Vadovas

Apžvalga

TEPHIA SECURE – tai paslauga konfidencialiems failams keistis šifruotu pavidalu. Ji sukurta konfidencialumo pareigą turinčių profesijų atstovams, pavyzdžiui, mokesčių konsultantams, advokatų kontoroms ir notarams, taip pat visiems, kurių failai neturėtų nešifruoti gulėti svetimose pašto dėžutėse.

Ką galite su ja daryti

• Siųsti failus: įkeliate failus ir perduodate atsisiuntimo nuorodą bei slaptažodį. Žr. Failų siuntimas.
• Prašyti dokumentų: įkėlimo dėžutė priima failus iš klientų, kuriems nereikia paskyros. Žr. Įkėlimo dėžutė.
• Saugoti pristatymo įrodymus: kiekvienas atsisiuntimas užregistruojamas. Kliento bylai sukuriate pristatymo įrodymą PDF formatu. Žr. Įrodymai.
• Dirbti iš Outlook: su Outlook papildiniu siunčiate failus ir prašote dokumentų neatidarydami programos. Žr. Outlook papildinys.

Visapusiškas šifravimas paprastais žodžiais

Kiekvienai siuntai Jūsų naršyklė sukuria atsitiktinį slaptažodį. Juo failai užšifruojami dar prieš jiems paliekant Jūsų kompiuterį. Serveryje laikomi tik šifruoti duomenys, o raktas niekada nesaugomas. Failai vėl iššifruojami tik gavėjo naršyklėje.

Be slaptažodžio niekas negali atidaryti failų – net ir paslaugos operatorius. Todėl prarasto slaptažodžio atkurti neįmanoma.

Ką serveris mato ir ko nemato

Šios informacijos reikia pristatymo įrodymui. Ją rasite skyriuje Įrodymai.

Vaidmenys

Gavėjams ir klientams paskyros nereikia. Jie atsisiunčia failus per nuorodą arba įkelia juos į įkėlimo dėžutę. Ką jie mato, aprašyta skyriuje Gavėjams.

Programos išdėstymas

Prisijungę viršuje matote skiltis Siųsti failą, Įkėlimo dėžutė ir Pristatymo įrodymai. Viršuje dešinėje yra mygtukas su Jūsų el. pašto adresu ir organizacija. Jis atveria paskyros meniu su Paskyra, Pagalba ir Atsijungti. Savininkai ir administratoriai ten taip pat randa Administravimas.

Jei Jūsų organizacijai yra kas nors svarbaus, pavyzdžiui, dar nepriimta sutartis, po navigacija rodoma pranešimų juosta. Joje visada rodomas tik pats skubiausias pranešimas. Kitus pranešimus išskleidžiate spustelėję „Dar 1“, „Dar 2“ ir t. t.

Kiekviename ekrane nuoroda, pavyzdžiui, Pagalba dėl siuntimo, veda tiesiai į atitinkamą šio vadovo skyrių.

Apačioje kairėje mygtukas Kaip tai veikia? atveria trumpą apžvalgą. Joje nurodytas ir didžiausias galimas failo dydis bei atsisiuntimo laikotarpis.

Prisijungimas

Prisijungiate pradžios puslapyje https://tephia.com. Dešinėje yra kortelė Prisijungimas su trimis skirtukais: Microsoft, Slaptažodis ir Passkey. Atidarius puslapį, pasirinktas skirtukas Microsoft. Kuris būdas taikomas Jums, sprendžia Jūsų organizacija.

Per Microsoft (verslo paskyra)

1. Pasirinkite skirtuką Microsoft, jei jis dar nepasirinktas.
2. Spustelėkite Prisijungti su darbo paskyra.
3. Prisijunkite su savo Microsoft darbo paskyra kaip įprasta.

Šiuo atveju Jūsų slaptažodį ir antrąjį veiksnį valdo Jūsų organizacija Microsoft 365 aplinkoje, o ne TEPHIA SECURE. Asmeninės Microsoft paskyros neleidžiamos.

Jei matote pranešimą, kad Jūsų adresui prieiga nesukurta, paprašykite savo administratorių pakvietimo.

Su el. pašto adresu, slaptažodžiu ir kodu

1. Pasirinkite skirtuką Slaptažodis.
2. Užpildykite laukus El. pašto adresas ir Slaptažodis ir spustelėkite Toliau.
3. Lauke Kodas iš autentifikavimo programėlės įveskite šešiaženklį kodą ir spustelėkite Prisijungti.

Jei kas nors neteisinga, pranešimas visada tas pats: „Prisijungti nepavyko. Patikrinkite el. pašto adresą, slaptažodį ir kodą.“ Taip forma neatskleidžia, kuri dalis buvo neteisinga. Po per daug nesėkmingų bandymų paskyra keletui minučių užblokuojama.

Su saugos raktu arba passkey

1. Pasirinkite skirtuką Passkey.
2. Spustelėkite Prisijungti saugos raktu arba passkey.
3. Patvirtinkite naršyklės lange PIN kodu, piršto atspaudu, veidu arba prisilietimu prie rakto.

Nereikia nei slaptažodžio, nei kodo. Turite būti užregistravę raktą arba passkey, pavyzdžiui, YubiKey, Windows Hello, Touch ID arba Face ID.

Pirmasis prieigos nustatymas

Jus pakviečia Jūsų administratoriai. Gaunate el. laišką tema „Esate pakviesti į TEPHIA SECURE“. Pakvietimas galioja iki laiške nurodytos datos.

Laiške spustelėkite Sukurti prieigą. Puslapyje siūloma tai, ką leidžia Jūsų organizacija: jei ji jungiasi per Microsoft, spustelėkite Prisijungti per Microsoft ir prisijunkite su verslo paskyra – taip prieiga bus nustatyta. Funkcinei ar bendrai pašto dėžutei Microsoft prisijungti neleidžia; puslapis apie tai įspėja, ir tada nustatote slaptažodį. Jei naudojate savo slaptažodį:

1. Lauke Naujas slaptažodis įveskite naują slaptažodį ir jį pakartokite. Jį turi sudaryti ne mažiau kaip 12 simbolių, ir jame negali būti nei Jūsų el. pašto adreso dalies iki @, nei Jūsų organizacijos ar TEPHIA SECURE pavadinimo. Dažni ar nutekėję slaptažodžiai ir paprasti šablonai, tokie kaip „Password2024!“ ar „qwerty123456“, atmetami; gerai tinka keli atsitiktiniai žodžiai arba slaptažodis iš slaptažodžių tvarkyklės. Spustelėkite Toliau.
2. Skiltyje Pasirinkite antrąjį veiksnį pasirinkite Saugos raktas arba passkey (rekomenduojama) arba Autentifikavimo programėlė.
3. Rakto ar passkey atveju naršyklė paprašys patvirtinti. Po to iš karto esate prisijungę.
4. Programėlės atveju nuskenuokite QR kodą, pavyzdžiui, su Microsoft Authenticator arba Google Authenticator. Jei nuskenuoti negalite, nukopijuokite į programėlę rodomą reikšmę Raktas. Tada įveskite šešiaženklį kodą ir spustelėkite Užbaigti sąranką.

Kitą veiksnį galite pridėti vėliau skiltyje Paskyra.

Pamiršote slaptažodį

1. Skirtuke Slaptažodis spustelėkite Pamiršote slaptažodį?.
2. Įveskite savo el. pašto adresą ir spustelėkite Gauti nuorodą.
3. Atidarykite el. laišką „Slaptažodžio atkūrimas“ ir spustelėkite Nustatyti naują slaptažodį. Nuoroda galioja dvi valandas.
4. Pasirinkite naują slaptažodį.

Jūsų antrasis veiksnys nesikeičia. Prisijungiant vis tiek reikės kodo arba rakto.

Praradote antrąjį veiksnį

Jei nebeturite prieigos prie autentifikavimo programėlės ar saugos rakto, kreipkitės į savo organizacijos administratorius. Jie gali atkurti Jūsų prieigą. Tai primena ir pastaba skirtuko Slaptažodis apačioje. Atkūrimo kodų nėra.

Tada gaunate el. laišką „Jūsų prieiga atkurta“ su mygtuku Iš naujo sukurti prieigą. Nuorodą galima naudoti vieną kartą ir tik ribotą laiką. Tada nustatote naują slaptažodį ir antrąjį veiksnį taip pat, kaip ir pirmą kartą.

Jei jungiatės per Microsoft, Jums gali padėti Jūsų IT skyrius Microsoft 365 aplinkoje.

Atsijungimas

Viršuje dešinėje spustelėkite mygtuką su savo el. pašto adresu ir paskyros meniu pasirinkite Atsijungti.

Failų siuntimas

Siuntą sudaro vienas ar keli failai, atsisiuntimo nuoroda ir slaptažodis. Nuorodą ir slaptažodį gavėjui perduodate skirtingais kanalais.

Failų pasirinkimas ir įkėlimas

1. Atidarykite Siųsti failą.
2. Nuvilkite failus arba ištisus aplankus į sritį Nutempkite failus čia. Arba spustelėkite Pasirinkti failus ar Pasirinkti aplanką. Pasirinkus „Pasirinkti aplanką“, naršyklė parodo saugos užklausą; nuvelkant aplanką – ne.
3. Keli failai ar aplankas naršyklėje sujungiami į vieną ZIP archyvą. Kryželiu failą vėl pašalinsite iš sąrašo.
4. Įveskite Pavadinimas (neprivaloma), pavyzdžiui, bylos numerį. Jis rodomas būsenos peržiūroje, žurnale ir pristatymo įrodyme. Gavėjas gauna ZIP archyvą šiuo pavadinimu.
5. Spustelėkite Užšifruoti ir sukurti nuorodą. Laikykite puslapį atidarytą, kol pasirodys Failas užšifruotas.

Priklausomai nuo plano, viena siunta gali būti iki 500 MB (Starter), 1 GB (Team) arba 2 GB (Business ir Enterprise), bandomuoju laikotarpiu – 100 MB. Riba taikoma visam ZIP archyvui. Dideli failai šifruojami ir įkeliami blokais; jei ryšys trumpam nutrūksta, puslapis iš naujo siunčia tik paveiktą bloką. Planas taip pat riboja siuntų skaičių per dieną ir naudojamą saugyklos vietą. Pasiekus ribą, puslapis parodo pranešimą.

Po įkėlimo: nuoroda ir slaptažodis

Puslapyje rodoma Failas užšifruotas, o žemiau nurodyta, iki kada siuntą galima atsisiųsti. Toliau seka du žingsniai:

1. Perduokite nuorodą: pasirinkite, kaip nuoroda pasieks gavėją: Siunčia TEPHIA SECURE, Savo el. pašto programa arba Perduoti patiems. Jūsų naršyklė įsimena pasirinkimą kitam kartui.
2. Slaptažodis kitu keliu: čia rodomas slaptažodis su kopijavimo mygtuku. Jį sukūrė Jūsų naršyklė. Jis egzistuoja tik šiame puslapyje; serveris jo nežino.

Leisti TEPHIA SECURE išsiųsti nuorodą

Taip nuorodą gavėjui išsiunčia TEPHIA SECURE, o adresas įrašomas į Jūsų pristatymo įrodymą.

1. Skiltyje Perduokite nuorodą pasirinkite parinktį Siunčia TEPHIA SECURE.
2. Įveskite Gavėjų el. pašto adresai. Kelis adresus atskirkite kableliu, kabliataškiu, tarpu arba klavišu Enter; kiekvienas adresas rodomas kaip atskira žymė, kurią galite pašalinti paspaudę ×. Netinkami adresai pažymimi raudonai. Jei puslapis įtaria rašybos klaidą plačiai naudojamame pašto domene, pavyzdžiui, sukeistas raides gmail.com, adresas pažymimas geltonai, o pasiūlymas rodomas kaip mygtukas, pavyzdžiui, gmail.com?. Jį spustelėjus, pasiūlymas priimamas.
3. Jei norite, spustelėkite + Pridėti žinutę ir parašykite Trumpa žinutė (neprivaloma).
4. Spustelėkite Siųsti nuorodą. Kai adresų yra keli, mygtukas vadinasi Siųsti nuorodas (N), kur N – adresų skaičius. Jei tarp jų yra geltonai pažymėtas adresas, pirmas paspaudimas dar nesiunčia, o praneša „Patikrinkite geltonai pažymėtus adresus. Dar kartą spustelėjus vis tiek bus išsiųsta.“ Išsiunčiama tik antru paspaudimu.
5. Adresas, kuriuo išsiųsti nepavyko, lieka laukelyje, o pranešime nurodoma priežastis, pavyzdžiui, „…: netinkamas el. pašto adresas“.

Kiekvienas gavėjas gauna savo asmeninę nuorodą ir gali ja atsisiųsti vieną kartą. Pristatymo įrodyme matyti, kas atsisiuntė failus. TEPHIA SECURE siunčia tik nuorodą, niekada – slaptažodžio. Slaptažodį perduodate patys, pavyzdžiui, telefonu arba atskiru el. laišku.

Prieš išsiunčiant TEPHIA SECURE patikrina, ar kiekvieno adreso domenas apskritai priima el. laiškus. Jei tikrai ne, pranešimas yra „Į … el. laiškų pristatyti negalima. Patikrinkite adresą.“ Tada adresas lieka laukelyje, ir juo nieko neišsiunčiama.

Jei domenas el. laiškus priima, bet gavėjo serveris laišką atmeta, pavyzdžiui, nes tokios pašto dėžutės nėra, laiškas grįžta kaip nepristatytas. TEPHIA SECURE šį atsakymą apdoroja: paprastai per kelias minutes gaunate el. laišką „Nepristatyta: el. laiškas adresu …“, o skiltyje Pristatymo įrodymai prie siuntos raudonai rodoma „nepristatyta adresu …“. Jei puslapis po įkėlimo dar atidarytas, išsiųskite ten nuorodą teisingu adresu; kitu atveju išsiųskite failus iš naujo. Jei tokio pranešimo negaunate, tai neįrodo pristatymo, nes kai kurios pašto sistemos laiškus išmeta nepranešusios.

Kad siuntimu nebūtų piktnaudžiaujama masiniams laiškams, taikomos ribos: vienam naudotojui per valandą – 30 siuntimų ir 50 gavėjų, organizacijai per dieną – 300 gavėjų. Jos taikomos visoms nuorodoms, kurias siunčia TEPHIA SECURE, taip pat ir įkėlimo dėžutės atveju. Pasiekus ribą, puslapis praneša „Per trumpą laiką siuntėte neįprastai daug gavėjų. Pabandykite vėliau.“ arba „Per daug užklausų. Šiek tiek palaukite.“ Likę adresai tada nebebandomi ir lieka laukelyje.

Nuoroda ir slaptažodis Jūsų pačių el. laiškuose

Skiltyje Perduokite nuorodą pasirinkite parinktį Savo el. pašto programa. Atidaryti laišką su nuoroda Jūsų el. pašto programoje atveria parengtą laišką; slaptažodžio jame nėra. Skiltyje Slaptažodis kitu keliu mygtukas Siųsti atskiru laišku atveria antrą parengtą laišką su slaptažodžiu. Abiejuose įrašykite gavėją ir išsiųskite abu laiškus atskirai. Dar saugiau slaptažodį perduoti kitu kanalu, pavyzdžiui, telefonu arba per pokalbių programėlę.

Tokia bendra nuoroda galioja vienam atsisiuntimui. Failą gauna tas, kas pirmas jį atsisiunčia.

Bendros nuorodos apsauga

Pasirinkus Perduoti patiems, atsisiuntimo nuoroda rodoma kopijavimui, pavyzdžiui, pokalbių programėlei. Jei taip nuorodą perduodate patys, galbūt keliems gavėjams, nurodykite, kas gali atsisiųsti:

1. Skiltyje Perduoti patiems išskleiskite sritį Atsisiųsti gali tik tam tikri adresai.
2. Lauke Leidžiami el. pašto adresai (iki 10) įveskite iki dešimties adresų, atskirtų kableliais, kabliataškiais arba tarpais.
3. Spustelėkite Leisti tik šiems adresams.

Kiekvienas gavėjas, atsisiųsdamas failą, patvirtina savo adresą el. paštu atsiųstu kodu ir gali atsisiųsti vieną kartą. Ir čia TEPHIA SECURE iš anksto patikrina, ar kiekvienas domenas priima el. laiškus, o jei ne, atmeta su pranešimu „Į … el. laiškų pristatyti negalima. Patikrinkite adresą.“; šie adresai įskaičiuojami į aukščiau nurodytas ribas. Šią funkciją galite įjungti tik tol, kol niekas dar nepaprašė failo per bendrą nuorodą. Naudojant „Siunčia TEPHIA SECURE“ to nereikia – ten kiekvienas gavėjas jau turi savo nuorodą.

Jei el. laiškas su kodu grįžta kaip nepristatytas, apie tai sužinote taip pat: el. paštu ir skiltyje Pristatymo įrodymai. Leidžiamo adreso pašalinti nebegalima. Jei jis buvo klaidingas, išsiųskite failą dar kartą ir leiskite teisingą adresą.

Galiojimas, atsisiuntimas ir bandymai

• Kiekvienas gavėjas gali atsisiųsti vieną kartą. Po to siunta ištrinama iš serverio; asmeninių nuorodų atveju – tik tada, kai atsisiuntė visi.
• Jei siunta nepanaudojama, ji nustoja galioti dieną, kuri po įkėlimo nurodyta ties Failas užšifruotas, ir ištrinama.
• Kiekvienas gavėjas turi tris atsisiuntimo bandymus. Jei visi nepavyksta, pavyzdžiui, dėl neteisingo slaptažodžio, siunta užblokuojama. Tada išsiųskite failus iš naujo.
• Po kiekvieno atsisiuntimo gaunate el. laišką „Atsisiųsta: …“. Būseną matote skyriuje Įrodymai ir šalia formos, skiltyje Naujausios siuntos.

Įspėjimas paliekant puslapį

Jei nei nukopijavote slaptažodžio, nei spustelėjote Siųsti atskiru laišku, prieš paliekant puslapį pasirodo klausimas: „Šios siuntos slaptažodžio dar nenukopijavote ir neišsiuntėte el. paštu. Jis egzistuoja tik čia – mes jo nežinome. Vis tiek palikti puslapį?“

Jei vis tiek išeinate, slaptažodis prarandamas. Gavėjai negalės atidaryti siuntos, ir Jums teks ją išsiųsti iš naujo.

Dokumentų prašymas (įkėlimo dėžutė)

Įkėlimo dėžutė priima failus iš išorės, pavyzdžiui, iš klientų ar kitos šalies. Siuntėjui paskyros nereikia. Jo failai užšifruojami jo naršyklėje įkėlimo dėžutės slaptažodžiu dar prieš perduodant.

Įkėlimo dėžutės sukūrimas

1. Atidarykite Įkėlimo dėžutė. Jei jau turite atvirų įkėlimo dėžučių, spustelėkite Sukurti kitą įkėlimo dėžutę.
2. Įveskite Pavadinimas, pavyzdžiui, „Petraičio byla“.
3. Jei norite, parašykite Pastaba siuntėjui (neprivaloma). Ji rodoma puslapyje, kuriame Jūsų klientas įkelia failus.
4. Spustelėkite Sukurti įkėlimo dėžutę.

Dabar puslapyje rodoma Įkėlimo dėžutė paruošta ir tie patys du žingsniai kaip po siuntimo: Perduokite nuorodą ir Slaptažodis kitu keliu. Tuo pat metu TEPHIA SECURE išsiunčia įkėlimo nuorodą ir slaptažodį į Jūsų el. pašto adresą laišku tema „Jūsų įkėlimo dėžutės prieigos duomenys …“. Taip vėliau galėsite vėl rasti slaptažodį. Dar kartą atsiųsti man prieigos duomenis išsiunčia laišką dar kartą.

Nuorodos ir slaptažodžio perdavimas klientui

Skiltyje Perduokite nuorodą pasirenkate vieną iš trijų būdų. Jūsų naršyklė įsimena pasirinkimą, taip pat ir siuntimui.

• Siunčia TEPHIA SECURE: įveskite el. pašto adresą, jei norite, per + Pridėti žinutę – trumpą žinutę, tada spustelėkite Siųsti nuorodą. Kelis adresus galite įvesti iš karto, atskirdami juos kableliu, kabliataškiu, tarpu arba klavišu Enter; visi gavėjai įkelia į tą pačią įkėlimo dėžutę. Geltonas žymėjimas su pasiūlymu įtarus rašybos klaidą, domeno patikra ir ribos taikomi taip pat, kaip aprašyta skyriuje Failų siuntimas. Siunčiama tik nuoroda, o adresas įrašomas į Jūsų pristatymo įrodymą. Jei el. laiškas grįžta kaip nepristatytas, gaunate el. laišką, o skiltyje Pristatymo įrodymai prie įkėlimo dėžutės raudonai rodoma „nepristatyta adresu …“. Tada išsiųskite nuorodą teisingu adresu; ji yra ir jūsų el. laiške „Jūsų įkėlimo dėžutės … prieigos duomenys“.
• Savo el. pašto programa: Atidaryti laišką su nuoroda Jūsų el. pašto programoje atveria parengtą laišką be slaptažodžio.
• Perduoti patiems: rodo įkėlimo nuorodą kopijavimui.

Skiltyje Slaptažodis kitu keliu slaptažodis rodomas kopijavimui. Siųsti atskiru laišku atveria antrą parengtą laišką su juo.

Slaptažodį visada perduokite atskirai nuo nuorodos, geriausia telefonu. Ką Jūsų klientas daro toliau, aprašyta skyriuje Gavėjams.

Pranešimas apie naujus failus

Gaunate el. laišką „… nauji failai įkėlimo dėžutėje …“ su mygtuku Atidaryti įkėlimo dėžutę. Jis atkeliauja, kai tik Jūsų klientas spusteli Visi failai įkelti. Jei klientas to nepadaro, laiškas atkeliauja automatiškai praėjus dviem valandoms nuo jo pirmojo naujo failo.

Failų atsisiuntimas

1. Atidarykite Įkėlimo dėžutė. Sąraše rodomos Jūsų atviros įkėlimo dėžutės su failų skaičiumi, dydžiu ir terminu.
2. Šalia įkėlimo dėžutės spustelėkite Atidaryti.
3. Įveskite Įkėlimo dėžutės slaptažodis, pavyzdžiui, iš laiško su prieigos duomenimis.
4. Šalia failo spustelėkite Atsisiųsti. Naršyklė jį atsisiunčia, iššifruoja ir išsaugo.
5. Kai failų yra du ar daugiau, galima rinktis Atsisiųsti visus failus. Tada visus failus gaunate viename ZIP faile.

Atsisiųsti failai pažymimi „atsisiųsta“. Kodėl reikia slaptažodžio, nors esate prisijungę, paaiškina nuoroda Kodėl turiu įvesti slaptažodį? šalia lauko: prisijungimas atveria Jums paslaugą, o ne failus.

Automatinis uždarymas

Kai tik atsisiunčiate visus failus, įkėlimo dėžutė automatiškai uždaroma, o jos turinys ištrinamas. Po to ji nebepriima failų. Jūsų klientas tada mato pastabą su prašymu paprašyti naujos įkėlimo dėžutės.

Slaptažodis dingo

Atvirojoje įkėlimo dėžutėje spustelėkite Kur slaptažodis?. Ten nurodyta, kada ir kokiu adresu slaptažodis buvo išsiųstas. Slaptažodį žino ir Jūsų klientas, nes jo reikėjo failams įkelti. Paprašykite jo, bet ne el. paštu.

Jei tai nepadeda, lieka Paprašyti siuntėjo dar kartą:

1. Patikrinkite Siuntėjo el. pašto adresas (-ai). Iš anksto įrašyti adresai, kuriais nuoroda buvo išsiųsta iki šiol, daugiausia penki.
2. Pakoreguokite Žinutė siuntėjui.
3. Spustelėkite Pakeisti įkėlimo dėžutę ir paprašyti siuntėjo.

Ir čia TEPHIA SECURE iš anksto patikrina, ar adresų domenai priima el. laiškus, o jei ne, atmeta su pranešimu „Į … el. laiškų pristatyti negalima. Patikrinkite adresą.“ Sukuriama nauja įkėlimo dėžutė su nauju slaptažodžiu. Ankstesnė uždaroma, o jos failai negrįžtamai ištrinami. Naująjį slaptažodį perduodate patys. Jei kuris nors iš šių el. laiškų grįžta kaip nepristatytas, apie tai sužinote, kaip aprašyta aukščiau.

Uždarymas ir galiojimo pabaiga

• Norėdami uždaryti įkėlimo dėžutę, sąraše spustelėkite Uždaryti. Paklausti „Negrįžtamai ištrinti įkėlimo dėžutę ir jos turinį?“, spustelėkite Ištrinti.
• Kiekviena įkėlimo dėžutė pasiekiama iki sąraše nurodytos datos. Po to ji automatiškai uždaroma, o jos turinys ištrinamas.

Pristatymo įrodymai

Kiekviena siunta registruojama be spragų: išsiųsta, nuoroda išsiųsta el. paštu, nuoroda atidaryta, nepristatyta, atsisiųsta, įkelta į įkėlimo dėžutę, iš jos atsisiųsta. Skiltyje Pristatymo įrodymai matote savo siuntų būseną ir galite sukurti pristatymo įrodymą PDF formatu kliento bylai.

Būsena ir žurnalas

Viršuje pasirenkate laikotarpį: 30 dienų, 90 dienų (numatytasis), 1 metai arba Viskas. Yra du rodiniai:

• Būsena kiekvienai siuntai rodo, ar ji atsisiųsta. Ją matote atidarę puslapį.
• Žurnalas rodo kiekvieną atskirą įvykį su data ir laiku, IP adresu ir vieta. Jį atidarote mygtuku Visas žurnalas po sąrašais.

Būsena

Viršuje yra plytelės Atviros, Atsisiųstos, Neatsisiųstos ir Atviros įkėlimo dėžutės, kiekviena su savo skaičiumi. Spustelėjus plytelę, sąrašai pagal ją filtruojami: Atviros įkėlimo dėžutės rodo tik įkėlimo dėžutes, kitos plytelės – tik siuntas. Atviros įskaičiuoja ir iš dalies atsisiųstas siuntas. Spustelėjus tą pačią plytelę dar kartą, vėl rodoma viskas. Paieškos laukelis šalia laikotarpio randa pavadinimus, bylų numerius, failų pavadinimus ir gavėjus.

Skiltyje Siuntos kiekvienai siuntai skirta eilutė su jos būsena ir mygtuku Atskiras įrodymas. Būsenos:

Prie kiekvienos siuntos taip pat matote, kada ji išsiųsta, kam išsiųsta nuoroda ir kas jau atsisiuntė. „Nuoroda laiške atidaryta“ reiškia, kad atsisiuntimo puslapis buvo įkeltas per asmeninę nuorodą. Retais atvejais tai gali sukelti ir automatinis pašto sistemos skeneris. Gavimą įrodo tik atsisiuntimas.

Skiltyje Įkėlimo dėžutės kiekvienai įkėlimo dėžutei matote, kiek failų gauta ir atsisiųsta ir ar ji atvira, viskas atsisiųsta, uždaryta, uždaryta, nebegalioja, pakeista ar užblokuota po nesėkmingų bandymų.

Jei el. laiškas, kurį TEPHIA SECURE išsiuntė gavėjui, grįžta kaip nepristatytas, siuntos arba įkėlimo dėžutės eilutėje raudonai rodoma „nepristatyta adresu …“ su adresu. Tai taikoma nuorodoms ir patvirtinimo kodui, siunčiamam leidžiamais adresais. Paprastai pažyma atsiranda praėjus kelioms minutėms po išsiuntimo, kartais tik po kelių valandų. Be to, gaunate el. laišką „Nepristatyta: el. laiškas adresu …“ su gaunančiojo pašto serverio atsakymu, o žurnale rodomas įvykis El. laiškas nepristatytas. Patikrinkite adresą ir išsiųskite dar kartą teisingu adresu. Ne kiekviena pašto sistema praneša: jei pažymos nėra, tai dar nereiškia, kad laiškas tikrai pasiekė gavėją. Gavimą įrodo tik atsisiuntimas.

Žurnalas

Žurnalą atidarote mygtuku Visas žurnalas po sąrašais; ← Atgal į būseną grąžina atgal. Jame pateikiami visi pasirinkto laikotarpio įvykiai. Po sąrašais yra iki trijų tekstinių mygtukų: Visas žurnalas (žurnale jo vietoje – ← Atgal į būseną), CSV eksportas ir, tik savininkui ir auditoriams, Patikrinti grandinę. CSV eksportas atsisiunčia įvykius kaip skaičiuoklės failą. Patikrinti grandinę patikrina, ar įrašai nepakeisti. Rezultatas rodomas iš karto po mygtukais, pavyzdžiui, „Grandinė nepažeista: įrašų – …, iš jų po saugojimo laikotarpio išvalyta – ….“ arba „Patikra rado pažeidimų: ….“ Jei CSV eksportas nepavyksta, pranešimas taip pat rodomas ten.

Atskiras įrodymas PDF formatu

Kiekvienos siuntos eilutėje yra Atskiras įrodymas. Taip sukuriamas PDF, kuriame yra būtent ši viena siunta. Taip į kliento bylą nepatenka kitų klientų duomenų.

Pristatymo įrodyme nurodoma:

• tema, siuntos identifikatorius, atsakingas asmuo, organizacija ir sukūrimo data
• rezultatas žodžiais, pavyzdžiui, kada ir per kurią nuorodą failas atsisiųstas arba tai, kad el. laiško nepavyko pristatyti
• siuntos turinys su failų pavadinimais, kaip juos nurodė siuntėjas
• visi įvykiai su data ir laiku, dalyviais, IP adresu ir apytiksle vieta
• tikrinimo reikšmė, internetinio tikrinimo adresas ir QR kodas
• kiekvieno failo kontrolinė suma (SHA-256) ir ar gavėjo naršyklė ją patvirtino po iššifravimo

Įrodymas atspindi būklę jo sukūrimo metu. Jei vėliau kas nors įvyksta, pavyzdžiui, atsisiuntimas, sukurkite jį iš naujo. Skiltyje Paskyra galite nustatyti, kad jis Jums būtų automatiškai atsiųstas el. paštu po kiekvieno atsisiuntimo.

Kodėl įrodymu galima pasitikėti

• Maišos grandinė: kiekvienas įvykis kriptografiškai susietas su ankstesniu. Jei įrašas vėliau pakeičiamas, pašalinamas ar įterpiamas, grandinė nutrūksta, ir tai aptinkama.
• Parašas ir laiko žyma: PDF pasirašytas skaitmeniniu parašu. Bet koks vėlesnis pakeitimas parašą padaro negaliojantį. Nepriklausomos tarnybos laiko žyma įrodo, kada jis sukurtas.
• Grandinės spaudas: kartą per dieną visų įrodymų grandinių būklė užfiksuojama pasirašytame dokumente. Įrodyme yra duomenys, reikalingi tam perskaičiuoti.
• Patikrinti internetu: adresu https://tephia.com/verify arba per QR kodą kiekvienas be paskyros gali patikrinti, ar įrodymas nepakeistas. Tam reikia tik siuntos identifikatoriaus ir tikrinimo reikšmės iš PDF pabaigos. Tikrinant niekas neatskleidžiama. Jei turite patį failą, ten galite jį palyginti su pristatymo įrodymu; failas niekada nepalieka Jūsų kompiuterio.

Kas mato Jūsų siuntas

Paprastai matote tik savo siuntas. Jei Jūsų organizacija įjungė bendrą matomumą, savininkai ir administratoriai mato visų naudotojų siuntas. Auditoriaus vaidmuo jas mato visada. Kas turi šį matomumą, pasirinkimo lauke prieš laikotarpį gali rinktis tarp Mano siuntos ir Visa organizacija.

Tokiu atveju visiems naudotojams po antrašte Pristatymo įrodymai rodomas sakinys: „Visų Jūsų organizacijos naudotojų siuntas mato administratoriai ir auditoriaus vaidmenį turintys asmenys.“

Puslapio apačioje matote, kiek laiko Jūsų organizacija saugo pristatymo įrodymus. Iš senesnių įrašų turinys pašalinamas; grandinę vis tiek galima patikrinti.

Paskyra ir sauga

Skiltyje Paskyra valdote savo prisijungimą ir nustatote automatinius pristatymo įrodymus. Ją atidarote per paskyros meniu: viršuje dešinėje spustelėkite mygtuką su savo el. pašto adresu ir pasirinkite Paskyra.

Puslapyje yra dvi grupės: Prisijungimas ir Pranešimai. Kiekvienoje kortelėje pirmiausia rodoma dabartinė būsena. Forma po ja atsiranda tik spustelėjus Keisti arba Pridėti. Kurios kortelės rodomos, priklauso nuo to, ar jungiatės per Microsoft, ar slaptažodžiu.

Prisijungimas per Microsoft

Jei jungiatės su Microsoft darbo paskyra, čia nėra Jūsų slaptažodžio ar antrojo veiksnio nustatymų. Juos valdote savo Microsoft paskyroje, skiltyje „Saugos informacija“. Mygtukas Atidaryti Microsoft saugos informaciją nuveda Jus ten. Jei nepavyksta, padės Jūsų IT skyrius.

Slaptažodžio keitimas

1. Kortelėje Slaptažodis spustelėkite Keisti.
2. Užpildykite laukus Dabartinis slaptažodis, Naujas slaptažodis ir Pakartokite naują slaptažodį.
3. Spustelėkite Keisti slaptažodį.

Tada esate atjungiami visur. Prisijunkite iš naujo nauju slaptažodžiu.

Autentifikavimo programėlė

Kortelėje matote, ar Jūsų prisijungimas apsaugotas autentifikavimo programėle. Naujam telefonui ar kitai programėlei:

1. Kortelėje spustelėkite Keisti.
2. Įveskite Jūsų slaptažodis patvirtinimui.
3. Spustelėkite Pakeisti autentifikavimo programėlę. Jei programėlės dar neturite, mygtukas vadinasi Nustatyti autentifikavimo programėlę.
4. Nuskenuokite QR kodą naująja programėle arba nukopijuokite į ją Raktas.
5. Įveskite Kodas iš naujosios programėlės ir spustelėkite Patvirtinti naują programėlę.

Ankstesnė programėlė veikia tol, kol patvirtinama naujoji. Atšaukti palieka viską kaip buvo. Po pakeitimo kiti Jūsų seansai atjungiami, o Jūs apie tai gaunate el. laišką. Jei senojo telefono jau nebeturite, administratoriai gali atkurti Jūsų prieigą; žr. Prisijungimas.

Saugos raktai ir passkey

Saugos raktas, pavyzdžiui, YubiKey, arba passkey, pavyzdžiui, Windows Hello, Touch ID ar Face ID, pakeičia kodą iš programėlės. Jo neįmanoma išvilioti sukčiavimo būdu, nes jis reaguoja tik į svetainę, kuriai buvo sukurtas.

Kaip pridėti:

1. Kortelėje Saugos raktai ir passkey spustelėkite Pridėti.
2. Jei norite, įveskite Pavadinimas (neprivaloma), pavyzdžiui, „YubiKey ant raktų pakabuko“.
3. Įveskite Jūsų slaptažodis (patvirtinimui).
4. Spustelėkite Pridėti raktą ir patvirtinkite naršyklės lange.

Kortelėje matote, kiek raktų užregistruota, ir kiekvieno rakto sukūrimo bei paskutinio naudojimo dieną. Pašalinti ištrina raktą. Paskutinio antrojo veiksnio pašalinti negalite. Geriausia iš karto nustatyti antrą raktą kaip atsarginį. Apie kiekvieną naują raktą gaunate el. laišką.

Outlook papildinys

Jei jungiatės slaptažodžiu, kortelėje Outlook papildinys matote, kiek yra aktyvių prisijungimų, ir kiekvieną Outlook papildinio prisijungimą su „Prisijungta“, „paskutinį kartą naudota“ ir „galioja iki“. Atsijungti nutraukia vieną iš jų, pavyzdžiui, kompiuteryje, kurio nebenaudojate.

Prisijungimas galioja 30 dienų. Jis taip pat baigiasi, kai pakeičiate slaptažodį ar antrąjį veiksnį.

Su Microsoft papildinys paprastai prisijungia per Jūsų prisijungimą Outlook programoje; tam sąrašo nėra. Jei jis prisijungė per savo prisijungimo langą, pavyzdžiui, kai pašto dėžutės yra vietiniame Exchange Server, prisijungimas rodomas čia; jis galioja 7 dienas nuo paskutinio naudojimo, daugiausia 30 dienų. Nuoroda Kaip nustatyti Outlook papildinį veda į nustatymo puslapį. Daugiau skyriuje Outlook papildinys.

Pristatymo įrodymas po atsisiuntimo

Ši kortelė yra grupėje Pranešimai. Kai tik gavėjas atsisiunčia siuntą, apie tai gaunate el. laišką. Jei pageidaujate, prie jo pridedamas visas pristatymo įrodymas PDF formatu.

1. Pažymėkite Automatiškai siųsti pristatymo įrodymą PDF formatu.
2. Jei įrodymas turi keliauti į kitą pašto dėžutę, pavyzdžiui, naudojamą bylai, pažymėkite Kitas gavėjas ir įveskite Paskirties adresas. Jis turi būti patvirtintame Jūsų organizacijos domene.
3. Spustelėkite Išsaugoti.

Jei Jūsų organizacija tai nusprendė visiems, vietoj pasirinkimo matysite pastabą.

Kalba ir išvaizda

Viršutiniame dešiniajame kampe yra du valdikliai:

• Kalbos parinkiklis keičia sąsajos kalbą, pavyzdžiui, į Deutsch, Français, Italiano ar Nederlands. Puslapis įkeliamas iš naujo.
• Apvalus mygtukas su mėnuliu ar saule (Keisti išvaizdą) perjungia šviesų ir tamsų režimą.

Pristatymo įrodymų ir pranešimų kalbą visiems nustato Jūsų organizacija, nepriklausomai nuo Jūsų pasirinkimo.

Outlook papildinys

Su papildiniu failus siunčiate ir dokumentų prašote tiesiog rašydami el. laišką. Tada juostelės grupėje TEPHIA SECURE rodomi du mygtukai: Siųsti saugiai ir Prašyti dokumentų. Dešinėje atsidaro užduočių sritis. Šifruojama joje; patys failai nekeliauja per Jūsų el. pašto sistemą.

Papildinys veikia naujoje ir klasikinėje Outlook for Windows, Outlook žiniatinklio versijoje ir Outlook for Mac (ten – su Microsoft 365 pašto dėžutėmis). Jis rodomas tik rašant laišką, ne skaitant. Jį nustato Jūsų IT skyrius.

Outlook žiniatinklio versijoje ir naujojoje Outlook papildinį rasite naujame laiške, skiltyje Programėlės. Kad jis liktų įrankių juostoje: meniu Programėlės dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite TEPHIA SECURE ir pasirinkite Prisegti arba skiltyje Parametrai → Paštas → Tinkinti veiksmus pažymėkite TEPHIA SECURE. Jei skiltyje Programėlės jo nėra, vieną kartą atsijunkite nuo Outlook žiniatinklio versijos ir vėl prisijunkite.

Prisijungimas

Pirmą kartą atidarę pasirinkite:

• Prisijungti per Microsoft (pagrindinis mygtukas): papildinys perima Jūsų prisijungimą iš Outlook. Pirmą kartą trumpai patvirtinate vieną kartą. Kur Outlook to nesiūlo, pavyzdžiui, pašto dėžutėms vietiniame Exchange Server, atsidaro Microsoft prisijungimo langas; tada prisijungimas galioja 7 dienas nuo paskutinio naudojimo, daugiausia 30 dienų.
• Prisijungti slaptažodžiu (nuoroda po juo): atsidaro langas. Užpildykite laukus El. pašto adresas, Slaptažodis ir Kodas iš autentifikavimo programėlės ir spustelėkite Prisijungti. Prisijungimas šioje Outlook galioja 30 dienų.

Jei langas neatsidaro, leiskite Outlook iššokančiuosius langus. Srities apačioje matote „Prisijungta kaip …“ su Atsijungti. Slaptažodį, antrąjį veiksnį ir visa kita keičiate TEPHIA SECURE naršyklėje.

Siųsti saugiai

1. Sukurkite naują el. laišką ir laukuose Kam arba Kopija įrašykite gavėjus.
2. Spustelėkite Siųsti saugiai.
3. Nutempkite failus į laukelį „Nutempkite failus čia arba pasirinkite“ arba jame spustelėkite pasirinkite. Ištisus aplankus tiesiog nutempkite į jį; aplanko pasirinkimo mygtuko užduočių srityje nėra. Iš viso viena siunta gali būti tokio dydžio, kokį leidžia Jūsų planas: 500 MB, 1 GB arba 2 GB, bandomuoju laikotarpiu 100 MB.
4. Laukas Pavadinimas (neprivaloma) iš anksto užpildomas laiško tema. Jis rodomas būsenos peržiūroje ir pristatymo įrodyme, o kai failų keli – ir kaip ZIP failo pavadinimas.
5. Skiltyje Nuorodos pristatymas pasirinkite vieną iš dviejų kortelių. Jūsų pasirinkimas įsimenamas kitam kartui.
6. Spustelėkite Užšifruoti ir įterpti į el. laišką.

Tada užduočių sritis varnelėmis parodo, kas atlikta, pavyzdžiui, „Slaptažodis yra el. laiške“. Kai nieko nebetrūksta, žemiau žaliame langelyje rašoma „Viskas paruošta. Dabar galite siųsti el. laišką.“ Rodyti slaptažodį parodo slaptažodį, Kopijuoti slaptažodį jį nukopijuoja, o Siųsti daugiau failų leidžia pradėti iš naujo.

TEPHIA SECURE išsiunčia nuorodą (rekomenduojama)

Kortelė vadinasi TEPHIA SECURE išsiunčia nuorodą („Rekomenduojama · kiekvienam gavėjui atskira nuoroda“). Papildinys į Jūsų laišką įterpia langelį su slaptažodžiu, taigi slaptažodis yra šiame laiške. Tada išsiųskite laišką kaip įprasta.

Tik Jums išsiuntus laišką, kiekvienas gavėjas laukuose Kam ir Kopija gauna atskirą el. laišką iš TEPHIA SECURE su asmenine nuoroda. Kiekvienas ja gali atsisiųsti vieną kartą; patvirtinimo kodo nereikia, todėl prie šios kortelės užduočių sritis kodo patvirtinimo parinkties nerodo. Pristatymo įrodymas rodo, kas atsisiuntė. Gavėjai, kuriuos pridedate prieš išsiųsdami, nuorodą gauna automatiškai. Taip nuoroda ir slaptažodis atkeliauja dviem skirtingais kanalais. Vienai siuntai išsiunčiama daugiausia 20 nuorodų; jei gavėjų daugiau, papildinys praneša „Daugiausia 20 gavėjų vienai siuntai.“ Adresų papildinys iš anksto netikrina; jei kuris nors adresas nepristatomas, Outlook apie tai praneša dėl Jūsų laiško kaip įprasta.

Tada užduočių sritis rodo „Slaptažodis yra el. laiške“ ir „Išsiuntus laišką, nuorodos bus išsiųstos: …“. Jei laišką atmetate, nuorodos taip pat neišsiunčiamos. Maždaug po 30 minučių el. laiškas „Nuorodos dar neišsiųstos“ Jums apie tai primena. Senesnėse Outlook versijose nuorodos išsiunčiamos iš karto po įkėlimo; tada srityje nurodoma, kam.

Nuoroda šiame laiške

Kortelė vadinasi Nuoroda yra šiame el. laiške („Slaptažodį perduodate atskirai“, pavyzdžiui, telefonu arba antru el. laišku). Papildinys į Jūsų laišką įterpia langelį su nuoroda ir iš karto atveria antrą laišką su slaptažodžiu tiems patiems gavėjams. Išsiųskite abu laiškus. Vėl atidaryti laišką su slaptažodžiu jį grąžina; Kopijuoti slaptažodį leidžia slaptažodį perduoti, pavyzdžiui, telefonu. Jei laiške dar nėra gavėjų, laiškas su slaptažodžiu savaime neatsidaro; tada užduočių sritis rodo „El. laiške dar nėra gavėjų – laiškas su slaptažodžiu atsidarys be adresatų.“ ir mygtuką Parengti laišką su slaptažodžiu. Prie šios kortelės žalias langelis „Viskas paruošta. Dabar galite siųsti el. laišką.“ atsiranda tik tada, kai laiškas su slaptažodžiu parengtas arba išsiųstas.

Jei į papildinį esate prisijungę per Microsoft arba Jūsų pašto dėžutė yra Jūsų įmonės Exchange Server, antras laiškas neatsidaro. Vietoj to užduočių srityje rodomi slaptažodžio laiško gavėjai ir tekstas; pakeiskite, ką reikia, ir spustelėkite Siųsti laišką su slaptažodžiu. Laiškas išsiunčiamas tiesiai iš Jūsų pašto dėžutės ir tada matomas aplanke „Išsiųsti laiškai“. Pirmą kartą Microsoft gali paklausti, ar papildinys gali siųsti laiškus Jūsų vardu; tai taikoma tik šiems slaptažodžio laiškams.

Kai gavėjų keli, visi gauna tą pačią nuorodą. Tada kiekvienas, atsisiųsdamas failą, patvirtina savo adresą kodu ir gali atsisiųsti vieną kartą. Kai gavėjas vienas, tai galite įjungti parinktimi Gavėjai patvirtina savo adresą kodu. Šis žymimasis langelis rodomas tik prie kortelės Nuoroda yra šiame el. laiške.

Esamų priedų perėmimas

Jei laiške jau yra priedų, srityje siūloma Vietoj to siųsti priedus saugiai. Priedai perkeliami į failų sąrašą ir po įkėlimo pašalinami iš laiško.

Prašyti dokumentų

1. Sukurkite el. laišką savo klientui ir spustelėkite Prašyti dokumentų.
2. Patikrinkite Pavadinimas (neprivaloma) ir, jei norite, parašykite Pastaba siuntėjui (neprivaloma).
3. Skiltyje Nuorodos pristatymas pasirinkite vieną iš dviejų kortelių, kaip aprašyta aukščiau.
4. Spustelėkite Sukurti įkėlimo dėžutę ir įterpti į el. laišką.

Slaptažodis atsiunčiamas ir Jums, kad vėliau galėtumėte atidaryti įkeltus failus. Baigimo rodinys tai patvirtina pranešimu „Slaptažodis taip pat išsiųstas adresu … – kad vėliau galėtumėte atidaryti failus“. Juos atsisiunčiate naršyklėje, skiltyje Įkėlimo dėžutė.

Patikrinimas siunčiant

Kai siunčiate, Outlook patikrina, ar kiekvienas gavėjas gauna nuorodą, slaptažodį ir leidimą atsisiųsti. Jei ko nors trūksta, Outlook sulaiko laišką ir nurodo priežastį, pavyzdžiui:

• Slaptažodžio laiškas dar neparengtas.
• Kažkas gauna nuorodą, bet dar ne slaptažodį, pavyzdžiui, nes buvo pridėtas po slaptažodžio laiško.
• Kažkas per nuorodą dar negali atsisiųsti.
• Slaptažodžio laiške nebėra.
• Nepavyko išsiųsti nuorodų siunčiant.

Pranešime spustelėkite Sutvarkyti dabar. Atsidaro sritis ir vienu žingsniu viską sutvarko. Tada tiesiog išsiųskite laišką dar kartą. Jei Jūsų Outlook versijoje tokio mygtuko nėra, juostelėje atidarykite TEPHIA SECURE ir ten pasirinkite Sutvarkyti dabar.

Tuos pačius punktus sritis iš anksto rodo langelyje Ką dar reikia atlikti prieš siunčiant. Kai viskas atlikta, žaliame langelyje rašoma „Viskas paruošta. Dabar galite siųsti el. laišką.“ Laiškai be parengtos siuntos išsiunčiami be patikrinimo.

„mailto“ užklausa

Klasikinė Outlook kartais klausia, ar papildinys gali atidaryti „mailto“. Tada užduočių sritis trumpai apie tai primena. Pažymėkite Įsiminti mano pasirinkimą ir pasirinkite Atidaryti. Tada Outlook šiame kompiuteryje daugiau neklaus.

Jūsų IT skyrius tai gali leisti ir visiems Jūsų organizacijos kompiuteriams; tada Outlook visai neklausia. Kaip tai padaryti, aprašyta administratoriaus vadove, skyriuje „Outlook papildinys: strategijos ir tinklas“.

Techninė informacija

Jei kas nors stringa ar nepavyksta, srities apačioje atsiranda Techninė informacija. Joje išvardyti visi veiksmai su laiku. Išskleiskite ją ir padarykite ekrano kopiją savo IT skyriui ar pagalbos tarnybai.

Gavėjams: atsisiuntimas ir įkėlimas

Šis skyrius skirtas visiems, kurie gauna failus per TEPHIA SECURE arba kurių prašoma pateikti dokumentus. Jums nereikia nei paskyros, nei ką nors diegti. Užtenka naujausios versijos naršyklės.

Failo atsisiuntimas

Nuorodą gaunate el. paštu – tiesiai iš siuntėjo arba iš TEPHIA SECURE laišku tema „… pateikė Jums užšifruotą failą“, kai failų keli – „… pateikė Jums užšifruotus failus“. Slaptažodį siuntėjas Jums perduoda atskirai, pavyzdžiui, telefonu arba antru el. laišku. TEPHIA SECURE slaptažodžio niekada nesiunčia.

1. Atidarykite nuorodą, pavyzdžiui, laiške spustelėję Atsisiųsti failą, kai failų keli – Atsisiųsti failus.
2. Puslapyje Atsisiųsti failą rodomas failo pavadinimas, dydis, siuntėjas, terminas ir likę atsisiuntimo bandymai.
3. Įveskite Slaptažodis. Atkreipkite dėmesį į didžiąsias ir mažąsias raides. Saugiausia jį nukopijuoti visą.
4. Spustelėkite Iššifruoti ir išsaugoti.

Naršyklė failą atsisiunčia, iššifruoja ir išsaugo, paprastai atsisiuntimų aplanke. Keli failai atkeliauja ZIP archyvu. Tada puslapyje rašoma: „Failas iššifruotas ir išsaugotas. Dabar jis ištrintas iš serverio.“ Antrą kartą jo atsisiųsti nebegalima, todėl failą saugokite.

El. pašto adreso patvirtinimas kodu

Jei siuntėjas nurodė, kas gali atsisiųsti, pirmiausia matote Patvirtinkite savo el. pašto adresą.

1. Lauke Jūsų el. pašto adresas įveskite adresą, kuriam skirta siunta.
2. Spustelėkite Gauti kodą.
3. Gaunate el. laišką „Jūsų atsisiuntimo patvirtinimo kodas“ su šešiaženkliu kodu. Jis galioja 15 minučių ir tik šiai siuntai.
4. Įrašykite kodą į lauką Kodas iš el. laiško. Įvedus šeštą skaitmenį, jis patikrinamas automatiškai. Arba spustelėkite Patvirtinti.
5. Tada įveskite slaptažodį, kaip aprašyta aukščiau.

Jei kodas neatkeliauja, patikrinkite adreso rašybą ir nepageidaujamų laiškų aplanką. Gauti naują kodą išsiunčia naują kodą. Saugumo sumetimais puslapis visada reaguoja vienodai, net jei adresas neturi leidimo.

Atsisiuntimo bandymai

Kiekvienas Iššifruoti ir išsaugoti paspaudimas laikomas bandymu. Turite tris bandymus. Puslapyje rodoma, kiek jų liko. Juos išnaudojus, failas užblokuojamas. Tada paprašykite siuntėjo išsiųsti jį dar kartą.

Kiti pranešimai ir ką jie reiškia:

Ką sužino siuntėjas

Siuntėjui pranešama, kai tik atsisiunčiate failą. Jo pristatymo įrodyme nurodoma data ir laikas, Jūsų IP adresas ir iš jo nustatyta apytikslė vieta. Jis taip pat mato, ar nuoroda iš laiško buvo atidaryta ir ar Jūsų adresas patvirtintas kodu. Failo turinį žinote tik Jūs ir siuntėjas.

Failų įkėlimas į įkėlimo dėžutę

Jei Jūsų prašoma pateikti dokumentus, gaunate nuorodą į įkėlimo dėžutę, pavyzdžiui, laišku „… prašo Jūsų atsiųsti failus šifruotu pavidalu“. Slaptažodį atskirai perduoda prašantis asmuo.

1. Atidarykite nuorodą, pavyzdžiui, spustelėję Įkelti failus. Puslapyje rodoma, kam įkeliate, ir, jei pateikta, pastaba.
2. Nuvilkite failus ar aplankus į sritį arba spustelėkite Pasirinkti failus ar Pasirinkti aplanką. Kiekvienas failas šifruojamas atskirai.
3. Įveskite Slaptažodis ir spustelėkite Užšifruoti ir įkelti.
4. Norėdami įkelti daugiau failų, spustelėkite Pridėti daugiau failų. Slaptažodis lieka lauke.
5. Baigę spustelėkite Visi failai įkelti. Tada gavėjui pranešama. Jei to nepadarote, tai įvyksta automatiškai praėjus dviem valandoms nuo pirmojo Jūsų failo.

Failų galite pridėti ir vėliau. Tiesiog vėl atidarykite nuorodą, kol įkėlimo dėžutė atvira ir gavėjas dar neatsisiuntė failų. Po to ji nebepriima failų, ir reikia paprašyti naujos įkėlimo dėžutės. Po per daug neteisingų slaptažodžių įkėlimo dėžutė Jums užblokuojama. Tada kreipkitės į prašantį asmenį.

Negavote el. laiško?

Patikrinkite nepageidaujamų arba šlamšto laiškų aplanką. TEPHIA SECURE laiškų su nuorodomis temoje nurodomas siuntėjo vardas. Jei nieko nerandate, kreipkitės į siuntėją.

Kas nors atrodo įtartina?

Atsisiuntimo ir įkėlimo puslapių apačioje yra Pranešti apie piktnaudžiavimą. Trumpai aprašykite, ką pastebėjote, pavyzdžiui, nežinomą siuntėją arba prašymą sumokėti. Siuntėjas nesužinos, kas pranešė.

Dažniausiai užduodami klausimai

Slaptažodžiai ir nuorodos

Pametiau siuntos slaptažodį. Ar galite man jį atsiųsti?

Ne. Slaptažodis sukuriamas Jūsų naršyklėje ir niekur nesaugomas. Niekas negali jo atkurti, net ir operatorius. Tai ir yra visapusiško šifravimo esmė. Tiesiog išsiųskite failus dar kartą su nauja nuoroda ir nauju slaptažodžiu.

O jei trūksta įkėlimo dėžutės slaptažodžio?

Pašto dėžutėje paieškokite laiško „Jūsų įkėlimo dėžutės prieigos duomenys …“. Atvirojoje įkėlimo dėžutėje padeda Kur slaptažodis?. Slaptažodį žino ir Jūsų klientas. Kraštutiniu atveju lieka Paprašyti siuntėjo dar kartą; žr. Įkėlimo dėžutė.

Nuoroda nebegalioja. Ką daryti?

Nebegaliojanti siunta ištrinama, ir jos pratęsti negalima. Išsiųskite failus dar kartą. Jei nebegalioja įkėlimo dėžutė, sukurkite naują.

Ar galiu nuorodą ir slaptažodį įdėti į tą patį el. laišką?

Prašome to nedaryti. Kas perimtų tą vieną laišką, turėtų abu. Naudokite du kanalus, pavyzdžiui, nuorodą el. paštu, o slaptažodį telefonu. Paprasčiausia leisti nuorodą išsiųsti TEPHIA SECURE; žr. Failų siuntimas.

Gavėjai

Gavėjas negali atidaryti failo.

Pasitikslinkite su juo:

• Ar jis įvedė visą slaptažodį, teisingai rašydamas didžiąsias ir mažąsias raides?
• Ar jo trys atsisiuntimo bandymai išnaudoti? Tai matote skyriuje Įrodymai. Jei taip, išsiųskite failus dar kartą.
• Ar failas jau atsisiųstas, pavyzdžiui, kito gavėjo per bendrą nuorodą?
• Ar praėjo terminas?
• Ar jis laukia patvirtinimo kodo? Tada tegul patikrina nepageidaujamų laiškų aplanką.

Gavėjams skirtas vadovas yra skyriuje Gavėjams. Galite jiems atsiųsti nuorodą į šią pagalbą: https://tephia.com/help

Gavėjo adresas atmetamas arba pažymimas geltonai.

Geltonai puslapis pažymi adresus, kuriuose įtaria rašybos klaidą plačiai naudojamame pašto domene. Mygtukas šalia, pavyzdžiui, gmail.com?, priima pasiūlymą. Jei adresas vis dėlto teisingas, dar kartą spustelėkite Siųsti nuorodą; tada nuoroda išsiunčiama.

Jei pranešimas yra „Į … el. laiškų pristatyti negalima. Patikrinkite adresą.“, domenas pagal DNS el. laiškų nepriima, dažniausiai dėl rašybos klaidos. Patikrinkite rašybą arba paklauskite gavėjo jo adreso. Raudonai pažymėti adresai nėra tinkami el. pašto adresai. Daugiau skyriuje Failų siuntimas.

Ar sužinosiu, jei nuoroda nepasieks gavėjo?

Jei gavėjo pašto sistema laišką atmeta, taip: gaunate el. laišką „Nepristatyta: el. laiškas adresu …“, o skiltyje Pristatymo įrodymai raudonai rodoma „nepristatyta adresu …“. Jei ji laišką išmeta nepranešusi, niekas apie tai nesužino, ir siunta lieka atvira. Gavimą patikimai įrodo tik atsisiuntimas.

Ar gavėjui reikia paskyros?

Ne. Atsisiųsti ir įkelti galima be paskyros ir nieko nediegiant, tiesiog naršyklėje.

Failai ir technologija

Kokio dydžio gali būti siunta?

Priklausomai nuo plano, iki 500 MB (Starter), 1 GB (Team) arba 2 GB (Business ir Enterprise) vienai siuntai, bandomuoju laikotarpiu – 100 MB. Keli failai ar aplankas sujungiami į ZIP archyvą, kuris visas turi neviršyti šios ribos. Įkėlimo dėžutėje riba taikoma kiekvienam atskiram failui. Didesnius duomenų kiekius paskirstykite kelioms siuntoms.

Kokios naršyklės reikia?

Naujausios versijos naršyklės. Šifruojama pačioje naršyklėje, todėl jokio plėtinio nereikia. Puslapis turi būti atidarytas per https://; kitaip naršyklė šifravimo nesuteikia.

Ar tai veikia išmaniajame telefone?

Puslapiai veikia naršyklėje, todėl iš principo ir išmaniuosiuose telefonuose bei planšetėse. Failas šifruojamas ar iššifruojamas įrenginio atmintyje. Dideliems failams geriau naudoti kompiuterį.

Outlook papildinys išmaniųjų telefonų Outlook programoje nepasiekiamas.

Duomenys ir saugojimas

Kur saugomi duomenys?

Serveriai yra duomenų centre Vokietijoje. Daugiau rasite pradžios puslapio skyriuje „Kur saugomi Jūsų duomenys“. Failai ten saugomi tik šifruoti.

Kiek laiko saugomi failai?

• Siunta lieka serveryje, kol bus atsisiųsta, bet ne ilgiau kaip iki jos galiojimo pabaigos datos. Data parodoma po įkėlimo. Po to siunta ištrinama.
• Įkėlimo dėžutės failai ištrinami, kai tik juos visus atsisiunčiate arba kai įkėlimo dėžutė uždaroma ar nustoja galioti.
• Pristatymo įrodymai saugomi tiek, kiek nustatė Jūsų organizacija. Laikotarpis nurodytas puslapio Pristatymo įrodymai apačioje. Po to iš įrašų pašalinamas turinys; grandinę vis tiek galima patikrinti.

Ar operatorius gali skaityti mano failus?

Ne. Failai serveryje saugomi tik šifruoti, o raktas niekada nesaugomas. Ką serveris vis dėlto mato, aprašyta skyriuje Apžvalga.