Anleitung

Überblick

TEPHIA SECURE ist ein Dienst für den verschlüsselten Austausch vertraulicher Dateien. Er richtet sich an Berufe mit Schweigepflicht, etwa Steuerberater, Kanzleien und Notare, und an alle, deren Dateien nicht unverschlüsselt in fremden Postfächern liegen sollen.

Was Sie damit tun

• Dateien senden: Sie laden Dateien hoch und geben einen Abhol-Link und ein Passwort weiter. Siehe Dateien senden.
• Unterlagen anfordern: Ein Briefkasten nimmt Dateien von Mandanten entgegen, ohne dass diese ein Konto brauchen. Siehe Briefkasten.
• Nachweisen: Jedes Abholen wird festgehalten. Für die Akte erzeugen Sie einen Zustellnachweis als PDF. Siehe Nachweise.
• Aus Outlook heraus arbeiten: Mit dem Outlook-Add-in senden Sie Dateien und fordern Unterlagen an, ohne die Anwendung zu öffnen. Siehe Outlook-Add-in.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in einfachen Worten

Ihr Browser erzeugt für jede Sendung ein zufälliges Passwort. Mit diesem Passwort verschlüsselt er die Dateien, bevor sie Ihren Rechner verlassen. Auf dem Server liegen nur verschlüsselte Daten, den Schlüssel speichert er nicht. Entschlüsselt wird erst wieder im Browser des Empfängers.

Wer das Passwort nicht hat, kann die Dateien nicht öffnen. Das gilt auch für den Betreiber des Dienstes. Deshalb lässt sich ein verlorenes Passwort auch nicht wiederherstellen.

Was der Server sieht und was nicht

Diese Angaben braucht der Nachweis. Sie stehen in Ihren Nachweisen.

Rollen

Empfänger und Mandanten brauchen kein Konto. Sie holen Dateien über einen Link ab oder legen sie in einen Briefkasten. Was sie dabei sehen, steht unter Für Empfänger.

Aufbau der Anwendung

Nach der Anmeldung sehen Sie oben die Bereiche Datei senden, Briefkasten und Nachweise. Oben rechts steht ein Knopf mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrer Organisation. Er öffnet das Kontomenü mit Konto, Hilfe und Abmelden. Inhaber und Administratoren finden dort zusätzlich Verwaltung.

Gibt es etwas Wichtiges für Ihre Organisation, etwa einen ausstehenden Vertrag, steht unter der Navigation eine Hinweisleiste. Sie zeigt immer nur den dringendsten Hinweis. Weitere Hinweise klappen Sie mit „+1 weitere“, „+2 weitere“ und so fort auf.

Auf jedem Bildschirm führt ein Link wie Hilfe zum Senden direkt zum passenden Kapitel dieser Anleitung.

Unten links öffnet Wie funktioniert das? eine kurze Übersicht. Dort stehen auch die größte mögliche Datei und die Abholfrist.

Anmelden

Sie melden sich auf der Startseite https://tephia.com an. Rechts steht die Karte Anmelden mit drei Reitern: Microsoft, Passwort und Passkey. Beim Öffnen der Seite ist Microsoft ausgewählt. Welcher Weg für Sie gilt, legt Ihre Organisation fest.

Mit Microsoft (Geschäftskonto)

1. Wählen Sie den Reiter Microsoft, falls er nicht schon ausgewählt ist.
2. Klicken Sie auf Mit Geschäftskonto anmelden.
3. Melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Microsoft-Geschäftskonto an.

Passwort und zweiten Faktor verwaltet in diesem Fall Ihre Organisation in Microsoft 365, nicht TEPHIA SECURE. Private Microsoft-Konten sind nicht zugelassen.

Erscheint die Meldung, dass für Ihre Adresse kein Zugang eingerichtet ist, bitten Sie Ihre Verwaltung um eine Einladung.

Mit E-Mail-Adresse, Passwort und Code

1. Wählen Sie den Reiter Passwort.
2. Geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort ein und klicken Sie auf Weiter.
3. Geben Sie den sechsstelligen Code aus der Authenticator-App ein und klicken Sie auf Anmelden.

Stimmt etwas nicht, lautet die Meldung immer gleich: „Anmeldung nicht möglich. Bitte prüfen Sie E-Mail-Adresse, Passwort und Code.“ So verrät die Maske nicht, welcher Teil falsch war. Nach zu vielen Fehlversuchen ist das Konto für einige Minuten gesperrt.

Mit Sicherheitsschlüssel oder Passkey

1. Wählen Sie den Reiter Passkey.
2. Klicken Sie auf Mit Sicherheitsschlüssel oder Passkey anmelden.
3. Bestätigen Sie im Fenster Ihres Browsers mit PIN, Fingerabdruck, Gesicht oder durch Antippen des Schlüssels.

Passwort und Code entfallen dabei. Voraussetzung ist ein hinterlegter Schlüssel oder Passkey, etwa ein YubiKey, Windows Hello, Touch ID oder Face ID.

Zugang zum ersten Mal einrichten

Ihre Verwaltung lädt Sie ein. Sie erhalten eine E-Mail mit dem Betreff „Sie wurden zu TEPHIA SECURE eingeladen“. Die Einladung gilt bis zu dem Datum, das in der Mail steht.

Klicken Sie in der Mail auf Zugang einrichten. Die Seite bietet an, was Ihre Organisation erlaubt: Meldet sie sich mit Microsoft an, klicken Sie auf Mit Microsoft anmelden und melden sich mit Ihrem Geschäftskonto an — damit ist Ihr Zugang eingerichtet. Für ein Funktions- oder freigegebenes Postfach lässt Microsoft keine Anmeldung zu; darauf weist die Seite hin, und Sie richten dann ein Passwort ein. Für ein eigenes Passwort gehen Sie so vor:

1. Vergeben Sie ein Neues Passwort und wiederholen Sie es. Es muss mindestens 12 Zeichen haben und darf weder den Teil Ihrer E-Mail-Adresse vor dem @ noch den Namen Ihrer Organisation oder von TEPHIA SECURE enthalten. Häufige oder geleakte Passwörter und einfache Muster wie „Passwort2024!“ oder „qwertz123456“ werden abgelehnt; gut sind mehrere zufällige Wörter oder ein Passwort aus einem Passwortmanager. Klicken Sie auf Weiter.
2. Unter Zweiten Faktor wählen entscheiden Sie sich für Sicherheitsschlüssel oder Passkey (empfohlen) oder Authenticator-App.
3. Beim Schlüssel oder Passkey fragt Ihr Browser nach der Bestätigung. Danach sind Sie direkt angemeldet.
4. Bei der App scannen Sie den QR-Code, etwa mit Microsoft Authenticator oder Google Authenticator. Geht das nicht, kopieren Sie den angezeigten Schlüssel in die App. Geben Sie dann den sechsstelligen Code ein und klicken Sie auf Einrichtung abschließen.

Den jeweils anderen Faktor können Sie später unter Konto ergänzen.

Passwort vergessen

1. Klicken Sie im Reiter Passwort auf Passwort vergessen?.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Link anfordern.
3. Öffnen Sie die Mail „Passwort zurücksetzen“ und klicken Sie auf Neues Passwort setzen. Der Link gilt zwei Stunden.
4. Vergeben Sie ein neues Passwort.

Ihr zweiter Faktor bleibt dabei unverändert. Zum Anmelden brauchen Sie weiterhin Code oder Schlüssel.

Zweiten Faktor verloren

Haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Authenticator-App oder Ihren Sicherheitsschlüssel, wenden Sie sich an die Verwaltung Ihrer Organisation. Sie kann Ihren Zugang zurücksetzen. Daran erinnert auch der Hinweis unten im Reiter Passwort. Wiederherstellungscodes gibt es nicht.

Sie erhalten dann eine Mail „Ihr Zugang wurde zurückgesetzt“ mit dem Knopf Zugang neu einrichten. Der Link gilt nur einmal und nur befristet. Danach vergeben Sie Passwort und zweiten Faktor neu, wie bei der ersten Einrichtung.

Melden Sie sich mit Microsoft an, hilft Ihre IT in Microsoft 365 weiter.

Abmelden

Klicken Sie oben rechts auf den Knopf mit Ihrer E-Mail-Adresse und wählen Sie im Kontomenü Abmelden.

Dateien senden

Eine Sendung besteht aus einer Datei oder mehreren Dateien, einem Abhol-Link und einem Passwort. Den Link und das Passwort geben Sie auf getrennten Wegen an den Empfänger weiter.

Dateien auswählen und hochladen

1. Öffnen Sie Datei senden.
2. Ziehen Sie Dateien oder ganze Ordner in das Feld Dateien hierher ziehen. Alternativ klicken Sie auf Dateien wählen oder Ordner wählen. „Ordner wählen“ löst eine Sicherheitsabfrage Ihres Browsers aus, Hineinziehen nicht.
3. Mehrere Dateien oder ein Ordner werden in Ihrem Browser zu einem ZIP gebündelt. Einzelne Dateien nehmen Sie mit dem Kreuz wieder aus der Liste.
4. Tragen Sie eine Bezeichnung (optional) ein, zum Beispiel das Aktenzeichen. Sie erscheint im Stand, im Protokoll und im Zustellnachweis. Das ZIP trägt beim Empfänger diesen Namen.
5. Klicken Sie auf Verschlüsseln und Link erstellen. Lassen Sie die Seite offen, bis Datei verschlüsselt erscheint.

Je Sendung sind je nach Tarif bis zu 500 MB (Starter), 1 GB (Team) oder 2 GB (Business und Enterprise) möglich, im Testzeitraum 100 MB. Die Grenze gilt für das ganze ZIP. Große Dateien werden in Blöcken verschlüsselt und hochgeladen; reißt die Verbindung kurz ab, sendet die Seite nur den betroffenen Block erneut. Ihr Tarif begrenzt außerdem die Zahl der Vorgänge pro Tag und den belegten Speicher. Ist eine Grenze erreicht, zeigt die Seite eine Meldung.

Nach dem Hochladen: Link und Passwort

Die Seite meldet Datei verschlüsselt und nennt darunter, bis wann die Sendung abgeholt werden kann. Danach folgen zwei Schritte:

1. Link weitergeben: Wählen Sie, wie der Link zum Empfänger kommt: TEPHIA SECURE sendet, Eigenes Mailprogramm oder Selbst weitergeben. Ihr Browser merkt sich die Wahl für das nächste Mal.
2. Passwort auf anderem Weg: Hier steht das Passwort mit einem Knopf zum Kopieren. Ihr Browser hat es erzeugt. Es steht nur auf dieser Seite, der Server kennt es nicht.

Link von TEPHIA SECURE senden lassen

So schickt TEPHIA SECURE den Link an den Empfänger, und die Adresse steht in Ihrem Nachweis.

1. Wählen Sie unter Link weitergeben die Option TEPHIA SECURE sendet.
2. Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger ein. Mehrere Adressen trennen Sie durch Komma, Semikolon, Leerzeichen oder Enter; jede erscheint als eigenes Kästchen, das Sie mit × wieder entfernen. Ungültige Adressen sind rot markiert. Vermutet die Seite einen Tippfehler in einer verbreiteten Mail-Domain, etwa einen Buchstabendreher in gmail.com, ist die Adresse gelb markiert und zeigt den Vorschlag als Knopf, zum Beispiel gmail.com?. Ein Klick darauf übernimmt ihn.
3. Optional klicken Sie auf + Nachricht hinzufügen und schreiben eine Kurze Nachricht (optional).
4. Klicken Sie auf Link senden. Bei mehreren Adressen heißt der Knopf Links senden (N), mit der Zahl der Adressen. Ist eine gelb markierte Adresse dabei, sendet der erste Klick noch nicht, sondern meldet „Bitte prüfen Sie die gelb markierten Adressen. Ein weiterer Klick sendet trotzdem.“ Erst der zweite Klick sendet.
5. Konnte an eine Adresse nicht gesendet werden, bleibt sie im Feld stehen, und die Meldung nennt den Grund, etwa „…: keine gültige E-Mail-Adresse“.

Jeder Empfänger bekommt so seinen eigenen, persönlichen Link und kann damit einmal abholen. Der Nachweis zeigt, wer abgeholt hat. TEPHIA SECURE verschickt nur den Link, nie das Passwort. Das Passwort geben Sie selbst weiter, etwa am Telefon oder in einer eigenen Mail.

Vor dem Versand prüft TEPHIA SECURE, ob die Domain jeder Adresse überhaupt E-Mails annimmt. Ist das sicher nicht der Fall, lautet die Meldung „An … lassen sich keine E-Mails zustellen. Bitte prüfen Sie die Adresse.“ Die Adresse bleibt dann im Feld, und an sie geht nichts hinaus.

Nimmt die Domain Mail an, lehnt der Server des Empfängers die Mail aber ab, etwa weil es das Postfach nicht gibt, kommt sie als unzustellbar zurück. TEPHIA SECURE wertet diese Rückmeldung aus: Meist innerhalb weniger Minuten bekommen Sie eine Mail „Nicht zustellbar: Mail an …“, und unter Nachweise steht bei der Sendung in Rot „nicht zustellbar an …“. Ist die Seite nach dem Hochladen noch offen, senden Sie den Link dort an die richtige Adresse; sonst senden Sie die Dateien neu. Bleibt die Meldung aus, beweist das keine Zustellung, denn manche Mailsysteme verwerfen Mails still.

Damit der Versand nicht für Massenmails missbraucht wird, gelten Grenzen: je Nutzer und Stunde 30 Versandvorgänge und 50 Empfänger, je Organisation und Tag 300 Empfänger. Sie gelten für alle Links, die TEPHIA SECURE verschickt, auch beim Briefkasten. Ist eine Grenze erreicht, meldet die Seite „Sie haben in kurzer Zeit sehr viele Empfänger angeschrieben. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.“ oder „Zu viele Anfragen. Bitte warten Sie einen Moment.“ Die übrigen Adressen werden dann nicht mehr versucht und bleiben im Feld stehen.

Link und Passwort in eigenen Mails

Wählen Sie unter Link weitergeben die Option Eigenes Mailprogramm. Mail mit Link öffnen öffnet eine vorbereitete Mail in Ihrem Mailprogramm; das Passwort steht nicht darin. Unter Passwort auf anderem Weg öffnet Als getrennte E-Mail senden eine zweite vorbereitete Mail mit dem Passwort. Tragen Sie jeweils den Empfänger ein und senden Sie beide Mails getrennt ab. Noch sicherer ist es, das Passwort auf einem anderen Weg zu übermitteln, etwa per Telefon oder Messenger.

Dieser gemeinsame Link gilt für eine Abholung. Wer zuerst abholt, bekommt die Datei.

Gemeinsamen Link absichern

Mit Selbst weitergeben steht der Abhol-Link zum Kopieren da, etwa für einen Messenger. Geben Sie den Link so selbst weiter, vielleicht an mehrere Empfänger, legen Sie fest, wer abholen darf:

1. Klappen Sie unter Selbst weitergeben den Bereich Nur bestimmte Adressen dürfen abholen auf.
2. Tragen Sie bis zu zehn Adressen in Berechtigte E-Mail-Adressen (bis 10) ein, getrennt durch Komma, Semikolon oder Leerzeichen.
3. Klicken Sie auf Nur für diese Adressen freigeben.

Jeder Empfänger bestätigt beim Abholen seine Adresse mit einem Code, den er per Mail bekommt, und darf einmal abholen. Auch hier prüft TEPHIA SECURE vorher, ob jede Domain E-Mails annimmt, und lehnt sonst mit der Meldung „An … lassen sich keine E-Mails zustellen. Bitte prüfen Sie die Adresse.“ ab; die Adressen zählen zu den Grenzen oben. Die Absicherung lässt sich nur einschalten, solange noch niemand über den gemeinsamen Link angefordert hat. Beim Weg „TEPHIA SECURE sendet“ ist sie nicht nötig, dort hat jeder schon seinen eigenen Link.

Kommt die Mail mit dem Code als unzustellbar zurück, erfahren Sie es ebenso, per Mail und unter Nachweise. Eine freigegebene Adresse lässt sich nicht wieder entfernen. War sie falsch, senden Sie die Datei erneut und geben Sie dabei die richtige Adresse frei.

Gültigkeit, Abholung und Versuche

• Jeder Empfänger kann einmal abholen. Danach wird die Sendung vom Server gelöscht, bei persönlichen Links erst, wenn alle abgeholt haben.
• Ungenutzt verfällt die Sendung an dem Datum, das nach dem Hochladen unter Datei verschlüsselt steht, und wird gelöscht.
• Jeder Empfänger hat drei Abrufversuche. Scheitern alle, zum Beispiel wegen eines falschen Passworts, ist die Sendung gesperrt. Dann senden Sie die Dateien neu.
• Bei jeder Abholung bekommen Sie eine Mail „Abgeholt: …“. Den Stand sehen Sie unter Nachweise und neben dem Formular unter Letzte Sendungen.

Warnung beim Verlassen der Seite

Haben Sie das Passwort weder kopiert noch Als getrennte E-Mail senden angeklickt, fragt die Seite nach, bevor Sie sie verlassen: „Das Passwort zu diesem Versand haben Sie noch nicht kopiert oder per Mail weitergegeben. Es steht nur hier — wir kennen es nicht. Seite trotzdem verlassen?“

Verlassen Sie die Seite trotzdem, ist das Passwort verloren. Die Empfänger können die Sendung dann nicht öffnen, und Sie müssen neu senden.

Unterlagen anfordern (Briefkasten)

Ein Briefkasten nimmt Dateien von außen entgegen, etwa von Mandanten oder der Gegenseite. Der Absender braucht kein Konto. Seine Dateien werden in seinem Browser mit dem Passwort des Briefkastens verschlüsselt, bevor sie übertragen werden.

Briefkasten anlegen

1. Öffnen Sie Briefkasten. Haben Sie schon offene Briefkästen, klicken Sie auf Weiteren Briefkasten erstellen.
2. Tragen Sie eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Mandat Müller“.
3. Optional schreiben Sie einen Hinweis für den Absender (optional). Er erscheint auf der Seite, auf der Ihr Mandant ablegt.
4. Klicken Sie auf Briefkasten anlegen.

Die Seite meldet nun Briefkasten ist bereit und zeigt dieselben zwei Schritte wie nach dem Versand: Link weitergeben und Passwort auf anderem Weg. Gleichzeitig schickt TEPHIA SECURE Ihnen Upload-Link und Passwort an Ihre eigene E-Mail-Adresse, mit dem Betreff „Zugangsdaten für Ihren Briefkasten …“. So finden Sie das Passwort später wieder. Mit Zugangsdaten erneut an mich senden kommt die Mail noch einmal.

Link und Passwort an den Mandanten

Unter Link weitergeben wählen Sie einen von drei Wegen. Ihr Browser merkt sich die Wahl, auch für den Versand.

• TEPHIA SECURE sendet: E-Mail-Adresse eintragen, optional über + Nachricht hinzufügen eine kurze Nachricht, dann Link senden. Mehrere Adressen tragen Sie auf einmal ein, getrennt durch Komma, Semikolon, Leerzeichen oder Enter; alle Empfänger legen in denselben Briefkasten ab. Gelbe Markierung mit Vorschlag bei vermuteten Tippfehlern, Prüfung der Domain und Grenzen gelten wie unter Dateien senden. Verschickt wird nur der Link, die Adresse steht in Ihrem Nachweis. Kommt die Mail als unzustellbar zurück, bekommen Sie eine Mail, und unter Nachweise steht beim Briefkasten in Rot „nicht zustellbar an …“. Schicken Sie den Link dann an die richtige Adresse; er steht auch in Ihrer Mail „Zugangsdaten für Ihren Briefkasten …“.
• Eigenes Mailprogramm: Mail mit Link öffnen öffnet eine vorbereitete Mail in Ihrem Mailprogramm, ohne Passwort.
• Selbst weitergeben: zeigt den Upload-Link zum Kopieren.

Unter Passwort auf anderem Weg steht das Passwort zum Kopieren. Als getrennte E-Mail senden öffnet dafür eine zweite vorbereitete Mail.

Das Passwort geben Sie immer getrennt vom Link weiter, am besten am Telefon. Was Ihr Mandant dann tut, steht unter Für Empfänger.

Benachrichtigung über neue Dateien

Sie bekommen eine Mail „… neue Datei(en) im Briefkasten …“ mit dem Knopf Briefkasten öffnen. Sie kommt, sobald Ihr Mandant auf Alle Dateien hochgeladen klickt. Klickt er nicht, kommt sie automatisch zwei Stunden nach seiner ersten neuen Datei.

Dateien abrufen

1. Öffnen Sie Briefkasten. Die Liste zeigt Ihre offenen Briefkästen mit Zahl der Dateien, Größe und Frist.
2. Klicken Sie beim gewünschten Briefkasten auf Öffnen.
3. Geben Sie das Passwort des Briefkastens ein, zum Beispiel aus Ihrer Zugangsmail.
4. Klicken Sie neben einer Datei auf Abrufen. Ihr Browser lädt sie, entschlüsselt sie und speichert sie.
5. Ab zwei Dateien gibt es Alle Dateien abrufen. Dann erhalten Sie alle Dateien in einer ZIP-Datei.

Abgerufene Dateien sind mit „abgerufen“ markiert. Warum Sie trotz Anmeldung ein Passwort brauchen, erklärt Weshalb muss ich ein Passwort eingeben? neben dem Feld: Ihre Anmeldung öffnet den Dienst, nicht die Dateien.

Automatisch geschlossen

Sobald Sie alle Dateien abgerufen haben, schließt sich der Briefkasten von selbst, und seine Inhalte werden gelöscht. Danach nimmt er nichts mehr an. Ihr Mandant sieht dann den Hinweis, dass er um einen neuen Briefkasten bitten soll.

Passwort nicht mehr da

Klicken Sie im geöffneten Briefkasten auf Wo ist das Passwort?. Dort steht, wann und an welche Adresse das Passwort geschickt wurde. Auch Ihr Mandant kennt das Passwort, denn er brauchte es zum Ablegen. Fragen Sie ihn danach, aber nicht per E-Mail.

Hilft das nicht, bleibt Absender erneut bitten:

1. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse(n) des Absenders. Sie sind mit den bisherigen Empfängern des Links vorbelegt, höchstens fünf.
2. Passen Sie die Nachricht an den Absender an.
3. Klicken Sie auf Briefkasten ersetzen und Absender bitten.

Auch hier prüft TEPHIA SECURE vorher, ob die Domains der Adressen E-Mails annehmen, und lehnt sonst mit der Meldung „An … lassen sich keine E-Mails zustellen. Bitte prüfen Sie die Adresse.“ ab. Es entsteht ein neuer Briefkasten mit neuem Passwort. Der alte wird geschlossen, seine Dateien werden endgültig gelöscht. Das neue Passwort geben Sie selbst weiter. Kommt eine dieser Mails als unzustellbar zurück, erfahren Sie es wie oben beschrieben.

Schließen und Ablauf

• Einen Briefkasten schließen Sie in der Liste mit Schließen. Nach der Rückfrage „Briefkasten und Inhalt unwiderruflich löschen?“ klicken Sie auf Löschen.
• Jeder Briefkasten ist bis zu dem Datum erreichbar, das in der Liste steht. Danach wird er automatisch geschlossen, und seine Inhalte werden gelöscht.

Nachweise

Jeder Vorgang wird lückenlos festgehalten: gesendet, Link verschickt, Link geöffnet, nicht zustellbar, abgeholt, abgelegt, abgerufen. Unter Nachweise sehen Sie den Stand Ihrer Vorgänge und erzeugen für die Akte einen Nachweis als PDF.

Stand und Protokoll

Oben wählen Sie den Zeitraum: 30 Tage, 90 Tage (voreingestellt), 1 Jahr oder Alles. Es gibt zwei Ansichten:

• Der Stand zeigt je Vorgang, ob abgeholt wurde oder nicht. Ihn sehen Sie beim Öffnen.
• Das Protokoll zeigt jedes einzelne Ereignis mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Standort. Sie öffnen es mit Vollständiges Protokoll unter den Listen.

Stand

Oben stehen die Kacheln Offen, Abgeholt, Nicht abgeholt und Briefkästen offen, jeweils mit ihrer Zahl. Ein Klick auf eine Kachel filtert die Listen danach: Briefkästen offen zeigt nur die Briefkästen, die übrigen Kacheln zeigen nur den Versand. Offen zählt auch teilweise abgeholte Sendungen mit. Ein zweiter Klick auf dieselbe Kachel zeigt wieder alles. Das Suchfeld neben dem Zeitraum findet Bezeichnung, Aktenzeichen, Dateinamen und Empfänger.

Unter Versand steht je Sendung eine Zeile mit ihrem Zustand und dem Knopf Einzelnachweis. Die Zustände:

Zu jeder Sendung sehen Sie außerdem, wann gesendet wurde, an wen der Link ging und wer schon abgeholt hat. „Link aus der Mail geöffnet“ heißt: Die Abholseite wurde über den persönlichen Link aufgerufen. Das kann selten auch ein automatischer Prüfer des Mailsystems auslösen. Den Empfang belegt erst die Abholung.

Unter Briefkästen steht je Briefkasten, wie viele Dateien eingegangen und abgerufen sind, und ob er offen, alles abgeholt, geschlossen, geschlossen, abgelaufen, ersetzt oder gesperrt nach Fehlversuchen ist.

Kommt eine Mail, die TEPHIA SECURE an einen Empfänger geschickt hat, als unzustellbar zurück, steht in der Zeile der Sendung oder des Briefkastens in Rot „nicht zustellbar an …“ mit der Adresse. Das gilt für Links und für den Bestätigungscode an freigegebene Adressen. Meist erscheint der Hinweis wenige Minuten nach dem Versand, manchmal erst nach Stunden. Sie bekommen dazu eine Mail „Nicht zustellbar: Mail an …“ mit der Antwort des empfangenden Mailservers, und im Protokoll steht das Ereignis Mail nicht zustellbar. Prüfen Sie die Adresse und senden Sie erneut an die richtige. Nicht jedes Mailsystem meldet sich zurück: Fehlt der Hinweis, ist die Mail damit noch nicht sicher angekommen. Den Empfang belegt erst die Abholung.

Protokoll

Das Protokoll öffnen Sie mit Vollständiges Protokoll unter den Listen; ← Zurück zum Stand führt zurück. Es listet alle Ereignisse des gewählten Zeitraums. Unter den Listen stehen bis zu drei Textknöpfe: Vollständiges Protokoll (im Protokoll an seiner Stelle ← Zurück zum Stand), CSV-Export und, nur für Inhaber und Prüfer, Kette prüfen. Mit CSV-Export laden Sie die Ereignisse als Tabelle herunter. Mit Kette prüfen kontrollieren Sie, ob die Einträge unverändert sind. Das Ergebnis erscheint direkt unter den Knöpfen, etwa „Die Kette ist unversehrt: … Einträge, davon … nach Fristablauf geleert.“ oder „Die Prüfung hat … Auffälligkeit(en) gefunden.“ Scheitert der CSV-Export, steht die Meldung ebenfalls dort.

Einzelnachweis als PDF

In der Zeile jedes Vorgangs steht Einzelnachweis. Er erzeugt ein PDF, das genau diesen einen Vorgang enthält. So gelangen keine Daten anderer Mandanten in eine Akte.

Der Zustellnachweis enthält:

• Gegenstand, Vorgangskennung, Verantwortlichen, Organisation und Erstellungszeitpunkt
• das Ergebnis in Worten, etwa wann und über welchen Link abgeholt wurde oder dass eine Mail nicht zugestellt werden konnte
• den Inhalt der Sendung mit den Dateinamen laut Absender
• alle Ereignisse mit Zeitpunkt, Beteiligten, IP-Adresse und ungefährem Standort
• den Prüfwert, die Adresse zur Online-Prüfung und einen QR-Code
• die Prüfsumme (SHA-256) jeder Datei und ob der Browser des Empfängers sie nach dem Entschlüsseln bestätigt hat

Der Nachweis gibt den Stand beim Erstellen wieder. Kommt später etwas hinzu, etwa eine Abholung, erzeugen Sie ihn neu. Unter Konto können Sie festlegen, dass Sie ihn nach jeder Abholung automatisch per Mail erhalten.

Warum der Nachweis belastbar ist

• Hash-Kette: Jedes Ereignis ist kryptografisch mit dem vorherigen verbunden. Wird nachträglich ein Eintrag geändert, entfernt oder eingefügt, bricht die Kette und das fällt auf.
• Signatur und Zeitstempel: Das PDF ist digital signiert. Jede spätere Änderung macht die Signatur ungültig. Ein Zeitstempel einer unabhängigen Stelle belegt, wann es erstellt wurde.
• Kettensiegel: Einmal täglich wird der Stand aller Nachweisketten in einem signierten Dokument gesichert. Der Nachweis nennt die Angaben, mit denen sich das nachrechnen lässt.
• Online prüfen: Unter https://tephia.com/verify oder über den QR-Code prüft jeder ohne Konto, ob ein Nachweis unverändert ist. Dafür braucht es die Vorgangskennung und den Prüfwert vom Ende des PDF. Preisgegeben wird dabei nichts. Liegt Ihnen die Datei selbst vor, gleichen Sie sie dort mit dem Nachweis ab; sie verlässt dabei Ihren Rechner nicht.

Wer Ihre Vorgänge sieht

Normalerweise sehen Sie nur Ihre eigenen Vorgänge. Hat Ihre Organisation die Einsicht eingeschaltet, sehen Inhaber und Administratoren die Vorgänge aller Nutzer. Die Rolle Prüfer sieht sie immer. Wer diese Einsicht hat, wählt in der Auswahl vor dem Zeitraum zwischen Meine Vorgänge und Gesamte Organisation.

Ist das der Fall, steht für alle Nutzer unter der Überschrift Nachweise der Satz: „Die Vorgänge aller Nutzer Ihrer Organisation sind für die Administration und die Prüfrolle einsehbar.“

Unten auf der Seite steht, wie lange Ihre Organisation Nachweise aufbewahrt. Ältere Einträge werden inhaltlich geleert, die Kette bleibt prüfbar.

Konto und Sicherheit

Unter Konto verwalten Sie Ihre Anmeldung und stellen Ihren Zustellnachweis ein. Sie öffnen es über das Kontomenü: Klicken Sie oben rechts auf den Knopf mit Ihrer E-Mail-Adresse und wählen Sie Konto.

Die Seite hat zwei Gruppen: Anmeldung und Benachrichtigungen. Jede Karte zeigt zuerst den aktuellen Stand. Das Formular darunter erscheint erst, wenn Sie auf Ändern oder Hinzufügen klicken. Welche Karten erscheinen, hängt davon ab, ob Sie sich mit Microsoft oder mit Passwort anmelden.

Anmeldung über Microsoft

Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Geschäftskonto an, gibt es hier keine Einstellungen für Passwort oder zweiten Faktor. Diese verwalten Sie in Ihrem Microsoft-Konto unter „Sicherheitsinformationen“. Der Knopf Microsoft-Sicherheitsinformationen öffnen führt dorthin. Kommen Sie nicht weiter, hilft Ihre IT.

Passwort ändern

1. Klicken Sie in der Karte Passwort auf Ändern.
2. Geben Sie Bisheriges Passwort, Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen ein.
3. Klicken Sie auf Passwort ändern.

Danach sind Sie überall abgemeldet. Melden Sie sich mit dem neuen Passwort wieder an.

Authenticator-App

Die Karte zeigt, ob Ihre Anmeldung mit einer Authenticator-App gesichert ist. Für ein neues Telefon oder eine andere App:

1. Klicken Sie in der Karte auf Ändern.
2. Geben Sie Ihr Passwort zur Bestätigung ein.
3. Klicken Sie auf Authenticator-App austauschen. Haben Sie noch keine App, heißt der Knopf Authenticator-App einrichten.
4. Scannen Sie den QR-Code mit der neuen App oder übernehmen Sie den Schlüssel.
5. Geben Sie den Code aus der neuen App ein und klicken Sie auf Neue App bestätigen.

Die bisherige App gilt weiter, bis die neue bestätigt ist. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war. Nach dem Tausch werden Ihre anderen Sitzungen abgemeldet, und Sie bekommen eine Mail darüber. Ist das alte Telefon schon weg, kann die Verwaltung Ihren Zugang zurücksetzen, siehe Anmelden.

Sicherheitsschlüssel und Passkeys

Ein Sicherheitsschlüssel wie der YubiKey oder ein Passkey wie Windows Hello, Touch ID oder Face ID ersetzt den Code aus der App. Er lässt sich nicht abfischen, weil er nur der Seite antwortet, für die er angelegt wurde.

So fügen Sie einen hinzu:

1. Klicken Sie in der Karte Sicherheitsschlüssel und Passkeys auf Hinzufügen.
2. Tragen Sie optional eine Bezeichnung (optional) ein, etwa „YubiKey am Schlüsselbund“.
3. Geben Sie Ihr Passwort (zur Bestätigung) ein.
4. Klicken Sie auf Schlüssel hinzufügen und bestätigen Sie im Fenster Ihres Browsers.

Die Karte zeigt, wie viele Schlüssel hinterlegt sind, und listet jeden mit dem Tag, an dem er angelegt und zuletzt verwendet wurde. Mit Entfernen löschen Sie einen. Ihren letzten zweiten Faktor können Sie nicht entfernen. Richten Sie am besten gleich einen zweiten Schlüssel als Ersatz ein. Für jeden neuen Schlüssel bekommen Sie eine Mail.

Outlook-Add-in

Melden Sie sich mit Passwort an, zeigt die Karte Outlook-Add-in, wie viele Anmeldungen aktiv sind, und listet jede Anmeldung des Outlook-Add-ins mit „Angemeldet am“, „zuletzt genutzt am“ und „gültig bis“. Mit Abmelden beenden Sie eine davon, etwa für einen Rechner, den Sie nicht mehr nutzen.

Eine Anmeldung gilt 30 Tage. Sie endet auch, wenn Sie Ihr Passwort oder Ihren zweiten Faktor ändern.

Mit Microsoft meldet sich das Add-in meist über Ihre Anmeldung in Outlook an; dafür gibt es keine Liste. Hat es sich über das eigene Anmeldefenster angemeldet, etwa bei Postfächern auf einem lokalen Exchange Server, steht die Anmeldung hier; sie gilt 7 Tage ab der letzten Nutzung, höchstens 30 Tage. Der Link So richten Sie das Outlook-Add-in ein führt zur Einrichtungsseite. Mehr unter Outlook-Add-in.

Nachweis bei Abholung

Diese Karte steht in der Gruppe Benachrichtigungen. Sobald ein Empfänger abgeholt hat, bekommen Sie eine Meldung per Mail. Auf Wunsch hängt der vollständige Zustellnachweis als PDF daran.

1. Setzen Sie das Häkchen bei Zustellnachweis als PDF automatisch zusenden.
2. Soll der Nachweis an ein anderes Postfach gehen, etwa das Ihrer Aktenablage, setzen Sie Abweichender Empfänger und tragen die Zieladresse ein. Sie muss auf einer bestätigten Domain Ihrer Organisation liegen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Hat Ihre Organisation das für alle festgelegt, steht dort ein Hinweis statt der Auswahl.

Sprache und Darstellung

Oben rechts in der Ecke stehen zwei Schalter:

• Die Sprachauswahl wechselt die Sprache der Oberfläche, etwa zu English, Français, Italiano oder Nederlands. Die Seite lädt dabei neu.
• Der runde Knopf mit Mond oder Sonne (Darstellung wechseln) schaltet zwischen hell und dunkel um.

Die Sprache der Zustellnachweise und Benachrichtigungen legt Ihre Organisation einheitlich fest, unabhängig von Ihrer Auswahl.

Outlook-Add-in

Mit dem Add-in senden Sie Dateien und fordern Unterlagen an, direkt beim Verfassen einer Mail. Im Menüband stehen dann in der Gruppe TEPHIA SECURE zwei Knöpfe: Sicher senden und Unterlagen anfordern. Rechts öffnet sich ein Seitenbereich. Verschlüsselt wird dort; die Dateien selbst gehen nicht über Ihr Mailsystem.

Das Add-in läuft im neuen und im klassischen Outlook für Windows, in Outlook im Web und in Outlook für Mac (dort mit Postfächern in Microsoft 365). Es erscheint nur beim Verfassen, nicht beim Lesen. Eingerichtet wird es von Ihrer IT.

In Outlook im Web und im neuen Outlook steht das Add-in in der neuen Mail unter Apps. Damit es immer direkt in der Leiste steht: im Menü Apps mit der rechten Maustaste auf TEPHIA SECURE klicken und Anheften wählen, oder unter Einstellungen → E-Mail → Aktionen anpassen den Haken bei TEPHIA SECURE setzen. Fehlt es unter Apps, melden Sie sich einmal in Outlook im Web ab und wieder an.

Anmelden

Beim ersten Öffnen wählen Sie:

• Mit Microsoft anmelden (der Hauptknopf): Das Add-in übernimmt Ihre Anmeldung aus Outlook. Beim ersten Mal bestätigen Sie einmal kurz. Wo Outlook das nicht anbietet, etwa bei Postfächern auf einem lokalen Exchange Server, öffnet sich ein Fenster für die Microsoft-Anmeldung; die Anmeldung gilt dann 7 Tage ab der letzten Nutzung, höchstens 30 Tage.
• Mit Passwort anmelden (der Link darunter): Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie E-Mail-Adresse, Passwort und Code aus der Authenticator-App ein und klicken Sie auf Anmelden. Die Anmeldung gilt 30 Tage für dieses Outlook.

Öffnet sich das Fenster nicht, erlauben Sie Pop-ups für Outlook. Unten im Seitenbereich steht „Angemeldet als …“ mit Abmelden. Passwort, zweiten Faktor und alles Weitere ändern Sie in TEPHIA SECURE im Browser.

Sicher senden

1. Legen Sie eine neue Mail an und tragen Sie die Empfänger in An oder Cc ein.
2. Klicken Sie auf Sicher senden.
3. Ziehen Sie Dateien in das Feld „Dateien hierher ziehen oder auswählen“ oder klicken Sie darin auf auswählen. Ganze Ordner ziehen Sie einfach hinein; einen Knopf zum Wählen eines Ordners gibt es im Seitenbereich nicht. Zusammen ist je Versand so viel möglich, wie Ihr Tarif erlaubt: 500 MB, 1 GB oder 2 GB, im Testzeitraum 100 MB.
4. Die Bezeichnung (optional) ist mit dem Betreff vorbelegt. Sie erscheint im Stand und im Zustellnachweis, bei mehreren Dateien auch als Name der ZIP-Datei.
5. Wählen Sie unter Link zustellen eine der beiden Karten. Ihre Wahl bleibt für das nächste Mal gespeichert.
6. Klicken Sie auf Verschlüsseln und in die Mail einfügen.

Danach zeigt der Seitenbereich mit Haken, was erledigt ist, zum Beispiel „Passwort steht in der Mail“. Fehlt nichts mehr, steht darunter im grünen Feld „Alles bereit. Sie können die Mail jetzt senden.“ Unter Passwort anzeigen sehen Sie das Passwort, mit Passwort kopieren kopieren Sie es, mit Weitere Dateien senden beginnen Sie von vorn.

TEPHIA SECURE sendet den Link (empfohlen)

Die Karte heißt TEPHIA SECURE sendet den Link („Empfohlen · eigener Link je Empfänger“). Das Add-in setzt einen Kasten mit dem Passwort in Ihre Mail; das Passwort steht also in dieser Mail. Senden Sie die Mail dann wie gewohnt ab.

Erst beim Senden bekommt jeder Empfänger aus An und Cc eine eigene Mail von TEPHIA SECURE mit seinem persönlichen Link. Jeder kann damit einmal abholen, ein Bestätigungscode ist nicht nötig; bei dieser Karte blendet der Seitenbereich die Code-Bestätigung deshalb aus. Der Nachweis belegt, wer abgeholt hat. Empfänger, die Sie vor dem Senden noch hinzufügen, bekommen ihren Link automatisch mit. Link und Passwort kommen so auf zwei verschiedenen Wegen an. Je Sendung gehen höchstens 20 Links hinaus; bei mehr Empfängern meldet das Add-in „Höchstens 20 Empfänger je Sendung.“ Die Adressen prüft das Add-in nicht vorab; ist eine unzustellbar, meldet Outlook das für Ihre Mail wie gewohnt.

Der Seitenbereich zeigt danach „Passwort steht in der Mail“ und „Links gehen beim Senden an …“. Verwerfen Sie die Mail, gehen auch keine Links hinaus. Nach etwa 30 Minuten erinnert Sie dann eine Mail „Links noch nicht verschickt“. In älteren Outlook-Versionen gehen die Links sofort nach dem Hochladen hinaus. Der Seitenbereich sagt dann, an wen.

Link in dieser Mail

Die Karte heißt Link steht in dieser Mail („Passwort geben Sie getrennt weiter“, zum Beispiel am Telefon oder in einer zweiten Mail). Das Add-in setzt einen Kasten mit dem Link in Ihre Mail und öffnet gleich eine zweite Mail mit dem Passwort an dieselben Empfänger. Schicken Sie beide Mails ab. Mit Passwort-Mail erneut öffnen holen Sie sie zurück, mit Passwort kopieren geben Sie es zum Beispiel am Telefon durch. Stehen noch keine Empfänger in der Mail, öffnet sich die Passwort-Mail nicht von selbst; der Seitenbereich zeigt dann „Noch keine Empfänger in der Mail — die Passwort-Mail öffnet sich ohne Adressaten.“ und den Knopf Passwort-Mail vorbereiten. Das grüne Feld „Alles bereit. Sie können die Mail jetzt senden.“ erscheint bei dieser Karte erst, wenn die Passwort-Mail vorbereitet oder gesendet ist.

Sind Sie im Add-in mit Microsoft angemeldet oder liegt Ihr Postfach auf dem Exchange Server Ihrer Firma, öffnet sich keine zweite Mail. Der Seitenbereich zeigt stattdessen Empfänger und Text der Passwort-Mail; ändern Sie bei Bedarf etwas und klicken Sie auf Passwort-Mail senden. Die Mail geht direkt aus Ihrem Postfach und steht danach unter „Gesendete Elemente“. Beim ersten Mal fragt Microsoft womöglich, ob das Add-in E-Mails in Ihrem Namen senden darf; das gilt nur für diese Passwort-Mails.

Bei mehreren Empfängern bekommen alle denselben Link. Dann bestätigt jeder beim Abholen seine Adresse mit einem Code und darf einmal abholen. Bei einem Empfänger schalten Sie das mit Empfänger bestätigen ihre Adresse per Code wahlweise ein. Dieses Kästchen erscheint nur bei der Karte Link steht in dieser Mail.

Vorhandene Anhänge übernehmen

Hat die Mail schon Anhänge, bietet der Seitenbereich Anhänge stattdessen sicher senden an. Die Anhänge wandern in die Dateiliste und werden nach dem Hochladen aus der Mail entfernt.

Unterlagen anfordern

1. Legen Sie eine Mail an Ihren Mandanten an und klicken Sie auf Unterlagen anfordern.
2. Prüfen Sie die Bezeichnung (optional) und schreiben Sie optional einen Hinweis für den Absender (optional).
3. Wählen Sie unter Link zustellen eine der beiden Karten wie oben.
4. Klicken Sie auf Briefkasten anlegen und in die Mail einfügen.

Das Passwort geht zusätzlich an Sie, damit Sie die abgelegten Dateien später öffnen können. Die Fertig-Ansicht bestätigt das mit „Passwort ging auch an … – zum späteren Öffnen der Dateien“. Abgerufen wird im Browser unter Briefkasten.

Die Prüfung beim Senden

Beim Senden prüft Outlook, ob jeder Empfänger Link, Passwort und Abholrecht bekommt. Fehlt etwas, hält Outlook die Mail an und nennt den Grund, zum Beispiel:

• Die Passwort-Mail ist noch nicht vorbereitet.
• Jemand bekommt den Link, aber noch kein Passwort, etwa weil er nach der Passwort-Mail hinzukam.
• Jemand darf über den Link noch nicht abholen.
• Das Passwort steht nicht mehr in der Mail.
• Der Versand der Links beim Senden ist gescheitert.

Klicken Sie im Hinweis auf Jetzt erledigen. Der Seitenbereich öffnet sich und holt alles in einem Schritt nach. Danach senden Sie die Mail einfach erneut. Fehlt der Knopf in Ihrer Outlook-Version, öffnen Sie TEPHIA SECURE im Menüband und wählen dort Jetzt erledigen.

Der Seitenbereich zeigt dieselben Punkte schon vorher im Kasten Vor dem Senden noch offen. Ist alles erledigt, steht im grünen Feld „Alles bereit. Sie können die Mail jetzt senden.“ Mails ohne vorbereitete Sendung gehen ohne Prüfung durch.

Rückfrage zu „mailto“

Das klassische Outlook fragt mitunter, ob das Add-in „mailto“ öffnen darf. Der Seitenbereich erinnert dann kurz daran. Kreuzen Sie Meine Auswahl immer merken an und wählen Sie Öffnen. Dann fragt Outlook auf diesem Rechner nicht mehr.

Ihre IT kann das auch für alle Rechner Ihrer Organisation freigeben; dann fragt Outlook gar nicht erst. Wie das geht, steht in der Anleitung für Administratoren im Kapitel „Outlook-Add-in: Richtlinien und Netzwerk“.

Technische Details

Hängt oder scheitert etwas, erscheint unten im Seitenbereich Technische Details. Dort steht jeder Schritt mit Uhrzeit. Klappen Sie den Bereich auf und machen Sie ein Bildschirmfoto für Ihre IT oder den Support.

Für Empfänger: abholen und ablegen

Dieses Kapitel ist für alle, die über TEPHIA SECURE Dateien erhalten oder um Unterlagen gebeten werden. Sie brauchen kein Konto und müssen nichts installieren. Es genügt ein aktueller Browser.

Datei abholen

Den Link bekommen Sie per Mail, entweder direkt vom Absender oder von TEPHIA SECURE mit dem Betreff „… hat Ihnen eine verschlüsselte Datei bereitgestellt“, bei mehreren Dateien „… hat Ihnen verschlüsselte Dateien bereitgestellt“. Das Passwort erhalten Sie getrennt davon vom Absender, etwa am Telefon oder in einer zweiten Mail. TEPHIA SECURE verschickt nie ein Passwort.

1. Öffnen Sie den Link, zum Beispiel mit Datei abholen in der Mail, bei mehreren Dateien Dateien abholen.
2. Die Seite Datei abholen zeigt Dateiname, Größe, Absender, Frist und die verbleibenden Abrufversuche.
3. Geben Sie das Passwort ein. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung. Am sichersten kopieren Sie es vollständig.
4. Klicken Sie auf Entschlüsseln und speichern.

Ihr Browser lädt die Datei, entschlüsselt sie und speichert sie, meist im Download-Ordner. Mehrere Dateien kommen als ZIP. Danach meldet die Seite: „Die Datei wurde entschlüsselt und gespeichert. Sie ist jetzt vom Server gelöscht.“ Ein zweites Abholen ist nicht möglich. Bewahren Sie die Datei deshalb gut auf.

E-Mail-Adresse per Code bestätigen

Hat der Absender festgelegt, wer abholen darf, erscheint zuerst Bitte bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse.

1. Geben Sie unter Ihre E-Mail-Adresse die Adresse ein, an die die Sendung gerichtet ist.
2. Klicken Sie auf Code anfordern.
3. Sie erhalten eine Mail „Ihr Bestätigungscode zum Abholen“ mit einem sechsstelligen Code. Er gilt 15 Minuten und nur für diese Sendung.
4. Tippen Sie den Code in Code aus der Mail ein. Nach der sechsten Ziffer wird er automatisch geprüft. Alternativ klicken Sie auf Bestätigen.
5. Danach geben Sie das Passwort ein wie oben.

Kommt kein Code, prüfen Sie die Schreibweise der Adresse und Ihren Spam-Ordner. Mit Neuen Code anfordern kommt ein neuer. Die Seite antwortet aus Sicherheitsgründen immer gleich, auch wenn die Adresse nicht berechtigt ist.

Abrufversuche

Jeder Klick auf Entschlüsseln und speichern zählt als Versuch. Sie haben drei Versuche. Die Seite zeigt, wie viele noch übrig sind. Sind alle verbraucht, ist die Datei gesperrt. Dann bitten Sie den Absender, sie neu zu senden.

Weitere Meldungen und was sie bedeuten:

Was der Absender erfährt

Der Absender erhält eine Meldung, sobald Sie abgeholt haben. Sein Nachweis enthält den Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und den daraus abgeleiteten ungefähren Standort. Er sieht auch, ob der Link aus der Mail geöffnet wurde und ob Ihre Adresse per Code bestätigt ist. Den Inhalt der Datei kennen nur Sie und der Absender.

Dateien in einen Briefkasten ablegen

Werden Sie um Unterlagen gebeten, bekommen Sie einen Link zu einem Briefkasten, etwa in einer Mail „… bittet Sie, Dateien verschlüsselt zu übermitteln“. Das Passwort kommt getrennt vom Absender der Anfrage.

1. Öffnen Sie den Link, zum Beispiel mit Dateien ablegen. Die Seite zeigt, für wen Sie ablegen, und gegebenenfalls einen Hinweis.
2. Ziehen Sie Dateien oder Ordner in das Feld oder klicken Sie auf Dateien wählen oder Ordner wählen. Jede Datei wird einzeln verschlüsselt.
3. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf Verschlüsseln und ablegen.
4. Für weitere Dateien klicken Sie auf Weitere Dateien hinzufügen. Das Passwort bleibt dabei im Feld stehen.
5. Sind Sie fertig, klicken Sie auf Alle Dateien hochgeladen. Dann wird der Empfänger benachrichtigt. Klicken Sie nicht, geschieht das automatisch zwei Stunden nach Ihrer ersten Datei.

Auch später können Sie noch Dateien hinzufügen. Öffnen Sie dazu den Link erneut, solange der Briefkasten offen ist und noch nicht abgerufen wurde. Danach nimmt er nichts mehr an, und Sie bitten um einen neuen Briefkasten. Nach zu vielen falschen Passwörtern wird der Briefkasten für Sie gesperrt. Wenden Sie sich dann an den Absender der Anfrage.

Keine Mail bekommen?

Sehen Sie in Ihrem Spam- oder Junk-Ordner nach. Link-Mails von TEPHIA SECURE tragen den Namen des Absenders im Betreff. Findet sich nichts, fragen Sie beim Absender nach.

Etwas kommt Ihnen verdächtig vor?

Unten auf der Abhol- und der Ablageseite steht Missbrauch melden. Beschreiben Sie kurz, was Ihnen aufgefallen ist, zum Beispiel ein unbekannter Absender oder eine Zahlungsaufforderung. Der Absender erfährt nicht, wer gemeldet hat.

Häufige Fragen

Passwörter und Links

Ich habe das Passwort einer Sendung verloren. Können Sie es mir schicken?

Nein. Das Passwort entsteht in Ihrem Browser und wird nirgends gespeichert. Niemand kann es wiederherstellen, auch der Betreiber nicht. Das ist der Kern der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Senden Sie die Dateien einfach neu, mit neuem Link und neuem Passwort.

Und wenn das Passwort eines Briefkastens fehlt?

Suchen Sie in Ihrem Postfach nach der Mail „Zugangsdaten für Ihren Briefkasten …“. Im geöffneten Briefkasten hilft Wo ist das Passwort?. Auch Ihr Mandant kennt das Passwort. Als letzter Weg bleibt Absender erneut bitten, siehe Briefkasten.

Der Link ist abgelaufen. Was nun?

Eine abgelaufene Sendung ist gelöscht und lässt sich nicht verlängern. Senden Sie die Dateien neu. Bei einem abgelaufenen Briefkasten legen Sie einen neuen an.

Kann ich Link und Passwort in dieselbe Mail schreiben?

Bitte nicht. Wer diese eine Mail abfängt, hätte dann beides. Nutzen Sie zwei Wege, zum Beispiel den Link per Mail und das Passwort am Telefon. Am einfachsten lassen Sie TEPHIA SECURE den Link senden, siehe Dateien senden.

Empfänger

Der Empfänger kann die Datei nicht öffnen.

Prüfen Sie mit ihm:

• Hat er das Passwort vollständig und in der richtigen Groß- und Kleinschreibung eingegeben?
• Sind seine drei Abrufversuche schon verbraucht? Das sehen Sie unter Nachweise. Dann senden Sie neu.
• Wurde schon abgeholt, etwa von einem anderen Empfänger über den gemeinsamen Link?
• Ist die Frist abgelaufen?
• Wartet er auf einen Bestätigungscode? Dann sollte er im Spam-Ordner nachsehen.

Die Anleitung für Empfänger steht unter Für Empfänger. Sie können ihm den Link auf diese Hilfe schicken: https://tephia.com/help

Eine Empfängeradresse wird abgelehnt oder gelb markiert.

Gelb markiert die Seite Adressen, bei denen sie einen Tippfehler in einer verbreiteten Mail-Domain vermutet. Der Knopf daneben, etwa gmail.com?, übernimmt den Vorschlag. Ist die Adresse doch richtig, klicken Sie ein zweites Mal auf Link senden; dann wird gesendet.

Lautet die Meldung „An … lassen sich keine E-Mails zustellen. Bitte prüfen Sie die Adresse.“, nimmt die Domain laut DNS keine E-Mails an, meist wegen eines Tippfehlers. Prüfen Sie die Schreibweise oder fragen Sie den Empfänger nach seiner Adresse. Rot markierte Adressen sind keine gültigen E-Mail-Adressen. Mehr dazu unter Dateien senden.

Merke ich, wenn ein Link nicht ankommt?

Weist das Mailsystem des Empfängers die Mail zurück, ja: Sie bekommen eine Mail „Nicht zustellbar: Mail an …“, und unter Nachweise steht in Rot „nicht zustellbar an …“. Verwirft es die Mail still, erfährt niemand davon, und der Vorgang bleibt offen. Sicher belegt ist der Empfang erst mit der Abholung.

Braucht der Empfänger ein Konto?

Nein. Abholen und Ablegen gehen ohne Konto und ohne Installation, nur mit dem Browser.

Dateien und Technik

Wie groß darf eine Sendung sein?

Je nach Tarif bis 500 MB (Starter), 1 GB (Team) oder 2 GB (Business und Enterprise) je Sendung, im Testzeitraum 100 MB. Mehrere Dateien oder ein Ordner werden zu einem ZIP gebündelt, das zusammen darunter bleiben muss. Im Briefkasten gilt die Grenze je einzelne Datei. Größere Datenmengen teilen Sie auf mehrere Sendungen auf.

Welchen Browser brauche ich?

Einen aktuellen Browser. Verschlüsselt wird im Browser selbst, dafür braucht es keine Erweiterung. Die Seite muss über https:// aufgerufen werden, sonst stellt der Browser die Verschlüsselung nicht bereit.

Geht das auch auf dem Smartphone?

Die Seiten laufen im Browser und damit grundsätzlich auch auf Smartphone und Tablet. Die Datei wird dabei im Speicher des Geräts verschlüsselt oder entschlüsselt. Bei großen Dateien ist ein Computer deshalb die bessere Wahl.

Das Outlook-Add-in gibt es für Outlook auf dem Smartphone nicht.

Daten und Aufbewahrung

Wo liegen die Daten?

Die Server stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland. Mehr dazu steht auf der Startseite im Abschnitt „Wo Ihre Daten liegen“. Die Dateien liegen dort nur verschlüsselt.

Wie lange werden Dateien aufbewahrt?

• Eine Sendung bleibt bis zur Abholung auf dem Server, längstens bis zum Ablaufdatum. Das Datum steht nach dem Hochladen auf der Seite. Danach wird sie gelöscht.
• Dateien in einem Briefkasten werden gelöscht, sobald Sie alle abgerufen haben, der Briefkasten geschlossen wird oder abläuft.
• Nachweise bewahrt Ihre Organisation so lange auf, wie sie es eingestellt hat. Die Dauer steht unten unter Nachweise. Danach werden die Einträge inhaltlich geleert, die Kette bleibt prüfbar.

Kann der Betreiber meine Dateien lesen?

Nein. Auf dem Server liegen die Dateien nur verschlüsselt, der Schlüssel wird nie gespeichert. Was der Server sieht, steht im Überblick.