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Datenschutzerklärung

Für den Dienst TEPHIA SECURE. Stand: 22.10.2026

1. Verantwortlicher

bitnacs GmbH, Humboldtstr. 18, D-65189 Wiesbaden
Vertreten durch den Geschäftsführer: Jascha Mettmann
Telefon: +49 611 2368210 · E-Mail: connect [at] tephia [dot] com

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an privacy [at] tephia [dot] com.

2. Zwei Rollen, die sich unterscheiden

Für die Inhalte, die Sie übertragen — Dateien, Dateinamen, Angaben zu Empfängern —, ist die Organisation verantwortlich, die den Dienst nutzt. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den wir mit jedem Kunden schließen. Wenden Sie sich mit Anliegen zu diesen Daten an die Organisation, von der Sie den Link erhalten haben.

Für die Daten des Vertragsverhältnisses — Registrierung, Konten, Abrechnung, Missbrauchsabwehr — sind wir selbst Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Dafür gilt das Folgende.

3. Was wir verarbeiten

Konto und Anmeldung

E-Mail-Adresse, Name (soweit angegeben), Rolle, Anmeldeverfahren und Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Bei Anmeldung über Microsoft Entra ID zusätzlich die Kennung Ihres Kontos und Ihres Verzeichnisses. Bei Anmeldung mit Passwort speichern wir dessen Hashwert (scrypt), niemals das Passwort selbst, sowie den verschlüsselten Schlüssel für die Zwei-Faktor-Anmeldung bzw. die öffentlichen Teile Ihrer Sicherheitsschlüssel.
Zweck: Bereitstellung des Dienstes und Zugangsschutz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

Nachweise über Vorgänge

Zu jedem Vorgang halten wir fest: Zeitpunkt, Art des Vorgangs, beteiligte Adressen, Dateiname und -größe, die Prüfsumme (SHA-256) jeder Datei, IP-Adresse sowie den daraus abgeleiteten groben Standort (Land und Stadt). Diese Einträge sind über eine Hash-Kette verbunden und nachträglich nicht unbemerkt änderbar — das ist der Kern der Leistung: ein belastbarer Zustellnachweis.
Zweck: Nachweis von Versand und Abholung gegenüber Gerichten, Mandanten und Aufsichtsbehörden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für externe Empfänger Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beweisbarkeit der Zustellung).

Passwort eines Briefkastens. Legen Sie einen Briefkasten an, übermittelt Ihr Browser dessen Passwort einmal an uns, und wir senden es per E-Mail an Ihre eigene Adresse — über unseren Mailversand, also Microsoft und Hornetsecurity (Abschnitt 5). Wir speichern das Passwort nicht und schreiben es in kein Protokoll; festgehalten wird nur, wann und an welche Adresse die Mail ging. Die Mail selbst wird weder in unserem Postfach abgelegt noch archiviert; gespeichert ist sie nur bei Ihnen. Microsoft und Hornetsecurity leiten sie lediglich zur Zustellung weiter.
Zweck: Das Passwort soll nicht verloren gehen; ohne es sind die abgelegten Dateien auch für Sie nicht mehr zu öffnen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Öffnen eines Links aus einer E-Mail. Verschickt der Dienst einen Abhol- oder Briefkastenlink per E-Mail, enthält jeder Link eine eigene Kennung. Öffnet der Empfänger die Seite, halten wir Zeitpunkt, IP-Adresse, groben Standort und die Empfängeradresse fest, an die dieser Link ging — auch dann, wenn die Datei danach nicht abgeholt wird. Erfasst wird das erst beim Laden der Seite, nicht beim Öffnen der E-Mail; wir setzen keine Zählpixel ein.
Zweck: Nachweis für den Absender, ob und wann seine Nachricht angekommen ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Absenders am Zustellnachweis).

Prüfung der Empfängerdomain. Bevor der Dienst einen Link per E-Mail versendet oder Adressen für einen gemeinsamen Link freigibt, fragen wir per DNS ab, ob die Domain der Empfängeradresse E-Mails annimmt. Abgefragt wird nur der Domainname, nicht die Adresse; die Abfrage läuft über die Namensserver unseres Hosters (Abschnitt 5). Das Ergebnis halten wir höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher und speichern es nicht. Ob eine Adresse einen Tippfehler in einer verbreiteten Mail-Domain enthält, prüft allein Ihr Browser.
Zweck: Fehlzustellungen durch Tippfehler vermeiden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für externe Empfänger Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unzustellbare E-Mails. Jede E-Mail, die der Dienst an einen Empfänger verschickt, trägt eine zufällige Kennung. Kommt sie als unzustellbar zurück, geht die Rückmeldung des Mailservers an unser Absenderpostfach. Dort lesen wir solche Rückmeldungen automatisch aus und ordnen sie über die Kennung, notfalls über die Empfängeradresse, dem Versand zu. Gespeichert werden beim Versand Zeitpunkt, Empfängeradresse und Status der Zustellung („nicht zustellbar“, Fehlercode, die gekürzte Antwort des empfangenden Mailservers); der Absender erhält eine Benachrichtigung, und der Vorgang wird im Nachweis vermerkt. Den übrigen Inhalt der Rückmeldungen speichern wir nicht.
Zweck: Der Absender soll erfahren, dass sein Link nicht angekommen ist, und ihn an die richtige Adresse senden können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für externe Empfänger Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Absenders am Zustellnachweis).

Dateien

Verschlüsselte Datenblöcke, Dateiname, Größe und Ablaufzeitpunkt. Den Inhalt können wir nicht entschlüsseln. Sobald alle Empfänger abgeholt haben, wird die Datei gelöscht, ungenutzt spätestens nach Ablauf der Frist. Große Dateien kommen in Teilen an; ein abgebrochener Upload wird nach höchstens 25 Stunden gelöscht.
Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitung für den Kunden, siehe Abschnitt 2.

Die verschlüsselten Dateien liegen im Objektspeicher unseres Hosters (Abschnitt 5). Beim Abruf lädt der Browser des Empfängers die Datei direkt von dort, über eine nur wenige Minuten gültige Adresse. Der Hoster sieht dabei die IP-Adresse des Empfängers und die Datei als Chiffrat, nicht ihren Inhalt und nicht den Dateinamen.

Abrechnung

Organisationsname, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Tarif und Zahlungsverlauf. Zahlungsdaten — Bankverbindung oder Karte — erfassen und speichern wir nicht; sie werden ausschließlich auf den Seiten unseres Zahlungsdienstleisters eingegeben.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Empfehlungsprogramm

Registriert sich eine Organisation über den Empfehlungslink einer anderen, halten wir fest, welche Organisation geworben hat. Sobald die geworbene Organisation zum ersten Mal zahlt, und danach regelmäßig, vergleichen wir ein von unserem Zahlungsdienstleister gebildetes Kennzeichen des Zahlungsmittels (nicht die Karten- oder Kontonummer), die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Rechnungsanschrift mit denen der werbenden Organisation, um Missbrauch auszuschließen. Die werbende Organisation erfährt nur Anzahlen und ihren Rabatt, keine Namen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Programms) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch).

Missbrauchsabwehr

Meldungen über missbräuchliche Nutzung, Zählerstände zur Begrenzung von Anfragen sowie eine nicht umkehrbare Prüfsumme der IP-Adresse des Meldenden. Die Adresse selbst speichern wir in diesem Zusammenhang nicht. Anfragen aus einzelnen Ländern können wir zum Schutz des Dienstes abweisen; dazu leiten wir beim Aufruf das Land aus der IP-Adresse ab und zählen abgewiesene Anfragen je Land, ohne Adressen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz des Dienstes und Dritter).

Server-Protokolle

Beim Aufruf werden technische Angaben protokolliert: IP-Adresse, Zeitpunkt, angefragte Adresse, Statuscode, Browserkennung.
Zweck: Betrieb, Fehlersuche und Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Reichweitenmessung

Um zu erfahren, wie unsere Seiten genutzt werden und in welche Sprachen wir sie übersetzen sollten, zählen wir Aufrufe unserer öffentlichen Seiten auf unserem eigenen Server — ohne Cookies, ohne Skript eines Dritten und ohne etwas auf Ihrem Gerät zu speichern. Gespeichert werden die aufgerufene Seite (ohne Kennungen aus Abhol- und Ablagelinks), Zeitpunkt, die erste von Ihrem Browser gewünschte Sprache, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem, die Seite, von der Sie kamen (nur deren Adresse), Kampagnenangaben aus dem Link sowie Land, Region und Ort, die wir beim Aufruf aus Ihrer IP-Adresse ableiten. Die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht. Um Besucher eines Tages zählen zu können, bilden wir aus IP-Adresse und Browserkennung eine nicht umkehrbare Prüfsumme mit einem Zufallswert, der jeden Tag neu erzeugt und am Folgetag gelöscht wird; über Tage hinweg lässt sich so niemand wiedererkennen. Suchmaschinen und andere Programme zählen wir nicht. Die Daten verlassen unseren Server nicht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung und Bedarfsplanung unseres Angebots). Sie können widersprechen (Art. 21 DSGVO); schreiben Sie uns dazu.

4. Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: eines für Ihre Sitzung nach der Anmeldung, eines für die Sprache, wenn Sie sie selbst wählen. Im Speicher Ihres Browsers legen wir nur ab, was Sie selbst auslösen: die gewählte Darstellung (hell oder dunkel), während einer Anmeldung mit Microsoft deren Zwischenstand sowie im Outlook-Add-in Ihre Anmeldung. All das ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich im Sinne von § 25 Abs. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Die Reichweitenmessung (Abschnitt 3) kommt ohne Cookies und ohne Speicher im Browser aus. Wir verwenden keine Analyse- oder Werbedienste von Dritten, kein seitenübergreifendes Tracking und keine Einbindungen von Dritten.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes arbeiten wir mit folgenden Dienstleistern zusammen:

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Die Zuordnung von IP-Adressen zu einem groben Standort erfolgt mit einer lokalen Datenbank auf unserem Server (IP Geolocation by DB-IP, lizenziert unter CC BY 4.0); dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

6. Speicherdauer

7. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf ein berechtigtes Interesse gestützt sind (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Betreffen Ihre Anliegen Inhalte, die eine Organisation über den Dienst versendet oder empfangen hat, richten Sie diese bitte an die Organisation selbst — wir dürfen dort nur auf deren Weisung tätig werden und leiten Ihr Anliegen unverzüglich weiter.

8. Beschwerderecht

Sie können sich jederzeit bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der für Sie zuständigen Behörde Ihres Wohnsitzlandes oder bei der für uns zuständigen Stelle:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
datenschutz.hessen.de

9. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Dateien werden zusätzlich im Browser Ende-zu-Ende verschlüsselt (AES-256-GCM, Schlüsselableitung mit Argon2id). Zugänge sind durch Zwei-Faktor-Anmeldung geschützt, Zugriffe auf Nachweise protokolliert. Weitere Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen erhalten Kunden als Anlage zum Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

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