Rokasgrāmata

Pārskats

TEPHIA SECURE ir pakalpojums konfidenciālu failu apmaiņai šifrētā veidā. Tas ir izveidots profesijām, kurām saistošs konfidencialitātes pienākums, piemēram, nodokļu konsultantiem, advokātu birojiem un notāriem, kā arī ikvienam, kura faili nedrīkst nešifrēti glabāties citu cilvēku pastkastītēs.

Ko ar to var darīt

• Sūtīt failus: Jūs augšupielādējat failus un nododat lejupielādes saiti un paroli. Skatiet Failu sūtīšana.
• Pieprasīt dokumentus: augšupielādes kastīte pieņem failus no klientiem, kuriem nav vajadzīgs konts. Skatiet Augšupielādes kastīte.
• Saglabāt piegādes apliecinājumus: katra lejupielāde tiek reģistrēta. Klienta lietai Jūs izveidojat piegādes apliecinājumu PDF formātā. Skatiet Piegādes apliecinājumi.
• Strādāt no Outlook: ar Outlook pievienojumprogrammu Jūs sūtāt failus un pieprasāt dokumentus, neatverot lietotni. Skatiet Outlook pievienojumprogramma.

Pilnīgā šifrēšana vienkāršiem vārdiem

Katram sūtījumam Jūsu pārlūkprogramma izveido nejaušu paroli. Ar šo paroli tā šifrē failus, pirms tie pamet Jūsu datoru. Serverī glabājas tikai šifrēti dati, un atslēga tur nekad netiek saglabāta. Faili tiek atšifrēti tikai saņēmēja pārlūkprogrammā.

Bez paroles neviens nevar atvērt failus – pat ne pakalpojuma operators. Tāpēc arī pazaudētu paroli nevar atjaunot.

Ko serveris redz un ko neredz

Šī informācija ir nepieciešama piegādes apliecinājumam. Jūs to atradīsiet sadaļā Piegādes apliecinājumi.

Lomas

Saņēmējiem un klientiem nav vajadzīgs konts. Viņi lejupielādē failus ar saiti vai augšupielādē tos augšupielādes kastītē. Ko viņi redz, ir aprakstīts sadaļā Saņēmējiem.

Lietotnes uzbūve

Pēc pierakstīšanās augšpusē redzamas sadaļas Sūtīt failu, Augšupielādes kastīte un Piegādes apliecinājumi. Augšējā labajā stūrī ir poga ar Jūsu e-pasta adresi un organizāciju. Tā atver konta izvēlni ar Konts, Palīdzība un Izrakstīties. Īpašnieki un administratori tur atrod arī Administrēšana.

Ja Jūsu organizācijai ir kas svarīgs, piemēram, vēl nenoslēgts līgums, zem navigācijas redzama paziņojumu josla. Tajā vienmēr redzams tikai pats steidzamākais paziņojums. Pārējos paziņojumus izvēršat ar “Vēl 1”, “Vēl 2” un tā tālāk.

Katrā ekrānā saite, piemēram, Palīdzība par sūtīšanu, ved tieši uz atbilstošo šīs rokasgrāmatas nodaļu.

Apakšā pa kreisi Kā tas darbojas? atver īsu pārskatu. Tajā redzams arī lielākais iespējamais fails un lejupielādes termiņš.

Pierakstīšanās

Jūs pierakstāties sākumlapā https://tephia.com. Labajā pusē ir kartīte Pierakstīties ar trim cilnēm: Microsoft, Parole un Piekļuves atslēga. Atverot lapu, ir atlasīta cilne Microsoft. Kura metode attiecas uz Jums, nosaka Jūsu organizācija.

Ar Microsoft (darba konts)

1. Izvēlieties cilni Microsoft, ja tā vēl nav atlasīta.
2. Noklikšķiniet uz Pierakstīties ar darba kontu.
3. Pierakstieties ar savu Microsoft darba kontu kā parasti.

Šajā gadījumā Jūsu paroli un otro faktoru pārvalda Jūsu organizācija pakalpojumā Microsoft 365, nevis TEPHIA SECURE. Personiskie Microsoft konti nav atļauti.

Ja redzat ziņojumu, ka Jūsu adresei nav iestatīta piekļuve, lūdziet saviem administratoriem ielūgumu.

Ar e-pasta adresi, paroli un kodu

1. Izvēlieties cilni Parole.
2. Ievadiet savu E-pasta adrese un Parole un noklikšķiniet uz Turpināt.
3. Ievadiet sešciparu Kods no Jūsu autentifikatora lietotnes un noklikšķiniet uz Pierakstīties.

Ja kaut kas nav pareizi, ziņojums vienmēr ir vienāds: “Pierakstīties nav iespējams. Lūdzu, pārbaudiet savu e-pasta adresi, paroli un kodu.” Tādējādi veidlapa neatklāj, kura daļa bija nepareiza. Pēc pārāk daudziem neveiksmīgiem mēģinājumiem konts uz dažām minūtēm tiek bloķēts.

Ar drošības atslēgu vai piekļuves atslēgu

1. Izvēlieties cilni Piekļuves atslēga.
2. Noklikšķiniet uz Pierakstīties ar drošības atslēgu vai piekļuves atslēgu.
3. Apstipriniet pārlūkprogrammas logā ar PIN kodu, pirksta nospiedumu, seju vai pieskaroties atslēgai.

Nav vajadzīga ne parole, ne kods. Jums ir jābūt reģistrētai atslēgai vai piekļuves atslēgai, piemēram, YubiKey, Windows Hello, Touch ID vai Face ID.

Piekļuves iestatīšana pirmo reizi

Jūs uzaicina Jūsu administratori. Jūs saņemat e-pasta ziņojumu ar tematu “Jūs esat uzaicināts pievienoties TEPHIA SECURE”. Ielūgums ir derīgs līdz e-pastā norādītajam datumam.

E-pastā noklikšķiniet uz Iestatīt piekļuvi. Lapa piedāvā to, ko atļauj Jūsu organizācija: ja tā pierakstās ar Microsoft, noklikšķiniet uz Pierakstīties ar Microsoft un pierakstieties ar savu darba kontu – tā tiek iestatīta Jūsu piekļuve. Koplietotai vai funkcionālai pastkastei Microsoft neļauj pierakstīties; lapa uz to norāda, un tad Jūs iestatāt paroli. Savai parolei:

1. Izvēlieties Jaunā parole un atkārtojiet to. Tai jābūt vismaz 12 rakstzīmes garai, un tajā nedrīkst būt ne Jūsu e-pasta adreses daļa pirms @, ne Jūsu organizācijas vai TEPHIA SECURE nosaukums. Izplatītas vai nopludinātas paroles un vienkārši raksti, piemēram, “Parole2024!” vai “qwerty123456”, tiek noraidīti; labi der vairāki nejauši vārdi vai parole no paroļu pārvaldnieka. Noklikšķiniet uz Turpināt.
2. Sadaļā Izvēlieties savu otro faktoru izvēlieties Drošības atslēga vai piekļuves atslēga (ieteicams) vai Autentifikatora lietotne.
3. Atslēgas vai piekļuves atslēgas gadījumā pārlūkprogramma lūdz Jūs apstiprināt. Pēc tam Jūs uzreiz esat pierakstījies.
4. Lietotnes gadījumā noskenējiet QR kodu, piemēram, ar Microsoft Authenticator vai Google Authenticator. Ja nevarat noskenēt, iekopējiet lietotnē parādīto Atslēga. Pēc tam ievadiet sešciparu kodu un noklikšķiniet uz Pabeigt iestatīšanu.

Otru faktoru varat pievienot vēlāk sadaļā Konts.

Aizmirsta parole

1. Cilnē Parole noklikšķiniet uz Aizmirsāt paroli?.
2. Ievadiet savu e-pasta adresi un noklikšķiniet uz Pieprasīt saiti.
3. Atveriet e-pasta ziņojumu “Paroles atiestatīšana” un noklikšķiniet uz Iestatīt jaunu paroli. Saite ir derīga divas stundas.
4. Izvēlieties jaunu paroli.

Jūsu otrais faktors paliek nemainīgs. Lai pierakstītos, Jums joprojām ir vajadzīgs kods vai atslēga.

Pazaudēts otrais faktors

Ja Jums vairs nav piekļuves savai autentifikatora lietotnei vai drošības atslēgai, sazinieties ar savas organizācijas administratoriem. Viņi var atiestatīt Jūsu piekļuvi. Par to atgādina arī norāde cilnes Parole apakšā. Atkopšanas kodu nav.

Pēc tam Jūs saņemat e-pasta ziņojumu “Jūsu piekļuve ir atiestatīta” ar pogu Iestatīt piekļuvi no jauna. Saiti var izmantot vienreiz un tikai ierobežotu laiku. Pēc tam Jūs iestatāt jaunu paroli un otro faktoru tāpat kā pirmajā iestatīšanā.

Ja pierakstāties ar Microsoft, Jūsu IT nodaļa var palīdzēt pakalpojumā Microsoft 365.

Izrakstīšanās

Augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz pogas ar savu e-pasta adresi un konta izvēlnē izvēlieties Izrakstīties.

Failu sūtīšana

Sūtījums sastāv no viena vai vairākiem failiem, lejupielādes saites un paroles. Saiti un paroli Jūs nododat saņēmējam pa atsevišķiem kanāliem.

Failu izvēle un augšupielāde

1. Atveriet Sūtīt failu.
2. Velciet failus vai veselas mapes uz laukumu Velciet failus šeit. Varat arī noklikšķināt uz Izvēlēties failus vai Izvēlēties mapi. “Izvēlēties mapi” izraisa pārlūkprogrammas drošības uzvedni; mapes ievilkšana – ne.
3. Vairāki faili vai mape tiek apvienoti vienā ZIP failā Jūsu pārlūkprogrammā. Ar krustiņu varat failu atkal izņemt no saraksta.
4. Ievadiet Apzīmējums (neobligāti), piemēram, lietas numuru. Tas parādās statusa skatā, žurnālā un piegādes apliecinājumā. Saņēmējs saņem ZIP failu ar šo nosaukumu.
5. Noklikšķiniet uz Šifrēt un izveidot saiti. Turiet lapu atvērtu, līdz parādās Fails šifrēts.

Atkarībā no Jūsu plāna katrs sūtījums var būt līdz 500 MB (Starter), 1 GB (Team) vai 2 GB (Business un Enterprise), izmēģinājuma periodā – 100 MB. Ierobežojums attiecas uz visu ZIP failu. Lieli faili tiek šifrēti un augšupielādēti blokos; ja savienojums uz brīdi pārtrūkst, lapa atkārtoti nosūta tikai skarto bloku. Jūsu plāns ierobežo arī sūtījumu skaitu dienā un izmantoto krātuvi. Ja ierobežojums ir sasniegts, lapa parāda ziņojumu.

Pēc augšupielādes: saite un parole

Lapa paziņo Fails šifrēts un zem tā norāda, līdz kuram brīdim sūtījumu var lejupielādēt. Pēc tam seko divi soļi:

1. Nododiet saiti: izvēlieties, kā saite nonāks pie saņēmēja: Nosūta TEPHIA SECURE, Sava e-pasta programma vai Nodot pašam. Jūsu pārlūkprogramma atceras izvēli nākamajai reizei.
2. Parole pa citu ceļu: šeit redzama parole ar kopēšanas pogu. To izveidoja Jūsu pārlūkprogramma. Tā pastāv tikai šajā lapā; serveris to nezina.

Ļaut TEPHIA SECURE nosūtīt saiti

Šādā veidā TEPHIA SECURE nosūta saiti saņēmējam, un adrese tiek fiksēta Jūsu piegādes apliecinājumā.

1. Sadaļā Nododiet saiti izvēlieties opciju Nosūta TEPHIA SECURE.
2. Ievadiet Saņēmēju e-pasta adreses. Vairākas adreses atdaliet ar komatu, semikolu, atstarpi vai taustiņu Enter; katra adrese parādās kā atsevišķa birka, ko varat noņemt ar ×. Nederīgas adreses ir iezīmētas sarkanā krāsā. Ja lapa nojauš drukas kļūdu plaši izmantotā pasta domēnā, piemēram, samainītus burtus vārdā gmail.com, adrese ir iezīmēta dzeltenā krāsā un ieteikums ir redzams kā poga, piemēram, gmail.com?. Noklikšķinot uz tās, ieteikums tiek pieņemts.
3. Pēc izvēles noklikšķiniet uz + Pievienot ziņojumu un uzrakstiet Īss ziņojums (neobligāti).
4. Noklikšķiniet uz Nosūtīt saiti. Ja adreses ir vairākas, pogas nosaukums ir Nosūtīt saites (N), kur N ir adrešu skaits. Ja starp tām ir dzelteni iezīmēta adrese, pirmais klikšķis vēl nesūta, bet paziņo “Lūdzu, pārbaudiet dzelteni iezīmētās adreses. Vēlreiz noklikšķinot, tās tiks nosūtītas tik un tā.” Nosūta tikai otrais klikšķis.
5. Adrese, uz kuru nosūtīt neizdevās, paliek laukā, un paziņojumā ir norādīts iemesls, piemēram, “…: nederīga e-pasta adrese”.

Katrs saņēmējs saņem savu personisko saiti un ar to var lejupielādēt vienreiz. Piegādes apliecinājumā redzams, kas lejupielādēja failus. TEPHIA SECURE nosūta tikai saiti, nekad – paroli. Paroli Jūs nododat paši, piemēram, pa tālruni vai atsevišķā e-pasta ziņojumā.

Pirms nosūtīšanas TEPHIA SECURE pārbauda, vai katras adreses domēns vispār pieņem e-pastu. Ja tas noteikti tā nav, ziņojums ir “Uz … nevar piegādāt e-pastu. Lūdzu, pārbaudiet adresi.” Tad adrese paliek laukā, un uz to nekas netiek nosūtīts.

Ja domēns pieņem e-pastu, bet saņēmēja serveris to noraida, piemēram, tāpēc, ka šādas pastkastes nav, e-pasts atgriežas kā nepiegādājams. TEPHIA SECURE šo atbildi apstrādā: parasti dažu minūšu laikā Jūs saņemat e-pastu “Nav piegādāts: e-pasts uz …”, un sadaļā Piegādes apliecinājumi pie sūtījuma sarkanā krāsā redzams “nav piegādāts uz …”. Ja lapa pēc augšupielādes vēl ir atvērta, nosūtiet tur saiti uz pareizo adresi; pretējā gadījumā nosūtiet failus vēlreiz. Ja šāds ziņojums nepienāk, tas nepierāda piegādi, jo dažas pasta sistēmas e-pastus izmet bez paziņojuma.

Lai sūtīšanu neizmantotu masveida e-pastiem, ir spēkā ierobežojumi: vienam lietotājam stundā 30 sūtīšanas reizes un 50 saņēmēji, organizācijai dienā 300 saņēmēji. Tie attiecas uz visām saitēm, ko nosūta TEPHIA SECURE, arī augšupielādes kastītes gadījumā. Ja ierobežojums ir sasniegts, lapa paziņo “Īsā laikā Jūs esat sūtījis neparasti daudziem saņēmējiem. Lūdzu, mēģiniet vēlāk vēlreiz.” vai “Pārāk daudz pieprasījumu. Lūdzu, brīdi uzgaidiet.” Pārējās adreses tad vairs netiek mēģinātas un paliek laukā.

Saite un parole Jūsu pašu e-pasta ziņojumos

Sadaļā Nododiet saiti izvēlieties opciju Sava e-pasta programma. Atvērt e-pastu ar saiti atver sagatavotu e-pasta ziņojumu Jūsu e-pasta programmā; paroles tajā nav. Sadaļā Parole pa citu ceļu poga Nosūtīt kā atsevišķu e-pastu atver otru sagatavotu e-pasta ziņojumu ar paroli. Abos ievadiet saņēmēju un nosūtiet abus ziņojumus atsevišķi. Vēl drošāk ir nodot paroli pa citu kanālu, piemēram, pa tālruni vai ziņapmaiņas lietotnē.

Šī kopīgotā saite ir derīga vienai lejupielādei. Kas lejupielādē pirmais, tas saņem failu.

Kopīgotās saites aizsardzība

Ar Nodot pašam lejupielādes saite ir redzama kopēšanai, piemēram, ziņapmaiņas lietotnei. Ja saiti šādi nododat paši, iespējams, vairākiem saņēmējiem, norādiet, kas drīkst lejupielādēt:

1. Sadaļā Nodot pašam izvērsiet apgabalu Lejupielādēt drīkst tikai noteiktas adreses.
2. Laukā Atļautās e-pasta adreses (līdz 10) ievadiet līdz desmit adresēm, atdalot tās ar komatiem, semikoliem vai atstarpēm.
3. Noklikšķiniet uz Atļaut tikai šīm adresēm.

Lejupielādējot katrs saņēmējs apstiprina savu adresi ar kodu, kas nosūtīts pa e-pastu, un drīkst lejupielādēt vienreiz. Arī šeit TEPHIA SECURE iepriekš pārbauda, vai katrs domēns pieņem e-pastu, un pretējā gadījumā noraida ar ziņojumu “Uz … nevar piegādāt e-pastu. Lūdzu, pārbaudiet adresi.”; adreses tiek ieskaitītas iepriekš minētajos ierobežojumos. To var ieslēgt tikai tik ilgi, kamēr neviens nav pieprasījis failu caur kopīgoto saiti. Ar “Nosūta TEPHIA SECURE” tas nav vajadzīgs – tur katram saņēmējam jau ir sava saite.

Ja e-pasts ar kodu atgriežas kā nepiegādājams, Jūs par to uzzināt tāpat: pa e-pastu un sadaļā Piegādes apliecinājumi. Atļauto adresi vairs nevar noņemt. Ja tā bija nepareiza, nosūtiet failu vēlreiz un atļaujiet pareizo adresi.

Derīgums, lejupielāde un mēģinājumi

• Katrs saņēmējs var lejupielādēt vienreiz. Pēc tam sūtījums tiek dzēsts no servera; personisko saišu gadījumā – tikai tad, kad visi to ir lejupielādējuši.
• Ja sūtījums netiek izmantots, tā derīgums beidzas datumā, kas pēc augšupielādes norādīts pie Fails šifrēts, un tas tiek dzēsts.
• Katram saņēmējam ir trīs lejupielādes mēģinājumi. Ja visi neizdodas, piemēram, nepareizas paroles dēļ, sūtījums tiek bloķēts. Tad nosūtiet failus vēlreiz.
• Par katru lejupielādi Jūs saņemat e-pasta ziņojumu “Lejupielādēts: …”. Statusu varat redzēt sadaļā Piegādes apliecinājumi un blakus veidlapai sadaļā Pēdējie sūtījumi.

Brīdinājums, atstājot lapu

Ja neesat ne nokopējis paroli, ne noklikšķinājis uz Nosūtīt kā atsevišķu e-pastu, lapa pirms aiziešanas jautā: “Jūs vēl neesat nokopējis vai nosūtījis pa e-pastu šī sūtījuma paroli. Tā pastāv tikai šeit – mēs to nezinām. Vai tomēr atstāt lapu?”

Ja tomēr aiziesiet, parole tiks zaudēta. Saņēmēji nevarēs atvērt sūtījumu, un Jums tas būs jānosūta vēlreiz.

Dokumentu pieprasīšana (augšupielādes kastīte)

Augšupielādes kastīte pieņem failus no ārpuses, piemēram, no klientiem vai pretējās puses. Sūtītājam nav vajadzīgs konts. Viņa faili tiek šifrēti viņa pārlūkprogrammā ar augšupielādes kastītes paroli, pirms tie tiek pārsūtīti.

Augšupielādes kastītes izveide

1. Atveriet Augšupielādes kastīte. Ja Jums jau ir atvērtas augšupielādes kastītes, noklikšķiniet uz Izveidot vēl vienu augšupielādes kastīti.
2. Ievadiet Apzīmējums, piemēram, “Bērziņa lieta”.
3. Pēc izvēles uzrakstiet Piezīme sūtītājam (neobligāti). Tā parādās lapā, kurā Jūsu klients augšupielādē failus.
4. Noklikšķiniet uz Izveidot augšupielādes kastīti.

Tagad lapa paziņo Augšupielādes kastīte ir gatava un rāda tos pašus divus soļus kā pēc sūtīšanas: Nododiet saiti un Parole pa citu ceļu. Vienlaikus TEPHIA SECURE nosūta augšupielādes saiti un paroli uz Jūsu e-pasta adresi ar tematu “Piekļuves dati Jūsu augšupielādes kastītei …”. Tā Jūs vēlāk varat atkal atrast paroli. Vēlreiz nosūtīt man piekļuves datus nosūta e-pasta ziņojumu atkārtoti.

Saites un paroles nodošana klientam

Sadaļā Nododiet saiti Jūs izvēlaties vienu no trim veidiem. Jūsu pārlūkprogramma atceras izvēli, arī sūtīšanai.

• Nosūta TEPHIA SECURE: ievadiet e-pasta adresi, pēc izvēles ar + Pievienot ziņojumu īsu ziņu, un noklikšķiniet uz Nosūtīt saiti. Vairākas adreses varat ievadīt uzreiz, atdalot tās ar komatu, semikolu, atstarpi vai taustiņu Enter; visi saņēmēji augšupielādē vienā un tajā pašā augšupielādes kastītē. Dzeltenā iezīmēšana ar ieteikumu iespējamas drukas kļūdas gadījumā, domēna pārbaude un ierobežojumi darbojas tāpat kā sadaļā Failu sūtīšana. Tiek nosūtīta tikai saite, un adrese tiek fiksēta Jūsu piegādes apliecinājumā. Ja e-pasts atgriežas kā nepiegādājams, Jūs saņemat e-pastu, un sadaļā Piegādes apliecinājumi pie augšupielādes kastītes sarkanā krāsā redzams “nav piegādāts uz …”. Tad nosūtiet saiti uz pareizo adresi; tā ir arī Jūsu e-pastā “Piekļuves dati Jūsu augšupielādes kastītei …”.
• Sava e-pasta programma: Atvērt e-pastu ar saiti atver sagatavotu e-pasta ziņojumu Jūsu e-pasta programmā, bez paroles.
• Nodot pašam: rāda augšupielādes saiti kopēšanai.

Sadaļā Parole pa citu ceļu parole ir redzama kopēšanai. Nosūtīt kā atsevišķu e-pastu atver tai otru sagatavotu e-pasta ziņojumu.

Paroli vienmēr nododiet atsevišķi no saites, vislabāk pa tālruni. Ko Jūsu klients dara tālāk, ir aprakstīts sadaļā Saņēmējiem.

Paziņojums par jauniem failiem

Jūs saņemat e-pasta ziņojumu “… jauns(-i) fails(-i) augšupielādes kastītē …” ar pogu Atvērt augšupielādes kastīti. Tas pienāk, tiklīdz Jūsu klients noklikšķina uz Visi faili augšupielādēti. Ja viņš to nenoklikšķina, ziņojums pienāk automātiski divas stundas pēc viņa pirmā jaunā faila.

Failu lejupielāde

1. Atveriet Augšupielādes kastīte. Sarakstā redzamas Jūsu atvērtās augšupielādes kastītes ar failu skaitu, izmēru un termiņu.
2. Blakus augšupielādes kastītei noklikšķiniet uz Atvērt.
3. Ievadiet Augšupielādes kastītes parole, piemēram, no sava piekļuves datu e-pasta.
4. Blakus failam noklikšķiniet uz Lejupielādēt. Jūsu pārlūkprogramma to ielādē, atšifrē un saglabā.
5. Ja ir divi vai vairāk faili, pieejams Lejupielādēt visus failus. Tad Jūs saņemat visus failus vienā ZIP failā.

Lejupielādētie faili tiek atzīmēti kā “lejupielādēts”. Kāpēc Jums vajadzīga parole, lai gan esat pierakstījies, paskaidro Kāpēc man jāievada parole? blakus laukam: pierakstīšanās atver Jums pakalpojumu, nevis failus.

Automātiska slēgšana

Tiklīdz esat lejupielādējis visus failus, augšupielādes kastīte automātiski tiek slēgta un tās saturs tiek dzēsts. Pēc tam tā vairs nepieņem failus. Jūsu klients tad redz norādi ar lūgumu pieprasīt jaunu augšupielādes kastīti.

Parole pazudusi

Atvērtajā augšupielādes kastītē noklikšķiniet uz Kur ir parole?. Tur redzams, kad un uz kuru adresi parole tika nosūtīta. Paroli zina arī Jūsu klients, jo viņam tā bija vajadzīga failu augšupielādei. Palūdziet to viņam, bet ne pa e-pastu.

Ja tas nepalīdz, atliek Lūgt sūtītājam vēlreiz:

1. Pārbaudiet Sūtītāja e-pasta adrese(s). Tās ir iepriekš aizpildītas ar adresēm, uz kurām saite līdz šim tika nosūtīta, ne vairāk kā piecām.
2. Pielāgojiet Ziņojums sūtītājam.
3. Noklikšķiniet uz Aizstāt augšupielādes kastīti un lūgt sūtītājam.

Arī šeit TEPHIA SECURE iepriekš pārbauda, vai adrešu domēni pieņem e-pastu, un pretējā gadījumā noraida ar ziņojumu “Uz … nevar piegādāt e-pastu. Lūdzu, pārbaudiet adresi.” Tiek izveidota jauna augšupielādes kastīte ar jaunu paroli. Iepriekšējā tiek slēgta, un tās faili tiek neatgriezeniski dzēsti. Jauno paroli Jūs nododat paši. Ja kāds no šiem e-pastiem atgriežas kā nepiegādājams, Jūs par to uzzināt, kā aprakstīts iepriekš.

Slēgšana un termiņa beigas

• Lai slēgtu augšupielādes kastīti, sarakstā noklikšķiniet uz Aizvērt. Kad tiek jautāts “Vai neatgriezeniski dzēst augšupielādes kastīti un tās saturu?”, noklikšķiniet uz Dzēst.
• Katra augšupielādes kastīte ir pieejama līdz sarakstā norādītajam datumam. Pēc tam tā automātiski tiek slēgta, un tās saturs tiek dzēsts.

Piegādes apliecinājumi

Katrs sūtījums tiek reģistrēts bez pārtraukumiem: nosūtīts, saite nosūtīta pa e-pastu, saite atvērta, e-pasts nav piegādāts, lejupielādēts, augšupielādēts augšupielādes kastītē, lejupielādēts no tās. Sadaļā Piegādes apliecinājumi Jūs redzat savu sūtījumu statusu un varat izveidot piegādes apliecinājumu PDF formātā klienta lietai.

Statuss un žurnāls

Augšpusē Jūs izvēlaties periodu: 30 dienas, 90 dienas (noklusējums), 1 gads vai Viss. Ir divi skati:

• Statuss katram sūtījumam rāda, vai tas ir lejupielādēts. To redzat, atverot lapu.
• Žurnāls rāda katru atsevišķu notikumu ar datumu un laiku, IP adresi un atrašanās vietu. To atverat ar Pilns žurnāls zem sarakstiem.

Statuss

Augšpusē ir elementi Atvērti, Lejupielādēti, Nav lejupielādēti un Atvērtas augšupielādes kastītes, katrs ar savu skaitu. Klikšķis uz elementa filtrē pēc tā sarakstus: Atvērtas augšupielādes kastītes rāda tikai augšupielādes kastītes, pārējie elementi rāda tikai sūtījumus. Atvērti ieskaita arī daļēji lejupielādētus sūtījumus. Otrs klikšķis uz tā paša elementa atkal rāda visu. Meklēšanas lauks blakus periodam atrod apzīmējumus, lietu numurus, failu nosaukumus un saņēmējus.

Sadaļā Sūtījumi katram sūtījumam ir rinda ar tā stāvokli un pogu Atsevišķs apliecinājums. Stāvokļi:

Katram sūtījumam Jūs redzat arī, kad tas tika nosūtīts, kam tika nosūtīta saite un kas to jau ir lejupielādējis. “saite e-pasta ziņojumā atvērta” nozīmē, ka lejupielādes lapa tika ielādēta caur personisko saiti. Retos gadījumos to var izraisīt arī automātisks skeneris pasta sistēmā. Saņemšanu pierāda tikai lejupielāde.

Sadaļā Augšupielādes kastītes Jūs redzat katrai augšupielādes kastītei, cik failu ir pienākuši un lejupielādēti un vai tā ir atvērta, viss lejupielādēts, aizvērta, aizvērta, termiņš beidzies, aizstāta vai bloķēta pēc neveiksmīgiem mēģinājumiem.

Ja e-pasts, ko TEPHIA SECURE nosūtīja saņēmējam, atgriežas kā nepiegādājams, sūtījuma vai augšupielādes kastītes rindā sarkanā krāsā redzams “nav piegādāts uz …” ar adresi. Tas attiecas uz saitēm un uz apstiprinājuma kodu, kas nosūtīts uz atļautajām adresēm. Parasti norāde parādās dažas minūtes pēc nosūtīšanas, dažreiz tikai pēc vairākām stundām. Turklāt Jūs saņemat e-pastu “Nav piegādāts: e-pasts uz …” ar saņēmēja pasta servera atbildi, un žurnālā redzams notikums E-pasts nav piegādāts. Pārbaudiet adresi un nosūtiet vēlreiz uz pareizo. Ne katra pasta sistēma sniedz atbildi: ja norādes nav, tas vēl nenozīmē, ka e-pasts noteikti ir pienācis. Saņemšanu pierāda tikai lejupielāde.

Žurnāls

Žurnālu atverat ar Pilns žurnāls zem sarakstiem; ← Atpakaļ uz statusu ved atpakaļ. Tajā ir uzskaitīti visi izvēlētā perioda notikumi. Zem sarakstiem ir līdz trim teksta pogām: Pilns žurnāls (žurnālā tās vietā – ← Atpakaļ uz statusu), CSV eksports un, tikai īpašniekam un revidentiem, Pārbaudīt ķēdi. CSV eksports lejupielādē notikumus kā izklājlapu. Ar Pārbaudīt ķēdi Jūs pārliecināties, ka ieraksti nav mainīti. Rezultāts parādās tieši zem pogām, piemēram, “Ķēde ir nebojāta: … ieraksti, no tiem … iztukšoti pēc glabāšanas termiņa.” vai “Pārbaudē atrastas neatbilstības: ….” Ja CSV eksports neizdodas, ziņojums arī parādās tur.

Atsevišķs apliecinājums PDF formātā

Katra sūtījuma rindā ir Atsevišķs apliecinājums. Tas izveido PDF, kurā ir tieši šis viens sūtījums. Tādējādi klienta lietā nenonāk citu klientu dati.

Piegādes apliecinājumā ir:

• temats, sūtījuma atsauce, atbildīgā persona, organizācija un izveides datums
• rezultāts vārdos, piemēram, kad un caur kuru saiti fails tika lejupielādēts vai to, ka e-pastu nevarēja piegādāt
• sūtījuma saturs ar failu nosaukumiem, kā tos norādījis sūtītājs
• visi notikumi ar datumu un laiku, dalībniekiem, IP adresi un aptuveno atrašanās vietu
• pārbaudes vērtība, adrese pārbaudei tiešsaistē un QR kods
• katra faila kontrolsumma (SHA-256) un tas, vai saņēmēja pārlūkprogramma to apstiprināja pēc atšifrēšanas

Apliecinājums atspoguļo stāvokli tā izveides brīdī. Ja vēlāk kaut kas notiek, piemēram, lejupielāde, izveidojiet to vēlreiz. Sadaļā Konts varat iestatīt, lai tas pēc katras lejupielādes automātiski tiktu nosūtīts Jums pa e-pastu.

Kāpēc apliecinājums ir uzticams

• Jaucējvērtību ķēde: katrs notikums ir kriptogrāfiski saistīts ar iepriekšējo. Ja ieraksts vēlāk tiek mainīts, noņemts vai ievietots, ķēde pārtrūkst, un tas tiek atklāts.
• Paraksts un laika zīmogs: PDF ir digitāli parakstīts. Jebkuras vēlākas izmaiņas padara parakstu nederīgu. Neatkarīga pakalpojuma sniedzēja laika zīmogs pierāda, kad tas tika izveidots.
• Ķēdes zīmogs: reizi dienā visu apliecinājumu ķēžu stāvoklis tiek nostiprināts parakstītā dokumentā. Apliecinājumā ir dati, kas vajadzīgi, lai to pārrēķinātu.
• Pārbaude tiešsaistē: vietnē https://tephia.com/verify vai ar QR kodu ikviens bez konta var pārbaudīt, vai apliecinājums nav mainīts. Vajadzīga tikai sūtījuma atsauce un pārbaudes vērtība no PDF beigām. Pārbaudes laikā nekas netiek atklāts. Ja Jums ir pats fails, tur varat to salīdzināt ar piegādes apliecinājumu; tas nekad nepamet Jūsu datoru.

Kas redz Jūsu sūtījumus

Parasti Jūs redzat tikai savus sūtījumus. Ja Jūsu organizācija ir ieslēgusi kopīgu redzamību, īpašnieki un administratori redz visu lietotāju sūtījumus. Revidenta loma tos redz vienmēr. Kam ir šī redzamība, tas izvēlnē pirms perioda var izvēlēties starp Mani sūtījumi un Visa organizācija.

Tādā gadījumā visiem lietotājiem zem virsraksta Piegādes apliecinājumi ir redzams teikums: “Visu Jūsu organizācijas lietotāju sūtījumi ir redzami administratoriem un revidenta lomai.”

Lapas apakšā redzams, cik ilgi Jūsu organizācija glabā piegādes apliecinājumus. No vecākiem ierakstiem saturs tiek izdzēsts; ķēde paliek pārbaudāma.

Konts un drošība

Sadaļā Konts Jūs pārvaldāt savu pierakstīšanos un iestatāt automātiskus piegādes apliecinājumus. To atverat konta izvēlnē: augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz pogas ar savu e-pasta adresi un izvēlieties Konts.

Lapā ir divas grupas: Pierakstīšanās un Paziņojumi. Katra kartīte vispirms rāda pašreizējo stāvokli. Veidlapa zem tās parādās tikai tad, kad noklikšķināt uz Mainīt vai Pievienot. Kuras kartītes parādās, ir atkarīgs no tā, vai pierakstāties ar Microsoft vai ar paroli.

Pierakstīšanās ar Microsoft

Ja pierakstāties ar savu Microsoft darba kontu, šeit nav iestatījumu Jūsu parolei vai otrajam faktoram. Tos Jūs pārvaldāt savā Microsoft kontā sadaļā “Drošības informācija”. Poga Atvērt Microsoft drošības informāciju Jūs tur aizved. Ja netiekat tālāk, var palīdzēt Jūsu IT nodaļa.

Mainīt paroli

1. Kartītē Parole noklikšķiniet uz Mainīt.
2. Ievadiet Pašreizējā parole, Jaunā parole un Atkārtojiet jauno paroli.
3. Noklikšķiniet uz Mainīt paroli.

Pēc tam Jūs tiekat izrakstīts visur. Pierakstieties vēlreiz ar jauno paroli.

Autentifikatora lietotne

Kartīte rāda, vai Jūsu pierakstīšanās ir aizsargāta ar autentifikatora lietotni. Jaunam tālrunim vai citai lietotnei:

1. Kartītē noklikšķiniet uz Mainīt.
2. Ievadiet Jūsu parole apstiprināšanai.
3. Noklikšķiniet uz Nomainīt autentifikatora lietotni. Ja Jums vēl nav lietotnes, pogas nosaukums ir Iestatīt autentifikatora lietotni.
4. Noskenējiet QR kodu ar jauno lietotni vai iekopējiet tajā Atslēga.
5. Ievadiet Kods no jaunās lietotnes un noklikšķiniet uz Apstiprināt jauno lietotni.

Iepriekšējā lietotne darbojas, līdz jaunā ir apstiprināta. Atcelt atstāj visu, kā bija. Pēc maiņas Jūsu pārējās sesijas tiek izrakstītas, un Jūs par to saņemat e-pasta ziņojumu. Ja vecā tālruņa vairs nav, Jūsu administratori var atiestatīt Jūsu piekļuvi; skatiet Pierakstīšanās.

Drošības atslēgas un piekļuves atslēgas

Drošības atslēga, piemēram, YubiKey, vai piekļuves atslēga, piemēram, Windows Hello, Touch ID vai Face ID, aizstāj kodu no lietotnes. To nevar izkrāpt ar pikšķerēšanu, jo tā atbild tikai vietnei, kurai tā tika izveidota.

Lai to pievienotu:

1. Kartītē Drošības atslēgas un piekļuves atslēgas noklikšķiniet uz Pievienot.
2. Pēc izvēles ievadiet Apzīmējums (neobligāti), piemēram, “YubiKey pie atslēgu saišķa”.
3. Ievadiet Jūsu parole (apstiprināšanai).
4. Noklikšķiniet uz Pievienot atslēgu un apstipriniet pārlūkprogrammas logā.

Kartīte rāda, cik atslēgu ir reģistrētas, un katrai atslēgai norāda dienu, kad tā tika pievienota un pēdējo reizi izmantota. Noņemt dzēš atslēgu. Pēdējo otro faktoru noņemt nevar. Vislabāk uzreiz iestatiet otru atslēgu kā rezervi. Par katru jaunu atslēgu Jūs saņemat e-pasta ziņojumu.

Outlook pievienojumprogramma

Ja pierakstāties ar paroli, kartīte Outlook pievienojumprogramma rāda, cik ir aktīvu pierakstīšanos, un uzskaita katru Outlook pievienojumprogrammas pierakstīšanos ar “Pierakstījies”, “pēdējoreiz izmantots” un “derīgs līdz”. Izrakstīties izbeidz vienu no tām, piemēram, datoram, ko vairs neizmantojat.

Pierakstīšanās ilgst 30 dienas. Tā beidzas arī tad, kad maināt paroli vai otro faktoru.

Ar Microsoft pievienojumprogramma parasti pierakstās, izmantojot Jūsu pierakstīšanos programmā Outlook; tam saraksta nav. Ja tā pierakstījās caur savu pierakstīšanās logu, piemēram, pastkastītēm lokālā Exchange Server, pierakstīšanās ir norādīta šeit; tā ilgst 7 dienas no pēdējās lietošanas, ne vairāk kā 30 dienas. Saite Kā iestatīt Outlook pievienojumprogrammu ved uz iestatīšanas lapu. Vairāk sadaļā Outlook pievienojumprogramma.

Piegādes apliecinājums pēc lejupielādes

Šī kartīte atrodas grupā Paziņojumi. Tiklīdz saņēmējs ir lejupielādējis sūtījumu, Jūs saņemat paziņojumu pa e-pastu. Pēc pieprasījuma tam pievieno pilnu piegādes apliecinājumu PDF formātā.

1. Atzīmējiet Automātiski nosūtīt piegādes apliecinājumu PDF formātā.
2. Ja apliecinājumam jānonāk citā pastkastītē, piemēram, tajā, ko izmanto lietu dokumentācijai, atzīmējiet Cits saņēmējs un ievadiet Mērķa adrese. Tai jābūt Jūsu organizācijas apstiprinātā domēnā.
3. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Ja Jūsu organizācija to ir noteikusi visiem, izvēles vietā Jūs redzēsiet norādi.

Valoda un izskats

Augšējā labajā stūrī ir divas vadīklas:

• Valodas izvēlne maina saskarnes valodu, piemēram, uz Deutsch, Français, Italiano vai Nederlands. Lapa tiek ielādēta no jauna.
• Apaļā poga ar mēnesi vai sauli (Mainīt izskatu) pārslēdz starp gaišo un tumšo režīmu.

Piegādes apliecinājumu un paziņojumu valodu Jūsu organizācija iestata visiem neatkarīgi no Jūsu izvēles.

Outlook pievienojumprogramma

Ar pievienojumprogrammu Jūs sūtāt failus un pieprasāt dokumentus tieši e-pasta ziņojuma rakstīšanas laikā. Lentē grupā TEPHIA SECURE tad redzamas divas pogas: Sūtīt droši un Pieprasīt dokumentus. Labajā pusē atveras uzdevumrūts. Šifrēšana notiek tur; paši faili nepārvietojas caur Jūsu e-pasta sistēmu.

Pievienojumprogramma darbojas jaunajā un klasiskajā Outlook for Windows, Outlook tīmeklī un Outlook for Mac (tur ar pastkastītēm pakalpojumā Microsoft 365). Tā parādās tikai rakstot, nevis lasot. To iestata Jūsu IT nodaļa.

Outlook tīmeklī un jaunajā Outlook pievienojumprogramma jaunā e-pasta ziņojumā atrodas sadaļā Programmas. Lai tā paliktu rīkjoslā: izvēlnē Programmas ar peles labo pogu noklikšķiniet uz TEPHIA SECURE un izvēlieties Piespraust vai sadaļā Iestatījumi → Pasts → Pielāgot darbības atzīmējiet TEPHIA SECURE. Ja tās nav sadaļā Programmas, vienreiz izrakstieties no Outlook tīmeklī un pierakstieties vēlreiz.

Pierakstīšanās

Pirmo reizi atverot, izvēlieties:

• Pierakstīties ar Microsoft (galvenā poga): pievienojumprogramma pārņem Jūsu pierakstīšanos no Outlook. Pirmo reizi Jūs vienreiz īsi apstiprināt. Ja Outlook to nepiedāvā, piemēram, pastkastītēm lokālā Exchange Server, atveras logs Microsoft pierakstīšanās veikšanai; tad pierakstīšanās ilgst 7 dienas no pēdējās lietošanas, ne vairāk kā 30 dienas.
• Pierakstīties ar paroli (saite zem tās): atveras logs. Ievadiet savu E-pasta adrese, Parole un Kods no autentifikatora lietotnes un noklikšķiniet uz Pierakstīties. Pierakstīšanās šajā Outlook ilgst 30 dienas.

Ja logs neatveras, atļaujiet Outlook uznirstošos logus. Rūts apakšā redzams “Pierakstījies kā …” ar Izrakstīties. Paroli, otro faktoru un visu pārējo Jūs maināt TEPHIA SECURE pārlūkprogrammā.

Sūtīt droši

1. Izveidojiet jaunu e-pasta ziņojumu un ievadiet saņēmējus laukā Kam vai Kopija.
2. Noklikšķiniet uz Sūtīt droši.
3. Velciet failus laukumā “Velciet failus šeit vai izvēlieties” vai tajā noklikšķiniet uz izvēlieties. Veselas mapes vienkārši ievelciet; rūtī nav pogas mapes izvēlei. Kopumā katrs sūtījums var būt tik liels, cik atļauj Jūsu plāns: 500 MB, 1 GB vai 2 GB, izmēģinājuma periodā 100 MB.
4. Apzīmējums (neobligāti) ir iepriekš aizpildīts ar tematu. Tas parādās statusa skatā un piegādes apliecinājumā, bet, ja ir vairāki faili, arī kā ZIP faila nosaukums.
5. Sadaļā Saites piegāde izvēlieties vienu no abām kartītēm. Jūsu izvēle tiek atcerēta nākamajai reizei.
6. Noklikšķiniet uz Šifrēt un ievietot e-pastā.

Pēc tam rūts ar ķeksīšiem rāda, kas ir izdarīts, piemēram, “Parole ir e-pastā”. Kad nekas vairs netrūkst, zem tā zaļajā lodziņā rakstīts “Viss kārtībā. Tagad varat nosūtīt e-pastu.” Rādīt paroli parāda paroli, Kopēt paroli to nokopē, un Sūtīt vēl failus sāk no jauna.

TEPHIA SECURE nosūta saiti (ieteicams)

Kartītes nosaukums ir TEPHIA SECURE nosūta saiti (“Ieteicams · katram saņēmējam sava saite”). Pievienojumprogramma ievieto Jūsu e-pasta ziņojumā lodziņu ar paroli; tātad parole ir šajā e-pasta ziņojumā. Pēc tam nosūtiet e-pasta ziņojumu kā parasti.

Tikai tad, kad to nosūtāt, katrs saņēmējs laukos Kam un Kopija saņem savu e-pasta ziņojumu no TEPHIA SECURE ar personisku saiti. Katrs ar to var lejupielādēt vienreiz; apstiprinājuma kods nav vajadzīgs, tāpēc pie šīs kartītes rūts koda apstiprināšanu nerāda. Piegādes apliecinājums parāda, kas lejupielādēja. Saņēmēji, kurus pievienojat pirms nosūtīšanas, saiti saņem automātiski. Tādējādi saite un parole pienāk pa diviem dažādiem kanāliem. Vienā sūtījumā tiek nosūtītas ne vairāk kā 20 saites; ja saņēmēju ir vairāk, pievienojumprogramma paziņo “Ne vairāk kā 20 saņēmēji vienam sūtījumam.” Adreses pievienojumprogramma iepriekš nepārbauda; ja kāda adrese nav piegādājama, Outlook par to ziņo attiecībā uz Jūsu e-pasta ziņojumu kā parasti.

Pēc tam rūts rāda “Parole ir e-pastā” un “Saites tiks nosūtītas, kad nosūtīsiet e-pastu: …”. Ja e-pasta ziņojumu atmetat, arī saites netiek nosūtītas. Pēc aptuveni 30 minūtēm Jums atgādina e-pasta ziņojums “Saites vēl nav nosūtītas”. Vecākās Outlook versijās saites tiek nosūtītas uzreiz pēc augšupielādes; tad rūts Jums norāda, kam.

Saite šajā e-pasta ziņojumā

Kartītes nosaukums ir Saite ir šajā e-pastā (“Paroli nododat atsevišķi”, piemēram, pa tālruni vai otrā e-pastā). Pievienojumprogramma ievieto Jūsu e-pasta ziņojumā lodziņu ar saiti un uzreiz atver otru e-pasta ziņojumu ar paroli tiem pašiem saņēmējiem. Nosūtiet abus e-pasta ziņojumus. Vēlreiz atvērt e-pastu ar paroli to atgriež; Kopēt paroli ļauj to nodot, piemēram, pa tālruni. Ja e-pasta ziņojumā vēl nav saņēmēju, e-pasts ar paroli neatveras pats; tad rūts rāda “E-pastā vēl nav saņēmēju — e-pasts ar paroli tiek atvērts bez adresātiem.” un pogu Sagatavot e-pastu ar paroli. Pie šīs kartītes zaļais lodziņš “Viss kārtībā. Tagad varat nosūtīt e-pastu.” parādās tikai tad, kad e-pasts ar paroli ir sagatavots vai nosūtīts.

Ja esat pierakstījies pievienojumprogrammā ar Microsoft vai Jūsu pastkastīte atrodas Jūsu uzņēmuma Exchange Server, otrais e-pasta ziņojums neatveras. Tā vietā uzdevumrūtī redzami paroles e-pasta saņēmēji un teksts; mainiet nepieciešamo un noklikšķiniet uz Nosūtīt e-pastu ar paroli. E-pasta ziņojums tiek nosūtīts tieši no Jūsu pastkastītes un pēc tam parādās mapē “Nosūtītie vienumi”. Pirmo reizi Microsoft var jautāt, vai pievienojumprogramma drīkst sūtīt e-pastu Jūsu vārdā; tas attiecas tikai uz šiem paroles e-pasta ziņojumiem.

Ja ir vairāki saņēmēji, visi saņem vienu un to pašu saiti. Lejupielādējot katrs apstiprina savu adresi ar kodu un drīkst lejupielādēt vienreiz. Ja ir viens saņēmējs, to varat ieslēgt ar Saņēmēji apstiprina savu adresi ar kodu. Šī izvēles rūtiņa parādās tikai pie kartītes Saite ir šajā e-pastā.

Esošo pielikumu pārņemšana

Ja e-pasta ziņojumam jau ir pielikumi, rūts piedāvā Tā vietā sūtīt pielikumus droši. Pielikumi tiek pārvietoti uz failu sarakstu un pēc augšupielādes noņemti no e-pasta ziņojuma.

Pieprasīt dokumentus

1. Izveidojiet e-pasta ziņojumu savam klientam un noklikšķiniet uz Pieprasīt dokumentus.
2. Pārbaudiet Apzīmējums (neobligāti) un pēc izvēles uzrakstiet Piezīme sūtītājam (neobligāti).
3. Sadaļā Saites piegāde izvēlieties vienu no abām kartītēm, kā aprakstīts iepriekš.
4. Noklikšķiniet uz Izveidot augšupielādes kastīti un ievietot e-pastā.

Parole tiek nosūtīta arī Jums, lai Jūs vēlāk varētu atvērt augšupielādētos failus. Gatavības skatā to apstiprina paziņojums “Parole nosūtīta arī uz … — lai vēlāk varētu atvērt failus”. Jūs tos lejupielādējat pārlūkprogrammā sadaļā Augšupielādes kastīte.

Pārbaude sūtīšanas brīdī

Kad sūtāt, Outlook pārbauda, vai katrs saņēmējs saņem saiti, paroli un atļauju lejupielādēt. Ja kaut kā trūkst, Outlook aiztur e-pasta ziņojumu un norāda iemeslu, piemēram:

• Paroles e-pasts vēl nav sagatavots.
• Kāds saņem saiti, bet vēl ne paroli, piemēram, tāpēc, ka tika pievienots pēc paroles e-pasta.
• Kāds vēl nevar lejupielādēt, izmantojot saiti.
• Parole vairs nav e-pasta ziņojumā.
• Saišu nosūtīšana sūtīšanas brīdī neizdevās.

Paziņojumā noklikšķiniet uz Novērst tagad. Atveras rūts un vienā darbībā novērš visu. Pēc tam vienkārši nosūtiet e-pasta ziņojumu vēlreiz. Ja Jūsu Outlook versijā šādas pogas nav, atveriet TEPHIA SECURE lentē un izvēlieties Novērst tagad tur.

Rūts tos pašus punktus iepriekš rāda lodziņā Vēl jāizdara pirms nosūtīšanas. Kad viss ir izdarīts, zaļajā lodziņā rakstīts “Viss kārtībā. Tagad varat nosūtīt e-pastu.” E-pasta ziņojumi bez sagatavota sūtījuma tiek nosūtīti bez pārbaudes.

Jautājums par “mailto”

Klasiskais Outlook dažkārt jautā, vai pievienojumprogramma drīkst atvērt “mailto”. Tad rūts īsi atgādina, kas jādara. Atzīmējiet Atcerēties manu izvēli un izvēlieties Atvērt. Tad Outlook šajā datorā vairs nejautās.

Jūsu IT nodaļa to var atļaut arī visiem Jūsu organizācijas datoriem; tad Outlook vispār nejautā. Kā to izdarīt, ir aprakstīts administratora rokasgrāmatā, nodaļā “Outlook pievienojumprogramma: politikas un tīkls”.

Tehniskā informācija

Ja kaut kas iestrēgst vai neizdodas, rūts apakšā parādās Tehniskā informācija. Tajā uzskaitīts katrs solis ar laiku. Izvērsiet to un uzņemiet ekrānuzņēmumu savai IT nodaļai vai atbalsta dienestam.

Saņēmējiem: lejupielāde un augšupielāde

Šī nodaļa ir paredzēta ikvienam, kas saņem failus caur TEPHIA SECURE vai no kura tiek pieprasīti dokumenti. Jums nav vajadzīgs konts un nekas nav jāinstalē. Pietiek ar jaunāko pārlūkprogrammas versiju.

Faila lejupielāde

Saiti Jūs saņemat pa e-pastu – vai nu tieši no sūtītāja, vai no TEPHIA SECURE ar tematu “… Jums ir nosūtījis šifrētu failu”, ja failu ir vairāki, – “… Jums ir nosūtījis šifrētus failus”. Paroli Jūs saņemat no sūtītāja atsevišķi, piemēram, pa tālruni vai otrā e-pasta ziņojumā. TEPHIA SECURE nekad nesūta paroli.

1. Atveriet saiti, piemēram, ar Lejupielādēt failu e-pasta ziņojumā, ja failu ir vairāki, – ar Lejupielādēt failus.
2. Lapā Lejupielādēt failu redzams faila nosaukums, izmērs, sūtītājs, termiņš un atlikušie lejupielādes mēģinājumi.
3. Ievadiet Parole. Ievērojiet lielos un mazos burtus. Visdrošāk ir to nokopēt pilnībā.
4. Noklikšķiniet uz Atšifrēt un saglabāt.

Jūsu pārlūkprogramma ielādē failu, atšifrē to un saglabā, parasti lejupielāžu mapē. Vairāki faili pienāk kā ZIP fails. Pēc tam lapa ziņo: “Fails ir atšifrēts un saglabāts. Tagad tas ir dzēsts no servera.” Otrreiz to lejupielādēt nevar, tāpēc saglabājiet failu drošā vietā.

E-pasta adreses apstiprināšana ar kodu

Ja sūtītājs ir noteicis, kas drīkst lejupielādēt, vispirms Jūs redzat Lūdzu, apstipriniet savu e-pasta adresi.

1. Laukā Jūsu e-pasta adrese ievadiet adresi, kurai sūtījums ir paredzēts.
2. Noklikšķiniet uz Pieprasīt kodu.
3. Jūs saņemat e-pasta ziņojumu “Jūsu apstiprinājuma kods lejupielādei” ar sešciparu kodu. Tas ir derīgs 15 minūtes un tikai šim sūtījumam.
4. Ierakstiet kodu laukā Kods no e-pasta. Pēc sestā cipara tas tiek pārbaudīts automātiski. Varat arī noklikšķināt uz Apstiprināt.
5. Pēc tam ievadiet paroli, kā aprakstīts iepriekš.

Ja kods nepienāk, pārbaudiet adreses rakstību un surogātpasta mapi. Pieprasīt jaunu kodu nosūta jaunu. Drošības apsvērumu dēļ lapa vienmēr atbild vienādi, pat ja adrese nav atļauta.

Lejupielādes mēģinājumi

Katrs klikšķis uz Atšifrēt un saglabāt tiek uzskatīts par mēģinājumu. Jums ir trīs mēģinājumi. Lapā redzams, cik daudz vēl atlicis. Kad tie ir izsmelti, fails tiek bloķēts. Tad lūdziet sūtītājam to nosūtīt vēlreiz.

Citi ziņojumi un to nozīme:

Ko uzzina sūtītājs

Sūtītājs saņem paziņojumu, tiklīdz esat lejupielādējis failu. Viņa piegādes apliecinājumā ir datums un laiks, Jūsu IP adrese un no tās noteiktā aptuvenā atrašanās vieta. Viņš redz arī, vai saite no e-pasta tika atvērta un vai Jūsu adrese tika apstiprināta ar kodu. Faila saturu zināt tikai Jūs un sūtītājs.

Failu augšupielāde augšupielādes kastītē

Ja no Jums tiek pieprasīti dokumenti, Jūs saņemat saiti uz augšupielādes kastīti, piemēram, e-pasta ziņojumā “… lūdz Jūs nosūtīt failus šifrētā veidā”. Parole pienāk atsevišķi no personas, kas to lūdza.

1. Atveriet saiti, piemēram, ar Augšupielādēt failus. Lapā redzams, kam Jūs augšupielādējat, un, ja norādīta, piezīme.
2. Velciet failus vai mapes uz laukumu vai noklikšķiniet uz Izvēlēties failus vai Izvēlēties mapi. Katrs fails tiek šifrēts atsevišķi.
3. Ievadiet Parole un noklikšķiniet uz Šifrēt un augšupielādēt.
4. Lai pievienotu vēl failus, noklikšķiniet uz Pievienot vēl failus. Parole paliek laukā.
5. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Visi faili augšupielādēti. Tad saņēmējs saņem paziņojumu. Ja neklikšķināt, tas notiek automātiski divas stundas pēc Jūsu pirmā faila.

Failus varat pievienot arī vēlāk. Vienkārši atveriet saiti vēlreiz, kamēr augšupielādes kastīte ir atvērta un saņēmējs vēl nav lejupielādējis failus. Pēc tam tā vairs nepieņem failus, un Jums jālūdz jauna augšupielādes kastīte. Pēc pārāk daudzām nepareizām parolēm augšupielādes kastīte Jums tiek bloķēta. Tad sazinieties ar personu, kas to lūdza.

Nav saņemts e-pasta ziņojums?

Pārbaudiet surogātpasta vai nevēlamā pasta mapi. TEPHIA SECURE saišu e-pasta ziņojumu tematā ir sūtītāja vārds. Ja neko neatrodat, jautājiet sūtītājam.

Kaut kas šķiet aizdomīgs?

Lejupielādes un augšupielādes lapu apakšā ir Ziņot par ļaunprātīgu izmantošanu. Īsi aprakstiet, ko pamanījāt, piemēram, nezināmu sūtītāju vai maksājuma pieprasījumu. Sūtītājs neuzzinās, kas par to ziņoja.

Biežāk uzdotie jautājumi

Paroles un saites

Esmu pazaudējis sūtījuma paroli. Vai varat man to nosūtīt?

Nē. Parole tiek izveidota Jūsu pārlūkprogrammā un netiek nekur glabāta. Neviens to nevar atjaunot, pat ne operators. Tas ir pilnīgās šifrēšanas pamatā. Vienkārši nosūtiet failus vēlreiz ar jaunu saiti un jaunu paroli.

Un ja trūkst augšupielādes kastītes paroles?

Meklējiet savā iesūtnē e-pasta ziņojumu “Piekļuves dati Jūsu augšupielādes kastītei …”. Atvērtajā augšupielādes kastītē palīdz Kur ir parole?. Paroli zina arī Jūsu klients. Kā pēdējā iespēja ir Lūgt sūtītājam vēlreiz; skatiet Augšupielādes kastīte.

Saites derīgums ir beidzies. Ko tagad?

Sūtījums, kura termiņš ir beidzies, tiek dzēsts, un to nevar pagarināt. Nosūtiet failus vēlreiz. Ja beidzies augšupielādes kastītes termiņš, izveidojiet jaunu.

Vai saiti un paroli var ievietot vienā e-pasta ziņojumā?

Lūdzu, nedariet tā. Kas pārtver šo vienu e-pasta ziņojumu, tam būtu abas. Izmantojiet divus kanālus, piemēram, saiti pa e-pastu un paroli pa tālruni. Vienkāršākais veids ir ļaut TEPHIA SECURE nosūtīt saiti; skatiet Failu sūtīšana.

Saņēmēji

Saņēmējs nevar atvērt failu.

Pārbaudiet kopā ar viņu:

• Vai viņš ievadīja pilnu paroli ar pareiziem lielajiem un mazajiem burtiem?
• Vai viņa trīs lejupielādes mēģinājumi ir izsmelti? To varat redzēt sadaļā Piegādes apliecinājumi. Ja tā, nosūtiet failus vēlreiz.
• Vai fails jau ir lejupielādēts, piemēram, cits saņēmējs caur kopīgoto saiti?
• Vai termiņš ir pagājis?
• Vai viņš gaida apstiprinājuma kodu? Tad viņam jāpārbauda surogātpasta mape.

Norādījumi saņēmējiem ir sadaļā Saņēmējiem. Varat viņam nosūtīt saiti uz šo palīdzību: https://tephia.com/help

Saņēmēja adrese tiek noraidīta vai iezīmēta dzeltenā krāsā.

Dzeltenā krāsā lapa iezīmē adreses, kurās tā nojauš drukas kļūdu plaši izmantotā pasta domēnā. Poga blakus, piemēram, gmail.com?, pieņem ieteikumu. Ja adrese tomēr ir pareiza, vēlreiz noklikšķiniet uz Nosūtīt saiti; tad saite tiek nosūtīta.

Ja ziņojums ir “Uz … nevar piegādāt e-pastu. Lūdzu, pārbaudiet adresi.”, domēns saskaņā ar DNS nepieņem e-pastu, visbiežāk drukas kļūdas dēļ. Pārbaudiet rakstību vai pajautājiet saņēmējam viņa adresi. Sarkanā krāsā iezīmētās adreses nav derīgas e-pasta adreses. Vairāk sadaļā Failu sūtīšana.

Vai es uzzināšu, ja saite nenonāks pie saņēmēja?

Ja saņēmēja pasta sistēma e-pastu noraida, jā: Jūs saņemat e-pastu “Nav piegādāts: e-pasts uz …”, un sadaļā Piegādes apliecinājumi sarkanā krāsā redzams “nav piegādāts uz …”. Ja tā e-pastu izmet bez paziņojuma, neviens par to neuzzina, un sūtījums paliek atvērts. Saņemšanu droši pierāda tikai lejupielāde.

Vai saņēmējam vajadzīgs konts?

Nē. Lejupielāde un augšupielāde darbojas bez konta un bez jebkādas instalēšanas, vienkārši pārlūkprogrammā.

Faili un tehnoloģijas

Cik liels var būt sūtījums?

Atkarībā no Jūsu plāna līdz 500 MB (Starter), 1 GB (Team) vai 2 GB (Business un Enterprise) vienā sūtījumā, izmēģinājuma periodā 100 MB. Vairāki faili vai mape tiek apvienoti ZIP failā, kam kopumā jāpaliek zem šī ierobežojuma. Augšupielādes kastītē ierobežojums attiecas uz katru atsevišķo failu. Lielākus datu apjomus sadaliet vairākos sūtījumos.

Kāda pārlūkprogramma man vajadzīga?

Jaunākā pārlūkprogrammas versija. Šifrēšana notiek pašā pārlūkprogrammā, tāpēc paplašinājums nav vajadzīgs. Lapai jābūt atvērtai caur https://; citādi pārlūkprogramma šifrēšanu nenodrošina.

Vai tas darbojas viedtālrunī?

Lapas darbojas pārlūkprogrammā un tāpēc principā arī viedtālruņos un planšetdatoros. Fails tiek šifrēts vai atšifrēts ierīces atmiņā. Lieliem failiem labāka izvēle ir dators.

Outlook pievienojumprogramma nav pieejama Outlook viedtālruņos.

Dati un glabāšana

Kur tiek glabāti dati?

Serveri atrodas datu centrā Vācijā. Sīkāk par to sākumlapas sadaļā “Kur tiek glabāti Jūsu dati”. Faili tur tiek glabāti tikai šifrētā veidā.

Cik ilgi faili tiek glabāti?

• Sūtījums paliek serverī, līdz tas tiek lejupielādēts, vēlākais līdz tā derīguma beigu datumam. Datums tiek parādīts pēc augšupielādes. Pēc tam tas tiek dzēsts.
• Faili augšupielādes kastītē tiek dzēsti, tiklīdz esat tos visus lejupielādējis, vai kad augšupielādes kastīte tiek slēgta vai tās termiņš beidzas.
• Piegādes apliecinājumi tiek glabāti tik ilgi, cik noteikusi Jūsu organizācija. Termiņš ir redzams lapas Piegādes apliecinājumi apakšā. Pēc tam no ierakstiem tiek izdzēsts saturs; ķēde paliek pārbaudāma.

Vai operators var lasīt manus failus?

Nē. Faili serverī tiek glabāti tikai šifrētā veidā, un atslēga nekad netiek saglabāta. Ko serveris tomēr redz, ir aprakstīts sadaļā Pārskats.