Οδηγός

Επισκόπηση

Το TEPHIA SECURE είναι μια υπηρεσία για την κρυπτογραφημένη ανταλλαγή εμπιστευτικών αρχείων. Απευθύνεται σε επαγγέλματα που δεσμεύονται από επαγγελματικό απόρρητο, όπως φοροτεχνικούς, δικηγορικά γραφεία και συμβολαιογράφους, καθώς και σε όλους όσοι δεν θέλουν τα αρχεία τους να βρίσκονται μη κρυπτογραφημένα στα γραμματοκιβώτια τρίτων.

Τι μπορείτε να κάνετε

• Αποστολή αρχείων: ανεβάζετε αρχεία και διαβιβάζετε έναν σύνδεσμο παραλαβής και έναν κωδικό πρόσβασης. Βλ. Αποστολή αρχείων.
• Αίτηση εγγράφων: μια θυρίδα κατάθεσης δέχεται αρχεία από πελάτες, χωρίς να χρειάζονται λογαριασμό. Βλ. Θυρίδα κατάθεσης.
• Τεκμηρίωση: κάθε παραλαβή καταγράφεται. Για τον φάκελο του πελάτη δημιουργείτε ένα αποδεικτικό παράδοσης σε PDF. Βλ. Αποδεικτικά.
• Εργασία από το Outlook: με το πρόσθετο Outlook στέλνετε αρχεία και ζητάτε έγγραφα χωρίς να ανοίξετε την εφαρμογή. Βλ. Πρόσθετο Outlook.

Η κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο με απλά λόγια

Για κάθε αποστολή, το πρόγραμμα περιήγησής σας δημιουργεί έναν τυχαίο κωδικό πρόσβασης. Με αυτόν κρυπτογραφεί τα αρχεία πριν φύγουν από τον υπολογιστή σας. Ο διακομιστής διατηρεί μόνο κρυπτογραφημένα δεδομένα και δεν αποθηκεύει ποτέ το κλειδί. Τα αρχεία αποκρυπτογραφούνται ξανά μόνο στο πρόγραμμα περιήγησης του παραλήπτη.

Χωρίς τον κωδικό πρόσβασης κανείς δεν μπορεί να ανοίξει τα αρχεία — ούτε καν ο πάροχος της υπηρεσίας. Γι' αυτό και ένας χαμένος κωδικός πρόσβασης δεν μπορεί να ανακτηθεί.

Τι βλέπει ο διακομιστής και τι όχι

Αυτές οι πληροφορίες απαιτούνται για τη δημιουργία του αποδεικτικού παράδοσης. Θα τις βρείτε στα Αποδεικτικά.

Ρόλοι

Οι παραλήπτες και οι πελάτες δεν χρειάζονται λογαριασμό. Παραλαμβάνουν αρχεία μέσω συνδέσμου ή τα καταθέτουν σε μια θυρίδα κατάθεσης. Τι βλέπουν περιγράφεται στην ενότητα Για παραλήπτες.

Δομή της εφαρμογής

Μετά τη σύνδεση βλέπετε επάνω τις ενότητες Αποστολή αρχείου, Θυρίδα κατάθεσης και Αποδεικτικά. Πάνω δεξιά υπάρχει ένα κουμπί με τη διεύθυνση e-mail σας και τον οργανισμό σας. Ανοίγει το μενού λογαριασμού με τα Λογαριασμός, Βοήθεια και Αποσύνδεση. Οι κάτοχοι και οι διαχειριστές βρίσκουν εκεί επιπλέον τη Διαχείριση.

Αν υπάρχει κάτι σημαντικό για τον οργανισμό σας, για παράδειγμα μια εκκρεμής σύμβαση, κάτω από την πλοήγηση εμφανίζεται μια γραμμή ειδοποιήσεων. Δείχνει πάντα μόνο την πιο επείγουσα ειδοποίηση. Οι υπόλοιπες ανοίγουν με «+1 ακόμη», «+2 ακόμη» κ.ο.κ.

Σε κάθε οθόνη, ένας σύνδεσμος όπως Βοήθεια για την αποστολή σας οδηγεί απευθείας στο αντίστοιχο κεφάλαιο αυτού του οδηγού.

Κάτω αριστερά, το Πώς λειτουργεί; ανοίγει μια σύντομη επισκόπηση. Εκεί αναφέρονται επίσης το μεγαλύτερο δυνατό μέγεθος αρχείου και η προθεσμία παραλαβής.

Σύνδεση

Συνδέεστε στην αρχική σελίδα https://tephia.com. Δεξιά βρίσκεται η κάρτα Σύνδεση με τρεις καρτέλες: Microsoft, Κωδικός πρόσβασης και Κλειδί πρόσβασης. Όταν ανοίγει η σελίδα, είναι επιλεγμένη η καρτέλα Microsoft. Ο οργανισμός σας αποφασίζει ποιος τρόπος ισχύει για εσάς.

Με Microsoft (επαγγελματικός λογαριασμός)

1. Επιλέξτε την καρτέλα Microsoft, αν δεν είναι ήδη επιλεγμένη.
2. Κάντε κλικ στο Σύνδεση με επαγγελματικό λογαριασμό.
3. Συνδεθείτε ως συνήθως με τον εταιρικό σας λογαριασμό Microsoft.

Σε αυτή την περίπτωση τον κωδικό πρόσβασης και τον δεύτερο παράγοντα τα διαχειρίζεται ο οργανισμός σας στο Microsoft 365, όχι το TEPHIA SECURE. Οι προσωπικοί λογαριασμοί Microsoft δεν επιτρέπονται.

Αν δείτε ένα μήνυμα ότι δεν έχει ρυθμιστεί πρόσβαση για τη διεύθυνσή σας, ζητήστε πρόσκληση από τους διαχειριστές σας.

Με διεύθυνση e-mail, κωδικό πρόσβασης και κωδικό επαλήθευσης

1. Επιλέξτε την καρτέλα Κωδικός πρόσβασης.
2. Συμπληρώστε τα πεδία Διεύθυνση e-mail και Κωδικός πρόσβασης και κάντε κλικ στο Συνέχεια.
3. Εισαγάγετε τον εξαψήφιο κωδικό στο πεδίο Κωδικός από την εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας και κάντε κλικ στο Σύνδεση.

Αν κάτι δεν είναι σωστό, το μήνυμα είναι πάντα το ίδιο: «Η σύνδεση δεν είναι δυνατή. Ελέγξτε τη διεύθυνση e-mail, τον κωδικό πρόσβασης και τον κωδικό.» Έτσι η φόρμα δεν αποκαλύπτει ποιο στοιχείο ήταν λάθος. Μετά από πολλές αποτυχημένες απόπειρες ο λογαριασμός κλειδώνεται για λίγα λεπτά.

Με κλειδί ασφαλείας ή κλειδί πρόσβασης

1. Επιλέξτε την καρτέλα Κλειδί πρόσβασης.
2. Κάντε κλικ στο Σύνδεση με κλειδί ασφαλείας ή κλειδί πρόσβασης.
3. Επιβεβαιώστε στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης με το PIN, το δακτυλικό αποτύπωμα, το πρόσωπό σας ή με ένα άγγιγμα του κλειδιού.

Δεν απαιτείται ούτε κωδικός πρόσβασης ούτε κωδικός επαλήθευσης. Πρέπει να έχετε καταχωρίσει ένα κλειδί ή κλειδί πρόσβασης, για παράδειγμα YubiKey, Windows Hello, Touch ID ή Face ID.

Πρώτη ρύθμιση πρόσβασης

Οι διαχειριστές σας σάς προσκαλούν. Λαμβάνετε ένα e-mail με θέμα «Λάβατε πρόσκληση για το TEPHIA SECURE». Η πρόσκληση ισχύει έως την ημερομηνία που αναφέρεται στο e-mail.

Κάντε κλικ στο Ρύθμιση πρόσβασης στο e-mail. Η σελίδα προσφέρει ό,τι επιτρέπει ο οργανισμός σας: αν συνδέεται με Microsoft, κάντε κλικ στο Σύνδεση με Microsoft και συνδεθείτε με τον επαγγελματικό σας λογαριασμό — έτσι ρυθμίζεται η πρόσβασή σας. Για ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ή γραμματοκιβώτιο λειτουργίας η Microsoft δεν επιτρέπει σύνδεση· η σελίδα το επισημαίνει και τότε ρυθμίζετε κωδικό πρόσβασης. Για δικό σας κωδικό πρόσβασης:

1. Επιλέξτε έναν κωδικό στο πεδίο Νέος κωδικός πρόσβασης και επαναλάβετέ τον. Πρέπει να έχει τουλάχιστον 12 χαρακτήρες και να μην περιέχει ούτε το τμήμα της διεύθυνσης e-mail σας πριν από το @ ούτε το όνομα του οργανισμού σας ή του TEPHIA SECURE. Συνηθισμένοι ή διαρρεύσαντες κωδικοί και απλά μοτίβα όπως «Password2024!» ή «qwerty123456» απορρίπτονται· κατάλληλες είναι πολλές τυχαίες λέξεις ή ένας κωδικός από διαχειριστή κωδικών πρόσβασης. Κάντε κλικ στο Συνέχεια.
2. Στο Επιλέξτε τον δεύτερο παράγοντα, επιλέξτε Κλειδί ασφαλείας ή κλειδί πρόσβασης (συνιστάται) ή Εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας.
3. Για κλειδί ή κλειδί πρόσβασης, το πρόγραμμα περιήγησης σάς ζητά επιβεβαίωση. Στη συνέχεια είστε αμέσως συνδεδεμένοι.
4. Για την εφαρμογή, σαρώστε τον κωδικό QR, για παράδειγμα με το Microsoft Authenticator ή το Google Authenticator. Αν δεν μπορείτε να σαρώσετε, αντιγράψτε το εμφανιζόμενο Κλειδί στην εφαρμογή. Στη συνέχεια εισαγάγετε τον εξαψήφιο κωδικό και κάντε κλικ στο Ολοκλήρωση ρύθμισης.

Τον άλλο παράγοντα μπορείτε να τον προσθέσετε αργότερα στον Λογαριασμό.

Ξεχάσατε τον κωδικό πρόσβασης

1. Στην καρτέλα Κωδικός πρόσβασης, κάντε κλικ στο Ξεχάσατε τον κωδικό πρόσβασης;.
2. Εισαγάγετε τη διεύθυνση e-mail σας και κάντε κλικ στο Αίτηση συνδέσμου.
3. Ανοίξτε το e-mail «Επαναφορά κωδικού πρόσβασης» και κάντε κλικ στο Ορισμός νέου κωδικού πρόσβασης. Ο σύνδεσμος ισχύει δύο ώρες.
4. Επιλέξτε νέο κωδικό πρόσβασης.

Ο δεύτερος παράγοντας παραμένει αμετάβλητος. Για τη σύνδεση εξακολουθείτε να χρειάζεστε τον κωδικό επαλήθευσης ή το κλειδί σας.

Χάσατε τον δεύτερο παράγοντα

Αν δεν έχετε πλέον πρόσβαση στην εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας ή στο κλειδί ασφαλείας, επικοινωνήστε με τους διαχειριστές του οργανισμού σας. Μπορούν να επαναφέρουν την πρόσβασή σας. Αυτό υπενθυμίζει και η σημείωση στο κάτω μέρος της καρτέλας Κωδικός πρόσβασης. Δεν υπάρχουν κωδικοί ανάκτησης.

Στη συνέχεια λαμβάνετε ένα e-mail «Η πρόσβασή σας επαναφέρθηκε» με το κουμπί Επαναρρύθμιση πρόσβασης. Ο σύνδεσμος μπορεί να χρησιμοποιηθεί μία φορά και μόνο για περιορισμένο χρόνο. Στη συνέχεια ορίζετε νέο κωδικό πρόσβασης και νέο δεύτερο παράγοντα, όπως στην πρώτη ρύθμιση.

Αν συνδέεστε με Microsoft, σας βοηθά το τμήμα πληροφορικής σας στο Microsoft 365.

Αποσύνδεση

Κάντε κλικ στο κουμπί με τη διεύθυνση e-mail σας πάνω δεξιά και επιλέξτε Αποσύνδεση στο μενού λογαριασμού.

Αποστολή αρχείων

Μια αποστολή αποτελείται από ένα ή περισσότερα αρχεία, έναν σύνδεσμο παραλαβής και έναν κωδικό πρόσβασης. Διαβιβάζετε τον σύνδεσμο και τον κωδικό πρόσβασης στον παραλήπτη από διαφορετικά κανάλια.

Επιλογή και ανέβασμα αρχείων

1. Ανοίξτε την Αποστολή αρχείου.
2. Σύρετε αρχεία ή ολόκληρους φακέλους στην περιοχή Σύρετε αρχεία εδώ. Εναλλακτικά κάντε κλικ στο Επιλογή αρχείων ή στο Επιλογή φακέλου. Η «Επιλογή φακέλου» προκαλεί ένα ερώτημα ασφαλείας από το πρόγραμμα περιήγησης· η μεταφορά ενός φακέλου με σύρσιμο όχι.
3. Πολλά αρχεία ή ένας φάκελος συγκεντρώνονται σε ένα ZIP μέσα στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Με το σταυρό αφαιρείτε ξανά ένα αρχείο από τη λίστα.
4. Εισαγάγετε μια Περιγραφή (προαιρετική), για παράδειγμα τον αριθμό φακέλου. Εμφανίζεται στην προβολή κατάστασης, στο ημερολόγιο και στο αποδεικτικό παράδοσης. Ο παραλήπτης λαμβάνει το ZIP με αυτό το όνομα.
5. Κάντε κλικ στο Κρυπτογράφηση και δημιουργία συνδέσμου. Αφήστε τη σελίδα ανοιχτή μέχρι να εμφανιστεί το μήνυμα Το αρχείο κρυπτογραφήθηκε.

Ανάλογα με το πρόγραμμά σας, κάθε αποστολή μπορεί να έχει μέγεθος έως 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ή 2 GB (Business και Enterprise), κατά τη δοκιμαστική περίοδο έως 100 MB. Το όριο ισχύει για ολόκληρο το ZIP. Τα μεγάλα αρχεία κρυπτογραφούνται και ανεβαίνουν σε τμήματα. Αν η σύνδεση διακοπεί για λίγο, η σελίδα στέλνει ξανά μόνο το τμήμα που επηρεάστηκε. Το πρόγραμμά σας περιορίζει επίσης τον αριθμό των αποστολών ανά ημέρα και τον χρησιμοποιούμενο αποθηκευτικό χώρο. Αν συμπληρωθεί ένα όριο, η σελίδα εμφανίζει σχετικό μήνυμα.

Μετά το ανέβασμα: σύνδεσμος και κωδικός πρόσβασης

Η σελίδα αναφέρει Το αρχείο κρυπτογραφήθηκε και δείχνει από κάτω έως πότε μπορεί να παραληφθεί η αποστολή. Ακολουθούν δύο βήματα:

1. Διαβίβαση συνδέσμου: επιλέξτε πώς θα φτάσει ο σύνδεσμος στον παραλήπτη: Αποστολή από το TEPHIA SECURE, Δικό σας πρόγραμμα e-mail ή Διαβίβαση μόνοι σας. Το πρόγραμμα περιήγησής σας θυμάται την επιλογή σας για την επόμενη φορά.
2. Κωδικός πρόσβασης από άλλο κανάλι: εδώ βρίσκετε τον κωδικό πρόσβασης με κουμπί αντιγραφής. Τον δημιούργησε το πρόγραμμα περιήγησής σας. Υπάρχει μόνο σε αυτή τη σελίδα· ο διακομιστής δεν τον γνωρίζει.

Αποστολή του συνδέσμου από το TEPHIA SECURE

Με αυτόν τον τρόπο το TEPHIA SECURE στέλνει τον σύνδεσμο στον παραλήπτη και η διεύθυνση καταγράφεται στα αποδεικτικά σας.

1. Στην ενότητα Διαβίβαση συνδέσμου, επιλέξτε Αποστολή από το TEPHIA SECURE.
2. Εισαγάγετε τις Διευθύνσεις e-mail των παραληπτών. Χωρίστε περισσότερες διευθύνσεις με κόμμα, ερωτηματικό (;), κενό ή Enter· η καθεμία εμφανίζεται ως ξεχωριστό πλαίσιο, που μπορείτε να το αφαιρέσετε με το ×. Οι μη έγκυρες διευθύνσεις επισημαίνονται με κόκκινο. Αν η σελίδα υποψιάζεται τυπογραφικό λάθος σε έναν διαδεδομένο τομέα e-mail, για παράδειγμα δύο γράμματα με αντεστραμμένη σειρά στο gmail.com, η διεύθυνση επισημαίνεται με κίτρινο και εμφανίζει την πρόταση ως κουμπί, για παράδειγμα gmail.com;. Ένα κλικ σε αυτό την εφαρμόζει.
3. Προαιρετικά κάντε κλικ στο + Προσθήκη μηνύματος και γράψτε ένα Σύντομο μήνυμα (προαιρετικό).
4. Κάντε κλικ στο Αποστολή συνδέσμου. Με περισσότερες διευθύνσεις, το κουμπί γράφει Αποστολή συνδέσμων (N), με τον αριθμό των διευθύνσεων. Αν ανάμεσά τους υπάρχει διεύθυνση με κίτρινη σήμανση, το πρώτο κλικ δεν στέλνει ακόμη, αλλά εμφανίζει «Ελέγξτε τις διευθύνσεις με κίτρινη σήμανση. Ένα ακόμη κλικ τα στέλνει ούτως ή άλλως.» Μόνο το δεύτερο κλικ στέλνει.
5. Μια διεύθυνση στην οποία δεν ήταν δυνατή η αποστολή παραμένει στο πεδίο, και το μήνυμα αναφέρει τον λόγο, για παράδειγμα «…: μη έγκυρη διεύθυνση e-mail».

Κάθε παραλήπτης λαμβάνει τον δικό του προσωπικό σύνδεσμο και μπορεί να παραλάβει μία φορά με αυτόν. Το αποδεικτικό δείχνει ποιος παρέλαβε. Το TEPHIA SECURE στέλνει μόνο τον σύνδεσμο, ποτέ τον κωδικό πρόσβασης. Τον κωδικό πρόσβασης τον διαβιβάζετε εσείς, για παράδειγμα τηλεφωνικά ή με ξεχωριστό e-mail.

Πριν από την αποστολή, το TEPHIA SECURE ελέγχει αν ο τομέας κάθε διεύθυνσης δέχεται καθόλου e-mail. Αν σίγουρα δεν δέχεται, το μήνυμα είναι «Δεν είναι δυνατή η παράδοση e-mail στο …. Ελέγξτε τη διεύθυνση.» Η διεύθυνση παραμένει τότε στο πεδίο και δεν αποστέλλεται τίποτα σε αυτήν.

Αν ο τομέας δέχεται e-mail αλλά ο διακομιστής του παραλήπτη απορρίψει το μήνυμα, για παράδειγμα επειδή το γραμματοκιβώτιο δεν υπάρχει, το e-mail επιστρέφει ως μη παραδοτέο. Το TEPHIA SECURE αξιολογεί αυτή την απάντηση: συνήθως μέσα σε λίγα λεπτά λαμβάνετε ένα e-mail «Αδύνατη παράδοση: e-mail προς …», και στα Αποδεικτικά εμφανίζεται στην αποστολή με κόκκινο «αδύνατη παράδοση σε …». Αν η σελίδα μετά τη μεταφόρτωση είναι ακόμη ανοιχτή, στείλτε από εκεί τον σύνδεσμο στη σωστή διεύθυνση· διαφορετικά στείλτε ξανά τα αρχεία. Αν δεν έρθει τέτοιο μήνυμα, αυτό δεν αποδεικνύει την παράδοση, επειδή ορισμένα συστήματα αλληλογραφίας απορρίπτουν e-mail σιωπηλά.

Για να μη γίνεται κατάχρηση της αποστολής για μαζικά e-mail, ισχύουν όρια: ανά χρήστη και ώρα 30 ενέργειες αποστολής και 50 παραλήπτες, ανά οργανισμό και ημέρα 300 παραλήπτες. Ισχύουν για όλους τους συνδέσμους που στέλνει το TEPHIA SECURE, και για τη θυρίδα κατάθεσης. Αν συμπληρωθεί ένα όριο, η σελίδα εμφανίζει «Έχετε γράψει σε πάρα πολλούς παραλήπτες σε σύντομο χρόνο. Δοκιμάστε ξανά αργότερα.» ή «Πάρα πολλά αιτήματα. Περιμένετε λίγο.» Οι υπόλοιπες διευθύνσεις δεν επιχειρούνται πλέον και παραμένουν στο πεδίο.

Σύνδεσμος και κωδικός πρόσβασης σε δικά σας e-mail

Στην ενότητα Διαβίβαση συνδέσμου, επιλέξτε Δικό σας πρόγραμμα e-mail. Το Άνοιγμα e-mail με τον σύνδεσμο ανοίγει ένα έτοιμο e-mail στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας· ο κωδικός πρόσβασης δεν περιέχεται σε αυτό. Στην ενότητα Κωδικός πρόσβασης από άλλο κανάλι, το Αποστολή ως ξεχωριστό e-mail ανοίγει ένα δεύτερο έτοιμο e-mail με τον κωδικό πρόσβασης. Συμπληρώστε σε καθένα τον παραλήπτη και στείλτε τα δύο e-mail χωριστά. Ακόμη πιο ασφαλές είναι να διαβιβάσετε τον κωδικό πρόσβασης από άλλο κανάλι, για παράδειγμα τηλεφωνικά ή μέσω messenger.

Αυτός ο κοινόχρηστος σύνδεσμος ισχύει για μία παραλαβή. Όποιος παραλάβει πρώτος παίρνει το αρχείο.

Προστασία του κοινόχρηστου συνδέσμου

Με το Διαβίβαση μόνοι σας, ο σύνδεσμος παραλαβής εμφανίζεται για αντιγραφή, για παράδειγμα σε ένα messenger. Αν διαβιβάζετε έτσι τον σύνδεσμο εσείς, ενδεχομένως σε περισσότερους παραλήπτες, ορίστε ποιος μπορεί να παραλάβει:

1. Στην ενότητα Διαβίβαση μόνοι σας, αναπτύξτε το Μόνο συγκεκριμένες διευθύνσεις μπορούν να παραλάβουν.
2. Εισαγάγετε έως δέκα διευθύνσεις στο Εξουσιοδοτημένες διευθύνσεις e-mail (έως 10), χωρισμένες με κόμμα, ερωτηματικό (;) ή κενό.
3. Κάντε κλικ στο Περιορισμός σε αυτές τις διευθύνσεις.

Κατά την παραλαβή κάθε παραλήπτης επιβεβαιώνει τη διεύθυνσή του με έναν κωδικό που αποστέλλεται με e-mail και μπορεί να παραλάβει μία φορά. Και εδώ το TEPHIA SECURE ελέγχει πρώτα αν κάθε τομέας δέχεται e-mail και διαφορετικά απορρίπτει με το μήνυμα «Δεν είναι δυνατή η παράδοση e-mail στο …. Ελέγξτε τη διεύθυνση.»· οι διευθύνσεις μετρούν στα παραπάνω όρια. Μπορείτε να το ενεργοποιήσετε μόνο εφόσον κανείς δεν έχει ζητήσει ακόμη το αρχείο μέσω του κοινόχρηστου συνδέσμου. Με την «Αποστολή από το TEPHIA SECURE» δεν χρειάζεται — εκεί κάθε παραλήπτης έχει ήδη τον δικό του σύνδεσμο.

Αν το e-mail με τον κωδικό επιβεβαίωσης επιστρέψει ως μη παραδοτέο, ενημερώνεστε με τον ίδιο τρόπο, με e-mail και στα Αποδεικτικά. Μια εξουσιοδοτημένη διεύθυνση δεν μπορεί να αφαιρεθεί ξανά. Αν ήταν λάθος, στείλτε ξανά το αρχείο και εξουσιοδοτήστε τη σωστή διεύθυνση.

Ισχύς, παραλαβή και απόπειρες

• Κάθε παραλήπτης μπορεί να παραλάβει μία φορά. Στη συνέχεια η αποστολή διαγράφεται από τον διακομιστή· με προσωπικούς συνδέσμους μόνο αφού παραλάβουν όλοι.
• Αν δεν χρησιμοποιηθεί, η αποστολή λήγει την ημερομηνία που εμφανίζεται μετά το ανέβασμα κάτω από το Το αρχείο κρυπτογραφήθηκε και διαγράφεται.
• Κάθε παραλήπτης έχει τρεις απόπειρες παραλαβής. Αν αποτύχουν όλες, για παράδειγμα λόγω λάθος κωδικού πρόσβασης, η αποστολή αποκλείεται. Τότε στείλτε ξανά τα αρχεία.
• Για κάθε παραλαβή λαμβάνετε ένα e-mail «Παραλήφθηκε: …». Την κατάσταση τη βλέπετε στα Αποδεικτικά και δίπλα στη φόρμα, στις Πρόσφατες αποστολές.

Προειδοποίηση κατά την έξοδο από τη σελίδα

Αν δεν έχετε ούτε αντιγράψει τον κωδικό πρόσβασης ούτε κάνει κλικ στο Αποστολή ως ξεχωριστό e-mail, η σελίδα ρωτά πριν από την έξοδο: «Δεν έχετε ακόμη αντιγράψει ή στείλει με e-mail τον κωδικό πρόσβασης για αυτή την αποστολή. Υπάρχει μόνο εδώ — εμείς δεν τον γνωρίζουμε. Να κλείσει η σελίδα;»

Αν βγείτε παρ' όλα αυτά, ο κωδικός πρόσβασης χάνεται. Οι παραλήπτες δεν μπορούν να ανοίξουν την αποστολή και πρέπει να τη στείλετε ξανά.

Αίτηση εγγράφων (θυρίδα κατάθεσης)

Μια θυρίδα κατάθεσης δέχεται αρχεία από έξω, για παράδειγμα από πελάτες ή από τον αντίδικο. Ο αποστολέας δεν χρειάζεται λογαριασμό. Τα αρχεία του κρυπτογραφούνται στο πρόγραμμα περιήγησής του με τον κωδικό πρόσβασης της θυρίδας πριν μεταφερθούν.

Δημιουργία θυρίδας κατάθεσης

1. Ανοίξτε τη Θυρίδα κατάθεσης. Αν έχετε ήδη ανοιχτές θυρίδες, κάντε κλικ στο Δημιουργία άλλης θυρίδας κατάθεσης.
2. Εισαγάγετε μια Περιγραφή, για παράδειγμα «Υπόθεση Παπαδόπουλου».
3. Γράψτε προαιρετικά μια Σημείωση για τον αποστολέα (προαιρετική). Εμφανίζεται στη σελίδα όπου ο πελάτης σας καταθέτει αρχεία.
4. Κάντε κλικ στο Δημιουργία θυρίδας κατάθεσης.

Η σελίδα αναφέρει τώρα Η θυρίδα κατάθεσης είναι έτοιμη και δείχνει τα ίδια δύο βήματα όπως μετά την αποστολή: Διαβίβαση συνδέσμου και Κωδικός πρόσβασης από άλλο κανάλι. Ταυτόχρονα το TEPHIA SECURE στέλνει τον σύνδεσμο κατάθεσης και τον κωδικό πρόσβασης στη δική σας διεύθυνση e-mail, με θέμα «Στοιχεία πρόσβασης για τη θυρίδα κατάθεσης …». Έτσι μπορείτε να βρείτε αργότερα τον κωδικό πρόσβασης. Η Επαναποστολή στοιχείων πρόσβασης σε εμένα στέλνει το e-mail άλλη μία φορά.

Διαβίβαση συνδέσμου και κωδικού πρόσβασης στον πελάτη

Στην ενότητα Διαβίβαση συνδέσμου, επιλέξτε έναν από τους τρεις τρόπους. Το πρόγραμμα περιήγησής σας θυμάται την επιλογή, και για την αποστολή αρχείων.

• Αποστολή από το TEPHIA SECURE: εισαγάγετε τη διεύθυνση e-mail, προαιρετικά ένα σύντομο μήνυμα μέσω του + Προσθήκη μηνύματος, και κάντε κλικ στο Αποστολή συνδέσμου. Μπορείτε να εισαγάγετε πολλές διευθύνσεις μαζί, χωρισμένες με κόμμα, ερωτηματικό (;), κενό ή Enter· όλοι οι παραλήπτες καταθέτουν στην ίδια θυρίδα. Η κίτρινη σήμανση με πρόταση για πιθανά τυπογραφικά λάθη, ο έλεγχος του τομέα και τα όρια ισχύουν όπως στην ενότητα Αποστολή αρχείων. Αποστέλλεται μόνο ο σύνδεσμος και η διεύθυνση καταγράφεται στα αποδεικτικά σας. Αν το e-mail επιστρέψει ως μη παραδοτέο, λαμβάνετε ένα e-mail, και στα Αποδεικτικά εμφανίζεται στη θυρίδα κατάθεσης με κόκκινο «αδύνατη παράδοση σε …». Στείλτε τότε τον σύνδεσμο στη σωστή διεύθυνση· τον βρίσκετε και στο e-mail σας «Στοιχεία πρόσβασης για τη θυρίδα κατάθεσης …».
• Δικό σας πρόγραμμα e-mail: το Άνοιγμα e-mail με τον σύνδεσμο ανοίγει ένα έτοιμο e-mail στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, χωρίς τον κωδικό πρόσβασης.
• Διαβίβαση μόνοι σας: δείχνει τον σύνδεσμο κατάθεσης για αντιγραφή.

Στην ενότητα Κωδικός πρόσβασης από άλλο κανάλι, ο κωδικός πρόσβασης εμφανίζεται για αντιγραφή. Το Αποστολή ως ξεχωριστό e-mail ανοίγει ένα δεύτερο έτοιμο e-mail για αυτόν.

Διαβιβάζετε πάντα τον κωδικό πρόσβασης χωριστά από τον σύνδεσμο, ιδανικά τηλεφωνικά. Τι κάνει στη συνέχεια ο πελάτης σας περιγράφεται στην ενότητα Για παραλήπτες.

Ειδοποίηση για νέα αρχεία

Λαμβάνετε ένα e-mail «… νέα αρχεία στη θυρίδα κατάθεσης …» με το κουμπί Άνοιγμα θυρίδας κατάθεσης. Φτάνει μόλις ο πελάτης σας κάνει κλικ στο Όλα τα αρχεία μεταφορτώθηκαν. Αν δεν κάνει κλικ, φτάνει αυτόματα δύο ώρες μετά το πρώτο νέο αρχείο του.

Παραλαβή αρχείων

1. Ανοίξτε τη Θυρίδα κατάθεσης. Η λίστα δείχνει τις ανοιχτές θυρίδες σας με τον αριθμό αρχείων, το μέγεθος και την προθεσμία.
2. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα δίπλα στη θυρίδα.
3. Εισαγάγετε τον κωδικό στο πεδίο Κωδικός πρόσβασης θυρίδας κατάθεσης, για παράδειγμα από το e-mail με τα στοιχεία πρόσβασης.
4. Κάντε κλικ στο Παραλαβή δίπλα σε ένα αρχείο. Το πρόγραμμα περιήγησης το φορτώνει, το αποκρυπτογραφεί και το αποθηκεύει.
5. Με δύο ή περισσότερα αρχεία διατίθεται το Παραλαβή όλων των αρχείων. Τότε λαμβάνετε όλα τα αρχεία σε ένα αρχείο ZIP.

Τα αρχεία που παραλήφθηκαν επισημαίνονται ως «παραλήφθηκε». Γιατί χρειάζεστε κωδικό πρόσβασης, παρότι είστε συνδεδεμένοι, το εξηγεί το Γιατί πρέπει να εισαγάγω κωδικό πρόσβασης; δίπλα στο πεδίο: η σύνδεση ανοίγει για εσάς την υπηρεσία, όχι τα αρχεία.

Αυτόματο κλείσιμο

Μόλις παραλάβετε όλα τα αρχεία, η θυρίδα κλείνει από μόνη της και το περιεχόμενό της διαγράφεται. Από εκεί και πέρα δεν δέχεται τίποτα. Ο πελάτης σας βλέπει τότε μια σημείωση που του ζητά να ζητήσει νέα θυρίδα.

Ο κωδικός πρόσβασης χάθηκε

Στην ανοιχτή θυρίδα, κάντε κλικ στο Πού είναι ο κωδικός πρόσβασης;. Εκεί αναφέρεται πότε και σε ποια διεύθυνση στάλθηκε ο κωδικός. Ο πελάτης σας γνωρίζει επίσης τον κωδικό, επειδή τον χρειάστηκε για να καταθέσει τα αρχεία. Ζητήστε του τον, αλλά όχι με e-mail.

Αν αυτό δεν βοηθήσει, απομένει το Νέο αίτημα στον αποστολέα:

1. Ελέγξτε τις Διεύθυνση(εις) e-mail του αποστολέα. Είναι προσυμπληρωμένες με τις διευθύνσεις στις οποίες στάλθηκε ο σύνδεσμος μέχρι τώρα, το πολύ πέντε.
2. Προσαρμόστε το Μήνυμα προς τον αποστολέα.
3. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση θυρίδας και αίτημα στον αποστολέα.

Και εδώ το TEPHIA SECURE ελέγχει πρώτα αν οι τομείς των διευθύνσεων δέχονται e-mail και διαφορετικά απορρίπτει με το μήνυμα «Δεν είναι δυνατή η παράδοση e-mail στο …. Ελέγξτε τη διεύθυνση.» Δημιουργείται νέα θυρίδα με νέο κωδικό πρόσβασης. Η προηγούμενη κλείνει και τα αρχεία της διαγράφονται οριστικά. Τον νέο κωδικό τον διαβιβάζετε εσείς. Αν κάποιο από αυτά τα e-mail επιστρέψει ως μη παραδοτέο, ενημερώνεστε όπως περιγράφεται παραπάνω.

Κλείσιμο και λήξη

• Για να κλείσετε μια θυρίδα, κάντε κλικ στο Κλείσιμο στη λίστα. Μετά την ερώτηση «Οριστική διαγραφή θυρίδας κατάθεσης και περιεχομένου;», κάντε κλικ στο Διαγραφή.
• Κάθε θυρίδα είναι διαθέσιμη έως την ημερομηνία που εμφανίζεται στη λίστα. Στη συνέχεια κλείνει αυτόματα και το περιεχόμενό της διαγράφεται.

Αποδεικτικά

Κάθε αποστολή καταγράφεται χωρίς κενά: αποστολή, αποστολή συνδέσμου, άνοιγμα συνδέσμου, αδύνατη παράδοση, παραλαβή, κατάθεση, παραλαβή από θυρίδα κατάθεσης. Στα Αποδεικτικά βλέπετε την κατάσταση των αποστολών σας και δημιουργείτε ένα αποδεικτικό σε PDF για τον φάκελο του πελάτη.

Κατάσταση και ημερολόγιο

Επάνω επιλέγετε την περίοδο: 30 ημέρες, 90 ημέρες (προεπιλογή), 1 έτος ή Όλα. Υπάρχουν δύο προβολές:

• Η προβολή κατάστασης δείχνει για κάθε αποστολή αν έχει παραληφθεί. Είναι αυτό που βλέπετε όταν ανοίγετε τη σελίδα.
• Το ημερολόγιο δείχνει κάθε μεμονωμένο συμβάν με ημερομηνία και ώρα, διεύθυνση IP και τοποθεσία. Το ανοίγετε με το Πλήρες ημερολόγιο κάτω από τις λίστες.

Κατάσταση

Επάνω βρίσκονται τα πλακίδια Ανοιχτές, Παραλήφθηκαν, Δεν παραλήφθηκαν και Ανοιχτές θυρίδες κατάθεσης, το καθένα με τον αριθμό του. Ένα κλικ σε ένα πλακίδιο φιλτράρει αντίστοιχα τις λίστες: οι Ανοιχτές θυρίδες κατάθεσης εμφανίζουν μόνο τις θυρίδες κατάθεσης, τα υπόλοιπα πλακίδια μόνο τις αποστολές. Οι Ανοιχτές περιλαμβάνουν και τις αποστολές που παραλήφθηκαν εν μέρει. Ένα δεύτερο κλικ στο ίδιο πλακίδιο εμφανίζει ξανά τα πάντα. Το πεδίο αναζήτησης δίπλα στην περίοδο βρίσκει περιγραφές, αριθμούς φακέλων, ονόματα αρχείων και παραλήπτες.

Στις Αποστολές, κάθε αποστολή έχει μία γραμμή με την κατάστασή της και το κουμπί Μεμονωμένο αποδεικτικό. Οι καταστάσεις:

Για κάθε αποστολή βλέπετε επίσης πότε στάλθηκε, σε ποιον πήγε ο σύνδεσμος και ποιος έχει ήδη παραλάβει. Το «ανοίχτηκε ο σύνδεσμος από το e-mail» σημαίνει ότι η σελίδα παραλαβής ανοίχτηκε μέσω του προσωπικού συνδέσμου. Σε σπάνιες περιπτώσεις αυτό μπορεί να το προκαλέσει και ένας αυτόματος σαρωτής του συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόνο η παραλαβή αποδεικνύει τη λήψη.

Στις Θυρίδες κατάθεσης βλέπετε για κάθε θυρίδα πόσα αρχεία έχουν φτάσει και παραληφθεί, και αν είναι ανοιχτή, όλα παραλήφθηκαν, κλειστή, κλειστή, έληξε, αντικαταστάθηκε ή αποκλείστηκε μετά από αποτυχημένες απόπειρες.

Αν ένα e-mail που έστειλε το TEPHIA SECURE σε παραλήπτη επιστρέψει ως μη παραδοτέο, στη γραμμή της αποστολής ή της θυρίδας κατάθεσης εμφανίζεται με κόκκινο «αδύνατη παράδοση σε …» με τη διεύθυνση. Αυτό ισχύει για τους συνδέσμους και για τον κωδικό επιβεβαίωσης προς εξουσιοδοτημένες διευθύνσεις. Συνήθως η ένδειξη εμφανίζεται λίγα λεπτά μετά την αποστολή, μερικές φορές μόνο μετά από ώρες. Επιπλέον λαμβάνετε ένα e-mail «Αδύνατη παράδοση: e-mail προς …» με την απάντηση του διακομιστή αλληλογραφίας του παραλήπτη, και στο ημερολόγιο εμφανίζεται το συμβάν Αδύνατη παράδοση e-mail. Ελέγξτε τη διεύθυνση και στείλτε ξανά στη σωστή. Δεν ειδοποιεί κάθε σύστημα αλληλογραφίας: αν λείπει η ένδειξη, αυτό δεν σημαίνει ότι το e-mail έφτασε σίγουρα. Μόνο η παραλαβή αποδεικνύει τη λήψη.

Ημερολόγιο

Ανοίγετε το ημερολόγιο με το Πλήρες ημερολόγιο κάτω από τις λίστες· με το ← Πίσω στην κατάσταση επιστρέφετε. Παραθέτει όλα τα συμβάντα της επιλεγμένης περιόδου. Κάτω από τις λίστες υπάρχουν έως τρία κουμπιά κειμένου: Πλήρες ημερολόγιο (στο ημερολόγιο, στη θέση του, ← Πίσω στην κατάσταση), Εξαγωγή CSV και, μόνο για τον κάτοχο και τους ελεγκτές, Επαλήθευση αλυσίδας. Η Εξαγωγή CSV κατεβάζει τα συμβάντα ως υπολογιστικό φύλλο. Με την Επαλήθευση αλυσίδας ελέγχετε ότι οι εγγραφές είναι αμετάβλητες. Το αποτέλεσμα εμφανίζεται ακριβώς κάτω από τα κουμπιά, για παράδειγμα «Η αλυσίδα είναι ακέραιη: … εγγραφές, από τις οποίες … άδειασαν μετά την περίοδο διατήρησης.» ή «Ο έλεγχος εντόπισε … ανωμαλία(ες).» Αν η εξαγωγή CSV αποτύχει, το μήνυμα εμφανίζεται επίσης εκεί.

Μεμονωμένο αποδεικτικό σε PDF

Στη γραμμή κάθε αποστολής υπάρχει το Μεμονωμένο αποδεικτικό. Δημιουργεί ένα PDF που περιέχει ακριβώς αυτή τη μία αποστολή. Έτσι δεν καταλήγουν δεδομένα άλλων πελατών σε έναν φάκελο πελάτη.

Το αποδεικτικό παράδοσης περιέχει:

• θέμα, αναφορά αποστολής, υπεύθυνο πρόσωπο, οργανισμό και ημερομηνία και ώρα δημιουργίας
• το αποτέλεσμα με λόγια, για παράδειγμα πότε και μέσω ποιου συνδέσμου παραλήφθηκε το αρχείο ή ότι ένα e-mail δεν μπόρεσε να παραδοθεί
• το περιεχόμενο της αποστολής, με τα ονόματα αρχείων όπως τα έδωσε ο αποστολέας
• όλα τα συμβάντα με ημερομηνία και ώρα, εμπλεκόμενους, διεύθυνση IP και κατά προσέγγιση τοποθεσία
• την τιμή ελέγχου, τη διεύθυνση για την ηλεκτρονική επαλήθευση και έναν κωδικό QR
• το άθροισμα ελέγχου (SHA-256) κάθε αρχείου και αν το επιβεβαίωσε το πρόγραμμα περιήγησης του παραλήπτη μετά την αποκρυπτογράφηση

Το αποδεικτικό αποτυπώνει την κατάσταση κατά τη στιγμή της δημιουργίας του. Αν προστεθεί κάτι αργότερα, για παράδειγμα μια παραλαβή, δημιουργήστε το ξανά. Στον Λογαριασμό μπορείτε να ορίσετε να σας αποστέλλεται αυτόματα με e-mail μετά από κάθε παραλαβή.

Γιατί το αποδεικτικό είναι αξιόπιστο

• Αλυσίδα hash: κάθε συμβάν συνδέεται κρυπτογραφικά με το προηγούμενο. Αν μια εγγραφή αλλαχθεί, αφαιρεθεί ή προστεθεί εκ των υστέρων, η αλυσίδα σπάει και αυτό γίνεται ορατό.
• Υπογραφή και χρονοσφραγίδα: το PDF φέρει ψηφιακή υπογραφή. Κάθε μεταγενέστερη αλλαγή ακυρώνει την υπογραφή. Μια χρονοσφραγίδα ανεξάρτητης αρχής αποδεικνύει πότε δημιουργήθηκε.
• Σφραγίδα αλυσίδας: μία φορά την ημέρα η κατάσταση όλων των αλυσίδων αποδεικτικών διασφαλίζεται σε ένα υπογεγραμμένο έγγραφο. Το αποδεικτικό περιέχει τα δεδομένα που απαιτούνται για τον επανυπολογισμό.
• Επαλήθευση online: στη διεύθυνση https://tephia.com/verify ή μέσω του κωδικού QR, οποιοσδήποτε μπορεί να ελέγξει χωρίς λογαριασμό αν ένα αποδεικτικό είναι αμετάβλητο. Χρειάζονται η αναφορά αποστολής και η τιμή ελέγχου από το τέλος του PDF. Κατά τη διαδικασία δεν αποκαλύπτεται τίποτα. Αν έχετε το ίδιο το αρχείο, μπορείτε να το συγκρίνετε εκεί με το αποδεικτικό παράδοσης· το αρχείο δεν φεύγει από τον υπολογιστή σας.

Ποιος βλέπει τις αποστολές σας

Κανονικά βλέπετε μόνο τις δικές σας αποστολές. Αν ο οργανισμός σας έχει ενεργοποιήσει την κοινή ορατότητα, οι κάτοχοι και οι διαχειριστές βλέπουν τις αποστολές όλων των χρηστών. Ο ρόλος του ελεγκτή τις βλέπει πάντα. Όποιος έχει αυτή την ορατότητα επιλέγει μεταξύ Οι αποστολές μου και Ολόκληρος ο οργανισμός στο πεδίο επιλογής πριν από την περίοδο.

Σε αυτή την περίπτωση όλοι οι χρήστες βλέπουν αυτή την πρόταση κάτω από την επικεφαλίδα Αποδεικτικά: «Οι αποστολές όλων των χρηστών του οργανισμού σας είναι ορατές στους διαχειριστές και στον ρόλο ελεγκτή.»

Στο κάτω μέρος της σελίδας βλέπετε πόσο καιρό διατηρεί ο οργανισμός σας τα αποδεικτικά. Από τις παλαιότερες εγγραφές αφαιρείται το περιεχόμενο· η αλυσίδα παραμένει επαληθεύσιμη.

Λογαριασμός και ασφάλεια

Στην ενότητα Λογαριασμός διαχειρίζεστε τη σύνδεσή σας και ρυθμίζετε το αυτόματο αποδεικτικό παράδοσης. Την ανοίγετε από το μενού λογαριασμού: κάντε κλικ στο κουμπί με τη διεύθυνση e-mail σας πάνω δεξιά και επιλέξτε Λογαριασμός.

Η σελίδα έχει δύο ομάδες: Σύνδεση και Ειδοποιήσεις. Κάθε κάρτα δείχνει πρώτα την τρέχουσα κατάσταση. Η φόρμα από κάτω εμφανίζεται μόνο όταν κάνετε κλικ στο Αλλαγή ή στο Προσθήκη. Ποιες κάρτες εμφανίζονται εξαρτάται από το αν συνδέεστε με Microsoft ή με κωδικό πρόσβασης.

Σύνδεση με Microsoft

Αν συνδέεστε με τον εταιρικό σας λογαριασμό Microsoft, εδώ δεν υπάρχουν ρυθμίσεις για τον κωδικό πρόσβασης ή τον δεύτερο παράγοντα. Τα διαχειρίζεστε στον λογαριασμό σας Microsoft, στις «Πληροφορίες ασφαλείας». Το κουμπί Άνοιγμα πληροφοριών ασφαλείας Microsoft σας μεταφέρει εκεί. Αν δυσκολευτείτε, μπορεί να σας βοηθήσει το τμήμα πληροφορικής σας.

Αλλαγή κωδικού πρόσβασης

1. Στην κάρτα Κωδικός πρόσβασης, κάντε κλικ στο Αλλαγή.
2. Συμπληρώστε τα πεδία Τρέχων κωδικός πρόσβασης, Νέος κωδικός πρόσβασης και Επανάληψη νέου κωδικού πρόσβασης.
3. Κάντε κλικ στο Αλλαγή κωδικού πρόσβασης.

Στη συνέχεια αποσυνδέεστε παντού. Συνδεθείτε ξανά με τον νέο κωδικό πρόσβασης.

Εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας

Η κάρτα δείχνει αν η σύνδεσή σας προστατεύεται από εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας. Για νέο κινητό ή άλλη εφαρμογή:

1. Κάντε κλικ στο Αλλαγή στην κάρτα.
2. Συμπληρώστε το πεδίο Ο κωδικός πρόσβασής σας για επιβεβαίωση.
3. Κάντε κλικ στο Αντικατάσταση εφαρμογής ελέγχου ταυτότητας. Αν δεν έχετε ακόμη εφαρμογή, το κουμπί γράφει Ρύθμιση εφαρμογής ελέγχου ταυτότητας.
4. Σαρώστε τον κωδικό QR με τη νέα εφαρμογή ή αντιγράψτε σε αυτήν το Κλειδί.
5. Εισαγάγετε τον κωδικό στο πεδίο Κωδικός από τη νέα εφαρμογή και κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση νέας εφαρμογής.

Η προηγούμενη εφαρμογή συνεχίζει να λειτουργεί μέχρι να επιβεβαιωθεί η νέα. Το Ακύρωση αφήνει τα πάντα όπως ήταν. Μετά την αλλαγή οι άλλες συνεδρίες σας αποσυνδέονται και λαμβάνετε σχετικό e-mail. Αν το παλιό κινητό δεν υπάρχει πια, οι διαχειριστές σας μπορούν να επαναφέρουν την πρόσβασή σας· βλ. Σύνδεση.

Κλειδιά ασφαλείας και κλειδιά πρόσβασης

Ένα κλειδί ασφαλείας, όπως ένα YubiKey, ή ένα κλειδί πρόσβασης, όπως Windows Hello, Touch ID ή Face ID, αντικαθιστά τον κωδικό από την εφαρμογή. Δεν μπορεί να υποκλαπεί με phishing, επειδή απαντά μόνο στον ιστότοπο για τον οποίο δημιουργήθηκε.

Για να προσθέσετε ένα:

1. Στην κάρτα Κλειδιά ασφαλείας και κλειδιά πρόσβασης, κάντε κλικ στο Προσθήκη.
2. Εισαγάγετε προαιρετικά μια Περιγραφή (προαιρετική), για παράδειγμα «YubiKey στα κλειδιά μου».
3. Συμπληρώστε το πεδίο Ο κωδικός πρόσβασής σας (για επιβεβαίωση).
4. Κάντε κλικ στο Προσθήκη κλειδιού και επιβεβαιώστε στο παράθυρο του προγράμματος περιήγησης.

Η κάρτα δείχνει πόσα κλειδιά είναι καταχωρισμένα και παραθέτει το καθένα με την ημέρα που προστέθηκε και την ημέρα που χρησιμοποιήθηκε τελευταία φορά. Η Αφαίρεση διαγράφει ένα κλειδί. Τον τελευταίο σας δεύτερο παράγοντα δεν μπορείτε να τον καταργήσετε. Ιδανικά, ρυθμίστε αμέσως ένα δεύτερο κλειδί ως εφεδρικό. Για κάθε νέο κλειδί λαμβάνετε ένα e-mail.

Πρόσθετο Outlook

Αν συνδέεστε με κωδικό πρόσβασης, η κάρτα Πρόσθετο Outlook δείχνει πόσες συνδέσεις είναι ενεργές και παραθέτει κάθε σύνδεση του πρόσθετου Outlook, με «Συνδέθηκε στις», «τελευταία χρήση στις» και «ισχύει έως». Η Αποσύνδεση τερματίζει μία από αυτές, για παράδειγμα για έναν υπολογιστή που δεν χρησιμοποιείτε πλέον.

Μια σύνδεση διαρκεί 30 ημέρες. Τερματίζεται επίσης όταν αλλάζετε τον κωδικό πρόσβασης ή τον δεύτερο παράγοντα.

Με Microsoft, το πρόσθετο συνδέεται συνήθως μέσω της σύνδεσής σας στο Outlook· γι' αυτό δεν υπάρχει λίστα. Αν συνδέθηκε μέσω δικού του παραθύρου σύνδεσης, για παράδειγμα για γραμματοκιβώτια σε τοπικό Exchange Server, η σύνδεση εμφανίζεται εδώ· διαρκεί 7 ημέρες από την τελευταία χρήση, το πολύ 30 ημέρες. Ο σύνδεσμος Πώς ρυθμίζεται το πρόσθετο Outlook οδηγεί στη σελίδα ρύθμισης. Περισσότερα στο Πρόσθετο Outlook.

Αποδεικτικό κατά την παραλαβή

Αυτή η κάρτα βρίσκεται στην ομάδα Ειδοποιήσεις. Μόλις ένας παραλήπτης παραλάβει, ειδοποιείστε με e-mail. Αν το επιθυμείτε, επισυνάπτεται το πλήρες αποδεικτικό παράδοσης σε PDF.

1. Επιλέξτε το Αυτόματη αποστολή του αποδεικτικού παράδοσης ως PDF.
2. Αν το αποδεικτικό πρέπει να πηγαίνει σε άλλο γραμματοκιβώτιο, για παράδειγμα σε αυτό από το οποίο τηρούνται οι φάκελοί σας, επιλέξτε Διαφορετικός παραλήπτης και εισαγάγετε τη Διεύθυνση προορισμού. Πρέπει να ανήκει σε επαληθευμένο τομέα του οργανισμού σας.
3. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Αν ο οργανισμός σας το έχει αποφασίσει για όλους, βλέπετε μια σημείωση αντί για την επιλογή.

Γλώσσα και εμφάνιση

Επάνω δεξιά υπάρχουν δύο στοιχεία ελέγχου:

• Η επιλογή γλώσσας αλλάζει τη γλώσσα της διεπαφής, για παράδειγμα σε Deutsch, Français, Italiano ή Nederlands. Η σελίδα επαναφορτώνεται.
• Το στρογγυλό κουμπί με φεγγάρι ή ήλιο (Αλλαγή εμφάνισης) εναλλάσσει μεταξύ φωτεινής και σκοτεινής εμφάνισης.

Ο οργανισμός σας ορίζει για όλους τη γλώσσα των αποδεικτικών παράδοσης και των ειδοποιήσεων, ανεξάρτητα από τη δική σας επιλογή.

Πρόσθετο Outlook

Με το πρόσθετο στέλνετε αρχεία και ζητάτε έγγραφα απευθείας κατά τη σύνταξη ενός e-mail. Η κορδέλα εμφανίζει τότε δύο κουμπιά στην ομάδα TEPHIA SECURE: Ασφαλής αποστολή και Αίτηση εγγράφων. Δεξιά ανοίγει ένα παράθυρο εργασιών. Εκεί γίνεται η κρυπτογράφηση· τα ίδια τα αρχεία δεν περνούν από το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Το πρόσθετο λειτουργεί στο νέο και στο κλασικό Outlook για Windows, στο Outlook στο web και στο Outlook για Mac (εκεί με γραμματοκιβώτια στο Microsoft 365). Εμφανίζεται μόνο κατά τη σύνταξη, όχι κατά την ανάγνωση. Το εγκαθιστά το τμήμα πληροφορικής σας.

Στο Outlook στο web και στο νέο Outlook, το πρόσθετο βρίσκεται σε ένα νέο e-mail στις Εφαρμογές. Για να παραμένει στη γραμμή εργαλείων: στο μενού Εφαρμογές, κάντε δεξί κλικ στο TEPHIA SECURE και επιλέξτε Καρφίτσωμα, ή στις Ρυθμίσεις → Αλληλογραφία → Προσαρμογή ενεργειών επιλέξτε το TEPHIA SECURE. Αν λείπει από τις Εφαρμογές, αποσυνδεθείτε μία φορά από το Outlook στο web και συνδεθείτε ξανά.

Σύνδεση

Την πρώτη φορά που το ανοίγετε, επιλέξτε:

• Σύνδεση με Microsoft (το κύριο κουμπί): το πρόσθετο αναλαμβάνει τη σύνδεσή σας από το Outlook. Την πρώτη φορά επιβεβαιώνετε σύντομα μία φορά. Όπου το Outlook δεν το προσφέρει, για παράδειγμα για γραμματοκιβώτια σε τοπικό Exchange Server, ανοίγει ένα παράθυρο για τη σύνδεση Microsoft· η σύνδεση διαρκεί τότε 7 ημέρες από την τελευταία χρήση, το πολύ 30 ημέρες.
• Σύνδεση με κωδικό πρόσβασης (ο σύνδεσμος από κάτω): ανοίγει ένα παράθυρο. Συμπληρώστε τα πεδία Διεύθυνση e-mail, Κωδικός πρόσβασης και Κωδικός από την εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας και κάντε κλικ στο Σύνδεση. Η σύνδεση διαρκεί 30 ημέρες για αυτό το Outlook.

Αν το παράθυρο δεν ανοίγει, επιτρέψτε τα αναδυόμενα παράθυρα για το Outlook. Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών βλέπετε «Συνδεδεμένος ως …» με Αποσύνδεση. Τον κωδικό πρόσβασης, τον δεύτερο παράγοντα και όλα τα υπόλοιπα τα αλλάζετε στο TEPHIA SECURE στο πρόγραμμα περιήγησης.

Ασφαλής αποστολή

1. Δημιουργήστε ένα νέο e-mail και εισαγάγετε τους παραλήπτες στο Προς ή στο Κοιν..
2. Κάντε κλικ στο Ασφαλής αποστολή.
3. Σύρετε αρχεία στο πεδίο «Σύρετε αρχεία εδώ ή επιλέξτε» ή κάντε κλικ μέσα σε αυτό στο επιλέξτε. Ολόκληρους φακέλους απλώς τους σύρετε μέσα· στο παράθυρο εργασιών δεν υπάρχει κουμπί για επιλογή φακέλου. Συνολικά ανά αποστολή όσο επιτρέπει το πρόγραμμά σας: 500 MB, 1 GB ή 2 GB, κατά τη δοκιμαστική περίοδο 100 MB.
4. Η Περιγραφή (προαιρετική) είναι προσυμπληρωμένη με το θέμα. Εμφανίζεται στην προβολή κατάστασης και στο αποδεικτικό παράδοσης και, με πολλά αρχεία, ως όνομα του αρχείου ZIP.
5. Στο Παράδοση συνδέσμου, επιλέξτε μία από τις δύο κάρτες. Η επιλογή σας απομνημονεύεται για την επόμενη φορά.
6. Κάντε κλικ στο Κρυπτογράφηση και εισαγωγή στο e-mail.

Στη συνέχεια το παράθυρο εργασιών δείχνει με σημάδια ελέγχου τι έχει ολοκληρωθεί, για παράδειγμα «Ο κωδικός πρόσβασης βρίσκεται στο e-mail». Όταν δεν λείπει πλέον τίποτα, το πράσινο πλαίσιο από κάτω γράφει «Όλα έτοιμα. Μπορείτε τώρα να στείλετε το e-mail.» Με το Εμφάνιση κωδικού πρόσβασης βλέπετε τον κωδικό πρόσβασης, με το Αντιγραφή κωδικού πρόσβασης τον αντιγράφετε και με το Αποστολή κι άλλων αρχείων ξεκινάτε από την αρχή.

Το TEPHIA SECURE στέλνει τον σύνδεσμο (συνιστάται)

Η κάρτα γράφει Το TEPHIA SECURE στέλνει τον σύνδεσμο («Προτείνεται · δικός σύνδεσμος ανά παραλήπτη»). Το πρόσθετο εισάγει στο e-mail σας ένα πλαίσιο με τον κωδικό πρόσβασης, οπότε ο κωδικός πρόσβασης βρίσκεται σε αυτό το e-mail. Στη συνέχεια στείλτε το e-mail ως συνήθως.

Μόνο όταν το στείλετε, κάθε παραλήπτης στο Προς και στο Κοιν. λαμβάνει δικό του e-mail από το TEPHIA SECURE με προσωπικό σύνδεσμο. Ο καθένας μπορεί να παραλάβει μία φορά με αυτόν· δεν χρειάζεται κωδικός επιβεβαίωσης, γι' αυτό σε αυτή την κάρτα το παράθυρο εργασιών κρύβει την επιβεβαίωση με κωδικό. Το αποδεικτικό δείχνει ποιος παρέλαβε. Παραλήπτες που προσθέτετε πριν από την αποστολή λαμβάνουν αυτόματα τον σύνδεσμό τους. Έτσι ο σύνδεσμος και ο κωδικός πρόσβασης φτάνουν από δύο διαφορετικά κανάλια. Ανά αποστολή στέλνονται το πολύ 20 σύνδεσμοι· με περισσότερους παραλήπτες, το πρόσθετο εμφανίζει «Το πολύ 20 παραλήπτες ανά αποστολή.» Το πρόσθετο δεν ελέγχει εκ των προτέρων τις διευθύνσεις· αν κάποια δεν είναι δυνατό να παραδοθεί, το Outlook το αναφέρει για το e-mail σας ως συνήθως.

Το παράθυρο εργασιών δείχνει στη συνέχεια «Ο κωδικός πρόσβασης βρίσκεται στο e-mail» και «Οι σύνδεσμοι πηγαίνουν σε: … κατά την αποστολή». Αν απορρίψετε το e-mail, δεν στέλνονται ούτε σύνδεσμοι. Μετά από περίπου 30 λεπτά σάς το υπενθυμίζει ένα e-mail «Οι σύνδεσμοι δεν έχουν σταλεί ακόμη». Σε παλαιότερες εκδόσεις του Outlook οι σύνδεσμοι στέλνονται αμέσως μετά το ανέβασμα· το παράθυρο εργασιών αναφέρει τότε σε ποιους.

Σύνδεσμος σε αυτό το e-mail

Η κάρτα γράφει Ο σύνδεσμος είναι σε αυτό το e-mail («Τον κωδικό πρόσβασης τον διαβιβάζετε χωριστά», για παράδειγμα τηλεφωνικά ή σε δεύτερο e-mail). Το πρόσθετο εισάγει στο e-mail σας ένα πλαίσιο με τον σύνδεσμο και ανοίγει αμέσως ένα δεύτερο e-mail με τον κωδικό πρόσβασης προς τους ίδιους παραλήπτες. Στείλτε και τα δύο e-mail. Το Επανάνοιγμα e-mail κωδικού πρόσβασης το επαναφέρει· με το Αντιγραφή κωδικού πρόσβασης μπορείτε να τον διαβιβάσετε, για παράδειγμα, τηλεφωνικά. Αν δεν υπάρχουν ακόμη παραλήπτες στο e-mail, το e-mail κωδικού πρόσβασης δεν ανοίγει αυτόματα· το παράθυρο εργασιών εμφανίζει τότε «Δεν υπάρχουν ακόμη παραλήπτες στο e-mail — το e-mail κωδικού πρόσβασης ανοίγει χωρίς παραλήπτες.» και το κουμπί Προετοιμασία e-mail κωδικού πρόσβασης. Σε αυτή την κάρτα, το πράσινο πλαίσιο «Όλα έτοιμα. Μπορείτε τώρα να στείλετε το e-mail.» εμφανίζεται μόνο όταν το e-mail κωδικού πρόσβασης έχει προετοιμαστεί ή σταλεί.

Αν είστε συνδεδεμένοι στο πρόσθετο με Microsoft ή αν το γραμματοκιβώτιό σας βρίσκεται στον Exchange Server της εταιρείας σας, δεν ανοίγει δεύτερο e-mail. Αντί γι' αυτό, το παράθυρο εργασιών εμφανίζει παραλήπτες και κείμενο του e-mail κωδικού πρόσβασης· αλλάξτε ό,τι χρειάζεται και κάντε κλικ στο Αποστολή e-mail κωδικού πρόσβασης. Το e-mail φεύγει απευθείας από το γραμματοκιβώτιό σας και εμφανίζεται στη συνέχεια στα «Απεσταλμένα». Την πρώτη φορά η Microsoft μπορεί να ρωτήσει αν το πρόσθετο επιτρέπεται να στέλνει e-mail εκ μέρους σας· αυτό ισχύει μόνο για αυτά τα e-mail κωδικού πρόσβασης.

Με περισσότερους παραλήπτες, όλοι λαμβάνουν τον ίδιο σύνδεσμο. Ο καθένας επιβεβαιώνει τότε τη διεύθυνσή του με κωδικό κατά την παραλαβή και μπορεί να παραλάβει μία φορά. Με έναν παραλήπτη, μπορείτε να το ενεργοποιήσετε με το Οι παραλήπτες επιβεβαιώνουν τη διεύθυνσή τους με κωδικό. Αυτό το πλαίσιο ελέγχου εμφανίζεται μόνο με την κάρτα Ο σύνδεσμος είναι σε αυτό το e-mail.

Μεταφορά υπαρχόντων συνημμένων

Αν το e-mail έχει ήδη συνημμένα, το παράθυρο εργασιών προσφέρει το Ασφαλής αποστολή των συνημμένων αντ’ αυτού. Τα συνημμένα μεταφέρονται στη λίστα αρχείων και αφαιρούνται από το e-mail μετά το ανέβασμα.

Αίτηση εγγράφων

1. Δημιουργήστε ένα e-mail προς τον πελάτη σας και κάντε κλικ στο Αίτηση εγγράφων.
2. Ελέγξτε την Περιγραφή (προαιρετική) και γράψτε προαιρετικά μια Σημείωση για τον αποστολέα (προαιρετική).
3. Στο Παράδοση συνδέσμου, επιλέξτε μία από τις δύο κάρτες, όπως παραπάνω.
4. Κάντε κλικ στο Δημιουργία θυρίδας κατάθεσης και εισαγωγή στο e-mail.

Ο κωδικός πρόσβασης στέλνεται και σε εσάς, ώστε να μπορείτε αργότερα να ανοίξετε τα κατατεθειμένα αρχεία. Η προβολή ολοκλήρωσης το επιβεβαιώνει με «Ο κωδικός πρόσβασης στάλθηκε και στη διεύθυνση … – για να ανοίξετε αργότερα τα αρχεία». Τα παραλαμβάνετε στο πρόγραμμα περιήγησης, στη Θυρίδα κατάθεσης.

Ο έλεγχος κατά την αποστολή

Κατά την αποστολή, το Outlook ελέγχει αν κάθε παραλήπτης λαμβάνει τον σύνδεσμο, τον κωδικό πρόσβασης και το δικαίωμα παραλαβής. Αν κάτι λείπει, το Outlook κρατά το e-mail και αναφέρει τον λόγο, για παράδειγμα:

• Το e-mail κωδικού πρόσβασης δεν έχει προετοιμαστεί ακόμη.
• Κάποιος λαμβάνει τον σύνδεσμο αλλά ακόμη όχι κωδικό πρόσβασης, για παράδειγμα επειδή προστέθηκε μετά το e-mail κωδικού πρόσβασης.
• Κάποιος δεν μπορεί ακόμη να παραλάβει μέσω του συνδέσμου.
• Ο κωδικός πρόσβασης δεν βρίσκεται πλέον στο e-mail.
• Η αποστολή των συνδέσμων κατά την αποστολή του e-mail απέτυχε.

Κάντε κλικ στο Διόρθωση τώρα στην ειδοποίηση. Το παράθυρο εργασιών ανοίγει και ολοκληρώνει όλες τις εκκρεμότητες σε ένα βήμα. Στη συνέχεια απλώς στείλτε ξανά το e-mail. Αν η έκδοση του Outlook σας δεν έχει τέτοιο κουμπί, ανοίξτε το TEPHIA SECURE στην κορδέλα και επιλέξτε εκεί Διόρθωση τώρα.

Το παράθυρο εργασιών εμφανίζει τα ίδια σημεία εκ των προτέρων στο πλαίσιο Εκκρεμούν πριν από την αποστολή. Μόλις ολοκληρωθούν όλα, το πράσινο πλαίσιο γράφει «Όλα έτοιμα. Μπορείτε τώρα να στείλετε το e-mail.» E-mail χωρίς προετοιμασμένη αποστολή περνούν χωρίς έλεγχο.

Το ερώτημα «mailto»

Το κλασικό Outlook ρωτά μερικές φορές αν το πρόσθετο επιτρέπεται να ανοίξει το «mailto». Το παράθυρο εργασιών σάς υπενθυμίζει τότε σύντομα τι να κάνετε. Επιλέξτε Απομνημόνευση της επιλογής μου και κάντε κλικ στο Άνοιγμα. Στη συνέχεια το Outlook δεν θα ρωτήσει ξανά σε αυτόν τον υπολογιστή.

Το τμήμα πληροφορικής σας μπορεί επίσης να το επιτρέψει για όλους τους υπολογιστές του οργανισμού σας· τότε το Outlook δεν ρωτά καθόλου. Πώς γίνεται αυτό περιγράφεται στον οδηγό για διαχειριστές, στο κεφάλαιο «Πρόσθετο Outlook: πολιτικές και δίκτυο».

Τεχνικές λεπτομέρειες

Αν κάτι κολλήσει ή αποτύχει, στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών εμφανίζονται οι Τεχνικές λεπτομέρειες. Παραθέτουν κάθε βήμα με την ώρα. Αναπτύξτε τις και τραβήξτε ένα στιγμιότυπο οθόνης για το τμήμα πληροφορικής ή την υποστήριξη.

Για παραλήπτες: παραλαβή και κατάθεση

Αυτό το κεφάλαιο απευθύνεται σε όλους όσοι λαμβάνουν αρχεία μέσω του TEPHIA SECURE ή καλούνται να στείλουν έγγραφα. Δεν χρειάζεστε λογαριασμό ούτε να εγκαταστήσετε κάτι. Αρκεί ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης.

Παραλαβή αρχείου

Λαμβάνετε τον σύνδεσμο με e-mail, είτε απευθείας από τον αποστολέα είτε από το TEPHIA SECURE με θέμα «… σάς διέθεσε ένα κρυπτογραφημένο αρχείο», για περισσότερα αρχεία «… σάς διέθεσε κρυπτογραφημένα αρχεία». Τον κωδικό πρόσβασης τον λαμβάνετε χωριστά από τον αποστολέα, για παράδειγμα τηλεφωνικά ή με δεύτερο e-mail. Το TEPHIA SECURE δεν στέλνει ποτέ κωδικό πρόσβασης.

1. Ανοίξτε τον σύνδεσμο, για παράδειγμα με το Παραλαβή αρχείου στο e-mail, για περισσότερα αρχεία Παραλαβή αρχείων.
2. Η σελίδα Παραλαβή αρχείου εμφανίζει το όνομα αρχείου, το μέγεθος, τον αποστολέα, την προθεσμία και τις εναπομείνασες απόπειρες παραλαβής.
3. Εισαγάγετε τον κωδικό στο πεδίο Κωδικός πρόσβασης. Προσέξτε τα κεφαλαία και τα πεζά. Το ασφαλέστερο είναι να τον αντιγράψετε ολόκληρο.
4. Κάντε κλικ στο Αποκρυπτογράφηση και αποθήκευση.

Το πρόγραμμα περιήγησης φορτώνει το αρχείο, το αποκρυπτογραφεί και το αποθηκεύει, συνήθως στον φάκελο λήψεων. Πολλά αρχεία φτάνουν ως ZIP. Η σελίδα αναφέρει στη συνέχεια: «Το αρχείο αποκρυπτογραφήθηκε και αποθηκεύτηκε. Τώρα διαγράφεται από τον διακομιστή.» Δεν μπορεί να παραληφθεί δεύτερη φορά, γι' αυτό φυλάξτε καλά το αρχείο.

Επιβεβαίωση της διεύθυνσης e-mail με κωδικό

Αν ο αποστολέας έχει ορίσει ποιος μπορεί να παραλάβει, βλέπετε πρώτα το Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση e-mail σας.

1. Στο Η διεύθυνση e-mail σας, εισαγάγετε τη διεύθυνση για την οποία προορίζεται η αποστολή.
2. Κάντε κλικ στο Αίτηση κωδικού.
3. Λαμβάνετε ένα e-mail «Ο κωδικός επιβεβαίωσης για την παραλαβή» με εξαψήφιο κωδικό. Ισχύει 15 λεπτά και μόνο για αυτή την αποστολή.
4. Πληκτρολογήστε τον κωδικό στο Κωδικός από το e-mail. Ελέγχεται αυτόματα μετά το έκτο ψηφίο. Εναλλακτικά κάντε κλικ στο Επιβεβαίωση.
5. Στη συνέχεια εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης όπως παραπάνω.

Αν δεν φτάσει κωδικός, ελέγξτε την ορθογραφία της διεύθυνσης και τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το Αίτηση νέου κωδικού στέλνει νέο κωδικό. Για λόγους ασφαλείας η σελίδα απαντά πάντα με τον ίδιο τρόπο, ακόμη κι αν η διεύθυνση δεν είναι εξουσιοδοτημένη.

Απόπειρες παραλαβής

Κάθε κλικ στο Αποκρυπτογράφηση και αποθήκευση μετρά ως απόπειρα. Έχετε τρεις απόπειρες. Η σελίδα δείχνει πόσες απομένουν. Μόλις εξαντληθούν, το αρχείο αποκλείεται. Τότε ζητήστε από τον αποστολέα να το στείλει ξανά.

Άλλα μηνύματα και τι σημαίνουν:

Τι μαθαίνει ο αποστολέας

Ο αποστολέας ειδοποιείται μόλις παραλάβετε. Το αποδεικτικό του περιέχει την ημερομηνία και ώρα, τη διεύθυνση IP σας και την κατά προσέγγιση τοποθεσία που προκύπτει από αυτήν. Βλέπει επίσης αν ανοίχτηκε ο σύνδεσμος από το e-mail και αν η διεύθυνσή σας επιβεβαιώθηκε με κωδικό. Το περιεχόμενο του αρχείου το γνωρίζετε μόνο εσείς και ο αποστολέας.

Κατάθεση αρχείων σε θυρίδα κατάθεσης

Αν σας ζητούνται έγγραφα, λαμβάνετε έναν σύνδεσμο προς μια θυρίδα κατάθεσης, για παράδειγμα σε ένα e-mail «… σάς ζητά να στείλετε αρχεία κρυπτογραφημένα». Ο κωδικός πρόσβασης έρχεται χωριστά από το πρόσωπο που τα ζήτησε.

1. Ανοίξτε τον σύνδεσμο, για παράδειγμα με το Κατάθεση αρχείων. Η σελίδα δείχνει για ποιον καταθέτετε και, εφόσον υπάρχει, μια σημείωση.
2. Σύρετε αρχεία ή φακέλους στην περιοχή ή κάντε κλικ στο Επιλογή αρχείων ή στο Επιλογή φακέλου. Κάθε αρχείο κρυπτογραφείται χωριστά.
3. Εισαγάγετε τον κωδικό στο πεδίο Κωδικός πρόσβασης και κάντε κλικ στο Κρυπτογράφηση και κατάθεση.
4. Για περισσότερα αρχεία, κάντε κλικ στο Προσθήκη αρχείων. Ο κωδικός πρόσβασης παραμένει στο πεδίο.
5. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Όλα τα αρχεία μεταφορτώθηκαν. Ο παραλήπτης ειδοποιείται τότε. Αν δεν κάνετε κλικ, αυτό γίνεται αυτόματα δύο ώρες μετά το πρώτο σας αρχείο.

Μπορείτε να προσθέσετε αρχεία και αργότερα. Απλώς ανοίξτε ξανά τον σύνδεσμο, εφόσον η θυρίδα είναι ανοιχτή και δεν έχει παραληφθεί. Μετά από αυτό δεν δέχεται τίποτα και ζητάτε νέα θυρίδα. Μετά από πολλούς λανθασμένους κωδικούς πρόσβασης η θυρίδα κλειδώνεται για εσάς. Τότε επικοινωνήστε με το πρόσωπο που τα ζήτησε.

Δεν λάβατε e-mail;

Ελέγξτε τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Τα e-mail με σύνδεσμο από το TEPHIA SECURE φέρουν το όνομα του αποστολέα στο θέμα. Αν δεν βρείτε τίποτα, ρωτήστε τον αποστολέα.

Κάτι φαίνεται ύποπτο;

Στο κάτω μέρος των σελίδων παραλαβής και κατάθεσης υπάρχει το Αναφορά κατάχρησης. Περιγράψτε σύντομα τι σας κίνησε την προσοχή, για παράδειγμα άγνωστος αποστολέας ή αίτημα πληρωμής. Ο αποστολέας δεν μαθαίνει ποιος έκανε την αναφορά.

Συχνές ερωτήσεις

Κωδικοί πρόσβασης και σύνδεσμοι

Έχασα τον κωδικό πρόσβασης μιας αποστολής. Μπορείτε να μου τον στείλετε;

Όχι. Ο κωδικός πρόσβασης δημιουργείται στο πρόγραμμα περιήγησής σας και δεν αποθηκεύεται πουθενά. Κανείς δεν μπορεί να τον ανακτήσει, ούτε καν ο πάροχος. Αυτός είναι ο πυρήνας της κρυπτογράφησης από άκρο σε άκρο. Απλώς στείλτε ξανά τα αρχεία, με νέο σύνδεσμο και νέο κωδικό πρόσβασης.

Κι αν λείπει ο κωδικός πρόσβασης μιας θυρίδας κατάθεσης;

Αναζητήστε στα εισερχόμενά σας το e-mail «Στοιχεία πρόσβασης για τη θυρίδα κατάθεσης …». Στην ανοιχτή θυρίδα βοηθά το Πού είναι ο κωδικός πρόσβασης;. Ο πελάτης σας γνωρίζει επίσης τον κωδικό. Ως έσχατη λύση υπάρχει το Νέο αίτημα στον αποστολέα· βλ. Θυρίδα κατάθεσης.

Ο σύνδεσμος έληξε. Τι κάνω τώρα;

Μια αποστολή που έληξε διαγράφεται και δεν μπορεί να παραταθεί. Στείλτε ξανά τα αρχεία. Για μια θυρίδα που έληξε, δημιουργήστε μια νέα.

Μπορώ να βάλω τον σύνδεσμο και τον κωδικό πρόσβασης στο ίδιο e-mail;

Παρακαλούμε όχι. Όποιος υποκλέψει αυτό το ένα e-mail θα είχε και τα δύο. Χρησιμοποιήστε δύο διαφορετικά κανάλια, για παράδειγμα τον σύνδεσμο με e-mail και τον κωδικό πρόσβασης τηλεφωνικά. Ο απλούστερος τρόπος είναι να αφήσετε το TEPHIA SECURE να στείλει τον σύνδεσμο· βλ. Αποστολή αρχείων.

Παραλήπτες

Ο παραλήπτης δεν μπορεί να ανοίξει το αρχείο.

Ελέγξτε μαζί του:

• Εισήγαγε ολόκληρο τον κωδικό πρόσβασης με σωστά κεφαλαία και πεζά;
• Έχουν εξαντληθεί οι τρεις απόπειρες παραλαβής του; Αυτό το βλέπετε στα Αποδεικτικά. Αν ναι, στείλτε ξανά.
• Έχει ήδη παραληφθεί το αρχείο, για παράδειγμα από άλλον παραλήπτη μέσω του κοινόχρηστου συνδέσμου;
• Έχει παρέλθει η προθεσμία;
• Περιμένει κωδικό επιβεβαίωσης; Τότε ας ελέγξει τον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Ο οδηγός για τους παραλήπτες βρίσκεται στην ενότητα Για παραλήπτες. Μπορείτε να του στείλετε τον σύνδεσμο προς αυτή τη βοήθεια: https://tephia.com/help

Μια διεύθυνση παραλήπτη απορρίπτεται ή επισημαίνεται με κίτρινο.

Η σελίδα επισημαίνει με κίτρινο τις διευθύνσεις στις οποίες υποψιάζεται τυπογραφικό λάθος σε έναν διαδεδομένο τομέα e-mail. Το κουμπί δίπλα, για παράδειγμα gmail.com;, εφαρμόζει την πρόταση. Αν η διεύθυνση είναι τελικά σωστή, κάντε κλικ δεύτερη φορά στο Αποστολή συνδέσμου· τότε γίνεται η αποστολή.

Αν το μήνυμα είναι «Δεν είναι δυνατή η παράδοση e-mail στο …. Ελέγξτε τη διεύθυνση.», ο τομέας δεν δέχεται e-mail σύμφωνα με το DNS, συνήθως λόγω τυπογραφικού λάθους. Ελέγξτε την ορθογραφία ή ζητήστε από τον παραλήπτη τη διεύθυνσή του. Οι διευθύνσεις με κόκκινη σήμανση δεν είναι έγκυρες διευθύνσεις e-mail. Περισσότερα στην ενότητα Αποστολή αρχείων.

Θα καταλάβω αν ένας σύνδεσμος δεν φτάσει;

Αν το σύστημα αλληλογραφίας του παραλήπτη απορρίψει το e-mail, ναι: λαμβάνετε ένα e-mail «Αδύνατη παράδοση: e-mail προς …», και στα Αποδεικτικά εμφανίζεται με κόκκινο «αδύνατη παράδοση σε …». Αν το απορρίψει σιωπηλά, κανείς δεν το μαθαίνει, και η διαδικασία παραμένει ανοιχτή. Μόνο η παραλαβή αποδεικνύει με βεβαιότητα τη λήψη.

Χρειάζεται ο παραλήπτης λογαριασμό;

Όχι. Η παραλαβή και η κατάθεση λειτουργούν χωρίς λογαριασμό και χωρίς εγκατάσταση, απλώς στο πρόγραμμα περιήγησης.

Αρχεία και τεχνολογία

Πόσο μεγάλη μπορεί να είναι μια αποστολή;

Ανάλογα με το πρόγραμμα, έως 500 MB (Starter), 1 GB (Team) ή 2 GB (Business και Enterprise) ανά αποστολή, κατά τη δοκιμαστική περίοδο 100 MB. Πολλά αρχεία ή ένας φάκελος συγκεντρώνονται σε ένα ZIP που πρέπει συνολικά να παραμένει κάτω από αυτό το όριο. Σε μια θυρίδα κατάθεσης το όριο ισχύει για κάθε μεμονωμένο αρχείο. Μοιράστε μεγαλύτερους όγκους δεδομένων σε περισσότερες αποστολές.

Ποιο πρόγραμμα περιήγησης χρειάζομαι;

Ένα ενημερωμένο πρόγραμμα περιήγησης. Η κρυπτογράφηση γίνεται στο ίδιο το πρόγραμμα περιήγησης, οπότε δεν χρειάζεται επέκταση. Η σελίδα πρέπει να ανοίγεται μέσω https://· διαφορετικά το πρόγραμμα περιήγησης δεν παρέχει κρυπτογράφηση.

Λειτουργεί σε smartphone;

Οι σελίδες λειτουργούν στο πρόγραμμα περιήγησης και επομένως, κατ' αρχήν, και σε smartphone και tablet. Το αρχείο κρυπτογραφείται ή αποκρυπτογραφείται στη μνήμη της συσκευής. Για μεγάλα αρχεία ένας υπολογιστής είναι η καλύτερη επιλογή.

Το πρόσθετο Outlook δεν είναι διαθέσιμο στο Outlook για smartphone.

Δεδομένα και διατήρηση

Πού φυλάσσονται τα δεδομένα;

Οι διακομιστές βρίσκονται σε κέντρο δεδομένων στη Γερμανία. Η αρχική σελίδα αναφέρει περισσότερα στην ενότητα «Πού φυλάσσονται τα δεδομένα σας». Εκεί τα αρχεία αποθηκεύονται μόνο σε κρυπτογραφημένη μορφή.

Πόσο καιρό διατηρούνται τα αρχεία;

• Μια αποστολή παραμένει στον διακομιστή μέχρι να παραληφθεί, το αργότερο έως την ημερομηνία λήξης της. Η ημερομηνία εμφανίζεται μετά το ανέβασμα. Στη συνέχεια διαγράφεται.
• Τα αρχεία σε μια θυρίδα κατάθεσης διαγράφονται μόλις τα παραλάβετε όλα ή όταν η θυρίδα κλείσει ή λήξει.
• Τα αποδεικτικά διατηρούνται για όσο διάστημα έχει ορίσει ο οργανισμός σας. Η περίοδος εμφανίζεται στο κάτω μέρος της ενότητας Αποδεικτικά. Στη συνέχεια αφαιρείται το περιεχόμενο των εγγραφών· η αλυσίδα παραμένει επαληθεύσιμη.

Μπορεί ο πάροχος να διαβάσει τα αρχεία μου;

Όχι. Στον διακομιστή τα αρχεία αποθηκεύονται μόνο κρυπτογραφημένα και το κλειδί δεν αποθηκεύεται ποτέ. Τι βλέπει ο διακομιστής περιγράφεται στην Επισκόπηση.