Útmutató

Áttekintés

A TEPHIA SECURE bizalmas fájlok titkosított cseréjére szolgáló szolgáltatás. Titoktartásra kötelezett szakmák – például adótanácsadók, ügyvédi irodák és közjegyzők – számára készült, valamint mindenkinek, aki nem szeretné, hogy fájljai titkosítatlanul heverjenek mások postafiókjában.

Mire használhatja

• Fájlok küldése: feltölti a fájlokat, majd továbbít egy letöltési linket és egy jelszót. Lásd: Fájlok küldése.
• Dokumentumok bekérése: egy feltöltési postaláda fogadja az ügyfelek fájljait, akiknek ehhez nincs szükségük fiókra. Lásd: Feltöltési postaláda.
• Kézbesítési igazolások megőrzése: minden letöltést rögzítünk. Az ügyiratba PDF-ben készít kézbesítési igazolást. Lásd: Igazolások.
• Munka az Outlookból: az Outlook-bővítménnyel úgy küldhet fájlokat és kérhet be dokumentumokat, hogy meg sem kell nyitnia az alkalmazást. Lásd: Outlook-bővítmény.

Végpontok közötti titkosítás egyszerűen

Böngészője minden küldeményhez véletlenszerű jelszót hoz létre. Ezzel a jelszóval titkosítja a fájlokat, mielőtt azok elhagynák a számítógépét. A szerveren csak titkosított adatok vannak, a kulcsot soha nem tárolja. A fájlok csak a címzett böngészőjében válnak újra olvashatóvá.

A jelszó nélkül senki sem tudja megnyitni a fájlokat – még a szolgáltatás üzemeltetője sem. Ezért egy elveszett jelszót nem lehet helyreállítani.

Mit lát a szerver, és mit nem

Ezekre az adatokra a kézbesítési igazoláshoz van szükség. Az Igazolások alatt találja őket.

Szerepkörök

A címzetteknek és az ügyfeleknek nincs szükségük fiókra. Linken keresztül töltik le a fájlokat, vagy feltöltési postaládába töltik fel őket. Hogy mit látnak, azt a Címzetteknek fejezet írja le.

Az alkalmazás felépítése

Bejelentkezés után felül a Fájl küldése, Feltöltési postaláda és Kézbesítési igazolások részeket látja. Jobbra fent egy gomb mutatja e-mail-címét és szervezetét. Ez megnyitja a fiókmenüt a Fiók, Súgó és Kijelentkezés pontokkal. A tulajdonosok és az adminisztrátorok ott az Adminisztráció pontot is megtalálják.

Ha szervezete számára valami fontos, például egy függőben lévő szerződés, a navigáció alatt értesítési sáv jelenik meg. Mindig csak a legsürgősebb értesítést mutatja. A további értesítéseket a „+1 további”, „+2 további” stb. felirattal nyithatja le.

Minden képernyőn egy link, például a Súgó a küldéshez, közvetlenül az útmutató megfelelő fejezetéhez vezet.

Bal oldalt alul a Hogyan működik? rövid áttekintést nyit meg. Ez a legnagyobb lehetséges fájlméretet és a letöltési időszakot is megmutatja.

Bejelentkezés

A https://tephia.com kezdőlapon jelentkezhet be. Jobb oldalon a Bejelentkezés kártya látható három lappal: Microsoft, Jelszó és Passkey. Az oldal megnyitásakor a Microsoft lap van kiválasztva. Hogy melyik módszer vonatkozik Önre, azt a szervezete határozza meg.

Microsofttal (céges fiók)

1. Válassza a Microsoft lapot, ha még nincs kiválasztva.
2. Kattintson a Bejelentkezés munkahelyi fiókkal gombra.
3. Jelentkezzen be a megszokott módon Microsoft munkahelyi fiókjával.

Ebben az esetben jelszavát és második faktorát a szervezete kezeli a Microsoft 365-ben, nem a TEPHIA SECURE. Személyes Microsoft-fiókok nem engedélyezettek.

Ha azt az üzenetet látja, hogy az Ön címéhez nincs hozzáférés beállítva, kérjen meghívót az adminisztrátoroktól.

E-mail-címmel, jelszóval és kóddal

1. Válassza a Jelszó lapot.
2. Adja meg az E-mail-cím és a Jelszó mezőt, majd kattintson a Tovább gombra.
3. Írja be a hatjegyű kódot A hitelesítő alkalmazás kódja mezőbe, és kattintson a Bejelentkezés gombra.

Ha valami nem stimmel, az üzenet mindig ugyanaz: „A bejelentkezés nem lehetséges. Kérjük, ellenőrizze e-mail-címét, jelszavát és a kódot.” Így az űrlap nem árulja el, melyik adat volt hibás. Túl sok sikertelen kísérlet után a fiók néhány percre zárolódik.

Biztonsági kulccsal vagy hozzáférési kulccsal (passkey)

1. Válassza a Passkey lapot.
2. Kattintson a Bejelentkezés biztonsági kulccsal vagy hozzáférési kulccsal gombra.
3. Erősítse meg a böngésző ablakában PIN-kóddal, ujjlenyomattal, arcfelismeréssel vagy a kulcs megérintésével.

Jelszóra és kódra nincs szükség. Előzetesen regisztrálnia kell egy kulcsot vagy hozzáférési kulcsot, például YubiKeyt, Windows Hellót, Touch ID-t vagy Face ID-t.

A hozzáférés első beállítása

Az adminisztrátorok hívják meg Önt. „Meghívást kapott a TEPHIA SECURE szolgáltatásba” tárgyú e-mailt kap. A meghívó az e-mailben megadott dátumig érvényes.

Kattintson az e-mailben a Hozzáférés beállítása gombra. Az oldal azt kínálja fel, amit a szervezete engedélyez: ha a szervezet Microsofttal jelentkezik be, kattintson a Bejelentkezés Microsofttal gombra, és jelentkezzen be céges fiókjával – ezzel beállította a hozzáférését. Funkcionális vagy megosztott postafiókkal a Microsoft nem engedi a bejelentkezést; erre az oldal figyelmeztet, és ilyenkor jelszót állít be. Saját jelszó esetén:

1. Adjon meg egy Új jelszó értéket, és ismételje meg. Legalább 12 karakterből kell állnia, és nem tartalmazhatja sem az e-mail-címe @ előtti részét, sem a szervezete vagy a TEPHIA SECURE nevét. A gyakori vagy kiszivárgott jelszavakat és az olyan egyszerű mintákat, mint a „Jelszo2024!” vagy a „qwerty123456”, a rendszer elutasítja; jól bevált több véletlenszerű szó vagy egy jelszókezelő által generált jelszó. Kattintson a Tovább gombra.
2. A Válassza ki második faktorát alatt válassza a Biztonsági kulcs vagy hozzáférési kulcs (ajánlott) vagy a Hitelesítő alkalmazás lehetőséget.
3. Kulcs vagy hozzáférési kulcs esetén a böngésző megerősítést kér. Ezután azonnal be van jelentkezve.
4. Alkalmazás esetén olvassa be a QR-kódot például a Microsoft Authenticatorral vagy a Google Authenticatorral. Ha nem tudja beolvasni, másolja be az alkalmazásba a megjelenített Kulcs értéket. Ezután írja be a hatjegyű kódot, és kattintson a Beállítás befejezése gombra.

A másik faktort később a Fiók alatt adhatja hozzá.

Elfelejtett jelszó

1. A Jelszó lapon kattintson az Elfelejtette jelszavát? linkre.
2. Adja meg e-mail-címét, és kattintson a Link kérése gombra.
3. Nyissa meg a „Jelszó visszaállítása” e-mailt, és kattintson az Új jelszó megadása gombra. A link két óráig érvényes.
4. Adjon meg új jelszót.

A második faktor változatlan marad. A bejelentkezéshez továbbra is szüksége van a kódra vagy a kulcsra.

Elveszett második faktor

Ha már nem fér hozzá hitelesítő alkalmazásához vagy biztonsági kulcsához, forduljon szervezete adminisztrátoraihoz. Ők visszaállíthatják a hozzáférését. Erre a Jelszó lap alján lévő megjegyzés is emlékeztet. Helyreállító kódok nincsenek.

Ezután „Hozzáférését visszaállítottuk” tárgyú e-mailt kap a Hozzáférés újbóli beállítása gombbal. A link egyszer és csak korlátozott ideig használható. Ezután új jelszót és új második faktort állít be, ugyanúgy, mint az első beállításkor.

Ha Microsofttal jelentkezik be, az informatikai részlege a Microsoft 365-ben tud segíteni.

Kijelentkezés

Kattintson jobbra fent az e-mail-címét mutató gombra, és a fiókmenüben válassza a Kijelentkezés lehetőséget.

Fájlok küldése

Egy küldemény egy vagy több fájlból, egy letöltési linkből és egy jelszóból áll. A linket és a jelszót külön csatornán adja át a címzettnek.

Fájlok kiválasztása és feltöltése

1. Nyissa meg a Fájl küldése részt.
2. Húzzon fájlokat vagy teljes mappákat a Húzza ide a fájlokat területre. Ehelyett a Fájlok kiválasztása vagy a Mappa kiválasztása gombra is kattinthat. A „Mappa kiválasztása” biztonsági kérdést vált ki a böngészőben, a mappa behúzása nem.
3. Több fájlt vagy egy mappát a böngésző egyetlen ZIP-fájlba csomagol. A kis x-szel eltávolíthat egy fájlt a listáról.
4. Adjon meg egy Megjelölés (nem kötelező) értéket, például az ügyszámot. Ez megjelenik az állapotnézetben, a naplóban és a kézbesítési igazoláson. A címzett ezen a néven kapja meg a ZIP-fájlt.
5. Kattintson a Titkosítás és link létrehozása gombra. Hagyja nyitva az oldalt, amíg meg nem jelenik a Fájl titkosítva felirat.

Csomagjától függően egy küldemény legfeljebb 500 MB (Starter), 1 GB (Team) vagy 2 GB (Business és Enterprise) lehet, a próbaidőszak alatt 100 MB. A korlát a teljes ZIP-fájlra vonatkozik. A nagy fájlok titkosítása és feltöltése blokkokban történik; ha a kapcsolat rövid időre megszakad, az oldal csak az érintett blokkot küldi újra. Csomagja a napi küldemények számát és a felhasznált tárhelyet is korlátozza. Ha elér egy korlátot, az oldal üzenetet jelenít meg.

A feltöltés után: link és jelszó

Az oldal a Fájl titkosítva üzenetet mutatja, alatta pedig azt, meddig tölthető le a küldemény. Ezután két lépés következik:

1. Link továbbadása: válassza ki, hogyan jusson el a link a címzetthez: A TEPHIA SECURE küldi el, Saját levelezőprogram vagy Saját maga adja tovább. A böngésző legközelebbre megjegyzi a választását.
2. Jelszó más úton: itt található a jelszó egy másolás gombbal. A böngészője hozta létre. Csak ezen az oldalon létezik; a szerver nem ismeri.

A linket a TEPHIA SECURE küldje el

Így a linket a TEPHIA SECURE küldi el a címzettnek, és a cím bekerül a kézbesítési igazolásba.

1. A Link továbbadása alatt válassza A TEPHIA SECURE küldi el lehetőséget.
2. Adja meg A címzettek e-mail-címei értékét. Több címet vesszővel, pontosvesszővel, szóközzel vagy Enterrel válasszon el egymástól; mindegyik külön címkeként jelenik meg, amelyet az × jellel eltávolíthat. Az érvénytelen címek pirossal vannak jelölve. Ha az oldal egy elterjedt e-mail-domain elírására gyanakszik, például felcserélt betűkre a gmail.com-ban, a cím sárgával jelölve jelenik meg, és gombként mutatja a javaslatot, például gmail.com?. Egy kattintással átveheti a javaslatot.
3. Igény szerint kattintson a + Üzenet hozzáadása gombra, és írjon egy Rövid üzenet (nem kötelező) szöveget.
4. Kattintson a Link küldése gombra. Több cím esetén a gomb felirata Linkek küldése (N), a címek számával. Ha van köztük sárgával jelölt cím, az első kattintás még nem küld, hanem ezt jelzi: „Kérjük, ellenőrizze a sárgával jelölt címeket. Újabb kattintással mégis elküldi.” Csak a második kattintás küld.
5. Az a cím, amelyre nem sikerült a küldés, a mezőben marad, és az üzenet megnevezi az okát, például „…: érvénytelen e-mail-cím”.

Minden címzett saját, személyes linket kap, amellyel egyszer tölthet le. A kézbesítési igazolás megmutatja, ki töltötte le a fájlokat. A TEPHIA SECURE csak a linket küldi el, a jelszót soha. A jelszót Ön adja át, például telefonon vagy külön e-mailben.

Küldés előtt a TEPHIA SECURE ellenőrzi, hogy az egyes címek domainje egyáltalán fogad-e e-mailt. Ha biztosan nem, az üzenet így szól: „A(z) … tartományba nem kézbesíthető e-mail. Kérjük, ellenőrizze a címet.” A cím ekkor a mezőben marad, és oda semmi sem megy ki.

Ha a domain fogad e-mailt, de a címzett szervere elutasítja az üzenetet, például mert a postafiók nem létezik, az e-mail kézbesíthetetlenként visszajön. A TEPHIA SECURE kiértékeli ezt a visszajelzést: általában néhány percen belül kap egy „Kézbesíthetetlen: e-mail ide: …” e-mailt, és a Kézbesítési igazolások alatt a küldeménynél pirossal megjelenik a „kézbesíthetetlen ide: …” felirat. Ha a feltöltés utáni oldal még nyitva van, ott küldje el a linket a helyes címre; különben küldje el újra a fájlokat. Ha nem érkezik ilyen üzenet, az nem bizonyítja a kézbesítést, mert egyes levelezőrendszerek szó nélkül eldobják az e-maileket.

Hogy a küldéssel ne lehessen tömeges levelezés céljára visszaélni, korlátok érvényesek: felhasználónként és óránként 30 küldés és 50 címzett, szervezetenként és naponta 300 címzett. Ezek minden olyan linkre vonatkoznak, amelyet a TEPHIA SECURE küld, a feltöltési postaládánál is. Ha elér egy korlátot, az oldal ezt jelzi: „Rövid idő alatt szokatlanul sok címzettnek küldött. Kérjük, próbálja újra később.” vagy „Túl sok kérés. Kérjük, várjon egy kicsit.” A többi címmel ekkor már nem próbálkozik, és azok a mezőben maradnak.

Link és jelszó saját e-mailekben

A Link továbbadása alatt válassza a Saját levelezőprogram lehetőséget. Az E-mail megnyitása a linkkel egy előkészített e-mailt nyit meg a levelezőprogramjában; a jelszó nincs benne. A Jelszó más úton alatt a Küldés külön e-mailben egy második, a jelszót tartalmazó előkészített e-mailt nyit meg. Mindkettőben adja meg a címzettet, és küldje el a két e-mailt külön. Még biztonságosabb, ha a jelszót más csatornán adja át, például telefonon vagy üzenetküldőn.

Ez a közös link egy letöltésre érvényes. Aki elsőként tölti le, az kapja meg a fájlt.

A közös link védelme

A Saját maga adja tovább lehetőségnél a letöltési link másolásra készen jelenik meg, például egy üzenetküldőhöz. Ha a linket így maga adja tovább, esetleg több címzettnek, adja meg, ki tölthet le:

1. A Saját maga adja tovább alatt nyissa le a Csak meghatározott címek tölthetnek le részt.
2. Adjon meg legfeljebb tíz címet a Jogosult e-mail-címek (legfeljebb 10) mezőben, vesszővel, pontosvesszővel vagy szóközzel elválasztva.
3. Kattintson az Engedélyezés csak ezeknek a címeknek gombra.

Letöltéskor minden címzett egy e-mailben kapott kóddal erősíti meg a címét, és egyszer tölthet le. A TEPHIA SECURE itt is előre ellenőrzi, hogy minden domain fogad-e e-mailt, és ha nem, ezzel az üzenettel utasítja el: „A(z) … tartományba nem kézbesíthető e-mail. Kérjük, ellenőrizze a címet.”; a címek beleszámítanak a fenti korlátokba. Ezt csak addig kapcsolhatja be, amíg senki sem kérte le a fájlt a közös linken keresztül. „A TEPHIA SECURE küldi el” esetén nincs rá szükség – ott minden címzettnek már saját linkje van.

Ha a kódot tartalmazó e-mail kézbesíthetetlenként visszajön, erről ugyanígy értesül, e-mailben és a Kézbesítési igazolások alatt. Egy jogosult címet utólag nem lehet eltávolítani. Ha hibás volt, küldje el újra a fájlt, és engedélyezze a helyes címet.

Érvényesség, letöltés és kísérletek

• Minden címzett egyszer tölthet le. Ezután a küldemény törlődik a szerverről; személyes linkek esetén csak akkor, ha már mindenki letöltötte.
• Ha nem használják fel, a küldemény azon a napon jár le és törlődik, amely a feltöltés után a Fájl titkosítva alatt szerepel.
• Minden címzettnek három letöltési kísérlete van. Ha mindhárom sikertelen, például hibás jelszó miatt, a küldemény zárolódik. Ilyenkor küldje el újra a fájlokat.
• Minden letöltésről „Letöltve: …” tárgyú e-mailt kap. Az állapotot az Igazolások alatt, valamint az űrlap mellett a Legutóbbi küldemények alatt látja.

Figyelmeztetés az oldal elhagyásakor

Ha sem nem másolta ki a jelszót, sem nem kattintott a Küldés külön e-mailben gombra, az oldal rákérdez, mielőtt elhagyja: „Ennek a küldeménynek a jelszavát még nem másolta ki és nem küldte el e-mailben. Csak itt létezik – mi nem ismerjük. Mégis elhagyja az oldalt?”

Ha mégis elhagyja, a jelszó elvész. A címzettek nem tudják megnyitni a küldeményt, és Önnek újra el kell küldenie.

Dokumentumok bekérése (feltöltési postaláda)

A feltöltési postaláda kívülről fogad fájlokat, például ügyfelektől vagy az ellenérdekű féltől. A feladónak nincs szüksége fiókra. Fájljait a böngészője a feltöltési postaláda jelszavával titkosítja, mielőtt továbbítaná őket.

Feltöltési postaláda létrehozása

1. Nyissa meg a Feltöltési postaláda részt. Ha már vannak nyitott feltöltési postaládái, kattintson az Újabb feltöltési postaláda létrehozása gombra.
2. Adjon meg egy Megjelölés értéket, például „Molnár-ügy”.
3. Igény szerint írjon egy Megjegyzés a feladónak (nem kötelező) szöveget. Ez azon az oldalon jelenik meg, ahol ügyfele feltölti a fájlokat.
4. Kattintson a Feltöltési postaláda létrehozása gombra.

Az oldal ekkor A feltöltési postaláda elkészült üzenetet mutatja, és ugyanazt a két lépést, mint a küldés után: Link továbbadása és Jelszó más úton. A TEPHIA SECURE egyúttal a feltöltési linket és a jelszót elküldi az Ön e-mail-címére „Hozzáférési adatok a(z) … feltöltési postaládához” tárggyal. Így később is megtalálja a jelszót. A Hozzáférési adatok ismételt elküldése nekem még egyszer elküldi az e-mailt.

Link és jelszó átadása az ügyfélnek

A Link továbbadása alatt válasszon a három lehetőség közül. A böngésző megjegyzi a választást, a fájlküldéshez is.

• A TEPHIA SECURE küldi el: adja meg az e-mail-címet, igény szerint a + Üzenet hozzáadása gombbal egy rövid üzenetet, majd kattintson a Link küldése gombra. Több címet egyszerre is megadhat, vesszővel, pontosvesszővel, szóközzel vagy Enterrel elválasztva; minden címzett ugyanabba a feltöltési postaládába tölt fel. Az elírásgyanús címek javaslattal ellátott sárga jelölése, a domain ellenőrzése és a korlátok ugyanúgy érvényesek, mint a Fájlok küldése részben. Csak a link kerül elküldésre, a cím pedig bekerül a kézbesítési igazolásba. Ha az e-mail kézbesíthetetlenként visszajön, kap egy e-mailt, és a Kézbesítési igazolások alatt a feltöltési postaládánál pirossal megjelenik a „kézbesíthetetlen ide: …” felirat. Ilyenkor küldje el a linket a helyes címre; az a „Hozzáférési adatok a(z) … feltöltési postaládához” tárgyú e-mailjében is megtalálható.
• Saját levelezőprogram: az E-mail megnyitása a linkkel egy előkészített e-mailt nyit meg a levelezőprogramjában, jelszó nélkül.
• Saját maga adja tovább: másolásra készen mutatja a feltöltési linket.

A Jelszó más úton alatt a jelszó másolásra készen látható. A Küldés külön e-mailben ehhez egy második előkészített e-mailt nyit meg.

A jelszót mindig a linktől külön adja át, lehetőleg telefonon. Hogy ügyfele ezután mit tesz, azt a Címzetteknek fejezet írja le.

Értesítés új fájlokról

„… új fájl a feltöltési postaládában …” tárgyú e-mailt kap a Feltöltési postaláda megnyitása gombbal. Az e-mail akkor érkezik, amikor ügyfele a Minden fájl feltöltve gombra kattint. Ha nem kattint rá, az első új fájlja után két órával automatikusan megérkezik.

Fájlok letöltése

1. Nyissa meg a Feltöltési postaláda részt. A lista a nyitott feltöltési postaládáit mutatja a fájlok számával, a mérettel és a határidővel.
2. Kattintson a feltöltési postaláda melletti Megnyitás gombra.
3. Adja meg A feltöltési postaláda jelszava értékét, például a hozzáférési adatokat tartalmazó e-mailből.
4. Kattintson egy fájl mellett a Letöltés gombra. A böngésző betölti, visszafejti és menti.
5. Két vagy több fájl esetén a Minden fájl letöltése is elérhető. Ekkor minden fájlt egyetlen ZIP-fájlban kap meg.

A letöltött fájlok „letöltve” jelölést kapnak. Hogy bejelentkezés után is miért kell jelszót megadnia, azt a mező melletti Miért kell jelszót megadnom? magyarázza el: a bejelentkezés a szolgáltatást nyitja meg Önnek, nem a fájlokat.

Automatikus lezárás

Amint az összes fájlt letöltötte, a feltöltési postaláda automatikusan lezárul, és tartalma törlődik. Ezután már nem fogad fájlokat. Ügyfele ilyenkor egy megjegyzést lát, amely arra kéri, hogy kérjen új feltöltési postaládát.

Elveszett jelszó

A megnyitott feltöltési postaládában kattintson a Hol van a jelszó? gombra. Ez megmutatja, mikor és melyik címre küldtük el a jelszót. Ügyfele is ismeri a jelszót, mert szüksége volt rá a fájlok feltöltéséhez. Kérje el tőle, de ne e-mailben.

Ha ez sem segít, marad A feladó ismételt megkeresése:

1. Ellenőrizze A feladó e-mail-címe(i) mezőt. Előre ki van töltve azokkal a címekkel, amelyekre a linket eddig elküldték, legfeljebb ötöt.
2. Igazítsa az Üzenet a feladónak szövegét.
3. Kattintson a Feltöltési postaláda cseréje és a feladó megkeresése gombra.

A TEPHIA SECURE itt is előre ellenőrzi, hogy a címek domainjei fogadnak-e e-mailt, és ha nem, ezzel az üzenettel utasítja el: „A(z) … tartományba nem kézbesíthető e-mail. Kérjük, ellenőrizze a címet.” Új feltöltési postaláda jön létre új jelszóval. Az előző lezárul, és fájljai véglegesen törlődnek. Az új jelszót Ön adja át. Ha ezen e-mailek valamelyike kézbesíthetetlenként visszajön, a fent leírt módon értesül róla.

Lezárás és lejárat

• Feltöltési postaláda bezárásához kattintson a listában a Bezárás gombra. A „Véglegesen törli a feltöltési postaládát és tartalmát?” kérdésre kattintson a Törlés gombra.
• Minden feltöltési postaláda a listában megadott dátumig érhető el. Ezután automatikusan lezárul, és tartalma törlődik.

Kézbesítési igazolások

Minden küldeményt hézagmentesen naplózunk: elküldés, a link e-mailes elküldése, a link megnyitása, kézbesíthetetlenség, letöltés, feltöltés feltöltési postaládába, letöltés onnan. A Kézbesítési igazolások alatt láthatja küldeményei állapotát, és az ügyiratba PDF-ben kézbesítési igazolást készíthet.

Állapot és napló

Felül választja ki az időszakot: 30 nap, 90 nap (alapértelmezett), 1 év vagy Minden. Két nézet van:

• Az állapotnézet minden küldeménynél megmutatja, hogy letöltötték-e. Ezt látja az oldal megnyitásakor.
• A napló minden egyes eseményt dátummal és időponttal, IP-címmel és hellyel mutat. A listák alatti Teljes napló gombbal nyithatja meg.

Állapot

Felül a Nyitott, Letöltve, Nincs letöltve és Nyitott feltöltési postaládák csempék láthatók, mindegyik a saját számával. Egy csempére kattintva a listák aszerint szűrődnek: a Nyitott feltöltési postaládák csak a feltöltési postaládákat mutatja, a többi csempe csak a küldeményeket. A Nyitott a részben letöltött küldeményeket is beszámítja. Ugyanarra a csempére újra kattintva ismét minden látható. Az időszak melletti keresőmező megjelölésekre, ügyszámokra, fájlnevekre és címzettekre keres.

A Küldemények alatt minden küldeménynek egy sora van az állapotával és az Egyedi igazolás gombbal. Az állapotok:

Minden küldeménynél azt is látja, mikor küldték el, kinek ment a link, és ki töltötte már le. Az „e-mailben kapott link megnyitva” azt jelenti, hogy a letöltési oldalt a személyes linken keresztül nyitották meg. Ritkán ezt a levelezőrendszer egy automatikus vírusellenőrzője is okozhatja. A kézhezvételt csak a letöltés bizonyítja.

A Feltöltési postaládák alatt minden feltöltési postaládánál látja, hány fájl érkezett és hányat töltöttek le, valamint hogy nyitott, minden letöltve, lezárva, lezárva, lejárt, lecserélve vagy sikertelen kísérletek után zárolva állapotú-e.

Ha egy e-mail, amelyet a TEPHIA SECURE egy címzettnek küldött, kézbesíthetetlenként visszajön, a küldemény vagy a feltöltési postaláda sorában pirossal megjelenik a „kézbesíthetetlen ide: …” felirat a címmel. Ez vonatkozik a linkekre és a jogosult címekre küldött megerősítő kódra is. A jelzés általában néhány perccel a küldés után jelenik meg, néha csak órák múlva. Emellett kap egy „Kézbesíthetetlen: e-mail ide: …” e-mailt a fogadó levelezőszerver válaszával, a naplóban pedig megjelenik az esemény: Az e-mail kézbesíthetetlen. Ellenőrizze a címet, és küldje el újra a helyes címre. Nem minden levelezőrendszer küld visszajelzést: ha nincs jelzés, az még nem jelenti, hogy az e-mail biztosan megérkezett. A kézhezvételt csak a letöltés bizonyítja.

Napló

A naplót a listák alatti Teljes napló gombbal nyithatja meg; a ← Vissza az állapothoz visz vissza. A kiválasztott időszak összes eseményét felsorolja. A listák alatt legfeljebb három szöveges gomb található: Teljes napló (a naplóban a helyén ← Vissza az állapothoz), CSV-export és – csak a tulajdonosnak és az auditoroknak – Lánc ellenőrzése. A CSV-export táblázatként tölti le az eseményeket. A Lánc ellenőrzése azt ellenőrzi, hogy a bejegyzések változatlanok-e. Az eredmény közvetlenül a gombok alatt jelenik meg, például „A lánc sértetlen: … bejegyzés, ebből … a megőrzési idő után kiürítve.” vagy „Az ellenőrzés … szabálytalanságot talált.” Ha a CSV-export nem sikerül, a hibaüzenet szintén ott jelenik meg.

Egyedi igazolás PDF-ben

Minden küldemény sorában ott az Egyedi igazolás. Ez olyan PDF-et készít, amely pontosan ezt az egy küldeményt tartalmazza. Így más ügyfelek adatai nem kerülnek az ügyiratba.

A kézbesítési igazolás tartalmazza:

• a tárgyat, a küldemény azonosítóját, a felelős személyt, a szervezetet és a készítés dátumát
• az eredményt szövegesen, például hogy mikor és melyik linken keresztül töltötték le a fájlt vagy azt, hogy egy e-mailt nem lehetett kézbesíteni
• a küldemény tartalmát, a fájlnevekkel a feladó megadása szerint
• az összes eseményt dátummal és időponttal, résztvevőkkel, IP-címmel és hozzávetőleges hellyel
• az ellenőrző értéket, az online ellenőrzés címét és egy QR-kódot
• minden fájl ellenőrzőösszegét (SHA-256), és azt, hogy a címzett böngészője a visszafejtés után megerősítette-e

Az igazolás a készítés időpontjának állapotát tükrözi. Ha később történik valami, például letöltés, készítse el újra. A Fiók alatt beállíthatja, hogy minden letöltés után automatikusan megkapja e-mailben.

Miért megbízható az igazolás

• Hash-lánc: minden esemény kriptográfiailag kapcsolódik az előzőhöz. Ha utólag módosítanak, eltávolítanak vagy beszúrnak egy bejegyzést, a lánc megszakad, és ez kiderül.
• Aláírás és időbélyegző: a PDF digitálisan alá van írva. Bármilyen későbbi módosítás érvényteleníti az aláírást. Egy független szolgáltató időbélyegzője igazolja, mikor készült.
• Láncpecsét: naponta egyszer minden igazolási lánc állapotát egy aláírt dokumentum rögzíti. Az igazolás tartalmazza az ennek újraszámításához szükséges adatokat.
• Online ellenőrzés: a https://tephia.com/verify címen vagy a QR-kóddal bárki fiók nélkül ellenőrizheti, hogy egy igazolás változatlan-e. Ehhez csak a küldemény azonosítója és a PDF végén található ellenőrző érték kell. Közben semmilyen adat nem kerül nyilvánosságra. Ha a fájl maga is megvan Önnek, ott összevetheti a kézbesítési igazolással; a fájl soha nem hagyja el a számítógépét.

Ki látja a küldeményeit

Általában csak a saját küldeményeit látja. Ha szervezete bekapcsolta a közös láthatóságot, a tulajdonosok és az adminisztrátorok az összes felhasználó küldeményeit látják. Az auditor szerepkör mindig látja őket. Akinek van ilyen rálátása, az időszak előtti választóban dönthet a Saját küldeményeim és a Teljes szervezet között.

Ilyenkor minden felhasználó a Kézbesítési igazolások cím alatt ezt a mondatot látja: „A szervezet összes felhasználójának küldeményeit az adminisztrátorok és az auditor szerepkör látják.”

Az oldal alján láthatja, meddig őrzi meg szervezete a kézbesítési igazolásokat. A régebbi bejegyzések tartalmát töröljük; a lánc ellenőrizhető marad.

Fiók és biztonság

A Fiók alatt kezelheti a bejelentkezését, és beállíthatja az automatikus kézbesítési igazolásokat. A fiókmenüből nyithatja meg: kattintson jobbra fent az e-mail-címét mutató gombra, és válassza a Fiók lehetőséget.

Az oldalon két csoport van: Bejelentkezés és Értesítések. Minden kártya először az aktuális állapotot mutatja. Az alatta lévő űrlap csak akkor jelenik meg, ha a Módosítás vagy a Hozzáadás gombra kattint. Hogy mely kártyák jelennek meg, az attól függ, hogy Microsofttal vagy jelszóval jelentkezik-e be.

Bejelentkezés Microsofttal

Ha Microsoft munkahelyi fiókjával jelentkezik be, itt nincsenek beállítások a jelszóhoz vagy a második faktorhoz. Ezeket Microsoft-fiókjában, a „Biztonsági adatok” alatt kezeli. A Microsoft biztonsági adatok megnyitása gomb odavezeti. Ha elakad, az informatikai részlege segíthet.

Jelszó módosítása

1. A Jelszó kártyán kattintson a Módosítás gombra.
2. Adja meg a Jelenlegi jelszó, az Új jelszó és az Új jelszó ismét értékét.
3. Kattintson a Jelszó módosítása gombra.

Ezután minden eszközön kijelentkezteti a rendszer. Jelentkezzen be újra az új jelszóval.

Hitelesítő alkalmazás

A kártya mutatja, hogy bejelentkezését hitelesítő alkalmazás védi-e. Új telefon vagy másik alkalmazás esetén:

1. Kattintson a kártyán a Módosítás gombra.
2. Adja meg jelszavát Az Ön jelszava a megerősítéshez mezőben.
3. Kattintson a Hitelesítő alkalmazás cseréje gombra. Ha még nincs alkalmazása, a gomb felirata Hitelesítő alkalmazás beállítása.
4. Olvassa be a QR-kódot az új alkalmazással, vagy másolja be a Kulcs értékét.
5. Adja meg a kódot Az új alkalmazás kódja mezőben, és kattintson az Új alkalmazás megerősítése gombra.

Az előző alkalmazás addig működik, amíg az újat meg nem erősíti. A Mégse mindent változatlanul hagy. A csere után a többi munkamenete kijelentkezik, és erről e-mailt kap. Ha a régi telefon már nincs meg, adminisztrátorai visszaállíthatják a hozzáférését; lásd: Bejelentkezés.

Biztonsági kulcsok és hozzáférési kulcsok

Egy biztonsági kulcs, például YubiKey, vagy egy hozzáférési kulcs (passkey), például Windows Hello, Touch ID vagy Face ID, helyettesíti az alkalmazásból származó kódot. Adathalászattal nem szerezhető meg, mert csak arra az oldalra reagál, amelyhez létrehozták.

Hozzáadása:

1. A Biztonsági kulcsok és hozzáférési kulcsok kártyán kattintson a Hozzáadás gombra.
2. Igény szerint adjon meg egy Megjelölés (nem kötelező) értéket, például „YubiKey a kulcscsomón”.
3. Adja meg jelszavát Az Ön jelszava (megerősítéshez) mezőben.
4. Kattintson a Kulcs hozzáadása gombra, és erősítse meg a böngésző ablakában.

A kártya mutatja, hány kulcs van regisztrálva, és mindegyiket felsorolja a hozzáadás és az utolsó használat napjával. Az Eltávolítás töröl egy kulcsot. Az utolsó második faktorát nem távolíthatja el. Célszerű rögtön egy második kulcsot is beállítani tartaléknak. Minden új kulcsról e-mailt kap.

Outlook-bővítmény

Ha jelszóval jelentkezik be, az Outlook-bővítmény kártya mutatja, hány bejelentkezés aktív, és felsorolja az Outlook-bővítmény minden bejelentkezését a „Bejelentkezés ideje”, „utoljára használva” és „érvényes eddig” adatokkal. A Kijelentkezés megszünteti az egyiket, például egy olyan számítógépen, amelyet már nem használ.

Egy bejelentkezés 30 napig tart. Akkor is véget ér, ha módosítja jelszavát vagy második faktorát.

Microsoft esetén a bővítmény általában az Outlookban történt bejelentkezésén keresztül jelentkezik be; ehhez nincs lista. Ha saját bejelentkezési ablakon keresztül jelentkezett be, például helyszíni Exchange Serveren lévő postafiókok esetén, a bejelentkezés itt szerepel; az utolsó használattól számított 7 napig, legfeljebb 30 napig tart. Az Így állíthatja be az Outlook-bővítményt link a beállítási oldalra vezet. Bővebben: Outlook-bővítmény.

Kézbesítési igazolás letöltés után

Ez a kártya az Értesítések csoportban található. Amint egy címzett letöltött egy küldeményt, e-mailben értesítjük. Kérésére a teljes kézbesítési igazolást PDF-ben csatoljuk.

1. Jelölje be a Kézbesítési igazolás automatikus küldése PDF-ként lehetőséget.
2. Ha az igazolásnak másik postafiókba kell mennie, például az ügyiratokéba, jelölje be az Eltérő címzett lehetőséget, és adja meg a Célcím értékét. Ennek a szervezete egyik megerősített domainjén kell lennie.
3. Kattintson a Mentés gombra.

Ha szervezete ezt mindenkire nézve eldöntötte, a választási lehetőség helyett egy megjegyzést lát.

Nyelv és megjelenés

A jobb felső sarokban két kezelőelem található:

• A nyelvválasztó megváltoztatja a felület nyelvét, például Deutsch, Français, Italiano vagy Nederlands nyelvre. Az oldal újratöltődik.
• A holdat vagy napot mutató kerek gomb (Megjelenés váltása) a világos és a sötét megjelenés között vált.

A kézbesítési igazolások és az értesítések nyelvét szervezete mindenkire egységesen állítja be, az Ön választásától függetlenül.

Outlook-bővítmény

A bővítménnyel közvetlenül e-mail írása közben küldhet fájlokat és kérhet be dokumentumokat. A menüszalagon ekkor a TEPHIA SECURE csoportban két gomb jelenik meg: Biztonságos küldés és Dokumentumok bekérése. Jobb oldalon megnyílik egy munkaablak. A titkosítás ott történik; maguk a fájlok nem haladnak át a levelezőrendszerén.

A bővítmény az új és a klasszikus Windowsos Outlookban, a webes Outlookban és a Mac Outlookban (ott Microsoft 365-ös postafiókokkal) működik. Csak e-mail írásakor jelenik meg, olvasáskor nem. A beállítást az informatikai részlege végzi.

A webes Outlookban és az új Outlookban a bővítmény új e-mailben az Alkalmazások alatt található. Ha az eszköztáron szeretné tartani: az Alkalmazások menüben kattintson a jobb gombbal a TEPHIA SECURE elemre, és válassza a Rögzítés lehetőséget, vagy a Beállítások → Levelezés → Műveletek testreszabása alatt jelölje be a TEPHIA SECURE elemet. Ha hiányzik az Alkalmazások alól, jelentkezzen ki egyszer a webes Outlookból, majd jelentkezzen be újra.

Bejelentkezés

Az első megnyitáskor válasszon:

• Bejelentkezés Microsofttal (a fő gomb): a bővítmény átveszi az Outlookban történt bejelentkezését. Az első alkalommal egyszer röviden meg kell erősítenie. Ahol az Outlook ezt nem kínálja fel, például helyszíni Exchange Serveren lévő postafiókok esetén, a Microsoft-bejelentkezéshez egy ablak nyílik meg; a bejelentkezés ekkor az utolsó használattól számított 7 napig, legfeljebb 30 napig tart.
• Bejelentkezés jelszóval (az alatta lévő link): megnyílik egy ablak. Adja meg az E-mail-cím, a Jelszó és A hitelesítő alkalmazás kódja értékét, majd kattintson a Bejelentkezés gombra. A bejelentkezés ebben az Outlookban 30 napig tart.

Ha az ablak nem nyílik meg, engedélyezze az előugró ablakokat az Outlook számára. A munkaablak alján a „Bejelentkezve mint …” felirat látható a Kijelentkezés gombbal. Jelszavát, második faktorát és minden egyebet a böngészőben, a TEPHIA SECURE felületén módosíthat.

Biztonságos küldés

1. Hozzon létre egy új e-mailt, és adja meg a címzetteket a Címzett vagy a Másolatot kap mezőben.
2. Kattintson a Biztonságos küldés gombra.
3. Húzzon fájlokat a „Húzza ide a fájlokat, vagy tallózzon” mezőbe, vagy kattintson benne a tallózzon linkre. Teljes mappákat egyszerűen húzzon be; mappaválasztó gomb a munkaablakban nincs. Összesen egy küldemény akkora lehet, amekkorát a csomagja megenged: 500 MB, 1 GB vagy 2 GB, a próbaidőszak alatt 100 MB.
4. A Megjelölés (nem kötelező) mező előre ki van töltve a tárggyal. Megjelenik az állapotnézetben és a kézbesítési igazoláson, több fájl esetén a ZIP-fájl neveként is.
5. A Link kézbesítése alatt válassza ki a két kártya egyikét. A rendszer legközelebbre megjegyzi a választását.
6. Kattintson a Titkosítás és beszúrás az e-mailbe gombra.

Ezután a munkaablak pipákkal mutatja, mi készült el, például „A jelszó az e-mailben van”. Ha már semmi sem hiányzik, alatta a zöld mezőben ez áll: „Minden rendben. Most már elküldheti az e-mailt.” A Jelszó megjelenítése megmutatja a jelszót, a Jelszó másolása kimásolja, a További fájlok küldése pedig elölről kezdi.

A linket a TEPHIA SECURE küldi el (ajánlott)

A kártya felirata: A linket a TEPHIA SECURE küldi el („Ajánlott · minden címzettnek saját link”). A bővítmény egy keretet szúr be az e-mailbe a jelszóval, a jelszó tehát ebben az e-mailben van. Ezután küldje el az e-mailt a szokásos módon.

Csak az elküldéskor kap a Címzett és a Másolatot kap mezőben szereplő minden címzett saját e-mailt a TEPHIA SECURE szolgáltatástól, személyes linkkel. Ezzel mindegyikük egyszer tölthet le; megerősítő kódra nincs szükség, ezért a munkaablak ennél a kártyánál elrejti a kódos lehetőséget. A kézbesítési igazolás mutatja, ki töltött le. Az elküldés előtt hozzáadott címzettek automatikusan megkapják a linkjüket. A link és a jelszó így két különböző csatornán érkezik. Küldeményenként legfeljebb 20 link megy ki; több címzett esetén a bővítmény ezt jelzi: „Küldeményenként legfeljebb 20 címzett.” A címeket a bővítmény előre nem ellenőrzi; ha valamelyik kézbesíthetetlen, azt az Outlook a megszokott módon jelzi az Ön e-mailjénél.

A munkaablak ezután „A jelszó az e-mailben van” és „A linkek küldéskor ide mennek: …” sorokat mutatja. Ha elveti az e-mailt, linkek sem mennek ki. Körülbelül 30 perc után „A linkek még nincsenek elküldve” tárgyú e-mail emlékezteti. Régebbi Outlook-verziókban a linkek közvetlenül a feltöltés után kimennek; a munkaablak ilyenkor közli, kinek.

Link ebben az e-mailben

A kártya felirata: A link ebben az e-mailben van („A jelszót Ön adja tovább külön”, például telefonon vagy egy második e-mailben). A bővítmény egy keretet szúr be az e-mailbe a linkkel, és azonnal megnyit egy második e-mailt a jelszóval ugyanazoknak a címzetteknek. Küldje el mindkét e-mailt. A Jelszót tartalmazó e-mail ismételt megnyitása visszahozza; a Jelszó másolása lehetővé teszi, hogy például telefonon adja át. Ha az e-mailben még nincsenek címzettek, a jelszót tartalmazó e-mail nem nyílik meg magától; a munkaablak ilyenkor ezt mutatja: „Az e-mailben még nincsenek címzettek – a jelszót tartalmazó e-mail címzett nélkül nyílik meg.”, valamint a Jelszót tartalmazó e-mail előkészítése gombot. Ennél a kártyánál a „Minden rendben. Most már elküldheti az e-mailt.” zöld mező csak akkor jelenik meg, ha a jelszót tartalmazó e-mail elő van készítve vagy el van küldve.

Ha Microsofttal jelentkezett be a bővítménybe, vagy postafiókja a cége Exchange Serverén van, nem nyílik meg második e-mail. Ehelyett a munkaablak mutatja a jelszót tartalmazó e-mail címzettjeit és szövegét; módosítsa, amit szükséges, majd kattintson a Jelszót tartalmazó e-mail küldése gombra. Az e-mail közvetlenül az Ön postafiókjából megy ki, és utána az „Elküldött elemek” között jelenik meg. Az első alkalommal a Microsoft megkérdezheti, hogy a bővítmény küldhet-e e-mailt az Ön nevében; ez csak ezekre a jelszót tartalmazó e-mailekre vonatkozik.

Több címzett esetén mindenki ugyanazt a linket kapja. Letöltéskor mindegyikük kóddal erősíti meg a címét, és egyszer tölthet le. Egy címzett esetén ezt A címzettek kóddal erősítik meg címüket lehetőséggel kapcsolhatja be. Ez a jelölőnégyzet csak A link ebben az e-mailben van kártyánál jelenik meg.

Meglévő mellékletek átvétele

Ha az e-mailnek már vannak mellékletei, a munkaablak felkínálja A mellékletek küldése inkább biztonságosan lehetőséget. A mellékletek átkerülnek a fájllistába, és a feltöltés után eltávolításra kerülnek az e-mailből.

Dokumentumok bekérése

1. Hozzon létre egy e-mailt az ügyfelének, és kattintson a Dokumentumok bekérése gombra.
2. Ellenőrizze a Megjelölés (nem kötelező) értékét, és igény szerint írjon egy Megjegyzés a feladónak (nem kötelező) szöveget.
3. A Link kézbesítése alatt válassza ki a két kártya egyikét, ahogyan fent.
4. Kattintson a Feltöltési postaláda létrehozása és beszúrása az e-mailbe gombra.

A jelszót Ön is megkapja, hogy később meg tudja nyitni a feltöltött fájlokat. A záró nézet ezt „A jelszó ide is elment: … – a fájlok későbbi megnyitásához” üzenettel erősíti meg. Ezeket a böngészőben, a Feltöltési postaláda alatt tölti le.

Ellenőrzés küldéskor

Küldéskor az Outlook ellenőrzi, hogy minden címzett megkapja-e a linket, a jelszót és a letöltési jogosultságot. Ha valami hiányzik, az Outlook visszatartja az e-mailt, és megnevezi az okot, például:

• A jelszót tartalmazó e-mail még nincs előkészítve.
• Valaki megkapja a linket, de jelszót még nem, például mert a jelszót tartalmazó e-mail után adták hozzá.
• Valaki még nem tud letölteni a linken keresztül.
• A jelszó már nincs benne az e-mailben.
• A linkek elküldése a küldéskor nem sikerült.

Kattintson az értesítésben a Javítás most gombra. Megnyílik a munkaablak, és egy lépésben mindent pótol. Ezután egyszerűen küldje el újra az e-mailt. Ha az Ön Outlook-verziójában nincs ilyen gomb, nyissa meg a menüszalagon a TEPHIA SECURE elemet, és ott válassza a Javítás most lehetőséget.

A munkaablak ugyanezeket a pontokat előre is megmutatja a Küldés előtt még nyitott keretben. Ha minden kész, a zöld mezőben ez áll: „Minden rendben. Most már elküldheti az e-mailt.” Az előkészített küldemény nélküli e-mailek ellenőrzés nélkül mennek ki.

A „mailto” kérdés

A klasszikus Outlook néha megkérdezi, hogy a bővítmény megnyithatja-e a „mailto” hivatkozást. A munkaablak ilyenkor röviden emlékezteti, mi a teendő. Jelölje be a Választás megjegyzése lehetőséget, és válassza a Megnyitás gombot. Az Outlook ezen a számítógépen ezután nem kérdez rá újra.

Az informatikai részlege a szervezet összes számítógépére engedélyezheti is; az Outlook ekkor egyáltalán nem kérdez. Ennek módját az adminisztrátori útmutató „Outlook-bővítmény: szabályzatok és hálózat” fejezete írja le.

Technikai részletek

Ha valami elakad vagy nem sikerül, a munkaablak alján megjelennek a Technikai részletek. Ez minden lépést időponttal együtt felsorol. Nyissa ki, és készítsen róla képernyőképet az informatikai részlegnek vagy az ügyfélszolgálatnak.

Címzetteknek: letöltés és feltöltés

Ez a fejezet mindenkinek szól, aki a TEPHIA SECURE szolgáltatáson keresztül fájlokat kap, vagy akitől dokumentumokat kérnek. Nincs szüksége fiókra, és semmit sem kell telepítenie. Elég egy naprakész böngésző.

Fájl letöltése

A linket e-mailben kapja meg, vagy közvetlenül a feladótól, vagy a TEPHIA SECURE szolgáltatástól „… titkosított fájlt bocsátott az Ön rendelkezésére” tárggyal (több fájl esetén „… titkosított fájlokat bocsátott az Ön rendelkezésére”). A jelszót külön kapja meg a feladótól, például telefonon vagy egy második e-mailben. A TEPHIA SECURE soha nem küld jelszót.

1. Nyissa meg a linket, például az e-mailben a Fájl letöltése gombbal, több fájl esetén a Fájlok letöltése gombbal.
2. A Fájl letöltése oldal mutatja a fájlnevet, a méretet, a feladót, a határidőt és a hátralévő letöltési kísérleteket.
3. Adja meg a Jelszó értékét. Ügyeljen a kis- és nagybetűkre. A legbiztosabb, ha teljes egészében bemásolja.
4. Kattintson a Visszafejtés és mentés gombra.

A böngészője betölti, visszafejti és menti a fájlt, általában a letöltések mappájába. Több fájl ZIP-ben érkezik. Az oldal ezután ezt jelzi: „A fájl visszafejtése és mentése megtörtént. A szerverről most törölve lett.” Másodszor nem tölthető le, ezért őrizze meg gondosan a fájlt.

E-mail-cím megerősítése kóddal

Ha a feladó meghatározta, ki tölthet le, először a Kérjük, erősítse meg e-mail-címét felirat jelenik meg.

1. Az Ön e-mail-címe alatt adja meg azt a címet, amelyre a küldemény szól.
2. Kattintson a Kód kérése gombra.
3. „Megerősítő kód a letöltéshez” tárgyú e-mailt kap egy hatjegyű kóddal. Ez 15 percig és csak erre a küldeményre érvényes.
4. Írja be a kódot Az e-mailben kapott kód mezőbe. A hatodik számjegy után automatikusan ellenőrzésre kerül. Ehelyett a Megerősítés gombra is kattinthat.
5. Ezután adja meg a jelszót a fentiek szerint.

Ha nem érkezik kód, ellenőrizze a cím helyesírását és a levélszemét mappát. Az Új kód kérése újat küld. Biztonsági okokból az oldal mindig ugyanúgy reagál, akkor is, ha a cím nem jogosult.

Letöltési kísérletek

A Visszafejtés és mentés gombra történő minden kattintás egy kísérletnek számít. Három kísérlete van. Az oldal mutatja, hány maradt. Ha elfogytak, a fájl zárolódik. Ilyenkor kérje meg a feladót, hogy küldje el újra.

További üzenetek és jelentésük:

Mit tud meg a feladó

A feladó értesítést kap, amint Ön letöltötte a fájlt. Kézbesítési igazolása tartalmazza a dátumot és az időpontot, az Ön IP-címét és az abból levezetett hozzávetőleges helyet. Azt is látja, hogy megnyitották-e az e-mailben kapott linket, és hogy az Ön címét kóddal megerősítették-e. A fájl tartalmát csak Ön és a feladó ismeri.

Fájlok feltöltése feltöltési postaládába

Ha dokumentumokat kérnek Öntől, egy feltöltési postaládára mutató linket kap, például egy „… arra kéri, hogy titkosítva küldjön fájlokat” tárgyú e-mailben. A jelszót külön kapja meg attól, aki a kérést küldte.

1. Nyissa meg a linket, például a Fájlok feltöltése gombbal. Az oldal mutatja, kinek tölt fel, és ha van, egy megjegyzést.
2. Húzzon fájlokat vagy mappákat a területre, vagy kattintson a Fájlok kiválasztása vagy a Mappa kiválasztása gombra. Minden fájl külön titkosításra kerül.
3. Adja meg a Jelszó értékét, és kattintson a Titkosítás és feltöltés gombra.
4. További fájlokhoz kattintson a További fájlok hozzáadása gombra. A jelszó a mezőben marad.
5. Ha végzett, kattintson a Minden fájl feltöltve gombra. A címzett ekkor értesítést kap. Ha nem kattint, ez az első fájlja után két órával automatikusan megtörténik.

Később is adhat hozzá fájlokat. Egyszerűen nyissa meg újra a linket, amíg a feltöltési postaláda nyitva van, és a címzett még nem töltötte le a fájlokat. Ezután már nem fogad fájlokat, és új feltöltési postaládát kell kérnie. Túl sok hibás jelszó után a feltöltési postaláda zárolódik Ön számára. Ilyenkor forduljon ahhoz, aki a kérést küldte.

Nem kapott e-mailt?

Ellenőrizze a levélszemét mappát. A TEPHIA SECURE szolgáltatástól érkező, linket tartalmazó e-mailek tárgyában szerepel a feladó neve. Ha semmit sem talál, forduljon a feladóhoz.

Valami gyanús?

A letöltési és feltöltési oldalak alján található a Visszaélés bejelentése. Írja le röviden, mit észlelt, például ismeretlen feladót vagy fizetési felszólítást. A feladó nem tudja meg, ki tette a bejelentést.

Gyakori kérdések

Jelszavak és linkek

Elvesztettem egy küldemény jelszavát. Elküldenék nekem?

Nem. A jelszó az Ön böngészőjében jön létre, és sehol sincs tárolva. Senki sem tudja helyreállítani, még az üzemeltető sem. Ez a végpontok közötti titkosítás lényege. Egyszerűen küldje el újra a fájlokat, új linkkel és új jelszóval.

És ha egy feltöltési postaláda jelszava hiányzik?

Keresse meg beérkező levelei között „Hozzáférési adatok a(z) … feltöltési postaládához” tárgyú e-mailt. A megnyitott feltöltési postaládában a Hol van a jelszó? segít. Ügyfele is ismeri a jelszót. Végső megoldásként ott A feladó ismételt megkeresése; lásd: Feltöltési postaláda.

A link lejárt. Mi a teendő?

A lejárt küldemény törlődik, és nem hosszabbítható meg. Küldje el újra a fájlokat. Lejárt feltöltési postaláda helyett hozzon létre újat.

Elküldhetem a linket és a jelszót ugyanabban az e-mailben?

Kérjük, ne tegye. Aki elfogja ezt az egy e-mailt, mindkettőhöz hozzájut. Használjon két csatornát, például a linket e-mailben, a jelszót telefonon. A legegyszerűbb, ha a linket a TEPHIA SECURE küldi el; lásd: Fájlok küldése.

Címzettek

A címzett nem tudja megnyitni a fájlt.

Ellenőrizze vele együtt:

• A teljes jelszót adta meg, helyes kis- és nagybetűkkel?
• Elfogyott a három letöltési kísérlete? Ezt az Igazolások alatt látja. Ha igen, küldje el újra a fájlokat.
• Letöltötték már a fájlt, például egy másik címzett a közös linken keresztül?
• Lejárt a határidő?
• Megerősítő kódra vár? Akkor nézze meg a levélszemét mappáját.

A címzetteknek szóló útmutató a Címzetteknek alatt található. Elküldheti nekik ennek a súgónak a linkjét: https://tephia.com/help

Egy címzett címét a rendszer elutasítja vagy sárgával jelöli.

Az oldal sárgával jelöli azokat a címeket, amelyeknél egy elterjedt e-mail-domain elírására gyanakszik. A mellette lévő gomb, például gmail.com?, átveszi a javaslatot. Ha a cím mégis helyes, kattintson másodszor is a Link küldése gombra; ekkor megtörténik a küldés.

Ha az üzenet így szól: „A(z) … tartományba nem kézbesíthető e-mail. Kérjük, ellenőrizze a címet.”, a domain a DNS szerint nem fogad e-mailt, többnyire elírás miatt. Ellenőrizze az írásmódot, vagy kérdezze meg a címzettől a címét. A pirossal jelölt címek nem érvényes e-mail-címek. Bővebben: Fájlok küldése.

Észreveszem, ha egy link nem érkezik meg?

Ha a címzett levelezőrendszere visszautasítja az e-mailt, igen: kap egy „Kézbesíthetetlen: e-mail ide: …” e-mailt, és a Kézbesítési igazolások alatt pirossal megjelenik a „kézbesíthetetlen ide: …” felirat. Ha szó nélkül eldobja, senki nem értesül róla, és a küldemény nyitott marad. A kézhezvételt biztosan csak a letöltés bizonyítja.

Szüksége van a címzettnek fiókra?

Nem. A letöltés és a feltöltés fiók és telepítés nélkül, csak a böngészőben működik.

Fájlok és technika

Mekkora lehet egy küldemény?

Csomagjától függően küldeményenként legfeljebb 500 MB (Starter), 1 GB (Team) vagy 2 GB (Business és Enterprise), a próbaidőszak alatt 100 MB. Több fájl vagy egy mappa egyetlen ZIP-fájlba kerül, amelynek egészében e korlát alatt kell maradnia. Feltöltési postaládában a korlát minden egyes fájlra külön vonatkozik. Nagyobb adatmennyiséget ossza el több küldeményre.

Milyen böngészőre van szükségem?

Egy naprakész böngészőre. A titkosítás magában a böngészőben történik, ezért nincs szükség bővítményre. Az oldalt https:// protokollon keresztül kell megnyitni; különben a böngésző nem biztosítja a titkosítást.

Működik okostelefonon?

Az oldalak böngészőben futnak, így elvben okostelefonon és táblagépen is. A fájl titkosítása vagy visszafejtése az eszköz memóriájában történik. Nagy fájlokhoz jobb választás a számítógép.

Az Outlook-bővítmény okostelefonos Outlookban nem érhető el.

Adatok és megőrzés

Hol tárolják az adatokat?

A szerverek egy németországi adatközpontban vannak. A kezdőlap „Hol tároljuk az adatait” részében többet olvashat erről. A fájlokat ott kizárólag titkosítva tároljuk.

Meddig őrzik meg a fájlokat?

• Egy küldemény a letöltéséig, legkésőbb a lejárati dátumáig marad a szerveren. A dátum a feltöltés után látható. Ezután törlődik.
• A feltöltési postaládában lévő fájlok törlődnek, amint mindet letöltötte, vagy amikor a feltöltési postaláda lezárul vagy lejár.
• A kézbesítési igazolásokat a szervezete által meghatározott ideig őrizzük meg. Az időtartam a Kézbesítési igazolások oldal alján látható. Ezután a bejegyzések tartalmát töröljük; a lánc ellenőrizhető marad.

Olvashatja az üzemeltető a fájljaimat?

Nem. A fájlokat a szerveren csak titkosítva tároljuk, a kulcsot pedig soha. Hogy a szerver mit lát, azt az Áttekintés írja le.