Handleiding

Overzicht

TEPHIA SECURE is een dienst voor het versleuteld uitwisselen van vertrouwelijke bestanden. De dienst is bedoeld voor beroepen met een beroepsgeheim, zoals belastingadviseurs, advocatenkantoren en notarissen, en voor iedereen wiens bestanden niet onversleuteld in de mailboxen van anderen horen te staan.

Wat u ermee kunt doen

• Bestanden versturen: u uploadt bestanden en geeft een ophaallink en een wachtwoord door. Zie Bestanden versturen.
• Documenten opvragen: een uploadbox neemt bestanden aan van cliënten, die daarvoor geen account nodig hebben. Zie Uploadbox.
• Bewijzen bijhouden: elke ophaling wordt vastgelegd. Voor het dossier maakt u een bewijs van aflevering als PDF. Zie Bewijzen.
• Werken vanuit Outlook: met de Outlook-invoegtoepassing verstuurt u bestanden en vraagt u documenten op zonder de applicatie te openen. Zie Outlook-invoegtoepassing.

End-to-end-versleuteling in gewone woorden

Voor elke zending maakt uw browser een willekeurig wachtwoord aan. Met dit wachtwoord versleutelt de browser de bestanden voordat ze uw computer verlaten. De server bewaart alleen versleutelde gegevens en slaat de sleutel nooit op. Pas in de browser van de ontvanger worden de bestanden weer ontsleuteld.

Zonder het wachtwoord kan niemand de bestanden openen — zelfs de exploitant van de dienst niet. Daarom kan een verloren wachtwoord ook niet worden hersteld.

Wat de server ziet en wat niet

Het bewijs van aflevering heeft deze gegevens nodig. U vindt ze onder Bewijzen.

Rollen

Ontvangers en cliënten hebben geen account nodig. Zij halen bestanden op via een link of leveren ze aan in een uploadbox. Wat zij te zien krijgen, staat onder Voor ontvangers.

Indeling van de applicatie

Na het aanmelden ziet u bovenaan de onderdelen Bestand versturen, Uploadbox en Bewijzen. Rechtsboven staat een knop met uw e-mailadres en uw organisatie. Die opent het accountmenu met Account, Help en Afmelden. Eigenaren en beheerders vinden daar ook Beheer.

Is er iets belangrijks voor uw organisatie, bijvoorbeeld een openstaand contract, dan verschijnt onder de navigatie een meldingenbalk. Die toont altijd alleen de dringendste melding. Verdere meldingen klapt u open met “+1 meer”, “+2 meer” enzovoort.

Op elk scherm brengt een link zoals Hulp bij versturen u direct naar het bijbehorende hoofdstuk van deze handleiding.

Linksonder opent Hoe werkt dit? een kort overzicht. Daar ziet u ook de maximale bestandsgrootte en de ophaaltermijn.

Aanmelden

U meldt zich aan op de startpagina https://tephia.com. Rechts staat de kaart Aanmelden met drie tabbladen: Microsoft, Wachtwoord en Passkey. Bij het openen van de pagina is Microsoft geselecteerd. Uw organisatie bepaalt welke weg voor u geldt.

Met Microsoft (zakelijk account)

1. Kies het tabblad Microsoft, als dat nog niet is geselecteerd.
2. Klik op Aanmelden met werkaccount.
3. Meld u zoals gewoonlijk aan met uw Microsoft-werkaccount.

In dat geval beheert uw organisatie uw wachtwoord en tweede factor in Microsoft 365, niet TEPHIA SECURE. Persoonlijke Microsoft-accounts zijn niet toegestaan.

Ziet u een melding dat er voor uw adres geen toegang is ingericht, vraag uw beheerders dan om een uitnodiging.

Met e-mailadres, wachtwoord en code

1. Kies het tabblad Wachtwoord.
2. Voer uw E-mailadres en Wachtwoord in en klik op Verder.
3. Voer de zescijferige Code uit uw authenticator-app in en klik op Aanmelden.

Als er iets niet klopt, is de melding altijd dezelfde: “Aanmelden niet mogelijk. Controleer uw e-mailadres, wachtwoord en code.” Zo verraadt het formulier niet welk deel onjuist was. Na te veel mislukte pogingen wordt het account een paar minuten geblokkeerd.

Met een beveiligingssleutel of passkey

1. Kies het tabblad Passkey.
2. Klik op Aanmelden met beveiligingssleutel of passkey.
3. Bevestig in het venster van uw browser met uw pincode, vingerafdruk, gezicht of een aanraking van de sleutel.

Er zijn geen wachtwoord en geen code nodig. U moet wel een sleutel of passkey hebben geregistreerd, bijvoorbeeld een YubiKey, Windows Hello, Touch ID of Face ID.

Toegang voor het eerst instellen

Uw beheerders nodigen u uit. U ontvangt een e-mail met het onderwerp “U bent uitgenodigd voor TEPHIA SECURE”. De uitnodiging is geldig tot de datum die in de e-mail staat.

Klik in de e-mail op Toegang inrichten. De pagina biedt aan wat uw organisatie toestaat: meldt uw organisatie zich aan met Microsoft, klik dan op Aanmelden met Microsoft en meld u aan met uw zakelijke account — daarmee is uw toegang ingericht. Voor een gedeeld postvak of functiepostvak staat Microsoft geen aanmelding toe; de pagina wijst daarop, en u stelt dan een wachtwoord in. Voor een eigen wachtwoord:

1. Kies een Nieuw wachtwoord en herhaal het. Het moet minstens 12 tekens lang zijn en mag noch het deel van uw e-mailadres vóór de @ noch de naam van uw organisatie of van TEPHIA SECURE bevatten. Veelgebruikte of gelekte wachtwoorden en eenvoudige patronen zoals “Wachtwoord2024!” of “qwerty123456” worden geweigerd; meerdere willekeurige woorden of een wachtwoord uit een wachtwoordmanager werken goed. Klik op Verder.
2. Kies onder Kies uw tweede factor voor Beveiligingssleutel of passkey (aanbevolen) of Authenticator-app.
3. Bij een sleutel of passkey vraagt uw browser u om te bevestigen. Daarna bent u direct aangemeld.
4. Bij de app scant u de QR-code, bijvoorbeeld met Microsoft Authenticator of Google Authenticator. Kunt u niet scannen, kopieer dan de getoonde Sleutel naar de app. Voer daarna de zescijferige code in en klik op Inrichting voltooien.

U kunt de andere factor later toevoegen onder Account.

Wachtwoord vergeten

1. Klik op het tabblad Wachtwoord op Wachtwoord vergeten?.
2. Voer uw e-mailadres in en klik op Link aanvragen.
3. Open de e-mail “Wachtwoord opnieuw instellen” en klik op Nieuw wachtwoord instellen. De link is twee uur geldig.
4. Kies een nieuw wachtwoord.

Uw tweede factor blijft ongewijzigd. Om u aan te melden hebt u nog steeds uw code of sleutel nodig.

Tweede factor kwijt

Hebt u geen toegang meer tot uw authenticator-app of beveiligingssleutel, neem dan contact op met de beheerders van uw organisatie. Zij kunnen uw toegang resetten. Daaraan herinnert ook de opmerking onderaan het tabblad Wachtwoord. Er zijn geen herstelcodes.

U ontvangt dan een e-mail “Uw toegang is gereset” met de knop Toegang opnieuw inrichten. De link kan eenmaal en slechts gedurende beperkte tijd worden gebruikt. U stelt dan een nieuw wachtwoord en een nieuwe tweede factor in, net als bij de eerste keer.

Meldt u zich aan met Microsoft, dan helpt uw IT-afdeling u in Microsoft 365.

Afmelden

Klik rechtsboven op de knop met uw e-mailadres en kies in het accountmenu Afmelden.

Bestanden versturen

Een zending bestaat uit een of meer bestanden, een ophaallink en een wachtwoord. De link en het wachtwoord geeft u via gescheiden wegen door aan de ontvanger.

Bestanden kiezen en uploaden

1. Open Bestand versturen.
2. Sleep bestanden of hele mappen naar het vak Sleep bestanden hierheen. U kunt ook klikken op Bestanden kiezen of Map kiezen. “Map kiezen” leidt tot een beveiligingsvraag van uw browser; een map erin slepen niet.
3. Meerdere bestanden of een map worden in uw browser gebundeld tot één ZIP. Met het kruisje haalt u een bestand weer van de lijst.
4. Vul een Omschrijving (optioneel) in, bijvoorbeeld het dossiernummer. Deze verschijnt in het statusoverzicht, het logboek en het bewijs van aflevering. De ontvanger krijgt de ZIP onder deze naam.
5. Klik op Versleutelen en link maken. Laat de pagina open totdat Bestand versleuteld verschijnt.

Per zending is afhankelijk van uw abonnement maximaal 500 MB (Starter), 1 GB (Team) of 2 GB (Business en Enterprise) mogelijk, tijdens de proefperiode 100 MB. De grens geldt voor de hele ZIP. Grote bestanden worden in blokken versleuteld en geüpload; valt de verbinding kort weg, dan verstuurt de pagina alleen het betreffende blok opnieuw. Uw abonnement beperkt daarnaast het aantal zendingen per dag en de gebruikte opslag. Is een grens bereikt, dan toont de pagina een melding.

Na het uploaden: link en wachtwoord

De pagina meldt Bestand versleuteld en toont daaronder tot wanneer de zending kan worden opgehaald. Er volgen twee stappen:

1. Link doorgeven: kies hoe de link de ontvanger bereikt: TEPHIA SECURE verstuurt, Eigen mailprogramma of Zelf doorgeven. Uw browser onthoudt uw keuze voor de volgende keer.
2. Wachtwoord via een andere weg: hier vindt u het wachtwoord met een kopieerknop. Het is door uw browser aangemaakt. Het bestaat alleen op deze pagina; de server kent het niet.

Link laten versturen door TEPHIA SECURE

Zo verstuurt TEPHIA SECURE de link naar de ontvanger, en wordt het adres vastgelegd in uw bewijzen.

1. Kies onder Link doorgeven de optie TEPHIA SECURE verstuurt.
2. Vul de E-mailadressen van de ontvangers in. Scheid meerdere adressen met een komma, puntkomma, spatie of Enter; elk adres verschijnt als een apart label dat u met × weer verwijdert. Ongeldige adressen zijn rood gemarkeerd. Vermoedt de pagina een typefout in een gangbaar e-maildomein, zoals twee verwisselde letters in gmail.com, dan is het adres geel gemarkeerd en toont het de suggestie als knop, bijvoorbeeld gmail.com?. Een klik daarop neemt de suggestie over.
3. Klik desgewenst op + Bericht toevoegen en schrijf een Kort bericht (optioneel).
4. Klik op Link versturen. Bij meerdere adressen heet de knop Links versturen (N), met het aantal adressen. Zit er een geel gemarkeerd adres bij, dan verstuurt de eerste klik nog niets, maar meldt “Controleer de geel gemarkeerde adressen. Nogmaals klikken verstuurt toch.” Pas de tweede klik verstuurt.
5. Een adres waarnaar niet verstuurd kon worden, blijft in het veld staan; de melding noemt de reden, bijvoorbeeld “…: geen geldig e-mailadres”.

Elke ontvanger krijgt een eigen, persoonlijke link en kan daarmee eenmaal ophalen. Het bewijs toont wie heeft opgehaald. TEPHIA SECURE verstuurt alleen de link, nooit het wachtwoord. Het wachtwoord geeft u zelf door, bijvoorbeeld telefonisch of in een aparte e-mail.

Vóór het versturen controleert TEPHIA SECURE of het domein van elk adres überhaupt e-mail accepteert. Is dat zeker niet het geval, dan luidt de melding “Naar … kunnen geen e-mails worden bezorgd. Controleer het adres.” Het adres blijft dan in het veld staan, en er gaat niets naartoe.

Accepteert het domein e-mail, maar weigert de server van de ontvanger het bericht, bijvoorbeeld omdat het postvak niet bestaat, dan komt de e-mail als onbestelbaar terug. TEPHIA SECURE verwerkt dit bericht: meestal binnen enkele minuten ontvangt u een e-mail “Onbestelbaar: e-mail aan …”, en onder Bewijzen staat bij de zending in rood “onbestelbaar aan …”. Is de pagina na het uploaden nog open, verstuur de link daar dan naar het juiste adres; verstuur anders de bestanden opnieuw. Blijft zo'n melding uit, dan bewijst dat geen bezorging, want sommige mailsystemen gooien e-mails stilzwijgend weg.

Om te voorkomen dat het versturen wordt misbruikt voor massamailings, gelden grenzen: per gebruiker per uur 30 verzendacties en 50 ontvangers, per organisatie per dag 300 ontvangers. Ze gelden voor alle links die TEPHIA SECURE verstuurt, ook bij de uploadbox. Is een grens bereikt, dan meldt de pagina “U hebt in korte tijd zeer veel ontvangers aangeschreven. Probeer het later opnieuw.” of “Te veel verzoeken. Wacht even.” De overige adressen worden dan niet meer geprobeerd en blijven in het veld staan.

Link en wachtwoord in uw eigen e-mails

Kies onder Link doorgeven de optie Eigen mailprogramma. Mail met link openen opent een voorbereide e-mail in uw e-mailprogramma; het wachtwoord staat daar niet in. Onder Wachtwoord via een andere weg opent Als aparte e-mail versturen een tweede voorbereide e-mail met het wachtwoord. Vul in beide de ontvanger in en verstuur de twee e-mails afzonderlijk. Nog veiliger is het om het wachtwoord via een andere weg door te geven, bijvoorbeeld telefonisch of via een messenger.

Deze gedeelde link is geldig voor één ophaling. Wie als eerste ophaalt, krijgt het bestand.

De gedeelde link beveiligen

Met Zelf doorgeven wordt de ophaallink getoond om te kopiëren, bijvoorbeeld naar een messenger. Geeft u de link zo zelf door, misschien aan meerdere ontvangers, leg dan vast wie mag ophalen:

1. Klap onder Zelf doorgeven het onderdeel Alleen bepaalde adressen mogen ophalen open.
2. Vul maximaal tien adressen in bij Geautoriseerde e-mailadressen (maximaal 10), gescheiden door komma's, puntkomma's of spaties.
3. Klik op Alleen voor deze adressen vrijgeven.

Elke ontvanger bevestigt bij het ophalen zijn adres met een code die per e-mail wordt toegestuurd, en mag eenmaal ophalen. Ook hier controleert TEPHIA SECURE vooraf of elk domein e-mail accepteert, en weigert anders met de melding “Naar … kunnen geen e-mails worden bezorgd. Controleer het adres.”; de adressen tellen mee voor de grenzen hierboven. U kunt dit alleen inschakelen zolang nog niemand het bestand via de gedeelde link heeft aangevraagd. Bij “TEPHIA SECURE verstuurt” is het niet nodig — daar heeft elke ontvanger al een eigen link.

Komt de e-mail met de code als onbestelbaar terug, dan hoort u dat op dezelfde manier, per e-mail en onder Bewijzen. Een toegestaan adres kan niet meer worden verwijderd. Was het onjuist, verstuur het bestand dan opnieuw en sta het juiste adres toe.

Geldigheid, ophalen en pogingen

• Elke ontvanger kan eenmaal ophalen. Daarna wordt de zending van de server verwijderd; bij persoonlijke links pas wanneer iedereen heeft opgehaald.
• Wordt de zending niet gebruikt, dan verloopt ze op de datum die na het uploaden onder Bestand versleuteld staat, en wordt ze verwijderd.
• Elke ontvanger heeft drie ophaalpogingen. Mislukken ze alle drie, bijvoorbeeld door een verkeerd wachtwoord, dan wordt de zending geblokkeerd. Verstuur de bestanden dan opnieuw.
• Bij elke ophaling ontvangt u een e-mail “Opgehaald: …”. De status ziet u onder Bewijzen en naast het formulier onder Recente zendingen.

Waarschuwing bij het verlaten van de pagina

Hebt u het wachtwoord niet gekopieerd en ook niet op Als aparte e-mail versturen geklikt, dan vraagt de pagina voordat u vertrekt: “U hebt het wachtwoord voor deze zending nog niet gekopieerd of per e-mail verstuurd. Het bestaat alleen hier — wij kennen het niet. Pagina toch verlaten?”

Verlaat u de pagina toch, dan is het wachtwoord verloren. De ontvangers kunnen de zending niet openen en u moet ze opnieuw versturen.

Documenten opvragen (uploadbox)

Een uploadbox neemt bestanden van buitenaf aan, bijvoorbeeld van cliënten of van de wederpartij. De afzender heeft geen account nodig. Zijn bestanden worden in zijn browser met het wachtwoord van de uploadbox versleuteld voordat ze worden overgedragen.

Een uploadbox aanmaken

1. Open Uploadbox. Hebt u al open uploadboxen, klik dan op Nog een uploadbox aanmaken.
2. Vul een Omschrijving in, bijvoorbeeld “Dossier Jansen”.
3. Schrijf desgewenst een Opmerking voor de afzender (optioneel). Deze verschijnt op de pagina waar uw cliënt bestanden aanlevert.
4. Klik op Uploadbox aanmaken.

De pagina meldt nu Uploadbox is klaar en toont dezelfde twee stappen als na het versturen: Link doorgeven en Wachtwoord via een andere weg. Tegelijk stuurt TEPHIA SECURE de aanleverlink en het wachtwoord naar uw eigen e-mailadres, met het onderwerp “Toegangsgegevens voor uw uploadbox …”. Zo kunt u het wachtwoord later terugvinden. Toegangsgegevens opnieuw naar mij sturen verstuurt de e-mail nog een keer.

Link en wachtwoord aan de cliënt doorgeven

Kies onder Link doorgeven een van de drie manieren. Uw browser onthoudt de keuze, ook voor het versturen van bestanden.

• TEPHIA SECURE verstuurt: vul het e-mailadres in, desgewenst een kort bericht via + Bericht toevoegen, en klik dan op Link versturen. Meerdere adressen vult u in één keer in, gescheiden door een komma, puntkomma, spatie of Enter; alle ontvangers leveren aan in dezelfde uploadbox. Gele markering met suggestie bij vermoedelijke typefouten, controle van het domein en grenzen gelden zoals beschreven onder Bestanden versturen. Alleen de link wordt verstuurd, en het adres wordt vastgelegd in uw bewijzen. Komt de e-mail als onbestelbaar terug, dan ontvangt u een e-mail en staat onder Bewijzen bij de uploadbox in rood “onbestelbaar aan …”. Stuur de link dan naar het juiste adres; die staat ook in uw e-mail “Toegangsgegevens voor uw uploadbox …”.
• Eigen mailprogramma: Mail met link openen opent een voorbereide e-mail in uw e-mailprogramma, zonder het wachtwoord.
• Zelf doorgeven: toont de aanleverlink om te kopiëren.

Onder Wachtwoord via een andere weg staat het wachtwoord klaar om te kopiëren. Als aparte e-mail versturen opent daarvoor een tweede voorbereide e-mail.

Geef het wachtwoord altijd los van de link door, bij voorkeur telefonisch. Wat uw cliënt daarna doet, staat onder Voor ontvangers.

Melding van nieuwe bestanden

U ontvangt een e-mail “… nieuwe bestand(en) in uploadbox …” met de knop Uploadbox openen. Deze komt zodra uw cliënt op Alle bestanden geüpload klikt. Klikt de cliënt niet, dan komt de e-mail automatisch twee uur na het eerste nieuwe bestand.

Bestanden ophalen

1. Open Uploadbox. De lijst toont uw open uploadboxen met het aantal bestanden, de grootte en de termijn.
2. Klik naast de uploadbox op Openen.
3. Voer het Wachtwoord van de uploadbox in, bijvoorbeeld uit uw e-mail met de toegangsgegevens.
4. Klik naast een bestand op Ophalen. Uw browser laadt het, ontsleutelt het en slaat het op.
5. Bij twee of meer bestanden is Alle bestanden ophalen beschikbaar. U ontvangt dan alle bestanden in één ZIP-bestand.

Opgehaalde bestanden worden gemarkeerd als “opgehaald”. Waarom u een wachtwoord nodig hebt terwijl u bent aangemeld, legt Waarom moet ik een wachtwoord invoeren? naast het veld uit: het aanmelden geeft u toegang tot de dienst, niet tot de bestanden.

Automatisch gesloten

Zodra u alle bestanden hebt opgehaald, sluit de uploadbox vanzelf en wordt de inhoud verwijderd. Daarna neemt hij niets meer aan. Uw cliënt ziet dan een melding met het verzoek om een nieuwe uploadbox te vragen.

Wachtwoord kwijt

Klik in de geopende uploadbox op Waar is het wachtwoord?. Daar ziet u wanneer en naar welk adres het wachtwoord is verstuurd. Ook uw cliënt kent het wachtwoord, omdat hij het nodig had om de bestanden aan te leveren. Vraag het hem, maar niet per e-mail.

Helpt dat niet, dan blijft De afzender opnieuw vragen over:

1. Controleer de E-mailadres(sen) van de afzender. Deze zijn vooraf ingevuld met de adressen waarnaar de link tot nu toe is verstuurd, maximaal vijf.
2. Pas het Bericht aan de afzender aan.
3. Klik op Uploadbox vervangen en de afzender vragen.

Ook hier controleert TEPHIA SECURE vooraf of de domeinen van de adressen e-mail accepteren, en weigert anders met de melding “Naar … kunnen geen e-mails worden bezorgd. Controleer het adres.” Er wordt een nieuwe uploadbox met een nieuw wachtwoord aangemaakt. De vorige wordt gesloten en de bestanden daarin worden definitief verwijderd. Het nieuwe wachtwoord geeft u zelf door. Komt een van deze e-mails als onbestelbaar terug, dan hoort u dat zoals hierboven beschreven.

Sluiten en verlopen

• Om een uploadbox te sluiten, klikt u in de lijst op Sluiten. Klik na de vraag “Uploadbox en inhoud definitief verwijderen?” op Verwijderen.
• Elke uploadbox is beschikbaar tot de datum die in de lijst staat. Daarna wordt hij automatisch gesloten en wordt de inhoud verwijderd.

Bewijzen

Elke zending wordt volledig vastgelegd: verstuurd, link verstuurd, link geopend, onbestelbaar, opgehaald, aangeleverd, uit de uploadbox opgehaald. Onder Bewijzen ziet u de status van uw zendingen en maakt u voor het dossier een bewijs als PDF.

Status en logboek

Bovenaan kiest u de periode: 30 dagen, 90 dagen (standaard), 1 jaar of Alles. Er zijn twee weergaven:

• Het statusoverzicht toont per zending of deze is opgehaald. Dit ziet u wanneer u de pagina opent.
• Het logboek toont elke afzonderlijke gebeurtenis met tijdstip, IP-adres en locatie. U opent het met Volledig logboek onder de lijsten.

Status

Bovenaan staan de tegels Open, Opgehaald, Niet opgehaald en Open uploadboxen, elk met het aantal. Een klik op een tegel filtert de lijsten daarop: Open uploadboxen toont alleen de uploadboxen, de overige tegels tonen alleen de zendingen. Open telt ook gedeeltelijk opgehaalde zendingen mee. Een tweede klik op dezelfde tegel toont weer alles. Het zoekveld naast de periode vindt omschrijvingen, dossiernummers, bestandsnamen en ontvangers.

Onder Zendingen heeft elke zending een rij met de status en de knop Afzonderlijk bewijs. De statussen:

Bij elke zending ziet u ook wanneer deze is verstuurd, naar wie de link ging en wie al heeft opgehaald. “link uit de e-mail geopend” betekent dat de ophaalpagina via de persoonlijke link is opgeroepen. In zeldzame gevallen kan ook een automatische scanner van het e-mailsysteem dit veroorzaken. Pas het ophalen toont de ontvangst aan.

Onder Uploadboxen ziet u per uploadbox hoeveel bestanden zijn binnengekomen en opgehaald, en of deze open, alles opgehaald, gesloten, gesloten, verlopen, vervangen of geblokkeerd na mislukte pogingen is.

Komt een e-mail die TEPHIA SECURE naar een ontvanger heeft gestuurd als onbestelbaar terug, dan staat in de regel van de zending of de uploadbox in rood “onbestelbaar aan …” met het adres. Dat geldt voor links en voor de bevestigingscode aan toegestane adressen. Meestal verschijnt de melding enkele minuten na het versturen, soms pas na uren. U ontvangt daarnaast een e-mail “Onbestelbaar: e-mail aan …” met het antwoord van de ontvangende mailserver, en in het logboek staat de gebeurtenis E-mail onbestelbaar. Controleer het adres en verstuur opnieuw naar het juiste. Niet elk mailsysteem meldt zich terug: ontbreekt de melding, dan is de e-mail daarmee nog niet zeker aangekomen. Pas het ophalen toont de ontvangst aan.

Logboek

U opent het logboek met Volledig logboek onder de lijsten; ← Terug naar de status brengt u terug. Het toont alle gebeurtenissen in de gekozen periode. Onder de lijsten staan maximaal drie tekstknoppen: Volledig logboek (in het logboek op die plek ← Terug naar de status), CSV-export en, alleen voor de eigenaar en auditors, Keten verifiëren. CSV-export downloadt de gebeurtenissen als spreadsheet. Keten verifiëren gaat na of de vermeldingen ongewijzigd zijn. Het resultaat verschijnt direct onder de knoppen, bijvoorbeeld “De keten is intact: … vermeldingen, waarvan … na de bewaartermijn geleegd.” of “De controle heeft … onregelmatigheid/onregelmatigheden gevonden.” Mislukt de CSV-export, dan verschijnt de melding ook daar.

Afzonderlijk bewijs als PDF

In de rij van elke zending staat Afzonderlijk bewijs. Dit maakt een PDF aan die precies deze ene zending bevat. Zo komen er geen gegevens van andere cliënten in een dossier terecht.

Het bewijs van aflevering bevat:

• onderwerp, referentie van de zending, de verantwoordelijke persoon, organisatie en tijdstip van aanmaak
• het resultaat in woorden, bijvoorbeeld wanneer en via welke link het bestand is opgehaald of dat een e-mail niet kon worden bezorgd
• de inhoud van de zending, met de bestandsnamen zoals opgegeven door de afzender
• alle gebeurtenissen met tijdstip, betrokkenen, IP-adres en geschatte locatie
• de controlewaarde, het adres voor online verificatie en een QR-code
• het controlegetal (SHA-256) van elk bestand en of de browser van de ontvanger het na het ontsleutelen heeft bevestigd

Het bewijs geeft de stand weer op het moment van aanmaken. Komt er later iets bij, zoals een ophaling, maak het dan opnieuw aan. Onder Account kunt u instellen dat u het na elke ophaling automatisch per e-mail ontvangt.

Waarom het bewijs betrouwbaar is

• Hashketen: elke gebeurtenis is cryptografisch gekoppeld aan de vorige. Wordt achteraf een vermelding gewijzigd, verwijderd of ingevoegd, dan wordt de keten verbroken en valt dit op.
• Handtekening en tijdstempel: de PDF is digitaal ondertekend. Elke latere wijziging maakt de handtekening ongeldig. Een tijdstempel van een onafhankelijke instantie toont aan wanneer de PDF is aangemaakt.
• Ketenzegel: eenmaal per dag wordt de stand van alle bewijsketens vastgelegd in een ondertekend document. Het bewijs vermeldt de gegevens die nodig zijn om dit na te rekenen.
• Online controleren: via https://tephia.com/verify of de QR-code kan iedereen zonder account controleren of een bewijs ongewijzigd is. Daarvoor zijn de referentie van de zending en de controlewaarde aan het einde van de PDF nodig. Daarbij wordt niets prijsgegeven. Hebt u het bestand zelf, dan vergelijkt u het daar met het bewijs van aflevering; het verlaat uw computer niet.

Wie uw zendingen ziet

Normaal gesproken ziet u alleen uw eigen zendingen. Heeft uw organisatie gedeelde inzage ingeschakeld, dan zien eigenaren en beheerders de zendingen van alle gebruikers. De rol Auditor ziet ze altijd. Wie deze inzage heeft, kiest in de keuzelijst vóór de periode tussen Mijn zendingen en Hele organisatie.

In dat geval zien alle gebruikers onder de kop Bewijzen deze zin: “Zendingen van alle gebruikers in uw organisatie zijn zichtbaar voor beheerders en voor de rol Auditor.”

Onderaan de pagina ziet u hoe lang uw organisatie bewijzen bewaart. Van oudere vermeldingen wordt de inhoud gewist; de keten blijft controleerbaar.

Account en beveiliging

Onder Account beheert u uw aanmelding en stelt u automatische bewijzen van aflevering in. U opent het via het accountmenu: klik rechtsboven op de knop met uw e-mailadres en kies Account.

De pagina heeft twee groepen: Aanmelden en Meldingen. Elke kaart toont eerst de huidige stand. Het formulier daaronder verschijnt pas wanneer u op Wijzigen of Toevoegen klikt. Welke kaarten verschijnen, hangt ervan af of u zich met Microsoft of met een wachtwoord aanmeldt.

Aanmelden met Microsoft

Meldt u zich aan met uw Microsoft-werkaccount, dan zijn hier geen instellingen voor uw wachtwoord of tweede factor. Die beheert u in uw Microsoft-account onder “Beveiligingsgegevens”. De knop Microsoft-beveiligingsgegevens openen brengt u daarheen. Komt u er niet uit, dan kan uw IT-afdeling helpen.

Wachtwoord wijzigen

1. Klik in de kaart Wachtwoord op Wijzigen.
2. Vul Huidig wachtwoord, Nieuw wachtwoord en Nieuw wachtwoord herhalen in.
3. Klik op Wachtwoord wijzigen.

U wordt daarna overal afgemeld. Meld u opnieuw aan met het nieuwe wachtwoord.

Authenticator-app

De kaart toont of uw aanmelding met een authenticator-app is beveiligd. Voor een nieuwe telefoon of een andere app:

1. Klik in de kaart op Wijzigen.
2. Vul Uw wachtwoord ter bevestiging in.
3. Klik op Authenticator-app vervangen. Hebt u nog geen app, dan heet de knop Authenticator-app instellen.
4. Scan de QR-code met de nieuwe app of kopieer de Sleutel erin.
5. Vul de Code uit de nieuwe app in en klik op Nieuwe app bevestigen.

De vorige app blijft werken totdat de nieuwe is bevestigd. Met Annuleren blijft alles zoals het was. Na de wijziging worden uw andere sessies afgemeld en ontvangt u daarover een e-mail. Is de oude telefoon al weg, dan kunnen uw beheerders uw toegang resetten; zie Aanmelden.

Beveiligingssleutels en passkeys

Een beveiligingssleutel zoals een YubiKey of een passkey zoals Windows Hello, Touch ID of Face ID vervangt de code uit de app. Hij is niet te phishen, omdat hij alleen antwoordt aan de site waarvoor hij is aangemaakt.

Zo voegt u er een toe:

1. Klik in de kaart Beveiligingssleutels en passkeys op Toevoegen.
2. Vul eventueel een Omschrijving (optioneel) in, bijvoorbeeld “YubiKey aan mijn sleutelbos”.
3. Vul Uw wachtwoord (ter bevestiging) in.
4. Klik op Sleutel toevoegen en bevestig in het venster van uw browser.

De kaart toont hoeveel sleutels zijn geregistreerd en vermeldt elke sleutel met de dag waarop hij is toegevoegd en voor het laatst is gebruikt. Met Verwijderen verwijdert u een sleutel. Uw laatste tweede factor kunt u niet verwijderen. Stel het liefst meteen een tweede sleutel in als reserve. Voor elke nieuwe sleutel ontvangt u een e-mail.

Outlook-invoegtoepassing

Meldt u zich aan met een wachtwoord, dan toont de kaart Outlook-invoegtoepassing hoeveel aanmeldingen actief zijn en vermeldt ze elke aanmelding van de Outlook-invoegtoepassing, met “Aangemeld op”, “laatst gebruikt op” en “geldig tot”. Met Afmelden beëindigt u er een, bijvoorbeeld voor een computer die u niet meer gebruikt.

Een aanmelding is 30 dagen geldig. Ze eindigt ook wanneer u uw wachtwoord of tweede factor wijzigt.

Met Microsoft meldt de invoegtoepassing zich meestal aan via uw aanmelding in Outlook; daarvan is geen lijst. Heeft ze zich via haar eigen aanmeldvenster aangemeld, bijvoorbeeld bij postvakken op een on-premises Exchange Server, dan staat de aanmelding hier; ze is 7 dagen geldig vanaf het laatste gebruik, hooguit 30 dagen. De link Zo stelt u de Outlook-invoegtoepassing in leidt naar de instellingspagina. Meer onder Outlook-invoegtoepassing.

Bewijs bij ophalen

Deze kaart staat in de groep Meldingen. Zodra een ontvanger heeft opgehaald, ontvangt u een melding per e-mail. Desgewenst wordt het volledige bewijs van aflevering als pdf bijgevoegd.

1. Vink Bewijs van aflevering automatisch als pdf versturen aan.
2. Moet het bewijs naar een ander postvak gaan, bijvoorbeeld dat van uw dossierarchief, vink dan Andere ontvanger aan en vul het Bestemmingsadres in. Dit moet op een geverifieerd domein van uw organisatie liggen.
3. Klik op Opslaan.

Heeft uw organisatie dit voor iedereen vastgelegd, dan ziet u een melding in plaats van de keuze.

Taal en weergave

Rechtsboven staan twee knoppen:

• De taalkeuze wijzigt de taal van de interface, bijvoorbeeld naar Deutsch, English, Français of Italiano. De pagina wordt daarbij opnieuw geladen.
• De ronde knop met een maan of zon (Weergave wisselen) schakelt tussen licht en donker.

De taal van bewijzen van aflevering en meldingen stelt uw organisatie voor iedereen vast, ongeacht uw keuze.

Outlook-invoegtoepassing

Met de invoegtoepassing verstuurt u bestanden en vraagt u documenten op, rechtstreeks tijdens het opstellen van een e-mail. Het lint toont dan in de groep TEPHIA SECURE twee knoppen: Veilig versturen en Documenten opvragen. Rechts opent een taakvenster. Daar vindt de versleuteling plaats; de bestanden zelf gaan niet via uw e-mailsysteem.

De invoegtoepassing werkt in de nieuwe en de klassieke Outlook voor Windows, in Outlook op het web en in Outlook voor Mac (daar met postvakken in Microsoft 365). Ze verschijnt alleen tijdens het opstellen, niet tijdens het lezen. Uw IT-afdeling stelt haar in.

In Outlook op het web en de nieuwe Outlook vindt u de invoegtoepassing onder Apps in een nieuwe e-mail. Om haar in de werkbalk te houden: klik in het menu Apps met de rechtermuisknop op TEPHIA SECURE en kies Vastmaken, of vink onder Instellingen → E-mail → Acties aanpassen TEPHIA SECURE aan. Ontbreekt ze onder Apps, meld u dan eenmaal af bij Outlook op het web en weer aan.

Aanmelden

De eerste keer dat u haar opent, kiest u:

• Aanmelden met Microsoft (de hoofdknop): de invoegtoepassing neemt uw aanmelding van Outlook over. De eerste keer bevestigt u dit eenmalig kort. Waar Outlook dit niet aanbiedt, bijvoorbeeld bij postvakken op een on-premises Exchange Server, opent een venster voor de Microsoft-aanmelding; de aanmelding is dan 7 dagen geldig vanaf het laatste gebruik, hooguit 30 dagen.
• Aanmelden met wachtwoord (de link daaronder): er opent een venster. Vul uw E-mailadres, Wachtwoord en Code uit de authenticator-app in en klik op Aanmelden. De aanmelding is voor deze Outlook 30 dagen geldig.

Opent het venster niet, sta dan pop-ups voor Outlook toe. Onder in het taakvenster ziet u “Aangemeld als …” met Afmelden. Uw wachtwoord, tweede factor en al het andere wijzigt u in TEPHIA SECURE in de browser.

Veilig versturen

1. Maak een nieuwe e-mail en vul de ontvangers in bij Aan of CC.
2. Klik op Veilig versturen.
3. Sleep bestanden naar het vak “Sleep bestanden hierheen of selecteer ze” of klik daarin op selecteer ze. Hele mappen sleept u er gewoon in; een knop om een map te kiezen heeft het taakvenster niet. Per zending is in totaal zoveel mogelijk als uw abonnement toestaat: 500 MB, 1 GB of 2 GB, tijdens de proefperiode 100 MB.
4. De Omschrijving (optioneel) is vooraf ingevuld met het onderwerp. Deze verschijnt in het statusoverzicht en in het bewijs van aflevering en, bij meerdere bestanden, als naam van het ZIP-bestand.
5. Kies onder Link bezorgen een van de twee kaarten. Uw keuze wordt voor de volgende keer onthouden.
6. Klik op Versleutelen en in de e-mail invoegen.

Daarna toont het taakvenster met vinkjes wat gedaan is, bijvoorbeeld “Wachtwoord staat in de e-mail”. Ontbreekt er niets meer, dan staat daaronder in het groene vak “Alles in orde. U kunt de e-mail nu versturen.” Met Wachtwoord tonen ziet u het wachtwoord, met Wachtwoord kopiëren kopieert u het en met Meer bestanden versturen begint u opnieuw.

TEPHIA SECURE verstuurt de link (aanbevolen)

De kaart heet TEPHIA SECURE verstuurt de link (“Aanbevolen · eigen link per ontvanger”). De invoegtoepassing voegt een kader met het wachtwoord in uw e-mail in; het wachtwoord staat dus in deze e-mail. Verstuur de e-mail daarna zoals gewoonlijk.

Pas wanneer u hem verstuurt, ontvangt elke ontvanger in Aan en CC een eigen e-mail van TEPHIA SECURE met een persoonlijke link. Ieder kan daarmee eenmaal ophalen; een bevestigingscode is niet nodig, daarom verbergt het taakvenster bij deze kaart de code-optie. Het bewijs toont wie heeft opgehaald. Ontvangers die u vóór het versturen toevoegt, krijgen hun link automatisch. De link en het wachtwoord komen zo via twee verschillende routes aan. Per zending gaan maximaal 20 links de deur uit; bij meer ontvangers meldt de invoegtoepassing “Maximaal 20 ontvangers per zending.” De invoegtoepassing controleert de adressen niet vooraf; is een adres onbestelbaar, dan meldt Outlook dat zoals gewoonlijk voor uw e-mail.

Het taakvenster toont daarna “Wachtwoord staat in de e-mail” en “Links gaan bij het versturen naar …”. Verwijdert u de e-mail, dan gaan er ook geen links uit. Na ongeveer 30 minuten herinnert een e-mail “Links nog niet verstuurd” u daaraan. In oudere Outlook-versies gaan de links direct na het uploaden uit; het taakvenster vermeldt dan aan wie.

Link in deze e-mail

De kaart heet Link staat in deze e-mail (“Het wachtwoord geeft u apart door”, bijvoorbeeld telefonisch of in een tweede e-mail). De invoegtoepassing voegt een kader met de link in uw e-mail in en opent meteen een tweede e-mail met het wachtwoord aan dezelfde ontvangers. Verstuur beide e-mails. Wachtwoordmail opnieuw openen haalt die terug; met Wachtwoord kopiëren kunt u het bijvoorbeeld telefonisch doorgeven. Staan er nog geen ontvangers in de e-mail, dan opent de wachtwoordmail niet vanzelf; het taakvenster toont dan “Nog geen ontvangers in de e-mail — de wachtwoordmail wordt zonder geadresseerden geopend.” en de knop Wachtwoordmail voorbereiden. Bij deze kaart verschijnt het groene vak “Alles in orde. U kunt de e-mail nu versturen.” pas wanneer de wachtwoordmail is voorbereid of verstuurd.

Bent u in de invoegtoepassing aangemeld met Microsoft, of staat uw postvak op de Exchange Server van uw bedrijf, dan opent er geen tweede e-mail. In plaats daarvan toont het taakvenster de ontvangers en de tekst van de wachtwoord-e-mail; wijzig wat nodig is en klik op Wachtwoordmail versturen. De e-mail gaat rechtstreeks vanuit uw postvak en staat daarna onder “Verzonden items”. De eerste keer vraagt Microsoft mogelijk of de invoegtoepassing namens u e-mail mag versturen; dat geldt alleen voor deze wachtwoord-e-mails.

Bij meerdere ontvangers krijgt iedereen dezelfde link. Ieder bevestigt dan bij het ophalen het eigen adres met een code en kan eenmaal ophalen. Bij één ontvanger kunt u dit inschakelen met Ontvangers bevestigen hun adres met een code. Dit selectievakje verschijnt alleen bij de kaart Link staat in deze e-mail.

Bestaande bijlagen overnemen

Heeft de e-mail al bijlagen, dan biedt het taakvenster De bijlagen in plaats daarvan veilig versturen aan. De bijlagen gaan naar de bestandslijst en worden na het uploaden uit de e-mail verwijderd.

Documenten opvragen

1. Maak een e-mail aan uw cliënt en klik op Documenten opvragen.
2. Controleer de Omschrijving (optioneel) en schrijf eventueel een Opmerking voor de afzender (optioneel).
3. Kies onder Link bezorgen een van de twee kaarten zoals hierboven.
4. Klik op Uploadbox aanmaken en in de e-mail invoegen.

Het wachtwoord gaat ook naar u, zodat u de aangeleverde bestanden later kunt openen. Het eindscherm bevestigt dat met “Wachtwoord ook verstuurd naar … – om de bestanden later te openen”. U haalt ze op in de browser onder Uploadbox.

De controle bij het versturen

Wanneer u verstuurt, controleert Outlook of elke ontvanger de link, het wachtwoord en het recht om op te halen krijgt. Ontbreekt er iets, dan houdt Outlook de e-mail tegen en noemt de reden, bijvoorbeeld:

• De wachtwoord-e-mail is nog niet voorbereid.
• Iemand krijgt de link maar nog geen wachtwoord, bijvoorbeeld omdat hij na de wachtwoord-e-mail is toegevoegd.
• Iemand kan nog niet ophalen via de link.
• Het wachtwoord staat niet meer in de e-mail.
• Het versturen van de links bij verzending is mislukt.

Klik in de melding op Nu oplossen. Het taakvenster opent en werkt alles in één stap bij. Verstuur de e-mail daarna gewoon opnieuw. Heeft uw Outlook-versie zo'n knop niet, open dan TEPHIA SECURE in het lint en kies daar Nu oplossen.

Het taakvenster toont dezelfde punten vooraf in het kader Nog open vóór het versturen. Zodra alles gereed is, staat in het groene vak “Alles in orde. U kunt de e-mail nu versturen.” E-mails zonder voorbereide zending gaan zonder controle door.

De “mailto”-vraag

De klassieke Outlook vraagt soms of de invoegtoepassing “mailto” mag openen. Het taakvenster herinnert u er dan kort aan wat u moet doen. Vink Remember my choice aan en kies Open. Outlook vraagt het daarna op deze computer niet meer.

Uw IT-afdeling kan dit ook voor alle computers van uw organisatie toestaan; dan vraagt Outlook er helemaal niet meer om. Hoe dat gaat, staat in de handleiding voor beheerders, in het hoofdstuk “Outlook-invoegtoepassing: beleid en netwerk”.

Technische details

Als iets blijft hangen of mislukt, verschijnt onder in het taakvenster Technische details. Daar staat elke stap met het tijdstip. Klap het open en maak een schermafbeelding voor uw IT-afdeling of de support.

Voor ontvangers: ophalen en aanleveren

Dit hoofdstuk is bedoeld voor iedereen die bestanden via TEPHIA SECURE ontvangt of om documenten wordt gevraagd. U hebt geen account nodig en hoeft niets te installeren. Een actuele browser is voldoende.

Een bestand ophalen

U ontvangt de link per e-mail, rechtstreeks van de afzender of van TEPHIA SECURE met het onderwerp “… heeft een versleuteld bestand voor u klaargezet”, bij meerdere bestanden “… heeft versleutelde bestanden voor u klaargezet”. Het wachtwoord ontvangt u apart van de afzender, bijvoorbeeld telefonisch of in een tweede e-mail. TEPHIA SECURE verstuurt nooit een wachtwoord.

1. Open de link, bijvoorbeeld met Bestand ophalen in de e-mail, bij meerdere bestanden Bestanden ophalen.
2. De pagina Bestand ophalen toont de bestandsnaam, de grootte, de afzender, de termijn en de resterende ophaalpogingen.
3. Vul het Wachtwoord in. Let op hoofdletters en kleine letters. Het veiligst is het om het volledig te kopiëren.
4. Klik op Ontsleutelen en opslaan.

Uw browser laadt het bestand, ontsleutelt het en slaat het op, meestal in uw map Downloads. Meerdere bestanden komen aan als ZIP-bestand. De pagina meldt daarna: “Het bestand is ontsleuteld en opgeslagen. Het wordt nu van de server verwijderd.” Het kan geen tweede keer worden opgehaald, dus bewaar het bestand goed.

Uw e-mailadres bevestigen met een code

Heeft de afzender vastgelegd wie mag ophalen, dan ziet u eerst Bevestig uw e-mailadres.

1. Vul onder Uw e-mailadres het adres in waarvoor de zending bedoeld is.
2. Klik op Code aanvragen.
3. U ontvangt een e-mail “Uw bevestigingscode voor het ophalen” met een code van zes cijfers. Deze is 15 minuten geldig en alleen voor deze zending.
4. Typ de code in bij Code uit de e-mail. Na het zesde cijfer wordt hij automatisch gecontroleerd. U kunt ook op Bevestigen klikken.
5. Vul daarna het wachtwoord in zoals hierboven.

Komt er geen code aan, controleer dan de spelling van het adres en uw spammap. Nieuwe code aanvragen stuurt een nieuwe. Om veiligheidsredenen antwoordt de pagina altijd op dezelfde manier, ook als het adres niet bevoegd is.

Ophaalpogingen

Elke klik op Ontsleutelen en opslaan telt als een poging. U hebt drie pogingen. De pagina toont hoeveel er nog over zijn. Zijn ze opgebruikt, dan wordt het bestand geblokkeerd. Vraag de afzender dan om het opnieuw te versturen.

Andere meldingen en wat ze betekenen:

Wat de afzender te weten komt

De afzender krijgt een melding zodra u hebt opgehaald. Zijn bewijs bevat het tijdstip, uw IP-adres en de daaruit afgeleide globale locatie. Hij ziet ook of de link uit de e-mail is geopend en of uw adres met een code is bevestigd. Alleen u en de afzender kennen de inhoud van het bestand.

Bestanden aanleveren in een uploadbox

Wordt u om documenten gevraagd, dan ontvangt u een link naar een uploadbox, bijvoorbeeld in een e-mail “… vraagt u om bestanden versleuteld te versturen”. Het wachtwoord krijgt u apart van degene die erom heeft gevraagd.

1. Open de link, bijvoorbeeld met Bestanden aanleveren. De pagina toont voor wie u aanlevert en, indien opgegeven, een notitie.
2. Sleep bestanden of mappen naar het vak of klik op Bestanden kiezen of Map kiezen. Elk bestand wordt afzonderlijk versleuteld.
3. Vul het Wachtwoord in en klik op Versleutelen en aanleveren.
4. Voor meer bestanden klikt u op Meer bestanden toevoegen. Het wachtwoord blijft in het veld staan.
5. Bent u klaar, klik dan op Alle bestanden geüpload. De ontvanger krijgt dan een melding. Klikt u niet, dan gebeurt dit automatisch twee uur na uw eerste bestand.

U kunt later nog bestanden toevoegen. Open de link gewoon opnieuw, zolang de uploadbox open is en de bestanden nog niet zijn opgehaald. Daarna neemt hij niets meer aan; vraag dan om een nieuwe uploadbox. Na te veel verkeerde wachtwoorden wordt de uploadbox voor u geblokkeerd. Neem dan contact op met degene die erom heeft gevraagd.

Geen e-mail ontvangen?

Controleer uw map met spam of ongewenste e-mail. Link-e-mails van TEPHIA SECURE hebben de naam van de afzender in het onderwerp. Vindt u niets, vraag het dan de afzender.

Lijkt er iets verdacht?

Onder aan de ophaal- en aanleverpagina's staat Misbruik melden. Beschrijf kort wat u is opgevallen, bijvoorbeeld een onbekende afzender of een betalingsverzoek. De afzender komt niet te weten wie het heeft gemeld.

Veelgestelde vragen

Wachtwoorden en links

Ik ben het wachtwoord van een zending kwijt. Kunt u het mij toesturen?

Nee. Het wachtwoord wordt in uw browser aangemaakt en nergens opgeslagen. Niemand kan het herstellen, ook de exploitant niet. Dat is de kern van end-to-end-versleuteling. Verstuur de bestanden gewoon opnieuw, met een nieuwe link en een nieuw wachtwoord.

En als het wachtwoord van een uploadbox ontbreekt?

Zoek in uw postvak naar de e-mail “Toegangsgegevens voor uw uploadbox …”. In de geopende uploadbox helpt Waar is het wachtwoord?. Ook uw cliënt kent het wachtwoord. Als laatste mogelijkheid is er De afzender opnieuw vragen; zie Uploadbox.

De link is verlopen. Wat nu?

Een verlopen zending wordt verwijderd en kan niet worden verlengd. Verstuur de bestanden opnieuw. Maak voor een verlopen uploadbox een nieuwe aan.

Mag ik de link en het wachtwoord in dezelfde e-mail zetten?

Liever niet. Wie die ene e-mail onderschept, heeft dan beide. Gebruik twee routes, bijvoorbeeld de link per e-mail en het wachtwoord telefonisch. Het eenvoudigst is het om TEPHIA SECURE de link te laten versturen; zie Bestanden versturen.

Ontvangers

De ontvanger kan het bestand niet openen.

Controleer samen met de ontvanger:

• Heeft hij het volledige wachtwoord met de juiste hoofdletters en kleine letters ingevuld?
• Zijn zijn drie ophaalpogingen opgebruikt? Dat ziet u onder Bewijzen. Zo ja, verstuur dan opnieuw.
• Is het bestand al opgehaald, bijvoorbeeld door een andere ontvanger via de gedeelde link?
• Is de termijn verstreken?
• Wacht hij op een bevestigingscode? Dan moet hij zijn spammap controleren.

De handleiding voor ontvangers vindt u onder Voor ontvangers. U kunt hem de link naar deze help sturen: https://tephia.com/help

Een ontvangersadres wordt geweigerd of geel gemarkeerd.

De pagina markeert adressen geel als zij een typefout in een gangbaar e-maildomein vermoedt. De knop ernaast, bijvoorbeeld gmail.com?, neemt de suggestie over. Is het adres toch juist, klik dan nogmaals op Link versturen; dan wordt er verstuurd.

Luidt de melding “Naar … kunnen geen e-mails worden bezorgd. Controleer het adres.”, dan accepteert het domein volgens de DNS geen e-mail, meestal door een typefout. Controleer de spelling of vraag de ontvanger naar zijn adres. Rood gemarkeerde adressen zijn geen geldige e-mailadressen. Meer hierover onder Bestanden versturen.

Merk ik het als een link niet aankomt?

Weigert het mailsysteem van de ontvanger de e-mail, dan wel: u ontvangt een e-mail “Onbestelbaar: e-mail aan …”, en onder Bewijzen staat in rood “onbestelbaar aan …”. Gooit het de e-mail stilzwijgend weg, dan hoort niemand ervan en blijft de zending open. Pas het ophalen toont de ontvangst zeker aan.

Heeft de ontvanger een account nodig?

Nee. Ophalen en aanleveren werken zonder account en zonder iets te installeren, gewoon in de browser.

Bestanden en techniek

Hoe groot mag een zending zijn?

Afhankelijk van uw abonnement tot 500 MB (Starter), 1 GB (Team) of 2 GB (Business en Enterprise) per zending, 100 MB tijdens de proefperiode. Meerdere bestanden of een map worden gebundeld in een ZIP-bestand dat als geheel onder deze grens moet blijven. In een uploadbox geldt de grens per afzonderlijk bestand. Verdeel grotere hoeveelheden gegevens over meerdere zendingen.

Welke browser heb ik nodig?

Een actuele browser. De versleuteling vindt plaats in de browser zelf, dus er is geen extensie nodig. De pagina moet via https:// worden geopend; anders stelt de browser geen versleuteling beschikbaar.

Werkt het op een smartphone?

De pagina's draaien in de browser en daarom in principe ook op smartphones en tablets. Het bestand wordt in het geheugen van het apparaat versleuteld of ontsleuteld. Voor grote bestanden is een computer de betere keuze.

De Outlook-invoegtoepassing is niet beschikbaar in Outlook op smartphones.

Gegevens en bewaring

Waar worden de gegevens bewaard?

De servers staan in een datacenter in Duitsland. Meer daarover leest u op de startpagina in het onderdeel “Waar uw gegevens worden bewaard”. De bestanden worden daar alleen versleuteld opgeslagen.

Hoe lang worden bestanden bewaard?

• Een zending blijft op de server tot ze is opgehaald, uiterlijk tot de vervaldatum. De datum wordt na het uploaden getoond. Daarna wordt ze verwijderd.
• Bestanden in een uploadbox worden verwijderd zodra u ze allemaal hebt opgehaald, of wanneer de uploadbox wordt gesloten of verloopt.
• Bewijzen worden bewaard zolang uw organisatie heeft ingesteld. De termijn staat onderaan onder Bewijzen. Daarna wordt de inhoud van de vermeldingen gewist; de keten blijft controleerbaar.

Kan de exploitant mijn bestanden lezen?

Nee. Op de server worden de bestanden alleen versleuteld opgeslagen, en de sleutel wordt nooit opgeslagen. Wat de server wel ziet, staat beschreven in het Overzicht.