Visão geral
O TEPHIA SECURE é um serviço para a troca cifrada de ficheiros confidenciais. Foi concebido para profissões sujeitas a sigilo profissional, como contabilistas certificados, sociedades de advogados e notários, e para todos aqueles cujos ficheiros não devem ficar sem cifra nas caixas de correio de terceiros.
O que pode fazer com ele
- Enviar ficheiros: carrega ficheiros e transmite uma ligação para descarregar e uma palavra-passe. Consulte Enviar ficheiros.
- Pedir documentos: uma caixa de receção aceita ficheiros de clientes, que não precisam de conta. Consulte Caixa de receção.
- Guardar comprovativos: cada descarregamento fica registado. Para o processo do cliente, cria um comprovativo de entrega em PDF. Consulte Comprovativos.
- Trabalhar a partir do Outlook: com o suplemento do Outlook, envia ficheiros e pede documentos sem abrir a aplicação. Consulte Suplemento do Outlook.
A cifragem de ponta a ponta explicada de forma simples
Para cada envio, o seu browser cria uma palavra-passe aleatória. Utiliza essa palavra-passe para cifrar os ficheiros antes de saírem do seu computador. O servidor guarda apenas dados cifrados e nunca armazena a chave. Os ficheiros só são decifrados novamente no browser do destinatário.
Sem a palavra-passe, ninguém consegue abrir os ficheiros — nem sequer o operador do serviço. É também por isso que uma palavra-passe perdida não pode ser recuperada.
O que o servidor vê e o que não vê
| O servidor vê | O servidor não vê |
|---|---|
| o remetente, com nome, endereço de e-mail e organização | o conteúdo dos ficheiros |
| os endereços dos destinatários, se o TEPHIA SECURE enviar a ligação ou se o descarregamento estiver limitado a determinados endereços | a palavra-passe de um envio |
| nomes e tamanhos dos ficheiros e, num ZIP, também os nomes dos ficheiros nele contidos | a chave utilizada para a cifra |
| designação, nota e mensagens curtas | |
| data e hora: envio, abertura da ligação, descarregamento | |
| endereço IP e localização aproximada quando os ficheiros são descarregados ou entregues |
O comprovativo precisa destas informações. Encontra-as em Comprovativos.
Uma exceção: quando cria uma caixa de receção, o TEPHIA SECURE envia-lhe por e-mail a ligação e a palavra-passe, para que possa voltar a encontrar a palavra-passe mais tarde. Para isso, a palavra-passe passa uma vez pelo servidor. Não é armazenada.
Funções
| Função | O que pode fazer |
|---|---|
| Titular | Tudo o que um administrador pode fazer, mais o plano e os contratos. Cada organização tem exatamente um titular. |
| Administrador | Envios, caixas de receção, comprovativos próprios. Na Administração, convida e gere utilizadores. |
| Utilizador | Envios, caixas de receção e os seus próprios comprovativos. |
| Auditor | Lê os comprovativos de toda a organização. Não pode enviar nada. |
Os destinatários e clientes não precisam de conta. Descarregam ficheiros através de uma ligação ou entregam-nos numa caixa de receção. O que veem está descrito em Para destinatários.
Estrutura da aplicação
Depois de iniciar sessão, vê no topo as secções Enviar ficheiro, Caixa de receção e Comprovativos. No canto superior direito há um botão com o seu endereço de e-mail e a sua organização. Abre o menu da conta com Conta, Ajuda e Terminar sessão. Os titulares e administradores encontram aí também Administração.
Se houver algo importante para a sua organização, por exemplo um contrato pendente, aparece uma barra de avisos por baixo da navegação. Mostra sempre apenas o aviso mais urgente. Os restantes avisos abrem-se com «+1 mais», «+2 mais» e assim por diante.
Em cada ecrã, uma ligação como Ajuda sobre o envio leva diretamente ao capítulo correspondente deste guia.
No canto inferior esquerdo, Como funciona? abre uma breve visão geral. Mostra também o tamanho máximo de ficheiro e o prazo para descarregar.
Iniciar sessão
Inicia sessão na página inicial https://tephia.com. À direita encontra o cartão Iniciar sessão com três separadores: Microsoft, Palavra-passe e Chave de acesso. Ao abrir a página, está selecionado o separador Microsoft. A sua organização decide qual o método que se aplica a si.
Com a Microsoft (conta empresarial)
- Escolha o separador Microsoft, se ainda não estiver selecionado.
- Clique em Iniciar sessão com conta profissional.
- Inicie sessão com a sua conta profissional Microsoft, como habitualmente.
Neste caso, a sua palavra-passe e o segundo fator são geridos pela sua organização no Microsoft 365, e não pelo TEPHIA SECURE. As contas Microsoft pessoais não são permitidas.
Se vir uma mensagem a indicar que não existe acesso configurado para o seu endereço, peça um convite aos seus administradores.
Com endereço de e-mail, palavra-passe e código
- Escolha o separador Palavra-passe.
- Introduza o seu Endereço de e-mail e a Palavra-passe e clique em Continuar.
- Introduza o Código da sua aplicação de autenticação de seis dígitos e clique em Iniciar sessão.
Se algo estiver errado, a mensagem é sempre a mesma: «Não é possível iniciar sessão. Verifique o endereço de e-mail, a palavra-passe e o código.» Assim, o formulário não revela qual a parte que estava errada. Após demasiadas tentativas falhadas, a conta fica bloqueada durante alguns minutos.
Este método requer uma aplicação de autenticação configurada. Se utilizar apenas uma chave de segurança ou chave de acesso, inicie sessão através do separador Chave de acesso.
Com uma chave de segurança ou chave de acesso
- Escolha o separador Chave de acesso.
- Clique em Iniciar sessão com chave de segurança ou chave de acesso.
- Confirme na janela do browser com o seu PIN, impressão digital, rosto ou um toque na chave.
Não é necessária palavra-passe nem código. Tem de ter registado uma chave ou chave de acesso, por exemplo uma YubiKey, o Windows Hello, o Touch ID ou o Face ID.
Configurar o acesso pela primeira vez
Os seus administradores convidam-no. Recebe um e-mail com o assunto «Foi convidado para o TEPHIA SECURE». O convite é válido até à data indicada no e-mail.
Clique em Configurar acesso no e-mail. A página oferece o que a sua organização permite: se esta iniciar sessão com a Microsoft, clique em Iniciar sessão com a Microsoft e inicie sessão com a sua conta profissional — isso configura o seu acesso. A Microsoft não permite iniciar sessão com uma caixa de correio partilhada ou funcional; a página indica-o e, nesse caso, configura uma palavra-passe. Para uma palavra-passe própria:
- Escolha uma Nova palavra-passe e repita-a. Tem de ter pelo menos 12 caracteres e não pode conter a parte do seu endereço de e-mail antes do @ nem o nome da sua organização ou do TEPHIA SECURE. Palavras-passe comuns ou divulgadas e padrões simples como «Password2024!» ou «qwerty123456» são rejeitados; várias palavras aleatórias ou uma palavra-passe de um gestor de palavras-passe funcionam bem. Clique em Continuar.
- Em Escolha o seu segundo fator, selecione Chave de segurança ou chave de acesso (recomendado) ou Aplicação de autenticação.
- Para uma chave ou chave de acesso, o browser pede-lhe confirmação. Depois disso, fica imediatamente com sessão iniciada.
- Para a aplicação, leia o código QR, por exemplo com o Microsoft Authenticator ou o Google Authenticator. Se não conseguir ler o código, copie a Chave apresentada para a aplicação. Em seguida, introduza o código de seis dígitos e clique em Concluir configuração.
Pode adicionar o outro fator mais tarde em Conta.
Esqueceu-se da palavra-passe
- No separador Palavra-passe, clique em Esqueceu-se da palavra-passe?.
- Introduza o seu endereço de e-mail e clique em Pedir ligação.
- Abra o e-mail «Repor palavra-passe» e clique em Definir nova palavra-passe. A ligação é válida durante duas horas.
- Escolha uma nova palavra-passe.
O seu segundo fator mantém-se inalterado. Continua a precisar do código ou da chave para iniciar sessão.
Perdeu o segundo fator
Se já não tiver acesso à sua aplicação de autenticação ou à chave de segurança, contacte os administradores da sua organização. Estes podem repor o seu acesso. A nota na parte inferior do separador Palavra-passe também o recorda. Não existem códigos de recuperação.
Recebe então um e-mail «O seu acesso foi reposto» com o botão Voltar a configurar acesso. A ligação só pode ser utilizada uma vez e por tempo limitado. Define depois uma nova palavra-passe e um novo segundo fator, tal como na primeira configuração.
Se iniciar sessão com a Microsoft, o seu departamento de TI ajuda-o no Microsoft 365.
Terminar sessão
Clique no botão com o seu endereço de e-mail no canto superior direito e escolha Terminar sessão no menu da conta.
Enviar ficheiros
Um envio é composto por um ou mais ficheiros, uma ligação para descarregar e uma palavra-passe. Transmite a ligação e a palavra-passe ao destinatário por vias separadas.
Escolher e carregar ficheiros
- Abra Enviar ficheiro.
- Arraste ficheiros ou pastas inteiras para a área Arraste os ficheiros para aqui. Em alternativa, clique em Escolher ficheiros ou Escolher pasta. «Escolher pasta» faz com que o browser apresente um pedido de confirmação de segurança; arrastar uma pasta não.
- Vários ficheiros ou uma pasta são agrupados num único ZIP no seu browser. Com a cruz, retira novamente um ficheiro da lista.
- Introduza uma Designação (opcional), por exemplo o número do processo. Aparece na vista de estado, no registo e no comprovativo de entrega. O destinatário recebe o ZIP com este nome.
- Clique em Cifrar e criar ligação. Mantenha a página aberta até aparecer Ficheiro cifrado.
Consoante o seu plano, cada envio pode ter até 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ou 2 GB (Business e Enterprise), ou 100 MB durante o período experimental. O limite aplica-se ao ZIP completo. Os ficheiros grandes são cifrados e carregados em blocos; se a ligação cair por instantes, a página volta a enviar apenas o bloco afetado. O seu plano limita também o número de envios por dia e o espaço de armazenamento utilizado. Se um limite for atingido, a página apresenta uma mensagem.
Depois do carregamento: ligação e palavra-passe
A página indica Ficheiro cifrado e mostra por baixo até quando o envio pode ser descarregado. Seguem-se dois passos:
- Transmitir a ligação: escolha como a ligação chega ao destinatário: O TEPHIA SECURE envia, O seu programa de e-mail ou Transmitir pessoalmente. O seu browser memoriza a escolha para a próxima vez.
- Palavra-passe por outra via: aqui encontra a palavra-passe com um botão para copiar. Foi criada pelo seu browser. Existe apenas nesta página; o servidor não a conhece.
Transmita sempre a ligação e a palavra-passe por vias separadas. Numa só mensagem, ambas são tão seguras como um anexo não cifrado.
Deixar o TEPHIA SECURE enviar a ligação
Desta forma, o TEPHIA SECURE envia a ligação ao destinatário e o endereço fica registado nos seus comprovativos.
- Em Transmitir a ligação, escolha O TEPHIA SECURE envia.
- Introduza os Endereços de e-mail dos destinatários. Separe vários endereços com uma vírgula, um ponto e vírgula, um espaço ou Enter; cada um aparece como uma etiqueta própria, que pode remover com ×. Os endereços inválidos ficam assinalados a vermelho. Se a página suspeitar de um erro de escrita num domínio de e-mail comum, por exemplo duas letras trocadas em gmail.com, o endereço fica assinalado a amarelo e mostra a sugestão como botão, por exemplo gmail.com?. Um clique no botão aplica a sugestão.
- Opcionalmente, clique em + Adicionar mensagem e escreva uma Mensagem curta (opcional).
- Clique em Enviar ligação. Com vários endereços, o botão chama-se Enviar ligações (N), com o número de endereços. Se houver entre eles um endereço assinalado a amarelo, o primeiro clique ainda não envia, mas apresenta a mensagem «Verifique os endereços assinalados a amarelo. Um novo clique envia mesmo assim.» Só o segundo clique envia.
- Um endereço para o qual não foi possível enviar fica no campo, e a mensagem indica o motivo, por exemplo «…: endereço de e-mail inválido».
Cada destinatário recebe a sua própria ligação pessoal e pode descarregar o envio uma vez com ela. O comprovativo mostra quem o descarregou. O TEPHIA SECURE envia apenas a ligação, nunca a palavra-passe. A palavra-passe é transmitida por si, por exemplo por telefone ou num e-mail separado.
Antes do envio, o TEPHIA SECURE verifica se o domínio de cada endereço aceita e-mails. Se for certo que não aceita, a mensagem é «Não é possível entregar e-mails a …. Verifique o endereço.» O endereço fica então no campo, e nada lhe é enviado.
Se o domínio aceitar e-mails, mas o servidor do destinatário recusar a mensagem, por exemplo porque a caixa de correio não existe, o e-mail é devolvido como não entregue. O TEPHIA SECURE avalia esta resposta: normalmente em poucos minutos recebe um e-mail «Não entregue: e-mail para …», e em Comprovativos aparece a vermelho junto ao envio «não entregue a …». Se a página após o carregamento ainda estiver aberta, envie aí a ligação para o endereço correto; caso contrário, envie novamente os ficheiros. A ausência de tal mensagem não prova a entrega, porque alguns sistemas de correio descartam e-mails sem aviso.
Para que o envio não seja usado indevidamente para correio em massa, aplicam-se limites: por utilizador e por hora, 30 operações de envio e 50 destinatários; por organização e por dia, 300 destinatários. Aplicam-se a todas as ligações que o TEPHIA SECURE envia, também nas caixas de receção. Se um limite for atingido, a página apresenta a mensagem «Escreveu a um número muito elevado de destinatários em pouco tempo. Tente novamente mais tarde.» ou «Demasiados pedidos. Aguarde um momento.» Os restantes endereços deixam então de ser tentados e ficam no campo.
Ligação e palavra-passe nos seus próprios e-mails
Em Transmitir a ligação, escolha O seu programa de e-mail. Abrir e-mail com a ligação abre um e-mail preparado no seu programa de e-mail; a palavra-passe não está nele. Em Palavra-passe por outra via, Enviar num e-mail separado abre um segundo e-mail preparado com a palavra-passe. Introduza o destinatário em cada um e envie os dois e-mails em separado. É ainda mais seguro transmitir a palavra-passe por outra via, por exemplo por telefone ou por messenger.
Esta ligação partilhada serve para um único descarregamento. Quem descarregar primeiro recebe o ficheiro.
Proteger a ligação partilhada
Com Transmitir pessoalmente, a ligação para descarregar fica disponível para copiar, por exemplo para um messenger. Se for o próprio a transmitir a ligação desta forma, eventualmente a vários destinatários, indique quem pode descarregar o envio:
- Em Transmitir pessoalmente, expanda Só determinados endereços podem descarregar.
- Introduza até dez endereços em Endereços de e-mail autorizados (até 10), separados por vírgulas, pontos e vírgulas ou espaços.
- Clique em Libertar apenas para estes endereços.
Ao descarregar, cada destinatário confirma o seu endereço com um código enviado por e-mail e pode descarregar o envio uma vez. Também aqui o TEPHIA SECURE verifica antes se cada domínio aceita e-mails e, caso contrário, recusa o endereço com a mensagem «Não é possível entregar e-mails a …. Verifique o endereço.»; os endereços contam para os limites acima. Só pode ativar esta opção enquanto ninguém tiver pedido o ficheiro através da ligação partilhada. Com «O TEPHIA SECURE envia» não é necessário — aí cada destinatário já tem a sua própria ligação.
Se o e-mail com o código for devolvido como não entregue, é informado da mesma forma, por e-mail e em Comprovativos. Um endereço autorizado já não pode ser removido. Se estava errado, envie novamente o ficheiro e autorize o endereço correto.
Validade, descarregamento e tentativas
- Cada destinatário pode descarregar o envio uma vez. Depois disso, o envio é eliminado do servidor; com ligações pessoais, só depois de todos o terem descarregado.
- Se não for utilizado, o envio expira na data indicada após o carregamento em Ficheiro cifrado e é eliminado.
- Cada destinatário tem três tentativas de descarregamento. Se todas falharem, por exemplo devido a uma palavra-passe errada, o envio é bloqueado. Nesse caso, envie novamente os ficheiros.
- Por cada descarregamento, recebe um e-mail «Descarregado: …». Vê o estado em Comprovativos e, ao lado do formulário, em Envios recentes.
Aviso ao sair da página
Se não tiver copiado a palavra-passe nem clicado em Enviar num e-mail separado, a página pergunta antes de sair: «Ainda não copiou nem enviou por e-mail a palavra-passe deste envio. Só existe aqui — nós não a conhecemos. Sair da página mesmo assim?»
Se sair mesmo assim, a palavra-passe perde-se. Os destinatários não conseguem abrir o envio e terá de o enviar novamente.
Pedir documentos (caixa de receção)
Uma caixa de receção aceita ficheiros do exterior, por exemplo de clientes ou da parte contrária. O remetente não precisa de conta. Os seus ficheiros são cifrados no browser com a palavra-passe da caixa de receção antes de serem transferidos.
Criar uma caixa de receção
- Abra Caixa de receção. Se já tiver caixas de receção abertas, clique em Criar outra caixa de receção.
- Introduza uma Designação, por exemplo «Processo Martins».
- Opcionalmente, escreva uma Nota para o remetente (opcional). Aparece na página onde o seu cliente entrega os ficheiros.
- Clique em Criar caixa de receção.
A página indica agora A caixa de receção está pronta e mostra os mesmos dois passos que após um envio: Transmitir a ligação e Palavra-passe por outra via. Ao mesmo tempo, o TEPHIA SECURE envia a ligação de entrega e a palavra-passe para o seu próprio endereço de e-mail, com o assunto «Dados de acesso à sua caixa de receção …». Assim, pode voltar a encontrar a palavra-passe mais tarde. Reenviar-me os dados de acesso envia o e-mail mais uma vez.
Se a página indicar que não foi possível enviar-lhe os dados de acesso, anote a palavra-passe de imediato. Sem a palavra-passe, os ficheiros entregues não podem ser abertos.
Transmitir a ligação e a palavra-passe ao cliente
Em Transmitir a ligação, escolha uma de três vias. O seu browser memoriza a escolha, também para o envio de ficheiros.
- O TEPHIA SECURE envia: introduza o endereço de e-mail e, opcionalmente, uma mensagem curta através de + Adicionar mensagem, e clique em Enviar ligação. Pode introduzir vários endereços de uma só vez, separados por uma vírgula, um ponto e vírgula, um espaço ou Enter; todos os destinatários entregam na mesma caixa de receção. A marcação a amarelo com sugestão em caso de suspeita de erro de escrita, a verificação do domínio e os limites funcionam como em Enviar ficheiros. Só é enviada a ligação, e o endereço fica registado nos seus comprovativos. Se o e-mail for devolvido como não entregue, recebe um e-mail, e em Comprovativos aparece a vermelho junto à caixa de receção «não entregue a …». Envie então a ligação para o endereço correto; ela consta também do seu e-mail «Dados de acesso à sua caixa de receção …».
- O seu programa de e-mail: Abrir e-mail com a ligação abre um e-mail preparado no seu programa de e-mail, sem a palavra-passe.
- Transmitir pessoalmente: mostra a ligação de entrega para copiar.
Em Palavra-passe por outra via, a palavra-passe é apresentada para copiar. Enviar num e-mail separado abre para ela um segundo e-mail preparado.
Transmita sempre a palavra-passe separadamente da ligação, de preferência por telefone. O que o seu cliente faz a seguir está descrito em Para destinatários.
Notificação de novos ficheiros
Recebe um e-mail «… ficheiro(s) novo(s) na caixa de receção …» com o botão Abrir caixa de receção. Chega assim que o seu cliente clica em Todos os ficheiros carregados. Se não clicar, chega automaticamente duas horas depois do primeiro ficheiro novo.
Descarregar ficheiros
- Abra Caixa de receção. A lista mostra as suas caixas de receção abertas, com o número de ficheiros, o tamanho e o prazo.
- Clique em Abrir ao lado da caixa de receção.
- Introduza a Palavra-passe da caixa de receção, por exemplo a do seu e-mail de acesso.
- Clique em Descarregar ao lado de um ficheiro. O browser carrega-o, decifra-o e guarda-o.
- Com dois ou mais ficheiros, está disponível Descarregar todos os ficheiros. Recebe então todos os ficheiros num único ficheiro ZIP.
Os ficheiros descarregados ficam marcados como «descarregado». Porque precisa de uma palavra-passe apesar de ter sessão iniciada é explicado em Porque tenho de introduzir uma palavra-passe?, ao lado do campo: o início de sessão abre-lhe o serviço, não os ficheiros.
Após três palavras-passe erradas seguidas, a caixa de receção é eliminada juntamente com todos os ficheiros. Uma palavra-passe correta repõe a contagem.
Fecho automático
Assim que tiver descarregado todos os ficheiros, a caixa de receção fecha-se automaticamente e o seu conteúdo é eliminado. A partir daí, já não aceita nada. O seu cliente vê então uma nota a pedir-lhe que solicite uma nova caixa de receção.
Palavra-passe perdida
Na caixa de receção aberta, clique em Onde está a palavra-passe?. É-lhe indicado quando e para que endereço a palavra-passe foi enviada. O seu cliente também conhece a palavra-passe, porque precisou dela para entregar os ficheiros. Peça-lha, mas não por e-mail.
Se isso não ajudar, resta Voltar a pedir ao remetente:
- Verifique o Endereço(s) de e-mail do remetente. Está pré-preenchido com os endereços para os quais a ligação foi enviada até agora, no máximo cinco.
- Ajuste a Mensagem para o remetente.
- Clique em Substituir caixa de receção e pedir ao remetente.
Também aqui o TEPHIA SECURE verifica antes se os domínios dos endereços aceitam e-mails e, caso contrário, recusa o pedido com a mensagem «Não é possível entregar e-mails a …. Verifique o endereço.» É criada uma nova caixa de receção com uma nova palavra-passe. A anterior é fechada e os seus ficheiros são eliminados definitivamente. A nova palavra-passe é transmitida por si. Se algum destes e-mails for devolvido como não entregue, é informado tal como descrito acima.
Fecho e expiração
- Para fechar uma caixa de receção, clique em Fechar na lista. Após a pergunta «Eliminar definitivamente a caixa de receção e o conteúdo?», clique em Eliminar.
- Cada caixa de receção está disponível até à data indicada na lista. Depois disso, é fechada automaticamente e o seu conteúdo é eliminado.
Comprovativos
Cada envio é registado sem lacunas: enviado, ligação enviada, ligação aberta, não entregue, descarregado, entregue, descarregado da caixa de receção. Em Comprovativos, vê o estado dos seus envios e cria um comprovativo em PDF para o processo do cliente.
Estado e registo
No topo, escolhe o período: 30 dias, 90 dias (predefinido), 1 ano ou Tudo. Existem duas vistas:
- A vista de estado mostra, para cada envio, se já foi descarregado. É a que vê ao abrir a página.
- O registo mostra cada evento individual com data e hora, endereço IP e localização. Abre-o com Registo completo, por baixo das listas.
Estado
No topo estão os mosaicos Abertos, Descarregados, Não descarregados e Caixas de receção abertas, cada um com o respetivo número. Um clique num mosaico filtra as listas em conformidade: Caixas de receção abertas mostra apenas as caixas de receção, os restantes mosaicos mostram apenas os envios. Abertos inclui também envios descarregados parcialmente. Um segundo clique no mesmo mosaico volta a mostrar tudo. O campo de pesquisa ao lado do período encontra designações, números de processo, nomes de ficheiros e destinatários.
Em Envios, cada envio tem uma linha com o seu estado e o botão Comprovativo individual. Os estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| aberto | Ainda disponível. Ao lado: até quando e quantas tentativas já foram utilizadas. |
| parcialmente descarregado | Alguns destinatários com ligação própria já o descarregaram, outros ainda não. |
| descarregado | Descarregado e decifrado pelo destinatário, com a data. |
| expirado, não descarregado | O prazo terminou; o ficheiro foi eliminado. |
| tentativas esgotadas | Bloqueado e eliminado após três tentativas de descarregamento sem êxito. |
| bloqueado | O envio foi bloqueado na sequência de uma denúncia e não pode ser descarregado. |
Para cada envio, vê também quando foi enviado, para quem foi a ligação e quem já o descarregou. «ligação do e-mail aberta» significa que a página de descarregamento foi acedida através da ligação pessoal. Em casos raros, um analisador automático do sistema de correio também o pode provocar. Só o descarregamento comprova a receção.
Em Caixas de receção vê, para cada caixa de receção, quantos ficheiros chegaram e foram descarregados e se está aberta, tudo descarregado, fechada, fechada, expirada, substituída ou bloqueada após tentativas falhadas.
Se um e-mail que o TEPHIA SECURE enviou a um destinatário for devolvido como não entregue, na linha do envio ou da caixa de receção aparece a vermelho «não entregue a …» com o endereço. Isto aplica-se às ligações e ao código de confirmação enviado para endereços autorizados. A indicação aparece normalmente poucos minutos após o envio, por vezes só ao fim de horas. Recebe também um e-mail «Não entregue: e-mail para …» com a resposta do servidor de correio recetor, e no registo consta o evento E-mail não entregue. Verifique o endereço e volte a enviar para o correto. Nem todos os sistemas de correio respondem: se a indicação faltar, isso não significa que o e-mail tenha chegado com certeza. Só o descarregamento comprova a receção.
Registo
Abre o registo com Registo completo, por baixo das listas; ← Voltar ao estado leva-o de volta. Lista todos os eventos do período selecionado. Por baixo das listas há até três botões de texto: Registo completo (no registo, em seu lugar, ← Voltar ao estado), Exportar CSV e, apenas para titulares e auditores, Verificar cadeia. Exportar CSV descarrega os eventos como folha de cálculo. Verificar cadeia confirma que os registos não foram alterados. O resultado aparece logo por baixo dos botões, por exemplo «A cadeia está íntegra: … registos, dos quais … apagados após o prazo de conservação.» ou «A verificação detetou … irregularidade(s).» Se a exportação CSV falhar, a mensagem também aparece aí.
Comprovativo individual em PDF
Na linha de cada envio está Comprovativo individual. Cria um PDF que contém exatamente esse envio. Assim, nenhum dado de outros clientes vai parar ao processo de um cliente.
O comprovativo de entrega contém:
- assunto, referência do envio, a pessoa responsável, a organização e a data e hora de criação
- o resultado por extenso, por exemplo quando e através de que ligação o ficheiro foi descarregado ou que um e-mail não pôde ser entregue
- o conteúdo do envio, com os nomes dos ficheiros tal como indicados pelo remetente
- todos os eventos com data e hora, intervenientes, endereço IP e localização aproximada
- o valor de verificação, o endereço para a verificação online e um código QR
- a soma de verificação (SHA-256) de cada ficheiro e se o browser do destinatário a confirmou após a decifragem
O comprovativo reflete o estado no momento em que é criado. Se algo for acrescentado mais tarde, como um descarregamento, crie-o novamente. Em Conta, pode recebê-lo automaticamente por e-mail após cada descarregamento.
Porque é que o comprovativo é fiável
- Cadeia de hashes: cada evento está ligado criptograficamente ao anterior. Se um registo for alterado, removido ou inserido posteriormente, a cadeia quebra-se e isso fica visível.
- Assinatura e selo temporal: o PDF é assinado digitalmente. Qualquer alteração posterior invalida a assinatura. Um selo temporal de uma entidade independente comprova quando foi criado.
- Selo da cadeia: uma vez por dia, o estado de todas as cadeias de comprovativos é fixado num documento assinado. O comprovativo indica os dados necessários para o recalcular.
- Verificar online: em https://tephia.com/verify ou através do código QR, qualquer pessoa pode verificar sem conta se um comprovativo está inalterado. Para isso, são necessários a referência do envio e o valor de verificação que constam no final do PDF. Nada é divulgado nesse processo. Se tiver o próprio ficheiro, pode compará-lo aí com o comprovativo de entrega; o ficheiro não sai do seu computador.
O Adobe Reader indica «validade desconhecida» para a assinatura. Isso não significa que algo esteja errado. O certificado simplesmente não consta da lista de confiança que o Reader conhece. Verifique a integridade online.
Quem vê os seus envios
Normalmente, vê apenas os seus próprios envios. Se a sua organização tiver ativado a visibilidade partilhada, os titulares e administradores veem os envios de todos os utilizadores. A função de auditor vê-os sempre. Quem tem esta visibilidade escolhe entre Os meus envios e Toda a organização no seletor antes do período.
Nesse caso, todos os utilizadores veem esta frase por baixo do título Comprovativos: «Os envios de todos os utilizadores da sua organização são visíveis para a administração e para a função de auditor.»
No fundo da página, vê durante quanto tempo a sua organização conserva os comprovativos. O conteúdo dos registos mais antigos é apagado; a cadeia continua verificável.
Conta e segurança
Em Conta, gere o seu início de sessão e configura o seu comprovativo de entrega. Abre-a através do menu da conta: clique no botão com o seu endereço de e-mail no canto superior direito e escolha Conta.
A página tem dois grupos: Início de sessão e Notificações. Cada cartão mostra primeiro o estado atual. O formulário só aparece por baixo quando clica em Alterar ou Adicionar. Os cartões apresentados dependem de iniciar sessão com a Microsoft ou com uma palavra-passe.
Início de sessão com a Microsoft
Se iniciar sessão com a sua conta profissional Microsoft, não existem aqui definições para a palavra-passe ou o segundo fator. Gere-os na sua conta Microsoft, em «Informações de segurança». O botão Abrir informações de segurança da Microsoft leva-o até lá. Se tiver dificuldades, o seu departamento de TI pode ajudar.
Alterar a palavra-passe
- No cartão Palavra-passe, clique em Alterar.
- Introduza a Palavra-passe atual, a Nova palavra-passe e preencha Repetir nova palavra-passe.
- Clique em Alterar palavra-passe.
A sessão é então terminada em todo o lado. Inicie sessão novamente com a nova palavra-passe.
Aplicação de autenticação
O cartão mostra se o seu início de sessão está protegido por uma aplicação de autenticação. Para um telemóvel novo ou outra aplicação:
- No cartão, clique em Alterar.
- Introduza A sua palavra-passe para confirmar.
- Clique em Substituir aplicação de autenticação. Se ainda não tiver nenhuma aplicação, o botão chama-se Configurar aplicação de autenticação.
- Leia o código QR com a nova aplicação ou copie a Chave para ela.
- Introduza o Código da nova aplicação e clique em Confirmar nova aplicação.
A aplicação anterior continua a funcionar até a nova ser confirmada. Cancelar deixa tudo como estava. Após a alteração, as suas outras sessões são terminadas e recebe um e-mail sobre isso. Se o telemóvel antigo já não existir, os seus administradores podem repor o seu acesso; consulte Iniciar sessão.
Chaves de segurança e chaves de acesso
Uma chave de segurança, como uma YubiKey, ou uma chave de acesso, como o Windows Hello, o Touch ID ou o Face ID, substitui o código da aplicação. Não pode ser alvo de phishing, porque só responde ao site para o qual foi criada.
Para adicionar uma:
- No cartão Chaves de segurança e chaves de acesso, clique em Adicionar.
- Opcionalmente, introduza uma Designação (opcional), como «YubiKey no porta-chaves».
- Introduza A sua palavra-passe (para confirmar).
- Clique em Adicionar chave e confirme na janela do browser.
O cartão mostra quantas chaves estão registadas e lista cada uma com o dia em que foi adicionada e utilizada pela última vez. Remover elimina uma chave. Não pode remover o seu último segundo fator. O ideal é configurar logo uma segunda chave como reserva. Recebe um e-mail por cada nova chave.
Suplemento do Outlook
Se iniciar sessão com uma palavra-passe, o cartão Suplemento do Outlook mostra quantas sessões estão ativas e lista cada sessão do suplemento do Outlook, com «Sessão iniciada em», «utilizado pela última vez em» e «válido até». Terminar sessão termina uma delas, por exemplo para um computador que já não utiliza.
Uma sessão dura 30 dias. Termina também quando altera a palavra-passe ou o segundo fator.
Com a Microsoft, o suplemento inicia normalmente sessão através do seu início de sessão no Outlook; não existe lista para isso. Se tiver iniciado sessão através da sua própria janela de início de sessão, por exemplo para caixas de correio num Exchange Server local, a sessão é listada aqui; dura 7 dias a partir da última utilização, no máximo 30 dias. A ligação Como configurar o suplemento do Outlook leva à página de configuração. Mais informações em Suplemento do Outlook.
Comprovativo após o descarregamento
Este cartão está no grupo Notificações. Assim que um destinatário descarrega um envio, é notificado por e-mail. Se o desejar, o comprovativo de entrega completo é anexado em PDF.
- Assinale Enviar automaticamente o comprovativo de entrega em PDF.
- Se o comprovativo tiver de ir para outra caixa de correio, como aquela a partir da qual os seus processos são geridos, assinale Outro destinatário e introduza o Endereço de destino. Tem de estar num domínio verificado da sua organização.
- Clique em Guardar.
Se a sua organização tiver decidido isto para todos, vê uma nota em vez da opção.
Idioma e aspeto
No canto superior direito existem dois controlos:
- O seletor de idioma muda o idioma da interface, por exemplo para Deutsch, Français, Italiano ou Nederlands. A página é recarregada.
- O botão redondo com uma lua ou um sol (Mudar aspeto) alterna entre claro e escuro.
A sua organização define para todos o idioma dos comprovativos de entrega e das notificações, independentemente da sua escolha.
Suplemento do Outlook
Com o suplemento, envia ficheiros e pede documentos diretamente enquanto redige um e-mail. O friso mostra então dois botões no grupo TEPHIA SECURE: Enviar com segurança e Pedir documentos. Abre-se um painel de tarefas à direita. A cifra acontece aí; os próprios ficheiros não passam pelo seu sistema de correio eletrónico.
O suplemento funciona no novo Outlook e no Outlook clássico para Windows, no Outlook na Web e no Outlook para Mac (neste, com caixas de correio no Microsoft 365). Só aparece durante a redação, não durante a leitura. É o seu departamento de TI que o configura.
No Outlook na Web e no novo Outlook, o suplemento encontra-se em Aplicações, num novo e-mail. Para o manter na barra de ferramentas: no menu Aplicações, clique com o botão direito do rato em TEPHIA SECURE e escolha Afixar, ou em Definições → Correio → Personalizar ações assinale TEPHIA SECURE. Se não aparecer em Aplicações, termine sessão no Outlook na Web e volte a iniciá-la uma vez.
Iniciar sessão
Na primeira abertura, escolha:
- Iniciar sessão com a Microsoft (o botão principal): o suplemento assume o seu início de sessão do Outlook. Na primeira vez, confirma uma vez rapidamente. Onde o Outlook não o oferece, por exemplo para caixas de correio num Exchange Server local, abre-se uma janela para o início de sessão Microsoft; a sessão dura então 7 dias a partir da última utilização, no máximo 30 dias.
- Iniciar sessão com palavra-passe (a ligação por baixo): abre-se uma janela. Introduza o seu Endereço de e-mail, a Palavra-passe e o Código da aplicação de autenticação e clique em Iniciar sessão. A sessão dura 30 dias neste Outlook.
Se a janela não se abrir, permita janelas pop-up para o Outlook. No fundo do painel, vê «Sessão iniciada como …» com Terminar sessão. A palavra-passe, o segundo fator e tudo o resto são alterados no TEPHIA SECURE, no browser.
Enviar com segurança
- Crie um novo e-mail e introduza os destinatários em Para ou Cc.
- Clique em Enviar com segurança.
- Arraste ficheiros para a área «Arraste os ficheiros para aqui ou escolha-os» ou clique nela em escolha-os. Pastas inteiras basta arrastá-las; o painel não tem nenhum botão para escolher uma pasta. No total, cada envio pode ter o que o seu plano permitir: 500 MB, 1 GB ou 2 GB, 100 MB durante o período experimental.
- A Designação (opcional) é pré-preenchida com o assunto. Aparece na vista de estado e no comprovativo de entrega e, com vários ficheiros, também como nome do ficheiro ZIP.
- Em Entregar a ligação, escolha um dos dois cartões. A sua escolha é memorizada para a próxima vez.
- Clique em Cifrar e inserir no e-mail.
Em seguida, o painel mostra com visto o que já está feito, por exemplo «A palavra-passe está no e-mail». Quando já não falta nada, aparece por baixo, na caixa verde, «Tudo pronto. Já pode enviar o e-mail.» Mostrar palavra-passe mostra a palavra-passe, Copiar palavra-passe copia-a e Enviar mais ficheiros recomeça do início.
O TEPHIA SECURE envia a ligação (recomendado)
O cartão chama-se O TEPHIA SECURE envia a ligação («Recomendado · ligação própria por destinatário»). O suplemento insere no seu e-mail uma caixa com a palavra-passe; a palavra-passe está, portanto, neste e-mail. Em seguida, envie o e-mail como habitualmente.
Só quando o envia é que cada destinatário em Para e Cc recebe do TEPHIA SECURE o seu próprio e-mail com uma ligação pessoal. Cada um pode descarregar o envio uma vez com ela; não é necessário código de confirmação; por isso, com este cartão, o painel oculta a confirmação por código. O comprovativo mostra quem descarregou. Os destinatários que adicionar antes do envio recebem a sua ligação automaticamente. A ligação e a palavra-passe chegam, assim, por duas vias diferentes. Por envio saem no máximo 20 ligações; com mais destinatários, o suplemento apresenta a mensagem «No máximo 20 destinatários por envio.» O suplemento não verifica os endereços previamente; se algum não puder ser entregue, o Outlook informa-o sobre o seu e-mail, como habitualmente.
Em seguida, o painel mostra «A palavra-passe está no e-mail» e «As ligações vão para … ao enviar». Se descartar o e-mail, também não sai nenhuma ligação. Após cerca de 30 minutos, um e-mail «Ligações ainda não enviadas» lembra-o disso. Em versões mais antigas do Outlook, as ligações são enviadas logo após o carregamento; o painel indica-lhe então a quem.
Ligação neste e-mail
O cartão chama-se A ligação está neste e-mail («Transmite a palavra-passe em separado», por exemplo por telefone ou num segundo e-mail). O suplemento insere no seu e-mail uma caixa com a ligação e abre de imediato um segundo e-mail com a palavra-passe para os mesmos destinatários. Envie ambos os e-mails. Abrir novamente o e-mail com a palavra-passe volta a abri-lo; Copiar palavra-passe permite transmiti-la, por exemplo, por telefone. Se o e-mail ainda não tiver destinatários, o e-mail com a palavra-passe não abre automaticamente; o painel mostra então «Ainda não há destinatários no e-mail — o e-mail com a palavra-passe abre sem destinatários.» e o botão Preparar e-mail com a palavra-passe. Com este cartão, a caixa verde «Tudo pronto. Já pode enviar o e-mail.» só aparece quando o e-mail com a palavra-passe tiver sido preparado ou enviado.
Se tiver iniciado sessão no suplemento com a Microsoft, ou se a sua caixa de correio estiver no Exchange Server da sua empresa, não se abre um segundo e-mail. Em vez disso, o painel de tarefas mostra os destinatários e o texto do e-mail com a palavra-passe; altere o que for necessário e clique em Enviar e-mail com a palavra-passe. O e-mail é enviado diretamente a partir da sua caixa de correio e aparece depois em «Itens Enviados». Na primeira vez, a Microsoft pode perguntar se o suplemento pode enviar e-mails em seu nome; isto aplica-se apenas a estes e-mails com a palavra-passe.
Com vários destinatários, todos recebem a mesma ligação. Cada um confirma então o seu endereço com um código ao descarregar e pode descarregar o envio uma vez. Com um só destinatário, pode ativar esta opção com Os destinatários confirmam o seu endereço com um código. Esta caixa de verificação só aparece com o cartão A ligação está neste e-mail.
Aproveitar anexos existentes
Se o e-mail já tiver anexos, o painel oferece Enviar os anexos com segurança. Os anexos passam para a lista de ficheiros e são removidos do e-mail depois do carregamento.
O mais seguro é escolher os ficheiros diretamente no painel de tarefas. Os ficheiros anexados da forma habitual ficam sem cifra no rascunho até serem aproveitados e, consoante o Outlook, podem já ter sido guardados na sua caixa de correio.
Pedir documentos
- Crie um e-mail para o seu cliente e clique em Pedir documentos.
- Verifique a Designação (opcional) e, opcionalmente, escreva uma Nota para o remetente (opcional).
- Em Entregar a ligação, escolha um dos dois cartões, como acima.
- Clique em Criar caixa de receção e inserir no e-mail.
A palavra-passe é também enviada para si, para que possa abrir mais tarde os ficheiros entregues. A vista final confirma-o com «Palavra-passe também enviada para … — para abrir os ficheiros mais tarde». Descarrega-os no browser, em Caixa de receção.
A verificação no envio
Quando envia, o Outlook verifica se cada destinatário recebe a ligação, a palavra-passe e a autorização para descarregar. Se faltar algo, o Outlook retém o e-mail e indica o motivo, por exemplo:
- O e-mail com a palavra-passe ainda não foi preparado.
- Alguém recebe a ligação, mas ainda não a palavra-passe, por exemplo porque foi adicionado depois do e-mail com a palavra-passe.
- Alguém ainda não pode descarregar o envio através da ligação.
- A palavra-passe já não está no e-mail.
- O envio das ligações no momento do envio do e-mail falhou.
Clique em Corrigir agora no aviso. O painel abre-se e trata de tudo num só passo. Depois, basta enviar novamente o e-mail. Se a sua versão do Outlook não tiver esse botão, abra o TEPHIA SECURE no friso e escolha aí Corrigir agora.
O painel mostra antecipadamente os mesmos pontos na caixa Ainda pendente antes do envio. Quando tudo estiver tratado, a caixa verde indica «Tudo pronto. Já pode enviar o e-mail.» Os e-mails sem um envio preparado seguem sem verificação.
Nenhuma verificação ajuda se descartar o e-mail com a palavra-passe aberto sem o enviar. Envie sempre ambos os e-mails.
O pedido «mailto»
Por vezes, o Outlook clássico pergunta se o suplemento pode abrir «mailto». O painel lembra-o então brevemente do que fazer. Assinale Lembrar a minha escolha e escolha Abrir. O Outlook não voltará a perguntar neste computador.
O seu departamento de TI também o pode permitir para todos os computadores da sua organização; nesse caso, o Outlook nem sequer pergunta. Como fazê-lo está descrito no guia para administradores, no capítulo «Suplemento do Outlook: políticas e rede».
Detalhes técnicos
Se algo ficar bloqueado ou falhar, aparece Detalhes técnicos no fundo do painel. Lista cada passo com a hora. Expanda-o e faça uma captura de ecrã para o seu departamento de TI ou para o suporte.
Para destinatários: descarregar e entregar
Este capítulo destina-se a todos os que recebem ficheiros através do TEPHIA SECURE ou a quem são pedidos documentos. Não precisa de conta nem de instalar nada. Basta um browser atualizado.
Descarregar um ficheiro
Recebe a ligação por e-mail, diretamente do remetente ou do TEPHIA SECURE, com o assunto «… disponibilizou-lhe um ficheiro cifrado» ou, no caso de vários ficheiros, «… disponibilizou-lhe ficheiros cifrados». Recebe a palavra-passe em separado, do remetente, por exemplo por telefone ou num segundo e-mail. O TEPHIA SECURE nunca envia uma palavra-passe.
- Abra a ligação, por exemplo com Descarregar ficheiro no e-mail ou, no caso de vários ficheiros, Descarregar ficheiros.
- A página Descarregar ficheiro mostra o nome do ficheiro, o tamanho, o remetente, o prazo e as tentativas de descarregamento restantes.
- Introduza a Palavra-passe. Tenha atenção às maiúsculas e minúsculas. O mais seguro é copiá-la na íntegra.
- Clique em Decifrar e guardar.
O browser carrega o ficheiro, decifra-o e guarda-o, normalmente na pasta de transferências. Vários ficheiros chegam num ZIP. A página indica então: «O ficheiro foi decifrado e guardado. Foi agora eliminado do servidor.» Não pode ser descarregado uma segunda vez, por isso guarde bem o ficheiro.
Confirmar o endereço de e-mail com um código
Se o remetente tiver definido quem pode descarregar o envio, vê primeiro Confirme o seu endereço de e-mail.
- Em O seu endereço de e-mail, introduza o endereço a que o envio se destina.
- Clique em Pedir código.
- Recebe um e-mail «O seu código de confirmação para descarregar o envio» com um código de seis dígitos. É válido durante 15 minutos e apenas para este envio.
- Escreva o código em Código do e-mail. É verificado automaticamente após o sexto dígito. Em alternativa, clique em Confirmar.
- Em seguida, introduza a palavra-passe como acima.
Se não chegar nenhum código, verifique a ortografia do endereço e a pasta de spam. Pedir um novo código envia um novo. Por motivos de segurança, a página responde sempre da mesma forma, mesmo que o endereço não esteja autorizado.
Tentativas de descarregamento
Cada clique em Decifrar e guardar conta como uma tentativa. Tem três tentativas. A página mostra quantas restam. Quando estiverem esgotadas, o ficheiro é bloqueado. Nesse caso, peça ao remetente que o envie novamente.
Outras mensagens e o que significam:
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Ficheiro já não disponível | Já foi descarregado. Contacte o remetente. |
| O prazo de conservação terminou | Peça ao remetente que o envie novamente. |
| Já descarregado através da sua ligação | Não é possível descarregá-lo uma segunda vez. Contacte o remetente. |
| A decifragem falhou | Verifique a palavra-passe e tente novamente. |
O que o remetente fica a saber
O remetente é notificado assim que descarregar o ficheiro. O comprovativo dele contém a data e hora, o seu endereço IP e a localização aproximada daí derivada. Vê também se a ligação do e-mail foi aberta e se o seu endereço foi confirmado por código. Só o destinatário e o remetente conhecem o conteúdo do ficheiro.
Entregar ficheiros numa caixa de receção
Se lhe forem pedidos documentos, recebe uma ligação para uma caixa de receção, por exemplo num e-mail «… pede-lhe que envie ficheiros de forma cifrada». A palavra-passe chega em separado, enviada pela pessoa que fez o pedido.
- Abra a ligação, por exemplo com Entregar ficheiros. A página mostra para quem está a entregar e, se existir, uma nota.
- Arraste ficheiros ou pastas para a área ou clique em Escolher ficheiros ou Escolher pasta. Cada ficheiro é cifrado separadamente.
- Introduza a Palavra-passe e clique em Cifrar e entregar.
- Para mais ficheiros, clique em Adicionar mais ficheiros. A palavra-passe mantém-se no campo.
- Quando terminar, clique em Todos os ficheiros carregados. O destinatário é então notificado. Se não clicar, isso acontece automaticamente duas horas depois do primeiro ficheiro.
Pode ainda acrescentar ficheiros mais tarde. Basta abrir novamente a ligação, enquanto a caixa de receção estiver aberta e o destinatário ainda não tiver descarregado os ficheiros. Depois disso, já não aceita nada, e terá de pedir uma nova caixa de receção. Após demasiadas palavras-passe erradas, a caixa de receção fica bloqueada para si. Nesse caso, contacte a pessoa que fez o pedido.
Não recebeu nenhum e-mail?
Verifique a pasta de spam ou de lixo eletrónico. Os e-mails com ligações do TEPHIA SECURE têm o nome do remetente no assunto. Se não encontrar nada, contacte o remetente.
Algo parece suspeito?
No fundo das páginas de descarregamento e de entrega existe Denunciar utilização abusiva. Descreva brevemente o que lhe chamou a atenção, por exemplo um remetente desconhecido ou um pedido de pagamento. O remetente não fica a saber quem fez a denúncia.
Perguntas frequentes
Palavras-passe e ligações
Perdi a palavra-passe de um envio. Podem enviar-ma?
Não. A palavra-passe é criada no seu browser e não é guardada em lado nenhum. Ninguém a consegue recuperar, nem sequer o operador. É esse o princípio da cifra de ponta a ponta. Basta enviar novamente os ficheiros, com uma nova ligação e uma nova palavra-passe.
E se faltar a palavra-passe de uma caixa de receção?
Procure na sua caixa de entrada o e-mail «Dados de acesso à sua caixa de receção …». Na caixa de receção aberta, Onde está a palavra-passe? ajuda. O seu cliente também conhece a palavra-passe. Como último recurso, existe Voltar a pedir ao remetente; consulte Caixa de receção.
A ligação expirou. E agora?
Um envio expirado é eliminado e não pode ser prolongado. Envie novamente os ficheiros. Para uma caixa de receção expirada, crie uma nova.
Posso colocar a ligação e a palavra-passe no mesmo e-mail?
Por favor, não. Quem intercetar esse único e-mail teria ambas. Utilize duas vias, por exemplo a ligação por e-mail e a palavra-passe por telefone. O mais simples é deixar o TEPHIA SECURE enviar a ligação; consulte Enviar ficheiros.
Destinatários
O destinatário não consegue abrir o ficheiro.
Verifique com ele:
- Introduziu a palavra-passe completa, com as maiúsculas e minúsculas corretas?
- As suas três tentativas de descarregamento estão esgotadas? Pode vê-lo em Comprovativos. Se for o caso, envie novamente.
- O ficheiro já foi descarregado, por exemplo por outro destinatário através da ligação partilhada?
- O prazo já terminou?
- Está à espera de um código de confirmação? Nesse caso, deve verificar a pasta de spam.
O guia para destinatários encontra-se em Para destinatários. Pode enviar-lhe a ligação para esta ajuda: https://tephia.com/help
Um endereço de destinatário é recusado ou assinalado a amarelo.
A página assinala a amarelo os endereços em que suspeita de um erro de escrita num domínio de e-mail comum. O botão ao lado, por exemplo gmail.com?, aplica a sugestão. Se o endereço estiver afinal correto, clique uma segunda vez em Enviar ligação; o envio é então feito.
Se a mensagem for «Não é possível entregar e-mails a …. Verifique o endereço.», o domínio não aceita e-mails segundo o DNS, normalmente devido a um erro de escrita. Verifique a ortografia ou pergunte ao destinatário qual é o seu endereço. Os endereços assinalados a vermelho não são endereços de e-mail válidos. Mais informações em Enviar ficheiros.
Fico a saber se uma ligação não chegar?
Se o sistema de correio do destinatário recusar o e-mail, sim: recebe um e-mail «Não entregue: e-mail para …», e em Comprovativos aparece a vermelho «não entregue a …». Se o descartar sem aviso, ninguém fica a saber e o envio permanece em aberto. Só o descarregamento comprova a receção com certeza.
O destinatário precisa de conta?
Não. O descarregamento e a entrega funcionam sem conta e sem instalar nada, apenas no browser.
Ficheiros e tecnologia
Qual o tamanho máximo de um envio?
Consoante o plano, até 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ou 2 GB (Business e Enterprise) por envio, 100 MB durante o período experimental. Vários ficheiros ou uma pasta são agrupados num ZIP que, no seu conjunto, tem de ficar abaixo deste limite. Numa caixa de receção, o limite aplica-se a cada ficheiro individual. Divida volumes de dados maiores por vários envios.
De que browser preciso?
De um browser atualizado. A cifra acontece no próprio browser, pelo que não é necessária nenhuma extensão. A página tem de ser aberta através de https://; caso contrário, o browser não disponibiliza a cifra.
Funciona num smartphone?
As páginas funcionam no browser e, por isso, em princípio também em smartphones e tablets. O ficheiro é cifrado ou decifrado na memória do dispositivo. Para ficheiros grandes, um computador é a melhor escolha.
O suplemento do Outlook não está disponível no Outlook para smartphones.
Dados e conservação
Onde são guardados os dados?
Os servidores encontram-se num centro de dados na Alemanha. A página inicial dá mais informações na secção «Onde os seus dados são guardados». Os ficheiros são aí armazenados apenas na forma cifrada.
Durante quanto tempo são guardados os ficheiros?
- Um envio permanece no servidor até ser descarregado, no máximo até à data de expiração. A data é apresentada após o carregamento. Depois disso, é eliminado.
- Os ficheiros numa caixa de receção são eliminados assim que os tiver descarregado todos, ou quando a caixa de receção é fechada ou expira.
- Os comprovativos são conservados durante o período definido pela sua organização. O período é indicado no fundo de Comprovativos. Depois disso, o conteúdo dos registos é apagado; a cadeia continua verificável.
O operador consegue ler os meus ficheiros?
Não. No servidor, os ficheiros são guardados apenas cifrados e a chave nunca é armazenada. O que o servidor vê está descrito na Visão geral.