Ghid

Prezentare generală

TEPHIA SECURE este un serviciu pentru schimbul criptat de fișiere confidențiale. Este conceput pentru profesiile ținute de secretul profesional, precum consultanții fiscali, cabinetele de avocatură și notarii, și pentru oricine nu dorește ca fișierele sale să stea necriptate în căsuțele de e-mail ale altora.

Ce puteți face

• Trimitere fișiere: încărcați fișiere și transmiteți un link de descărcare și o parolă. Consultați Trimiterea fișierelor.
• Solicitare documente: o căsuță de depunere primește fișiere de la clienți, care nu au nevoie de cont. Consultați Căsuța de depunere.
• Păstrare dovezi de livrare: fiecare descărcare este consemnată. Pentru dosarul clientului creați o dovadă de livrare în format PDF. Consultați Dovezi.
• Lucru din Outlook: cu add-in-ul Outlook trimiteți fișiere și solicitați documente fără a deschide aplicația. Consultați Add-in-ul Outlook.

Criptarea end-to-end pe înțelesul tuturor

Pentru fiecare trimitere, browserul dumneavoastră generează o parolă aleatorie. Cu această parolă criptează fișierele înainte ca ele să părăsească computerul dumneavoastră. Serverul păstrează numai date criptate și nu stochează niciodată cheia. Fișierele sunt decriptate din nou abia în browserul destinatarului.

Fără parolă, nimeni nu poate deschide fișierele — nici măcar operatorul serviciului. Tot de aceea o parolă pierdută nu poate fi recuperată.

Ce vede serverul și ce nu vede

Dovada de livrare are nevoie de aceste informații. Le găsiți la Dovezi.

Roluri

Destinatarii și clienții nu au nevoie de cont. Ei descarcă fișiere printr-un link sau le încarcă într-o căsuță de depunere. Ce văd aceștia este descris la Pentru destinatari.

Structura aplicației

După autentificare, vedeți în partea de sus secțiunile Trimitere fișier, Căsuță de depunere și Dovezi de livrare. În dreapta sus se află un buton cu adresa dumneavoastră de e-mail și organizația dumneavoastră. Acesta deschide meniul contului cu Cont, Ajutor și Deconectare. Proprietarii și administratorii găsesc acolo în plus Administrare.

Dacă există ceva important pentru organizația dumneavoastră, de exemplu un contract în așteptare, sub navigare apare o bară de notificări. Aceasta afișează întotdeauna doar notificarea cea mai urgentă. Celelalte notificări se deschid cu „+1 în plus”, „+2 în plus” și așa mai departe.

Pe fiecare ecran, un link precum Ajutor pentru trimitere vă duce direct la capitolul corespunzător din acest ghid.

În stânga jos, Cum funcționează? deschide o scurtă prezentare. Aceasta arată și dimensiunea maximă a unui fișier și perioada de descărcare.

Autentificare

Vă autentificați pe pagina de start https://tephia.com. În dreapta se află cardul Autentificare, cu trei file: Microsoft, Parolă și Passkey. La deschiderea paginii este selectată fila Microsoft. Organizația dumneavoastră decide ce metodă vi se aplică.

Cu Microsoft (cont de serviciu)

1. Alegeți fila Microsoft, dacă nu este deja selectată.
2. Faceți clic pe Autentificare cu contul de serviciu.
3. Autentificați-vă ca de obicei cu contul Microsoft de serviciu.

În acest caz, parola și al doilea factor sunt gestionate de organizația dumneavoastră în Microsoft 365, nu de TEPHIA SECURE. Conturile Microsoft personale nu sunt permise.

Dacă vedeți un mesaj că pentru adresa dumneavoastră nu este configurat niciun acces, cereți administratorilor o invitație.

Cu adresă de e-mail, parolă și cod

1. Alegeți fila Parolă.
2. Introduceți Adresă de e-mail și Parolă și faceți clic pe Continuare.
3. Introduceți codul de șase cifre din câmpul Codul din aplicația de autentificare și faceți clic pe Autentificare.

Dacă ceva nu este corect, mesajul este întotdeauna același: „Autentificarea nu este posibilă. Vă rugăm să verificați adresa de e-mail, parola și codul.” Astfel, formularul nu dezvăluie care parte a fost greșită. După prea multe încercări eșuate, contul este blocat pentru câteva minute.

Cu o cheie de securitate sau un passkey

1. Alegeți fila Passkey.
2. Faceți clic pe Autentificare cu cheie de securitate sau passkey.
3. Confirmați în fereastra browserului cu PIN-ul, amprenta, recunoașterea facială sau atingând cheia.

Nu sunt necesare nici parolă, nici cod. Trebuie să fi înregistrat o cheie sau un passkey, de exemplu un YubiKey, Windows Hello, Touch ID sau Face ID.

Prima configurare a accesului

Administratorii vă invită. Primiți un e-mail cu subiectul „Ați fost invitat în TEPHIA SECURE”. Invitația este valabilă până la data indicată în e-mail.

Faceți clic pe Configurați accesul în e-mail. Pagina vă oferă ce permite organizația dumneavoastră: dacă aceasta se autentifică prin Microsoft, faceți clic pe Autentificare cu Microsoft și autentificați-vă cu contul de serviciu — astfel accesul este configurat. Pentru o căsuță poștală partajată sau funcțională, Microsoft nu permite autentificarea; pagina vă atrage atenția asupra acestui lucru, iar atunci configurați o parolă. Pentru o parolă proprie:

1. Alegeți o Parolă nouă și repetați-o. Trebuie să aibă cel puțin 12 caractere și nu are voie să conțină nici partea adresei de e-mail dinaintea semnului @, nici numele organizației sau al TEPHIA SECURE. Parolele uzuale sau scurse și tiparele simple, precum „Parola2024!” sau „qwerty123456”, sunt respinse; mai multe cuvinte aleatorii sau o parolă dintr-un manager de parole sunt alegeri bune. Faceți clic pe Continuare.
2. La Alegeți factorul secundar, selectați Cheie de securitate sau passkey (recomandat) sau Aplicație de autentificare.
3. Pentru o cheie sau un passkey, browserul vă cere confirmarea. După aceea sunteți autentificat imediat.
4. Pentru aplicație, scanați codul QR, de exemplu cu Microsoft Authenticator sau Google Authenticator. Dacă nu puteți scana, copiați în aplicație valoarea afișată la Cheie. Apoi introduceți codul de șase cifre și faceți clic pe Finalizați configurarea.

Celălalt factor îl puteți adăuga ulterior la Cont.

Ați uitat parola

1. În fila Parolă, faceți clic pe Ați uitat parola?.
2. Introduceți adresa de e-mail și faceți clic pe Solicitați linkul.
3. Deschideți e-mailul „Resetarea parolei” și faceți clic pe Setați o parolă nouă. Linkul este valabil două ore.
4. Alegeți o parolă nouă.

Al doilea factor rămâne neschimbat. Pentru autentificare aveți în continuare nevoie de cod sau de cheie.

Ați pierdut al doilea factor

Dacă nu mai aveți acces la aplicația de autentificare sau la cheia de securitate, contactați administratorii organizației. Aceștia vă pot reseta accesul. Vă amintește de acest lucru și nota din partea de jos a filei Parolă. Nu există coduri de recuperare.

Primiți apoi un e-mail „Accesul dumneavoastră a fost resetat” cu butonul Configurați din nou accesul. Linkul poate fi folosit o singură dată și numai pentru o perioadă limitată. Setați apoi o parolă nouă și un al doilea factor nou, la fel ca la prima configurare.

Dacă vă autentificați cu Microsoft, departamentul IT vă poate ajuta în Microsoft 365.

Deconectare

Faceți clic pe butonul cu adresa dumneavoastră de e-mail din dreapta sus și alegeți Deconectare din meniul contului.

Trimiterea fișierelor

O trimitere constă din unul sau mai multe fișiere, un link de descărcare și o parolă. Linkul și parola le transmiteți destinatarului pe canale separate.

Alegerea și încărcarea fișierelor

1. Deschideți Trimitere fișier.
2. Trageți fișiere sau foldere întregi în zona Trageți fișierele aici. Alternativ, faceți clic pe Alegeți fișierele sau Alegeți dosarul. „Alegeți dosarul” declanșează o solicitare de securitate a browserului; tragerea unui folder nu.
3. Mai multe fișiere sau un folder sunt grupate în browser într-un singur ZIP. Cu ajutorul crucii scoateți din nou un fișier din listă.
4. Introduceți o Etichetă (opțional), de exemplu numărul dosarului. Aceasta apare în afișarea stării, în jurnal și în dovada de livrare. Destinatarul primește fișierul ZIP sub acest nume.
5. Faceți clic pe Criptare și creare link. Lăsați pagina deschisă până apare Fișier criptat.

În funcție de plan, fiecare trimitere poate avea până la 500 MB (Starter), 1 GB (Team) sau 2 GB (Business și Enterprise), iar în perioada de probă 100 MB. Limita se aplică întregului ZIP. Fișierele mari sunt criptate și încărcate în blocuri; dacă conexiunea se întrerupe pentru scurt timp, pagina retrimite numai blocul afectat. Planul limitează și numărul de trimiteri pe zi și spațiul de stocare folosit. Dacă se atinge o limită, pagina afișează un mesaj.

După încărcare: link și parolă

Pagina afișează Fișier criptat și, dedesubt, până când poate fi descărcată trimiterea. Urmează doi pași:

1. Transmiteți linkul: alegeți cum ajunge linkul la destinatar: TEPHIA SECURE trimite, Propriul program de e-mail sau Transmiteți singur. Browserul dumneavoastră reține alegerea pentru data viitoare.
2. Parola pe alt canal: aici găsiți parola, cu un buton de copiere. Parola a fost generată de browserul dumneavoastră. Ea există numai pe această pagină; serverul nu o cunoaște.

TEPHIA SECURE trimite linkul

Astfel, TEPHIA SECURE trimite linkul destinatarului, iar adresa este consemnată în dovada de livrare.

1. La Transmiteți linkul, alegeți TEPHIA SECURE trimite.
2. Introduceți Adresele de e-mail ale destinatarilor. Separați mai multe adrese prin virgulă, punct și virgulă, spațiu sau Enter; fiecare apare ca o etichetă separată, pe care o puteți elimina cu ×. Adresele nevalide sunt marcate cu roșu. Dacă pagina suspectează o greșeală de tastare într-un domeniu de e-mail răspândit, de exemplu două litere inversate în gmail.com, adresa este marcată cu galben și afișează sugestia ca buton, de exemplu gmail.com?. Un clic pe acesta o preia.
3. Opțional, faceți clic pe + Adăugați un mesaj și scrieți un Mesaj scurt (opțional).
4. Faceți clic pe Trimiteți linkul. Cu mai multe adrese, butonul se numește Trimiteți linkurile (N), cu numărul adreselor. Dacă printre ele se află o adresă marcată cu galben, primul clic nu trimite încă, ci afișează „Verificați adresele marcate cu galben. Un nou clic trimite oricum.” Abia al doilea clic trimite.
5. O adresă către care trimiterea nu a reușit rămâne în câmp, iar mesajul indică motivul, de exemplu „…: adresă de e-mail nevalidă”.

Fiecare destinatar primește propriul link personal și poate descărca o singură dată cu el. Dovada de livrare arată cine a descărcat fișierele. TEPHIA SECURE trimite numai linkul, niciodată parola. Parola o transmiteți dumneavoastră, de exemplu telefonic sau într-un e-mail separat.

Înainte de trimitere, TEPHIA SECURE verifică dacă domeniul fiecărei adrese acceptă e-mailuri. Dacă sigur nu le acceptă, mesajul este „Nu se pot livra e-mailuri la …. Verificați adresa.” Adresa rămâne atunci în câmp și nu i se trimite nimic.

Dacă domeniul acceptă e-mailuri, dar serverul destinatarului respinge mesajul, de exemplu pentru că căsuța poștală nu există, e-mailul revine ca nelivrabil. TEPHIA SECURE evaluează acest răspuns: de obicei în câteva minute primiți un e-mail „Nelivrat: e-mail către …”, iar la Dovezi de livrare apare cu roșu la trimitere „nelivrat la …”. Dacă pagina de după încărcare este încă deschisă, trimiteți acolo linkul la adresa corectă; altfel trimiteți din nou fișierele. Absența unui astfel de mesaj nu dovedește livrarea, deoarece unele sisteme de e-mail elimină mesajele fără notificare.

Pentru ca trimiterea să nu fie folosită abuziv pentru e-mailuri în masă, se aplică limite: per utilizator și oră 30 de operațiuni de trimitere și 50 de destinatari, per organizație și zi 300 de destinatari. Ele se aplică tuturor linkurilor pe care le trimite TEPHIA SECURE, inclusiv la căsuța de depunere. Dacă se atinge o limită, pagina afișează „Ați trimis către un număr neobișnuit de mare de destinatari într-un timp scurt. Vă rugăm să încercați din nou mai târziu.” sau „Prea multe solicitări. Vă rugăm să așteptați puțin.” Restul adreselor nu mai sunt încercate și rămân în câmp.

Link și parolă în propriile e-mailuri

La Transmiteți linkul, alegeți Propriul program de e-mail. Deschideți e-mailul cu linkul deschide un e-mail pregătit în programul dumneavoastră de e-mail; parola nu este inclusă. La Parola pe alt canal, Trimiteți ca e-mail separat deschide un al doilea e-mail pregătit, care conține parola. Introduceți destinatarul în fiecare și trimiteți cele două e-mailuri separat. Este și mai sigur să transmiteți parola pe un alt canal, de exemplu prin telefon sau messenger.

Acest link partajat este valabil pentru o singură descărcare. Cine descarcă primul primește fișierul.

Securizarea linkului partajat

Cu Transmiteți singur, linkul de descărcare este afișat pentru copiere, de exemplu într-un messenger. Dacă transmiteți astfel linkul dumneavoastră înșivă, eventual mai multor destinatari, stabiliți cine are voie să descarce:

1. La Transmiteți singur, extindeți Doar anumite adrese pot descărca.
2. Introduceți în Adrese de e-mail autorizate (cel mult 10) până la zece adrese, separate prin virgulă, punct și virgulă sau spațiu.
3. Faceți clic pe Permiteți doar pentru aceste adrese.

La descărcare, fiecare destinatar își confirmă adresa cu un cod primit prin e-mail și poate descărca o singură dată. Și aici, TEPHIA SECURE verifică mai întâi dacă fiecare domeniu acceptă e-mailuri și, în caz contrar, refuză cu mesajul „Nu se pot livra e-mailuri la …. Verificați adresa.”; adresele se numără la limitele de mai sus. Puteți activa această opțiune numai cât timp nimeni nu a solicitat fișierul prin linkul partajat. Cu „TEPHIA SECURE trimite” nu este necesară — acolo fiecare destinatar are deja propriul link.

Dacă e-mailul cu codul revine ca nelivrabil, aflați acest lucru în același mod, prin e-mail și la Dovezi de livrare. O adresă autorizată nu mai poate fi eliminată. Dacă era greșită, trimiteți din nou fișierul și autorizați adresa corectă.

Valabilitate, descărcare și încercări

• Fiecare destinatar poate descărca o singură dată. După aceea, trimiterea este ștearsă de pe server; la linkurile personale, abia după ce au descărcat-o toți.
• Dacă nu este folosită, trimiterea expiră la data afișată după încărcare sub Fișier criptat și este ștearsă.
• Fiecare destinatar are trei încercări de descărcare. Dacă toate eșuează, de exemplu din cauza unei parole greșite, trimiterea este blocată. Trimiteți atunci din nou fișierele.
• Pentru fiecare descărcare primiți un e-mail „Descărcat: …”. Starea o vedeți la Dovezi și lângă formular, la Trimiteri recente.

Avertisment la părăsirea paginii

Dacă nu ați copiat parola și nici nu ați făcut clic pe Trimiteți ca e-mail separat, pagina vă întreabă înainte să plecați: „Nu ați copiat și nu ați trimis încă prin e-mail parola pentru această trimitere. Ea există doar aici — noi nu o cunoaștem. Părăsiți totuși pagina?”

Dacă plecați totuși, parola se pierde. Destinatarii nu pot deschide trimiterea, iar dumneavoastră trebuie să trimiteți din nou fișierele.

Solicitarea documentelor (căsuța de depunere)

O căsuță de depunere primește fișiere din exterior, de exemplu de la clienți sau de la partea adversă. Expeditorul nu are nevoie de cont. Fișierele sale sunt criptate în browserul său cu parola căsuței de depunere înainte de a fi transferate.

Crearea unei căsuțe de depunere

1. Deschideți Căsuță de depunere. Dacă aveți deja căsuțe de depunere deschise, faceți clic pe Creați o altă căsuță de depunere.
2. Introduceți o Etichetă, de exemplu „Dosar Popescu”.
3. Opțional, scrieți o Notă pentru expeditor (opțional). Aceasta apare pe pagina pe care clientul încarcă fișierele.
4. Faceți clic pe Creați căsuța de depunere.

Pagina afișează acum Căsuța de depunere este gata și aceiași doi pași ca după trimitere: Transmiteți linkul și Parola pe alt canal. În același timp, TEPHIA SECURE trimite linkul de încărcare și parola la propria dumneavoastră adresă de e-mail, cu subiectul „Datele de acces pentru căsuța dumneavoastră de depunere …”. Astfel puteți găsi parola și mai târziu. Trimiteți-mi din nou datele de acces trimite e-mailul încă o dată.

Transmiterea linkului și a parolei către client

La Transmiteți linkul, alegeți una dintre cele trei variante. Browserul dumneavoastră reține alegerea, inclusiv pentru trimiterea fișierelor.

• TEPHIA SECURE trimite: introduceți adresa de e-mail, opțional un mesaj scurt prin + Adăugați un mesaj, apoi faceți clic pe Trimiteți linkul. Puteți introduce mai multe adrese deodată, separate prin virgulă, punct și virgulă, spațiu sau Enter; toți destinatarii încarcă în aceeași căsuță de depunere. Marcarea cu galben cu sugestie la greșelile de tastare suspectate, verificarea domeniului și limitele se aplică la fel ca la Trimiterea fișierelor. Se trimite numai linkul, iar adresa este consemnată în dovada de livrare. Dacă e-mailul revine ca nelivrabil, primiți un e-mail, iar la Dovezi de livrare apare cu roșu la căsuța de depunere „nelivrat la …”. Trimiteți atunci linkul la adresa corectă; îl găsiți și în e-mailul „Datele de acces pentru căsuța dumneavoastră de depunere …”.
• Propriul program de e-mail: Deschideți e-mailul cu linkul deschide un e-mail pregătit în programul dumneavoastră de e-mail, fără parolă.
• Transmiteți singur: afișează linkul de încărcare pentru copiere.

La Parola pe alt canal, parola este afișată pentru copiere. Trimiteți ca e-mail separat deschide un al doilea e-mail pregătit pentru aceasta.

Transmiteți întotdeauna parola separat de link, ideal telefonic. Ce face clientul mai departe este descris la Pentru destinatari.

Notificarea despre fișiere noi

Primiți un e-mail „… fișier(e) nou(i) în căsuța de depunere …” cu butonul Deschideți căsuța de depunere. Acesta sosește imediat ce clientul face clic pe Toate fișierele au fost încărcate. Dacă nu face clic, sosește automat la două ore după primul său fișier nou.

Descărcarea fișierelor

1. Deschideți Căsuță de depunere. Lista afișează căsuțele de depunere deschise, cu numărul de fișiere, dimensiunea și termenul.
2. Faceți clic pe Deschidere lângă căsuța de depunere.
3. Introduceți Parola căsuței de depunere, de exemplu din e-mailul cu datele de acces.
4. Faceți clic pe Descărcare lângă un fișier. Browserul îl încarcă, îl decriptează și îl salvează.
5. Pentru două sau mai multe fișiere este disponibil Descărcați toate fișierele. Primiți atunci toate fișierele într-un singur fișier ZIP.

Fișierele descărcate sunt marcate „descărcat”. De ce aveți nevoie de o parolă, deși sunteți autentificat, explică De ce trebuie să introduc o parolă? de lângă câmp: autentificarea vă deschide serviciul, nu fișierele.

Închidere automată

Imediat ce ați descărcat toate fișierele, căsuța de depunere se închide automat, iar conținutul ei este șters. După aceea nu mai primește fișiere. Clientul vede atunci o notă prin care este rugat să solicite o nouă căsuță de depunere.

Parola s-a pierdut

În căsuța de depunere deschisă, faceți clic pe Unde este parola?. Aflați astfel când și la ce adresă a fost trimisă parola. Și clientul cunoaște parola, deoarece a avut nevoie de ea pentru a încărca fișierele. Cereți-i-o, dar nu prin e-mail.

Dacă nici asta nu ajută, rămâne Solicitați din nou expeditorului:

1. Verificați Adresa (adresele) de e-mail a(le) expeditorului. Câmpul este precompletat cu adresele la care a fost trimis linkul până acum, cel mult cinci.
2. Adaptați Mesaj către expeditor.
3. Faceți clic pe Înlocuiți căsuța de depunere și solicitați expeditorului.

Și aici, TEPHIA SECURE verifică mai întâi dacă domeniile adreselor acceptă e-mailuri și, în caz contrar, refuză cu mesajul „Nu se pot livra e-mailuri la …. Verificați adresa.” Se creează o nouă căsuță de depunere cu o parolă nouă. Cea anterioară este închisă, iar fișierele ei sunt șterse definitiv. Parola nouă o transmiteți dumneavoastră. Dacă unul dintre aceste e-mailuri revine ca nelivrabil, aflați acest lucru așa cum s-a descris mai sus.

Închidere și expirare

• Pentru a închide o căsuță de depunere, faceți clic pe Închidere în listă. La întrebarea „Ștergeți definitiv căsuța de depunere și conținutul ei?”, faceți clic pe Ștergere.
• Fiecare căsuță de depunere este disponibilă până la data afișată în listă. După aceea, este închisă automat, iar conținutul ei este șters.

Dovezi de livrare

Fiecare trimitere este consemnată fără lacune: trimis, link trimis prin e-mail, link deschis, nelivrat, descărcat, încărcat într-o căsuță de depunere, descărcat din aceasta. La Dovezi de livrare vedeți starea trimiterilor și creați o dovadă de livrare în format PDF pentru dosarul clientului.

Stare și jurnal

Sus alegeți perioada: 30 de zile, 90 de zile (implicit), 1 an sau Tot. Există două vizualizări:

• Vizualizarea stării arată pentru fiecare trimitere dacă a fost descărcată. Pe aceasta o vedeți când deschideți pagina.
• Jurnalul arată fiecare eveniment în parte, cu data și ora, adresa IP și locația. Îl deschideți cu Jurnal complet sub liste.

Stare

Sus se află plăcile Deschise, Descărcate, Nedescărcate și Căsuțe de depunere deschise, fiecare cu numărul său. Un clic pe o placă filtrează listele în mod corespunzător: Căsuțe de depunere deschise afișează numai căsuțele de depunere, celelalte plăci afișează numai trimiterile. Deschise include și trimiterile descărcate parțial. Un al doilea clic pe aceeași placă afișează din nou totul. Câmpul de căutare de lângă perioadă găsește etichete, numere de dosar, nume de fișiere și destinatari.

La Trimiteri, fiecare trimitere are un rând cu starea sa și butonul Dovadă individuală. Stările:

Pentru fiecare trimitere vedeți și când a fost trimisă, cui i-a fost trimis linkul și cine a descărcat-o deja. „link din e-mail deschis” înseamnă că pagina de descărcare a fost încărcată prin linkul personal. În cazuri rare, acest lucru poate fi declanșat și de un scaner automat din sistemul de e-mail. Numai descărcarea dovedește primirea.

La Căsuțe de depunere vedeți pentru fiecare căsuță de depunere câte fișiere au sosit și au fost descărcate și dacă este deschis, toate descărcate, închisă, închisă, expirat, înlocuită sau blocată după încercări nereușite.

Dacă un e-mail trimis de TEPHIA SECURE unui destinatar revine ca nelivrabil, pe rândul trimiterii sau al căsuței de depunere apare cu roșu „nelivrat la …” împreună cu adresa. Acest lucru este valabil pentru linkuri și pentru codul de confirmare trimis la adresele autorizate. De obicei, indicația apare la câteva minute după trimitere, uneori abia după câteva ore. În plus, primiți un e-mail „Nelivrat: e-mail către …” cu răspunsul serverului de e-mail destinatar, iar în jurnal apare evenimentul E-mail nelivrat. Verificați adresa și trimiteți din nou la adresa corectă. Nu orice sistem de e-mail trimite o notificare: dacă indicația lipsește, nu înseamnă că e-mailul a ajuns cu siguranță. Numai descărcarea dovedește primirea.

Jurnal

Deschideți jurnalul cu Jurnal complet sub liste; ← Înapoi la stare vă duce înapoi. Acesta enumeră toate evenimentele din perioada selectată. Sub liste există până la trei butoane text: Jurnal complet (în jurnal, în locul său, ← Înapoi la stare), Export CSV și, numai pentru proprietar și auditori, Verificați lanțul. Export CSV descarcă evenimentele sub formă de tabel. Cu Verificați lanțul controlați că înregistrările sunt nemodificate. Rezultatul apare direct sub butoane, de exemplu „Lanțul este intact: … înregistrări, dintre care … golite după perioada de păstrare.” sau „Verificarea a constatat … neregul(i).” Dacă exportul CSV eșuează, mesajul apare tot acolo.

Dovadă individuală în format PDF

În rândul fiecărei trimiteri se află Dovadă individuală. Aceasta creează un PDF care conține exact această trimitere. Astfel, în dosarul unui client nu ajung date ale altor clienți.

Dovada de livrare conține:

• subiectul, referința trimiterii, persoana responsabilă, organizația și data creării
• rezultatul în cuvinte, de exemplu când și prin ce link a fost descărcat fișierul sau faptul că un e-mail nu a putut fi livrat
• conținutul trimiterii, cu numele fișierelor așa cum le-a indicat expeditorul
• toate evenimentele, cu data și ora, participanții, adresa IP și locația aproximativă
• valoarea de verificare, adresa pentru verificarea online și un cod QR
• suma de control (SHA-256) a fiecărui fișier și dacă browserul destinatarului a confirmat-o după decriptare

Dovada reflectă starea din momentul creării. Dacă ulterior se mai întâmplă ceva, de exemplu o descărcare, creați-o din nou. La Cont puteți stabili să vă fie trimisă automat prin e-mail după fiecare descărcare.

De ce dovada este fiabilă

• Lanț de hash-uri: fiecare eveniment este legat criptografic de cel anterior. Dacă o înregistrare este modificată, eliminată sau inserată ulterior, lanțul se rupe, iar acest lucru este detectat.
• Semnătură și marcă temporală: PDF-ul este semnat digital. Orice modificare ulterioară invalidează semnătura. O marcă temporală de la un furnizor independent dovedește momentul creării.
• Sigiliul lanțului: o dată pe zi, starea tuturor lanțurilor de dovezi este securizată într-un document semnat. Dovada conține datele necesare pentru a recalcula acest lucru.
• Verificați online: la https://tephia.com/verify sau prin codul QR, oricine poate verifica fără cont dacă o dovadă este nemodificată. Sunt necesare doar referința trimiterii și valoarea de verificare de la sfârșitul PDF-ului. În acest proces nu se dezvăluie nimic. Dacă aveți fișierul propriu-zis, îl puteți verifica acolo în raport cu dovada de livrare; fișierul nu părăsește niciodată computerul dumneavoastră.

Cine vă vede trimiterile

În mod normal, vedeți numai propriile trimiteri. Dacă organizația dumneavoastră a activat vizibilitatea comună, proprietarii și administratorii văd trimiterile tuturor utilizatorilor. Rolul de auditor le vede întotdeauna. Cine are această vizibilitate alege între Trimiterile mele și Întreaga organizație în selectorul dinaintea perioadei.

În acest caz, toți utilizatorii văd această frază sub titlul Dovezi de livrare: „Trimiterile tuturor utilizatorilor din organizația dumneavoastră sunt vizibile pentru administratori și pentru rolul de auditor.”

În partea de jos a paginii vedeți cât timp păstrează organizația dumneavoastră dovezile de livrare. Conținutul înregistrărilor mai vechi este golit; lanțul rămâne verificabil.

Cont și securitate

La Cont vă gestionați autentificarea și configurați dovezile de livrare automate. Îl deschideți din meniul contului: faceți clic pe butonul cu adresa dumneavoastră de e-mail din dreapta sus și alegeți Cont.

Pagina are două grupuri: Autentificare și Notificări. Fiecare card arată mai întâi starea actuală. Formularul de dedesubt apare abia când faceți clic pe Modificare sau Adăugare. Cardurile afișate depind de modul în care vă autentificați: cu Microsoft sau cu parolă.

Autentificare cu Microsoft

Dacă vă autentificați cu contul Microsoft de serviciu, aici nu există setări pentru parolă sau pentru al doilea factor. Le gestionați în contul Microsoft, la „Informații de securitate”. Butonul Deschideți informațiile de securitate Microsoft vă duce acolo. Dacă vă blocați, departamentul IT vă poate ajuta.

Schimbarea parolei

1. În cardul Parolă, faceți clic pe Modificare.
2. Introduceți Parola actuală, Parolă nouă și Repetați parola nouă.
3. Faceți clic pe Schimbați parola.

Apoi sunteți deconectat peste tot. Autentificați-vă din nou cu parola nouă.

Aplicația de autentificare

Cardul arată dacă autentificarea dumneavoastră este protejată de o aplicație de autentificare. Pentru un telefon nou sau o altă aplicație:

1. Faceți clic pe Modificare în card.
2. Introduceți Parola dumneavoastră pentru confirmare.
3. Faceți clic pe Înlocuiți aplicația de autentificare. Dacă nu aveți încă o aplicație, butonul se numește Configurați aplicația de autentificare.
4. Scanați codul QR cu aplicația nouă sau copiați în ea valoarea de la Cheie.
5. Introduceți Codul din noua aplicație și faceți clic pe Confirmați noua aplicație.

Aplicația anterioară funcționează în continuare până când cea nouă este confirmată. Anulare lasă totul așa cum era. După schimbare, celelalte sesiuni sunt deconectate și primiți un e-mail despre aceasta. Dacă vechiul telefon nu mai există, administratorii vă pot reseta accesul; consultați Autentificare.

Chei de securitate și passkey-uri

O cheie de securitate, precum un YubiKey, sau un passkey, precum Windows Hello, Touch ID sau Face ID, înlocuiește codul din aplicație. Nu poate fi furată prin phishing, deoarece răspunde numai site-ului pentru care a fost creată.

Pentru a adăuga una:

1. În cardul Chei de securitate și passkey-uri, faceți clic pe Adăugare.
2. Opțional, introduceți o Etichetă (opțional), de exemplu „YubiKey de pe breloc”.
3. Introduceți Parola dumneavoastră (pentru confirmare).
4. Faceți clic pe Adăugați o cheie și confirmați în fereastra browserului.

Cardul arată câte chei sunt înregistrate și enumeră fiecare cheie cu ziua în care a fost adăugată și ziua în care a fost folosită ultima dată. Eliminare șterge o cheie. Ultimul al doilea factor nu îl puteți elimina. Ideal este să configurați imediat o a doua cheie, ca rezervă. Pentru fiecare cheie nouă primiți un e-mail.

Add-in-ul Outlook

Dacă vă autentificați cu parolă, cardul Supliment Outlook arată câte autentificări sunt active și enumeră fiecare autentificare a add-in-ului Outlook, cu „Conectat la”, „ultima utilizare la” și „valabil până la”. Deconectare încheie una dintre ele, de exemplu pentru un computer pe care nu îl mai folosiți.

O autentificare durează 30 de zile. Se încheie și atunci când vă schimbați parola sau al doilea factor.

Cu Microsoft, add-in-ul se autentifică de obicei prin autentificarea dumneavoastră din Outlook; pentru aceasta nu există o listă. Dacă s-a autentificat prin propria fereastră de autentificare, de exemplu pentru căsuțele de e-mail de pe un Exchange Server local (on-premises), autentificarea este afișată aici; durează 7 zile de la ultima utilizare, cel mult 30 de zile. Linkul Cum se configurează suplimentul Outlook duce la pagina de configurare. Mai multe la Add-in-ul Outlook.

Dovada de livrare după descărcare

Acest card se află în grupul Notificări. Imediat ce un destinatar a descărcat o trimitere, sunteți anunțat prin e-mail. La cerere, dovada de livrare completă este atașată în format PDF.

1. Bifați Trimiteți automat dovada de livrare ca PDF.
2. Dacă dovada trebuie să ajungă într-o altă căsuță de e-mail, de exemplu cea folosită pentru dosare, bifați Alt destinatar și introduceți Adresa de destinație. Aceasta trebuie să se afle pe un domeniu verificat al organizației dumneavoastră.
3. Faceți clic pe Salvare.

Dacă organizația dumneavoastră a stabilit acest lucru pentru toți, vedeți o notă în locul opțiunii.

Limbă și aspect

În colțul din dreapta sus există două elemente de control:

• Selectorul de limbă schimbă limba interfeței, de exemplu în Deutsch, Français, Italiano sau Nederlands. Pagina se reîncarcă.
• Butonul rotund cu lună sau soare (Schimbați aspectul) comută între luminos și întunecat.

Limba dovezilor de livrare și a notificărilor o stabilește organizația pentru toți, indiferent de alegerea dumneavoastră.

Add-in-ul Outlook

Cu add-in-ul trimiteți fișiere și solicitați documente direct în timp ce scrieți un e-mail. Panglica afișează atunci, în grupul TEPHIA SECURE, două butoane: Trimitere securizată și Solicitare documente. În dreapta se deschide un panou de activități. Criptarea are loc acolo; fișierele propriu-zise nu trec prin sistemul dumneavoastră de e-mail.

Add-in-ul funcționează în Outlook nou și clasic pentru Windows, în Outlook pe web și în Outlook pentru Mac (acolo cu căsuțe de e-mail în Microsoft 365). Apare numai la scrierea unui e-mail, nu la citire. Configurarea o face departamentul IT.

În Outlook pe web și în Outlook nou, add-in-ul se află la Aplicații într-un e-mail nou. Pentru a-l păstra în bara de instrumente: în meniul Aplicații, faceți clic dreapta pe TEPHIA SECURE și alegeți Fixare sau, la Setări → E-mail → Particularizare acțiuni, bifați TEPHIA SECURE. Dacă lipsește la Aplicații, deconectați-vă o dată din Outlook pe web și conectați-vă din nou.

Autentificare

La prima deschidere alegeți:

• Autentificare cu Microsoft (butonul principal): add-in-ul preia autentificarea dumneavoastră din Outlook. Prima dată confirmați o singură dată, pe scurt. Acolo unde Outlook nu oferă acest lucru, de exemplu pentru căsuțele de e-mail de pe un Exchange Server local (on-premises), se deschide o fereastră pentru autentificarea Microsoft; autentificarea durează atunci 7 zile de la ultima utilizare, cel mult 30 de zile.
• Autentificare cu parolă (linkul de dedesubt): se deschide o fereastră. Introduceți Adresă de e-mail, Parolă și Codul din aplicația de autentificare și faceți clic pe Autentificare. Autentificarea durează 30 de zile pentru acest Outlook.

Dacă fereastra nu se deschide, permiteți ferestrele pop-up pentru Outlook. În partea de jos a panoului vedeți „Conectat ca …” cu Deconectare. Parola, al doilea factor și toate celelalte le schimbați în TEPHIA SECURE, în browser.

Trimiteți în siguranță

1. Creați un e-mail nou și introduceți destinatarii la Către sau Cc.
2. Faceți clic pe Trimitere securizată.
3. Trageți fișierele în câmpul „Trageți fișierele aici sau alegeți-le” sau faceți clic în el pe alegeți-le. Folderele întregi le trageți pur și simplu înăuntru; panoul nu are un buton pentru alegerea unui folder. În total, fiecare trimitere poate fi atât de mare cât permite planul dumneavoastră: 500 MB, 1 GB sau 2 GB, iar în perioada de probă 100 MB.
4. Etichetă (opțional) este precompletată cu subiectul. Apare în vizualizarea stării și în dovada de livrare, iar în cazul mai multor fișiere și ca nume al fișierului ZIP.
5. La Transmiterea linkului, alegeți unul dintre cele două carduri. Alegerea este reținută pentru data viitoare.
6. Faceți clic pe Criptați și inserați în e-mail.

Apoi panoul arată cu bife ce este gata, de exemplu „Parola se află în e-mail”. Când nu mai lipsește nimic, caseta verde de dedesubt afișează „Totul este în regulă. Acum puteți trimite e-mailul.” Cu Afișați parola vedeți parola, cu Copiați parola o copiați, iar cu Trimiteți alte fișiere începeți de la capăt.

TEPHIA SECURE trimite linkul (recomandat)

Cardul se numește TEPHIA SECURE trimite linkul („Recomandat · link propriu pentru fiecare destinatar”). Add-in-ul inserează în e-mail o casetă cu parola, așadar parola se află în acest e-mail. Apoi trimiteți e-mailul ca de obicei.

Abia când îl trimiteți, fiecare destinatar de la Către și Cc primește de la TEPHIA SECURE propriul e-mail cu un link personal. Fiecare poate descărca o singură dată cu acesta; nu este necesar niciun cod de confirmare, de aceea la acest card panoul ascunde confirmarea prin cod. Dovada de livrare arată cine a descărcat. Destinatarii pe care îi adăugați înainte de trimitere își primesc automat linkul. Linkul și parola ajung astfel pe două canale diferite. Pe trimitere pleacă cel mult 20 de linkuri; cu mai mulți destinatari, add-in-ul afișează „Cel mult 20 de destinatari pe trimitere.” Add-in-ul nu verifică adresele în prealabil; dacă una nu poate fi livrată, Outlook vă anunță pentru e-mailul dumneavoastră ca de obicei.

Panoul afișează apoi „Parola se află în e-mail” și „Linkurile pleacă la trimitere către …”. Dacă renunțați la e-mail, nu pleacă nici linkurile. După aproximativ 30 de minute, un e-mail „Linkurile nu au fost încă trimise” vă reamintește. În versiunile Outlook mai vechi, linkurile pleacă imediat după încărcare; panoul vă spune atunci către cine.

Linkul în acest e-mail

Cardul se numește Linkul se află în acest e-mail („Parola o transmiteți separat”, de exemplu prin telefon sau într-un al doilea e-mail). Add-in-ul inserează în e-mail o casetă cu linkul și deschide imediat un al doilea e-mail cu parola, către aceiași destinatari. Trimiteți ambele e-mailuri. Deschideți din nou e-mailul cu parola îl readuce; cu Copiați parola o puteți transmite, de exemplu, telefonic. Dacă în e-mail nu există încă destinatari, e-mailul cu parola nu se deschide automat; panoul afișează atunci „Încă nu există destinatari în e-mail — e-mailul cu parola se deschide fără destinatari.” și butonul Pregătiți e-mailul cu parola. La acest card, caseta verde „Totul este în regulă. Acum puteți trimite e-mailul.” apare abia după ce e-mailul cu parola a fost pregătit sau trimis.

Dacă sunteți autentificat în add-in cu Microsoft sau dacă aveți căsuța de e-mail pe Exchange Server-ul companiei, nu se deschide un al doilea e-mail. În schimb, panoul de activități afișează destinatarii și textul e-mailului cu parola; modificați ce este necesar și faceți clic pe Trimiteți e-mailul cu parola. E-mailul pleacă direct din căsuța dumneavoastră de e-mail și apare apoi la „Elemente trimise”. Prima dată, Microsoft vă poate întreba dacă add-in-ul are voie să trimită e-mailuri în numele dumneavoastră; aceasta se aplică numai acestor e-mailuri cu parola.

Cu mai mulți destinatari, toți primesc același link. Fiecare își confirmă atunci adresa cu un cod la descărcare și poate descărca o singură dată. Cu un singur destinatar, puteți activa această opțiune cu Destinatarii își confirmă adresa cu un cod. Această casetă de selectare apare numai la cardul Linkul se află în acest e-mail.

Preluarea atașamentelor existente

Dacă e-mailul are deja atașamente, panoul oferă Trimiteți în schimb atașamentele în mod securizat. Atașamentele trec în lista de fișiere și sunt eliminate din e-mail după încărcare.

Solicitați documente

1. Creați un e-mail către client și faceți clic pe Solicitare documente.
2. Verificați Etichetă (opțional) și, opțional, scrieți o Notă pentru expeditor (opțional).
3. La Transmiterea linkului, alegeți unul dintre cele două carduri, ca mai sus.
4. Faceți clic pe Creați căsuța de depunere și inserați-o în e-mail.

Parola vă este trimisă și dumneavoastră, ca să puteți deschide ulterior fișierele încărcate. Vizualizarea finală confirmă acest lucru cu „Parola a fost trimisă și la … – pentru deschiderea ulterioară a fișierelor”. Le descărcați în browser, la Căsuța de depunere.

Verificarea la trimitere

La trimitere, Outlook verifică dacă fiecare destinatar primește linkul, parola și permisiunea de a descărca. Dacă lipsește ceva, Outlook reține e-mailul și indică motivul, de exemplu:

• E-mailul cu parola nu a fost încă pregătit.
• Cineva primește linkul, dar încă nu și parola, de exemplu pentru că a fost adăugat după e-mailul cu parola.
• Cineva nu poate încă descărca prin link.
• Parola nu mai este în e-mail.
• Trimiterea linkurilor la expediere a eșuat.

Faceți clic pe Rezolvați acum în notificare. Panoul se deschide și recuperează totul într-un singur pas. Apoi trimiteți pur și simplu din nou e-mailul. Dacă versiunea dumneavoastră de Outlook nu are un astfel de buton, deschideți TEPHIA SECURE din panglică și alegeți acolo Rezolvați acum.

Panoul afișează aceleași puncte în prealabil, în caseta Mai rămân de rezolvat înainte de trimitere. Când totul este gata, caseta verde afișează „Totul este în regulă. Acum puteți trimite e-mailul.” E-mailurile fără o trimitere pregătită trec fără verificare.

Întrebarea „mailto”

Outlook clasic întreabă uneori dacă add-in-ul are voie să deschidă „mailto”. Panoul vă amintește atunci pe scurt ce aveți de făcut. Bifați Reține alegerea mea și alegeți Deschidere. Outlook nu va mai întreba apoi pe acest computer.

Departamentul IT poate permite acest lucru și pentru toate computerele din organizația dumneavoastră; atunci Outlook nu mai întreabă deloc. Cum se face acest lucru este descris în ghidul pentru administratori, în capitolul „Add-in-ul Outlook: politici și rețea”.

Detalii tehnice

Dacă ceva se blochează sau eșuează, în partea de jos a panoului apare Detalii tehnice. Acolo este listat fiecare pas, cu ora. Extindeți secțiunea și faceți o captură de ecran pentru departamentul IT sau pentru asistență.

Pentru destinatari: descărcare și încărcare

Acest capitol se adresează tuturor celor care primesc fișiere prin TEPHIA SECURE sau cărora li se solicită documente. Nu aveți nevoie de cont și nu trebuie să instalați nimic. Este suficient un browser actualizat.

Descărcarea unui fișier

Primiți linkul prin e-mail, fie direct de la expeditor, fie de la TEPHIA SECURE, cu subiectul „… v-a pus la dispoziție un fișier criptat”, la mai multe fișiere „… v-a pus la dispoziție fișiere criptate”. Parola o primiți separat de la expeditor, de exemplu telefonic sau într-un al doilea e-mail. TEPHIA SECURE nu trimite niciodată o parolă.

1. Deschideți linkul, de exemplu cu Descărcați fișierul din e-mail, la mai multe fișiere Descărcați fișierele.
2. Pagina Descărcați fișierul afișează numele fișierului, dimensiunea, expeditorul, termenul și încercările de descărcare rămase.
3. Introduceți Parolă. Atenție la literele mari și mici. Cel mai sigur este să o copiați integral.
4. Faceți clic pe Decriptare și salvare.

Browserul încarcă fișierul, îl decriptează și îl salvează, de obicei în folderul de descărcări. Mai multe fișiere sosesc ca ZIP. Pagina raportează apoi: „Fișierul a fost decriptat și salvat. Acum a fost șters de pe server.” Nu poate fi descărcat a doua oară, așa că păstrați fișierul în siguranță.

Confirmarea adresei de e-mail cu un cod

Dacă expeditorul a stabilit cine are voie să descarce, vedeți mai întâi Vă rugăm să vă confirmați adresa de e-mail.

1. La Adresa dumneavoastră de e-mail, introduceți adresa căreia îi este destinată trimiterea.
2. Faceți clic pe Solicitați codul.
3. Primiți un e-mail „Codul dumneavoastră de confirmare pentru descărcare” cu un cod de șase cifre. Acesta este valabil 15 minute și numai pentru această trimitere.
4. Tastați codul în Codul din e-mail. Este verificat automat după a șasea cifră. Alternativ, faceți clic pe Confirmare.
5. Apoi introduceți parola, ca mai sus.

Dacă nu sosește niciun cod, verificați scrierea adresei și folderul de spam. Solicitați un cod nou trimite un cod nou. Din motive de securitate, pagina răspunde întotdeauna la fel, chiar dacă adresa nu este autorizată.

Încercări de descărcare

Fiecare clic pe Decriptare și salvare contează ca o încercare. Aveți trei încercări. Pagina arată câte au rămas. După ce le-ați epuizat, fișierul este blocat. Rugați atunci expeditorul să îl trimită din nou.

Alte mesaje și ce înseamnă:

Ce află expeditorul

Expeditorul este anunțat imediat ce ați descărcat fișierul. Dovada sa de livrare conține data și ora, adresa dumneavoastră IP și locația aproximativă derivată din aceasta. De asemenea, vede dacă linkul din e-mail a fost deschis și dacă adresa dumneavoastră a fost confirmată prin cod. Conținutul fișierului îl cunoașteți numai dumneavoastră și expeditorul.

Încărcarea fișierelor într-o căsuță de depunere

Dacă vi se solicită documente, primiți un link către o căsuță de depunere, de exemplu într-un e-mail „… vă roagă să trimiteți fișiere în formă criptată”. Parola o primiți separat de la persoana care v-a solicitat documentele.

1. Deschideți linkul, de exemplu cu Încărcați fișierele. Pagina arată pentru cine încărcați și, dacă există, o notă.
2. Trageți fișiere sau foldere în zonă sau faceți clic pe Alegeți fișierele sau Alegeți dosarul. Fiecare fișier este criptat separat.
3. Introduceți Parolă și faceți clic pe Criptare și încărcare.
4. Pentru mai multe fișiere, faceți clic pe Adăugați alte fișiere. Parola rămâne în câmp.
5. Când ați terminat, faceți clic pe Toate fișierele au fost încărcate. Destinatarul este atunci anunțat. Dacă nu faceți clic, acest lucru se întâmplă automat la două ore după primul fișier.

Puteți adăuga fișiere și mai târziu. Deschideți pur și simplu din nou linkul, cât timp căsuța de depunere este deschisă și destinatarul nu a descărcat încă fișierele. După aceea, nu mai primește fișiere și trebuie să cereți o nouă căsuță de depunere. După prea multe parole greșite, căsuța de depunere este blocată pentru dumneavoastră. Contactați atunci persoana care v-a solicitat documentele.

Nu ați primit niciun e-mail?

Verificați folderul de spam sau de e-mail nedorit. E-mailurile cu linkuri de la TEPHIA SECURE conțin în subiect numele expeditorului. Dacă nu găsiți nimic, întrebați expeditorul.

Ceva vi se pare suspect?

În partea de jos a paginilor de descărcare și de încărcare se află Raportați un abuz. Descrieți pe scurt ce ați observat, de exemplu un expeditor necunoscut sau o cerere de plată. Expeditorul nu va afla cine a făcut sesizarea.

Întrebări frecvente

Parole și linkuri

Am pierdut parola unei trimiteri. Mi-o puteți trimite?

Nu. Parola este generată în browserul dumneavoastră și nu este stocată nicăieri. Nimeni nu o poate recupera, nici măcar operatorul. Acesta este esența criptării end-to-end. Trimiteți pur și simplu din nou fișierele, cu un link nou și o parolă nouă.

Și dacă lipsește parola unei căsuțe de depunere?

Căutați în căsuța de e-mail mesajul „Datele de acces pentru căsuța dumneavoastră de depunere …”. În căsuța de depunere deschisă vă ajută Unde este parola?. Și clientul cunoaște parola. Ca ultimă soluție există Solicitați din nou expeditorului; consultați Căsuța de depunere.

Linkul a expirat. Ce fac acum?

O trimitere expirată este ștearsă și nu poate fi prelungită. Trimiteți din nou fișierele. Pentru o căsuță de depunere expirată, creați una nouă.

Pot pune linkul și parola în același e-mail?

Vă rugăm să nu faceți acest lucru. Cine interceptează acel singur e-mail le-ar avea pe amândouă. Folosiți două canale, de exemplu linkul prin e-mail și parola telefonic. Cel mai simplu este să lăsați TEPHIA SECURE să trimită linkul; consultați Trimiterea fișierelor.

Destinatari

Destinatarul nu poate deschide fișierul.

Verificați împreună cu el:

• A introdus parola completă, cu literele mari și mici corecte?
• I s-au epuizat cele trei încercări de descărcare? Vedeți acest lucru la Dovezi. Dacă da, trimiteți din nou fișierele.
• A fost fișierul deja descărcat, de exemplu de un alt destinatar prin linkul partajat?
• A trecut termenul?
• Așteaptă un cod de confirmare? Atunci ar trebui să verifice folderul de spam.

Ghidul pentru destinatari se află la Pentru destinatari. Le puteți trimite linkul către acest ajutor: https://tephia.com/help

O adresă de destinatar este respinsă sau marcată cu galben.

Pagina marchează cu galben adresele la care suspectează o greșeală de tastare într-un domeniu de e-mail răspândit. Butonul de lângă ea, de exemplu gmail.com?, preia sugestia. Dacă adresa este totuși corectă, faceți clic a doua oară pe Trimiteți linkul; atunci se trimite.

Dacă mesajul este „Nu se pot livra e-mailuri la …. Verificați adresa.”, domeniul nu acceptă e-mailuri conform DNS, de cele mai multe ori din cauza unei greșeli de tastare. Verificați scrierea sau cereți destinatarului adresa sa. Adresele marcate cu roșu nu sunt adrese de e-mail valide. Mai multe la Trimiterea fișierelor.

Aflu dacă un link nu ajunge?

Dacă sistemul de e-mail al destinatarului respinge mesajul, da: primiți un e-mail „Nelivrat: e-mail către …”, iar la Dovezi de livrare apare cu roșu „nelivrat la …”. Dacă îl elimină fără notificare, nimeni nu află, iar trimiterea rămâne deschisă. Numai descărcarea dovedește cu siguranță primirea.

Destinatarul are nevoie de cont?

Nu. Descărcarea și încărcarea funcționează fără cont și fără a instala ceva, direct în browser.

Fișiere și tehnologie

Cât de mare poate fi o trimitere?

În funcție de plan, până la 500 MB (Starter), 1 GB (Team) sau 2 GB (Business și Enterprise) pe trimitere, iar în perioada de probă 100 MB. Mai multe fișiere sau un folder sunt grupate într-un ZIP care, în întregime, trebuie să rămână sub această limită. Într-o căsuță de depunere, limita se aplică fiecărui fișier în parte. Împărțiți volumele mai mari de date în mai multe trimiteri.

De ce browser am nevoie?

De un browser actualizat. Criptarea are loc chiar în browser, așa că nu este necesară nicio extensie. Pagina trebuie deschisă prin https://; altfel browserul nu oferă criptarea.

Funcționează pe smartphone?

Paginile rulează în browser și, prin urmare, în principiu și pe smartphone-uri și tablete. Fișierul este criptat sau decriptat în memoria dispozitivului. Pentru fișiere mari, un computer este alegerea mai bună.

Add-in-ul Outlook nu este disponibil în Outlook pe smartphone-uri.

Date și păstrare

Unde sunt păstrate datele?

Serverele se află într-un centru de date din Germania. Pagina de start oferă mai multe detalii în secțiunea „Unde sunt păstrate datele dumneavoastră”. Fișierele sunt stocate acolo numai în formă criptată.

Cât timp sunt păstrate fișierele?

• O trimitere rămâne pe server până când este descărcată, cel târziu până la data expirării. Data este afișată după încărcare. După aceea, este șters.
• Fișierele dintr-o căsuță de depunere sunt șterse imediat ce le-ați descărcat pe toate sau când căsuța de depunere este închisă ori expiră.
• Dovezile de livrare sunt păstrate atât timp cât a stabilit organizația dumneavoastră. Perioada este afișată în partea de jos a paginii Dovezi de livrare. După aceea, conținutul înregistrărilor este golit; lanțul rămâne verificabil.

Poate operatorul să-mi citească fișierele?

Nu. Fișierele sunt stocate pe server numai în formă criptată, iar cheia nu este stocată niciodată. Ce vede serverul este descris în Prezentare generală.