Vejledning

Oversigt

TEPHIA SECURE er en tjeneste til krypteret udveksling af fortrolige filer. Den er udviklet til erhverv med tavshedspligt, f.eks. skatterådgivere, advokatfirmaer og notarer, og til alle, hvis filer ikke skal ligge ukrypteret i andres indbakker.

Det kan du bruge den til

• Send filer: du uploader filer og giver et afhentningslink og en adgangskode videre. Se Send filer.
• Anmod om dokumenter: en uploadboks modtager filer fra klienter, som ikke behøver en konto. Se Uploadboks.
• Dokumentér: hver afhentning registreres. Til sagen opretter du et leveringsbevis som PDF. Se Beviser.
• Arbejd fra Outlook: med Outlook-tilføjelsesprogrammet sender du filer og anmoder om dokumenter uden at åbne programmet. Se Outlook-tilføjelsesprogram.

End-to-end-kryptering forklaret enkelt

For hver forsendelse opretter din browser en tilfældig adgangskode. Med den krypteres filerne, før de forlader din computer. Serveren har kun krypterede data og gemmer aldrig nøglen. Filerne dekrypteres først igen i modtagerens browser.

Uden adgangskoden kan ingen åbne filerne – heller ikke tjenestens udbyder. Derfor kan en mistet adgangskode heller ikke gendannes.

Hvad serveren ser, og hvad den ikke ser

Beviset har brug for disse oplysninger. Du finder dem under Beviser.

Roller

Modtagere og klienter behøver ingen konto. De henter filer via et link eller afleverer dem i en uploadboks. Hvad de ser, er beskrevet under For modtagere.

Programmets opbygning

Når du er logget ind, ser du øverst afsnittene Send fil, Uploadboks og Beviser. Øverst til højre er der en knap med din e-mailadresse og din organisation. Den åbner kontomenuen med Konto, Hjælp og Log ud. Ejere og administratorer finder desuden Administration dér.

Er der noget vigtigt for din organisation, f.eks. en kontrakt, der mangler at blive accepteret, vises en meddelelseslinje under navigationen. Den viser altid kun den mest presserende meddelelse. Flere meddelelser folder du ud med »+1 mere«, »+2 mere« og så videre.

På hver skærm fører et link som Hjælp til afsendelse dig direkte til det tilhørende kapitel i denne vejledning.

Nederst til venstre åbner Hvordan fungerer det? en kort oversigt. Den viser også den største mulige fil og afhentningsperioden.

Log ind

Du logger ind på startsiden https://tephia.com. Til højre er kortet Log ind med tre faner: Microsoft, Adgangskode og Adgangsnøgle. Når siden åbnes, er Microsoft valgt. Din organisation bestemmer, hvilken vej der gælder for dig.

Med Microsoft (erhvervskonto)

1. Vælg fanen Microsoft, hvis den ikke allerede er valgt.
2. Klik på Log ind med arbejdskonto.
3. Log ind med din Microsoft-arbejdskonto som sædvanligt.

I dette tilfælde administreres din adgangskode og din anden faktor af din organisation i Microsoft 365, ikke af TEPHIA SECURE. Personlige Microsoft-konti er ikke tilladt.

Hvis du ser en meddelelse om, at der ikke er oprettet adgang for din adresse, så bed dine administratorer om en invitation.

Med e-mailadresse, adgangskode og kode

1. Vælg fanen Adgangskode.
2. Indtast din E-mailadresse og din Adgangskode, og klik på Fortsæt.
3. Indtast den sekscifrede Kode fra din godkendelsesapp, og klik på Log ind.

Hvis noget er forkert, er meddelelsen altid den samme: »Login ikke muligt. Kontroller din e-mailadresse, adgangskode og kode.« Så afslører formularen ikke, hvilken del der var forkert. Efter for mange mislykkede forsøg spærres kontoen i nogle minutter.

Med sikkerhedsnøgle eller adgangsnøgle

1. Vælg fanen Adgangsnøgle.
2. Klik på Log ind med sikkerhedsnøgle eller adgangsnøgle.
3. Bekræft i browserens vindue med din pinkode, dit fingeraftryk, dit ansigt eller ved at røre ved nøglen.

Der kræves hverken adgangskode eller kode. Du skal have registreret en nøgle eller adgangsnøgle, f.eks. en YubiKey, Windows Hello, Touch ID eller Face ID.

Første opsætning af adgang

Dine administratorer inviterer dig. Du modtager en e-mail med emnet »Du er inviteret til TEPHIA SECURE«. Invitationen er gyldig indtil den dato, der står i e-mailen.

Klik på Konfigurer adgang i e-mailen. Siden tilbyder det, din organisation tillader: hvis den logger ind med Microsoft, så klik på Log ind med Microsoft, og log ind med din erhvervskonto – så er din adgang oprettet. Microsoft tillader ikke login med en delt postkasse eller funktionspostkasse; det gør siden opmærksom på, og du opretter så en adgangskode. Til din egen adgangskode:

1. Vælg en Ny adgangskode, og gentag den. Den skal have mindst 12 tegn og må hverken indeholde delen af din e-mailadresse før @ eller navnet på din organisation eller på TEPHIA SECURE. Almindelige eller lækkede adgangskoder og simple mønstre som »Password2024!« eller »qwerty123456« afvises; flere tilfældige ord eller en adgangskode fra en adgangskodeadministrator fungerer godt. Klik på Fortsæt.
2. Under Vælg din anden faktor vælger du Sikkerhedsnøgle eller adgangsnøgle (anbefales) eller Godkendelsesapp.
3. Ved en nøgle eller adgangsnøgle beder din browser dig om at bekræfte. Derefter er du straks logget ind.
4. Ved appen scanner du QR-koden, f.eks. med Microsoft Authenticator eller Google Authenticator. Hvis du ikke kan scanne, så kopiér den viste Nøgle ind i appen. Indtast derefter den sekscifrede kode, og klik på Afslut opsætning.

Du kan tilføje den anden faktor senere under Konto.

Glemt adgangskode

1. Klik på Glemt din adgangskode? under fanen Adgangskode.
2. Indtast din e-mailadresse, og klik på Anmod om link.
3. Åbn e-mailen »Nulstil adgangskode«, og klik på Angiv ny adgangskode. Linket er gyldigt i to timer.
4. Vælg en ny adgangskode.

Din anden faktor forbliver uændret. Du skal stadig bruge din kode eller nøgle for at logge ind.

Mistet anden faktor

Hvis du ikke længere har adgang til din godkendelsesapp eller sikkerhedsnøgle, så kontakt din organisations administratorer. De kan nulstille din adgang. Det minder bemærkningen nederst under fanen Adgangskode også om. Der findes ingen gendannelseskoder.

Du modtager derefter en e-mail »Din adgang er nulstillet« med knappen Konfigurer adgang igen. Linket kan bruges én gang og kun i begrænset tid. Du angiver derefter en ny adgangskode og en ny anden faktor, ligesom ved den første opsætning.

Hvis du logger ind med Microsoft, hjælper din IT-afdeling dig i Microsoft 365.

Log ud

Klik på knappen med din e-mailadresse øverst til højre, og vælg Log ud i kontomenuen.

Send filer

En forsendelse består af en eller flere filer, et afhentningslink og en adgangskode. Du giver linket og adgangskoden videre til modtageren ad separate veje.

Vælg og upload filer

1. Åbn Send fil.
2. Træk filer eller hele mapper hen på feltet Træk filer hertil. Alternativt kan du klikke på Vælg filer eller Vælg mappe. »Vælg mappe« udløser en sikkerhedsforespørgsel fra din browser; det gør det ikke, når du trækker en mappe ind.
3. Flere filer eller en mappe samles i én ZIP i din browser. Med krydset fjerner du en fil fra listen igen.
4. Angiv en Betegnelse (valgfri), f.eks. sagsnummeret. Den vises i statusoversigten, i loggen og på leveringsbeviset. Modtageren får ZIP-filen under dette navn.
5. Klik på Krypter og opret link. Hold siden åben, indtil Fil krypteret vises.

Hver forsendelse kan afhængigt af abonnementet være op til 500 MB (Starter), 1 GB (Team) eller 2 GB (Business og Enterprise), i prøveperioden 100 MB. Grænsen gælder for hele ZIP-filen. Store filer krypteres og uploades i blokke; hvis forbindelsen kortvarigt afbrydes, sender siden kun den berørte blok igen. Dit abonnement begrænser også antallet af forsendelser pr. dag og den anvendte lagerplads. Hvis en grænse er nået, viser siden en meddelelse.

Efter upload: link og adgangskode

Siden melder Fil krypteret og viser nedenfor, indtil hvornår forsendelsen kan hentes. Derefter følger to trin:

1. Giv linket videre: vælg, hvordan linket når frem til modtageren: TEPHIA SECURE sender, Eget e-mailprogram eller Giv selv videre. Din browser husker dit valg til næste gang.
2. Adgangskoden ad en anden vej: her finder du adgangskoden med en kopiknap. Den er oprettet af din browser. Den findes kun på denne side; serveren kender den ikke.

Lad TEPHIA SECURE sende linket

På denne måde sender TEPHIA SECURE linket til modtageren, og adressen registreres i dine beviser.

1. Under Giv linket videre vælger du TEPHIA SECURE sender.
2. Angiv Modtagernes e-mailadresser. Flere adresser adskiller du med komma, semikolon, mellemrum eller Enter; hver adresse vises som sit eget mærke, som du kan fjerne med ×. Ugyldige adresser markeres med rødt. Har siden mistanke om en tastefejl i et udbredt e-maildomæne, f.eks. to ombyttede bogstaver i gmail.com, markeres adressen med gult og viser forslaget som en knap, f.eks. gmail.com?. Et klik på knappen overtager forslaget.
3. Klik eventuelt på + Tilføj en besked, og skriv en Kort besked (valgfri).
4. Klik på Send link. Ved flere adresser hedder knappen Send links (N) med antallet af adresser. Er der en gult markeret adresse imellem, sender det første klik endnu ikke, men viser »Kontrollér de gult markerede adresser. Et klik mere sender alligevel.« Først det andet klik sender.
5. En adresse, der ikke kunne sendes til, bliver stående i feltet, og meddelelsen oplyser årsagen, f.eks. »…: ikke en gyldig e-mailadresse«.

Hver modtager får sit eget personlige link og kan hente én gang med det. Beviset viser, hvem der har hentet. TEPHIA SECURE sender kun linket, aldrig adgangskoden. Adgangskoden giver du selv videre, f.eks. pr. telefon eller i en separat e-mail.

Før afsendelsen kontrollerer TEPHIA SECURE, om domænet for hver adresse overhovedet modtager e-mails. Er det med sikkerhed ikke tilfældet, lyder meddelelsen »Der kan ikke leveres e-mails til …. Kontrollér adressen.« Adressen bliver så stående i feltet, og der sendes intet til den.

Modtager domænet e-mails, men afviser modtagerens server e-mailen, f.eks. fordi postkassen ikke findes, kommer den retur som ikke leverbar. TEPHIA SECURE evaluerer dette svar: Som regel inden for få minutter får du en e-mail »Kan ikke leveres: e-mail til …«, og under Beviser står der ved forsendelsen med rødt »kan ikke leveres til …«. Er siden efter uploadet stadig åben, sender du linket til den rigtige adresse dér; ellers sender du filerne igen. Udebliver meddelelsen, beviser det ikke levering, for nogle mailsystemer kasserer e-mails uden at give besked.

For at afsendelsen ikke bliver misbrugt til masseudsendelser, gælder der grænser: pr. bruger og time 30 afsendelser og 50 modtagere, pr. organisation og dag 300 modtagere. De gælder for alle links, som TEPHIA SECURE sender, også ved uploadbokse. Når en grænse er nået, viser siden »Du har skrevet til rigtig mange modtagere på kort tid. Prøv igen senere.« eller »For mange forespørgsler. Vent et øjeblik.« De resterende adresser forsøges så ikke længere og bliver stående i feltet.

Link og adgangskode i dine egne e-mails

Under Giv linket videre vælger du Eget e-mailprogram. Åbn e-mail med link åbner en forberedt e-mail i dit e-mailprogram; adgangskoden står ikke i den. Under Adgangskoden ad en anden vej åbner Send som separat e-mail en anden forberedt e-mail med adgangskoden. Angiv modtageren i begge, og send de to e-mails hver for sig. Det er endnu sikrere at give adgangskoden videre ad en anden vej, f.eks. pr. telefon eller via en beskedtjeneste.

Dette delte link gælder til én afhentning. Den, der henter først, får filen.

Sikr det delte link

Med Giv selv videre vises afhentningslinket, så du kan kopiere det, f.eks. ind i en beskedtjeneste. Hvis du på den måde selv giver linket videre, måske til flere modtagere, så angiv, hvem der må hente:

1. Under Giv selv videre folder du Kun bestemte adresser må hente ud.
2. Angiv op til ti adresser i Godkendte e-mailadresser (op til 10), adskilt med kommaer, semikoloner eller mellemrum.
3. Klik på Frigiv kun for disse adresser.

Ved afhentningen bekræfter hver modtager sin adresse med en kode, der sendes pr. e-mail, og kan hente én gang. Også her kontrollerer TEPHIA SECURE først, om hvert domæne modtager e-mails, og afviser ellers med meddelelsen »Der kan ikke leveres e-mails til …. Kontrollér adressen.«; adresserne tæller med i grænserne ovenfor. Du kan kun slå dette til, så længe ingen har anmodet om filen via det delte link. Med »TEPHIA SECURE sender« er det ikke nødvendigt – der har hver modtager allerede sit eget link.

Kommer e-mailen med koden retur som ikke leverbar, får du det at vide på samme måde, pr. e-mail og under Beviser. En godkendt adresse kan ikke fjernes igen. Var den forkert, sender du filen igen og godkender den rigtige adresse.

Gyldighed, afhentning og forsøg

• Hver modtager kan hente én gang. Derefter slettes forsendelsen fra serveren; ved personlige links først når alle har hentet.
• Hvis den ikke bruges, udløber forsendelsen på den dato, der efter upload vises under Fil krypteret, og slettes.
• Hver modtager har tre afhentningsforsøg. Hvis alle mislykkes, f.eks. på grund af en forkert adgangskode, spærres forsendelsen. Send så filerne igen.
• For hver afhentning modtager du en e-mail »Hentet: …«. Du ser status under Beviser og ved siden af formularen under Seneste forsendelser.

Advarsel, når du forlader siden

Hvis du hverken har kopieret adgangskoden eller klikket på Send som separat e-mail, spørger siden, før du forlader den: »Du har endnu ikke kopieret eller sendt adgangskoden til denne forsendelse via e-mail. Den findes kun her — vi kender den ikke. Vil du forlade siden alligevel?«

Hvis du forlader siden alligevel, er adgangskoden tabt. Modtagerne kan ikke åbne forsendelsen, og du skal sende den igen.

Anmod om dokumenter (uploadboks)

En uploadboks modtager filer udefra, f.eks. fra klienter eller modparten. Afsenderen behøver ingen konto. Afsenderens filer krypteres i browseren med uploadboksens adgangskode, før de overføres.

Opret en uploadboks

1. Åbn Uploadboks. Hvis du allerede har åbne uploadbokse, så klik på Opret endnu en uploadboks.
2. Angiv en Betegnelse, f.eks. »Sag Møller«.
3. Skriv eventuelt en Besked til afsenderen (valgfri). Den vises på den side, hvor din klient afleverer filer.
4. Klik på Opret uploadboks.

Siden melder nu Uploadboksen er klar og viser de samme to trin som efter en afsendelse: Giv linket videre og Adgangskoden ad en anden vej. Samtidig sender TEPHIA SECURE uploadlinket og adgangskoden til din egen e-mailadresse med emnet »Adgangsoplysninger til din uploadboks …«. Så kan du senere finde adgangskoden igen. Send adgangsoplysninger til mig igen sender e-mailen endnu en gang.

Giv link og adgangskode videre til klienten

Under Giv linket videre vælger du en af tre måder. Din browser husker valget, også når du sender filer.

• TEPHIA SECURE sender: angiv e-mailadressen, eventuelt en kort besked via + Tilføj en besked, og klik så på Send link. Flere adresser kan du angive på én gang, adskilt med komma, semikolon, mellemrum eller Enter; alle modtagere afleverer i den samme uploadboks. Gul markering med forslag ved formodede tastefejl, kontrol af domænet og grænser gælder som under Send filer. Kun linket sendes, og adressen registreres i dine beviser. Kommer e-mailen retur som ikke leverbar, får du en e-mail, og under Beviser står der ved uploadboksen med rødt »kan ikke leveres til …«. Send så linket til den rigtige adresse; det står også i din e-mail »Adgangsoplysninger til din uploadboks …«.
• Eget e-mailprogram: Åbn e-mail med link åbner en forberedt e-mail i dit e-mailprogram, uden adgangskoden.
• Giv selv videre: viser uploadlinket, så du kan kopiere det.

Under Adgangskoden ad en anden vej vises adgangskoden, så du kan kopiere den. Send som separat e-mail åbner en anden forberedt e-mail til den.

Giv altid adgangskoden videre adskilt fra linket, helst pr. telefon. Hvad din klient derefter gør, er beskrevet under For modtagere.

Besked om nye filer

Du modtager en e-mail »… ny(e) fil(er) i uploadboksen …« med knappen Åbn uploadboks. Den kommer, så snart din klient klikker på Alle filer uploadet. Hvis klienten ikke klikker, kommer den automatisk to timer efter klientens første nye fil.

Hent filer

1. Åbn Uploadboks. Listen viser dine åbne uploadbokse med antal filer, størrelse og frist.
2. Klik på Åbn ud for uploadboksen.
3. Indtast Uploadboksens adgangskode, f.eks. fra din e-mail med adgangsoplysningerne.
4. Klik på Hent ud for en fil. Din browser indlæser den, dekrypterer den og gemmer den.
5. Ved to eller flere filer er Hent alle filer tilgængelig. Du får så alle filer i én ZIP-fil.

Hentede filer markeres med »hentet«. Hvorfor du skal bruge en adgangskode, selv om du er logget ind, forklares under Hvorfor skal jeg indtaste en adgangskode? ved siden af feltet: login åbner tjenesten for dig, ikke filerne.

Lukkes automatisk

Så snart du har hentet alle filer, lukker uploadboksen af sig selv, og indholdet slettes. Derefter modtager den ikke mere. Din klient ser så en bemærkning om at anmode om en ny uploadboks.

Adgangskoden er væk

Klik på Hvor er adgangskoden? i den åbne uploadboks. Her står, hvornår og til hvilken adresse adgangskoden blev sendt. Din klient kender også adgangskoden, fordi klienten skulle bruge den til at aflevere filerne. Bed om den, men ikke pr. e-mail.

Hvis det ikke hjælper, er der stadig Spørg afsenderen igen:

1. Kontrollér Afsenderens e-mailadresse(r). Feltet er udfyldt på forhånd med de adresser, linket hidtil er sendt til, højst fem.
2. Tilpas Besked til afsenderen.
3. Klik på Erstat uploadboks og spørg afsenderen.

Også her kontrollerer TEPHIA SECURE først, om adressernes domæner modtager e-mails, og afviser ellers med meddelelsen »Der kan ikke leveres e-mails til …. Kontrollér adressen.« Der oprettes en ny uploadboks med en ny adgangskode. Den hidtidige lukkes, og dens filer slettes permanent. Den nye adgangskode giver du selv videre. Kommer en af disse e-mails retur som ikke leverbar, får du det at vide som beskrevet ovenfor.

Lukning og udløb

• For at lukke en uploadboks skal du klikke på Luk i listen. Efter spørgsmålet »Slet uploadboks og indhold permanent?« klikker du på Slet.
• Hver uploadboks er tilgængelig indtil den dato, der vises i listen. Derefter lukkes den automatisk, og indholdet slettes.

Beviser

Hver forsendelse logføres fuldstændigt: sendt, link sendt, link åbnet, kan ikke leveres, hentet, afleveret, hentet fra uploadboksen. Under Beviser ser du status for dine forsendelser og opretter et bevis som PDF til sagen.

Status og log

Øverst vælger du perioden: 30 dage, 90 dage (standard), 1 år eller Alt. Der er to visninger:

• Statusvisningen viser for hver forsendelse, om den er hentet. Det er den, du ser, når du åbner siden.
• Loggen viser hver enkelt hændelse med tidspunkt, IP-adresse og placering. Du åbner den med Fuld log under listerne.

Status

Øverst er felterne Åbne, Hentet, Ikke hentet og Åbne uploadbokse, hver med sit antal. Et klik på et felt filtrerer listerne tilsvarende: Åbne uploadbokse viser kun uploadboksene, de øvrige felter viser kun forsendelserne. Åbne tæller også delvist hentede forsendelser med. Et nyt klik på det samme felt viser alt igen. Søgefeltet ved siden af perioden finder betegnelser, sagsnumre, filnavne og modtagere.

Under Forsendelser har hver forsendelse én linje med sin status og knappen Enkeltbevis. Statusserne:

For hver forsendelse ser du også, hvornår den blev sendt, hvem linket gik til, og hvem der allerede har hentet. »link fra e-mailen åbnet« betyder, at afhentningssiden blev åbnet via det personlige link. I sjældne tilfælde kan en automatisk scanner i mailsystemet også forårsage dette. Kun afhentningen beviser modtagelsen.

Under Uploadbokse ser du for hver uploadboks, hvor mange filer der er kommet ind og hentet, og om den er åben, alt hentet, lukket, lukket, udløbet, erstattet eller spærret efter mislykkede forsøg.

Kommer en e-mail, som TEPHIA SECURE har sendt til en modtager, retur som ikke leverbar, står der i rækken for forsendelsen eller uploadboksen med rødt »kan ikke leveres til …« med adressen. Det gælder både links og bekræftelseskoden til godkendte adresser. Som regel vises bemærkningen nogle minutter efter afsendelsen, undertiden først efter flere timer. Du får samtidig en e-mail »Kan ikke leveres: e-mail til …« med svaret fra den modtagende mailserver, og i loggen står hændelsen E-mail kunne ikke leveres. Kontrollér adressen, og send igen til den rigtige. Ikke alle mailsystemer melder tilbage: Mangler bemærkningen, er e-mailen dermed ikke sikkert kommet frem. Kun afhentningen beviser modtagelsen.

Log

Du åbner loggen med Fuld log under listerne; ← Tilbage til status fører dig tilbage. Den viser alle hændelser i den valgte periode. Under listerne er der op til tre tekstknapper: Fuld log (i loggen erstattet af ← Tilbage til status), CSV-eksport og, kun for ejeren og revisorer, Verificer kæde. CSV-eksport downloader hændelserne som regneark. Verificer kæde kontrollerer, at posterne er uændrede. Resultatet vises direkte under knapperne, f.eks. »Kæden er intakt: … poster, heraf … tømt efter opbevaringsperioden.« eller »Kontrollen fandt … uregelmæssighed(er).« Hvis CSV-eksporten mislykkes, vises meddelelsen også der.

Enkeltbevis som PDF

I hver forsendelses linje står Enkeltbevis. Det opretter en PDF, der indeholder præcis denne ene forsendelse. Så havner der ingen data om andre klienter i en klientsag.

Leveringsbeviset indeholder:

• emne, forsendelsesreference, den ansvarlige person, organisation og oprettelsestidspunkt
• resultatet i ord, f.eks. hvornår og via hvilket link filen blev hentet eller at en e-mail ikke kunne leveres
• forsendelsens indhold med filnavne som angivet af afsenderen
• alle hændelser med tidspunkt, parter, IP-adresse og omtrentlig placering
• kontrolværdien, adressen til onlinekontrol og en QR-kode
• kontrolsummen (SHA-256) for hver fil, og om modtagerens browser har bekræftet den efter dekrypteringen

Beviset afspejler tilstanden på oprettelsestidspunktet. Hvis der senere kommer noget til, f.eks. en afhentning, så opret det igen. Under Konto kan du få det sendt automatisk pr. e-mail efter hver afhentning.

Derfor kan du stole på beviset

• Hashkæde: hver hændelse er kryptografisk knyttet til den foregående. Hvis en post bagefter ændres, fjernes eller indsættes, brydes kæden, og det kan ses.
• Signatur og tidsstempel: PDF'en er digitalt signeret. Enhver senere ændring gør signaturen ugyldig. Et tidsstempel fra en uafhængig instans beviser, hvornår den blev oprettet.
• Kædesegl: én gang om dagen sikres tilstanden af alle beviskæder i et signeret dokument. Beviset indeholder de data, der skal bruges til at genberegne dette.
• Kontrollér online: på https://tephia.com/verify eller via QR-koden kan alle uden konto kontrollere, om et bevis er uændret. Det kræver forsendelsesreferencen og kontrolværdien fra slutningen af PDF'en. Der videregives intet i processen. Har du selve filen, kan du sammenligne den med leveringsbeviset dér; den forlader ikke din computer.

Hvem ser dine forsendelser

Normalt ser du kun dine egne forsendelser. Hvis din organisation har slået fælles synlighed til, ser ejere og administratorer alle brugeres forsendelser. Revisorrollen ser dem altid. Den, der har denne synlighed, vælger mellem Mine forsendelser og Hele organisationen i valget før perioden.

I så fald ser alle brugere denne sætning under overskriften Beviser: »Forsendelser fra alle brugere i din organisation er synlige for administratorer og for revisorrollen.«

Nederst på siden ser du, hvor længe din organisation opbevarer beviser. Ældre poster tømmes for indhold; kæden kan stadig kontrolleres.

Konto og sikkerhed

Under Konto administrerer du dit login og indstiller automatiske leveringsbeviser. Du åbner det fra kontomenuen: klik på knappen med din e-mailadresse øverst til højre, og vælg Konto.

Siden har to grupper: Login og Meddelelser. Hvert kort viser først den aktuelle status. Formularen nedenunder vises først, når du klikker på Skift eller Tilføj. Hvilke kort der vises, afhænger af, om du logger ind med Microsoft eller med adgangskode.

Login med Microsoft

Hvis du logger ind med din Microsoft-arbejdskonto, er der ingen indstillinger her for din adgangskode eller anden faktor. Dem administrerer du i din Microsoft-konto under »Sikkerhedsoplysninger«. Knappen Åbn Microsoft-sikkerhedsoplysninger fører dig derhen. Hvis du går i stå, kan din IT-afdeling hjælpe.

Skift adgangskode

1. Klik på Skift i kortet Adgangskode.
2. Angiv Nuværende adgangskode, Ny adgangskode og Gentag ny adgangskode.
3. Klik på Skift adgangskode.

Du bliver derefter logget ud overalt. Log ind igen med den nye adgangskode.

Godkendelsesapp

Kortet viser, om dit login er beskyttet af en godkendelsesapp. Ved en ny telefon eller en anden app:

1. Klik på Skift i kortet.
2. Angiv Din adgangskode til bekræftelse.
3. Klik på Udskift godkendelsesapp. Hvis du endnu ikke har nogen app, hedder knappen Konfigurer godkendelsesapp.
4. Scan QR-koden med den nye app, eller kopiér Nøgle ind i den.
5. Angiv Kode fra den nye app, og klik på Bekræft ny app.

Den hidtidige app virker, indtil den nye er bekræftet. Annuller lader alt være som før. Efter skiftet logges dine andre sessioner ud, og du modtager en e-mail om det. Hvis den gamle telefon allerede er væk, kan dine administratorer nulstille din adgang; se Log ind.

Sikkerhedsnøgler og adgangsnøgler

En sikkerhedsnøgle som en YubiKey eller en adgangsnøgle som Windows Hello, Touch ID eller Face ID erstatter koden fra appen. Den kan ikke phishes, fordi den kun svarer det websted, den blev oprettet til.

Sådan tilføjer du en:

1. Klik på Tilføj i kortet Sikkerhedsnøgler og adgangsnøgler.
2. Angiv eventuelt en Betegnelse (valgfri), f.eks. »YubiKey på nøgleringen«.
3. Angiv Din adgangskode (til bekræftelse).
4. Klik på Tilføj nøgle, og bekræft i browserens vindue.

Kortet viser, hvor mange nøgler der er registreret, og angiver for hver nøgle den dag, den blev tilføjet og sidst brugt. Fjern sletter en nøgle. Du kan ikke fjerne din sidste anden faktor. Opret helst en ekstra nøgle som reserve med det samme. Du modtager en e-mail for hver ny nøgle.

Outlook-tilføjelsesprogram

Hvis du logger ind med adgangskode, viser kortet Outlook-tilføjelsesprogram antallet af aktive logins og angiver hvert login fra Outlook-tilføjelsesprogrammet med »Logget ind den«, »sidst brugt den« og »gyldig indtil«. Log ud afslutter et af dem, f.eks. for en computer, du ikke længere bruger.

Et login varer 30 dage. Det slutter også, når du skifter adgangskode eller anden faktor.

Med Microsoft logger tilføjelsesprogrammet normalt ind via dit login i Outlook; det findes der ingen liste for. Hvis det loggede ind via sit eget loginvindue, f.eks. for e-mailpostkasser på en lokal Exchange Server, står login her; det varer 7 dage fra sidste brug, højst 30 dage. Linket Sådan konfigurerer du Outlook-tilføjelsesprogrammet fører til opsætningssiden. Mere under Outlook-tilføjelsesprogram.

Bevis ved afhentning

Dette kort står i gruppen Meddelelser. Så snart en modtager har hentet, får du besked pr. e-mail. Hvis du ønsker det, vedhæftes det fulde leveringsbevis som PDF.

1. Markér Send automatisk leveringsbeviset som PDF.
2. Hvis beviset skal gå til en anden indbakke, f.eks. den, som dine sager føres fra, så markér Anden modtager, og angiv Destinationsadresse. Den skal ligge på et verificeret domæne i din organisation.
3. Klik på Gem.

Hvis din organisation har besluttet dette for alle, ser du en bemærkning i stedet for valget.

Sprog og udseende

Øverst til højre er der to elementer:

• Sprogvælgeren skifter sproget i brugerfladen, f.eks. til English, Deutsch, Français eller Italiano. Siden genindlæses.
• Den runde knap med en måne eller sol (Skift udseende) skifter mellem lyst og mørkt.

Din organisation fastlægger sproget for leveringsbeviser og meddelelser for alle, uanset dit valg.

Outlook-tilføjelsesprogram

Med tilføjelsesprogrammet sender du filer og anmoder om dokumenter direkte, mens du skriver en e-mail. Båndet viser så to knapper i gruppen TEPHIA SECURE: Send sikkert og Anmod om dokumenter. Til højre åbnes en opgaverude. Krypteringen sker dér; selve filerne går ikke gennem dit e-mailsystem.

Tilføjelsesprogrammet kører i nye og klassiske Outlook til Windows, i Outlook på internettet og i Outlook til Mac (dér med postkasser i Microsoft 365). Det vises kun, mens du skriver, ikke mens du læser. Din IT-afdeling konfigurerer det.

I Outlook på internettet og nye Outlook finder du tilføjelsesprogrammet under Apps i en ny e-mail. Sådan beholder du det på værktøjslinjen: Højreklik på TEPHIA SECURE i menuen Apps, og vælg Fastgør, eller markér TEPHIA SECURE under Indstillinger → Mail → Tilpas handlinger. Hvis det mangler under Apps, så log én gang ud af Outlook på internettet og ind igen.

Log ind

Første gang du åbner det, vælger du:

• Log ind med Microsoft (hovedknappen): tilføjelsesprogrammet overtager dit login fra Outlook. Første gang bekræfter du kort én gang. Hvor Outlook ikke tilbyder dette, f.eks. for postkasser på en lokal Exchange Server, åbnes et vindue til Microsoft-login; login varer så 7 dage fra sidste brug, højst 30 dage.
• Log ind med adgangskode (linket nedenunder): der åbnes et vindue. Angiv din E-mailadresse, Adgangskode og Kode fra godkendelsesappen, og klik på Log ind. Login varer 30 dage for denne Outlook.

Hvis vinduet ikke åbnes, så tillad pop op-vinduer for Outlook. Nederst i ruden ser du »Logget ind som …« med Log ud. Din adgangskode, din anden faktor og alt andet ændrer du i TEPHIA SECURE i browseren.

Send sikkert

1. Opret en ny e-mail, og angiv modtagerne i Til eller Cc.
2. Klik på Send sikkert.
3. Træk filer ind i feltet »Træk filer hertil eller gennemse«, eller klik på gennemse i det. Hele mapper trækker du blot ind; ruden har ingen knap til at vælge en mappe. I alt pr. forsendelse så meget, som dit abonnement tillader: 500 MB, 1 GB eller 2 GB, i prøveperioden 100 MB.
4. Betegnelse (valgfri) er udfyldt på forhånd med emnet. Den vises i statusoversigten og på leveringsbeviset og, ved flere filer, som navn på ZIP-filen.
5. Under Lever linket vælger du et af de to kort. Dit valg huskes til næste gang.
6. Klik på Krypter og indsæt i e-mailen.

Derefter viser ruden med flueben, hvad der er klaret, f.eks. »Adgangskoden står i e-mailen«. Når intet mangler længere, står der i det grønne felt nedenunder »Alt er klar. Du kan sende e-mailen nu.« Under Vis adgangskode ser du adgangskoden, med Kopier adgangskode kopierer du den, og med Send flere filer begynder du forfra.

TEPHIA SECURE sender linket (anbefales)

Kortet hedder TEPHIA SECURE sender linket (»Anbefalet · eget link pr. modtager«). Tilføjelsesprogrammet indsætter en boks med adgangskoden i din e-mail; adgangskoden står altså i denne e-mail. Send derefter e-mailen som sædvanligt.

Først når du sender den, modtager hver modtager i Til og Cc sin egen e-mail fra TEPHIA SECURE med et personligt link. Hver kan hente én gang med det; der kræves ingen bekræftelseskode, og derfor skjuler ruden kodebekræftelsen ved dette kort. Beviset viser, hvem der har hentet. Modtagere, du tilføjer, før du sender, får automatisk deres link. Linket og adgangskoden kommer således frem ad to forskellige veje. Der sendes højst 20 links pr. forsendelse; ved flere modtagere melder tilføjelsesprogrammet »Højst 20 modtagere pr. forsendelse.« Tilføjelsesprogrammet kontrollerer ikke adresserne på forhånd; kan der ikke leveres til en af dem, melder Outlook det som sædvanlig for din e-mail.

Ruden viser derefter »Adgangskoden står i e-mailen« og »Linkene sendes til …, når du sender«. Hvis du kasserer e-mailen, sendes der heller ingen links. Efter ca. 30 minutter minder en e-mail »Links endnu ikke sendt« dig om det. I ældre Outlook-versioner sendes linkene straks efter upload; ruden fortæller dig så, til hvem.

Link i denne e-mail

Kortet hedder Linket står i denne e-mail (»Adgangskoden giver du videre separat«, f.eks. pr. telefon eller i en anden e-mail). Tilføjelsesprogrammet indsætter en boks med linket i din e-mail og åbner straks en anden e-mail med adgangskoden til de samme modtagere. Send begge e-mails. Åbn e-mail med adgangskode igen henter den frem igen; med Kopier adgangskode kan du f.eks. give den videre pr. telefon. Er der endnu ingen modtagere i e-mailen, åbnes e-mailen med adgangskoden ikke af sig selv; ruden viser så »Endnu ingen modtagere i e-mailen — e-mailen med adgangskoden åbnes uden adressater.« og knappen Forbered e-mail med adgangskode. Det grønne felt »Alt er klar. Du kan sende e-mailen nu.« vises ved dette kort først, når e-mailen med adgangskoden er forberedt eller sendt.

Hvis du er logget ind i tilføjelsesprogrammet med Microsoft, eller din postkasse ligger på din virksomheds Exchange Server, åbnes der ingen anden e-mail. I stedet viser opgaveruden modtagere og tekst til adgangskode-e-mailen; ret det, du har brug for, og klik på Send e-mail med adgangskode. E-mailen sendes direkte fra din postkasse og vises derefter under »Sendt post«. Første gang spørger Microsoft måske, om tilføjelsesprogrammet må sende e-mail som dig; det gælder kun for disse adgangskode-e-mails.

Ved flere modtagere får alle det samme link. Hver bekræfter så sin adresse med en kode ved afhentningen og kan hente én gang. Ved én modtager kan du slå dette til med Modtagerne bekræfter deres adresse med en kode. Dette afkrydsningsfelt vises kun ved kortet Linket står i denne e-mail.

Overtag eksisterende vedhæftede filer

Hvis e-mailen allerede har vedhæftede filer, tilbyder ruden Send i stedet de vedhæftede filer sikkert. De vedhæftede filer flyttes til fillisten og fjernes fra e-mailen efter upload.

Anmod om dokumenter

1. Opret en e-mail til din klient, og klik på Anmod om dokumenter.
2. Kontrollér Betegnelse (valgfri), og skriv eventuelt en Besked til afsenderen (valgfri).
3. Vælg under Lever linket et af de to kort som ovenfor.
4. Klik på Opret uploadboks og indsæt i e-mailen.

Adgangskoden går også til dig, så du senere kan åbne de afleverede filer. Færdig-visningen bekræfter det med »Adgangskoden blev også sendt til … — til at åbne filerne senere«. Du henter dem i browseren under Uploadboks.

Kontrollen ved afsendelse

Når du sender, kontrollerer Outlook, om hver modtager får linket, adgangskoden og retten til at hente. Hvis noget mangler, holder Outlook e-mailen tilbage og angiver årsagen, f.eks.:

• Adgangskode-e-mailen er endnu ikke forberedt.
• Nogen får linket, men endnu ingen adgangskode, f.eks. fordi de blev tilføjet efter adgangskode-e-mailen.
• Nogen kan endnu ikke hente via linket.
• Adgangskoden står ikke længere i e-mailen.
• Afsendelsen af linkene ved afsendelse mislykkedes.

Klik på Ret det nu i meddelelsen. Ruden åbnes og indhenter alt i ét trin. Send derefter blot e-mailen igen. Hvis din Outlook-version ikke har en sådan knap, så åbn TEPHIA SECURE på båndet, og vælg Ret det nu dér.

Ruden viser de samme punkter på forhånd i boksen Mangler stadig før afsendelse. Når alt er klaret, står der i det grønne felt »Alt er klar. Du kan sende e-mailen nu.« E-mails uden en forberedt forsendelse går igennem uden kontrol.

Forespørgslen om »mailto«

Klassisk Outlook spørger nogle gange, om tilføjelsesprogrammet må åbne »mailto«. Ruden minder dig så kort om, hvad du skal gøre. Markér Husk mit valg, og vælg Åbn. Outlook spørger så ikke igen på denne computer.

Din IT-afdeling kan også tillade det for alle computere i din organisation; så spørger Outlook slet ikke. Hvordan det gøres, står i vejledningen for administratorer i kapitlet »Outlook-tilføjelsesprogram: politikker og netværk«.

Tekniske detaljer

Hvis noget hænger eller mislykkes, vises Tekniske detaljer nederst i ruden. Den viser hvert trin med tidspunkt. Fold den ud, og tag et skærmbillede til din IT-afdeling eller support.

For modtagere: hent og aflever

Dette kapitel er til alle, der modtager filer via TEPHIA SECURE eller bliver bedt om dokumenter. Du behøver ingen konto og skal ikke installere noget. En opdateret browser er nok.

Hent en fil

Du modtager linket pr. e-mail, enten direkte fra afsenderen eller fra TEPHIA SECURE med emnet »… har stillet en krypteret fil til rådighed for dig«, ved flere filer »… har stillet krypterede filer til rådighed for dig«. Adgangskoden modtager du separat fra afsenderen, f.eks. pr. telefon eller i en anden e-mail. TEPHIA SECURE sender aldrig en adgangskode.

1. Åbn linket, f.eks. med Hent fil i e-mailen, ved flere filer Hent filer.
2. Siden Hent fil viser filnavn, størrelse, afsender, frist og de resterende afhentningsforsøg.
3. Indtast Adgangskode. Vær opmærksom på store og små bogstaver. Det sikreste er at kopiere den fuldt ud.
4. Klik på Dekrypter og gem.

Din browser indlæser filen, dekrypterer den og gemmer den, som regel i din mappe til overførsler. Flere filer kommer som en ZIP. Siden melder derefter: »Filen er dekrypteret og gemt. Den slettes nu fra serveren.« Den kan ikke hentes en gang til, så opbevar filen sikkert.

Bekræft din e-mailadresse med en kode

Hvis afsenderen har angivet, hvem der må hente, ser du først Bekræft din e-mailadresse.

1. Under Din e-mailadresse angiver du den adresse, forsendelsen er tiltænkt.
2. Klik på Anmod om kode.
3. Du modtager en e-mail »Din bekræftelseskode til afhentning« med en sekscifret kode. Den er gyldig i 15 minutter og kun for denne forsendelse.
4. Skriv koden i Kode fra e-mailen. Den kontrolleres automatisk efter det sjette ciffer. Alternativt kan du klikke på Bekræft.
5. Indtast derefter adgangskoden som ovenfor.

Hvis der ikke kommer nogen kode, så kontrollér stavemåden af adressen og din spammappe. Anmod om en ny kode sender en ny. Af sikkerhedshensyn svarer siden altid på samme måde, også hvis adressen ikke er godkendt.

Afhentningsforsøg

Hvert klik på Dekrypter og gem tæller som et forsøg. Du har tre forsøg. Siden viser, hvor mange der er tilbage. Når de er brugt op, spærres filen. Bed så afsenderen om at sende den igen.

Andre meddelelser og hvad de betyder:

Hvad afsenderen får at vide

Afsenderen får besked, så snart du har hentet. Afsenderens bevis indeholder tidspunktet, din IP-adresse og den omtrentlige placering, der er udledt af den. Afsenderen ser også, om linket fra e-mailen blev åbnet, og om din adresse blev bekræftet med kode. Kun du og afsenderen kender filens indhold.

Aflever filer i en uploadboks

Hvis du bliver bedt om dokumenter, modtager du et link til en uploadboks, f.eks. i en e-mail »… beder dig sende filer krypteret«. Adgangskoden kommer separat fra den, der har bedt om dokumenterne.

1. Åbn linket, f.eks. med Aflever filer. Siden viser, hvem du afleverer til, og eventuelt en note.
2. Træk filer eller mapper hen på feltet, eller klik på Vælg filer eller Vælg mappe. Hver fil krypteres separat.
3. Indtast Adgangskode, og klik på Krypter og aflever.
4. Klik på Tilføj flere filer for at aflevere flere filer. Adgangskoden bliver stående i feltet.
5. Når du er færdig, så klik på Alle filer uploadet. Modtageren får så besked. Hvis du ikke klikker, sker det automatisk to timer efter din første fil.

Du kan stadig tilføje filer senere. Åbn blot linket igen, så længe uploadboksen er åben og ikke er tømt. Derefter modtager den ikke mere, og du beder om en ny uploadboks. Efter for mange forkerte adgangskoder spærres uploadboksen for dig. Kontakt så den, der har bedt om dokumenterne.

Ingen e-mail modtaget?

Kontrollér din spam- eller uønsket post-mappe. Link-e-mails fra TEPHIA SECURE har afsenderens navn i emnet. Hvis du ikke finder noget, så spørg afsenderen.

Ser noget mistænkeligt ud?

Nederst på afhentnings- og afleveringssiderne findes Anmeld misbrug. Beskriv kort, hvad der faldt dig i øjnene, f.eks. en ukendt afsender eller en anmodning om betaling. Afsenderen får ikke at vide, hvem der har anmeldt det.

Ofte stillede spørgsmål

Adgangskoder og links

Jeg har mistet adgangskoden til en forsendelse. Kan I sende den til mig?

Nej. Adgangskoden oprettes i din browser og gemmes ingen steder. Ingen kan gendanne den, heller ikke udbyderen. Det er kernen i end-to-end-kryptering. Send blot filerne igen med et nyt link og en ny adgangskode.

Og hvis adgangskoden til en uploadboks mangler?

Søg i din indbakke efter e-mailen »Adgangsoplysninger til din uploadboks …«. I den åbne uploadboks hjælper Hvor er adgangskoden?. Din klient kender også adgangskoden. Som sidste udvej er der Spørg afsenderen igen; se Uploadboks.

Linket er udløbet. Hvad nu?

En udløbet forsendelse er slettet og kan ikke forlænges. Send filerne igen. Opret en ny uploadboks, hvis en uploadboks er udløbet.

Må jeg skrive linket og adgangskoden i den samme e-mail?

Helst ikke. Den, der opsnapper denne ene e-mail, har så begge dele. Brug to veje, f.eks. linket pr. e-mail og adgangskoden pr. telefon. Det nemmeste er at lade TEPHIA SECURE sende linket; se Send filer.

Modtagere

Modtageren kan ikke åbne filen.

Kontrollér sammen med modtageren:

• Er hele adgangskoden indtastet med korrekte store og små bogstaver?
• Er de tre afhentningsforsøg brugt op? Det kan du se under Beviser. I så fald skal du sende igen.
• Er filen allerede hentet, f.eks. af en anden modtager via det delte link?
• Er fristen overskredet?
• Venter modtageren på en bekræftelseskode? Så bør modtageren kontrollere sin spammappe.

Vejledningen til modtagere findes under For modtagere. Du kan sende modtageren linket til denne hjælp: https://tephia.com/help

En modtageradresse afvises eller markeres med gult.

Siden markerer adresser med gult, når den har mistanke om en tastefejl i et udbredt e-maildomæne. Knappen ved siden af, f.eks. gmail.com?, overtager forslaget. Er adressen alligevel korrekt, så klik på Send link en gang til; så bliver den sendt.

Lyder meddelelsen »Der kan ikke leveres e-mails til …. Kontrollér adressen.«, modtager domænet ifølge DNS ikke e-mails, som regel på grund af en tastefejl. Kontrollér stavemåden, eller spørg modtageren om adressen. Rødt markerede adresser er ikke gyldige e-mailadresser. Mere om dette under Send filer.

Opdager jeg det, hvis et link ikke kommer frem?

Afviser modtagerens mailsystem e-mailen, ja: Du får en e-mail »Kan ikke leveres: e-mail til …«, og under Beviser står der med rødt »kan ikke leveres til …«. Kasserer det e-mailen uden besked, får ingen det at vide, og forsendelsen forbliver åben. Kun afhentningen beviser modtagelsen med sikkerhed.

Har modtageren brug for en konto?

Nej. Afhentning og aflevering fungerer uden konto og uden at installere noget, blot i browseren.

Filer og teknik

Hvor stor kan en forsendelse være?

Afhængigt af abonnementet op til 500 MB (Starter), 1 GB (Team) eller 2 GB (Business og Enterprise) pr. forsendelse, i prøveperioden 100 MB. Flere filer eller en mappe samles i en ZIP, som samlet skal holde sig under denne grænse. I en uploadboks gælder grænsen for hver enkelt fil. Fordel større datamængder på flere forsendelser.

Hvilken browser skal jeg bruge?

En opdateret browser. Krypteringen sker i selve browseren, så der kræves ingen udvidelse. Siden skal åbnes via https://; ellers stiller browseren ikke krypteringen til rådighed.

Fungerer det på en smartphone?

Siderne kører i browseren og derfor i princippet også på smartphones og tablets. Filen krypteres eller dekrypteres i enhedens hukommelse. Til store filer er en computer det bedre valg.

Outlook-tilføjelsesprogrammet er ikke tilgængeligt i Outlook på smartphones.

Data og opbevaring

Hvor opbevares dataene?

Serverne står i et datacenter i Tyskland. Startsiden fortæller mere i afsnittet »Hvor dine data opbevares«. Filerne gemmes der kun i krypteret form.

Hvor længe opbevares filer?

• En forsendelse bliver på serveren, indtil den er hentet, senest indtil dens udløbsdato. Datoen vises efter upload. Derefter slettes den.
• Filer i en uploadboks slettes, så snart du har hentet dem alle, eller når uploadboksen lukkes eller udløber.
• Beviser opbevares så længe, som din organisation har fastsat. Perioden vises nederst under Beviser. Derefter tømmes posterne for indhold; kæden kan stadig kontrolleres.

Kan udbyderen læse mine filer?

Nej. På serveren gemmes filerne kun krypteret, og nøglen gemmes aldrig. Hvad serveren derimod ser, er beskrevet i Oversigt.