Vodnik

Pregled

TEPHIA SECURE je storitev za šifrirano izmenjavo zaupnih datotek. Namenjena je poklicem, ki jih zavezuje poklicna skrivnost, na primer davčnim svetovalcem, odvetniškim pisarnam in notarjem, ter vsem, katerih datoteke ne smejo nešifrirane ležati v tujih poštnih predalih.

Kaj lahko z njo počnete

• Pošiljanje datotek: naložite datoteke ter posredujete povezavo za prevzem in geslo. Glejte Pošiljanje datotek.
• Zahtevanje dokumentov: nabiralnik sprejema datoteke od strank, ki ne potrebujejo računa. Glejte Nabiralnik.
• Dokazila: vsak prevzem se zabeleži. Za spis ustvarite dokazilo o dostavi v obliki PDF. Glejte Dokazila.
• Delo iz Outlooka: z dodatkom za Outlook pošiljate datoteke in zahtevate dokumente, ne da bi odprli aplikacijo. Glejte Dodatek za Outlook.

Šifriranje od konca do konca preprosto povedano

Za vsako pošiljko vaš brskalnik ustvari naključno geslo. S tem geslom šifrira datoteke, preden zapustijo vaš računalnik. Strežnik hrani samo šifrirane podatke in nikoli ne shrani ključa. Datoteke se znova dešifrirajo šele v brskalniku prejemnika.

Brez gesla datotek ne more odpreti nihče, niti upravljavec storitve. Zato izgubljenega gesla tudi ni mogoče obnoviti.

Kaj strežnik vidi in česa ne

Dokazilo potrebuje te podatke. Najdete jih pod Dokazila.

Vloge

Prejemniki in stranke ne potrebujejo računa. Datoteke prevzamejo prek povezave ali jih oddajo v nabiralnik. Kaj vidijo, je opisano pod Za prejemnike.

Zgradba aplikacije

Po prijavi na vrhu vidite razdelke Pošlji datoteko, Nabiralnik in Dokazila. Zgoraj desno je gumb z vašim e-poštnim naslovom in vašo organizacijo. Odpre meni računa s Račun, Pomoč in Odjava. Lastniki in skrbniki tam najdejo tudi Administracija.

Če je za vašo organizacijo kaj pomembnega, na primer pogodba, ki še ni sklenjena, se pod navigacijo prikaže vrstica z obvestilom. Vedno prikaže le najnujnejše obvestilo. Nadaljnja obvestila razprete z »+1 več«, »+2 več« in tako naprej.

Na vsakem zaslonu vas povezava, kot je Pomoč za pošiljanje, pripelje neposredno do ustreznega poglavja tega vodnika.

Spodaj levo Kako to deluje? odpre kratek pregled. Prikazuje tudi največjo mogočo datoteko in rok za prevzem.

Prijava

Prijavite se na začetni strani https://tephia.com. Na desni je kartica Prijava s tremi zavihki: Microsoft, Geslo in Ključ za dostop. Ob odprtju strani je izbran zavihek Microsoft. Katera pot velja za vas, določi vaša organizacija.

Z Microsoftom (poslovni račun)

1. Izberite zavihek Microsoft, če še ni izbran.
2. Kliknite Prijava s službenim računom.
3. Prijavite se s svojim službenim računom Microsoft kot običajno.

V tem primeru vaše geslo in drugi faktor upravlja vaša organizacija v storitvi Microsoft 365, ne TEPHIA SECURE. Osebni Microsoftovi računi niso dovoljeni.

Če se prikaže sporočilo, da za vaš naslov ni nastavljen dostop, prosite skrbnike za povabilo.

Z e-poštnim naslovom, geslom in kodo

1. Izberite zavihek Geslo.
2. Vnesite E-poštni naslov in Geslo ter kliknite Naprej.
3. V polje Koda iz aplikacije za preverjanje pristnosti vnesite šestmestno kodo in kliknite Prijava.

Če kaj ni pravilno, je sporočilo vedno enako: »Prijava ni mogoča. Preverite e-poštni naslov, geslo in kodo.« Tako obrazec ne razkrije, kateri del je bil napačen. Po preveč neuspešnih poskusih se račun za nekaj minut zaklene.

Z varnostnim ključem ali ključem za dostop

1. Izberite zavihek Ključ za dostop.
2. Kliknite Prijava z varnostnim ključem ali ključem za dostop.
3. V oknu brskalnika potrdite s kodo PIN, prstnim odtisom, obrazom ali dotikom ključa.

Geslo in koda nista potrebna. Registriran morate imeti ključ ali ključ za dostop, na primer YubiKey, Windows Hello, Touch ID ali Face ID.

Prva nastavitev dostopa

Povabijo vas skrbniki. Prejmete e-poštno sporočilo z zadevo »Povabilo v TEPHIA SECURE«. Povabilo velja do datuma, navedenega v sporočilu.

V sporočilu kliknite Nastavi dostop. Stran ponudi, kar dovoljuje vaša organizacija: če se prijavlja z Microsoftom, kliknite Prijava z Microsoftom in se prijavite s poslovnim računom – s tem je dostop nastavljen. Za funkcijski ali skupni poštni predal Microsoft ne dovoli prijave; stran vas na to opozori, nato pa si nastavite geslo. Za lastno geslo:

1. V polje Novo geslo vnesite novo geslo in ga ponovite. Imeti mora najmanj 12 znakov in ne sme vsebovati dela e-poštnega naslova pred znakom @ niti imena vaše organizacije ali TEPHIA SECURE. Pogosta ali razkrita gesla in preprosti vzorci, kot sta »Geslo2024!« ali »qwerty123456«, so zavrnjeni; dobro delujejo več naključnih besed ali geslo iz upravitelja gesel. Kliknite Naprej.
2. Pod Izberite drugi faktor izberite Varnostni ključ ali ključ za dostop (priporočeno) ali Aplikacija za preverjanje pristnosti.
3. Pri ključu ali ključu za dostop vas brskalnik prosi za potrditev. Nato ste takoj prijavljeni.
4. Pri aplikaciji optično preberite kodo QR, na primer z aplikacijo Microsoft Authenticator ali Google Authenticator. Če kode ne morete prebrati, v aplikacijo kopirajte prikazani Ključ. Nato vnesite šestmestno kodo in kliknite Dokončaj nastavitev.

Drugi faktor lahko pozneje dodate pod Račun.

Pozabljeno geslo

1. Na zavihku Geslo kliknite Ste pozabili geslo?.
2. Vnesite e-poštni naslov in kliknite Zahtevaj povezavo.
3. Odprite e-poštno sporočilo »Ponastavitev gesla« in kliknite Nastavi novo geslo. Povezava velja dve uri.
4. Izberite novo geslo.

Drugi faktor ostane nespremenjen. Za prijavo še vedno potrebujete kodo ali ključ.

Izgubljen drugi faktor

Če nimate več dostopa do aplikacije za preverjanje pristnosti ali varnostnega ključa, se obrnite na skrbnike svoje organizacije. Ti lahko vaš dostop ponastavijo. Na to opozarja tudi obvestilo na dnu zavihka Geslo. Obnovitvenih kod ni.

Nato prejmete e-poštno sporočilo »Vaš dostop je bil ponastavljen« z gumbom Znova nastavi dostop. Povezavo lahko uporabite enkrat in le omejen čas. Nato nastavite novo geslo in drugi faktor, tako kot pri prvi nastavitvi.

Če se prijavljate z Microsoftom, vam pomaga vaš oddelek IT v storitvi Microsoft 365.

Odjava

Zgoraj desno kliknite gumb s svojim e-poštnim naslovom in v meniju računa izberite Odjava.

Pošiljanje datotek

Pošiljka je sestavljena iz ene ali več datotek, povezave za prevzem in gesla. Povezavo in geslo posredujete prejemniku po ločenih poteh.

Izbira in nalaganje datotek

1. Odprite Pošlji datoteko.
2. Datoteke ali cele mape povlecite na območje Povlecite datoteke sem. Lahko pa kliknete Izberi datoteke ali Izberi mapo. »Izberi mapo« sproži varnostno vprašanje brskalnika; vlečenje mape ga ne.
3. Več datotek ali mapa se v brskalniku združijo v eno datoteko ZIP. S križcem datoteko znova odstranite s seznama.
4. V polje Oznaka (izbirno) vnesite oznako, na primer številko spisa. Prikaže se v pregledu stanja, dnevniku in dokazilu o dostavi. Prejemnik prejme datoteko ZIP pod tem imenom.
5. Kliknite Šifriraj in ustvari povezavo. Stran pustite odprto, dokler se ne prikaže Datoteka je šifrirana.

Vsaka pošiljka je lahko glede na paket velika do 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ali 2 GB (Business in Enterprise), v preizkusnem obdobju do 100 MB. Omejitev velja za celotno datoteko ZIP. Velike datoteke se šifrirajo in nalagajo po blokih; če se povezava za kratek čas prekine, stran znova pošlje samo zadevni blok. Vaš paket omejuje tudi število pošiljk na dan in porabljeni prostor za shranjevanje. Ko je omejitev dosežena, stran prikaže sporočilo.

Po nalaganju: povezava in geslo

Stran sporoči Datoteka je šifrirana in pod tem navede, do kdaj je mogoče pošiljko prevzeti. Sledita dva koraka:

1. Posredujte povezavo: izberite, kako povezava pride do prejemnika: Pošlje TEPHIA SECURE, Lasten poštni program ali Posredujte sami. Vaš brskalnik si izbiro zapomni za naslednjič.
2. Geslo po drugi poti: tukaj je geslo z gumbom za kopiranje. Ustvaril ga je vaš brskalnik. Obstaja samo na tej strani; strežnik ga ne pozna.

Naj TEPHIA SECURE pošlje povezavo

Tako povezavo prejemniku pošlje TEPHIA SECURE, naslov pa se zabeleži v vaših dokazilih.

1. Pod Posredujte povezavo izberite možnost Pošlje TEPHIA SECURE.
2. Izpolnite polje E-poštni naslovi prejemnikov. Več naslovov ločite z vejico, podpičjem, presledkom ali tipko Enter; vsak se prikaže kot posebna oznaka, ki jo odstranite z ×. Neveljavni naslovi so označeni z rdečo. Če stran sumi na tipkarsko napako v razširjeni e-poštni domeni, na primer zamenjani črki v gmail.com, je naslov označen z rumeno in prikaže predlog kot gumb, na primer gmail.com?. Klik nanj predlog prevzame.
3. Po želji kliknite + Dodaj sporočilo in izpolnite polje Kratko sporočilo (izbirno).
4. Kliknite Pošlji povezavo. Pri več naslovih se gumb glasi Pošlji povezave (N), s številom naslovov. Če je med njimi naslov, označen z rumeno, prvi klik še ne pošlje, ampak sporoči »Preverite naslove, označene z rumeno. Ponoven klik vseeno pošlje.« Šele drugi klik pošlje.
5. Naslov, na katerega pošiljanje ni uspelo, ostane v polju, sporočilo pa navede razlog, na primer »…: neveljaven e-poštni naslov«.

Vsak prejemnik dobi svojo osebno povezavo in lahko z njo prevzame enkrat. Dokazilo pokaže, kdo je prevzel. TEPHIA SECURE pošlje samo povezavo, nikoli gesla. Geslo posredujete sami, na primer po telefonu ali v ločenem e-poštnem sporočilu.

Pred pošiljanjem TEPHIA SECURE preveri, ali domena vsakega naslova sploh sprejema e-pošto. Če to zagotovo ni tako, se sporočilo glasi »Na domeno … ni mogoče dostaviti e-pošte. Preverite naslov.« Naslov nato ostane v polju in nanj se nič ne pošlje.

Če domena sprejema pošto, strežnik prejemnika pa sporočilo zavrne, na primer ker poštni predal ne obstaja, se sporočilo vrne kot nedostavljivo. TEPHIA SECURE ta odziv ovrednoti: običajno v nekaj minutah prejmete e-poštno sporočilo »Ni dostavljeno: e-pošta za …«, pod Dokazila pa je pri pošiljki z rdečo prikazano »ni dostavljeno na …«. Če je stran po nalaganju še odprta, tam pošljite povezavo na pravi naslov; sicer pošljite datoteke znova. Če takega sporočila ni, to ne dokazuje dostave, saj nekateri poštni sistemi sporočila zavržejo brez obvestila.

Da pošiljanje ne bi bilo zlorabljeno za množično pošto, veljajo omejitve: na uporabnika in uro 30 pošiljanj in 50 prejemnikov, na organizacijo in dan 300 prejemnikov. Veljajo za vse povezave, ki jih pošlje TEPHIA SECURE, tudi pri nabiralniku. Ko je omejitev dosežena, stran sporoči »V kratkem času ste pisali zelo veliko prejemnikom. Poskusite znova pozneje.« ali »Preveč zahtev. Počakajte trenutek.« Preostalih naslovov potem ne poskuša več in ostanejo v polju.

Povezava in geslo v lastnih e-poštnih sporočilih

Pod Posredujte povezavo izberite možnost Lasten poštni program. Odpri e-pošto s povezavo odpre pripravljeno sporočilo v vašem e-poštnem programu; gesla v njem ni. Pod Geslo po drugi poti z gumbom Pošlji kot ločeno e-poštno sporočilo odprete drugo pripravljeno sporočilo z geslom. V vsako vnesite prejemnika in sporočili pošljite ločeno. Še varneje je, če geslo posredujete po drugi poti, na primer po telefonu ali prek aplikacije za sporočanje.

Ta posredovana povezava velja za en prevzem. Kdor prevzame prvi, dobi datoteko.

Zavarovanje posredovane povezave

S Posredujte sami je povezava za prevzem prikazana za kopiranje, na primer v aplikacijo za sporočanje. Če povezavo tako posredujete sami, morda več prejemnikom, določite, kdo sme prevzeti:

1. Pod Posredujte sami razprite Prevzamejo lahko samo določeni naslovi.
2. V polje Pooblaščeni e-poštni naslovi (do 10) vnesite do deset naslovov, ločenih z vejicami, podpičji ali presledki.
3. Kliknite Sprosti samo za te naslove.

Vsak prejemnik ob prevzemu potrdi svoj naslov s kodo, poslano po e-pošti, in lahko prevzame enkrat. Tudi tu TEPHIA SECURE vnaprej preveri, ali vsaka domena sprejema e-pošto, sicer zavrne s sporočilom »Na domeno … ni mogoče dostaviti e-pošte. Preverite naslov.«; naslovi se štejejo v zgornje omejitve. To lahko vklopite le, dokler nihče ni zahteval datoteke prek posredovane povezave. Pri »Pošlje TEPHIA SECURE« to ni potrebno – tam ima vsak prejemnik že svojo povezavo.

Če se sporočilo s kodo vrne kot nedostavljivo, za to izveste na enak način, po e-pošti in pod Dokazila. Pooblaščenega naslova ni več mogoče odstraniti. Če je bil napačen, datoteko pošljite znova in pooblastite pravi naslov.

Veljavnost, prevzem in poskusi

• Vsak prejemnik lahko prevzame enkrat. Nato se pošiljka izbriše s strežnika; pri osebnih povezavah šele, ko so prevzeli vsi.
• Če pošiljka ni uporabljena, poteče na datum, ki je po nalaganju prikazan pod Datoteka je šifrirana, in se izbriše.
• Vsak prejemnik ima tri poskuse prevzema. Če vsi spodletijo, na primer zaradi napačnega gesla, se pošiljka blokira. Takrat datoteke pošljite znova.
• Za vsak prevzem prejmete e-poštno sporočilo »Prevzeto: …«. Stanje vidite pod Dokazila in poleg obrazca pod Nedavne pošiljke.

Opozorilo ob zapuščanju strani

Če gesla niste niti kopirali niti kliknili Pošlji kot ločeno e-poštno sporočilo, stran pred zapustitvijo vpraša: »Gesla za to pošiljko še niste kopirali ali poslali po e-pošti. Obstaja samo tukaj — mi ga ne poznamo. Želite vseeno zapustiti stran?«

Če stran vseeno zapustite, je geslo izgubljeno. Prejemniki pošiljke ne morejo odpreti in jo morate poslati znova.

Zahtevanje dokumentov (nabiralnik)

Nabiralnik sprejema datoteke od zunaj, na primer od strank ali nasprotne stranke. Pošiljatelj ne potrebuje računa. Njegove datoteke se v njegovem brskalniku šifrirajo z geslom nabiralnika, preden se prenesejo.

Ustvarjanje nabiralnika

1. Odprite Nabiralnik. Če že imate odprte nabiralnike, kliknite Ustvari nov nabiralnik.
2. V polje Oznaka vnesite oznako, na primer »Zadeva Novak«.
3. Po želji izpolnite polje Opomba za pošiljatelja (izbirno). Prikaže se na strani, na kateri stranka oddaja datoteke.
4. Kliknite Ustvari nabiralnik.

Stran zdaj sporoči Nabiralnik je pripravljen in prikaže ista dva koraka kot po pošiljanju: Posredujte povezavo in Geslo po drugi poti. Hkrati TEPHIA SECURE povezavo za oddajo in geslo pošlje na vaš e-poštni naslov z zadevo »Podatki za dostop do vašega nabiralnika …«. Tako lahko geslo pozneje znova najdete. Znova mi pošlji podatke za dostop sporočilo pošlje še enkrat.

Posredovanje povezave in gesla stranki

Pod Posredujte povezavo izberite eno od treh poti. Vaš brskalnik si izbiro zapomni, tudi za pošiljanje datotek.

• Pošlje TEPHIA SECURE: vnesite e-poštni naslov, po želji prek + Dodaj sporočilo kratko sporočilo, nato kliknite Pošlji povezavo. Več naslovov lahko vnesete hkrati, ločenih z vejico, podpičjem, presledkom ali tipko Enter; vsi prejemniki oddajajo v isti nabiralnik. Rumena oznaka s predlogom pri sumu na tipkarsko napako, preverjanje domene in omejitve veljajo kot pod Pošiljanje datotek. Pošlje se samo povezava, naslov pa se zabeleži v vaših dokazilih. Če se sporočilo vrne kot nedostavljivo, prejmete e-poštno sporočilo, pod Dokazila pa je pri nabiralniku z rdečo prikazano »ni dostavljeno na …«. Povezavo nato pošljite na pravi naslov; najdete jo tudi v sporočilu »Podatki za dostop do vašega nabiralnika …«.
• Lasten poštni program: Odpri e-pošto s povezavo odpre pripravljeno sporočilo v vašem e-poštnem programu, brez gesla.
• Posredujte sami: prikaže povezavo za oddajo za kopiranje.

Pod Geslo po drugi poti je geslo prikazano za kopiranje. Pošlji kot ločeno e-poštno sporočilo zanj odpre drugo pripravljeno sporočilo.

Geslo vedno posredujte ločeno od povezave, najbolje po telefonu. Kaj stranka stori nato, je opisano pod Za prejemnike.

Obvestilo o novih datotekah

Prejmete e-poštno sporočilo »Nove datoteke v nabiralniku …« z gumbom Odpri nabiralnik. Pride, takoj ko stranka klikne Vse datoteke so naložene. Če tega ne klikne, pride samodejno dve uri po njeni prvi novi datoteki.

Prevzem datotek

1. Odprite Nabiralnik. Seznam prikazuje vaše odprte nabiralnike s številom datotek, velikostjo in rokom.
2. Poleg nabiralnika kliknite Odpri.
3. Vnesite Geslo nabiralnika, na primer iz e-poštnega sporočila s podatki za dostop.
4. Poleg datoteke kliknite Prevzemi. Brskalnik jo naloži, dešifrira in shrani.
5. Pri dveh ali več datotekah je na voljo Prevzemi vse datoteke. Takrat prejmete vse datoteke v eni datoteki ZIP.

Prevzete datoteke so označene s »prevzeto«. Zakaj potrebujete geslo, čeprav ste prijavljeni, pojasni Zakaj moram vnesti geslo? poleg polja: prijava vam odpre storitev, ne datotek.

Samodejno zaprt

Takoj ko prevzamete vse datoteke, se nabiralnik sam zapre in njegova vsebina se izbriše. Nato ne sprejema ničesar več. Stranka takrat vidi obvestilo s prošnjo, naj zahteva nov nabiralnik.

Geslo ni več na voljo

V odprtem nabiralniku kliknite Kje je geslo?. Izveste, kdaj in na kateri naslov je bilo geslo poslano. Geslo pozna tudi stranka, saj ga je potrebovala za oddajo datotek. Prosite jo zanj, vendar ne po e-pošti.

Če to ne pomaga, ostane Znova prosite pošiljatelja:

1. Preverite polje E-poštni naslovi pošiljateljev. Vnaprej so izpolnjeni naslovi, na katere je bila povezava doslej poslana, največ pet.
2. Prilagodite Sporočilo pošiljatelju.
3. Kliknite Nadomesti nabiralnik in prosi pošiljatelja.

Tudi tu TEPHIA SECURE vnaprej preveri, ali domene naslovov sprejemajo e-pošto, sicer zavrne s sporočilom »Na domeno … ni mogoče dostaviti e-pošte. Preverite naslov.« Ustvari se nov nabiralnik z novim geslom. Prejšnji se zapre, njegove datoteke pa se trajno izbrišejo. Novo geslo posredujete sami. Če se katero od teh sporočil vrne kot nedostavljivo, za to izveste, kot je opisano zgoraj.

Zapiranje in potek

• Če želite nabiralnik zapreti, na seznamu kliknite Zapri. Po vprašanju »Želite trajno izbrisati nabiralnik in vsebino?« kliknite Izbriši.
• Vsak nabiralnik je na voljo do datuma, prikazanega na seznamu. Nato se samodejno zapre in njegova vsebina se izbriše.

Dokazila

Vsaka pošiljka se brez vrzeli beleži: poslano, povezava poslana, povezava odprta, ni dostavljeno, prevzeto, oddano v nabiralnik, prevzeto iz nabiralnika. Pod Dokazila vidite stanje svojih pošiljk in ustvarite dokazilo v obliki PDF za spis.

Stanje in dnevnik

Na vrhu izberete obdobje: 30 dni, 90 dni (privzeto), 1 leto ali Vse. Na voljo sta dva pogleda:

• Pregled stanja za vsako pošiljko pokaže, ali je bila prevzeta. Vidite ga, ko odprete stran.
• Dnevnik prikaže vsak posamezen dogodek z datumom in uro, naslovom IP in lokacijo. Odprete ga s Celoten dnevnik pod seznami.

Stanje

Na vrhu so ploščice Odprto, Prevzeto, Ni prevzeto in Odprti nabiralniki, vsaka s svojim številom. Klik na ploščico ustrezno filtrira sezname: Odprti nabiralniki prikaže samo nabiralnike, ostale ploščice prikažejo samo pošiljke. Odprto šteje tudi delno prevzete pošiljke. Ponoven klik na isto ploščico spet prikaže vse. Iskalno polje poleg obdobja najde oznake, številke spisov, imena datotek in prejemnike.

Pod Pošiljke ima vsaka pošiljka eno vrstico s svojim stanjem in gumbom Posamezno dokazilo. Stanja:

Pri vsaki pošiljki vidite tudi, kdaj je bila poslana, komu je bila poslana povezava in kdo je že prevzel. »povezava iz e-poštnega sporočila odprta« pomeni, da je bila stran za prevzem naložena prek osebne povezave. V redkih primerih to lahko povzroči tudi samodejni pregledovalnik poštnega sistema. Prejem datoteke dokazuje šele prevzem.

Pod Nabiralniki za vsak nabiralnik vidite, koliko datotek je prispelo in bilo prevzetih ter ali je odprt, vse prevzeto, zaprt, zaprt, potekel, nadomeščen ali blokiran po neuspešnih poskusih.

Če se e-poštno sporočilo, ki ga je TEPHIA SECURE poslal prejemniku, vrne kot nedostavljivo, je v vrstici pošiljke ali nabiralnika z rdečo prikazano »ni dostavljeno na …« z naslovom. To velja za povezave in za potrditveno kodo, poslano na pooblaščene naslove. Opozorilo se običajno prikaže nekaj minut po pošiljanju, včasih šele po nekaj urah. Poleg tega prejmete e-poštno sporočilo »Ni dostavljeno: e-pošta za …« z odgovorom prejemnega poštnega strežnika, v dnevniku pa je zabeležen dogodek E-pošta ni dostavljena. Preverite naslov in pošljite znova na pravega. Ne odzove se vsak poštni sistem: če opozorila ni, to še ne pomeni, da je sporočilo zagotovo prispelo. Prejem datoteke dokazuje šele prevzem.

Dnevnik

Dnevnik odprete s Celoten dnevnik pod seznami; ← Nazaj na stanje vas vrne nazaj. Navaja vse dogodke izbranega obdobja. Pod seznami so do trije besedilni gumbi: Celoten dnevnik (v dnevniku na njegovem mestu ← Nazaj na stanje), Izvoz CSV in, samo za lastnika in revizorje, Preveri verigo. Izvoz CSV prenese dogodke kot preglednico. S Preveri verigo preverite, ali so vnosi nespremenjeni. Rezultat se prikaže neposredno pod gumbi, na primer »Veriga je nepoškodovana. Število vnosov: …, od tega po izteku obdobja hrambe izpraznjenih: ….« ali »Preverjanje je odkrilo nepravilnosti: ….« Če izvoz CSV ne uspe, se sporočilo prav tako prikaže tam.

Posamezno dokazilo v obliki PDF

V vrstici vsake pošiljke je Posamezno dokazilo. Ustvari PDF, ki vsebuje natanko to eno pošiljko. Tako v spis stranke ne pridejo podatki drugih strank.

Dokazilo o dostavi vsebuje:

• zadevo, sklic pošiljke, odgovorno osebo, organizacijo in čas nastanka
• rezultat z besedami, na primer kdaj in prek katere povezave je bila datoteka prevzeta ali da e-poštnega sporočila ni bilo mogoče dostaviti
• vsebino pošiljke z imeni datotek, kot jih je navedel pošiljatelj
• vse dogodke z datumom in uro, udeleženci, naslovom IP in približno lokacijo
• kontrolno vrednost, naslov za spletno preverjanje in kodo QR
• kontrolno vsoto (SHA-256) vsake datoteke in ali jo je brskalnik prejemnika po dešifriranju potrdil

Dokazilo odraža stanje v trenutku nastanka. Če se pozneje kaj doda, na primer prevzem, ga ustvarite znova. Pod Račun lahko nastavite, da vam ga po vsakem prevzemu samodejno pošlje po e-pošti.

Zakaj je dokazilo zanesljivo

• Veriga zgoščenih vrednosti: vsak dogodek je kriptografsko povezan s prejšnjim. Če se vnos pozneje spremeni, odstrani ali vstavi, se veriga prekine in to je vidno.
• Podpis in časovni žig: PDF je digitalno podpisan. Vsaka poznejša sprememba razveljavi podpis. Časovni žig neodvisnega izdajatelja dokazuje, kdaj je bil ustvarjen.
• Pečat verige: enkrat na dan se stanje vseh verig dokazil zavaruje v podpisanem dokumentu. Dokazilo navaja podatke, potrebne za ponovni izračun.
• Spletno preverjanje: na https://tephia.com/verify ali prek kode QR lahko vsakdo brez računa preveri, ali je dokazilo nespremenjeno. Za to potrebuje sklic pošiljke in kontrolno vrednost s konca PDF-ja. Pri tem se nič ne razkrije. Če imate datoteko samo, jo lahko tam primerjate z dokazilom o dostavi; datoteka ne zapusti vašega računalnika.

Kdo vidi vaše pošiljke

Običajno vidite samo svoje pošiljke. Če je vaša organizacija vklopila skupno vidnost, lastniki in skrbniki vidijo pošiljke vseh uporabnikov. Vloga revizorja jih vidi vedno. Kdor ima to vidnost, v izbirniku pred obdobjem izbira med Moje pošiljke in Celotna organizacija.

V tem primeru vsi uporabniki pod naslovom Dokazila vidijo ta stavek: »Pošiljke vseh uporabnikov vaše organizacije so vidne skrbnikom in vlogi revizorja.«

Na dnu strani vidite, kako dolgo vaša organizacija hrani dokazila. Starejšim vnosom se vsebina izprazni; veriga ostane preverljiva.

Račun in varnost

Pod Račun upravljate svojo prijavo in nastavite dokazilo o dostavi. Odprete ga iz menija računa: zgoraj desno kliknite gumb s svojim e-poštnim naslovom in izberite Račun.

Stran ima dve skupini: Prijava in Obvestila. Vsaka kartica najprej pokaže trenutno stanje. Obrazec pod njo se prikaže šele, ko kliknete Spremeni ali Dodaj. Katere kartice se prikažejo, je odvisno od tega, ali se prijavljate z Microsoftom ali z geslom.

Prijava z Microsoftom

Če se prijavljate s službenim računom Microsoft, tukaj ni nastavitev za geslo ali drugi faktor. Upravljate jih v svojem Microsoftovem računu pod »Varnostni podatki«. Gumb Odpri Microsoftove varnostne podatke vas pripelje tja. Če se zataknete, vam lahko pomaga oddelek IT.

Sprememba gesla

1. Na kartici Geslo kliknite Spremeni.
2. Izpolnite polja Trenutno geslo, Novo geslo in Ponovite novo geslo.
3. Kliknite Spremeni geslo.

Nato ste odjavljeni povsod. Znova se prijavite z novim geslom.

Aplikacija za preverjanje pristnosti

Kartica pokaže, ali je vaša prijava zaščitena z aplikacijo za preverjanje pristnosti. Za nov telefon ali drugo aplikacijo:

1. Na kartici kliknite Spremeni.
2. Izpolnite polje Vaše geslo za potrditev.
3. Kliknite Zamenjaj aplikacijo za preverjanje pristnosti. Če aplikacije še nimate, se gumb glasi Nastavi aplikacijo za preverjanje pristnosti.
4. Kodo QR optično preberite z novo aplikacijo ali vanjo kopirajte Ključ.
5. Izpolnite polje Koda iz nove aplikacije in kliknite Potrdi novo aplikacijo.

Prejšnja aplikacija deluje, dokler nova ni potrjena. Prekliči pusti vse, kot je bilo. Po spremembi so vaše druge seje odjavljene in o tem prejmete e-poštno sporočilo. Če starega telefona ni več, lahko skrbniki ponastavijo vaš dostop; glejte Prijava.

Varnostni ključi in ključi za dostop

Varnostni ključ, kot je YubiKey, ali ključ za dostop, kot so Windows Hello, Touch ID ali Face ID, nadomesti kodo iz aplikacije. Z lažnim predstavljanjem ga ni mogoče ukrasti, ker odgovarja samo strani, za katero je bil ustvarjen.

Dodajanje ključa:

1. Na kartici Varnostni ključi in ključi za dostop kliknite Dodaj.
2. Po želji izpolnite polje Oznaka (izbirno), na primer »YubiKey na obesku za ključe«.
3. Izpolnite polje Vaše geslo (za potrditev).
4. Kliknite Dodaj ključ in potrdite v oknu brskalnika.

Kartica pokaže, koliko ključev je registriranih, in navede vsakega z dnevom, ko je bil dodan in nazadnje uporabljen. Odstrani izbriše ključ. Zadnjega drugega faktorja ne morete odstraniti. Najbolje je, da takoj nastavite drug ključ kot rezervo. Za vsak nov ključ prejmete e-poštno sporočilo.

Dodatek za Outlook

Če se prijavljate z geslom, kartica Dodatek za Outlook pokaže, koliko prijav je aktivnih, in navede vsako prijavo dodatka za Outlook s podatki »Prijavljen«, »nazadnje uporabljen« in »velja do«. Odjava konča eno od njih, na primer za računalnik, ki ga ne uporabljate več.

Prijava traja 30 dni. Konča se tudi, ko spremenite geslo ali drugi faktor.

Pri Microsoftu se dodatek običajno prijavi prek vaše prijave v Outlooku; za to ni seznama. Če se je prijavil prek lastnega okna za prijavo, na primer za poštne predale na lokalnem strežniku Exchange Server, je prijava navedena tukaj; traja 7 dni od zadnje uporabe, največ 30 dni. Povezava Kako nastavite dodatek za Outlook vodi na stran za nastavitev. Več pod Dodatek za Outlook.

Dokazilo ob prevzemu

Ta kartica je v skupini Obvestila. Takoj ko prejemnik prevzame, ste o tem obveščeni po e-pošti. Na željo je celotno dokazilo o dostavi priloženo kot PDF.

1. Označite Samodejno pošlji dokazilo o dostavi kot PDF.
2. Če naj dokazilo gre v drug poštni predal, na primer tistega, iz katerega se vodijo spisi, označite Drug prejemnik in vnesite Ciljni naslov. Biti mora na preverjeni domeni vaše organizacije.
3. Kliknite Shrani.

Če je vaša organizacija to določila za vse, namesto izbire vidite obvestilo.

Jezik in videz

V zgornjem desnem kotu sta dva kontrolnika:

• Izbirnik jezika spremeni jezik vmesnika, na primer v Deutsch, Français, Italiano ali Nederlands. Stran se znova naloži.
• Okrogli gumb z luno ali soncem (Preklopi videz) preklaplja med svetlim in temnim videzom.

Vaša organizacija za vse določi jezik dokazil o dostavi in obvestil, ne glede na vašo izbiro.

Dodatek za Outlook

Z dodatkom pošiljate datoteke in zahtevate dokumente neposredno med pisanjem e-poštnega sporočila. Trak takrat v skupini TEPHIA SECURE prikaže dva gumba: Varno pošlji in Zahtevaj dokumente. Na desni se odpre podokno opravil. Tam poteka šifriranje; same datoteke ne potujejo prek vašega e-poštnega sistema.

Dodatek deluje v novem in klasičnem Outlooku za Windows, v Outlooku v spletu in v Outlooku za Mac (tam s poštnimi predali v storitvi Microsoft 365). Prikaže se samo med pisanjem, ne med branjem. Nastavi ga vaš oddelek IT.

V Outlooku v spletu in novem Outlooku je dodatek v novem e-poštnem sporočilu pod Aplikacije. Če ga želite obdržati v orodni vrstici: v meniju Aplikacije z desno tipko miške kliknite TEPHIA SECURE in izberite Pripni ali pod Nastavitve → Pošta → Prilagodi dejanja označite TEPHIA SECURE. Če ga pod Aplikacije ni, se enkrat odjavite iz Outlooka v spletu in se znova prijavite.

Prijava

Ko ga odprete prvič, izberite:

• Prijava z Microsoftom (glavni gumb): dodatek prevzame vašo prijavo iz Outlooka. Prvič enkrat na kratko potrdite. Kjer Outlook tega ne ponuja, na primer za poštne predale na lokalnem strežniku Exchange Server, se odpre okno za prijavo z Microsoftom; prijava nato traja 7 dni od zadnje uporabe, največ 30 dni.
• Prijava z geslom (povezava pod njim): odpre se okno. Izpolnite polja E-poštni naslov, Geslo in Koda iz aplikacije za preverjanje pristnosti ter kliknite Prijava. Prijava za ta Outlook traja 30 dni.

Če se okno ne odpre, za Outlook dovolite pojavna okna. Na dnu podokna vidite »Prijavljeni kot …« z gumbom Odjava. Geslo, drugi faktor in vse drugo spremenite v storitvi TEPHIA SECURE v brskalniku.

Varno pošlji

1. Ustvarite novo e-poštno sporočilo in prejemnike vnesite v Za ali Kp.
2. Kliknite Varno pošlji.
3. Datoteke povlecite v polje »Povlecite datoteke sem ali izberite« ali v njem kliknite izberite. Cele mape vanj preprosto povlecite; gumba za izbiro mape v podoknu ni. Skupaj na pošiljko toliko, kolikor dovoljuje vaš paket: 500 MB, 1 GB ali 2 GB, v preizkusnem obdobju 100 MB.
4. Polje Oznaka (izbirno) je vnaprej izpolnjeno z zadevo. Prikaže se v pregledu stanja in v dokazilu o dostavi, pri več datotekah tudi kot ime datoteke ZIP.
5. Pod Dostava povezave izberite eno od obeh kartic. Vaša izbira se zapomni za naslednjič.
6. Kliknite Šifriraj in vstavi v e-poštno sporočilo.

Podokno nato s kljukicami pokaže, kaj je opravljeno, na primer »Geslo je v e-poštnem sporočilu«. Ko nič več ne manjka, je pod tem v zelenem polju »Vse je pripravljeno. Zdaj lahko pošljete e-poštno sporočilo.« S Prikaži geslo vidite geslo, s Kopiraj geslo ga kopirate, s Pošlji še datoteke pa začnete znova.

TEPHIA SECURE pošlje povezavo (priporočeno)

Kartica se glasi TEPHIA SECURE pošlje povezavo (»Priporočeno · vsak prejemnik svojo povezavo«). Dodatek v vaše sporočilo vstavi polje z geslom; geslo je torej v tem e-poštnem sporočilu. Nato sporočilo pošljite kot običajno.

Šele ko ga pošljete, vsak prejemnik v Za in Kp prejme svoje e-poštno sporočilo od TEPHIA SECURE z osebno povezavo. Vsak lahko z njo prevzame enkrat; potrditvena koda ni potrebna, zato podokno pri tej kartici skrije možnost s kodo. Dokazilo pokaže, kdo je prevzel. Prejemniki, ki jih dodate pred pošiljanjem, samodejno dobijo svojo povezavo. Povezava in geslo tako prispeta po dveh različnih poteh. Na pošiljko gre največ 20 povezav; pri več prejemnikih dodatek sporoči »Največ 20 prejemnikov na pošiljko.« Naslovov dodatek vnaprej ne preverja; če je kateri nedostavljiv, Outlook to za vaše sporočilo sporoči kot običajno.

Podokno nato prikaže »Geslo je v e-poštnem sporočilu« in »Ob pošiljanju gredo povezave na: …«. Če sporočilo zavržete, se tudi povezave ne pošljejo. Po približno 30 minutah vas opomni e-poštno sporočilo »Povezave še niso poslane«. V starejših različicah Outlooka se povezave pošljejo takoj po nalaganju; podokno vam nato pove, komu.

Povezava v tem e-poštnem sporočilu

Kartica se glasi Povezava je v tem e-poštnem sporočilu (»Geslo posredujete ločeno«, na primer po telefonu ali v drugem e-poštnem sporočilu). Dodatek v vaše sporočilo vstavi polje s povezavo in takoj odpre drugo sporočilo z geslom za iste prejemnike. Pošljite obe sporočili. Znova odpri e-poštno sporočilo z geslom ga prikliče nazaj; s Kopiraj geslo ga lahko posredujete na primer po telefonu. Če v sporočilu še ni prejemnikov, se sporočilo z geslom ne odpre samo; podokno nato prikaže »V e-poštnem sporočilu še ni prejemnikov — sporočilo z geslom se odpre brez prejemnikov.« in gumb Pripravi e-poštno sporočilo z geslom. Zeleno polje »Vse je pripravljeno. Zdaj lahko pošljete e-poštno sporočilo.« se pri tej kartici prikaže šele, ko je sporočilo z geslom pripravljeno ali poslano.

Če ste v dodatek prijavljeni z Microsoftom ali je vaš poštni predal na strežniku Exchange Server vašega podjetja, se drugo sporočilo ne odpre. Namesto tega podokno opravil prikaže prejemnike in besedilo sporočila z geslom; spremenite, kar je potrebno, in kliknite Pošlji e-poštno sporočilo z geslom. Sporočilo gre neposredno iz vašega poštnega predala in se nato prikaže pod »Poslano«. Prvič vas lahko Microsoft vpraša, ali sme dodatek pošiljati e-pošto v vašem imenu; to velja samo za ta sporočila z geslom.

Pri več prejemnikih vsi dobijo isto povezavo. Vsak nato ob prevzemu potrdi svoj naslov s kodo in lahko prevzame enkrat. Pri enem prejemniku to vklopite s Prejemniki potrdijo svoj naslov s kodo. To potrditveno polje se prikaže samo pri kartici Povezava je v tem e-poštnem sporočilu.

Uporaba obstoječih prilog

Če ima sporočilo že priloge, podokno ponudi Namesto tega priloge pošlji varno. Priloge se premaknejo na seznam datotek in se po nalaganju odstranijo iz sporočila.

Zahtevaj dokumente

1. Ustvarite e-poštno sporočilo za stranko in kliknite Zahtevaj dokumente.
2. Preverite polje Oznaka (izbirno) in po želji izpolnite polje Opomba za pošiljatelja (izbirno).
3. Pod Dostava povezave izberite eno od obeh kartic, kot je opisano zgoraj.
4. Kliknite Ustvari nabiralnik in vstavi v e-poštno sporočilo.

Geslo dobite tudi vi, da lahko oddane datoteke pozneje odprete. Zaključni pogled to potrdi z »Geslo je šlo tudi na … – za poznejše odpiranje datotek«. Prevzamete jih v brskalniku pod Nabiralnik.

Preverjanje ob pošiljanju

Ko pošljete, Outlook preveri, ali vsak prejemnik dobi povezavo, geslo in pravico do prevzema. Če kaj manjka, Outlook zadrži sporočilo in navede razlog, na primer:

• Sporočilo z geslom še ni pripravljeno.
• Nekdo dobi povezavo, a še nima gesla, na primer ker je bil dodan po sporočilu z geslom.
• Nekdo prek povezave še ne more prevzeti.
• Gesla ni več v sporočilu.
• Pošiljanje povezav ob pošiljanju ni uspelo.

V obvestilu kliknite Popravi zdaj. Podokno se odpre in v enem koraku uredi vse manjkajoče. Nato sporočilo preprosto znova pošljite. Če vaša različica Outlooka takega gumba nima, na traku odprite TEPHIA SECURE in tam izberite Popravi zdaj.

Podokno iste točke vnaprej prikaže v polju Pred pošiljanjem še odprto. Ko je vse urejeno, je v zelenem polju »Vse je pripravljeno. Zdaj lahko pošljete e-poštno sporočilo.« Sporočila brez pripravljene pošiljke gredo skozi brez preverjanja.

Vprašanje »mailto«

Klasični Outlook včasih vpraša, ali sme dodatek odpreti »mailto«. Podokno vas nato na kratko opomni, kaj storiti. Označite Zapomni si mojo izbiro in izberite Odpri. Outlook nato v tem računalniku ne bo več spraševal.

Vaš oddelek IT lahko to dovoli tudi za vse računalnike v vaši organizaciji; Outlook potem sploh ne vpraša. Kako to storite, je opisano v vodniku za skrbnike v poglavju »Dodatek za Outlook: pravilniki in omrežje«.

Tehnične podrobnosti

Če se kaj zatakne ali ne uspe, se na dnu podokna prikaže Tehnične podrobnosti. Navaja vsak korak s časom. Razširite ga in naredite posnetek zaslona za svoj oddelek IT ali podporo.

Za prejemnike: prevzem in oddaja

To poglavje je namenjeno vsem, ki prejmejo datoteke prek TEPHIA SECURE ali so naprošeni za dokumente. Ne potrebujete računa in ničesar ne nameščate. Dovolj je posodobljen brskalnik.

Prevzem datoteke

Povezavo prejmete po e-pošti, bodisi neposredno od pošiljatelja bodisi od TEPHIA SECURE z zadevo »Šifrirana datoteka od … vas čaka«, pri več datotekah »Šifrirane datoteke od … vas čakajo«. Geslo prejmete od pošiljatelja ločeno, na primer po telefonu ali v drugem e-poštnem sporočilu. TEPHIA SECURE nikoli ne pošlje gesla.

1. Odprite povezavo, na primer z gumbom Prevzemi datoteko v e-poštnem sporočilu, pri več datotekah Prevzemi datoteke.
2. Stran Prevzemi datoteko prikaže ime datoteke, velikost, pošiljatelja, rok in preostale poskuse prevzema.
3. Vnesite Geslo. Pazite na velike in male črke. Najvarneje je, da ga kopirate v celoti.
4. Kliknite Dešifriraj in shrani.

Brskalnik datoteko naloži, dešifrira in shrani, običajno v mapo s prenosi. Več datotek prispe kot ZIP. Stran nato sporoči: »Datoteka je bila dešifrirana in shranjena. Zdaj je izbrisana s strežnika.« Drugič je ni mogoče prevzeti, zato datoteko varno shranite.

Potrditev e-poštnega naslova s kodo

Če je pošiljatelj določil, kdo sme prevzeti, najprej vidite Potrdite svoj e-poštni naslov.

1. Pod Vaš e-poštni naslov vnesite naslov, za katerega je pošiljka namenjena.
2. Kliknite Zahtevaj kodo.
3. Prejmete e-poštno sporočilo »Vaša potrditvena koda za prevzem« s šestmestno kodo. Velja 15 minut in samo za to pošiljko.
4. Kodo vpišite v Koda iz e-poštnega sporočila. Po šesti števki se samodejno preveri. Lahko pa kliknete Potrdi.
5. Nato vnesite geslo, kot je opisano zgoraj.

Če koda ne prispe, preverite zapis naslova in mapo z neželeno pošto. Zahtevaj novo kodo pošlje novo. Iz varnostnih razlogov stran vedno odgovori enako, tudi če naslov ni pooblaščen.

Poskusi prevzema

Vsak klik na Dešifriraj in shrani šteje kot poskus. Imate tri poskuse. Stran prikaže, koliko jih je še ostalo. Ko so porabljeni, je datoteka blokirana. Takrat prosite pošiljatelja, naj jo pošlje znova.

Druga sporočila in njihov pomen:

Kaj izve pošiljatelj

Pošiljatelj je obveščen, takoj ko prevzamete. Njegovo dokazilo vsebuje časovne podatke, vaš naslov IP in iz njega izpeljano približno lokacijo. Vidi tudi, ali je bila povezava iz e-poštnega sporočila odprta in ali je bil vaš naslov potrjen s kodo. Vsebino datoteke poznate samo vi in pošiljatelj.

Oddaja datotek v nabiralnik

Če ste naprošeni za dokumente, prejmete povezavo do nabiralnika, na primer v e-poštnem sporočilu »… vas prosi, da šifrirano pošljete datoteke«. Geslo pride ločeno od osebe, ki vas je prosila.

1. Odprite povezavo, na primer z gumbom Oddaj datoteke. Stran prikaže, komu oddajate, in morebitno opombo.
2. Datoteke ali mape povlecite na območje ali kliknite Izberi datoteke ali Izberi mapo. Vsaka datoteka se šifrira posebej.
3. Vnesite Geslo in kliknite Šifriraj in oddaj.
4. Za dodatne datoteke kliknite Dodaj datoteke. Geslo ostane v polju.
5. Ko končate, kliknite Vse datoteke so naložene. Prejemnik je nato obveščen. Če tega ne kliknete, se to zgodi samodejno dve uri po vaši prvi datoteki.

Datoteke lahko dodate tudi pozneje. Preprosto znova odprite povezavo, dokler je nabiralnik odprt in še ni bil prevzet. Nato ne sprejema ničesar več in zaprosite za nov nabiralnik. Po preveč napačnih geslih se nabiralnik za vas zaklene. Takrat se obrnite na osebo, ki vas je prosila.

Niste prejeli e-poštnega sporočila?

Preverite mapo z neželeno pošto. Sporočila s povezavo od TEPHIA SECURE imajo v zadevi ime pošiljatelja. Če ničesar ne najdete, vprašajte pošiljatelja.

Se vam kaj zdi sumljivo?

Na dnu strani za prevzem in oddajo je Prijavi zlorabo. Na kratko opišite, kaj vas je zmotilo, na primer neznan pošiljatelj ali zahteva po plačilu. Pošiljatelj ne izve, kdo je prijavil.

Pogosta vprašanja

Gesla in povezave

Ne najdem več gesla pošiljke. Mi ga lahko pošljete?

Ne. Geslo nastane v vašem brskalniku in ni nikjer shranjeno. Nihče ga ne more obnoviti, niti upravljavec. To je bistvo šifriranja od konca do konca. Preprosto znova pošljite datoteke z novo povezavo in novim geslom.

Kaj pa, če manjka geslo nabiralnika?

V prejeti pošti poiščite sporočilo »Podatki za dostop do vašega nabiralnika …«. V odprtem nabiralniku pomaga Kje je geslo?. Geslo pozna tudi vaša stranka. Kot zadnja možnost je na voljo Znova prosite pošiljatelja; glejte Nabiralnik.

Povezava je potekla. Kaj zdaj?

Potekla pošiljka je izbrisana in je ni mogoče podaljšati. Datoteke pošljite znova. Za potekel nabiralnik ustvarite novega.

Lahko povezavo in geslo vstavim v isto e-poštno sporočilo?

Prosimo, ne. Kdor prestreže to eno sporočilo, bi imel oboje. Uporabite dve poti, na primer povezavo po e-pošti in geslo po telefonu. Najpreprosteje je, da povezavo pošlje TEPHIA SECURE; glejte Pošiljanje datotek.

Prejemniki

Prejemnik ne more odpreti datoteke.

Preverite skupaj z njim:

• Ali je vnesel celotno geslo s pravilnimi velikimi in malimi črkami?
• Ali so njegovi trije poskusi prevzema porabljeni? To vidite pod Dokazila. Če so, pošljite znova.
• Ali je datoteka že bila prevzeta, na primer s strani drugega prejemnika prek posredovane povezave?
• Ali je rok potekel?
• Ali čaka na potrditveno kodo? Potem naj preveri mapo z neželeno pošto.

Navodila za prejemnike so pod Za prejemnike. Pošljete mu lahko povezavo do te pomoči: https://tephia.com/help

Naslov prejemnika je zavrnjen ali označen z rumeno.

Z rumeno stran označi naslove, pri katerih sumi na tipkarsko napako v razširjeni e-poštni domeni. Gumb zraven, na primer gmail.com?, prevzame predlog. Če je naslov vendarle pravilen, drugič kliknite Pošlji povezavo; nato se pošlje.

Če se sporočilo glasi »Na domeno … ni mogoče dostaviti e-pošte. Preverite naslov.«, domena po podatkih DNS ne sprejema e-pošte, večinoma zaradi tipkarske napake. Preverite zapis ali prejemnika vprašajte za njegov naslov. Naslovi, označeni z rdečo, niso veljavni e-poštni naslovi. Več o tem pod Pošiljanje datotek.

Ali izvem, če povezava ne prispe?

Če poštni sistem prejemnika sporočilo zavrne, da: prejmete e-poštno sporočilo »Ni dostavljeno: e-pošta za …«, pod Dokazila pa je z rdečo prikazano »ni dostavljeno na …«. Če ga zavrže brez obvestila, nihče ne izve za to, in pošiljka ostane odprta. Prejem datoteke zanesljivo dokazuje šele prevzem.

Ali prejemnik potrebuje račun?

Ne. Prevzem in oddaja delujeta brez računa in brez nameščanja, samo v brskalniku.

Datoteke in tehnologija

Kako velika je lahko pošiljka?

Glede na paket do 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ali 2 GB (Business in Enterprise) na pošiljko, v preizkusnem obdobju 100 MB. Več datotek ali mapa se združijo v ZIP, ki mora kot celota ostati pod to omejitvijo. V nabiralniku omejitev velja za vsako posamezno datoteko. Večje količine podatkov razdelite na več pošiljk.

Kateri brskalnik potrebujem?

Posodobljen brskalnik. Šifriranje poteka v samem brskalniku, zato razširitev ni potrebna. Stran mora biti odprta prek https://; sicer brskalnik šifriranja ne omogoči.

Ali deluje na pametnem telefonu?

Strani delujejo v brskalniku in zato načeloma tudi na pametnih telefonih in tablicah. Datoteka se šifrira ali dešifrira v pomnilniku naprave. Za velike datoteke je boljša izbira računalnik.

Dodatek za Outlook v Outlooku na pametnih telefonih ni na voljo.

Podatki in hramba

Kje so podatki shranjeni?

Strežniki so v podatkovnem centru v Nemčiji. Več pove začetna stran v razdelku »Kje so shranjeni vaši podatki«. Datoteke so tam shranjene samo v šifrirani obliki.

Kako dolgo se datoteke hranijo?

• Pošiljka ostane na strežniku, dokler ni prevzeta, najpozneje do datuma poteka. Datum se prikaže po nalaganju. Nato se izbriše.
• Datoteke v nabiralniku se izbrišejo, takoj ko jih vse prevzamete ali ko se nabiralnik zapre ali poteče.
• Dokazila se hranijo tako dolgo, kot je določila vaša organizacija. Obdobje je prikazano na dnu pod Dokazila. Nato se vnosom izprazni vsebina; veriga ostane preverljiva.

Ali lahko upravljavec bere moje datoteke?

Ne. Na strežniku so datoteke shranjene samo šifrirane, ključ pa ni nikoli shranjen. Kaj strežnik vidi, je opisano v Pregled.