka ilmoitti.

Usein kysytyt kysymykset

Salasanat ja linkit

Olen kadottanut lähetyksen salasanan. Voitteko lähettää sen minulle?

Emme. Salasana luodaan selaimessasi, eikä sitä tallenneta mihinkään. Kukaan ei voi palauttaa sitä, ei edes palveluntarjoaja. Tämä on päästä päähän -salauksen ydin. Lähetä tiedostot vain uudelleen uudella linkillä ja uudella salasanalla.

Entä jos tiedostolaatikon salasana puuttuu?

Etsi saapuneista viesteistäsi sähköposti ”Tiedostolaatikon … käyttötiedot”. Avoimessa tiedostolaatikossa auttaa Missä salasana on?. Myös asiakkaasi tietää salasanan. Viimeisenä keinona on Pyydä lähettäjää uudelleen; katso Tiedostolaatikko.

Linkki on vanhentunut. Mitä nyt?

Vanhentunut lähetys poistetaan, eikä sitä voi jatkaa. Lähetä tiedostot uudelleen. Vanhentuneen tiedostolaatikon tilalle luo uusi.

Voinko laittaa linkin ja salasanan samaan sähköpostiin?

Älä laita. Joka sieppaa tuon yhden sähköpostin, saisi molemmat. Käytä kahta reittiä, esimerkiksi linkki sähköpostilla ja salasana puhelimitse. Helpointa on antaa palvelun TEPHIA SECURE lähettää linkki; katso Tiedostojen lähettäminen.

Vastaanottajat

Vastaanottaja ei saa tiedostoa auki.

Tarkista hänen kanssaan:

• Antoiko hän koko salasanan oikein isoin ja pienin kirjaimin?
• Onko hänen kolme noutoyritystään käytetty? Näet tämän kohdassa Todistukset. Jos on, lähetä uudelleen.
• Onko tiedosto jo noudettu, esimerkiksi toisen vastaanottajan toimesta jaetun linkin kautta?
• Onko määräaika umpeutunut?
• Odottaako hän vahvistuskoodia? Silloin hänen kannattaa tarkistaa roskapostikansionsa.

Ohje vastaanottajille on kohdassa Vastaanottajille. Voit lähettää hänelle linkin tähän ohjeeseen: https://tephia.com/help

Vastaanottajan osoite hylätään tai merkitään keltaisella.

Sivu merkitsee keltaisella osoitteet, joissa se epäilee kirjoitusvirhettä yleisessä sähköpostiverkkotunnuksessa. Vieressä oleva painike, esimerkiksi gmail.com?, ottaa ehdotuksen käyttöön. Jos osoite on sittenkin oikein, napsauta Lähetä linkki toisen kerran; silloin se lähetetään.

Jos ilmoitus on ”Osoitteeseen … ei voi toimittaa sähköpostia. Tarkista osoite.”, verkkotunnus ei DNS:n mukaan ota vastaan sähköpostia, yleensä kirjoitusvirheen vuoksi. Tarkista kirjoitusasu tai kysy vastaanottajalta hänen osoitettaan. Punaisella merkityt osoitteet eivät ole kelvollisia sähköpostiosoitteita. Lisätietoja kohdassa Tiedostojen lähettäminen.

Huomaanko, jos linkki ei mene perille?

Jos vastaanottajan sähköpostijärjestelmä hylkää viestin, kyllä: saat sähköpostin ”Ei voitu toimittaa: sähköposti osoitteeseen …”, ja kohdassa Todistukset näkyy punaisella ”ei voitu toimittaa: …”. Jos se hylkää viestin ilmoittamatta, kukaan ei saa siitä tietoa, ja lähetys jää avoimeksi. Vain nouto todistaa vastaanoton varmasti.

Tarvitseeko vastaanottaja tilin?

Ei. Noutaminen ja toimittaminen toimivat ilman tiliä ja ilman asennuksia, pelkästään selaimessa.

Tiedostot ja tekniikka

Kuinka suuri lähetys voi olla?

Paketista riippuen enintään 500 Mt (Starter), 1 Gt (Team) tai 2 Gt (Business ja Enterprise) lähetystä kohden, kokeilujakson aikana 100 Mt. Useat tiedostot tai kansio yhdistetään ZIP-tiedostoksi, jonka on kokonaisuutena pysyttävä tämän rajan alla. Tiedostolaatikossa raja koskee kutakin yksittäistä tiedostoa. Jaa suuremmat datamäärät useaan lähetykseen.

Millaisen selaimen tarvitsen?

Ajantasaisen selaimen. Salaus tapahtuu itse selaimessa, joten laajennusta ei tarvita. Sivu on avattava https://-yhteyden kautta; muuten selain ei tarjoa salausta.

Toimiiko se älypuhelimessa?

Sivut toimivat selaimessa ja siksi periaatteessa myös älypuhelimissa ja tableteissa. Tiedosto salataan tai sen salaus puretaan laitteen muistissa. Suurille tiedostoille tietokone on parempi valinta.

Outlook-apuohjelma ei ole käytettävissä älypuhelimen Outlookissa.

Tiedot ja säilytys

Missä tietoja säilytetään?

Palvelimet sijaitsevat konesalissa Saksassa. Aloitussivulla kerrotaan lisää osiossa ”Missä tietojasi säilytetään”. Tiedostot tallennetaan sinne vain salattuina.

Kuinka kauan tiedostoja säilytetään?

• Lähetys pysyy palvelimella, kunnes se noudetaan, viimeistään sen vanhenemispäivään asti. Päivä näytetään latauksen jälkeen. Sen jälkeen se poistetaan.
• Tiedostolaatikon tiedostot poistetaan heti, kun olet noutanut ne kaikki, tai kun tiedostolaatikko suljetaan tai vanhenee.
• Todistuksia säilytetään niin kauan kuin organisaatiosi on määrittänyt. Aika näkyy kohdan Todistukset alaosassa. Sen jälkeen merkinnöistä tyhjennetään sisältö; ketju pysyy tarkistettavana.

Voiko palveluntarjoaja lukea tiedostojani?

Ei. Palvelimella tiedostot tallennetaan vain salattuina, eikä avainta tallenneta koskaan. Mitä palvelin näkee, kerrotaan kohdassa Yleiskatsaus.